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Secretaría de Administración y Finanzas
Toluca, Estado de México
Marzo 2020
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
PÁGINA 2 de 42
FECHA DÍA MES AÑO
ELABORACIÓN 01 06 2001
ACTUALIZACIÓN 25 03 2020
MANPRO-46021 CNDA-A14
CONTENIDO
PÁG.
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................................... 4
MARCO JURÍDICO ...................................................................................................................................................................... 5
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES .................................................................................................................................. 6
Departamento de Bienes Muebles ................................................................................................................................... 6
Procedimiento 1: Alta de bienes muebles ...................................................................................................................... 6
Objetivo ............................................................................................................................................................................ 6
Políticas .............................................................................................................................................................................. 6
Desarrollo ......................................................................................................................................................................... 9
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 11
Procedimiento 2: Registro de transferencia en el sistema, cancelación y emisión de tarjetas de resguardo
por actualización de bienes muebles asignados a las unidades administrativas del Poder Legislativo. .......... 13
Objetivo .......................................................................................................................................................................... 13
Políticas ............................................................................................................................................................................ 13
Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 15
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 16
Procedimiento 3: Registro de baja en el sistema y cancelación de tarjetas de resguardo de bienes muebles
asignados a las unidades administrativas del Poder Legislativo. .............................................................................. 17
Objetivo: ......................................................................................................................................................................... 17
Políticas: ........................................................................................................................................................................... 17
Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 18
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 20
Procedimiento: 4 Verificación de bienes muebles. ................................................................................................... 22
Objetivo .......................................................................................................................................................................... 22
Políticas ............................................................................................................................................................................ 22
Desarrollo: ...................................................................................................................................................................... 24
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 26
Procedimiento: 5 Registro y control de cajones de los estacionamientos del Poder Legislativo................... 28
Objetivo: ......................................................................................................................................................................... 28
Políticas: ................................................................................................................................................................................ 28
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 30
Anexos ............................................................................................................................................................................. 31
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FECHA DÍA MES AÑO
ELABORACIÓN 01 06 2001
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HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ............................................................................................................................ 42
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INTRODUCCIÓN
Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos
para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder
Legislativo del Estado de México.
En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y
Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora
el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y
sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de
las funciones con objetivos, políticas, diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la
Elaboración de Manuales de Procedimientos”.
El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y
simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente,
cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.
La Secretaría de Administración y Finanzas y la Dirección de Recursos Materiales, a través de la
Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos
del Poder Legislativo del Estado de México el “Manual de Procedimientos del Departamento de
Bienes Muebles”, elaborado de manera conjunta por el Departamento de Normatividad, Organización y
Desarrollo y la propia unidad administrativa usuaria.
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MARCO JURÍDICO
Normatividad federal
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Normatividad estatal
- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.
- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.
- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.
- Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios.
- Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
- Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México para el Ejercicio Fiscal 2020.
- Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del
Gobierno y Municipios del Estado de México.
Normatividad del Poder Legislativo
- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
- Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
- Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo del Estado de México.
- Manual General de Organización de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder Legislativo del
Estado de México.
- Código de Ética para los Servidores Públicos de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder
Legislativo del Estado de México.
- Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Departamento de Bienes Muebles
Procedimiento 1: Alta de bienes muebles
Objetivo Proporcionar el alta y mantener actualizado el Sistema de Inventario de los bienes muebles del Poder
Legislativo.
Políticas
- Para el registro de alta de un bien mueble en el sistema se deberá entregar al Departamento de
Bienes Muebles, el oficio de solicitud del área solicitante con la siguiente documentación soporte
según sea el caso:
Alta de bienes por adquisición:
- Para el registro de equipo de cómputo y bienes muebles se deberá entregar la factura original, con
características del bien, en caso de estar conformados por diversas partes, deberá asignarse a cada
uno de sus componentes el número de inventario respectivo en el sistema correspondiente, tomando
en consideración su precio unitario, incluyendo el IVA; de la misma forma se procederá tratándose de
bienes con características análogas.
Alta de bienes manufacturados internamente:
- Copia simple de la(s) factura(s) o recibos de los materiales utilizados para su fabricación.
- Para registrar bienes muebles manufacturados internamente, su valor se estimará sumando los
importes de las facturas de los materiales utilizados, incluyendo el IVA correspondiente.
Alta de bienes recibidos bajo la modalidad de donación:
- Copia de la factura o comprobante de compra en su caso, con características del bien.
- Copia del contrato o recibo respectivo.
- Autorización de la Aceptación del Poder Legislativo del Estado de México.
- Formato para el “Registro de Bienes Muebles recibidos en calidad de donación” (Anexo 7/0078
46021-F07-20) debidamente requisitado.
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- Tratándose de bienes muebles adquiridos en paquete, la unidad administrativa usuaria y/o beneficiada
con dicha adquisición, deberá solicitar al Departamento de Adquisiciones, dependiente de la
Dirección de Recursos Materiales, que al momento de efectuar el procedimiento adquisitivo
correspondiente, se incluya dentro de las convocatorias, bases de licitación en cualquiera de sus
modalidades o en compras directas que el proveedor deberá consignar en la factura el valor unitario
de cada uno de los bienes que comprende el paquete.
- Los bienes muebles de nueva adquisición, de fabricación interna y los recibidos por donación o
permuta, deberán ser dados de alta en el sistema; para tal efecto las unidades administrativas
beneficiadas con los bienes deberán solicitarlo mediante oficio al Departamento de Bienes Muebles,
anexando la documentación soporte correspondiente, según sea el caso.
- Para llevar a cabo el registro de alta de bienes muebles recibidos bajo la modalidad de donación e
ingresados al almacén o directamente a un área en particular, las Unidades Administrativas
beneficiadas deberán solicitar el alta al Departamento de Bienes Muebles mediante oficio, y
necesariamente anexarán el documento que ampare la autorización del Secretario de Administración
y Finanzas para la aceptación de donativos al Poder Legislativo del Estado de México, junto con el
Formato denominado “Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación”, y una vez
registrados e identificados los bienes recibidos en donación, el Departamento de Bienes Muebles
generará las Tarjetas de Resguardo correspondientes para firma de los servidores públicos usuarios
de los mismos, en su caso.
- Con la finalidad de conocer y conciliar las nuevas adquisiciones de bienes muebles, el Departamento
de Adquisiciones y el Departamento de Mantenimiento y Servicios, ambos de la Dirección de
Recursos Materiales, deberán remitir al Departamento de Bienes Muebles copia de los pedidos y/o
contratos con la factura correspondiente a dichas adquisiciones, así como, en su caso, copia del
dictamen favorable para la adquisición emitido por la instancia correspondiente.
- Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos del Poder Legislativo.
- Las unidades administrativas no podrán retirar de los almacenes del Poder Legislativo, ningún bien
mueble que no se encuentre debidamente identificado con el número de inventario correspondiente
por el Departamento de Bienes Muebles.
- Será responsabilidad de la unidad administrativa verificar que los bienes muebles asignados cuenten
con el número de identificación proporcionado por el Departamento de Bienes Muebles.
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- Los bienes muebles recibidos por las unidades administrativas del Poder Legislativo bajo la modalidad de
“comodato”, deberán ser notificados a la Dirección de Recursos Materiales con copia al Departamento
de Bienes Muebles, a través del envió de la copia del contrato de comodato respectivo, acta de entrega
y/o recibo y listado. En virtud de que no son propiedad del Poder Legislativo no afectarán el activo fijo y
patrimonio, por lo tanto, no se efectuará el alta en el inventario.
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Desarrollo
Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Bienes Muebles 1 Recibe oficio del Departamento de Adquisiciones para alta de
un bien mueble y anexa documentación soporte establecida en
el apartado "Políticas" de este manual, según el tipo de alta de
que se trate, entrega oficio y factura original, y recaba acuse de
recibo en la copia.
2 ¿La documentación soporte es correcta? Sí/No.
3 Si, realiza trámite correspondiente. Continúa actividad 5.
4 No, solicita complete la información al Departamento de
Adquisiciones o unidad administrativa. Regresa actividad 1.
5 Inicia el registro de alta de los bienes muebles en el Sistema de
inventario contable, solicita verbalmente a la unidad
administrativa que le indique el nombre del usuario y la
ubicación física (almacén o unidad administrativa) de los bienes
muebles dados de alta, para identificarlos con el número de
inventario correspondiente.
6 Acude a colocar la etiqueta con el número de inventario
correspondiente a cada uno de los bienes muebles dados de
alta.
7 Elabora oficio y remite formato “Resguardo de bienes
muebles” (Anexo 1/0072 46021-F01-20) para que los
servidores públicos responsables del uso y custodia de cada
bien mueble dado de alta, firmen el formato; recaba acuse de
recibo del oficio e integra al expediente de la unidad
administrativa solicitante.
Unidad administrativa solicitante
y/o Enlace administrativo
8 Recibe oficio con formato “Resguardo de bienes muebles”
(Anexo 1/0072 46021-F01-20) originales, las revisa y verifica
los datos de los servidores públicos responsables del uso y
custodia de los bienes muebles dados de alta.
9 ¿Son correctos los datos? Sí/No.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
10 Si, recaba firmas de los servidores públicos responsables del
uso y custodia de los bienes muebles dados de alta, y remite
mediante oficio con formato “Resguardo de bienes muebles”
(Anexo 1/0072 46021-F01-20) firmado al Departamento de
Bienes Muebles. Continúa actividad 12.
11 No, solicita corrección de los datos al Departamento de bienes
muebles y anexa formato “Resguardo de Bienes Muebles”
(Anexo 1/0072 46021-F01-20). Retorna a la actividad 8
Departamento de Bienes Muebles 12 Recibe oficio y formato “Resguardo de bienes muebles”
(Anexo 1/0072 46021-F01-20) debidamente firmados y archiva
en el expediente de la unidad administrativa solicitante.
Fin
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Diagrama de flujo
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Procedimiento 2: Registro de transferencia en el sistema, cancelación y emisión de
tarjetas de resguardo por actualización de bienes muebles asignados a las unidades
administrativas del Poder Legislativo.
Objetivo Mantener actualizado el inventario, mediante el registro de transferencia de bienes muebles entre las
unidades administrativas del Poder Legislativo y la emisión de tarjetas de resguardo por actualización dentro
del sistema.
Políticas
- Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos del Poder Legislativo.
- Los titulares de las unidades administrativas, vigilarán la custodia y buen uso de los bienes muebles
que tenga asignado el personal operativo adscrito a éstas, independientemente de que cada servidor
público usuario firme el resguardo correspondiente y cumplan de igual forma con esta
responsabilidad.
- Una vez efectuado el movimiento de transferencia en el sistema que corresponda, el Departamento
de Bienes Muebles enviará mediante oficio al resguardatario que recibe el bien, los resguardos
correspondientes para su actualización y firma, mismos que deberán ser remitidos a la brevedad a
dicho Departamento por la misma vía.
- Se podrá solicitar el trámite de transferencia al interior de las unidades administrativas del Poder
Legislativo, aspecto que determinará la Dirección de Recursos Materiales conforme a las
necesidades de cada área y con la plena justificación.
- Si al momento de realizar la transferencia de bienes muebles a otra unidad administrativa no
existiera un responsable directo para los bienes que se entregan, el Jefe Inmediato Superior, asumirá
esta responsabilidad, firmando la documentación respectiva, hasta en tanto se designe al servidor
público responsable y/o usuario, situación que de igual forma deberá notificarse por escrito.
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- Tratándose de actos de “Entrega-Recepción” será responsabilidad de los servidores públicos sujetos
a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes
muebles.
- El enlace administrativo deberá presentar al Departamento de Bienes Muebles un reporte mensual
que incluya los movimientos de transferencia realizados, avalado por el titular de cada unidad
administrativa, entendiéndose que en caso de no ser remitido será porque no existieron tales
movimientos.
- Será responsabilidad de los servidores públicos que firmen tarjetas de resguardo de bienes bajo su
custodia y/o uso, conservar una copia de la misma para su control y/o futuras aclaraciones.
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Desarrollo
Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Bienes Muebles 1 Recibe turno de la Dirección de Recursos Materiales de
solicitud de transferencia de bienes muebles a la unidad
administrativa que recibirá los bienes, indicará número y
nombre del bien mueble, nombres y área de los servidores
públicos de origen y destino.
2 ¿El bien existe en el sistema de inventario contable o en el
control de artículos de oficina no inventariados por su bajo
costo? Sí /No
3 Sí, realiza transferencia del bien al nuevo usuario y elabora
formato “Resguardo de bienes muebles” (Anexo 1/0072
46021-F01-20). Continúa actividad 6.
4 No, realiza transferencia del bien al nuevo usuario y elabora
el formato “Artículos de oficina no inventariados por su
bajo costo” (Anexo 5/0076 46021-F05-20), con sello de
cancelado.
Resguardatario solicitante y/o
enlace administrativo
5 Recibe formato “Resguardo de bienes muebles” (Anexo
1/0072 46021-F01-20), firmado por el resguardatario que
poseía el bien mueble o formato “Artículos de oficina no
Inventariados por su bajo costo” (Anexo 5/0076 46021-F05-
20), con sello de cancelado.
Departamento de Bienes Muebles 6 Traslada el bien mueble del usuario o área origen, al usuario
o área destino.
7 Recibe bien mueble y formato “Resguardo de bienes
muebles” (Anexo 1/0072- 46021-F01-20), o formato
“Artículos de oficina no inventariados por su bajo costo”
(Anexo 5/0076 46021-F05-20) para firma del nuevo usuario
y listado actualizado de Bienes Muebles.
8 Informa a la Dirección de Recursos Materiales que la
solicitud de transferencia ha sido atendida.
Fin
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Procedimiento 3: Registro de baja en el sistema y cancelación de tarjetas de
resguardo de bienes muebles asignados a las unidades administrativas del Poder
Legislativo.
Objetivo:
Mantener actualizado el inventario del Poder Legislativo, mediante el registro de baja de los bienes
muebles dentro del Sistema y la cancelación de las tarjetas de resguardo correspondientes.
Políticas:
A) El titular de cada unidad administrativa del Poder Legislativo (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de
Unidad, Enlaces o equivalentes), a través del Coordinador Administrativo o equivalente informará
mensualmente por escrito sobre los movimientos de baja de bienes muebles asignados a los servidores
públicos o a las unidades administrativas a su cargo deteriorados, en desuso u obsoletos, en su caso a fin de
que éstos puedan ser verificados e ingresados a resguardo del encargado de la bodega de bienes muebles y
cancelar los resguardos correspondientes.
B) Para el registro de baja de bienes muebles en el sistema asignados a servidores públicos por cambio de
adscripción a otras unidades administrativas del Poder Legislativo, el Coordinador Administrativo o
equivalente deberá notificar el oficio de solicitud al Departamento de Bienes Muebles, indicando el nombre
del servidor público entrante o designado para el resguardo, a fin de cancelar y generar los resguardos
según corresponda, una vez verificados los bienes muebles.
C) Los activos fijos serán dados de baja al servidor público resguardante cuando ellos lo soliciten, que por su
estado físico no sean funcionales o ya no son susceptibles de reparación; para tal motivo el Departamento
de Bienes Muebles realizará el trámite correspondiente para su reasignación, donación o enajenación.
D) Para el caso de baja de los bienes muebles asignados a los servidores públicos por robo, siniestro o
extravió se realizará en apego a la normatividad aplicable.
E) Tratándose de actos de Entrega-Recepción de unidades administrativas, invariablemente se deberá observar
lo establecido en el Reglamento para la Entrega-Recepción de las unidades administrativas, del Poder
Legislativo del Estado de México. Asimismo, será responsabilidad de los servidores públicos sujetos a este
proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes muebles.
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Núm. Descripción
Departamento de Bienes Muebles 1 Recibe de la Dirección de Recursos Materiales,
Coordinación Administrativa o equivalente oficio
solicitando la baja de bienes muebles.
2 Verifica el registro del bien mueble a dar de baja.
3 ¿El bien existe en el Sistema de Inventario contable y cuenta
con resguardo firmado o se encuentra en el Control de
Artículos de oficina no inventariados por su bajo costo? Sí
/No
4 Sí, verifica su estado de uso. Continúa actividad 6.
5 No, reporta incidencias a través del formato “Reporte de
movimientos de bienes muebles” (Anexo 2/0073 40043-
F02-20) y “Control de Salida de Bienes Muebles” (Anexo
3/0074 40043- F03-20), respalda la información soporte de
dichos cambios.
6 ¿El estado físico que presenta es de acuerdo al deterioro
normal de uso? Sí /No
7 Sí, programa traslado a la bodega, cancela y genera los
resguardos según corresponda.
8 No, se encuentra roto, maltratado excede el desgaste
normal por uso cotidiano, toma fotografía en el lugar
donde se encuentra y entrega a la unidad administrativa
solicitante y/o enlace administrativo el formato de “Baja de
bienes muebles de las unidades administrativas” (Anexo
4/0075 46021-F04-20), para su llenado.
Unidad administrativa solicitante
y/o enlace administrativo
9 Recibe formato “Baja de bienes muebles de las unidades
administrativas” (Anexo 4/0075 46021-F04-20), lo requisita,
anexa la documentación soporte según el tipo de
movimiento de baja.
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Unidad administrativa Actividad
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Departamento de Bienes Muebles 10 Recibe oficio de solicitud de baja además del formato “Baja
de bienes muebles de las unidades administrativas” (Anexo
4/0075 46021-F04-20) requisitado y fotografías del estado
del bien roto o dañado y traslada a la bodega.
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Procedimiento: 4 Verificación de bienes muebles.
Objetivo Mantener actualizado el inventario, mediante la verificación física de los bienes muebles, que permita
detectar irregularidades con respecto a la asignación, resguardo y control de los mismos, así como asegurar
la salvaguarda de los bienes muebles del Poder Legislativo.
Políticas
- El Departamento de Bienes Muebles, llevará a cabo verificaciones físicas, con el objeto de supervisar la
correcta administración y mantener actualizado el inventario de bienes muebles de cada una de las unidades
administrativas;
- De los resultados obtenidos, se solicitará la participación de la Contraloría para que intervenga en el ámbito
de sus atribuciones, en su caso;
- Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a servidores públicos del Poder Legislativo;
- En la entrega de una unidad administrativa, de no existir un responsable de los bienes muebles que están
entregando, el Jefe Inmediato Superior, asumirá esta responsabilidad, firmando la documentación respectiva,
hasta en tanto se designe al servidor público responsable y/o usuario de los bienes, situación que de igual
forma deberá notificarse por escrito a la Dirección de Recursos Materiales;
Los términos para atender los hallazgos o irregularidades, derivadas de los resultados obtenidos en las
verificaciones físicas efectuadas a las Unidades Administrativas, son determinados por el Departamento de
Bienes Muebles y se otorgarán 15 días hábiles en primera instancia para su aclaración.
- Los titulares de las unidades administrativas, vigilarán la custodia y buen uso de los bienes muebles que tenga
asignado el personal operativo adscrito a éstas, independientemente de que cada uno de los servidores
públicos usuarios, firmen el resguardo correspondiente y cumplan de igual forma con esta responsabilidad.
- En caso de existir bienes muebles recibidos por las unidades administrativas del Poder Legislativo bajo la
modalidad de “comodato”, deberán notificar al Departamento de Bienes Muebles cualquier incidencia.
- Para los bienes muebles bajo la modalidad de “comodato” no se afectará el activo fijo y patrimonio de la
entidad, por lo que no se realizará trámite alguno para su inventario;
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- La salida de los bienes muebles que requieran mantenimiento preventivo o correctivo o cualquier otro
servicio, deberá documentarse y tener la autorización del Director de Recursos Materiales por escrito.
- Tratándose de actos de Entrega-Recepción de unidades administrativas, será responsabilidad de los
servidores públicos sujetos a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su
inventario de bienes muebles
- Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento
correspondiente ante el Departamento de Bienes Muebles, el incumplimiento de esta disposición será
responsabilidad del titular de la unidad administrativa respectiva.
- Si durante el desarrollo de la verificación física se detectan bienes muebles cuyo resguardo está a nombre de
un servidor público diferente al que lo utiliza, el Departamento de Bienes Muebles cancelará la tarjeta de
resguardo anterior y emitirá una nueva para firma del servidor público actual.
- Si durante el desarrollo de la verificación física se detecta deterioro, mal uso, la falta de bienes muebles o
cualquiera de sus componentes, cuya situación no se hubieran justificado plenamente, el Departamento de
Bienes Muebles establecerá los plazos y términos para que la unidad administrativa verificada atienda y aclare
dichos hallazagos o irregularidades.
- La Dirección de Recursos Materiales, determinará la reasignación de bienes muebles, ya sea al interior de las
Unidades Administrativas o entre éstas, atendiendo sus necesidades y plena justificación.
- Cualquier cambio o sustitución que implique una modificación sustancial en la estructura original o en los
componentes del bien mueble, deberá ser autorizada previamente por el titular de la Dirección de Recursos
Materiales, situación que se registrará en el Sistema una vez autorizada la solicitud, especificando el concepto
y valor de la modificación o cambio, asimismo la unidad administrativa correspondiente deberá solicitar la
actualización de la tarjeta de resguardo; de ser el caso, se deberá hacer del conocimiento al Titular de la
UIPPE a fin de que se realice la afectación respectiva dentro del activo fijo del Poder Legislativo.
- Los accesorios adicionales u opcionales que los usuarios instalen a los vehículos oficiales, no formarán parte
del patrimonio del Poder Legislativo; su instalación o retiro no debe modificar las características originales y
deberán obtener la autorización del titular de la Dirección de Recursos Materiales.
- Los accesorios adicionales u opcionales que se instalen a los vehículos oficiales por cuenta del Poder
Legislativo formarán parte de su patrimonio y deberán registrarse en el inventario correspondiente, situación
que deberá reportarse mediante oficio al Departamento de Bienes Muebles.
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FECHA DÍA MES AÑO
ELABORACIÓN 01 06 2001
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Desarrollo:
Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Bienes Muebles 1 Formula el “Programa semestral de verificación física de
bienes muebles por unidad administrativa” para verificar los
bienes muebles de las unidades administrativas del Poder
Legislativo y remite para su conocimiento al Director de
Recursos Materiales para su conocimiento y a la Secretaría
de Administración y Finanzas para su autorización.
Secretaría de Administración y
Finanzas
2 Recibe y autoriza, en su caso, el “Programa semestral de
verificación física de bienes muebles por unidad
administrativa” y emite la circular correspondiente.
Departamento de Bienes Muebles 3 Recibe autorización del “Programa semestral de
verificación física de bienes muebles por unidad
administrativa” y realiza la difusión con el personal para su
ejecución.
Coordinador Administrativo o
Equivalente de las Dependencias o
Unidades Administrativas
4 Con base en el “Programa semestral de verificación física
de bienes muebles por unidad administrativa”, a través del
coordinador administrativo o equivalente, designa enlace
administrativo e informa el nombre del servidor público
que llevará a cabo el desarrollo de la verificación.
Servidor Público del
Departamento de Bienes Muebles
5 En oficinas de la unidad administrativa se instrumenta el
“Acta de inicio del levantamiento físico de inventario de
bienes muebles” y da a conocer el listado de bienes
muebles motivo de la verificación, mismo que deberá ser
firmado como parte del acta de inicio, con la presencia del
titular de la unidad administrativa y del enlace
administrativo.
Servidor Público del
Departamento de Bienes Muebles
y el Enlace Administrativo y/o
servidor público designado.
6 Realizan la verificación física de los bienes muebles con base
en el listado de bienes muebles emitido por el sistema o
formato “Artículos de oficina no inventariados por su bajo
costo” (Anexo 5/0076 46021-F05-20).
7 ¿Los bienes muebles que se ubican en el área coinciden con
el listado a verificar? Sí/No.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Servidor Público del
Departamento de Bienes Muebles
y el Enlace Administrativo y/o
servidor público designado
8 Si, instrumenta el “Acta de término del levantamiento físico
de Inventario de bienes muebles” motivo de la verificación,
con la presencia del titular de la unidad administrativa y
enlace administrativo.
9 No, instrumenta el “Acta de término del levantamiento
físico de inventario de bienes muebles” motivo de la
verificación, con la presencia del titular de la unidad
administrativa y del enlace administrativo, estableciendo en
el acta los faltantes y sobrantes durante la verificación a fin
de que sean aclarados por los usuarios.
Unidad Administrativa
10 ¿Verifica y atiende los hallazgos y/o irregularidades
presentadas, en forma suficiente o en el plazo establecido?
Sí/No.
11 Sí, envía oficio al titular del Departamento de Bienes
Muebles a fin de informar que han sido aclarados o
atendidos los resultados.
12 No, informa al Departamento de Bienes Muebles que los
artículos no fueron localizados.
Departamento de Bienes Muebles 13 Hace del conocimiento a la Dirección de Recursos
Materiales.
Fin
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Procedimiento: 5 Registro y control de cajones de los estacionamientos del Poder
Legislativo.
Objetivo: Optimizar la operación de los estacionamientos del Poder Legislativo a través de la asignación y registro de
los cajones.
Políticas:
- La Dirección de Recursos Materiales, a través del Departamento de Bienes Muebles, será la unidad
administrativa responsable de la custodia y control de acceso de los estacionamientos.
- El Departamento de Bienes Muebles será el responsable de otorgar el lugar de estacionamiento, previa
autorización de la Dirección de Recursos Materiales.
- El horario de estacionamiento dependerá de las actividades del servidor público y de los horarios de cada
estacionamiento.
- El Departamento de Bienes Muebles contará con una base de datos del padrón de usuarios de los
estacionamientos.
- El servidor público al hacer la solicitud del cajón de estacionamiento, deberá citar en el oficio: cargo y
adscripción a la que pertenece; modelo, marca y placas del vehículo; así también el oficio deberá tener el
visto bueno y firmado por su jefe inmediato (Diputado, Director, Enlace, Jefe de Departamento).
- Datos que deberá llevar el gafete: lugar de estacionamiento, número de marbete y al reverso las condiciones
para el uso del estacionamiento y vigencia.
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Desarrollo:
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Bienes Muebles 1 Recibe turno de la Dirección de Recursos Materiales para
verificar la disponibilidad de un cajón de estacionamiento.
2 Verifica de acuerdo a las prioridades, la disponibilidad de
estacionamiento.
3 ¿Hay disponibilidad de estacionamiento? Sí/No.
4 Sí, solicita a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo
Administrativo, elabore el marbete correspondiente.
Continúa actividad 6.
5 No, informa a la Dirección de Recursos Materiales no
disponibilidad del cajón, se le dará aviso vía telefónica hasta
haber un espacio. Regresa a la actividad 1.
Coordinación de Normatividad y
Desarrollo Administrativo.
6 Elabora y entrega el marbete al Departamento de Bienes
Muebles.
Departamento de Bienes Muebles 7 Entrega el marbete al servidor público y muestra el lugar del
cajón de estacionamiento.
8 Indica al responsable del estacionamiento dar seguimiento a la
supervisión de la asignación de los cajones de
estacionamiento.
Responsable del estacionamiento 9 Realiza periódicamente, la supervisión en los
estacionamientos para que los servidores públicos respeten
el lugar que les fue asignado.
10 Informa al Departamento de Bienes Muebles de los incidentes
presentados.
Departamento de Bienes Muebles 11 Da seguimiento a los incidentes.
Fin
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Anexos
Anexo 1/ 0072 “Resguardo de bienes muebles” (46021-F01-20).
Anexo 2/ 0073 “Reporte de movimiento de bienes muebles” (46021-F02-20).
Anexo 3/0074 “Control de salida de bienes muebles” (46021-F03-20).
Anexo 4/0075 “Baja de bienes muebles de las unidades administrativas” (46021-F04-20) .
Anexo 5/0076 “Artículos de oficina no inventariados por su bajo costo” (46021-F05-20).
Anexo 6/0077 “Supervisión y control de estacionamientos” (46021-F06-20).
Anexo 7/0078 “Registro de bienes muebles recibidos en calidad de donación” (46021-F07-20).
Secretaría de Administración y Finanzas
Dirección de Recursos Materiales
Departamento de Bienes Muebles
Departamento de Bienes Muebles
Departamento de Bienes Muebles
LA PERSONA QUE FIRMA ESTE FORMATO, SERÁ EL RESPONSABLE DEL BUEN USO Y UBICACIÓN
DEL BIEN MUEBLE.
RESGUARDO DE BIENES MUEBLES
ACTIVO GENÉRICO: PERTENENCIA:
GRUPO DE ACTIVO:
NOMBRE ESPECÍFICO DEL ACTIVO:
MATERIAL: MATRÍCULA:
MARCA: MODELO: COLOR:
OBSERVACIÓN: ESTADO DE USO:
FECHA DE ADQUISICIÓN APROXIMADA: VALOR APROXIMADO:
MUNICIPIO: LOCALIDAD:
NÚMERO DE INVENTARIO: DEPENDENCIA/ UNIDAD ADMINISTRATIVA:
UBICACIÓN DEL BIEN Y RESPONSABLE:
NOMBRE Y FIRMA
FECHA
Anexo 1/0072 46021-F01-20
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NOMBRE DEL FORMATO: RESGUARDO DE BIENES MUEBLES
OBJETIVO: Ser el instrumento administrativo, que sirva para registrar las características físicas y de asignación al usuario de los bienes muebles
susceptibles de ser inventariados; para controlar su ubicación y resguardo dentro del patrimonio como activo fijo del Poder Legislativo.
No CAMPO DESCRIPCIÓN
1 ACTIVO GENÉRICO
En este campo, se colocará la descripción de la partida del bien mueble que corresponde según su naturaleza y
característica física (activo fijo del grupo 5000 de bienes muebles e inmuebles), de acuerdo al “Catálogo de Partidas por Objeto de Gasto” de las Normas para la Formulación Presupuestal vigente. Tal descripción puede ser: muebles y enseres; equipo eléctrico y electrónico de oficina; artículos de biblioteca; objetos y obras de arte e históricas; equipo
y aparatos para comunicación, telecomunicación y radio transmisión; equipo de foto, cine y grabación; equipo médico
y de laboratorio; bienes informáticos; maquinaria y equipo diverso; vehículos y equipo de transporte terrestre.
2 FOLIO El número consecutivo de folio.
3 PERTENENCIA
Colocar la opción que corresponda:
Propio.- Cuando el bien corresponda a la propiedad del Poder Legislativo, es decir, cuando su propiedad se justifique a través de su adquisición o donación. Comodato.- Cuando los bienes muebles se encuentran en calidad de préstamo, con obligación para el Poder
Legislativo para su seguridad, resguardo, mantenimiento y conservación.
4 GRUPO DE ACTIVO Colocar el nombre o denominación del grupo al que pertenece el bien, según su naturaleza.
5 NOMBRE ESPECÍFICO DEL ACTIVO
Colocar el nombre o denominación específica del bien.
6 MATERIAL Describir el material por el que se encuentra constituida y formada la estructura total del bien.
7 MATRÍCULA Es el número asignado al bien desde su fabricación.
8 MARCA Describir el nombre de la marca del bien.
9 MODELO Es el nombre del estilo, modelo o tipo, mediante el cual el fabricante denomina o asigna al bien para diferenciarlo de
otros bienes semejantes o relacionados.
10 COLOR Describir el color del bien.
11 OBSERVACIÓN Describir algunos aspectos concretos del bien, que no se contemplaron en los datos anteriores y que son aspectos
distintivos de otros bienes similares o relacionados.
12 ESTADO DE USO
Colocar, de acuerdo a su condición física, la palabra que corresponda: Funcionando.- Seleccionar esta opción cuando el bien se encuentre funcionando adecuadamente, ya sea que se haya
usado en otra unidad de trabajo y posteriormente sea asignado o transferido a una unidad administrativa diferente. Nuevo.- Seleccionar esta opción cuando se trate de un bien que se recibe directamente del proveedor, por conducto
del Departamento de Adquisiciones, o bien, del Departamento de Bienes Muebles, siempre y cuando se demuestre
que es nuevo.
13 FECHA DE ADQUISICIÓN APROXIMADA
Colocar la fecha en que el proveedor emite su factura sobre venta del bien.
14 VALOR APROXIMADO Colocar el precio del bien, según la factura con IVA incluido.
15 MUNICIPIO Describir el nombre del municipio donde se encuentra ubicado el bien.
16 LOCALIDAD Es el lugar específico dentro del municipio: colonia, comunidad, población o barrio.
17 NÚMERO DE INVENTARIO Colocar el número de inventario, según la codificación que corresponda.
18 DEPENDENCIA O UNIDAD
ADMINISTRATIVA Colocar el nombre de la dependencia o unidad administrativa donde se encuentre asignado o ubicado el bien.
19 UBICACIÓN DEL BIEN Y
RESPONSABLE
Nombre del servidor público usuario y responsable del uso, conservación y resguardo. Asimismo, la fecha en que
inicia la vigencia del resguardo, el cual debe corresponder al día en que el usuario lo recibe y firma el resguardo.
REPORTE DE MOVIMIENTOS DE BIENES MUEBLES
FECHA
D M A FOLIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
No. INV. DESCRIPCIÓN NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO
ANTERIOR UBICACIÓN ANTERIOR
NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO ACTUAL UBICACIÓN
ACTUAL
AUTORIZA Vo.Bo. REGISTRA MOVIMIENTOS EN SISTEMA
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INVENTARIOS
Secretaría de Administración y Finanzas
Dirección de Recursos Materiales Departamento de Bienes Muebles
Departamento de Bienes Muebles
Anexo 2/0073 46021-F02-20
Secretaría de Administración y Finanzas
Dirección de Recursos Materiales Departamento de Bienes Muebles
CONTROL DE SALIDA DE BIENES MUEBLES
FECHA DE SALIDA
D M A
FOLIO
DATOS DEL BIEN
NÚMERO DE
INVENTARIO:
DESCRIPCIÓN:
No. SERIE: MARCA: MODELO: COLOR:
MOTIVO DE SALIDA
REPARACIÓN MANTENIMIENTO CAMBIO DE
ADSCRIPCIÓN BODEGA OTRO
UNIDAD
ADMINISTRATIVA DE ORIGEN:
DESTINO:
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO: RFC:
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE
ADSCRIPCIÓN:
OBSERVACIONES:
AUTORIZA SALIDA Vo. Bo.
RESPONSABLE DE LA SALIDA
PERSONAL DE VIGILANCIA
C. DIPUTADO O TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
DATOS DE REINGRESO DEL BIEN A LOS INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO
FECHA DE INGRESO:
D M A LUGAR
DESTINO:
RESPONSABLE DE SU REINGRESO
PERSONAL DE VIGILANCIA
Vo. Bo.
RECIBE EL BIEN MUEBLE
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA DEPARTAMENTO DE BIENES
MUEBLES NOMBRE Y FIRMA
Anexo 3/0074 46021-F03-20
Secretaría de Administración y Finanzas
Dirección de Recursos Materiales Departamento de Bienes Muebles
BAJA DE BIENES MUEBLES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
FECHA DE SOLICITUD FECHA DE
AUTORIZACIÓN
FOLIO No: D M A D M A
DIPUTADO O UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
CLAVE PRESUPUESTAL:
NOMBRE DEL DIPUTADO:
GRUPO PARLAMENTARIO:
NOMBRE DEL TITULAR :
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
RESPONSABLE DEL DICTAMEN:
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL BIEN
No. DE
INVENTARIO
DESCRIPCIÓN DEL BIEN JUSTIFICACIÓN O MOTIVO DE BAJA
SOLICITA
RESPONSABLE DEL RESGUARDO AUTORIZA BAJA
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO EFECTÚA BAJA
DEPTO. DE BIENES MUEBLES
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
Anexo 4/0075 46021-F04-20
ARTÍCULOS DE OFICINA NO INVENTARIADOS POR SU BAJO COSTO
NOMBRE DEL USUARIO:
FECHA
:
CLAVE PRESUPUESTAL:
DEPENDENCIA:
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
No. DE CONTROL INTERNO
FECHA DE ADQUISICIÓN
NOMBRE DEL ACTIVO MODELO COLOR MARCA MATERIAL NÚM. DE
SERIE FECHA DE REVISIÓN
Anexo 5/0076 46021 F05-20
NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO NOMBRE Y FIRMA DEL USUARIO DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
Secretaría de Administración y Finanzas
Dirección de Recursos Materiales Departamento de Bienes Muebles
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE ESTACIONAMIENTOS
ESTACIONAMIENTO:
SEMANA: DEL AL: DE: DE:
N.P. NOMBRE UNIDAD
ADMINISTRATIVA VEHÍCULO PLACAS LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES OBSERVACIONES
SUPERVISÓ Vo.Bo.
NOMBRE Y FIRMA DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
Anexo 6/0077 46021 F06-20
Secretaría de Administración y Finanzas
Dirección de Recursos Materiales Departamento de Bienes Muebles
Secretaría de Administración y Finanzas
Dirección de Recursos Materiales Departamento de Bienes Muebles
Anexo 6/0077 46021 F05-20
REGISTRO DE BIENES MUEBLES RECIBIDOS EN CALIDAD DE DONACIÓN
Unidad Administrativa que recibe los bienes muebles en donación: (1) Fecha de recepción de la donación: (2) Cantidad (3)
Descripción del Bien (características color,
marca, medidas, etc.) (4)
Estado (5) En caso de que se
entregue la
factura, No. y
fecha de la
misma (anexar
copas) (6)
Importe del bien
según factura
(7)
Importe del valor
aproximado (en su caso)
(8)
Soporte y/o documento que acredite la donación de
los bienes (anexar copia) (9)
Nuevo Usado
B R No. Fecha
Los Bienes descritos anteriormente fueron donados por: (10) ________________________________________________________________________ Representado en este acto por: (11) ___________________________________________ en su carácter de: (12) ___________________________________________
Con domicilio legal en: (13)
____________________________________________
ENTREGA
_____________________________________________
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE
_____________________________________________________
Nombre y firma (14) Nombre, cargo y firma (15)
Anexo 7/0078 46021-F07 20
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO “REGISTRO DE BIENES MUEBLES RECIBIDOS EN CALIDAD DE
DONACIÓN”
1.- Asentar el nombre de la unidad administrativa que recibe y/o beneficiada con los bienes muebles en donación.
2.- Asentar la fecha en que se reciben los bienes muebles en donación.
3.- Asentar la cantidad de bienes muebles recibidos en donación
4.- Asentar el nombre, el tipo y las características generales de cada uno de los bienes recibidos en donación.
5.- Asentar el estado físico de cada uno de los bienes que se reciben en donación.
6.- En el caso de que los bienes sean recibidos con la factura asentar todos los datos de la misma.
7.- En el caso de que se cuente con la factura de los bienes recibidos en donación, asentar el valor que establece la factura.
8.- En caso de que se cuente con recibo y/ factura que acredite el valor de los bienes deberá establecer el valor aproximado.
9.- Asentar la referencia del documento que acredite la donación de los bienes muebles en donación (contrato de donación, acta de entrega,
recibo entre otros).
10.-Asentar el nombre de la persona física o moral que entrega en donación los bienes muebles.
11.- Asentar el nombre de la persona física que representa a la persona moral.
12.- Asentar el cargo que ocupa actualmente.
13.- Asentar el domicilio legal de la persona física o moral que lleva a cabo la donación de los bienes.
14.- Asentar el nombre y firma de la persona física y/o moral que lleva a cabo la donación de los bienes.
15.- Asentar el nombre, cargo y firma del servidor público adscrito a la unidad administrativa que recibe los bienes en donación.
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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y
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ELABORACIÓN 01 06 2001
ACTUALIZACIÓN 25 03 2020
HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN
Dr. en E.J. Walfred José Gómez Vilchis C.P. Alejandro Salazar Gorostieta
COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD
Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES
L.D. Víctor Manuel Servín López M. en Aud. David Maldonado Ramírez
DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD,
ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO
DEPARTAMENTO DE BIENES
MUEBLES
C.P. Luis David Miranda Gómez
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
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