seccion de tercer ciclo - udc.gal · informe final de evaluación. sección de tercer ciclo....
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Informe Final de Evaluación . Sección de Tercer Ciclo. Página 2
INDICE
1.- INTRODUCCIÓN......................................................................................................3
1.1.- Presentación ......................................................................................................3
1.2.- Composición del Comité y plan de trabajo ........................................................5
2.- VALORACION DEL PROCESO DE EVALUACIÓN INTERNA ......................6
2.1.- Sobre el proceso de autoevaluación ...................................................................6
2.2.- Apoyo institucional y participación en la autorreflexión...................................7
2.3.- Valoración de la sección evaluada .....................................................................8
Política y estrategia ...............................................................................................8
Personas.................................................................................................................9
Alianzas y recursos..............................................................................................10
Liderazgo.............................................................................................................10
Procesos...............................................................................................................11
Resultados en los clientes....................................................................................11
Resultados en las personas ..................................................................................12
Resultados en la sociedad....................................................................................12
Resultados clave ..................................................................................................12
3.- VALORACION DEL PROCESO DE EVALUACION EXTERNA ...................13
3.1.- Plan de Trabajo y Composición del Comité ....................................................13
3.2.- Valoración de proceso......................................................................................14
4.- VALORACIÓN GLOBAL ......................................................................................14
4.1.- Principales fortalezas y debilidades .................................................................14
4.2.- Conclusiones: propuestas de mejora ................................................................15
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 3
1.- INTRODUCCIÓN
1.1.- Presentación La Relación de Puestos de Trabajo (RPT) de la Universidad de A Coruña
(UDC) de 26 de agosto de 2003, vigente en la actualidad, presenta la siguiente
estructura del Servicio de Gestión Universitaria.
Sección de Asuntos Generales
Sección de Títulos y Gestión Académica
Sección de Estudiantes
Sección de Tercer Ciclo
El Servicio, por comunicación verbal pasa a depender funcionalmente del
Vicerrectorado de Organización Académica a partir del mes de enero de 2004.
La Unidad administrativa de tercer ciclo de la Universidad de A Coruña se crea
para apoyar a la Comisión de Doctorado en el cumplimiento de sus funciones. Aparecía
regulada en los primeros Estatutos de esta Institución, aprobados por el Decreto
253/1992, de 10 de septiembre, aparecen enumeradas sus funciones en el artículo 144.
En los nuevos Estatutos, aprobados por el Decreto 101/2004, de 13 de mayo, no se
menciona a la Unidad administrativa de tercer ciclo.
La Unidad administrativa de tercer ciclo tiene, entre otras, las siguientes funciones:
1. Llevar a cabo la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las
competencias de la Comisión de Doctorado, entre ellas:
Publicación de los programas de doctorado correspondientes al año académico
siguiente.
Aprobar los programas de doctorado tras las propuestas de los Departamentos
y remitirlos a la Junta de Gobierno para su conocimiento.
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Designación de los Tribunales encargados de juzgar las tesis de doctorado
admitidas a trámite y remisión de dicha propuesta al Rector para su
nombramiento.
Recibir los ejemplares de las tesis e informar de su depósito a todos los
Departamentos e Institutos Universitarios de la UDC.
Recibir los informes de tesis emitidos por los miembros del Tribunal.
Archivar un ejemplar de cada tesis aprobada por su Tribunal y remitir al
Consejo de Universidades, al Ministerio de Educación y Cultura y al Consejo
Universitario Gallego la ficha correspondiente.
Supervisar el desarrollo de los programas de doctorado.
Resolver, previo informe del Departamento, las solicitudes de convalidaciones
de créditos.
Proponer al Rector los miembros de las Comisiones de Premios
Extraordinarios de Doctorado.
2. Matriculación de los estudiantes de tercer ciclo.
3. Tramitación necesaria en el caso de traslado de alumnos.
4. Custodia de las actas de calificación de los alumnos de tercer ciclo.
5. Custodia de los expedientes de los estudiantes de tercer ciclo.
6. Expedición de los certificados solicitados por los estudiantes de tercer ciclo:
certificados de haber superado el periodo docente, certificados de matrícula,
certificación supletoria del DEA, certificación supletoria del título de doctor,.....
7. Expedición de los certificados solicitados por los profesores que hayan impartido
cursos o TIT correspondientes a los programas de doctorado.
8. Organización y custodia del archivo de tesis doctorales que corresponda conservar a
la Comisión de Doctorado.
9. Tramitación de los títulos de Doctor y de los DEA
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10. Registro de los títulos de Doctor.
11. Registro de entrada y salida de documentos en la Unidad administrativa de tercer
ciclo, auxiliar del Registro General de la Universidad de A Coruña.
12. Atención al público y telefónica.
13. Cualquier otra función que le encomiende la Comisión de Doctorado.
1.2.- Composición del Comité de Autoevaluación y plan de trabajo
El proceso de autoevaluación del Servicio de Gestión Universitaria se desarrolló
básicamente entre el 1 de febrero de 2005, fecha de la primera reunión del Comité de
Autoevaluación, en la que se constituye y el 15 de marzo de 2005 en que se celebra la última
reunión, en la que se consensúan los datos referentes al borrador final del informe de
autoevaluación, se perfilan y se da por cerrado éste.
El día l de febrero de 2005 se celebro la primera reunión, presidida por la
Vicerrectora de Organización Académica, con algunos miembros del Servicio de Gestión
Universitaria y representantes del profesorado; en la misma se constituye el Comité de
Autoevaluación del Servicio de Gestión Universitaria compuesto por las siguientes personas:
Dña. Pilar Uriz Tomé, Vicerrectora de Organización Académica.
D. Víctor Manuel Cabrera Sánchez, Jefe del Servicio de Gestión Universitaria.
Dña. Mercedes Varela Doval, Jefa de la Sección de Asuntos Generales.
Dña. Patricia Guimaraens Bauluz, Jefa de la Sección de Títulos y Gestión Académica.
Dña. Alicia Martínez Sanjurjo, miembro de la Sección de Estudiantes.
Dña. Beatriz García-Carro Peña, Profesora Titular de la Facultad de Ciencias
Económicas.
D. Óscar Cabeza Sánchez, Profesor Titular de la Facultad de Ciencias.
Se comunica por la Vicerrectora de Organización Académica que el informe de
autoevaluación se realizará en dos grupos: por uno se autoevaluará la Sección de Tercer
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Ciclo, por sus especiales características y por otro las Secciones de Asuntos Generales, de
Títulos y Gestión Académica y de Estudiantes.
Se acuerda que la Vicerrectora de Organización Académica coordine el primer
grupo, y el Jefe de Servicio de Gestión Universitaria el segundo grupo; así el Comité de
Autoevaluación de la Sección de Tercer Ciclo pasa a estar constituido por
Nombre y apellidos Categoría
Pilar Uriz Tomé Vicerrectora de Organización Académica Julia Vázquez González Jefa de la Sección de Tercer Ciclo
USU
AR
IO
Óscar Cabeza Gras
Profesor Titular de Universidad (Departamento de Física)
No se consideró necesaria la participación de más usuarios dada la gran
descentralización de esta sección en beneficio de los departamentos.
Efectuadas las modificaciones de los cuestionarios que fueron suministrados por
la Unidad Técnica de Evaluación de la Universidad, para lograr una mejor adaptación a las
características propias del servicio a evaluar, se decide que éstos sean distribuidos por todo
el personal perteneciente al Servicio de Gestión Universitaria, así como las encuestas de
satisfacción, para que sean contestados en su totalidad
2.- VALORACION DEL PROCESO DE EVALUACIÓN
INTERNA
2.1.- Sobre el proceso de autoevaluación Como ya se mencionó anteriormente el proceso de autoevaluación se desarrolló
básicamente entre el 1 de febrero de 2005 y el 15 de marzo de 2005.
Como procedimiento de trabajo se optó por los siguiente:
a) Se desarrollará cada uno de los criterios del modelo EFQM mediante un cuestionario que permita detectar puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de
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mejora. A fin de conseguir la mayor participación se ha considerado que tales cuestionarios sean respondidos por todos los miembros del personal de la sección .
b) Para la elaboración del informe de evaluación de la sección de tercer ciclo se decide que cada uno de los miembros debe preparar un Borrador 0, a partir de ahí y tras sucesivas reuniones y discusiones, se llega a la elaboración del informe provisional de evaluación, que se entregó a la UTC el día 4 de marzo de 2005.
c) Con las sugerencias de la UTC se elabora el informe definitivo.
2.2.- Apoyo institucional y participación en la autorreflexión Respecto al proceso de autoevaluación se han suscitado dos importantes
cuestiones:
a) En primer lugar la conveniencia de que la evaluación se realizase precisamente en
este momento, por un doble motivo:
• por un lado, que se está en un proceso de negociación, acuerdo y ejecución de
una nueva RPT (RPT 2005) en la que, previsiblemente, se produciría una
reestructuración no sólo de las secciones, sino incluso del propio servicio;
• por otro lado, el profundo cambio legislativo tanto en el nivel de grado como en
el de postgrado y doctorado, que supondrá una importante modificación en los
cometidos y los procesos que se llevan a cabo en cada una de las diferentes
secciones. Es necesario considerar el grado de incertidumbre y cambio que
genera la nueva reglamentación nacional publicada en enero de 2005 y que
habrá de afectar a esta Sección que aunque figuraba en el Estatuto de la
Universidad de 1992 no figura en el de 2004.
Se hace constar por parte de los miembros del Comité de Autoevaluación que
los responsables institucionales de la Universidad entendieron la conveniencia de evaluar
el Servicio a fin de conocer mejor todas sus características, detectar los posibles fallos y
corregirlos
b) En segundo lugar, el hecho de realizarse el informe en un corto margen de tiempo.
Cabría valorar en este punto, como un aspecto a tener en cuenta para futuros
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procesos de evaluación, si la premura de tiempo mencionada ha influido o no en la
rigurosidad de los métodos que se utilizaron, al no darse la circunstancia de tiempo
necesario para reflexionar sobre determinados aspectos del proceso (criterios,
encuestas, etc…) de los que se podría opinar sobre su bondad, adaptación a los
procesos reales, tiempos, condiciones y cualquier otra circunstancia que se creyese
oportuna, para evitar que los indicadores y otros elementos de trabajo que se
emplearon se pudieran haber convertido en meros instrumentos excesivamente
protocolizados y con lagunas o elementos innecesarios para el proceso.
En este sentido preocupante que los criterios en los que se obtienen menos
resultados sean aquellos que se refieren a los usuarios/clientes y a la sociedad. El no
disponer de datos en estos apartados, sea porque no gozaron de un planteamiento
adecuado, sea porque no existe una sistemática de recogida de información, podría
interpretarse como que no se ha sido posible reflexionar suficientemente en todo el
proceso y, particularmente, sobre resultados en la sociedad en general y en los
usuarios potenciales del Servicio en particular.
Se constata una muy alta implicación institucional en el proceso de
autoevaluación, con un gran apoyo del Vicerrectorado de Organización Académica y de la
Unidad Técnica de Calidad.
2.3.- Valoración de la sección evaluada En las páginas siguientes realizamos una valoración de la sección evaluada,
particularizando para cada uno de los diferentes criterios de interés.
Política y estrategia
La modificación de la normativa legal a nivel nacional ha provocado la lógica
incertidumbre respecto a la estrategia de la Sección para hacer frente a sus cometidos. Esta
también parece ser la justificación a la opinión de que la sección no percibe ningún avance
en su razón de ser y su evolución de futuro. Por ello, parece absolutamente necesario un
replanteamiento a corto plazo de todo el Tercer Ciclo sobre la base del nuevo Real
Decreto.
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 9
Al igual que otras secciones del Servicio de Gestión Universitaria se detecta la
ausencia de una política a seguir marcada desde la Jefatura del Servicio, que se considera
que debería fomentar el grado de coordinación no sólo entre las diferentes secciones de
este servicio, sino con las de otros servicios.
Sí parece existir mayor contacto con el Vicerrectorado de Organización
Académica; no obstante existir una buena comunicación se entiende necesario el
establecimiento de canales protocolizados de comunicación a todos los niveles y
direcciones, con indicadores de calidad, sistema de recepción de información de clientes y
proveedores, etc.
En contrapartida, la doble dependencia orgánica/funcional del Vicerrectorado de
Investigación, del que depende la aprobación de los programas de doctorado, y del de
Organización Académica, responsable de los aspectos académicos de los alumnos, parece
interferir en el nivel de eficacia de las actuaciones a realizar por la sección. Sería
conveniente una única dependencia, con mayor autonomía de la Comisión de Doctorado
para todos los aspectos académicos de estos estudios.
Personas
Ni en la actual Relación de Puestos de Trabajo (RPT), ni en las anteriores, ni en la
RPT 2005 hay una descripción de funciones de los puestos de esta Unidad; además se carece
de un manual de funciones de cada puesto. El personal de esta Unidad, al no disponer de
dicho manual de funciones atiende el buen funcionamiento de la misma basándose en la
experiencia, el conocimiento de los procesos y la aplicación de la normativa vigente en la
UDC.
Podemos afirmar que existe un ambiente de trabajo adecuado y positivo en la
Sección de Tercer Ciclo y también con la Comisión de Doctorado a la que la Sección apoya
administrativamente, tal como se indicó en la Introducción.
El trabajo se desarrolla de forma eficaz pero en ocasiones se comprueba que
ciertos cometidos exceden de las funciones propias del personal de esta sección y que el
personal no se encuentra suficientemente motivado.
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Se requiere un manual de funciones, cursos de formación adecuados y específicos
para el desempeño de las mismas y un sistema para que el personal pueda hacer llegar sus
sugerencias y quejas a las instancias correspondientes.
Alianzas y recursos
La Sección de Tercer Ciclo da soporte administrativo a la mayoría de los procesos
que realiza el alumno desde que formaliza la preinscripción en el departamento
correspondiente hasta que obtiene el título de doctor, para lo cual es preciso disponer y
gestionar una información rápida y completa; ello supone tener un sistema de publicación
y actualización inmediata de la página web, en la que deben de colgar oferta académica,
normativa, impresos, etc.
Dada las características de la sección es muy necesaria la coordinación con las
otras unidades implicadas en los procesos y cometidos de la sección, con especial
incidencia en los Departamentos, con quienes se deben de planificar las actividades,
compatibilizar los sistemas informáticos de forma que se permita el acceso entre ambos
estamentos.
Aunque se considera que las instalaciones y la localización son las adecuadas para
la prestación de los diferentes procesos, el edificio no dispone de plan de evacuación;
igualmente hace notar la incomodidad del mostrador de atención al público.
Liderazgo
Desde la Jefatura del Servicio se deben establecer los cauces adecuados para
mantener reuniones periódicas a fin de poner sobre la mesa problemas y soluciones,
escuchar a las diferentes partes implicadas, prestar atención a sus necesidades y
expectativas, etc.
Los líderes deben de fomentar más el trabajo en equipo y, aunque se observa
un progreso en la gestión adecuada del conocimiento del personal, debe proseguirse en
el proceso de estructurar y distribuir las tareas a realizar por cada persona (con
definición y priorización de objetivos y designación de responsables de llevarlos a cabo)
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Aunque se detecta un cierto avance en la cultura de la calidad no existen
indicadores que permitan realizar una adecuada valoración.
Procesos
Es necesario desarrollar un mapa de procesos y arbitrar un sistema de
automatización en la resolución de algunos de ellos, considerados de trámite, a fin de
evitar que la dependencia de la Comisión de Doctorado en estos asuntos retrase su
solución.
Se requiere establecer una clara programación anual de actividades, con plazos,
cometidos, etc., es decir, se necesita un mapa de procesos, con el consiguiente manual de
actuaciones, sistemas de indicadores de calidad, canalización protocolizada de
comunicación con proveedores y clientes, etc.
Se considera imprescindible un apoyo técnico informático permanente para llevar
a cabo los diferentes procesos que lo requieren.
Hasta ahora la Unidad no ha podido conocer peticiones de mejora ni de
clientes, ni de usuarios ya que no se ha sometido a ningún sistema de evaluación que
indique si los procesos se adecuan a los objetivos; creemos que, aunque hasta ahora los
contactos se han realizado habitualmente con toda normalidad, debe establecerse un
sistema adecuado y que funcione de manera periódica a fin de conocer las opiniones y
peticiones de usuarios y clientes.
Resultados en los clientes
Por lo que respecta a los alumnos es necesario contar con su opinión de una
manera regular y con los conductos adecuados. El mayor peso en la gestión a nivel
alumnado de Tercer ciclo lo desempeñan los departamentos y su auxiliar administrativo,
por lo que también es preciso mejorar los canales de comunicación con los mismos.
A juicio de los usuarios profesores y PAS la tramitación que se realiza desde la
Sección de Tercer Ciclo es correcta pero para algunos no se llegan a alcanzar a las
expectativas generadas.
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La comunicación con la sección se realiza vía telefónica, no existiendo sistemas
protocolizados de exposición de quejas o propuestas de mejora.
Sería de gran utilidad comparar la sección con otras de similares características
tanto gallegas como del resto del país a fin de mejorar en todo lo que fuera posible y
revisar ciertas normas que pueden ser innecesarias o modificables para reducir la carga
burocrática.
Resultados en las personas
No parece haber una adecuada motivación en las personas.
Hay que analizar el grado de satisfacción del personal, haciéndole participar en la
toma de decisiones en la medida de las posibilidades legales y arbitrando un sistema para
que puedan hacer llegar sus sugerencias y quejas a las respectivas instancias superiores.
Resultados en la sociedad
El Servicio no dispone de programas activos de relación con los agentes
sociales, ni tampoco tiene relación con las autoridades locales u otras. Tampoco el
Servicio organiza actividades de tipo cultural y social. En todo caso, consideramos que,
dadas las características del mismo, no procede que se disponga de relaciones con
autoridades y agentes sociales, ni de que se organicen actividades de tipo cultural y
social (excepto las directamente relacionadas con la información relativa al Servicio).
Las ruedas de prensa y las comunicaciones de la oferta de tercer ciclo permiten
ofrecer unos resultados de las propuestas académicas de estos estudios.
Otra de las formas de llegar a la sociedad es mediante Internet, por eso conviene
insistir en lo dicho sobre la importancia de contar con una información amplia, detallada y
actualizada en la web.
Resultados clave
Las funciones se desempeñan de una forma correcta según la estructura de estos
estudios en la Universidad de Coruña; no obstante, es necesario mejorar la imagen de la
Sección, al menos de aquellos factores que hacen que el propio personal entienda que la
imagen que ofrecen no es la mejor.
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 13
Es necesario establecer indicadores para medir la eficacia y la eficiencia en la
gestión de los procesos más importantes, comparándolas con las de otras universidades
gallegas y de España.
3.- VALORACION DEL PROCESO DE EVALUACION
EXTERNA
3.1.- Plan de Trabajo y composición del Comité
El plan de trabajo se ajustó al siguiente cronograma:
Día Horario Actividad
9.00 a 10.00 h. Reunión interna del CEE para análisis de documentación del Servicio de Gestión
Universitaria y Tercer ciclo.
10.00 a 11.00 h. Reunión con el responsable y con el CA del Servicio de Gestión
Universitaria y de la Sección de Tercer Ciclo
11.00 a 12.00 h. Reunión con el personal del Servicio de Gestión Universitaria y de la
Sección de Tercer Ciclo que no forma parte del CA
12.00 a 13.00 h. Reunión con usuarios internos de la Sección de Tercer ciclo (PAS de
departamentos, coordinadores de programas y profesorado)
14.00 a 14.30 h. Visita a las instalaciones del Servicio de Gestión Universitaria y de la
Sección de Tercer Ciclo –Campus de Elviña
09/06/2005
16.00 a 17.00 h. Reunión con usuarios internos de la Sección de Tercer ciclo
(alumnado)
9.00 a 10.00 h. Visita a las instalaciones del Servicio de Gestión Universitaria en el
Rectorado de la Universidad-A Maestranza
10.00 a 11.00 h.
Audiencia Pública- Centro Universitario de Formación e Innovación
Educativa, Servicio de Gestión Universitaria y Sección de Tercer
Ciclo.
11.00 a 13.00 h. Reunión interna del CEE (preparación de los informes y distribución
de tareas)
10/06/2005
13.30 a 14.00 h. Informe preliminar oral al CA de la Sección de Tercer Ciclo
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La composición del Comité Externo de Evaluación designado por la Axencia de
Calidade do Sistema Universitario de Galicia fue la siguiente:
• César A. Chamorro Alvarez. Catedrático Dpto. Biología Celular y Anatomía.
Decano de Estudios de Doctorado. Universidad de León.
• Carlos A. Benavides Velasco. Director de Secretariado de Calidad y
Planificación Estratégica. Universidad de Málaga.
• Francisco M. Castro Allegue. Subdirector Xeral de Protección de Patrimonio
Cultural. Consellería de Cultura, Comunicación social y Turismo. Xunta de Galicia
Las reuniones y la visita se desarrollaron sin ninguna incidencia digna de
especial mención.
3.2.- Valoración de proceso
El informe de evaluación externa se ajusta en su estructura al índice
especificado en la Guía para Evaluadores Externos de Servicios Universitarios de la
Agencia para la Calidad del Sistema Universitario de Galicia.
Respecto a este proceso destacamos que la fase de evaluación externa tiene un
papel fundamental en todo el proceso global, dado su potencial de orientación y
dinamización, así como de ayuda en la toma de decisiones. Por ello consideramos que, en
este caso, tanto el trabajo del comité externo como la estructura del mismo fue adecuado
para la complejidad de un servicio como el que aquí se evaluaba.
4.- VALORACIÓN GLOBAL
4.1- Principales fortalezas y debilidades Como puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de mejora consideramos
tienen un peso destacado en la Sección los siguientes:
Principales fortalezas:
o Consolidación de la Unidad administrativa de tercer ciclo como una
Sección dentro del Servicio de Gestión Universitaria.
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 15
o Existencia de una buena comunicación informal.
o Satisfacción manifestada por los usuarios-profesores.
o En la mayoría de los procesos, el desempeño de las tareas se realiza de
forma eficaz y eficiente.
o Buenas relaciones interpersonales
o Accesibilidad de los responsables de la sección.
o Mejora en el reconocimiento del trabajo realizado y de los objetivos
logrados.
o Condiciones laborales adecuadas.
Principales debilidades:
o Doble dependencia de vicerrectorados, además de la Comisión de
Doctorado.
o Información incompleta y no actualizada en la web.
o Falta de sistematización en la comunicación entre el personal.
o Falta de un apoyo informático rápido.
o Falta de coordinación con Departamentos sin una compatibilidad de
bases de datos ni acceso factible de doble sentido entre estos y la Sección.
o No existe un mapa de procesos.
o No existen manuales de procedimiento
o Algunas normas se consideran innecesarias y burocráticas
o Inexistencia de indicadores de rendimiento y de análisis de cumplimiento
de objetivos basados en los mismos.
o Ausencia de formación específica del personal.
o Desarrollo de cometidos ajenos a la Sección.
o Ausencia de canales adecuados para que se pueda recibir información de
clientes y proveedores.
o Ausencia de plan de evacuación del edificio
4.2.- Conclusiones: propuestas de mejora o Publicar en la página web de la Universidad toda la normativa, impresos,
programas de doctorado, etc. con una actualización inmediata.
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o Es necesario un replanteamiento de todo el Tercer Ciclo sobre la base del
nuevo Real Decreto
o Mayor autonomía de la Sección para los asuntos de trámite, tanto respecto
a la Comisión de Doctorado como de los Vicerrectorados.
o Eliminar la doble dependencia de vicerrectorados.
o Coordinación con las otras unidades implicadas en los procesos y
cometidos de la sección, con especial incidencia en los Departamentos,
con quienes se deben de planificar las actividades y compatibilizar los
sistemas informáticos de forma que se permita el acceso entre ambos
estamentos (Tercer Ciclo y Departamentos).
o Definición por escrito de los objetivos de la Unidad.
o Definición de indicadores de éxito o fracaso de los cometidos de la
Sección, eficacia y eficiencia.
o Sistematización de los procesos de comunicación entre el personal y con
los líderes.
o Elaboración de un mapa de procesos.
o Elaboración de manuales de procedimiento
o Revisión de los trámites para eliminar aquellos que no sean necesarios.
o Control en los cometidos desarrollados por las personas de la Sección.
o Cursos de formación adecuados a las tareas a realizar.
o Mejora de las condiciones del edificio, atención al público, etc.
o Reuniones periódicas con los diferentes responsables para plantear los
problemas, sugerencias y propuestas de mejora y hacer un seguimiento de
todo ello.
o Establecer sistemas de recogida de información protocolizada de los
alumnos, profesores y PAS.
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 17
Al igual que otras secciones del SUG se percibe como necesaria la existencia de
una política a seguir marcada desde la Jefatura del Servicio, con reuniones periódicas,
constatación de problemas y sugerencias, posibles soluciones, etc. En este sentido, es
necesario caminar en la adaptación al nuevo Real Decreto de Estudios de Postgrado, de
incuestionables influencias en el Servicio evaluado y en todas aquellas otras unidades que
tienen relación con el actual tercer ciclo.
En ocasiones se comprueba que ciertos cometidos exceden de las funciones
propias del personal de esta sección y que el personal no se encuentra suficientemente
motivado, por eso es necesario reestructurar los cometidos evitando aquellos que deben de
ser llevados a cabo por otras personas.
La necesidad de contar con unos recursos informáticos potentes y ágiles nos
hace incidir en lo importante de contar con una información completa y actualizada en la
web de la Sección así como desarrollar un apoyo informático rápido y eficaz para la
solución de necesidades y problemas, formación específica del personal de la Sección y
software adecuado a las tareas a acometer.
Al igual que ocurre con otros servicios hay que adaptarse y estructurar el
funcionamiento de la Sección sobre la base de la cultura de la calidad, con mapas de
procesos, manuales de procedimiento, indicadores de calidad, determinación de objetivos,
mediciones de la eficacia y eficiencia, etc.
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 18
PROPUESTA Nº 1
Denominación de la propuesta de mejora Elaboración de: manual de funciones y de un mapa de procesos
PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO Inexistencia de manual de funciones y de mapa de cada uno dprocesos.
ÁÁÁMMMBBBIIITTTOOO DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Gestión de procesos Recursos Información, comunicación, participación
RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Organización Académica y Gerencia
PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN:::
*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA
AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN
- Mejora de procesos - Gestión y revisión de objetivos y funciones - Fomento de la implicación y participación del personal
*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - Discusión con Junta de Personal y Comité de Empresa - Propuesta y puesta en marche de los manuales
*** PPPEEERRRIIIOOODDDOOO DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN PPPRRREEEVVVIIISSSTTTOOO
- 12 meses
***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN
NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA
- Gastos: sin coste - Coste Total:
IIINNNDDDIIICCCAAADDDOOORRREEESSS DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN///AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN
Responsable de su seguimiento Gerencia y Jefe de Servicios de Gestión Universitaria
Nivel de cumplimiento de la acción
Resultados obtenidos/Acción
Grado de satisfacción
Acciones correctoras a desarrollar después de su implementación
Observaciones
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PROPUESTA Nº 2
Denominación de la propuesta de mejora Establecer sistemas de recogida de información protocolizada de los alumnos, profesores y PAS.
PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO Falta de conocimiento de las opiniones, necesidades y de la satisfacción de los clientes y los proveedores
ÁÁÁMMMBBBIIITTTOOO DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Gestión de procesos Recursos Información, comunicación, participación
RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Organización Académica
PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN:::
*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN - ampliación de información de clientes y proveedores - -
*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - elaboración de cuestionarios de satisfacción de los clientes - creación de un sistema de recepción de reclamaciones y quejas de los usuarios del servicio
*** PPPEEERRRIIIOOODDDOOO DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN PPPRRREEEVVVIIISSSTTTOOO
- 10 meses
***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA - Gastos: 6000 euros (elaboración cuestionarios, implementación en web, impresión papel)
- Coste Total:
IIINNNDDDIIICCCAAADDDOOORRREEESSS DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN///AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN
Responsable de su seguimiento Comisión de Doctorado y Jefa de Sección de Tercer Ciclo
Nivel de cumplimiento de la acción
Resultados obtenidos/Acción
Grado de satisfacción
Acciones correctoras a desarrollar después de su implementación
Observaciones
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 20
PROPUESTA Nº 3
Denominación de la propuesta de mejora Publicar en la página web toda la normativa, impresos, programas de doctorado, etc. y una actualización inmediata.
PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO - Carencia de un sistema eficaz de comunicación inmediata de información (mejora y actualización de la web de la Unidad). - Necesidad de apoyo técnico informático permanente.
ÁÁÁMMMBBBIIITTTOOO DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Gestión de procesos Recursos Información, comunicación,
participación
RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Calidad y Armonización Europea, Gerencia y Vicerrectorado de Organización Académica
PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN:::
*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA
AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN
- mejora de comunicación - mejora y simplificación de procesos y trámites - homogeneización y comparación
*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - actualización aplicaciones informáticas - revisión y mejora página web - homogeneización de bases de datos
*** PPPEEERRRIIIOOODDDOOO DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN PPPRRREEEVVVIIISSSTTTOOO
- 20 meses
***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN
NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA
- Gastos: 30000 euros: 12000 en 2006 y 18000 en 2007 (contando contratación o mejora de aplicaciones, algún apoyo personal – becario – para la web y horas extras para desarrollo de nuevas aplicaciones en los servicios informáticos)
- Coste Total:
IIINNNDDDIIICCCAAADDDOOORRREEESSS DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN///AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN
Responsable de su seguimiento Responsable de servicios informáticos; jefe de sección de 3º ciclo
Nivel de cumplimiento de la acción
Resultados obtenidos/Acción
Grado de satisfacción
Acciones correctoras a desarrollar después de su implementación
Observaciones
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 21
PROPUESTA Nº 4
Denominación de la propuesta de mejora
Realización de actividades de formación y propuestas específicas para incorporar al plan de formación de la UDC.
PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO
No hay un plan de formación adecuado a las necesidades de la Unidad y de su personal, por lo que no se aprovechan como se debiera las oportunidades de innovación y aprendizaje.
ÁÁÁMMMBBBIIITTTOOO DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Gestión de procesos Recursos Información, comunicación, participación
RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Calidad y Armonización Europea
PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN:::
*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN - mejorara de la formación y de la cultura de calidad - facilitar el desempeño de las funciones y la promoción
*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - desarrollo de cursos de formación específicos
*** PPPEEERRRIIIOOODDDOOO DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN PPPRRREEEVVVIIISSSTTTOOO
- 6 meses
***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA - Gastos: - Coste Total:
IIINNNDDDIIICCCAAADDDOOORRREEESSS DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN///AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN
Responsable de su seguimiento Unidad Técnica de Calidad
Nivel de cumplimiento de la acción
Resultados obtenidos/Acción
Grado de satisfacción
Acciones correctoras a desarrollar después de su implementación
Observaciones
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 22
PROPUESTA Nº 5
Denominación de la propuesta de mejora
Reuniones periódicas con los diferentes responsables para plantlos problemas, sugerencias y propuestas de mejora y hacer seguimiento de todo ello.
PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO Falta de sistematización en la comunicación entre el personal.
ÁÁÁMMMBBBIIITTTOOO DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Gestión de procesos Recursos Información, comunicación, participación
RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vic. Organización Académica
PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN:::
*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN - Mejora de la comunicación dentro del servicio y de la sección de tercer ciclo con los departamentos y los coordinadores de programas
*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - Establecimiento de esquema regular y periódico de reuniones y de un sistema protocolizado de transmisión de la información
*** PPPEEERRRIIIOOODDDOOO DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN PPPRRREEEVVVIIISSSTTTOOO
- 9 meses
***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA - Gastos: 0 - Coste Total:
IIINNNDDDIIICCCAAADDDOOORRREEESSS DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN///AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN
Responsable de su seguimiento Jefe de Servicio de Gestión Universitaria
Nivel de cumplimiento de la acción
Resultados obtenidos/Acción
Grado de satisfacción
Acciones correctoras a desarrollar después de su implementación
Observaciones
Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 23
PROPUESTA Nº 6
Denominación de la propuesta de mejora Mejorar las condiciones del edificio, atención al público, etc.
PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO - No existe un plan de evacuación del edificio.
ÁÁÁMMMBBBIIITTTOOO DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Gestión de procesos Recursos Información, comunicación, participación
RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Infraestructuras y Gestión Ambiental
PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN:::
*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN - mejora de la seguridad de trabajo - mejora de la atención al público
*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - reestructuración de las dependencias de la sección - mejora de equipamientos
*** PPPEEERRRIIIOOODDDOOO DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN PPPRRREEEVVVIIISSSTTTOOO
- 18 meses
***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA - Gastos: 24000 euros (acondicionamiento de espacios y nuevos equipamientos y mobiliarios)
- Coste Total:
IIINNNDDDIIICCCAAADDDOOORRREEESSS DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN///AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN
Responsable de su seguimiento Servicio de Obras, Servicio de Prevención de Riesgos Laborales y Gerencia
Nivel de cumplimiento de la acción
Resultados obtenidos/Acción
Grado de satisfacción
Acciones correctoras a desarrollar después de su implementación
Observaciones
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