relaciones públicas octavio isaac rojas orduña. gabinete de prensa: tacticas

Octavio Isaac Rojas Orduña

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Relaciones Públicas

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GABINETE DE PRENSA: TACTICAS

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Herramientas y tácticas de las RR.PP.

• Tácticas

• Sala de prensa virtual• Se han convertido en una de las primeras y principales

fuentes de información para los medios. • Excelente mostrador en el que se tiene que poner

especial atención para sacar todo el provecho de la inmediatez, flexibilidad e interactividad que ofrece internet.

• Sitios amigables a los usuarios, ofreciendo toda la información de la organización de una forma simple, directa e intuitiva.

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Herramientas y tácticas de las RR.PP.

• Tácticas

• Sala de prensa virtual• Registro para periodistas:

– Nombre completo del periodista.– Medio en el que trabaja o colabora. – Correo electrónico.

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Herramientas y tácticas de las RR.PP.

• Tácticas

• Sala de prensa virtual - Contenidos• Biografías de los máximos responsables.• Notas de prensa. (Listadas cronológicamente de la más

reciente a la más antigua).• Dossier de prensa.• Agenda de actividades. (En la que se publiquen las

convocatorias de prensa).• Galería de fotos. (En alta resolución para su descarga y

utilización en informaciones de prensa).• Datos de contacto de los responsables de relaciones

públicas de la organización.

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Herramientas y tácticas de las RR.PP.

• Tácticas

• Sala de prensa virtual - Contenidos• Memoria anual. • Noticias que publican los medios sobre la organización y

su sector.• Vínculos para otros sitios web de interés. • Buscador interno. • Posibilidad de suscribirse para recibir alertas a través de

correo electrónico y/o a través de sindicación de contenidos.

• Webcasts y radiocasts.

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EVENTOS Y RRPP

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Eventos y RR.PP. : Su planificación

POR QUÉ se hace CUÁNDO quiere hacerse DÓNDE quiere hacerse QUIÉNES son los invitados o

asistentes CÓMO va a desarrollarse y

controlarse CUÁNTO nos va a costar

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Eventos y RR.PP.: lo básico ACTO (idea del evento, filosofía, estética,…) LUGAR (interior o exterior, facilities para ejecutarlo,…) FECHA (compatibilidad con agendas,…) INVITADOS (selección, invitaciones, desplazamientos,

hospedaje,…) SEGURIDAD (interior y exterior, coordinación con CSE,

comunicaciones,…) TRANSPORTES (organización y reservas, itinerarios,…) MEDIOS DE COMUNICACIÓN (selección, ruedas de prensa,

entrevistas,…) MEDIOS IMPRESOS (agenda del día, invitaciones,

acreditaciones, rótulos, cartelería, planos,…) LOGÍSTICA PERSONAL IMPLICADO (propio, externo, azafatas,…) PRESUPUESTO VALORACIÓN DEL EVENTO (cumplimiento de objetivos,

satisfacción de los asistentes,…)

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Eventos internos

Asistentes (personal, representantes, proveedores,…)

Objetivos (motivación, reconocimiento, transmisión de valores,…)

Claves de éxito (originalidad, toque humano, generación de recuerdo,…)

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Eventos externos: congresos

ANTECEDENTES (historial)

PROGRAMA Temática, ponencias, funcionamiento,

cronograma, actividades extra-académicas, protocolo y RR.PP., fases,…

PRESUPUESTO Comisiones, dietas, estancias,

proveedores, material de imprenta, generales e imprevistos,…

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Eventos externos: ferias y exposiciones (1)

Objetivos de Participación:1. Introducción o presentación de nuevos

productos2. Reforzamiento de la imagen de la

empresa3. Contacto con clientes potenciales y

reforzamiento de los actuales4. Cierre de procesos o proyectos

iniciados con anterioridad5. Captación de nuevos representantes6. Venta directa7. Estudio de mercado

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Eventos externos: ferias y exposiciones (2)

Aspectos que deciden la participación:

1. Productos a presentar en la feria2. Visitantes o compradores que acuden3. Expositores

1. Procedencia, competencia,…2. Distribución por sectores o nacionalidades3. Formas de participación (directa, indirecta,

…)4. Solvencia y reputación5. Facilidades logísticas

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Check-list o guía de operaciones a planificar en

una feria o exposición internacional

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Detalle del check-list (1)

Objetivos comerciales y de participación

Documentación previa Reglamento general de participación y

asistencia, normas de montaje, planos de la feria, formularios,…

Identificación de accesos Pases montadores, expositores y

visitantes Parking

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Detalle del check-list (2) Stand

Ubicación, tamaño,… Briefing a la empresa diseñadora

Concurso restringido Asignación directa Planos de planta y perspectivas Materiales, montaje y desmontaje,

mantenimiento y presupuesto Seguros

Personas, stand, mercancías,…

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Detalle del check-list (3)

Mantenimiento Con empresa contratista Con los servicios feriales

Reportaje fotográfico/videográfico Limpieza Catering Servicios complementarios

Tlf., fax, permiso para ventas en el stand,…

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Detalle del check-list (4)

Chalet/carpa Equipamiento gráfico/audiovisual

Acopio de material, cantidades,… Publicidad en el país-feria

Campaña y planificación de medios Promoción

Promociones y concursos Animaciones, degustaciones,…

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Detalle del check-list (5)

Relaciones Públicas Preparación de documentación,

pasaportes, visados, divisas, tarjetas de crédito,…

Press release en feria, invitaciones,… Presentaciones comerciales o

institucionales Relaciones con los medios, listados,… Agenda de contactos para directivos,

comerciales,…

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Detalle del check-list (6)

Plan de acompañantes para clientes, VIP’s, periodistas, gala dinner, reserva de alojamientos, billetes, espectáculos, regalos o atenciones especiales,…

Mailing, acciones de CRM y seguimiento post-ferial, explotación de los resultados alcanzados,…

Desplazamientos locales (buses, alquileres de automóviles,…)

Telefonía móvil (compatibilidad con operadores locales)

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Detalle del check-list (7)

Mercancías Selección de transitario, gestión de los

seguros, facturas y carnets ATA, certificados y avisos,…

Personal involucrado Propio, ajeno, contratado, actitud y

formación,… Repercusión económica de la feria

Rentabilidad de la operación Remuneración y pago a proveedores,… Gantt financiero