protección de datos personales en el sector público 2011
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Protección de Datos
Personales en sector público
Ficha Técnica
El presente estudio busca medir el tratamiento que el
servicio público le entrega a las bases de datos
personales y si sus instituciones cumplen con la Ley Nº
19.628, sobre la protección de aquella información.
Se hicieron 166 solicitudes de información a Servicios y
Programas dependientes de los distintos Ministerios, el
Consejo Nacional de la Cultura y las Artes y el Servicio
Nacional de la Mujer.
Estas se ingresaron entre el 16 y 24 de noviembre de
2010. Y sus respuestas fueron remitidas entre el 6 de
diciembre de 2010 y el 13 de enero del 2011. Todas se
intentaron ingresar a través del Sistema de Gestión de
Solicitudes o algún otro formulario electrónico que
sirviera para efectuar un requerimiento.
Los principales temas a identificar fueron si las
instituciones cuentan con base de datos personales, como
lo establece la Ley Nº 19.628. Y de contar con una o más
bases, constatar si disponen de sistemas de seguridad que
aseguren la privacidad de los datos.
Por otro lado, se pide que las instituciones consultadas
justifiquen la posesión de las bases, declarando el fin de
éstas. Junto a esto, se revela si las entidades han hecho
transferencia de los datos personales, tanto a entes
públicos como privados, durante el último año. Así como
también si ha recibido instrucciones del Consejo para la
Transparencia sobre la Ley Nº 19.628, en el mismo
período de tiempo.
El estudio sirvió, además, para hacer un análisis del
cumplimiento de respuesta a las solicitudes, así como
también dentro de los plazos correspondientes por parte
de las instituciones consultadas, tal como lo estipula la
Ley Nº 20.285.
MINISTERIO DEL QUE TIENEN DEPENDENCIA LOS
ORGANISMOS CONSULTADOS (TOTAL= 166 INSTITUCIONES)
5,4%
3,0%
6,0%
2,4%
6,6%
20,5%
7,8%6,6% 6,6%
1,8%
INTERIOR RELACIONES
EXTERIORES
HACIENDA DEFENSA JUSTICIA SALUD EDUCACIÓN ECONOMÍA OBRAS
PÚBLICAS
SERNAM
(9)(10)
(4)(5)
(11)
(13)(11)
(11)
(3)
(34)
En paréntesis el número de organismos pertenecientes a cada ministerio
5,4% 5,4%
0,6%
3,6%
0,6%
2,0% 1,8%1,2%
3,0%
10,2%
TRABAJO AGRICULTURA BIENES
NACIONALES
MIDEPLAN CULTURA MINERÍA TRANSPORTE SEGEGOB SEGPRES VIVIENDA
(9)
(1)
(2) (3)(2)
(5)
(17)
(6)
(9)
En paréntesis el número de organismos pertenecientes a cada ministerio
(1)
MINISTERIO DEL QUE TIENEN DEPENDENCIA LOS
ORGANISMOS CONSULTADOS (TOTAL= 166 INSTITUCIONES)
EL ORGANISMO CONSULTADO, ¿RESPONDE LA SOLICITUD? (TOTAL 166)
NO
25%
SI
75%
EL ORGANISMO, ¿CUMPLE CON EL PLAZO DE RESPUESTA A LA SOLICITUD?
(TOTAL= 166)
NO
31%
SI
69%
¿Tiene el servicio, programa y/o beneficio una base de datos personales,
definida en la Ley nº 19.628? (TOTAL= 166)
El 63,3% de las instituciones que afirmaron tener bases
de datos, cuentan con cinco o menos.
Sólo el 3,7% posee 20 o más bases.NO RESPONDE
25%
NO
8%SI
67%
Ficha de Protección Social, del Mideplan, destaca
como el organismo con la base de datos más amplia,
alcanzando 11.399.212 registros.
En tanto, la Junaeb (Mineduc) es la que acumula la
mayor cantidad de registros entre sus cuatro base de
datos, llegando al total de 11.725.182.
Entre los Serviu (Minvu) de todas las regiones reúnen
7.411.412 registros en sus bases de datos.
111 organismos dicen contar
con base de datos personales.
De acuerdo al artículo 12º de la Ley nº 19.628, ¿algún titular ha solicitado
información sobre sus datos personales en el último año? (TOTAL= 111)
NO RESPONDE
7%
NO
71%
SI
22%
¿Ha cumplido el servicio con su deber de Registro de cada una de las bases de datos personales
ante el Servicio de Registro Civil, según lo estipula el artículo 22º de la Ley nº 19.628?
(TOTAL= 111)
43,2%
23,4% 22,5%
10,8%
SI NO EN PROCESO NO RESPONDE
¿Qué medidas de seguridad ha adoptado el Jefe del Servicio o responsable de la base de
datos personales correspondiente, para asegurar el debido secreto? (TOTAL= 111)
1,8%
9,0%
70,2%
26,1%
ANTIVIRUS SOFTWARE PROPIO SERVIDOR INTERNO DE ACCESO
RESTRINGIDO
RESPALDO
¿Qué medidas de seguridad ha adoptado el Jefe del Servicio o responsable de la base de
datos personales correspondiente, para asegurar el debido secreto? (TOTAL= 111)
0,9% 0,9%
7,2%
0,0%
21,6%
14,4%
DATOS PROPORCIONADOS
POR INTERESADOS
VARIOS MEDIOS A LA VEZ OTROS NINGUNO POLITICAS DE SEGURIDAD POLITICAS DE PRIVACIDAD
¿Para qué fines de su competencia utiliza el servicio, programa y/o beneficio la(s)
base(s) de datos personales, que justifiquen la existencia de dicha base? (TOTAL= 111)
31,5%
63,0%
22,5%
8,1%
CUANTIFICAR Nº DE ENTRADAS REGISTRAR BENEFICIARIOS SEGUIMIENTO Y TRAMITACIÓN DE
RECLAMOS
OTRO
¿Para qué fines de su competencia utiliza el servicio, programa y/o beneficio la(s)
base(s) de datos personales, que justifiquen la existencia de dicha base? (TOTAL= 111)
25,2%
5,4%
2,7%
GESTION, REMUNERACIONES Y POLITICAS DE RR.HH. PRESENTACION DE PERSONAL CALIFICADO BASE DE DATOS Y ESTADISTICAS
¿Tiene el servicio, programa y/o beneficio un Departamento, División o Responsable
encargado de velar por el tratamiento de los datos personales? (TOTAL= 111)
NO RESPONDE
10%
NO
17%
SI
73%
¿Cuál es el soporte técnico (Digital o Archivos Materiales) que utiliza el servicio, programa y/o beneficio para el tratamiento de datos personales? (TOTAL= 111)
69,2%
2,2%
28,6%
SOPORTE DIGITAL SOPORTE MATERIAL SOPORTE DIGITAL Y MATERIAL
De acuerdo al artículo 5º de la Ley nº 19.628, ¿cuenta el servicio, programa y/o beneficio con
un procedimiento autorizado de transmisión de datos a otros servicios públicos? (TOTAL= 111)
NO RESPONDE
15%
NO
41%
SI
43%
¿Ha efectuado el servicio, programa y/o beneficio alguna transferencia de datos personales, ya
sea a un ente público o privado (persona natural o jurídica) en el último año? (TOTAL= 111)
NO RESPONDE
10%
NO
42%
SI
48%
Conclusiones
• Se constata un alto nivel de respuestas y cumplimiento
de plazos de las solicitudes de información. Sin embargo,
el 25% de requerimientos sin responder sigue siendo
significativo.
• La mayor parte de las entidades declaran tener bases
de datos, sin embargo, sólo el 43% declara haber
cumplido con su deber legal de Registro ante el Servicio
de Registro Civil. Esto impide conocer el fundamento
jurídico que tienen las instituciones incumplidoras para
la existencia de la base de datos personales, su
finalidad, el tipo de datos almacenados y la descripción
del universo de personas que comprende. Todo ello
dificulta el ejercicio de los derechos a solicitar
información sobre sus datos, a completarlos, a
modificarlos, a eliminarlos o a bloquearlos (habeas
data).
• Respecto del resguardo de nuestros datos, el estudio
señala que sólo el 21% de las entidades que respondieron
cuentan con políticas de seguridad, y por otra parte, no
todas las entidades públicas cuentan con un encargado o
departamento que vele por la seguridad de la
información contenida (sólo 73% tiene un responsable).
Lo anterior se puede traducir en un eventual
incumplimiento de la Norma Técnica para los Órganos de
la Administración del Estado sobre Seguridad y
Confidencialidad de los documentos electrónicos (D.S.
N°83 de 2004 Ministerio Secretaría General de la
Presidencia)
Conclusiones
• La mayor parte de las bases de datos existentes se
refieren a registro de beneficiarios, gestión de reclamos
y recursos humanos, y sólo el 2,7% declara tener datos
para fines de uso estadístico. Esto último evidencia el
bajo nivel de procesamiento de los datos que están en
manos del Estado, lo que es importante tener presente
para efectos del desarrollo de las políticas públicas.
• El 48% de las entidades consultadas ha efectuado
trasferencias de datos personales a otras entidades
públicas o privadas. Pero sólo un 43% declara tener
procedimientos autorizados de transmisión a otros
organismos públicos, lo que muestra la necesidad de
observarlas con mayor detalle, a fin de saber si cumplen
todos los requisitos legales, especialmente aquellas que
eventualmente se pudieren haber efectuado a privados.
Comparación
Estudios 2010 y 2009
En 2009, Pro Acceso realizó un primer estudio sobre
datos personales. Se realizaron 164 solicitudes a
instituciones dependientes del Mideplan, Minvu, Minsal,
Mineduc, Ministerio del Trabajo y Sernam, para evaluar
la administración y protección de estos datos por parte
del sistema público.
Con el fin de analizar, en cierta medida, los resultados
de dicho estudio frente a la versión 2010, es que se
contrastarán algunas de sus cifras. Para ello, se tendrán
en cuenta sólo las instituciones pertenecientes a los
mismos ministerios evaluados en 2009. En consecuencia,
se compararán las cifras de los 164 organismos
consultados en 2009, frente a los 83 correspondientes a
la versión 2010.
Mientras en 2009 sólo el 30% de las 164 instituciones
consultadas respondió a la solicitud, en 2010 lo hizo el
70% de las 83 entidades requeridas. Esto, sin duda,
representa un avance en materia de transparencia y
acceso a la información pública.
De las 50 instituciones que respondieron en 2009, el 78%
declaró tener una o más bases de datos personales. En
tanto, las 58 entidades que respondieron a la solicitud
en 2010 aseguraron tener bases de datos personales.
Por otro lado, sólo 13% de las instituciones que dijeron
tener base de datos en 2009 cumplió con su deber de
registrarlas en el Registro Civil, tal como lo establece la
ley. En 2010 la cantidad de entidades que cumplieron
con el registro aumentó a 52%. Una cifra que, sin
embargo, sigue siendo baja.
Finalmente, en 2009 sólo un 13% de los organismos
afirmó contar con un departamento o división encargado
de velar por el tratamiento de sus bases de datos. El
estudio 2010 establece que, para este año, la cifra
aumentó al 81%.
ANEXOS
Ministerio del
Interior:
• CONACE
• División de gobierno
• Extranjería y Migración
• Fondo social
• OEP
• Programa DDHH
Ministerio de
Relaciones
Exteriores:
• Dirección de Política Consular
• Dirección general de Asuntos
Consulares y de Inmigración
• Direcon
Ministerio de Hacienda:
• Casa de Moneda
• Dirección de Compras y
Contratación Pública
• Dirección de Presupuesto
• Dirección Nacional del Servicio Civil
Ministerio de
Defensa:
• Armada
• Carabineros
• Ejército
• FACH
• Investigaciones
Ministerio de Justicia:
• Corporación Asistencia Judicial
• Defensoría Penal Pública
• Gendarmería
• Sename
ANEXO 1: Organismos consultados
Ministerio de Salud:
• Cenabast
• Comisión Presidencial de Salud
• Fonasa
• Instituto Salud Pública
• Ministerio de Salud
• Servicio de Salud Aconcagua
• Servicio de Salud Antofagasta
• Servicio de Salud Araucanía Norte
• Servicio de Salud Araucanía Sur
• Servicio de Salud Arauco
• Servicio de Salud Arica
• Servicio de Salud Atacama
• Servicio de Salud Bío-Bío
• Servicio de Salud Chiloé
• Servicio de Salud Concepción
• Servicio de Salud Coquimbo
• Servicio de Salud Iquique
• Servicio de Salud Magallanes
• Servicio de Salud Maule
• Servicio de Salud Ñuble
• Servicio de Salud O’Higgins
• Servicio de Salud Talcahuano
Ministerio de Educación:
• Becas Chile
• Comisión Nacional de Acreditación
• Conicyt
• Consejo de Rectores
• Dibam
• Junaeb
• Junji
• Ministerio de Educación
• Programa de Becas y Créditos
• Programa Educar Chile
• Programa Enlaces
• Programa Inglés Abre Puertas
• Red de Fundaciones
Ministerio de Economía:
• Comité de Inversiones Extranjeras
• Consejo Nacional de Innovación
• Corfo
• Departamento de Cooperativas
• Estrategia Digital
• Fiscalía Nacional Económica
• Inapi
• Ine
• Sernotec
• Sernac
• Sernatur
Ministerio de Obras
Públicas:
• Coordinación de Concesiones OP
• Dirección de Contabilidad y Finanzas
• Dirección de Aeropuertos
• Dirección de Arquitectura
• Dirección de Obras Hidráulicas
• Dirección de Planeamiento
• Dirección de Vialidad
• Dirección General de Aguas
• Dirección General de Obras Públicas
• Dirección Obras Portuarias
• Fiscalía
• Instituto Nacional de Hidráulica
ANEXO 1: Organismos consultados
Ministerio de Vivienda:
• Ministerio de Vivienda y Urbanismo
• Parque Metropolitano
• Plan Chile Unido Reconstruye Mejor
Ministerio de Trabajo:
• Dicrep
• Dirección del Trabajo
• Instituto de Previsión Social
• Instituto Seguridad Laboral
• Ministerio del Trabajo
• Sence
Ministerio de
Agricultura:
• Ciren
• CNR
• Conaf
• Consejo de la Cultura y las Artes
• FIA
• Indap
• Inia
• Instituto Forestal
• Odepa
• SAG
Ministerio de Bienes
Nacionales:
• Ministerio de Bienes Nacionales
Ministerio de Planificación
y Cooperación:
• Conadi
• Ficha Protección Social
• Fosis
• Injuv
• Ministerio de Planificación
• Senadis
ANEXO 1: Organismos consultados
Ministerio de
Minería:
• Cochilco
• Onemi
• Sernageomin
Ministerio de
Transportes:
• Junta Aeronáutica Civil
Ministerio Secretaría
General de Gobierno:
• CNTV
• Instituto Nacional del Deporte
Ministerio Secretaría General
de Presidencia:
• Agencia Chilena Para la Inocuidad Alimentaria
• Comisión de Probidad y Transparencia
• Comisión Defensor Ciudadana
• Comisión Nacional de Asuntos Religiosos
• Senama
Ministerio de Servicio
Nacional de la Mujer:
• Programa de Prevención de Violencia
Intrafamiliar Centro
• Programa Mejorando la Empleabilidad y
Condiciones Laborales
• Programa Mujeres Jefas de Hogar
ANEXO 1: Organismos consultados
1) Organismo al que se formuló la solicitud
2) Organismo que responde solicitud
ANEXO 2: Cuestionarios
ANEXO 2: CuestionariosINTERIOR 1
RE.EE 2
HACIENDA 3
DEFENSA 4
JUSTICIA 5
SALUD 6
EDUCACIÓN 7
ECONOMÍA 8
OBRAS PÚBLICAS 9
VIVIENDA 10
TRABAJO 11
AGRICULTURA 12
BIENES NACIONALES 13
CON. CULTURA Y ARTES 14
MIDEPLAN 15
MINERÍA 16
TRANSPORTES Y TELEC. 17
SEGEGOB 18
SEGPRES 19
SERNAM 20
3) Ministerio del que depende organismo que
respondió:
ANEXO 2: Cuestionarios
/ /
4) Responde solicitud
5) Fecha de recepción solicitud (día, mes y año;
llenar con números):
6) Plazo máximo del organismo para responder
solicitud (día, mes y año; llenar con números):
7) ¿Cumple con plazo de respuesta?
8) Existió derivación a otro organismo
ANEXO 2: Cuestionarios9) ¿Existió consulta a terceros?
9.1 Tercero solicitó reserva de información
10) Información requerida:
1. ¿Tiene el servicio, programa y/o beneficio una
base de datos personales, definida en la Ley nº 19.
628?
2. En caso positivo, ¿cuántas bases de datos
personales maneja el servicio, programa y/o
beneficio?
3. ¿Cuál es el número de personas contenidas en
cada base de datos personales que maneja o trata
el servicio, programa y/o beneficio?
ANEXO 2: Cuestionarios
4. De acuerdo al artículo 12º de la Ley nº 19.628,
¿Algún titular ha solicitado información sobre sus
datos personales en el último año?
5. ¿Ha cumplido el servicio con su deber de Registro
de cada una de las bases de datos personales ante
el Servicio de Registro Civil, según lo estipula el
artículo 22 de la Ley nº 19.628?
6) ¿Qué medidas de seguridad ha adoptado
el Jefe del Servicio o responsable de la
base de datos personales
correspondiente, para asegurar el
debido secreto?
ANEXO 2: Cuestionarios
ANEXO 2: Cuestionarios
7) ¿Para qué fines de su competencia utiliza el
servicio, programa y/o beneficio la/las bases de
datos personales, que justifiquen la existencia
de dicha base?
8) ¿Tiene el servicio, programa y/o beneficio un
Departamento, División o Responsable encargado de
velar por el tratamiento de los datos personales?
ANEXO 2: Cuestionarios
9. ¿Cuál es el soporte técnico (Digital o Archivos Materiales) que
utiliza el servicio, programa y/o beneficio para el tratamiento de
datos personales?
10. De acuerdo al artículo 5º de la Ley nº 19.628, ¿Cuenta el
servicio, programa y/o beneficio con un procedimiento autorizado
de transmisión de datos a otros servicios públicos?
11. ¿Ha efectuado el servicio/programa/beneficio alguna
transferencia de datos personales, ya sea a un ente público o
privado (persona natural o jurídica) en el último año?
12. De acuerdo con el art. primero del artículo 33 letra (m) de la
Ley nº 20.285, ¿Ha recibido el servicio o programa instrucciones
del Consejo para la Transparencia sobre el cumplimiento de la Ley
Nº19.628?
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