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Guía del Verificador para el empleo del
Sistema de Información del PNSR como
soporte para sus actividades
Versión 2.1
24 de julio del 2013
Programa Nacional de Saneamiento Rural - PNSR
Elaborado por la Unidad de Programación,
Presupuesto, Seguimiento y Programación del PNSR
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Contenido
Introducción………………………………………………………………………………………………… 3
Capítulo 1 Reunión previa Consultores‐PNSR para el inicio de operaciones…………………. 11
Capítulo 2 Control de Progreso por parte del Verificador durante Etapa de Elegibilidad 17
Capítulo 3 Control de Progreso por parte de Verificador durante etapa de perfil y expediente………………………………………………………………………………………………….. 29
Capítulo 4 Actividades permanentes del Verificador……………………………………………………. 44
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INTRODUCCIÓN La presente guía está orientada al empleo de las herramientas del Sistema de Información del PNSR para el soporte de sus actividades como Verificador. La descripción de las actividades no pretender ser exhaustivas sino simplemente darle un marco para comprensión de las operaciones de registro y transacciones en el Sistema de Información del PNSR así como su empleo para el control de las actividades.
Parte 1: Rol del Verificador
Monitorear el progreso de las actividades y conformidad de entregables del Consultor
de Estudios
Su función principal es verificar que el Consultor de Estudios esté ejecutando los trabajos en los tiempos programados y para ello debe estar muy cerca del equipo técnico de la consultora en todo momento. A partir de ello, tiene la obligación de alertar al Jefe de Equipo del Consultor de Estudios (CE) sobre un eventual retraso o potencial problema que pudiera retrasar o estar retrasando las actividades. Usted debe tomar asimismo, las funciones que figuran en sus Términos de Referencia mediante los cuales fue contratado.
Otra función consiste en verificar que los entregables estén completos, una vez que el Jefe del Equipo Consultor se los alcance. Usted debe otorgar la conformidad del entregable, es decir, si este contiene todas las partes exigidas en los Términos de Referencia que forman parte del contrato.
A lo largo de este manual los términos “Verificador” y “Verificador Técnico” se emplearán indistintamente. Para todos los casos tendrán el mismo significado. Cuando se trate del “Verificador Social” se denominará como tal.
Mantener una comunicación estrecha con el PNSR.
Un aspecto clave en su función como Verificador es la de mantener una comunicación estrecha y frecuente con el PNSR, en especial con el EPET al cual usted haya sido asignado por la Unidad de Desarrollo de Infraestructura.
En la actualidad los servicios de telefonía celular como las cabinas de comunicación satelital rural hacen posible que usted, como Verificador, pueda informarnos sobre anomalías en el progreso de los estudios en lapsos muy breves de tiempo. Asimismo alertarnos casi en tiempo real de cualquier situación que escape a su control. De esta forma podremos asistirlo prontamente. En ese sentido consideramos falta grave el no enviar reportes o interrumpir las comunicaciones.
Emplear el Sistema de Información del PNSR como soporte para la gestión del EPET
Las operaciones tales como otorgamiento de conformidades, registro de eventos y cumplimiento de actividades así como el reporte de información situacional serán ejecutadas por medio de aplicaciones WEB. De esta forma usted como Verificador obtiene ventajas tales como:
a. Emplear herramientas de control de operaciones que le alertarán en forma automática sobre atrasos o cuellos de botella. El desarrollo automático de reportes.
b. Hacer disponible la información en línea para todo el personal involucrado tal como Administradores de Contrato, Consultores de Estudio, etc.
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c. La obtención rápida de reportes, en lugar de elaborar y remitir tediosos informes no estructurados.
La presente Guía del Verificador tiene por objeto explicarle el empleo de las herramientas que ofrece el Sistema de Información del PNSR en el contexto de sus actividades como verificador.
El Verificador es responsable de los atrasos que pudieran resultar del no seguimiento de la presente guía.
Parte 2: Ubicación Orgánica
Usted como Verificador está dentro de una estructura orgánica (Ver Gráfico 01). El Verificador tiene la siguiente relación orgánica:
a. Con respecto del Especialista de Pre inversión y Expedientes Técnicos (EPET).
Usted está asignado a un equipo de Trabajo y depende funcionalmente del EPET correspondiente al Equipo. De él recibirá instrucciones, asimismo ante él responderá sobre sus actividades. También coordinará con él y le comunicará cualquier eventualidad que ocurra fin de recibir la asistencia necesaria.
b. Con respecto al Verificador social
El Verificador social es el responsable de supervisar las actividades del Consultor de Estudio en lo referente al aspecto social. El Verificador Social tiene una línea de mando diferente a la del Verificador Técnico.
Con el Verificador Social usted coordinará acciones que permitan optimizar los recursos y efectividad de sus labores de verificación.
El Verificador Social del equipo el cual está asignado igualmente que usted, tiene la obligación de informarle sobre el progreso de las actividades sociales por parte del Consultor de Estudios a fin de registrarlo en el Sistema.
c. Con respecto al Consultor de Estudios.
Verifica el cumplimiento de sus actividades en los tiempos programados y verifica que sus entregables estén completos.
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Gráfico 01 Ubicación Orgánica del Verificador de Estudios
Parte 3: Visión General de las Actividades del
Verificador Desde el punto de vista operativo, la actividad del Verificador se diferenciará de acuerdo a la etapa en que se encuentre la consultoría
Actividades Previas al Inicio de las Operaciones
Antes de iniciar las operaciones el PNSR convoca a una reunión denominada “Reunión Previa al Inicio de Operaciones”. En esta reunión participan a) los representantes de los Consultores así como Miembros de sus Equipos Técnicos, b) autoridades del PNSR, c) EPET y d) Verificadores. Tiene como objetivo a revisión del Plan de Trabajo inicial, la revista al personal técnico del Consultor de Estudio entre otros.
Durante esta etapa el Verificador tendrá, en relación al Sistema de Información del PNSR, la responsabilidad de ingresar los cambios del personal clave del Consultor.
Etapa de Elegibilidad
El PNSR, para fines de intervención, ha entregado al Consultor de Estudios una relación de localidades a intervenir. Sin embargo la pertinencia o no de la intervención debe ser verificada mediante visitas previas a Autoridades Municipales y visitas a las localidades por parte del Consultor de Estudios. Esta etapa se denomina de elegibilidad y tiene una duración aproximada de 15 días a partir del inicio oficial de operaciones.
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Durante esta etapa el Verificador tendrá las siguientes operaciones relacionadas con el Sistema de Información del PNSR:
a. Registro continuo de localidades elegibles. Consiste en registrar constantemente las localidades que van siendo declaradas elegibles o no elegibles por el consultor de estudios durante la etapa de Elegibilidad e ingresarlos al Sistema de Información del PNSR.
b. Registro del otorgamiento de Conformidad del informe de Elegibilidad y emisión del documento de Conformidad. El otorgamiento de Conformidad consiste en revisar el Informe de Elegibilidad del Consultor de Estudios (que incluye el plan de trabajo) y declararlo conforme o no.
La presente guía no contempla los procedimientos ni métodos para validar la calidad del informe de elegibilidad. Las Ejecución de visitas ex post facto o de inspección inopinadas, entrevistas, etc. para fines de acopiar evidencia que nos permita juzgar la validez de la elegibilidad declarada por el Consultor de Estudios escapa a los alcances del presente manual.
Esta información le será proporcionada por el PNSR en su debida oportunidad.
Ejecución de Estudios
La ejecución de los Estudios comprende la Etapa de elaboración del Perfil y la Etapa de elaboración de Expediente Técnico. Durante la Ejecución de Estudios el Verificador efectuará las siguientes operaciones relacionadas con el Sistema de Información del PNSR:
a. Registro del progreso (de avance) del consultor por cada localidad/estudio a lo largo de la Etapa de Elaboración de Perfil y de Expediente Técnico.
b. Registro de Conformidad de los entregables del consultor así como la emisión del documento de Conformidad.
Actividades permanentes
A lo largo de todas las etapas de la consultoría el verificador, con respecto al Sistema de Información del PNSR, deberá ejecutar las siguientes operaciones:
a. Registro de incorporaciones o cambios de personal en el Sistema de Información del PNSR.
b. Monitoreo permanente del progreso del Consultor empleando las herramientas ofrecidas por el Sistema de Información del PNSR.
Otra actividad permanente que escapa a la presente guía es que todo evento importante
no considerado en el Sistema de Información del PNSR, debe ser registrado “fuera del
sistema”. Por ejemplo toda reunión oficial o importante que se tenga con el Jefe de
Equipo consultor tendrá que ser documentado en actas. Asimismo el Verificador deberá
llevar un “Cuaderno de Bitácora”.
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Parte 4: Actividades del Verificador durante Etapa
de Elegibilidad (Ver capítulo 02)
Registro continuo de Localidades Elegibles
Durante el desarrollo de esta etapa el Consultor de Estudios debe ir definiendo una lista de localidades elegibles para intervención. Conforme vaya ocurriendo esto, el Verificador debe registrar constantemente esta lista de elegibles en el Sistema usando el aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
El registro de esta lista es importante pues le permitirá al Administrador de Contrato contabilizar las localidades elegibles casi en tiempo real y tomar la decisión de concluir o no la etapa de elegibilidad.
Registro de conformidad del informe de elegibilidad
Una vez que el Jefe del Equipo Consultor le entregue el informe de elegibilidad, el verificador le dará una revisión a fin de otorgarle o no la conformidad. Una vez concluido esto, el Verificador registrará en el Sistema la conformidad e imprimirá un documento de conformidad usando el aplicativo WEB PNSR-REFLEX. Este documento se adjuntará al informe de elegibilidad.
La presente guía NO contempla los criterios ni procedimientos técnicos para declarar conforme al informe de elegibilidad. Estos temas están descritos en otro documento que le será alcanzado por el PNSR.
Luego de ello el Verificador remitirá al PNSR lo siguiente:
a. El informe de Elegibilidad elaborado por el Consultor de Estudios b. El informe sobre el desarrollo de la etapa de Elegibilidad elaborada por el Verificador c. El documento de Conformidad impresa con el aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
Parte 5: Actividades del Verificador durante los
estudios (Ver capítulo 03)
Registro del control de progreso del Consultor durante los estudios (Etapas de Perfil
y Expediente)
A lo largo del desarrollo de los estudios, el Verificador deberá ir registrando en el sistema el cumplimiento de las actividades del Consultor. Para ello el Verificador dispone de un Registro de Progreso por Estudio el cual deberá ser actualizado constantemente en el sistema utilizando el aplicativo WEB PNSR-REFLEX. Este registro se ejecuta por localidad/estudio.
El aplicativo WEB PNSR-REFLEX dispone de una herramienta que le indicará automáticamente al Verificador si hay atraso por cada actividad y por cada estudio. Esto le facilitará el control del avance del Consultor de Estudio basado en evidencias.
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Registro del Otorgamiento de conformidad a entregables
Conforme el Consultor de Estudios vaya culminado perfiles y expedientes, éstos serán revisados por el Verificador para su conformidad en primera instancia. Tras la revisión de un entregable, el Verificador registrará en el sistema el evento e imprimirá un documento “Declaración de Conformidad” que puede ser negativo o positivo. La impresión de este documento se hará mediante el aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
El criterio fundamental para declarar conforme un entregable le será entregado por el PNSR.
Al momento de devolver el entregable al Consultor de Estudios éste irá acompañado del documento de conformidad. Si es positivo el Verificador remitirá el entregable con el Documento de Conformidad al PNSR. En caso de ser negativo devolverá al Consultor de Estudios el Entregable con el Documento de Conformidad Negativa a fin de que este último complete la documentación faltante.
A lo largo del contrato el Consultor de Estudios debe presentar los siguientes entregables:
a. Primera parte del Perfil
b. Perfil Concluido
c. Primera parte de Expediente Técnico
d. Expediente Técnico concluido
Parte 6: Actividades permanentes del Verificador
(Capítulo 04)
Registro de los cambios de la composición del Equipo Consultor
Debido al hecho de que a lo largo del desarrollo de la consultoría se pueden producir cambios de personal, esta labor de registro de personal en el sistema es permanente y servirá al EPET para eventuales adendas. Para el efecto el Sistema de Información del PNSR le brinda una interfaz gráfica.
Monitoreo permanente del progreso del Consultor
A lo largo de las actividades el Verificador va registrando eventos tales como conformidades o metas parciales alcanzadas (checkpoints). El ingreso de esta data tiene como único fin ofrecerle herramientas que le permitan medir el progreso del consultor. Para ello el Sistema de Información del PNSR dispone de motores de software que le permiten detectar y alertar de atrasos, presentar estadísticas, visualizar gráficamente el desempeño mediante tableros de control (dashboards).
Todas estas herramientas serán usadas por el Verificador para un control riguroso de las operaciones y la toma de medidas correctivas oportunas.
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Parte 7: Línea de tiempo
En términos generales el trabajo del Consultor de Estudios se dividen en tres grandes Etapas: Etapa de Elegibilidad, Etapa de Perfil y Etapa de Expediente. Para cada localidad, entre la Etapa de Perfil y la de Expediente de cada localidad hay una período de declaración de viabilidad ejecutado por la Oficina de Presupuesto e Inversiones (OPI) del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento.
Gráfico 02 Esquema de la línea de Tiempo y actividades de Verificador Técnico
Los entregables que el consultor está obligado a presentar requieren un conjunto de actividades que se describen esquemáticamente en el gráfico 03.
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Capítulo 1
Etapa previa al inicio de operaciones
Parte 1: Descripción
Antes de iniciar operaciones se va a ejecutar una reunión general de trabajo en la cual participarán los Consultores de Estudio, Verificadores y personal del Programa Nacional de Saneamiento Rural. Esta reunión podrá ser ejecutada en la ciudad de Lima. Esta reunión de trabajo se denomina “Reunión Previa al Inicio de Operaciones” que tiene por finalidad lo siguiente:
a. Informar sobre los Objetivos, políticas y alcances del PNSR así como los procedimientos y criterios a emplear por el Consultor de Estudios y el Verificador a lo largo de sus actividades. Esto se ejecutará en la medida de que no se haya ejecutado en alguna reunión de inducción con anterioridad.
b. Pasar revista a los Miembros del Equipo Consultor y registrar los cambios que hubiera. Asimismo registrar al personal complementario.
c. Intercambiar información de contacto entre los miembros del equipo consultor y el verificador a fin de mantener una estrecha comunicación en campo. Asimismo establecer procedimientos de restablecimiento de comunicaciones en caso se pierdan.
d. Revisar los planes de trabajo que ha propuesto cada Consultora de Estudios y hacer, de ser necesario, los ajustes pertinentes.
e. Elaborar un cronograma de visitas a municipios y localidades a fin de sincronizar el trabajo del Consultor de Estudios con el del Verificador.
f. Firmar un Acta de Inicio de Operaciones (de no haberse firmado antes)
La firma del Acta de Inicio de operaciones puede haber sido suscrita con anterioridad a la Reunión Previa.
Los ítems b, c, d, e y f se ejecutarán en mesas de trabajo grupales constituidas por el Jefe del Equipo consultor, Miembros del Equipo Consultor, el Verificador y el Especialista de Pre inversión y Expedientes Técnicos (EPET).
En este documento se describirán las actividades indicadas en los ítems b, c, d, e y f resaltando las labores del verificador en lo referente al empleo del Sistema de Información del PNSR para el registro de datos.
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Parte 2: Revista del Personal del Equipo de Trabajo del
Consultor
Básicamente el procedimiento consiste en pasar revista sólo al Personal Clave del Equipo Consultor y registrar algún cambio que se haya producido a último momento.
Para este efecto el Verificador dispondrá del formulario en papel “Listado de Personal de consultora” (ver formulario L000W al final de este documento). Este documento tiene dos columnas: a) la izquierda en la que aparecerá el nombre y función del Personal Clave del Equipo Consultor de acuerdo a contrato (o adenda en progreso) y b) la derecha en donde el Verificador Registrará los nombres del personal clave de reemplazo (en caso lo hubiere) (ver gráfico 01).
Si bien la revista del personal de la consultora está a cargo del Verificador, el EPET puede asumir el mando de esta operación en caso lo considerarlo necesario.
El procedimiento de llenado del formulario se describe a continuación:
Se lee en voz alta el nombre del personal clave para saber si está presente y si no se encuentra preguntar al Jefe del Equipo Consultor (o el que haga sus veces) si se mantiene o ha cambiado. Si ha habido cambios, preguntar por el nombre del reemplazante y escribirlo en la columna derecha del formulario.
Esto se detalla en el gráfico 01.
Gráfico 01 Revista de personal
Tercero. Finalmente estamparán su firma el Jefe de Equipo Consultor y el Verificador (o el EPET si lo considera pertinente)
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Ingreso en el Sistema del “Listado de
Personal de consultor” (Formulario
L000W)
Al final de la jornada del día el verificador ingresará los datos contenidos en el formulario “Listado de Personal de Consultora” al sistema de información del PNSR utilizando el aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
La forma de ingreso del “Listado de Personal de Consultor” en el Sistema se describe en el Capítulo 2 del Manual de Operación del Aplicativo WEB PNSR-REFLEX
Parte 3: Intercambio información de contacto entre los
miembros del equipo consultor y el verificador
La comunicación entre los Miembros del Equipo Consultor y el Verificador es crucial durante todo el desarrollo de la consultoría. Las comunicaciones fluidas permitirán anticipar situaciones con la debida antelación para poner en práctica medidas correctivas.
En esta parte de la reunión el Verificador deberá tomar nota en su agenda personal de los nombres y número de celular de cada uno de los miembros del Equipo Consultor y viceversa. Asimismo se deberá definir algún procedimiento que permita su comunicación en caso en enlace celular se rompa.
Parte 4: Revisión de los planes de trabajo propuesto por
la Consultora de Estudios
Esta actividad consiste en revisar el plan de trabajo de la consultora contrastándolo con mapas de localidades y fecha de entregables.
Parte 5: Elaboración del cronograma de visitas a municipios y localidades La primera etapa que el Consultor de Estudios debe emprender es la de Elegibilidad. Esta consiste en visitar a las autoridades de los municipios distritales y las localidades a fin de verificar si son elegibles para intervención.
Gráfico 02: ingresa listado en Sistema usando Formulario WEB
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En esta parte de la reunión se revisará y se ajustará el plan de despliegue de personal. Esta actividad deberá concluir con un cronograma de visitas a municipios distritales y localidades. El cual será registrado en el formulario CR001 “Cronograma de Visitas durante Etapa de Elegibilidad”.
La elaboración del Cronograma de Visitas le es importante al verificador pues le permitirá conocer el lugar y momento en que se encontrará cada miembro del Equipo Consultor durante la Etapa de Elegibilidad para fines de ejecutar visitas de inspección
Adicionalmente en esta reunión el verificador debe ser informado sobre la ubicación de los centros de operaciones que el Consultor de Estudios tiene planeados implementar.
Si bien la elaboración del cronograma de visitas está a cargo del Verificador, el EPET puede asumir el mando de esta operación en caso lo considerarlo necesario
Parte 6: Firma del Acta de Inicio de Operaciones (si es que
no se ha efectuado con anterioridad)
La última parte de la reunión es la firma del Acta de Inicio de Operaciones. Esta tiene que ser Firmada por el Verificador y el Jefe del Equipo de Consultores por parte del Consultor de Estudios.
En la elaboración del Cronograma de Visitas se debe ser consistente. Es decir, debe ser razonable considerando los recursos humanos, los tiempos de desplazamiento y la duración de las visitas.
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Capítulo 2
Control de Progreso por parte del Verificador
durante Etapa de Elegibilidad
Parte 1: Descripción de la etapa de Elegibilidad
Si bien el PNSR ha elaborado una lista de Localidades a intervenir, sin embargo pueden haberse producido cambios situacionales que hagan improcedentes estas intervenciones. Por ejemplo podrían haberse desarrollados iniciativas Municipales y Nacionales que ya han hecho intervenciones sobre éstas localidades, están por hacerlo o por lo menos están proyectándolo. Puede darse el caso también que una localidad ya disponga de servicio de agua y saneamiento debido a una iniciativa no gubernamental.
En ese sentido es necesario que antes de intervenir las localidades la Consultora verifique la pertinencia de hacerlo. Esto se denomina elegibilidad. Consiste básicamente en visitar las municipalidades distritales y las localidades a fin de corroborar si se cumplen las condiciones de elegibilidad.
La Etapa de elegibilidad se inicia con la firma del contrato y concluye 15 días después de ella o cuando el Administrador de Contrato (previo acuerdo con el Contratista de Estudios) declare oficialmente concluida la mencionada etapa. Las localidades declaradas elegibles al momento de la finalización de la Etapa de Elegibilidad formarán parte del contrato. Si, posterior a la fecha de culminación de la etapa de Elegibilidad, otra localidad se convierte en elegible será incorporada al contrato mediante adenda.
La Etapa de elegibilidad incluye la elaboración de un Plan de Trabajo del Consultor de Estudios.
La elegibilidad de una localidad será definida por el EPET a partir de la información levantada por el consultor. Para el efecto el Verificador irá registrando en la WEB los datos de elegibilidad recogidos por el consultor a lo largo de toda la etapa.
La conclusión de la Etapa de Elegibilidad está prevista a los 15 días de iniciadas operacciones. Sin embargo la fecha oficial de culminación será declarada por el EPET en su oportunidad.
Componentes de la Etapa de Elegibilidad
La Etapa de Elegibilidad comprende tres componentes: a) El Componente Municipal, b) el Componente de Reconocimiento de Localidades y c) la Elaboración del Plan de Trabajo
Componente Municipal de elegibilidad
El componente municipal consiste en visitar a los Gobiernos Municipales Distritales de los cuales dependen las localidades a intervenir para evaluar –tras una reunión con las autoridades- la pertinencia o no de dicha intervención. Es decir si cumple con las condiciones de elegibilidad.
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Las condiciones para descartar una localidad como elegible a ser consideradas en esta reunión son las siguientes:
a. La población de la Localidad esta fuera del rango de 201 a 2000 habitantes
b. Cuentan con financiamiento aprobado para las obras de A&S por el Estado o Privados c. Cuentan con servicios y estos se encuentran administrados por una EPS o Unidad de
Gestión Municipal. d. La Localidad cuenta con estudios declarados viables para la ejecución de los servicios de
agua y saneamiento.
Como resultado de esta reunión se firmará el “Acta de Definición de Localidades elegibles para ser intervenidas por el Programa Nacional de Saneamiento Rural” (ACT001). En ella se listan todas las localidades marcando aquellas que no resulten elegibles indicando el motivo. Esta acta se firmará por triplicado siendo su distribución de la siguiente forma:
Primer Ejemplar: Se quedará en el Municipio.
Segundo Ejemplar: Corresponderá al consultor.
Tercer Ejemplar: Será para el PNSR y será entregada al Verificador apenas tenga contacto con él.
El formato de esta acta se presenta en la parte de “Formatos” del presente documento. Deberá ser descargada de la WEB e impresa en cantidades adecuadas antes de salir a visitar las municipalidades.
Adicionalmente a la obtención del Acta se desarrollarán otras actividades fundamentales para el éxito del proyecto. Aquellas están descritas en el box 01
Debido a lo ajustado de los tiempos las visitas a las Alcaldías municipales harán en simultáneo.
Componente de Reconocimiento de Localidades
Esta actividad consiste en visitar todas las localidades y revisar las condiciones de elegibilidad in sito. Para que una localidad sea declarada no elegible, por lo menos en esta etapa, tiene que darse por lo menos una de las siguientes condiciones.
a. La población de la Localidad esta fuera del rango de 201 a 2000 habitantes
b. La localidad cuentan con financiamiento aprobado para las obras de A&S por el Estado o Privados.
c. La localidad cuentan con servicios y estos se encuentran administrados por una EPS o Unidad de Gestión Municipal.
d. La Localidad cuenta con estudios declarados viable para la ejecución de los servicios de Agua Potable y Saneamiento.
Box 01: Actividades adicionales a ejecutar en la fase de visitas a las autoridades municipales a. Presentación del PNSR b. Entrega de Formato de Convenio Municipio‐PNSR c. Elaboración de carta de presentación a autoridades de localidad d. Designación de un funcionario municipal coordinador e. Obtención de facilidades logísticas f. Obtención de información sobre localidades g. Planeamiento de recorrido de localidades h. Coordinar con el apoyo de un funcionario para que acompañe las
visitas de reconocimiento
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Al finalizar la visita de una localidad se deberá llenar el formulario. “Reporte de Elegibilidad de la Localidad en Reconocimiento” (ACTOO5).
Este reporte se llenará por duplicado:
El primer ejemplar será para el Consultor de Estudios El segundo ejemplar está destinado al PNSR y será entregado al Verificador a la primera
oportunidad.
El formato de este reporte se muestra en la parte de “Formatos” del presente documento y deberá descargarse de la WEB del Ministerio de Vivienda e imprimir ejemplares en cantidad suficiente para las visitas a las localidades.
Adicionalmente a la elegibilidad el reconocimiento de localidades nos permitirá (en la medida de las disponibilidades de tiempo):
a. Establecer el primer contacto con la población y ejecutar una inducción sobre el PNSR. b. Elaborar un estimado de viviendas y población c. Ubicar la potencial fuente(s) de agua del proyecto y estimar la distancia a la localidad d. Tipificar, caracterizar y dimensionar tentativamente el futuro sistema así como elaborar un
esquema del servicio. e. Levantar la información de campo preliminar f. Levantar un croquis de la localidad. g. Obtener la aceptación de la población para la intervención. h. Identificar y registrar los recursos humanos y tiempos demandados para la futura actividad
de campo. i. Nombrar coordinadores locales
Es muy conveniente para la futura fase de ajuste del plan de trabajo llenar los siguientes formularios opcionales:
a. Reporte de Caracterización Rápida de Proyecto (formato R002C) b. Registro de Recursos necesarios para la Fase de Campo (Formato Reg001C)
Componente Elaboración Plan de Trabajo para la toda la consultoría
Como resultado de la reunión con las autoridades municipales y del reconocimiento de localidades, el Jefe del Equipo Consultor tendrá suficiente información como para programar sus actividades para toda la consultoría. Si ha llenado los documentos mencionados en el Tip anterior se le facilitará enormemente esta actividad.
Parte 2: Actividades del Verificador previas a la etapa de Elegibilidad 2.1 Verifique que los miembros del Equipo de Trabajo del Consultor dispongan de los
formularios necesarios antes de partir Antes de que las brigadas de Especialistas Consultores salgan al campo es necesario que verifique que están llevando los siguientes formularios:
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ACT001 Acta de Definición de Localidades elegibles para ser intervenidas por el Programa Nacional de Saneamiento Rural (tres ejemplares por cada Municipalidad)
ACTOO5 Reporte de Elegibilidad de la Localidad en Reconocimiento (dos ejemplares por cada localidad)
Opcionales:
R002C Reporte de Caracterización Rápida de Proyecto (dos ejemplares por cada localidad) Reg001C Registro de Recursos necesarios para la Fase de Campo (dos ejemplares por cada
localidad)
Estos formularios pueden descargarse del aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
Los formularios son sólo una parte de los materiales que los verificadores deberán llevar al campo cuando visiten las localidades. Otros materiales son por ejemplo los siguientes:
a. Un GPS con altímetro barométrico incorporado. b. Un teléfono celular con saldo suficiente con chip de un proveedor con
cobertura de la zona. c. Cartografía de la zona (mapas viales, mapas bases) d. Cartografía o croquis de cada localidad o una imagen obtenida del Google
Earth. e. Credenciales y cartas de presentación del alcalde así como el nombre de las
autoridades de la localidad o residentes notables.
Parte 3: Actividades del Verificador durante la etapa de Elegibilidad Conforme los especialistas consultores retornen de campo o se acerquen para coordinar durante las operaciones, éstos entregarán al Jefe de Equipo de Consultores las copias correspondientes al PNSR de:
ACT001 Acta de Definición de Localidades elegibles para ser intervenidas por el Programa Nacional de Saneamiento Rural
ACTOO5 Reporte de Elegibilidad de la Localidad en Reconocimiento
El Jefe de Equipo de Consultores revisará el Acta y el Reporte y se las entregará al verificador.
El Verificador revisará estos documentos para verificar su completitud o detectar anomalías y, de estar correcto, se irán ingresando al sistema utilizando los formularios WEB siguientes:
L001W Listado localidades Elegibles por municipio L002W Listado localidades Elegibles por Reconocimiento
La forma de ingreso del “Listado localidades Elegibles por municipio” y “Listado localidades Elegibles por Reconocimiento”en el Sistema se describe en el Capítulo 3 del Manual de Operación del Aplicativo WEB PNSR-REFLEX
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Esta actividad es denominada Registro continuo de Localidades Elegibles y está descrita en el gráfico 01.
Gráfico 01 Procedimiento de registro en el sistema de las localidades elegibles
Es sumamente importante que el verificador vaya ingresando los datos conforme los especialistas consultores le vayan alcanzando las actas y reportes pues éstos al estar en WEB podrán ser revisados en línea por el Administrador de Contrato e ir declarando localidades elegibles conforme disponga la información. El EPET al comprobar, en línea, que se ha alcanzado un número razonable de localidades podrá declarar una fecha límite oficial de elegibilidad.
En caso de que el Acta o el reporte entregado por el Jefe de Equipo Consultor sea observada, el Verificador le devolverá estos documentos para que haga las subsanaciones correspondientes. Los principales motivos de la observación son la falta de completitud, inconsistencias con las visitas que hubiera realizado por el Verificador.
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Grafico 02 Diagrama de Flujo del proceso de registro en el sistema de las localidades elegibles
Un asunto clave es que el verificador trate de obtener una copia de toda la información recopilada por el Especialista Consultor durante la etapa de elegibilidad. Por ejemplo, croquis de la localidad, croquis de la ruta de conducción, coordenadas de la fuente de agua, datos de población, etc. Esto es muy importante pues es un insumo para las visitas de inspección ex post facto.
Durante la etapa de Elegibilidad el verificador técnico y el social deberán hacer visitas inopinadas a aquellos lugares en donde esté operando el Equipo de Trabajo del Consultor a fin de verificar el cumplimiento de las actividades. Asimismo se programarán visitas de inspección ex post facto a fin de determinar el cumplimiento de los trabajos. A fin de programar las visitas inopinadas y de inspección el Verificador empleará el cronograma de visitas a municipios y localidades acordado previamente.
Parte 4: Actividades del Verificador al término de la etapa de Elegibilidad La conclusión de la Etapa de Elegibilidad está prevista a los 15 días de firmado el contrato. Sin embargo la fecha oficial de culminación será declarada por el EPET. La culminación de la Etapa de Elegibilidad significa dos cosas para el Jefe del Equipo Consultor y el Verificador:
a. Que las localidades que se han declarado elegibles hasta ese momento se tendrán en consideración en la elaboración de la adenda al contrato.
b. Que es momento de que el Consultor presente su informe de elegibilidad (incluyendo plan de trabajo).
c. Que el Verificador debe presentar un informe sobre el desarrollo de la etapa de elegibilidad.
Esto no significa que se suspendan las actividades de elegibilidad pues puede haber localidades que fueron declaradas no elegibles inicialmente pero tienen potencial para revertir su condición. Estas
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localidades serán, de ser elegibles, incorporadas al contrato bajo la forma de adenda y se consideraran los retrasos para fines de contabilizar los tiempos.
4.1 Declaración de Conformidad del Informe de Elegibilidad El Jefe de Equipo Consultor, una vez concluido su informe de elegibilidad deberá entregarlo al Verificador para la conformidad. El informe de elegibilidad comprende:
Resumen de actividades ACT001 Actas de Definición de Localidades elegibles para ser intervenidas por el
Programa Nacional de Saneamiento Rural firmada por la Autoridad Municipal y Especialista Consultor que visitó el municipio
ACTOO5 Reportes de No Elegibilidad de la Localidad en Reconocimiento firmada por el Especialista Consultor que visitó la localidad
Listado de las Localidades Elegibles. Programa de trabajo que incluye:
a. Cronograma de actividades b. Organización de operaciones c. Recursos demandados.
Una vez revisado y habiendo definido si el informe está conforme o no conforme, se registrará en el sistema. Luego, utilizando el sistema, se imprimirá dos copias del “Documento de Conformidad” serán firmadas por el Jefe de Equipo Consultor y Verificador.
Si la conformidad es negativa (no conforme), el Informe de Elegibilidad del Consultor y el Documento de Conformidad negativa serán devueltas al consultor para su mejora.
Si la conformidad es positiva, el Verificador podrá remitir el informe de elegibilidad al PNSR junto con su propio informe sobre el desarrollo de la etapa.
La forma de ingreso de la “Conformidad de Elegibilidad” en el Sistema así como la impresión del Documento de Conformidad de Elegibilidad se describe en el Capítulo 4 del Manual de Operación del Aplicativo WEB PNSR‐REFLEX
El gráfico 04 muestra un esquema del proceso.
Grafico 03 El Documento de Conformidad equivale
a colocar un sello de conformidad al informe de
elegibilidad o a cualquier entregable
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Gráfico 04 Esquema de Conformidad de Informe de Elegibilidad
Nota: Si alguna localidad no fueron visitada o su situación de no elegibilidad puede ser revertida, esta podrán ser incorporadas al contrato por una adenda futura.
El hecho de haber declarado la fecha de culminación de elegibilidad no significa que los especialistas consultores sigan retornando de campo con nuevas actas y reportes de elegibilidad. El Verificador deberá continuar ingresando estas a la aplicación WEB PNSR‐REFLEX aún después de haber concluido oficialmente la culminación de la etapa de elegibilidad.
Diagrama de Flujo de declaración de Conformidad a Informe de Elegibilidad
Gráfico 05 Diagrama de Flujo de Conformidad de Informe de Elegibilidad
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Parte 5: Formatos Formatos de empleo obligatorio
ACT001 Acta de Definición de Localidades elegibles para ser intervenidas por el Programa Nacional de Saneamiento Rural
ACTOO5 Reporte de Elegibilidad de la Localidad en Reconocimiento
Formatos opcionales
Reporte de Caracterización de Proyecto en Etapa de Elegibilidad (formato R002C) Registro de Recursos necesarios para la Fase de Campo (Formato Reg001C)
ACT001 Acta de Definición de Localidades elegibles para ser intervenidas por el Programa Nacional de Saneamiento Rural
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Capítulo 3
Control de Progreso por parte de Verificador
durante etapa de perfil y expediente
Parte 1: Descripción de Actividad
Tras la declaración de conformidad de la etapa de elegibilidad arranca propiamente la etapa de desarrollo de Perfiles y Expedientes Técnicos. A lo largo de esta etapa el consultor de estudios tiene que desarrollar un conjunto de actividades, que en términos referenciales están esquematizados en el gráfico 01.
Gráfico 01 Esquema referencial del proceso de elaboración de perfiles y expedientesAdvertencia: Este gráfico es solamente referencial
Como se observará del gráfico 01, durante la etapa de perfil el Consultor de Estudios tiene que ir remitiendo estudio por estudio un conjunto de entregables. Los límites de tiempo y la calidad exigida están descritos en los Términos de Referencia del Contrato.
Parte 2: Actividades Control de Progreso ejecutadas por
Verificador durante las Etapas de Perfil y Expediente
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La característica principal del control del progreso durante la etapa de perfil y de expediente es que cada estudio (correspondiente a una localidad específica) es controlado independientemente. Este hecho se debe a que cada estudio puede tener fechas de inicio diferentes especialmente en la etapa de expediente y por lo tanto las fechas de entregables y cumplimiento de actividades son singulares.
Tanto en la Etapa de Perfil como en la de Expediente existen cuatro mecanismos de control de progreso que se aplican para cada estudio:
a. El Registro y Control de Progreso que consiste en verificar la oportunidad del cumplimiento de actividades críticas llamadas checkpoints.
b. El otorgamiento de conformidades por parte del Verificador a los entregables del Consultor de Estudios.
c. Informe Periódicos del Verificador: A los 60 días de inicio de operaciones de la consultoría A los 110 días de inicio de operaciones de la consultoría A los 40 días de haberse iniciado la elaboración de los expedientes A los 80 días de haberse iniciado la elaboración de los expedientes.
d. Reporte preliminar de Caracterización de Estudios por localidad. Adicionalmente el verificador tiene que registrar los cambios de personal que ocurran durante los estudios. En el gráfico 02 se muestra un esquema de esos mecanismos
Gráfico 02 Esquema de mecanismos de control de progreso (no se incluyen informes situacionales)
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Registro y Control de Progreso
A lo largo de cada estudio existe un conjunto de actividades críticas que tienen que ser cumplidas a tiempo o de lo contrario retrasará la culminación de los estudios. El cumplimiento de estas actividades constituye checkpoints que nos permiten detectar tempranamente potenciales retrasos o cuellos de botella. Las Tablas de Avances Programados (checkpoints) de la etapa de perfil se muestran en la tabla 1 y 2.
Periódicamente el Verificador deberá ir registrando el avance efectuado por el Equipo empleando para ello los siguientes formatos:
a. Registro de progreso de Proyecto en Fase de Perfil (R004Wa)
b. Registro de progreso de Proyecto en Fase de Expediente (R004Wb)
El Verificador registrará en ellos la fecha en que cada una de las actividades críticas (checkpoints) es cumplida por cada estudio/localidad. La obtención de la fecha será por observación directa o por consulta a los miembros del Equipo Consultor. La forma cómo obtendrá esta fecha de culminación de actividad por estudio dependerá de un acuerdo procedimental con el Jefe del Equipo de Consultores. He aquí algunas alternativas:
a. Reuniones informativas de fin o inicio de jornada con el Jefe del Equipo Consultor
b. Preguntas directas a los especialistas
c. Reportes diarios de trabajo entregados por el Jefe de Equipo Consultor.
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Tabla 01: Tabla de Avances Programado Checkpoints durante Etapa de Perfil
Tabla 02: Tabla de Avances Programado (Checkpoints) durante Etapa de Expediente
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Luego, el verificador comparará los datos del Registro de Progreso con la Tabla de Avances Programado. Si detecta retrasos o anomalías comunicar al Jefe de Consultores para que tome las acciones correctivas.
Finalmente el Verificador debe transcribir estos registros (Registro de progreso de Proyecto en Fase de Perfil - R004Wa y en Fase de Expediente - R004Wb) al aplicativo WEB PNSR-REFLEX. Se sugiere que este ingreso de datos al final de cada jornada o durante la jornada. Para fines de evitar dobles registros, el Verificador Técnico es la única persona autorizada para ejecutar los registros en WEB.
La forma de ingreso de los registros de avance en el Sistema se describe en el Capítulo 5 del Manual de Operación del Aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
En el gráfico 05 se esquematiza el proceso.
Grafico 05: Esquema de control de Progreso
El diagrama de flujo se explicita en el gráfico 06
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Grafico 06: Diagrama de control de Progreso
Otorgamiento de Conformidades
De acuerdo a los términos de referencia el Consultor de Estudios debe presentar cada estudio por parciales (entregables):
a. Primera parte de Perfil: a los 60 días de firmado el contrato b. Perfil Concluido: a los 110 días de firmado contrato c. Primera parte de Expediente: a los 40 días de haberse declarado la viabilidad del perfil
correspondiente d. Expediente Completo: a los 80 de haberse declarado la viabilidad del perfil correspondiente
Cada uno de estos parciales tiene que ser revisado por el Verificador a fin de que le otorgue una conformidad y quede expedito para que el consultor lo remita al PNSR.
Debido al hecho de que cada estudio tiene diferentes niveles de complejidad y diferente inicio, el consultor no va a entregar todos los parciales al mismo tiempo sino distribuidos en el tiempo. Esto significa que el Verificador va a ir dando conformidades de acuerdo al ritmo que estos son entregados por el consultor. Esto se pone en evidencia en el gráfico 02.
Procedimiento de otorgamiento de conformidades durante etapa de Perfil y Expediente
El proceso se inicia cuando el Jefe de Equipo Consultor alcanza el entregable al Verificador. El Verificador, después de revisarlo el Verificador emite un Documento de Conformidad que puede ser positivo o negativo. Se deben emitir dos copias.
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El documento de conformidad no es un informe sino un medio de acreditar que el entregable es conforme o no conforme. Es algo así como un sello que permite muy rápidamente detectar la conformidad o no conformidad del entregable.
Para emitir ese documento, el Verificador, debe registrar primero la emisión de la conformidad en el Sistema empleando el aplicativo WEB PNSR-REFLEX y luego imprimir
La forma de ingreso de las conformidades en el Sistema y la posterior impresión del “Documento de Conformidad” se describe en el Capítulo 6 del Manual de Operación del Aplicativo WEB PNSR‐REFLEX
Si el documento de conformidad es positivo, el Verificador remitirá el entregable adjuntando el documento de Conformidad al PNSR. En caso sea negativo, el Verificador se lo devolverá al Jefe de Equipo Consultor para ser completado.
El criterio que el verificador considerará para la conformidad le será alcanzado por el PNSR
El esquema de conformidad de entregables se muestra en el gráfico 03.
Gráfico 03 Esquema de Conformidad de Entregables
Estos formatos de conformidad se presentan al final del presente capítulo.
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Gráfico 04 Diagrama de flujo de otorgamiento de conformidad de Entregables
Informes Periódicos del Verificador
Son evaluaciones que debe presentar el Verificador sobre el desarrollo de la consultoría. Estos informes son los siguientes:
En la Etapa de Perfil:
A la culminación oficial de la Primera Parte del Perfil (A los 60 días de inicio de operaciones de la consultoría)
A la culminación oficial del Perfil (A los 110 días de inicio de operaciones de la consultoría)
En la Etapa de Expediente:
A la culminación oficial de la Primera Parte del Expediente (A los 40 días de haberse iniciado la elaboración de los expedientes).
A la culminación oficial del Expediente (A los 80 días de haberse iniciado la elaboración de los expedientes).
El contenido de los informes así como los formatos correspondientes le serán entregados por el PNSR en su oportunidad.
En el caso de la Etapa de Perfil, las fechas oficiales de culminación de primera parte de perfil y perfil se contabilizan a partir de un solo momento: el inicio oficial de operaciones (día 0). Sólo hay excepciones como son aquellos estudios correspondientes a localidades que revertieron su situación de inelegibilidad y fueron incorporadas al contrato con posterioridad.
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En la Etapa de Expediente las cosas son diferentes. El inicio de cada Expediente estudio depende de la fecha en que sus perfiles fueron declarados viables. A fin de evitar una multiplicidad de inicios se ha decidido declarar fechas de inicio de Expedientes oficiales por bloques de estudios.
Gráfico 07: Esquema de las fechas oficiales de inicio de Expediente
La consecuencia desde el punto de vista operativo es que el verificador tiene que presentar un informe periódico a los 40 días y 80 días para cada uno de los bloques. Si son tres bloques tendrá que presentar seis (6) informes.
Reporte preliminar de Caracterización de Estudios por localidad
Este reporte tiene por finalidad brindar al PNSR una idea general de las características del estudio antes de concluir el Perfil. El formato para este reporte es: Reporte de Caracterización Preliminar de Localidades (RR001W) y se encuentra al final del presente capítulo. Este reporte deberá ser llenado por Estudio de acuerdo a cómo se vaya caracterizando el proyecto.
Este reporte es por estudio tiene que ingresarse al Sistema de Información del PNSR en un máximo de 60 días de haberse iniciado las operaciones.
La forma de ingreso del “Reporte de Caracterización Preliminar de Localidades” se describe en el Capítulo 7 del Manual de Operación del Aplicativo WEB PNSR-REFLEX
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Parte 3: Formatos
a. Conformidad de 1ra Parte de Perfil (CONF001P)
b. Conformidad de Perfiles culminado (CONF002P)
c. Conformidad de 1ra Parte de Expediente (CONF001E)
d. Conformidad de Expedientes culminados(CONF002E)
e. Registro de Progreso por estudio en Etapa de Perfil (R004Wa)
f. Registro de Progreso por estudio en Etapa de Expediente (R004Wb)
g. Reporte de Caracterización Preliminar de Localidades (RR001W)
Conformidad de 1ra Parte de Perfil (CONF001P)
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Registro de Progreso por estudio en Etapa de Perfil (R004Wa)
Registro de Progreso por estudio en Etapa de Expediente (R004Wb)
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Capítulo 4
Actividades permanentes del Verificador A lo largo de toda la consultoría el Verificador tiene que ejecutar dos actividades relacionadas con el Sistema de Información del PNSR. Estas son las siguientes:
1. a. El registro de los cambios de la composición del Equipo Consultor
2. b. El monitoreo permanente del progreso del Consultor
Existen un conjunto de actividades relacionadas con la calidad de los productos entregados como son la verificación en campo de las operaciones del consultor, la observación de las evidencias dejadas por el consultor en su paso por las localidades, entrevistas con las autoridades municipales y locales, colección de data en campo para contrastar con aquella presentada por el consultor, empleo de imágenes satelitales para observar la veracidad de la información relevada en campo por el consultor de estudios, empleo de estándares en el procesamiento de la información y el diseño de ingeniería y otras. Todas estas escapan al alcance de la presente guía.
La descripción de las actividades así como los procedimientos a y métodos a emplear para asegurar la calidad de los entregables serán proporcionados por el personal técnico del PNSR.
Parte 1: El registro de los cambios en la composición
del Equipo Consultor A lo largo de la Etapa de Elegibilidad, de Perfil y de Expediente la composición de los miembros del Equipo consultor van a cambiar inevitablemente. Estos cambios obedecen a la aparición de nuevos requerimientos profesionales, la deserción de algunos miembros o simplemente decisiones del consultor de estudios para mejorar el rendimiento. Todo cambio de personal tiene implicancias contractuales así como prácticas.
Estos cambios de personal deben ser registrados por el Verificador en el Sistema de Información del PNSR para fines de guardar un historial de cambios pero sobre todo para que el EPET pueda ser alertado en tiempo real de ellos y tomar acciones pertinentes.
Cuando detecta un cambio de personal de consultora o es informado de ello por parte del Jefe del Equipo Consultor, el Verificador lo registrará en su cuaderno de bitácora con los datos personales el cargo que asumirá especialidad, su DNI y su número de Celular. Es muy conveniente que cuando asiente este cambio en su cuaderno de bitácora, esta anotación sea firmada por usted y el Jefe del Equipo Consultor. Esto le servirá de documento probatorio ante cualquier discusión posterior.
Luego, apenas tenga oportunidad de tener acceso a Internet debe ingresar estos datos al sistema utilizando el aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
La forma de ingreso de los cambios de personal en el Sistema se describe en el Capítulo 8 del Manual de Operación del Aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
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El esquema del proceso se muestra en el gráfico 01
Gráfico 01: Esquema de Registro de Cambios de Personal
Parte 2: El monitoreo permanente del progreso de la
Consultoría
A lo largo de la consultoría usted ha ido registrando el progreso de las actividades del consultor así como las Conformidades otorgadas. Esta data se almacena en una base de datos residente en la nube de Internet. Esta data ingresada es procesada en servidores de tal manera que pueda ser presentada a usted de una manera útil. Por el momento se han desarrollado dos tipos de interfaces para el empleo práctico de la información ingresada. Estas son:
3. a. El Tablero de Control
4. b. La interfaz de Trazabilidad
El Tablero de Control (o dashboard)
El Tablero de Control es una interfaz gráfica que el proporciona el Sistema de Información del PNSR para visualizar el estado de los estudios en línea. Conforme la información es ingresada al sistema, un motor de software la procesa de tal manera que permita una actualización inmediata de la vista del desempeño de las actividades.
El tablero de control le permite identificar aquellos proyectos que están es sus tiempos y los que se encuentran retrasados. A partir de ello uno puede indagar la causa de los problemas y resolverlos con prontitud.
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Gráfico 02 Tablero de Control
Interfaz de trazabilidad (traceability)
Trazabilidad es definida como la capacidad de rastrear los estados en que se encuentra cada estudio tanto en su fase de Perfil y Expediente en un momento dado. Esto significa la capacidad de conocer el historial del Estudio, tales como el momento en que se concluyó tal o cual actividad y si estuvo atrasada o no en ese momento. Esto es posible debido a que cada evento ocurrido fue registrado por el Verificador.
La interfaz de trazabilidad le permite visualizar gráficamente la cronología de cada uno de los Estudios por localidad. Ver gráfico 03.
La forma de ejecutar el monitoreo permanente del progreso de la consultoría empleando el Sistema de Información del PNSR se describe en el Capítulo 9 del Manual de Operación del Aplicativo WEB PNSR-REFLEX.
Grafico 03 Historial del Estudio
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