producto final
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PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para sustentar de la siguiente manera:
• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la Ficha Técnica en cada carpetaFicha Técnica en cada carpeta, el docente establecerá los documentos que deberá archivar el estudiante.
• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando un sitio en la WEBcreando o utilizando un sitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.
1. CONCEPTUALIZACIÓN
DOCUMENTOEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte
REGISTRO
Documento que presentaresultados obtenidos o proporciona evidencia
de Actividadesdesempeñadas
LO PRINCIPAL
Garantizar:
Fácil acceso a los registros
Preservación adecuada
(Orden - Ambiente)
Verificables
No manipulables
CONTROL DE LOS REGISTROS
PARÁMETROSPARÁMETROS
RESPONSABLE DE ARCHIVAR Persona asignada
para archivar . (Quién los archiva?)
IDENTIFICACIÓN Por tipo de registro /
área / proyecto / servicio (Cómo los
archivo?)
RECUPERACIÓN
Quiénes tienen acceso. Cuáles no
tienen acceso (Quién los consulta?)
CÓMO RECUPERAR
Alfabético / cronológico / código /
consecutivo (Cómo los consulto?)
ALMACENAMIENTO
Sitio específ ico donde se va a
guardar (Dónde los archivo?)
TIPO DE REGISTRO
Escrito, magnético, óptico, etc. (Cómo los
registro?)
TIEMPO DE RETENCIÓN Archivo activo:
período/año / eventos (Cuánto los archivo?)
Por tablas de retención documental
DISPOSICIÓN Qué hacer con el
documento después del período de conservación.
CON
TRO
L D
E LO
S RE
GIS
TRO
SCO
NTR
OL
DE
LOS
REG
ISTR
OS
a. APROBAR ANTES DE EMISIÓN
b. REVISAR, ACTUALIZAR Y APROBAR CAMBIOS
c. IDENTIFICAR CAMBIOS Y ESTADO
DE REVISIÓN
d. DISTRIBUIR DOCUMENTOS A
INTERESADOS
f. IDENT. Y CONTROL DE DOC EXTERNOS
g. PREVENIR USO DE OBSOLETOS E
IDENTIFICARLOS
1. Quién1. Quién debe aprobar los
documentos?2. Cuándo2. Cuándo se deben
revisar y actualizar los documentos?
3. Quién3. Quién debe aprobar las
modif icaciones?
4. Cómo4. Cómo se identif ica la vigencia de los
documentos?
5. Cómo5. Cómo se identif ican los cambios en los
documentos?6. Quién6. Quién debe tener los
documentos vigentes?
7. Cuáles7. Cuáles son los documentos
vigentes?
8. Cómo8. Cómo hacemos legibles los documentos?
9. Cómo9. Cómo se identif ican los documentos?
10. Cómo10. Cómo se identif ican los
documentos externos?
11. Quién11. Quién debe tener los
documentos externos vigentes?
12. Qué12. Qué debemos hacer con los documentos
obsoletos?
13. Cómo13. Cómo se identi f ican los documentos obsoletos?
2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICAFormaciónFormación
1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse
2. Quién debe aplicarlos3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato específico.
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,
establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de
una manera eficaz, eficiente y uniforme.
ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los
documentos las normas técnicas de archivo.
Definiciones a tener en cuenta
Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán otorgarle a estos documentos la disposición que mejor responda a sus necesidades.
Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente, y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la Unidad , que son los documentos obligatorios de origen externo.
Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones
documentales acorde con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora .
Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos.
Eliminación de documentos: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y no tienen valor histórico.
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y digital
•Permite gestionar de manera óptima los documentos
•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico o digital
•Permite determinar el período de manejo del documento
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