principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los archivos

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y

PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

¿Qué significa procedencia?

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, procedencia significa origen, principio de donde nace y se deriva algo.

Desde el punto de vista archivístico, el DTA (1995) y Carnicer y Generelo (1999) lo definen como el organismo o persona que ha creado, reunido, conservado y/o utilizado los documentos en el desempeño de su actividad como persona física o jurídica.

Principio de procedencia

• En Archivística, el principio es universalmente aceptado.

• No responde a un único término.

• Tampoco a una única definición.

• Las variaciones responden más a la aplicación del principio que a su concepción.

Principio de procedenciaDuchein plantea que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos que provienen de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinadas.

La justificación del principio radica en considerar a los documentos como un producto natural de la actividad del / organismo / ente / entidad / agency /

provenietzelle / que los ha formado.

Principio de procedencia• Los franceses lo denominaron “respect de

fonds”.

• Apareció tardíamente, en el siglo XIX.

• Previamente, ni los administradores ni archivistas en ningún país, tuvieron el menor escrúpulo en dividir y dispersar documentos de un mismo origen, ni en mezclar y reagrupar documentos de diversas procedencias, por razones de comodidad.

Principio de procedencia• Por ello, todas las clasificaciones de archivos

que nos han llegado de entonces están concebidas por "materias", por "temas", por "lugares", etc., lo que significa que para su realización, se rompió el orden en que los documentos fueron producidos. Ello es un error.

Ejemplo: “Archives Nationales” de la

Revolución Francesa

“Archives Nationales”• Sección "Legislativa": para los documentos

de las asambleas revolucionarias;

• Sección "Administrativa": para los documentos de los nuevos ministerios;

• Sección "dominio público": para los títulos de propiedades del Estado;

• Sección "Jurídica": para los documentos de los tribunales;

• Sección "histórica": documentos de especial interés histórico.

¿Qué hicieron?

FONDO

Fondo por

materias

Fondo por

temática

Fondo por lugar

FONDO FONDO

Resumen: violaron el principiode procedencia

Origen del PrincipioEn 1841, el historiador francés Nataly de Wailly fue el primero en definir que se debían "... reunir los documentos por

fondos, es decir, reunir todos los títulos

(documentos) que provienen de un cuerpo o

de un establecimiento, de una familia o de

un individuo, y arreglar estos fondos con

sujeción a un orden determinado...“

No obstante, desde antes, ya había algunos otros ejemplos :

Antecedentes del Principio1. Archivo de la Corona de Aragón (1384): se

encontraba dividido en reinos y dentro de estos, en asuntos.

2. Archivo General de Simancas (1588): Diego de Ayala le informa al Rey que no es posible copiar la organización del Archivo de la Torre de Tombo de Portugal “ (…) por ser diferentes los destos reynos

de Castilla en despachos y divisiones de

facultades de papeles y negocios (…)”

Antecedentes del Principio3. Archivo de Indias (1790): hablan de

“colecciones de papeles según las oficinas

que lo remitan”.

4. En Italia, Francesco Bonaini (1875): plantea que “hay que disponer el material

documental separadamente por

dicasterio, magistratura, administración,

corporación, notario, familia o persona,

según el orden histórico de los asuntos y

de los documentos”.

Antecedentes del Principio5. Prusia (1881): publicaron un Reglamento

para la ordenación de los Archivos Secretos Estatales que disponía, que las divisiones principales dentro de los Archivos Estatales, se formarían separando los documentos según el origen de sus unidades administrativas originales.

6. Países Bajos (1897): el gobierno expidió un reglamento recogiendo el principio de procedencia.

Antecedentes del Principio7. Archiveros holandeses (1898): publican su

manual que recoge los dos principios.

8. EE.UU (1909): Leland declaró la necesidad de adoptar este principio.

9. Inglaterra (1922): Jenkinson impulsó ambos principios en su Manual, donde señala la necesidad de un estudio sobre las funciones de la administración ante los problemas para relacionar los documentos con sus oficinas productoras.

Razones del principio1. Los archivos son un resultado natural de las

funciones y/o actividades de la Administración, de una persona o entidad privada.

2. El documento de archivo no tiene razón de ser si no pertenece a un conjunto.

3. El sitio de un documento de archivo, está dentro del seno de un proceso funcional del cual es un elemento, por mínimo que sea.

4. Nunca se concibe aislado.

Dificultades del principio

Definición de fondo y jerarquía

Cambios de competencias

Definición de

procedencia

Fondo cerrado y abierto

Clasificación de un fondo

abierto

Clasificaciones dadas por el organismo

La definición del "fondo" con respecto a la jerarquía de los organismos productores de

archivos1. No hay dificultad para organismos sencillos.

2. El problema se complica con organismos complejos estructuralmente, con sus propias competencias, que forman conjuntos documentales individuales.

Entonces… ¿cuántos fondos forman?

Dos variantes de soluciónVariante Maximalista:todos los documentos

producidos por los diferentes niveles de

la misma organización o institución, forman

un mismo fondo único

Variante Minimalista:reduce el fondo al

nivel de la más pequeña célula

funcional posible

Variante maximalista

1.1. Oficina del Ministro1.1.1. Oficina de Asesor1.1.2. Oficina de Secretaria

1.2. Vice-ministros1.3. Dir. Recursos Humanos

1.3.1. Dpto. de Personal1.3.1.1. Área Artistas

INSTITUCIÓN1. MINISTERIO DE CULTURA

2. EMPRESA ATENCIÓN A TEATROS

3. DIRECCIONES PROVINCIALES

ÚNICO FONDOMINISTERIO DE

CULTURA ?

Variante minimalista

1.1. Oficina del Ministro1.1.1. Oficina de Asesor1.1.2. Oficina de Secretaria

1.2. Vice-ministerios1.3. Dir. Recursos Humanos

1.3.1. Dpto. de Personal1.3.1.1. Área Artistas

INSTITUCIÓN1. MINISTERIO DE CULTURA

2. EMPRESA ATENCIÓN A TEATROS

3. DIRECCIONES PROVINCIALES

FONDO

FONDO

FONDOFONDO

FONDO

FONDOFONDO

FONDO

FONDO

?

Dos variantes de soluciónVariante Maximalista:todos los documentos

producidos por los diferentes niveles de

la misma organización o institución, forman

un mismo fondo único

Variante Minimalista:reduce el fondo al

nivel de la más pequeña célula

funcional posible

Ambas variantes son erróneas

Entonces… ¿cuándo se forma un fondo?

• Cuando el organismo posea nombre y existencia jurídica propios.

• Con atribuciones precisas estables.

• Con jerarquía administrativa.

• El Jefe sea responsable con poder de decisión.

• Con organización interna conocida.

Repercusiones en los fondos por cambios en competencias

de los organismos Formas:a) Supresión de competencias b) Creación de competenciasc) Caso mixtod) Competencias temporales

Todas generan modificaciones en la estructura de la Institución

No generan grandes problemas archivísticos, salvo la variación en la cantidad de documentos del fondo

Repercusiones en los fondos por cambios en competencias

de los organismos Formas:a)Transferencia de competencias de organismo

vivo a otro vivo.b)Transferencia de competencias de organismo

cesado a otro vivo.

Además de generar cambios en la estructura del organismo productor,

también los genera en el fondo

Transferencia de competencias de un

organismo vivo a otro vivo

Transferencia

Competencias

Documentos

Organismo 1

Fondo 1

Organismo 2

Fondo 2Fondo 2Fondo 1

Transferencia de competencias de un

organismo cesado a otro vivo

Transferencia

Competencias

Documentos

Organismo 1

Fondo 1

Organismo 2

Fondo 2Fondo 2 y Fondo 1

La “procedencia”. Caso 1

Organismo productor

X

Archivo Intermedio o Histórico

La procedencia es del propio

productor X

Fondo

X

La “procedencia”. Caso 2Organismo productor

en activo X

Archivo Intermedio o Histórico

La procedencia

es del

productor Y

Organismo en activo

Y

Fondo

Y

La “procedencia”. Caso 3Organismo productor

cesado X

Archivo Intermedio o Histórico

La procedencia

es del

organismo X

Organismo en activo

Y

Fondos

Y y X

Fondos cerrados, abiertos y la clasificación dada por los

productores1. La clasificación archivística se ve más

alterada si el fondo está abierto.

2. Si hay cambios frecuentes en la estructura.

3. Se puede respetar la clasificación dada por los organismos productores, siempre que sean reflejo de la estructura de la institución y de sus variaciones en el tiempo.

Clasificación

1. Si el organismo productor ha cambiado mucho reiteradamente, se puede emplear una clasificación por periodos cronológicos, al menos de 10 años de duración.

Según Mendo (2004) la aplicación de principio de procedencia

garantiza…1. La integridad administrativa de un fondo y

su pleno valor de testimonio.

2. La facilidad física e intelectual al acceso a los documentos generados y recibidos por la misma institución o persona mediante su reunión y descripción completa, independientemente de su forma, medio o volumen.

Garantiza además…

3. Desde el punto de vista intelectual, preserva la objetividad de los documentos en sus funciones, procesos y relaciones con el productor, reflejados en la propia organización.

4. Evita toda interpretación errónea y la subjetividad, puesto que un documento normalmente no tiene nada más que una procedencia.

Comprobación1. Diga si es verdadero o falso.

FF

V

a) El principio de respeto del fondo es importante para las bibliotecas.

b) La procedencia es el lugar definitivo donde se guardará el fondo.

c) Si se transfiere el fondo de un organismo que ya no existe, a otro que sí existe, habrá 2 fondos con 2 nombres distintos.

Conclusión parcial

1. El principio de procedencia es el fundamental en la Archivística porque es el que asegura que se respete al productor del fondo en el Archivo y por consiguiente, que permanezcan unidos todos los documentos que produjo.

PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL

Antecedentes del principio de respeto al orden original

1. Prusia (1881): “a cada dependencia debe designársele un área de acumulación con el fin exclusivo de guardar los documentos de esa dependencia”.

2. Manual de archiveros holandeses (1898):“necesidad de mantener el orden original no solo para conservar el orden sino respectar también la estructura orgánica original”.

Principio de respeto al orden original

1. Principio según el cual, cada documento debe estar colocado en el fondo de archivos del que proviene y, en ese fondo, en su sitio de origen.

2. Este principio significa que se debe respetar la clasificación dada a los documentos en su oficina de origen.

Principio de respeto al orden original

1. Es el segundo principio más importante de la Archivística.

2. Precisa que en la organización archivística, los documentos mantengan su orden originario.

3. Ello asegura que los documentos sean verdadera expresión de la estructura, relaciones, funciones y/o actividades de la entidad productora.

Principio de respeto al orden original

1. Este principio tiene más que ver con la estructura interna del fondo, estructura que tiene que reflejar la forma en que se concibieron y produjeron los documentos originariamente por la institución.

2. Esto pasa por no alterar la organización dada al fondo por quien lo produjo, para que refleje sus actividades.

Ejemplo

1. Acta de reunión

2. Acta de reunión

3. Informe de reunión

4. Acta de reunión

5. Acta de reunión

6. Informe de reunión

7. Informe de reunión

1. Acta de reunión

2. Acta de reunión

3. Acta de reunión

4. Acta de reunión

5. Informe de reunión

6. Informe de reunión

7. Informe de reunión

1. Acta de reunión

2. Acta de reunión

3. Informe de reunión

4. Acta de reunión

5. Acta de reunión

6. Informe de reunión

7. Informe de reunión

1. Acta de reunión

2. Acta de reunión

3. Acta de reunión

4. Acta de reunión

5. Informe de reunión

6. Informe de reunión

7. Informe de reunión

Actas de reunión

Informes de reunión

Comprobación1. Diga si es verdadero o falso.

V

V

a) El principio de respeto al orden original es el segundo principio más importante de la Archivística.

b) Este principio plantea que se debe respetar el orden dado a los documentos por quien lo produjo.

Conclusiones

1. El principio de procedencia es lo más importante de la Archivística. Es el que asegura que no se deben mezclar los documentos de diferentes productores, lo cual es la base de todo el trabajo archivístico.

2. Es importante también respetar el orden original dado a los documentos por su productor.