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7 pasos para lograr mejora continua
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7 pasos para lograr mejora continua¿Qué es mejora?
Progreso o aumento de algo, cambio o modificación hecha en algo para mejorarla. Para el
Aplicativo SIGEPRE, la mejora significa plan de mejoramiento.
¿Qué es un plan de mejoramiento?
Son los criterios de soluciones para una no conformidad real u oportunidad de mejora.
¿Qué tipo de planes de mejoramiento existen?
1. Correctivo: se solicita cuando existe una No Conformidad Real – NCR, esto es cuando
existe un Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Al formular
un plan de mejoramiento correctivo, establezco un conjunto de acciones para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. (Ej. Se derramó el
vaso de agua sobre el computador, qué debo hacer para que no vuelva a ocurrir?)
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7 pasos para lograr mejora continua
2. Mejora: Se solicita cuando existe una Oportunidad de Mejora – OM, esto es cuando se ha
definido un criterio para mejorar un procedimiento, proceso o actividad.
(Ej. No he incumplido con mi trabajo pero ¿Cómo lo hago más eficiente? Realizo un tutorial de
planes de mejoramiento)
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7 pasos para lograr mejora continua¿Quién solicita un plan de mejoramiento?
La solicitud de planes de mejoramiento tiene 3 fuentes principales:
1- Cuando es por auditoria externa de Entes de Control y Auditoría Interna: Lo solicita la Jefe
de la Oficina de Control Interno al obtener aspectos no conformes.
2- Cuando es por Auditoria Externa del ICONTEC: lo solicita el Jefe de la Oficina de
Planeación cuando le declaran no conformidades al SIGEPRE.
3- Cuando es por Autocontrol: Lo solita el jefe o enlace de la dependencia o proceso… “Yo”.
¿Cómo documento un plan de mejoramiento?
1. Identificando el Procedimiento de Formulación, ejecución y evaluación de planes de
mejoramiento P-EM-06, el cual podrás consultar en el aplicativo SIGEPRE… y que resumo a
continuación.
2. Aplicando los 7 pasos del flujo de mejoramiento en el modulo Mejoras del aplicativo
SIGEPRE, como se muestra en el siguiente esquema:
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PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO
IDENTIFICO EL
HALLAZGO O LA
MEJORA
SOLICITO EL PLAN
DE
MEJORAMIENTO
EVALUO LA
EFICACIA
VERIFICO LOS
RESULTADOS
ASIGNO
RESPONSABLE DE
LA MEJORA
FORMULO PLAN DE
MEJORAMIENTO
VALIDO EL PLAN
DE
MEJROAMIENTO
REVISO Y
APRUEBO EL PLAN
EJECUTO LAS
ACCIONES
Ver presentación
¿Cómo formulo mi plan
de mejoramiento?
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
2. El procedimiento se resume en el aplicativo SIGEPRE en 7 pasos, así:
0.Solicitar
1.Asignar
2.Formular
3.Validar
4. Aprobar
5.Ejecutar
6. Verificar
7.Evaluar
A continuación se detallan cada uno de los 7 pasos del flujo de mejoramiento
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Mi jefe
Jefe Control
Interno
Jefe de Planeación
Soy Enlace
Esquema de solicitud en el aplicativo
0.Solicitar
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
En este paso el
responsable del proceso
y/o dependencia debe
asignar una persona,
quien se encargará de
formular el plan de
mejoramiento.
Esquema de asignación en el aplicativo
1. Asignar responsable de la mejora
4 Días
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
El funcionario designado
formula el plan, definiendo:
Fuente
Causas
Acciones
Metas
Tipo de plan
Opción de tratamiento
Esquema de asignación en el aplicativo
10 Días
2. Formular el plan de
mejora Consulta la presentación:
¿Cómo formulo mi plan de
mejoramiento?
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Paso donde el
responsable del
Proceso y/o
Dependencia valida la
formulación del plan y
remite a la Oficina de
Control Interno para su
aprobación.
Esquema de validación en el aplicativo
4 Días
3. Validar el plan de mejora
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
La Oficina de Control
Interno revisará la
coherencia de la acción
de mejora respecto al
hallazgo, el análisis de
causas, las tareas
planteadas y la meta a
lograr.
Esquema de revisión y aprobación en el aplicativo
10 Días
4. Revisar y aprobar
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
El responsable designado por
la dependencia o proceso
registra la información
soporte de los resultados
obtenidos de las acciones y
metas planteadas en el plan
de mejoramiento.
Esquema de ejecución en el aplicativo
Fecha inicial y final de cada actividad: corresponde a la asignada
en el paso de formulación del Plan de Mejoramiento
5.Ejecutar
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
La Oficina de Control Interno
evalúa los resultados
alcanzados y presentados en
el plan de mejoramiento
Esquema de verificación en el aplicativo
6. Verificar resultados
10 Días
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¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
La Oficina de Control Interno
evalúa la eficacia de las
acciones formuladas en el
plan de mejoramiento.
Esquema de evaluación de eficacia en el aplicativo
En Auditorías Internas y externas se evalúa la eficacia de todos los planes de mejoramiento suscritos
por el proceso y la Entidad.
Cuando mis planes son eficaces, estoy garantizando que las causas generadoras del hallazgo, no
volverán a ocurrir y contribuyo al mejoramiento continuo de mi proceso.
Cuando mis planes de mejoramiento no son eficaces, tendré que volver a reformular nuevas acciones!
7. Evaluar eficacia
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¿Qué beneficios obtiene mi proceso al
documentar mejoras?
Contribuyo al mejoramiento de la gestión institucional
Obtengo una gestión orientada al resultado
Evidencio la mejora continua de mi proceso
Contribuyo a una gestión limpia con cero hallazgos por auditoría
externa
Genero valor agregado a mi proceso y a mi Entidad
Aumento la satisfacción de mis clientes
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