preservacio registre general entrades i sortides

El Registre General Electrònic d’Entrades i Sortides

Preservar una base de dades de conservació permanent

Vicenç Ruiz i Gómez , Arxiu de Protocols de Barcelona.Joan Soler i Jiménez, Arxiu Municipal de Terrassa.

Novembre de 2009

Els Registres

Breu repàs històric

El registre a l’Antiguitat

Valor fedatari i de control administratiu:

• Egipte: Visir (Casa dels escrits segellats), es dotava d’autenticitat els documents privats mitjançant registre i aposició del segell reial.

• Grècia: Anàgrafe (registre oficial). Obligació de registrar contractes privats i decisions judicals

• Roma: Gesta Municipalia. Assentament de minutes de contractes privats al registre, elevant-los a documents públics

3

L’edat mitjana (1)

Valor fedatari i de control administratiu:

E decimos, que registro tanto quiere decir como libro que es fecho para remenbrança de las cartas e de los previlejos que son fechos. E tien pro, porque si el previllejo, o la carta se pierde, o se rompe, o se desaface la letra, por vejez o por otra cosa: o si viniere alguna dubda sobre ella por ser raída, o de otra manera qualquier, por el registro se pueden cobrar las perdidas e renovarse las viejas. Otro si, por él pueden perder las dubdas de las otras cartas de que han los omes sospecha. E aún yace o otra porque si alguna carta diesen como non devan, por el registro se puede probar quién la dio o en qué manera fue dada.

Partidas, III, llei VIII, capítol XIX

4

L’edat mitjana (2)

Cancelleries Reials• Primers registres a

partir del segle XIII• Registre, sovint íntegre,

del document emanat.• Llibres equivalen a

sèries, tant per tipus documental com per matèries

Notariat• Primers registres a

partir del segle XIII• Procés de doble o triple

redacció (imbreviatura)• Capbreu o llibre

general, també per tipus documental

5

L’edat mitjana (i 3)

Tipus de registres habituals a la Cancelleria catalana:

• Registra communia: comissions i encàrrecs a tots els empleats• R. gratiarum: privilegis i alguns diplomes solemnes, copiats

íntegrament.• R. officialium: des de 1303, nomenaments, separats segons estats.• R. secreta vel legationum: alta política internacional • R. curiae: correspondència de Jaume II amb súbdits i estrangers, de

nivell secundari • R. sigilli secreti: des de 1289, escrits durant els viatges regis, s’arriba

a 181 sota Pere III• R. econòmics: peccuniae, solutionum, thesauraii.

6

L’època moderna

Registratur:

• A l’Europa central i oriental (s. XVII-XVIII)

• Registre de tot document rebut o emès en relació amb un assumpte administratiu i remissió d’aquest a l’expedient corresponent (faszikel)

7

L’Estat liberal: el registre com a garantia per al ciutadà

La França Revolucionària

• Llei del 7 de mesidor de l’any II (25/06/1794), art. 37: “Tot ciutadà podrà demanar en tots els dipòsits, als dies i a les hores que es fixaran, la comunicació dels documents que hi siguin conservats: els hi serà lliurada gratuïtament i sense desplaçament, i amb la precaució convenient de vigilància”

Decret de creació del Ministeri d’Interior, de 27 d’abril a 25 de maig de 1791

8

La legislació a Espanya (1)

RD de 23 de juliol de 1835, para el arreglo provisional de los Ayuntamientos del Reino, articles 66-67.

• Tomará a su cargo el archivo, en donde se custodiaran los libros de actas del Ayuntamiento, los expedientes, papeles y documentos pertenecientes al mismo, poniendo en mayor orden los que traten de los derechos del Común.

• Llevará un libro registro para mayor claridad y facilidad en la busca de papeles cuando fuere menester.

• Copiará en libro separado todas las órdenes que se reciban, poniendo al margen un extracto de su contenido, y expresando a continuación el día que dio cuenta de ellas al Ayuntamiento.

9

La legislació a Espanya (2)

Llei de 19 d’octubre de 1889:Art. 2. 1: Obligació d’assentar al Registre general tota

sol·licitud, exposició, instància, comunicació o ofici.

Funcions: marcar el temps administratiu, racionalitzar el procediment administratiu, garantia per al ciutadà

Assentaments: assumpte, número d’entrada, data i domicili de l’interessat (si s’escau)

10

La legislació a Espanya (i 3)

Llei de 17 de juliol de 1958, sobre Procediment Administratiu:

• Art. 62: Dret a conèixer, en qualsevol moment, l’estat de la tramitació d’un expedient.

• Art. 65.1: Un únic registre per cada Ministeri o Organisme autònom “en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito, comunicació u oficio que sea presentado”.

• Art. 65.3: A cada assentament hi constarà un número de registre, epígraf expressiu de la seva natura, data de presentació, nom de l’interessat o oficina remitent, dependència a la qual s’envia (no s’ha d’extractar cap part del contingut).

11

La legislació a Itàlia (1)

Circular n. 17100/2 (1897) del Ministeri de l'Interior sobre els arxius municipals

• Cada document rebut o expedit ha de ser classificat dins una categoria i assentat al registre (art. 1)

• El registre s'inicia l'1 de gener i es tanca al 31 de desembre (art. 4)

• Es registren, amb numeració progressiva, documents, memòries i actuacions (art. 6)

• Expedients formats a partir del número del registre (art. 11-16)

12

La legislació a Itàlia (i 2)Reial Decret 35/1900, Reglament per a les oficines de registre i d'arxiu de

l'Administració Central

• Un registre per cada categoria del quadre de classificació (art. 15)

• Característiques dels assentaments (relligats en volums anuals, 35x45cm, escrits de forma nítida)

• Es registra el document principal de cada comunicació (despatx, carta, instància o recurs) i telegrames quan contenen ordre o resolució) (art. 20-24)

• Els documents s'hauran de registrar també per assumpte i procedència (art. 25)

• Doble índex (nom de persona i del departament) per a facilitar recerques, assentaments de forma paral·lela al registre (art. 73-74)

13

Marc normatiu vigent

Cap el Registre General Electrònic

Constitució Espanyola, article 105

La llei regularà:

a) L’audiència dels ciutadans directament o a través de les organitzacions i associacions reconegudes per la llei en el procediment d’elaboració de les disposicions administratives que els afectin.

b) L’accés dels ciutadans als arxius i als registres administratius, salvant el que afecti la seguretat i la defensa de l’Estat, la indagació dels delictes i la intimitat de les persones.

c) El procediment a través del qual han de fer-se els actes administratius, amb garantia, quan sigui procedent, de l’audiència de l’interessat.

15

Estatut d’Autonomia de CatalunyaARTICLE 159. RÈGIM JURÍDIC, PROCEDIMENT, CONTRACTACIÓ, EXPROPIACIÓ I

RESPONSABILITAT EN LES ADMINISTRACIONS PÚBLIQUES CATALANES

Correspon a la Generalitat, en matèria de règim jurídic i procediment de les administracions públiques catalanes, la competència exclusiva en allò que no estigui afectat per l'article 149.1.18 de la Constitució. Aquesta competència inclou:

– Els mitjans necessaris per a exercir les funcions administratives, incloent-hi el règim dels béns de domini públic i patrimonials.

– Les potestats de control, inspecció i sanció en tots els àmbits materials de competència de la Generalitat.

– Les normes de procediment administratiu que derivin de les particularitats del dret substantiu de Catalunya o de les especialitats de l'organització de la Generalitat.

Correspon a la Generalitat la competència compartida en tot allò relatiu al règim jurídic i el procediment de les administracions públiques catalanes en allò que no queda inclòs a l'apartat 1.

16

Llei 30/1992, article 38

• Els òrgans administratius han de portar un registre general en el qual s’ha de fer l’assentament corresponent de qualsevol escrit o comunicació que es presenti o que es rebi en qualsevol unitat administrativa pròpia. També s’hi ha d’anotar la sortida dels escrits i les comunicacions oficials dirigides a altres òrgans o particulars.

• Els òrgans administratius poden crear registres auxiliars al registre general, al qual han de comunicar qualsevol anotació que efectuïn.

17

Llei 30/1992, article 38.3

Els registres generals, així com tots els registres que les administracions públiques estableixin per a la recepció d’escrits o comunicacions dels particulars o d’òrgans administratius, s’han d’instal·lar en suport informàtic. El sistema ha de garantir la constància, en cada assentament que s’efectuï, d’un número d’epígraf expressiu de la naturalesa, data d’entrada, data i hora de presentació, identificació de l’interessat, òrgan administratiu remitent, si escau, i persona o òrgan administratiu al qual s’envia, i si escau, referència al contingut de l’escrit o comunicació que es registra. Així mateix, el sistema ha de garantir la integració informàtica en el registre general de les anotacions efectuades als altres registres de l’òrgan administratiu.

18

Llei 30/92, article 38.4

Les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que els ciutadans dirigeixin als òrgans de les administracions públiques es poden presentar:

Als registres dels òrgans administratius als quals es dirigeixin

Als registres de qualsevol òrgan administratiu, que pertanyi a l’Administració General de l’Estat, [...] o a la d’alguna de les entitats de l’Administració local si, en aquest últim cas, s’ha subscrit un conveni oportú.

19

Llei 30/1992, article 38.4

Mitjançant convenis de col·laboració subscrits entre les administracions públiques, s’han d’establir sistemes d’intercomunicació i coordinació de registres que garanteixin la compatibilitat informàtica, així com la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i de les sol·licituds, els escrits, les comunicacions i els documents que es presentin en qualsevol dels registres.

20

Llei 30/1992, article 45

1. Les AA.PP. han d’impulsar la utilització i aplicació de les tècniques i mitjans electrònics, informàtics i telemàtics, per a desenvolupar la seva activitat i exercir les seves competències, amb les limitacions que estableixen la Constitució i les lleis a la utilització d’aquests mitjans.

2. Quan sigui compatible amb els mitjans tècnics de què disposen les administracions públiques, els ciutadans s’hi poden relacionar per a exercir els seus drets amb tècniques i mitjans electrònics, informàtics o telemàtics respectant les garanties i els requisits previstos en cada procediment. (derogat)

21

Llei 30/1992, article 45

3. Els procediments que es tramitin i s’acabin en suport informàtic han de garantir la identificació i l’exercici de la competència per part de l’òrgan que l’exerceix. (derogat)

4. Els programes i les aplicacions electròniques, informàtiques i telemàtiques que hagin de ser utilitzats per les administracions públiques per a l’exercici de les seves potestats han de ser prèviament aprovats per l’òrgan competent, el qual n’ha de difondre públicament les característiques. (derogat)

22

Llei 30/1992, article 45

5. Els documents emesos, sigui quin sigui el seu suport, per mitjans electrònics, informàtics o telemàtics per les administracions públiques, o els que aquestes emetin com a còpies d’originals emmagatzemats per aquests mateixos mitjans, gaudeixen de la validesa i eficàcia del document original sempre que en quedi garantida l’autenticitat, integritat i conservació i, si s’escau, la recepció per la persona interessada, i també el compliment de les garanties i els requisits exigits per aquesta o altres lleis.

23

Decret 360/1994

Del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya

Articles 3, 4 i 5• Com a novetat dins la literatura normativa, s’ofereix llistat dels documents

que s’han de registrar i dels que no:

• Documents que s’han de registrar: de comunicació o correspondència (carta, ofici, notificació) i de sol·licitud (convocatòria, citació, recurs, denúncia, reclamació, requeriment, al·legació, telegrama, desistiment, sol·licitud)

• Documents que no s’han de registrar: els tramesos entre unitats del mateix registre, els que no compleixen amb els requisits d’identificació (emissor, destinatari), publicitat, factures, pressupostos i certificats, tramesos per fax, saludes, condols, invitacions, etc.

24

Decret 360/1994

6.1 Cada assentament corresponent a la recepció d'un document ha de contenir, almenys, les dades següents:

• Número de registre; Data i hora de presentació; aquesta dada indica el dia, l'hora i el minut en què el ciutadà presenta el document a qualsevol dels llocs de presentació consignats a l'article 38.4 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre; Data d'alta al registre; aquesta dada indica el dia en què un document entra o surt d'un registre; Tipus de document; Assumpte del document; Data del document; Identificació de la persona interessada, l'organisme o la unitat administrativa de procedència; Identificació de la persona interessada, l'organisme o la unitat administrativa de destinació.

6.2 Cada assentament relatiu a la sortida d'un document ha de contenir les mateixes dades assenyalades a l'apartat anterior, excepte la data de presentació.

25

Llei 11/2007

D’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics.

Article 24. Registres electrònics

1. Les AA.PP. crearan registres electrònics per a la recepció i emissió de sol·licituds, escrits o comunicacions.

2. Els registres electrònics podran admetre:a) Documents electrònics normalitzats d’acord amb les normes de creació del registre.b) Qualsevol sol·licitud, escrit o comunicació diferent als mencionats a l’apartat anterior, dirigit a qualsevol òrgan o entitat de l’àmbit de l’administració titular del registre.

3. A cada Administració Pública existirà, almenys, un sistema de registres suficient per rebre tot tipus de sol·licituds, escrits o comunicacions, adreçats a la dita Administració. Cada administració podrà establir convenis amb d’altres administracions per tal d’habilitar els seus registres per rebre sol·licituds, escrits o comunicacions de competència de les altres administracions amb qui hagi subscrit conveni.

26

Llei 11/2007

Article 25. Creació i funcionament

1. Les disposicions de creació de registres electrònics es publicarà al Diari Oficial corresponent i el seu text íntegre haurà d’estar disponible a la seu electrònica d’accés al registre. Les disposicions de creació de registres electrònics especificaran l’òrgan o unitat responsable de la seva gestió, així com la data i hora oficial i els dies declarats com a inhàbils.

2. A la seu electrònica d’accés al registre figurarà la relació actualitzada de les sol·licituds, escrits i comunicacions que poden presentar-s’hi (tant documents electrònics com d’altres, seguint l’article 24.2 a) i b).

27

Llei 11/2007

3. Els registres electrònics emetran automàticament un rebut consistent en una còpia autenticada de l’escrit, sol·licitud o comunicació, incloent la data i hora de presentació i el número d’entrada de registre.

4. Podran aportar-se documents que acompanyin a la corresponent sol·licitud, escrit o comunicació, sempre que compleixin els estàndards de format i requisits de seguretat que es determinin als Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad. Els registres electrònics generaran rebuts acreditatius del lliurament d’aquests documents que garanteixin la integritat i el no rebuig dels documents aportats.

28

Decret 56/2009

Per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat

Article 36. Registre electrònic de la Generalitat de Catalunya1. El Registre electrònic de la Generalitat de Catalunya per a la recepció i

remissió de sol·licituds, escrits i comunicacions que es trametin per via multicanal és l’eina anomenada S@rcat. La unitat responsable de la gestió del Registre electrònic és l’òrgan competent en matèria de polítiques d’atenció ciutadana.

2. El Registre electrònic admet:a) Documents electrònics normalitzats corresponents als serveis i

procediments emplenats d’acord amb els formats preestablerts.b) Qualsevol sol·licitud, escrit o comunicació en suport electrònic diferent

dels esmentats a l’apartat anterior, sempre que s’identifiqui l’emissor del document i el seu destinatari, i la resta de dades que facilitin la tramitació del document.

29

Decret 56/2009

3. El Registre electrònic de la Generalitat de Catalunya és únic per als ens previstos a la lletra a) de l’article 2.1. També pot admetre sol·licituds, escrits i comunicacions adreçats a altres administracions públiques, amb la subscripció prèvia del conveni corresponent.

4. El Registre electrònic de la Generalitat emet de manera automàtica el corresponent rebut de presentació, consistent en una còpia autenticada de l’escrit, sol·licitud o comunicació de què es tracti, incloent-hi la data i l’hora de presentació i el número de registre d’entrada.

5. El Registre electrònic es regeix, a l’efecte de còmput de terminis imputables tant a les persones interessades com als ens inclosos en l’àmbit d’aplicació del Decret, per la data i l’hora oficial de la seu electrònica corporativa d’accés al Registre.

30

Esquema Nacional de la Interoperabilidad (1)

Versió 15/07/09Principis bàsics: interoperabilitat esdevé qualitat integral als serveis i

sistemes, tenint en compte el seu caràcter multidimensional (organitzatiu, semàntic, tècnic)

Interoperabilitat organitzativa: Inventari d'Informació Administrativa (llistat de procediments administr. i serveis) enllaçat amb l'Inventari centralitzat de la Administració General de l'Estat.

Interoperabilitat semàntica: Relació de models de dades d'intercanvi, ajustats als estàndards previstos i publicats a través del Centre d'Interoperabilitat Semàntica de l'Administració.

Interoperabilitat tècnica: Ús d'estàndars oberts o, de forma complementària, d'ús generalitzat pels ciutadans, per garantir la neutralitat tecnològica, l'adaptabilitat al progrés tecnològic i la independència en l'elecció.

Esquema Nacional de la Interoperabilidad (2)

Comunicacions en les AA.PP.: Xarxa SARA (Xarxa de comunicacions de les AA.PP. espanyoles) a través del Pla de direccionament d'interconnexió de xarxes. Hora oficial sincronitzada pel Real Instituto y Observatorio de la Armada.

Reutilització i transferència de tecnologia: Aplicació de la Llicència Pública de la Unió Europea. Es crearà Directori d'aplicacions per a lliure reutilització.

Firma electrònica i certificats: Definició política de firma electrònica en el marc de la interoperabilitat; establiment del llistat de serveis de confiança dels prestadors de serveis de certificació.; requisits per als prestadors de serveis de certificació.

Recuperació i conservació del document electrònic: Definició de política de gestió de documents, inclusió als expedients d'un índex electrònic firmat per l'òrgan actuant que garanteixi integritat i recuperació, identificació única i inequívoca de cada document mitjançant convencions adequades, que permetin classificar-lo, recuperar-lo i referir-se al mateix amb facilitat; associació de les metadades mínimes obligatòries; classificació d'acord amb un pla de classificació adaptat a les funcions, tant generals com específiques de cada una de les AA.PP; període de conservació establert per les comissions avaluadores; accés complet i immediat al contingut del document; coordinació horitzontal entre el responsable de la gestió de documents i els restants serveis interessats en matèria d'Arxius.

Esquema Nacional de la Interoperabilidad (i 3)

Art. 23. Formats dels documents1. El document es conservarà en el format en què hagi estat elaborat, enviat o rebut, i

preferentment en un format corresponent a un estàndard obert2. L'elecció del format es realitzarà d'acord amb l'article 11.3. Quan existeixi risc d'obsolescència del format o deixi de figurar entre els admesos per

l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, s'aplicaran procediments normalitzats de copiat autèntic dels documents

Art. 24. Digitalització de documents en suport paper1. La digitalització es farà d'acord amb l'indicat a la norma tècnica d'interoperabilitat

corresponent en relació amb els següents aspectes:a) Formats estàndars d'ús comú per digitalització i tècnica de compressió, d'acord amb article 11b) Nivell de resolucióc) Garantia d'imatge fidel i íntegrad) Metadades mínimes obligatòries i complementàries, associades al procés de digitalització2. La gestió i conservació del document electrònic digitalitzat atendrà a la possible existència del

mateix en un altre suport

Diplomàtica del Registre General Electrònic

La fiabilitat i l’autenticitat del RGE com a document d’arxiu

Diplomàtica del RGE

I. TerminologiaII. Tipologia de RGEIII. FuncióIV. Què és document? Document i assentamentV. Procediment d’el·laboracióVI. Propietats essencials del RGEVII.El RGE com a document d’arxiuVIII.Límits del RGE com a document d’arxiu

35

I. Terminologia

• Registre = Enregistrar i estabilitzar informació.• Registre = allò enregistrat.• RGE = Registre Telemàtic.• RGE = Registre administratiu.• RGE = d’ Entrades i Sortides de Documents.• RGE = de documents interns.• RGE = la totalitat dels documents d’entrades i

sortides, i interns.

36

II. Tipologies de RGE

• RGE = Document ofimàtic – Propietaris (Access, Excel).– No propietaris (OpenBase, OpenCalc).

• RGE = Aplicació informàtica – Propietària (desenvolupament propi).– Estandaritzada (ERES, S@rcat).– Integrada amb els sistemes d’informació de

l’organització.– Interoperable.

37

III. Funció

• Deixar constància i evidència de la manifestació de voluntat d’un o més ciutadans.

• Controlar que la manifestació de voluntat té un moment d’inici.

• Iniciar el procediment que ha de permetre satisfer aquesta manifestació de voluntat: document i/o servei.

• Tenir natura d’acte públic.

38

IV. Documents (1)

• Documents? Sol·licituds, escrits i comunicacions.

• Accions jurídiques: sol·licituds i comunicacions (orals i/o documentables).

• Documents: escrits (enregistrats en un suport)

• Assentament registral

• La terminologia no s’adiu a les tipologies documentals del RGE: queixes, suggeriments, recursos, denúncies, etc.

• Tres possibles documents:• RGE com a document, • els assentaments • i els assentaments amb documents associats.

39

IV. Document RGE (2)

• El RG és una unitat documental composta.• És un document electrònic.• És una entitat dinàmica (s’ha d’estabilitzar).• Compost d’assentaments seqüencials.• Compost d’assentaments amb altres documents associats.• Suportat per una taula de relacions.• El RGE pot ser entès, en la seva totalitat, com un document

d’arxiu.• Document = Informació enregistrada en un suport.• Document d’arxiu = conservació permanent com a garantia

constant de drets i deures de ciutadans.

40

IV. Assentaments (3)

• És l’assentament un document?• És un document “in fieri” o potencial.• Quan la manifestació de voluntat requereix

només l’acompliment d’un servei, el document és el RGE.

• Quan la manifestació de voluntat requereix una acció documentada, l’assentament és només el primer tràmit documentat d’un procediment.

41

IV. Assentaments amb documents (4)

• Documents associats (aportats pel ciutadà).• No documents propis de l’administració de torn.• Documents de suport informatiu o instrumentals.• Documents provatoris.• Documents dispositius (concessió d’una

subvenció, per exemple).• Documents originals o en còpia autèntica

(compulsats per l’administració).

42

IV. RGE + assentaments + documents associats (i 5)

• En un entorn electrònic (oportunitats i reptes):• Normalitzats.• Formulari específic.• Plantilles per a la recuperació automatitzada de

metadades• Vocabulari unificat.• Connexió precisa amb els procediments o tràmits• Uniformització, per aconseguir la interoperabilitat.

43

V. Procediment d’elaboració del RGE

RGE = Document Assentament = Document

44

VI. Propietats essencials (1)

FIABILITAT DEL RGE• Legislació imprecisa.• Taules d’avaluació inexistents.• Fiabilitat per tradició = Ningú en discuteix la

importància.• Fiabilitat per legislació = Ningú en discuteix la

necessitat.• Fiabilitat per eficiència administrativa = És un

instrument acceptat socialment.

45

VI. Propietats essencials (2)

FIABILITAT DEL RGE• L’aplicació ha de ser robusta.• Sistema de seguretat potent.• Mesures de control d’accés i modificació

exhaustives.• Enregistrament de totes les operacions que es

realitzin amb els assentaments (audit trail).• Preservació i conservació segura.

46

VI. Propietats essencials (3)

AUTENTICITAT DEL RGE• En funció de la completesa i la precisió de les dades.• En funció de la disposició de responsables.• Mesures de control en l’ingrés de dades.• Mesures de control en l’ingrés/captura dels

documents.• Integritat dels documents entrants.• Acció fedatària dels funcionaris d’Atenció al Públic.

47

VI. Propietats essencials (4)

INTEGRITAT DEL RGE• Robustesa de l’aplicació i/o de la taula de

relacions.• Impedir la modificació d’assentaments, i

controlar les que es facin.• Formats persistents i acceptats.• Suport de conservació conscientment pensat

per a la llarga preservació.

48

VI. Propietats essencials (5)

IDENTITAT DEL RGE• Control de l’accés al RGE.• Control de la identitat associada als

documents entrants.• Consistència de les dades introduïdes.• Auditoria de les accions realitzades a l’interior

del sistema.

49

VI. Propietats essencials (i 6)

USABILITAT I ACCESSIBILITAT DEL RGE• A curt termini es pressuposa.• A mitjà i llarg termini cal garantir que l’utilització de

l’aplicació i/o la taula de relacions sigui possible.• Formats òptims a aquest efecte.• Total respecte de la forma intel·lectual.• Certa tolerància amb la modificació de la forma

física.• Metadades de context, estructura i contingut.

50

VII. RGE com a document d’arxiu

• Tothom pressuposa que ho ha de ser.• Cap legislació parla de la seva preservació.• No està avaluat per la CNAATD.• Conservat en la seva totalitat, sí.• Llibre de RGE = veure si disposa de la totalitat

dels camps exigits.• Llibre de RGE = vincle arxivístic protegit = RGE +

assentaments + documents associats.• Accions arxivístiques sobre RGE + assentaments.• Gestió documental sobre documents associats.

51

VIII.Límits del RGE com a document d’arxiu

• Memòria de les manifestacions de voluntat dels ciutadans (però que han passat pel RGE).

• Memòria de necessitats de servei (que s’han manifestat al RGE).

• Memòria de l’inici de processos/procediments interns (que s’inicien al RGE i no d’ofici).

• Tot allò enregistrat gaudeix de presumpció de fiabilitat.• Documents associats = no sempre són documents

d’arxiu i requereixen de mesures de retenció diferents.

52

Gestió del Registre General Electrònic

Funcionalitats

Gestió (1)EN FASE ACTIVA

Captura• De les dades = formularis• Dels documents analògics = digitalització i autenticació dels documents.• Dels documents electrònics = recepció i comprovació de l’autenticitat.

Classificació i Descripció• Aplicació del Quadre de Classificació.• Perfils documentals

Distribució• Tria del gestor adequat.• Associació al procediment adequat.• Transmissió a l’interior dels sistemes.• Emissió de documents a l’exterior de l’organització.

54

Gestió (i 2)

EN FASE INACTIVA

Conservació• Conservació dels sistemes i/o de les taules de relacions.• Conservació dels perfils documentals (metadades).

Difusió• Instruments per a la consulta off-line de sistemes inactius.

EN QUALSEVOL FASE

Preservació • Audit Trail• Perfils documentals + metadades

55

Fases de gestió del RGE

56

Captura de les dades: Formulari (1)

• Recepció de dades mitjançant un formulari.

• Diversos models en funció de la legislació.

• Diferents propostes per part dels investigadors.

• Manca d’una definició precisa del PERQUÈ es trien uns camps i no uns altres.

• Calen formularis sintètics.

• Realització de registres a partir de models definits de procediments i/o tràmits.

57

Captura de les dades: Formulari (2)

• Estudi realitzat:– Llei 30/1992, art.38.3– Decret 360/1994, art.5.3– D.P.R. 445/2000 (legislació italiana)– DURANTI, Luciana (1997). I documenti archivistici. La gestione

dell’archivio da parte dell’ente produttore. Pubblicazioni deggli Archivi di Stato.» Quaderni della rassegna degli Archivi di Stato, 82. Ministero per i beni culturali e ambientali. Ufficio centrale per i beni archivistici, 231 p.

– GAROFALO, Lucilla; GIUVA, Linda (2009). “The Italian Government Digital Protocol Initiative”. Text confidencial del projecte

InterPares 3, 5 p.

58

Formulari necessari (3)CAMPS NECESSARIS CONDICIONS IDEALS EN UN RGE QUÈ PERMET? QUINA PROPIETAT ESSENCIAL

PROTEGIM?

Número d’assentament Assignat pel sistema; inalterable Disposar d’un identificador únic que eviti ambigüitats

La identitat

Data de presentació Assignat pel sistema; inalterable. Disposar d’un control precís sobre l’inici de l’acció administrativa

La fiabilitat

Data, hora i lloc de l'enregistrament

Assignat pel sistema; inalterable. Disposar d’un control precís sobre l’inici de l’acció administrativa

La fiabilitat

Breu descripció del contingut

Assignat pel funcionari i/o pel sistema; inalterable. Aglutina l'epígraf de la natura i l'eventual tipus documental.

Disposar d’una breu explicació de la manifestació de voluntat

La integritat

Identificació de la persona física o jurídica interessada

Assignat pel funcionari i/o el sistema; inalterable.

Saber qui sol·licita i qui ha de rebre el benefici de l’acció administrativa

La identitat i l’autenticitat

Identificació de la persona física o jurídica receptora

Assignat pel sistema; inalterable Saber qui ha de responsabilitzar-se de l’execució de l’acció administrativa

La identitat i l’autenticitat

Descripció controlada dels documents entrants

Assignat pel sistema; inalterable Controlar la documentació de suport que cal comprovar a fi i efecte de continuar o no amb l’acció administrativa

La integritat

Codi de classificació de la sèrie documental que activa

Assignat pel sistema; inalterable Disposar d’un identificador significatiu únic que en permet la seva gestió a l’interior d’un SGD

La fiabilitat

Mode de transmissió Assignat pel sistema; inalterable. Disposar d’una mesura de control sobre la manera i el canal pel qual el document s’ha transmès

La fiabilitat

59

Productes resultants (4)PRODUCTE CONDICIONS IDEALS EN UN RGE QUINA PROPIETAT ESSENCIAL PROTEGIM?

Creació d'un document electrònic per cada assentament . El document “in fieri” esdevé document amb plenitud de condicions.

Creat de manera automàtica a partir d'un formulari tindrà una triple funció:

- Convertir cada assentament en un document d’arxiu.- Donar una còpia autèntica a la persona que manifesta la voluntat. - Possibilitat de ser enviat a l'interior del sistema de gestió de l'organisme per a continuar amb el procediment.

La usabilitat i l’accessibilitat

Segell electrònic o Compulsa electrònica:

- Assignat de manera automàtica, prèvia comprovació del funcionari, sobre la documentació rebuda.

- Però també sobre la documentació enviada.

La integritat, la identitat i l’autenticitat

Registre General com a document electrònic

Creat de manera automàtica a mida que s’afegeixen assentaments.

- Pot tornar a generar els documents/assentament en qualsevol moment.

La fiabilitat

60

Formulari: noves funcionalitats (i 5)

• Creació d’assentaments a partir de la còpia d’assentament realitzats anteriorment.

• Crear l’assentament simplificat d’informació per a la seva complementació en una fase posterior (per registres amb alt volum de treball).

• Crear un assentament repetitiu quan s’està enregistrant quelcom semblant de forma continuada.

• Integrar dades externes relatives a persones i carrers de l’organisme per facilitar la introducció de dades.

61

Captura de documents analògics: Digitalització (1)

• Política clara i ben definida.

• No digitalització sense identificació dels documents.

• Avaluar si hi ha millora real; els costos de temps-treballador; reducció de cues, etc … en contraposició al procediment en paper: Proporcionalitat.

• Integrar eines de digitalització, previ estudi.

• Digitalitzar, ha de suposar renunciar al paper!62

Captura de documents analògics: Digitalització (i 2)

• Digitalització de la documentació associada.

• Documents normalitzats en paper = automatització de la descripció.

• Aplicació de compulsa electrònica als documents digitalitzats.– Aportar validesa jurídica.– Aportar fiabilitat i preservar l’autenticitat a curt

termini.

63

Captura de documents associats per via telemàtica

• Permet l’aportació de documentació original en format digital.

• Cal una verificació de la seva autenticitat (integritat i identitat): cal que vinguin signats electrònicament.

• També es poden expedir els rebuts de la documentació rebuda per via telemàtica.

64

Captura de documents: Digitalització multicanal

65

Captura: punts crítics (1)

66

PUNTS CRÍTICS SOLUCIONS

Diversitats de canals = Presencial, Telemàtic, E-Mail, Correu Ordinari, Fax, Telegrames, Burofax, etc …

Definició de quins canals seran els acceptats i quina política de seguretat i control caldrà seguir per cadascun.

Mesures de control i autenticació diferents per a cada tipus de canal. La comprovació acurada de l’autenticitat i integritat dels documents rebuts.

• Comprovació personal de la documentació = el funcionari com a fedatari.

• Comprovació automatizada de la validesa de les signatures electròniques (en els documents associats).

Supervisió de si les mesures de control personals i/o tecnològiques s’han realitzat convenientment.

Sistema que enregistri totes les activitats de captura realitzades pel RGE.

Existència de Registres Auxiliars: Telemàtic, E-mails, registres clandestins, etc ...

Localitzar tots els registres auxiliars i incorporar-los al RGE. Impedir que s’utilitzin registres clandestins.

Captura: punts crítics (i 2)

67

PUNTS CRÍTICS SOLUCIONS

Formularis poc exhaustius i diversos. Formularis controlats = Introducció de dades de qualitat.

Vocabulari descontrolat a l’hora d’identificar els documents associats.

Vocabulari controlat = Catàleg de tipologies documentals.

“Temes de registre” aleatoris, repetitius, redundants, irreals, innecessaris.

Catàleg dels “temes de registre” = Quadre de Classificació Corporatiu.

Digitalització: en el moment en què es presenta la documentació o a posteriori?

Estudi previ i planificació del procediment de digitalització: avaluació de si es millora el rendiment o no.

Canvis organitzatius. Formació i capacitat docent.

Classificació (1)

• Aplicació del Quadre de Classificació corporatiu.

• Cal tenir-lo.

• Cal associar-hi els temes de registre.

• Cal, doncs, un treball previ de sistematització.

• Associar l’assentament a una sèrie documental.

• Descriure els documents associats amb un catàleg de tipologies documentals.

68

Classificació (i 2)

• El RGE (document) = sèrie documental.

• Els assentaments no constitueixen sèrie per ells mateixos = formen part del RGE.

• Els documents associats = passen a formar part de la sèrie documental que acompleix la funció administrativa.

• Els rebuts generats = formen part del RGE i van a parar als arxius dels ciutadans.

69

Descripció (1)

• Perfil documental de Registre General

70

PERFIL DE REGISTRE METADADES D’ARXIU

Identificador del Registre Titol del Registre

Data d’obertura Codi de referència

Data de tancament Data d’arxiu

Nom del productor responsable Identificador del tràmit i del procediment

Òrgan productor Codi de classificació i sèrie documental

Descripció de l’objecte del Registre Calendari de conservació

Corroboració i signatura Assentaments relacionats

Descripció (i 2)

• Perfil documental d’Assentament

71

Distribució (1)

• Tria del gestor adequat = destriar el responsable que haurà de satisfer el servei sol·licitat.– Opció més habitual en les administracions, en comptes de

connectar l’assentament al procediment que pertoca.

• Associació al procediment adequat = cal un catàleg de procediments previ o que en el gestor triat hi tinguem identificat el procediment (la persona fa la cosa).

72

Distribució (2)

• Transmissió a l’interior dels sistemes =– Comunicació de l’assentament al gestor.– Disposició dels documents associats en un

repositori de RG.– Transmissió dels documents associats a un

repositori del BPM o Gestor d’Expedients, o a un Gestor Documental.

– La seguretat ha d’estar en el canal de transmissió, no calen elements addicionals.

73

Distribució: noves funcionalitats (3)

• Els usuaris de les unitats orgàniques reben en les diferents safates d’entrada/sortida els assentaments que han estat remesos a la seva unitat.

• Poden rebutjar, remetre, completar, modificar la informació aportada.

• Consultar la documentació adjunta en la fase de registre.

• Consultar la història de l’assentament en referència a modificacions i unitats que han gestionat el registre.

• Integrar sistemes avançats de cerca d’assentaments.

74

Distribució (i 4)

• Transmissió a fora dels sistemes =– Emissió de justificants digitals amb signatura

electrònica i segell de temps suportats per alguna Agència de Certificació.

75

Diligència final

• Com s’estabilitza un document dinàmic?• Cal determinar un principi i un final (normalment un any).• Si el document està en constant funcionament, no hi ha

diligència final.• Si s’estabilitza (PDF, Objecte Digital, etc.) cal associar una

signatura digital avançada que permeti confiar en el RGE?• Cal la diligència final? O cal una certificació que el document

ja no és modificable?• Declaració del RGE com a document d’arxiu.

76

Conservació del Registre General Electrònic

Preservar i conservar a llarg termini

Què podem arribar a conservar?

• Dades.

• Les taules que relacions aquestes dades.

• Les metadades de cada assentament.

• Les metadades del RGE com a document.

• L’audit trail dels moviments realitzats en el RGE durant un període determinat.

• El software que permet utilitzar el RGE.78

Conservar a partir de les tipologies

• RGE = Dades en una taula de relacions.• RGE = Document ofimàtic – Propietaris (Access, Excel).– No propietaris (OpenBase, OpenCalc).

• RGE = Aplicació informàtica – Propietària (desenvolupament propi).– Estandaritzada (ERES, S@rcat).– Integrada o no amb els sistemes d’informació de

l’organització.– Interoperable.

79

La mesura més utilitzada (1)

• Emular el Llibre tradicional: un PDF.

– Creació d’un PDF amb part de les dades del formulari.

– Procediment de creació controlat.– Diligència amb signatura electrònica.– Manteniment a l’interior dels sistemes.

80

La mesura més utilitzada (i 2)

• Com millorar la mesura:– Utilitzar el format PDF/A.– Aplicar tecnologia OCR en aquest PDF.– Representar totes les dades recollides en el formulari

(assentament complet).– Això inclou el regest o breu resum descriptiu (l’element

que més es qüestiona).– Diligenciar-lo amb signatura electrònica avançada.– Extreure el PDF/A final del sistema de producció, i

conservar-lo en un sistema independent.– Afegir estadístiques al final del RGE (quantitat

d’assentaments; relació assentaments per codi de classificació; per exemple).

81

Altres mesures possibles

82

TIPOLOGIA AVANTATGES PROBLEMES MESURES POSSIBLES

Document ofimàtic propietari (Access, Excel)

Adopció estesa Dependència dels canvis de l’empresa de software

Migració de la taula de relacions a un format no propietari

Conversió a formats oberts

Creació d’un Objecte Digital de Preservació.

Document ofimàtic no propietari (OpenBase, OpenCalc).

Independència dels canvis de les empreses de software

Adopció poc estesa Migració de la taula de relacions a un altre format

Creació d’un Objecte Digital de Preservació.

Altres mesures possibles

83

TIPOLOGIA AVANTATGES PROBLEMES MESURES POSSIBLES

Aplicació informàtica propietària (desenvolupament propi).

Coneixement profund del SW per part de l’ens

Dependència a les persones que la coneixen

Obsolescència 1. Creació d’un Objecte Digital de Preservació (TR)

2. Conservació de la tecnologia (TR + SW)

3. Emulació (TR i SW encapsulats)

4. Virtualització (Migració de la TR a Objecte Digital + SW encapsulat)

5. Migració a un nou sistema (no és una mesura de conservació, per si sola)

Aplicació informàtica estandaritzada (ERES, S@rcat).

Realitzats amb codis oberts

Adopció en moltes organitzacions

Obsolescència

Riscos en moltes organitzacions

Aplicació integrada amb els sistemes d’informació de l’organització.

Resol les transmissions internes de forma òptima (no hi ha risc d’Overhead)

Obsolescència

Pot haver risc de què no es pugui desvincular de l’obsolescència dels Sistemes Interns.

Aplicació independent dels sistemes d’informació de l’organització

Permet un tractament de preservació individualitzat

L’obsolescència només l’afecta a ella, no als sistemes interns.

Obsolescència

Sistema interoperable amb Registres Externs

Transmissions segures d’informació amb altres Registres

Comunicació amb altres administracions

Obsolescència

Necessitat de canviar els sistemes de les diferents administracions a l’hora

Exemple: Projecte RODA (1)

84

Crear un Objecte Digital d’una Base de Dades:

Exemple: Projecte RODA (2)

85

Exemple: Projecte RODA (i 3)

86

Terrassa i Matadepera: Banc de Proves

Dos casos del món real

El RG a l’Ajuntament de Matadepera (1)

Característiques del document:

• Paquet comercial instal·lat l’any 2000.• Base de dades amb llenguatge FoxPro• Fitxers .dbf i .idx • 2 formularis principals: Entrada i Sortida

88

El RG a l’Ajuntament de Matadepera (2)

Formulari d’entrada:

• Número de registre• Data i hora de registre• Data i hora de presentació• Data del document• Tipus de document• Epígraf• Extracte• Negociat• Procedència• Interessat: doc. acreditatiu, nom, adreça, telèfon• Organisme: organisme, representant, adreça, departament

89

El RG a l’Ajuntament de Matadepera (3)

Mesures que garanteixen la fiabilitat i l’autenticitat:

• Camps automàtics: número de registre, data i hora de registre i data i hora de presentació.

• Impossibilitat d’eliminar registre creat.

• Diligència dels llistats un cop impresos.

90

El RG a l’Ajuntament de Matadepera (i 4)

Punts dèbils:

• No està vinculat al QdC, ni compta amb un registre general d’expedients.

• Llistats que es generen no es revisen per evitar duplicitats, errors gramaticals, etc.

• No hi ha control de modificacions del contingut posteriors.

• No hi ha cap política de preservació del document electrònic.

91

El RG a l’Ajuntament de Terrassa (1)

Característiques del document:

• Aplicació pròpia creada l’any 1997.• Base de dades amb llenguatge Uniface.• Interface en Uniface i taula de relacions a

Oracle.• 2 formularis principals: Entrada i Sortida

92

El RG a l’Ajuntament de Terrassa (2)

Formulari d’entrada:

• Número de registre• Data i hora de registre• Tipus de document• Tema de registre.• Extracte• Gestor• Procedència• Interessat: doc. acreditatiu, nom, adreça, telèfon• Organisme: organisme, representant, adreça,

departament

93

El RG a l’Ajuntament de Terrassa (3)

Mesures que garanteixen la fiabilitat i autenticitat:

• Camps automàtics: número de registre, data i hora de registre i data i hora de presentació.

• Impossibilitat d’eliminar registre creat per part dels funcionaris (amb alguna excepció).

• Sistema que controla els accessos amb permisos; i que enregistra el responsable de cada moviment.

• Mesura de preservació a llarg termini: PDF diligenciat (sense signatura electrònica) des del 2006.

94

El RG a l’Ajuntament de Terrassa (i 4)

Punts dèbils:

• No està vinculat al QdC; sí compta amb un registre general d’expedients.

• Aplicació amb més de 10 anys de vigència i sense masses modificacions.

• Els “temes de registre” estan mal plantejats i només segueixen un criteri formal en el codi, però no en el contingut.

• Dades mal recollides i camps infrautilitzats (el camp breu descripció, entre ells).

95

Final (de moment)

Teniu alguna idea millor?Teniu alguna solució diferent?

Compartim-la!!

96