presentación los sistemas
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DESARROLLO GERENCIAL
TEMA : LAS INSTITUCIONES COMO SISTEMAS
INTEGRANTES: SONIA CASA
RICARDO GONZALEZ
RUBEN CATOTA
CURSO: CA9 - 5
APRECIACION INTRODUCTORIA
Se refiere a la necesidad de mejorar lacompetitividad, para las Empresas, es unobjetivo básico de supervivencia impuesto por laGlobalización, ya que hoy todos compiten enforma directa o indirecta en el mercadointernacional.
Está demostrado que el camino más rápido,efectivo y tal vez el único, para ser competitivo yen consecuencia integrarse al mundo comercialy no ser expulsado del mismo, es empezar amejorar la cabeza (Presidente y/o GerenteGeneral) de una Empresa, es decir mejorar la"Dirección Empresaria" es el desafío, realizarloimplica una inversión mínima con máximoretorno.
Nos permite visualizar a la empresa como unsistema y como parte de sistemas muchomayores, dándonos cuenta de la magnitudde relaciones que tiene una empresa y, porconsiguiente, la magnitud del trabajo yresponsabilidad de un administrador, jefe ogerente, para llevar a la empresa al éxito.
Para ello se le da a la empresa o instituciónun enfoque sistemático, el cual es un métodode investigación, una forma de pensar, queenfatiza el sistema total en vez de sistemascomponentes, se esfuerza por optimizar laeficacia del sistema total en lugar de mejorarla eficacia de sistemas cerrados. Se basaprincipalmente en la visión de no serreduccionista en su análisis, es el medio parasolucionar problemas de cualquier tipo.
REFERENCIA CONCEPTUAL
Primero se conceptualizara lo que es el sistema:
SISTEMA: Conjunto de elementos de cualquierclase cumpliéndose que cada parte influye sobreel todo, pero no de forma aislada respecto a losdemás componentes del sistema. Además, cadaposible subsistema tiene las mismaspropiedades que el sistema que lo contiene.
Conjunto de elementos relacionados entre símediante un conjunto de relaciones querepresentan un conjunto de inputs y outputs quese explican a través de determinados procesosde transformación. En la medida en que lossistemas pueden ser abiertos, esta teoríaadquiere una gran complejidad.
LA EMPRESA COMO SISTEMA
Está compuesta por un conjunto deelementos o subsistemas interrelacionadosentre sí, que tratan de coordinarse paraalcanzar el objetivo global.
La empresa como sistema se caracteriza:Por ser un sistema artificial, diseñado por elhombre para alcanzar objetivos; en constanteintercambio de recursos con su entorno; laempresas precisa un sistema deretroalimentación que le proporcione lainformación necesaria para controlar lasdesviaciones de su conducta respecto de losobjetivos perseguidos; la empresa estaintegrada en un sistema de orden superior yformado por diferentes subsistemas.
Los problemas que afrontan las empresasdesde la perspectiva sistemática puedenagruparse en las siguientes categorías:
1. Determinar los objetivos que debealcanzar el sistema.
2. Diseñar el sistema.
3. Actuar dentro de una configuración dada.
4. Controlar los resultados.
Para alcanzar objetivos en un entorno dado se requiere configurar, en primer lugar, un sistema diseñado a tal fin. En segundo lugar, la empresa persigue actuar de acuerdo a los planes fijados; para ello se precisa no solo diseñar sistemas organizativos y técnicos adecuados sino lograr que funcionen de acuerdo a lo previsto. En tercer lugar, la empresa necesita un sistema de información que le permite conocer el grado de cumplimiento de sus objetivos, pero, obviamente, esto no es suficiente, se precisa además conocer cuáles han sido las causas de las posibles desviaciones para aprender y modificar su comportamiento en el futuro o bien rediseñar la organización o modificar los objetivos.
COMPONENTES BÁSICOS DEL SISTEMA
Considerando el alcance de las apreciaciones anteriores ypara profundizar el análisis de las instituciones comosistema, procede remitirse al conocimiento de suscomponentes básicos:
Escenarios ecológicos: realidad concreta. Constituyen lasrealidades físicas y humanas concretas en las cualesoperan las instituciones y ocurren y sus diversos procesos.
Regulación. Consiste en las diversas prescripciones,normas y disposiciones formales e informales, requeridaspara ordenar el comportamiento de los diversos actores delos procesos institucionales.
Sistema de objetivos. Comprende sus diversosinstrumentos, todos ellos interrelacionados, entre otros:función específica, propósito, visión, misión, estrategias,políticas, objetivos, metas, por tanto planes, programas,proyectos y presupuestos, con sus correspondientesmetodologías y técnicas.
Insumos-entradas. Son los recursos y medios
requeridos para concretar cada uno de los procesos
institucionales de dirección y gestión, internos y
externos.
Procesador. Consiste en los mecanismos de acción
mediante los cuales se recepta los insumos y se los
transforma, convierte, integra, mediante múltiples
procesos y subprocesos, en las diversas funciones,
niveles y áreas de acción.
Resultados-salidas-bienes mercadológicos. Son
los productos, servicios ideas que entrega el
procesador, con la referencia del sistema de objetivos.
Control. Corresponde a las diversas acciones y
medios para determinar en tiempo real, el estado
actual de funcionamiento, avance y desempeño
institucional.
Evaluación de impacto. Comprende las acciones ymedios para determinar de manera sistemática, laactitud y reacción de los clientes internos y externos,actores institucionales vinculados y fuerzas de lacompetitividad en general, respecto a los bienesmercadológicos entregados.
Realimentación iterativa. Comprende la adopción yaplicación de las decisiones y acciones oportunaspara asegurar la adaptación y readaptación de lascondiciones de funcionamiento competitivo, frente alas exigencias de los escenarios.
Cada uno de los componentes precisa ser observado yanalizado, tanto desde la perspectiva individual,específica, así como parte de un todo, con mayorprecisión, respecto a sus características, atributos,diversas condiciones y factores gravitantes decomportamiento.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES
Surgen las condiciones peculiares que distinguen sucomportamiento y funcionamiento:
Las Instituciones son sistemas concretos, reales, todavez que son susceptibles de evidencia y constataciónfísica.
Las Instituciones operan en escenarios ecológicosconcretos, estructurados por las realidades humana yfísica con los cuales se interaccionan.
Las Instituciones son sistemas sociales.
Por su función específica, deben entregar bienesmercadológicos, que aporten para el bienestar de lacolectividad; su eficacia les otorga legitimidad ypermanencia.
Las Instituciones están estructuradas a la luz de la
combinación e incidencia de varios factores, elementos y
componentes: legales, técnicos, biológicos, psicológicos,
económicos, históricos, políticos y culturales.
Los escenarios ecológicos concretos se caracterizan por la
incertidumbre, dinamismo, complejidad, turbulencia,
expuestos a permanentes cambios.
Los cambios y complejidad con diversos matices y
trascendencia provienen de múltiples sistemas y
componentes que accionan desde los escenarios intra y
extrainstitucionales y pueden responder a procesos continuos
o discontinuos, con atributos cualitativos y cuantitativos,
causales,
probabilistas o mixtos.
Las Instituciones, en sus diversos escenarios, en esencia
están avocadas a competir con otros actores y socio
sistemas institucionales.
Los sistemas institucionales y cada una de sus partes
componentes (sub-sistemas), tienen asignada una cuota de
poder, la cual es ejercida por cada uno de ellos de manera
diversa y se evidencia a través de su autoridad, dominio,
jurisdicción, competencias y facultades ejercidas.
El propósito de los sistemas institucionales u objetivo básico
está estrechamente correlacionado con la visión, misión, metas
y resultados, constituyendo su teleología.
Al propósito del sistema institucional mayor u objetivo básico,
deben aportar y converger el portafolio de objetivos, metas y
esfuerzos de sus elementos, recursos y subsistemas
componentes o dependientes.
El logro del propósito, visión, misión, objetivos y metas
institucionales está supeditado a la vigencia de acciones y
esfuerzos mancomunados, sujetos a mecanismos de
coordinación, integración, concertación, negociación, demás
similares y complementarios que determinan diversos
niveles de ensambladura y posibilitan los efectos de sinergia
requeridos.
Los sistemas institucionales pueden lograr y asegurar, bajo
ciertas condiciones de funcionamiento: permanencia,
estabilidad y equilibrio con dinamismo adecuado que
propicien incrementar su poder y capacidad de
funcionamiento, su calidad y productividad competitiva
sostenible. Constituye la capacidad homeostática
institucional.
Todo sistema forma parte, al menos, de un sistema mayor.
Cualquier forma de exclusión o incremental operada en
una de las partes del sistema, afecta a la potencialidad
sinérgica institucional.
Cada sistema tiene una capacidad y condición de
comportamiento diferente con respecto al escenario en el
cual opera; las relaciones, interrelaciones, apertura,
cultura, valores, necesidades, tradiciones, estrategias,
clima, entre otras, muy propias de cada situación, realidad
y sistema institucional, condicionan y explican su
comportamiento.
LA TEORÍA DE SISTEMAS – ALCANCE
Su alcance es trascendente en cuanto aporta conelementos e instrumentos teórico prácticos deindiscutible utilidad para el conocimiento de lasinstituciones de toda índole; llega a constituir unmedio diferente para el análisis; permite advertir sudinamismo y velocidad; facilita ampliar y profundizarsu comprensión en diferentes direcciones, escenarios ydimensiones, su funcionamiento y comportamientoactual y probable, en general sus características;permite y facilita formular acciones más apropiadaspara mejorar la conducción y gestión institucional, asícomo los esfuerzos prospectivos, por ende estimular elincremento de su productividad y capacidadcompetitiva integral.
Constituye una alternativa diferente para la conduccióninstitucional, que gravita en el diseño y estrategia dela gerencia y gestión institucionales, para lo cualdemanda de la dirección y alta administración:capacidad y habilidad multidisciplinaria, y, de losniveles de gestión: capacidad y habilidadinterdisciplinaria para responder al reto de lasrealidades y exigencias establecidas en los actuales yfuturos escenarios, al advertir su complejidad,competitividad, incertidumbre, turbulencia,irrefrenables logros científico tecnológicos de lostiempos contemporáneos marcados por los efectos dela globalización, entre otros.
Estimula el trabajo y pensamiento proactivo, científico,creativo e innovador constante, para su aplicaciónfrente a la universalidad y complejidad de losescenarios institucionales, de las realidadesconcretas de las cuales forman parte.
PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS
INSTITUCIONALESEl diseño, rediseño y funcionamiento de los sistemas
institucionales, de cualquier naturaleza, debecontemplar, según su necesidad específica, laincidencia de los siguientes principios ofundamentos básicos:
Propósito o Principio.-
El propósito de los sistemas y subsistemasinstitucionales, su función específica, objetivobásico, la visión, la misión del macro sistemainstitucional, subordinan las funciones, objetivos,procesos, planes, programas, proyectos ypresupuestos, alcances y comportamiento de losrecursos, medios, elementos y partes de suscomponentes.
Poder
La presencia y funcionamiento de los sistemas y subsistemasinstitucionales y de sus partes componentes, implicanacciones y relaciones de poder de la más variada naturalezay trascendencia, ejercidas por ellos: autoridad, dominio,jurisdicción, atribuciones, funciones, facultades y demássimilares.
Totalidad
Los subsistemas institucionales, no obstante su individualidad yheterogeneidad, por diversos medios y mecanismos,confluyen en una composición estructurada que los abarca.
Dependencia
Todo sistema institucional forma parte y está subordinadofuncional y jerárquicamente, a un sistema mayor, el cual lorige, gravitándolo en diversa medida.
Interdependencia
El funcionamiento institucional genera variadas condiciones deinterrelación e interdependencia, entre y con los diversossistemas componentes (mayores, similares o de menorjerarquía).
Causa-efecto
El comportamiento y cualquier modificación o alteración delsistema o de sus subsistemas afectan, con diversaincidencia, al resto de elementos o componentes de lossistemas.
Orden
Los sistemas, sus recursos, medios y partes componentes,cumplen funciones y objetivos específicos, interrelacionadosa través de métodos, procesos y procedimientos de trabajodebidamente prescritos.
Adaptabilidad
Los sistemas institucionales, requieren desarrollar esfuerzossistemáticos para lograr la cultura que les posibilite asimilar, conoportunidad y pertinencia, en su capacidad de funcionamiento y derespuesta, las demandas de la modernización, de sus tendencias yparadigmas, de cara a las condiciones cambiantes de losescenarios en los cuales están inmersos.
Trascendencia
Los resultados finales de los sistemas institucionales, los de sussubsistemas, diversos procesos y subprocesos, provocan impactopositivo, al aportar al logro del portafolio de objetivos esperados,observando nuevos y retadores estándares de productividad, quefortalecen su capacidad competitiva y afianzan su sostenibilidad.
Sinergia
La gestión institucional y la de sus componentes, debidamentearticulada e interrelacionada, genera resultados mayores, mejores,con menores costos y en menor tiempo.
Integración
El aporte articulado y armónico de las partes componentes del sistema,
incrementa sus niveles de productividad y competitividad.
Realimentación
Los sistemas institucionales aseguran su equilibrio y funcionamiento con
dinamismo, utilizando mecanismos permanentes y adecuados de regulación,
control, información y decisorios, en tiempo real.
Complejidad
La naturaleza social de los sistemas institucionales, la incidencia de sus diversos
componentes, así como de los elementos, factores y variables intra y
extrainstitucionales, en esencia inciertos, turbulentos, generan limitaciones para
prever o anticipar con certeza, su comportamiento, condiciones de
funcionamiento y opciones de gobernación.
Gobernación
Para garantizar la conducción, gestión y permanencia institucional, en los términos
esperados, es menester el dominio apropiado de la capacidad de
funcionamiento interno y de las variables externas incidentes del y en el
sistema institucional.
Sostenibilidad
Las Instituciones, para asegurar la
legitimidad y permanencia en los
escenarios, deben satisfacer a cabalidad
la atención de su propósito, observando al
efecto las exigencias de calidad,
productividad y competitividad mínimas,
acorde con las exigencias de sus
escenarios de desempeño.
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