presentacion auditor interno de calidad

CURSO AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

ISO 9001:2008

MARCO CONCEPTUAL

El requisito de auditoría en los referenciales

Qué se entiende por auditoría?

Para qué hacer auditorías?

Las diferentes clases de auditoría

La auditoría interna a los sistemas de gestión

Quiénes intervienen en el desarrollo de la auditoría?

Contenido

El requisito de auditoría en los referenciales

Marco Conceptual

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarías de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Lo que se va aauditar

Criterio deauditoría

Informar resultado a quien solicita la auditoría

Establecer si hay concordancia

Situación real Referencia

Marco Conceptual

Facilitar el control, por parte de la dirección, de las prácticas que puedan tener efectos sobre la satisfacción del cliente

Evaluar la adecuación de estas prácticas a las políticas y objetivos establecidos

Marco Conceptual

Según el enfoque

Auditoría de producto

Auditoría de proceso

Auditoría de sistemas de

gestión

•AUDITORIA DE SISTEMA:AUDITORIA DE SISTEMA:

Evalúa la capacidad del sistema para desarrollar las políticas, lograr los objetivos y alcanzar el desempeño esperado del sistema.

•AUDITORIA DE PROCESO:AUDITORIA DE PROCESO:

Evalúa la eficacia de las medidas de gestión sobre un determinado proceso.

•AUDITORIA PRODUCTO:AUDITORIA PRODUCTO:

Evalúa la eficacia de las medidas de gestión sobre las características de un determinado producto.

Auditoria combinada: cuando por ejemplo, se auditan sistemas de gestión ambiental, de calidad y S&SO.

Según el enfoque

Las diferentes clases de auditoríaSegún quien solicite la

auditoría

Proveedor ClienteOrganización

Organismo independiente

Primera parte

Segunda parte

Tercera parte

Auditoria conjunta: cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado

La auditoría EXTERNA es una herramienta para:

Tomar decisiones entre varias alternativas

Iniciar relaciones comerciales /

técnicas

Certificar una organización

Según quien solicite la auditoría

Identificar oportunidades

de mejoramiento

Verificar la solidez del sistema de

gestión

La auditoría INTERNA es una herramienta para:

Según quien solicite la auditoría

La auditoría interna a los sistemas de gestión

Marco Conceptual

Aquella que es realizada por la propia empresa, o contratada por la misma,

con el propósito de establecer la efectividad del sistema de gestión

implementado

Qué se entiende por auditoría interna?

Autoevaluación periódica que permite obtener

información para orientar el sistema de gestión y el

desempeño de la organización

Qué se entiende por auditoría interna?

Ayudar a entender a los responsables de los procesos auditados, dónde funciona el sistema

de gestión y dónde no, así como los riesgos asociados.

También es una fuente para identificar oportunidades de mejora.

Cuál es el propósito de la auditoría interna?

La auditoria interna permite:

• Evaluar si los procedimientos establecidos:– Desarrollan la política y los objetivos– Son suficientes (los que se requieren)– Son adecuados (llevan al logro de resultados)– Se aplican– Se mantienen (se adaptan frente a cambios)

• Determinar si los resultados alcanzados cumplen con los objetivos y el nivel de desempeño definido

La auditoria interna permite:

• Determinar si el sistema implementado:– Tiene enfoque preventivo– Asegura la identificación y control de:

Requisitos y necesidades de los Clientes Requisitos legales y reglamentarios Requisitos de la Organización

– Lleva al mejoramiento del desempeño frente a la satisfacción del cliente

– Asegura el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001

• Identificar proceso y áreas fuertes y débiles

Las prácticasreales

Lo planeado

Los resultados

CompararComparar

Eficacia

Eficiencia

En la auditoria interna se verifica efectividad

Quiénes intervienen en el desarrollo de la

auditoria?

Marco Conceptual

Organización o persona

que solicita una auditoria

Cliente Auditor

Persona con la competencia para llevar a

cabo una auditoria

Auditado

Organización que es

auditada

Quiénes intervienen en la auditoria interna?

El administrador del proceso de auditoria

(Gestión de la Calidad)

Quién es el cliente en la auditoria interna?

La alta dirección

El representante de la dirección

El coordinador del sistema de gestión

El administrador del proceso de auditoria a sistemas de gestión

Responsables de áreas, procesos o resultados relacionados con el sistema de gestión

Responsabilidades del cliente

Definir los criterios de auditoria

Asignar recursos

Aprobar modificaciones al programa

Recibir resultados de la auditoria como base para la revisión gerencial

Quién es el auditado en la auditoria interna?

Organización

Procesos

Prácticas

Procedimientos

Productos

Resultados

NO SE AUDITAN

PERSONAS

Quién es el auditado en la auditoría interna?

La alta dirección

Responsables por los procesos

Personal con cargos relacionados con el sistema de gestión:

Equipos de trabajo

Personal administrativo

Personal técnico

Personal operativo

Responsabilidades del auditado

Informar al personal a cargo que va a participar en la auditoría

Proveer los recursos necesarios

Cooperar con los auditores y suministrar la información requerida

Definir e implementar acciones correctivas y preventivas

Asegurar la eficacia de las acciones tomadas

Quién es el auditor en la auditoria interna?

Personal de la Empresa

Personal Contratado

Competente para llevar a cabo auditorias a sistemas de gestión

Quién es el auditor en la auditoría interna?

Experto técnico / Auditor en formación / Observador

Grupo Auditor

Auditor Individual

EQUIPO AUDITOR

Pueden estar acompañados por:

Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar.

No es requisito indispensable

Al conformar un EQUIPO AUDITOR, se acostumbra nombrar un:

Competente para dirigir y efectuar auditorías

Auditor Líder o Auditor PrincipalAuditor Líder o Auditor Principal

Quién es el auditor en la auditoría interna?

Responsabilidades del auditor interno

Preparar la auditoría

Recolectar y evaluar evidencia

Elaborar informe de auditoría

Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera

Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría

Realimentar el proceso de auditoría

Etapas de la evaluación de auditores

Inicio

Evaluación inicial

Auditor

Auditoria

Evaluación continua del desempeño

Mantenimiento y mejora de la competencia

Desarrollo de la Competencia

Criterios cumplidos

Fuente: ISO 19011:2002

Selección del equipo auditor

No seleccionado

Criterios no cumplidos

Indicadores para la evaluación de auditores

Tecnólogo

Aspecto

Educación

Experiencia Mínimo 1 ciclo de auditorías

Entrenamiento

(Formación)

•Temas específicos

•Modelo de gestión (16 horas)

•Técnica auditoría (24 horas)

•Procedimiento de auditoría (2 horas)

•4 actividades de auditoría con auditor competente

Requisito

Mente abierta: no tiene dificultad para considerar ideas alternativas o puntos de vista

Diplomático: tiene tacto para concertar con las personas

Objetivo: basa sus conceptos en evidencias reales

Ejemplo

Habilidades (Atributos personales)

Versátil: tiene la capacidad de entender y adaptarse a diferentes situaciones

Tenaz: persistente, enfocado en el logro de objetivos

Analítico: obtiene conclusiones oportunas basado en razonamiento lógico y análisis

Confianza en si mismo: se expresa y actúa con seguridad

Ejemplo

Habilidades (Atributos personales)

Mantenimiento y mejora de la competencia

Práctica activa

Actualización

Desempeño

Encuestas

Evaluación de un auditor más experimentado

Revisión de informes y cumplimiento

Ejemplo

Un equipo administrador?

El representante de la dirección?

Control interno?

El coordinador del sistema?

Otro? Quién?

El administrador del proceso de auditoría

Responsabilidades del administrador

Definir el procedimiento y mantenerlo

Elaborar el programa de auditoría

Asignar el equipo auditor acorde con el propósito de la auditoría

Coordinar la ejecución del programa de auditoría

Hacer seguimiento al programa y asegurar que se cierre el ciclo

Dirimir conflictos que se presenten en las auditorías

Responsabilidades del administrador

Evaluar los resultados de cada ciclo de auditoría y preparar el informe para la revisión gerencial

Conservar registros de las auditorías

Seleccionar, entrenar y asegurar competencia del equipo auditor

Monitorear y mejorar el proceso de auditoría

Las competencias del auditor interno y:

Conocimiento de la orientación estratégica de la organización

Conocimiento y habilidades para elaborar el programa y definir el objetivo y alcance de la auditoría, basado en la situación de la organización

Habilidad para conformar el equipo auditor, motivarlo y evaluar su desempeño

Competencias del administrador

Habilidad para evaluar información e identificar fortalezas y debilidades del sistema de gestión

Habilidad para resumir los resultados de auditoría para la revisión gerencial

Habilidad para coordinar y hacer seguimiento al programa de auditoría

Conocimientos para elaborar el presupuesto requerido para desarrollar el programa de auditoría

Habilidad para dirimir conflictos de auditoría

GESTIÓN DEL PROCESO DE

AUDITORÍA INTERNA

Contenido

Las auditorías internas bajo la óptica de un proceso Objetivo del proceso Descripción del proceso (resultados) El control del proceso La asignación de recursos La definición del programa

Gestión del proceso de auditoría interna

Las auditorías bajo la óptica de un proceso

Proceso de auditoría

Calidad del Producto: Evaluación de la eficacia del sistema Identificadas debilidades y riesgos Identificadas fortalezas y

oportunidades Eliminadas las causas de las no

conformidades

Cantidad: Horas, cubrimiento

Oportunidad: Fechas de ejecución de la auditoría Entrega informes Cierre de auditorías

Uso de recursos: Presupuesto ejecutado

Programa: Objeto de la auditoría Fechas de ejecución Auditores asignados Horas de auditoría

El proceso de auditoría

Recursos: Presupuesto gastos Presupuesto capacitación Horas auditores Horas auditados Horas administración proceso

Administración del proceso de auditoría

1.Seleccionar el equipo auditor

2.Entrenar al equipo auditor

3.Evaluar competencia del equipo auditor

4.Elaborar y comunicar el programa de

auditoría

Criterios de selección

Listado personalListado personal seleccionado

Necesidades de entrenamiento

Programa, material y registros

Personal entrenado

Criterios para evaluar competencia

Auditores competentesRegistros competencia

Información para elaborar el programa

Programa de auditoríaComunicación a

auditores y auditados

5.Preparar el desarrollo de la

auditoría

6.Desarrollar la auditoría

7.Elaborar el informe de auditoría

8.Comunicar resultado de auditoría

Hallazgos y evidencia que los soporta

Información recibida y comprendida

Hoja de verificación

Documentos, registros, personal

Informe de auditoría

Programa de auditoría Plan de auditoríaDocumentación

requerida

Solicitud de acciones correctivas

9.Tomar acciones correctivas

10.Verificar eficacia de acciones correctivas

11.Evaluar proceso de auditoría

12.Preparar informe revisión gerencial

Resultados auditoría

Informe auditoría revisión gerencial

Seguimiento a acciones correctivas

Necesidades entrenamiento auditores

Informe de acciones correctivas

No conformidad eliminada

Solicitud de acciones correctivas Revisión informe de

acciones correctivas

Cierre auditoría

Desempeño auditores Acciones de mejora proceso auditoría

Procedimiento de auditoría establecido y mantenido

Programa de auditorías operando, el cual tiene en cuenta situaciones particulares de la organización

Auditores competentes y mantenida su competencia

Mejoramiento como resultado de la toma de acciones correctivas y preventivas basados en el resultado de las auditorías

Qué significa un proceso de auditoría efectivo?

La asignación de recursos

La asignación de recursos para la auditoría

Recursos requeridos

Administrador de las auditorías (Coordinador de Calidad)

Auditores internos (competencias, tiempo del personal y presupuesto para formación)

Presupuesto para desplazamientos (cuando aplique)

Disponibilidad de auditados

Herramientas para administrar las auditorías

FASE 1

El programa de auditorías

Gestión Del Programa De Auditoria

• El programa de auditoria:– Puede incluir una o más auditorias– Incluye todas las actividades necesarias para

planificar y organizar el tipo y número de auditorias– Considera la identificación y asignación de

recursos para realizarlas en forma efectiva dentro de los plazos establecidos

• Se puede establecer más de un programa• Las auditorias pueden tener diversos objetivos

y pueden incluir auditorias combinadas o conjuntas

Objetivos del Programa de Auditoria

• Dirigen la planificación y realización de las auditorias

• Se pueden definir considerando:– Prioridades de la dirección– Requisitos del sistema de gestión– Requisitos legales, reglamentarios y

contractuales– Requisitos del cliente– Necesidades de otras partes interesadas– Riesgos para la organización

Criterios Para Establecer El Programa

• Elementos del sistema de gestión con mayor dificultad en su implementación

• Actividades de alta incidencia en resultados, alto impacto y/o alto riesgo

• Resultados no satisfactorios de auditorias internas y externas (después del primer ciclo)

• Indicadores de desempeño de los procesos con resultados no satisfactorios

Con relación a la organización: • Cambios en los procesos• Nuevos procesos / nuevos productos• Cambios relevantes en requisitos y

normativa legal aplicable• Retiro de personas claves• Fusión / creación / eliminación de cargos• Traslados frecuentes de personal (alta

rotación)

• Cronograma de actividades claves de la organización (vacaciones, paradas de planta, picos de producción, proyectos especiales, etc.)

• Solicitudes de auditoria interna

• Disponibilidad del equipo auditor

• Presupuesto para realizar la auditoría

• Resultado de la evaluación de la eficacia del proceso de auditoria

Implementación del Programa de Auditorias

La implementación considera:• Comunicar el programa a las partes pertinentes• Coordinar la ejecución del programa• Asegurar la selección de los equipos auditores• Suministrar los recursos requeridos• Asegurar la realización de las auditorias de

acuerdo con el programa• Controlar los registros• Asegurar la revisión y aprobación de los

informes, así como su distribución

Sistemas jóvenes

Un ciclo semestral

Sistemas maduros

Un ciclo anual

Con qué frecuencia hacer la auditoría?

El programa de auditoría

Objetivo General:

Proceso

Alcance

Auditores

Referencial

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Ejemplo

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

INTERNA

FASE 2.

Preparación de la auditoría

Ejecución de la auditoría interna

Estudiar la información pertinente

Analizar y entender el objetivo de la auditoría

Identificar la relación del objeto de auditoría con los objetivos de la organización

Conceptualizar el objeto a auditar dentro del sistema de gestión

Estudiar la información pertinente

Identificar indicadores, cargos, áreas, normas , registros, procedimientos, especificaciones, instrucciones y comunicaciones, entre otros aspectos que se encuentren asociados al objeto de auditoría

Informes de auditorías anteriores y eventos que puedan afectar el objeto de auditoría

EL PLAN DE AUDITORIA

Según sea el caso: Quién solicita la auditoría, Quien administra el proceso de auditoría

Lo define:Lo define:

Responde a las preguntas ¿Qué se espera lograr con esta auditoría? Cuál es el resultado esperado?; Es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus conclusiones.

Objetivo (para qué)Objetivo (para qué)

El Plan de auditoría

Nota 1: Debe ser consistentes con el programa de auditoría.

Nota 2: Puede complementarse con objetivos particulares de solicitudes realizadas por otros interesados.

Establece los límites de la auditoría en términos de: procesos, actividades, áreas, documentos, numerales o secciones de un documento, registros, cargos o roles, periodos de tiempo o una combinación de los anteriores.

Alcance (a qué y hasta dónde)Alcance (a qué y hasta dónde)

Lo define:Lo define:

Según sea el caso: Quién solicita la auditoría, Quien administra el proceso de auditoría ó El auditor asignado

Nota 1: Debe permitir que se obtenga la información y las evidencias suficientes para dar respuesta al objetivo de la auditoría.

Busca notificar al auditado:Busca notificar al auditado:

El objetivo de la auditoría

El alcance de la auditoría

Las áreas a evaluar

Personas (cargos) que atenderán la auditoría

Los auditores

Fecha, lugar y hora de la auditoría

Duración prevista para esta actividad

Personas (cargos) a quien entregar el informe

LA LISTA DE CHEQUEO O VERIFICACIÓN

Un documento de trabajo

Una herramienta para estructurar la auditoría a realizar

Un soporte para realizar entrevistas

Una guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos

Un instrumento para registrar hallazgos

Una base para elaborar el informe de auditoría

La hoja de verificación es:

Al estudiar la documentación identificar:

Actividades relacionadas o de alto impacto frente a los objetivos del sistema de gestión o la legislación aplicable

Interacción con otras actividades

Cargos relacionados con el objetivo y alcance

Afirmaciones en el documento

La hoja de verificación

Registros que se generan

Establecer el volumen de las salidas que se generan en promedio por la actividad o procesos a auditar

Elementos claves para el desarrollo de la actividad

Los resultados o salidas (productos, sub productos) que debe generar la actividad o el proceso a auditar, y sus requisitos

Los controles empleados en entradas, proceso o actividad y salidas, para verificar que las salidas generadas cumplen los requisitos establecidos

Cómo se tiene establecido el ajuste o reproceso de las salidas generadas por la actividad o proceso a auditar que presentan desviaciones frente a los requisitos establecidos

Información relacionada con objetivos e indicadores

Tener en cuenta (especialmente en primer

ciclo): Disponibilidad de procedimientos

documentados

Evaluación del grado de conocimiento

Consistencia de información en registrosPreguntas, actividades o registros,

independiente del orden a ser verificado en campo

Eficacia del Sistema frente a Objetivos Corporativos

Tema a verificar Evidencia

El proceso ha identificado a cuales objetivos corporativos pueden aportarle?

Se han divulgado en las áreas los objetivos corporativos?

Se han formulado metas a los objetivos propuestos?

Se ha modelado el proceso?

Se han identificado las principales salidas, entradas, recursos y actividades (las más importantes por proceso)?

Se tienen los indicadores definidos?

Se están desarrollando mediciones?

Se vienen desarrollando acciones para el logro de las metas?

A partir de las mediciones realizadas se hacen análisis de los datos y se proponen acciones de mejora?

Las personas entrevistadas se sienten con responsabilidad y claridad para contribuir al logro de los objetivos corporativos?

Conveniencia del Sistema Frente A Clientes Y Otras

Partes InteresadasTema a verificar Evidenci

aNotas

La información de quejas y reclamos llega al proceso?

La información de las encuestas de satisfacción del cliente es desplegada en el proceso?

Se vienen emprendiendo las acciones correctivas y preventivas con la información proveniente de quejas y reclamos, encuestas, sugerencias?

Las acciones implementadas son eficaces?

Las personas son concientes de su incidencia en los resultados, en la calidad de los productos y servicios?

Adecuación Del Sistema Frente A Los Requisitos De

La Norma ISOTema a verificar Evidenci

aNotas

Están definidos los requisitos aplicables al proceso?

En el proceso se planifica y se desarrollan las actividades conforme a lo planificado, se verifican y estudian los resultados y se proponen acciones correctivas, preventivas y de mejora?

El proceso tiene documentado lo necesario para su desempeño?

Los controles que se realizan sobre el proceso son suficientes para evitar la desviación sobre lo esperado?

Las personas auditadas son concientes de las consecuencias de desviarse de las prácticas o procedimientos establecidos para sus procesos?

Se conoce y se aplica el procedimiento de administración de proyectos y cambios?

Recolección de la evidencia

Secuencia de actividades:

Reunión de apertura

Desarrollo de entrevistas

Técnicas para la recolección de evidencia

Análisis y calificación de hallazgos

Reunión de cierre

Recolección de evidencia

Con el responsable del tema a auditar y quienes van a participar en la auditoría

Confirmar objeto y alcance

Revisar actividades y duración de la auditoría y confirmar el plan de auditoría

Verificar asignación de recursos

Clarificar inquietudes

Acordar la reunión de cierre

Reunión de apertura

Tener en cuenta:

Actitud frente al auditado

Estilo social del auditado

Formulación de preguntas

Evitar dar sorpresas

No emitir opiniones personales

No calificar ni descalificar

Basarse en hechos y datos

Ser claro en las explicaciones

Motivar a la mejora frente a las NC

Respeto

Escucha activa

Cooperación

Motivación

Paciencia

Un auditor no es:

Un juez

Un verdugo

El que manda en la auditoría

Un facilitador, cuya principal labor es ayudar a la Empresa a mejorar su Sistema de Gestión

Un auditor es:

Lo equivocado

Usted tiene algo que esconder o no?

Detective

Yo puedo encontrar lo que está mal sin su ayuda

Arrogante

Por qué no lo hace de este modo?Consultor

No conformidades = serios problemas, altos costos

No conformidades = no es para preocuparse, no son riesgosas

Blando

Te pesqué con las manos en la masa

Malicioso

Lo equivocado

Hacer buenas preguntas

Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos

Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema que tienen deficiencias

Cumplir con el propósito de la auditoría

Lo acertado

Estilo social del auditado

Propósito de la auditoría

Características y actitud del entrevistado

Al seleccionar las preguntas,

tener en cuenta:

Al seleccionar las preguntas,

tener en cuenta:

... tipo de preguntas más

utilizado

cerradas cerradas abiertasabiertas

CerradasCerradassuministran información suministran información

puntual : un responsable, puntual : un responsable, una fecha, un lugaruna fecha, un lugar

SI / NOSI / NO

abiertasabiertas

permiten obtener permiten obtener descripciones de descripciones de

procesos o procesos o actividadesactividades

En dónde registra la información?

Cuál procedimiento?

Conoce la política?

Cumple la legislación?

Cómo controla el proceso?

Por qué controla este residuo?

Qué es una no conformidad?

Cerradas

Abiertas

5W / 1H5W / 1H(who, what, when, where, why, how)

(quién, qué, cuándo, dónde, porqué, cómo, cuanto, cual)

generalizar situacionesgeneralizar situaciones

establecer similitudesestablecer similitudes

Examinar en los procedimientos aspectos de fondo:

Grado de cubrimiento del tema

Qué, quién, cómo, cuándo, dónde

Coherencia, mantenimiento

Grado de difusión

Capacidad para alcanzar resultados

Técnicas para la recolección

Examinar en los documentos aspectos de forma:

Si la información es legible

Cumplimiento de criterios de edición

Enmendaduras

Tener en cuenta factores que inciden en:

El logro de objetivos y metas

La satisfacción del cliente

El cumplimiento de la legislación

La prevención de riesgos mayores

Los hechos observados

Los documentos y registros evaluados

Los resultados de las entrevistas

Es conveniente tomar nota de:

No confíe en la memoria: esta puede fallar

Cuando hay alguna desviación, preguntar:

Qué pasó?

Por qué se presenta la desviación?

Qué problema (en el producto o para el SG) se deriva de la desviación?

Cuando observe alguna desviación, asegúrese que el auditado sea conciente de ella en el menor tiempo posible.

Tratar de motivar al entrevistado, para trabajar en conjunto para identificar las causas que motivan el hallazgo

Ser claro, preciso y conciso

Tener en cuenta:

Las desviaciones se pueden presentar por:

Las disposiciones están establecidas y no se cumplen porque:

no se conocen

no se aplican

No existen disposiciones al respecto

Generando Hallazgos De Auditoria

Situaciónque presentadesviación

No se sabecuando hay una

desviación

No tiene losconocimientos y

habilidades

No conoce laImportancia, ni

las implicaciones

No sabe cómose hace

No se analiza lainformación

No sabía que elprocedimiento

cambió

No es claro quienhace las cosas

Faltan Recursos físicos

No se tomanacciones frente

a las desviaciones

La situación nohabía sido

considerada

No sabiaLa información no

llega aquí

No se encuentra elinforme

Es una desviación frente a un requisito de los modelos de gestión? Cuál?

Es desviación frente a un requisito legal? Cuál?

Es una desviación frente a una disposición del SG? Cuál?

Hay un problema en el SG causado por la desviación? Cuál?

Hay un problema en el producto, el ambiente o en la seguridad causado por la desviación? Cuál?

Al Preparar el Informe Considerar

• Calificación del hallazgo: si es una no conformidad (desviación frente al criterio de auditoria) o una observación (oportunidad de mejora)

• Descripción de la no conformidad o de la observación identificada, precisando el criterio de auditoria con el cual se relaciona (requisito del referencial, norma legal, requisito interno, etc.)

• La evidencia o hechos que llevaron al resultado anterior

DESCRIPCIÓN DE UN HALLAZGO

1 ¿CÓMO? ¿Cómo se identificó el hallazgo?

Registros, evidencias objetivas

2 ¿DÓNDE? ¿Dónde está ocurriendo el efecto?

Identificar dónde se evidencio la situación

3 ¿QUÉ? ¿Cuál es el efecto? Qúe es lo que está mal, qué es lo adverso

4 ¿CUÁNTO?

¿Con qué frecuencia se viene presentando el efecto?

Estimar la frecuencia con que ha aparecido el problema.

5 ¿POR QUÉ?

¿Por qué es un problema?

Qué se está incumpliendo?: Una especificación, un principio, una directriz

6 ¿RIESGO? ¿Qué riesgo está generando?

Para la organización, el “SG”, el logro de objetivos, el desempeño esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviación encontrada

Los hechos observados: describa lo que ha visto / encontrado y las evidencias que lo soportan

El resultado: describa el incumplimiento El elemento del SG de la empresa: cual elemento

ha presentado la no conformidad o la oportunidad de mejoramiento

El requisito del referencial: el elemento de la norma relacionado con el hallazgo

Los riesgos: Para la organización, el “SG”, el logro de objetivos, el desempeño esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviación encontrada.

QUE Y CUANTO

PORQUE

RIESGO

Ejemplo 1

• Al solicitar los registros de la revisión gerencial, se encontró que no se ha realizado seguimiento al estado de las acciones correctivas y preventivas, incumpliendo el requiisto 5.6.2 d), lo que genera riesgo en el cumplimietnto, el mejoramiento y la eficacia del SGC

• Al verificar el conocimiento de la Política y los objetivos de calidad se evidenció que el personal operativo no entiende como se relaciona su actividad diaria con estos conceptos, generando incumplimiento de los requisitos 5.3 d) y 6.2.2 d); lo anterior genera dificultad en el logro de los objetivos de calidad y en los resultados frente a los clientes de la Organización

Ejemplo 2

Es una actividad posterior a la actividad de campo

Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y a la gerencia de la cual depende

Durante los primeros ciclos de auditoría se recomienda efectuar una reunión previa del equipo auditor para obtener consenso sobre no conformidades y observaciones

En la reunión de cierre únicamente se presentan las no conformidades y observaciones redactadas por consenso del equipo auditor

Reunión de cierre

Debe darse énfasis a la obtención de un acuerdo con los auditados sobre no conformidades y observaciones identificadas por el equipo auditor

Se recomienda presentar un resumen documentado de la auditoria :

Actividad auditada Personas entrevistadas Conclusiones sobre aspectos favorables Conclusiones sobre aspectos desfavorables Documentos consultadosPresentación de observaciones y no conformidades

Reunión de cierre

Elaboración del informe de auditoría

Ir al grano

Pensar en quien la recibe

Si se hace a mano, letra legible

Una comunicación escrita breve, clara y precisa es bien recibida por quien la va a

Si yo fuera el responsable del proceso auditado, con el informe que estoy leyendo puedo entender qué está pasando, cuáles son los riesgos y tener elementos para corregir la no conformidad encontrada ?

Al redactar el informe nos debemos preguntar:

Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre

Recuerda el propósito y alcance de la auditoria

Indica la fecha de la auditoria

Relaciona el equipo auditor

Referencia documentos examinados y hechos observados

Describe las no conformidades y las observaciones

Identifica puntos fuertes y débiles de la actividad auditada

Componentes básicos

Objetivo y alcance de la auditoria

Fecha de ejecución

Fortalezas del proceso

Debilidades del proceso

Relación de Hallazgos (anexo)

Conclusiones con respecto al objetivo del plan y del programa

Toma de acciones correctivas

Responsabilidades del auditado

Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones correctivas y preventivas

Definir fechas limite para la implantación de estas acciones

Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas

REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVASREPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

AUDITOR PRINCIPALAUDITOR PRINCIPAL

< AÑO >< AÑO > CICLO DECICLO DE

AUDITORIAS No ___ AUDITORIAS No ___

< FECHA >< FECHA > AUDITADOSAUDITADOS

HOJA 1 DE 2HOJA 1 DE 2

SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTESE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE

AUDITORESAUDITORES

OBSOBS NCNC CRITICIDADCRITICIDAD REFERENCIALREFERENCIALDESCRIPCIÓNDESCRIPCIÓN

POSIBLES CAUSASPOSIBLES CAUSAS

responsabilidad del auditorresponsabilidad del auditor

responsabilidad del auditadoresponsabilidad del auditado

REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVASREPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTAACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA

HOJA 2 DE 2HOJA 2 DE 2

SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTESE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE

RESPONSABLERESPONSABLE FECHA LIMITEFECHA LIMITE

FIRMA(S) AUDITADO(S)FIRMA(S) AUDITADO(S) FIRMA(S) AUDITOR(ES)FIRMA(S) AUDITOR(ES)

SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVASSEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS

FECHAFECHA AA CC

A : ABIERTA / C : CERRADAA : ABIERTA / C : CERRADA FIRMA(S) AUDITOR(ES)FIRMA(S) AUDITOR(ES)

responsabilidad del responsabilidad del auditadoauditado

responsabilidad del auditor responsabilidad del auditor ó administrador del procesoó administrador del proceso

Seguimiento y verificación de acciones

correctivas

Verificación de las acciones tomadas

Auditoría de seguimiento

Programar una auditoría posterior

Tener en cuenta

Seguimiento a acciones correctivas

El proceso de auditoría no termina, hasta tanto no se hayan corregido de

forma eficaz las no conformidades identificadas

No olvidar que...No olvidar que...

ResponsableResponsable AccionesAccionesEtapaEtapa

IniciaciónIniciación

PreparaciónPreparación

EjecuciónEjecución

DocumentaciónDocumentación

SeguimientoSeguimiento

DocumentosDocumentos

Programa de Programa de auditoriaauditoria

Plan de auditoriaPlan de auditoria

Hoja de verificaciónHoja de verificación

Reporte de No Reporte de No Conformidad y Acciones Conformidad y Acciones

CorrectivasCorrectivas

Informe de auditoriaInforme de auditoria

Programa de Programa de seguimiento Reporte de seguimiento Reporte de

No ConformidadesNo Conformidades

Gerente de área Gerente de área Coordinador de Coordinador de

Auditorias Comité Auditorias Comité AdministrativoAdministrativo

Auditor principalAuditor principal

Equipo de auditoriaEquipo de auditoria

Coordinador Coordinador

Comité AdministradorComité Administrador

Auditor internoAuditor interno

Programa periódicoPrograma periódico

Criterios para programaciónCriterios para programación

Formato estándarFormato estándar

Aprobado por el clienteAprobado por el cliente

Informar a auditados objetivo y Informar a auditados objetivo y alcance. Cómo elaborar el planalcance. Cómo elaborar el plan

Reunión de apertura Reunión de apertura

Evidencia objetiva Evidencia objetiva

Reunión de cierreReunión de cierre

Técnica de indagaciónTécnica de indagación

Definir contenido Definir contenido

Utilizar formatos estándarUtilizar formatos estándar

Seguimiento a no conformidad Seguimiento a no conformidad y acción correctiva propuesta y acción correctiva propuesta

Evaluar efectividadEvaluar efectividad

Equipo de auditoriaEquipo de auditoria

Resumen

presentacion auditor interno de calidad

Documents

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