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5S DIGITAL EN EL
DIRECTORIO TODOS:\ DE LA
INTRANET DE LA EUE DE
VITORIA-GASTEIZAUTORAS: • MERCEDES ORRUÑO• MARIAN PLIEGO• JUANA ARGOMANIZ
• PRESENTACIÓN DEL CENTRO
• JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LA
METODOLOGÍA 5S
• IMPLANTACIÓN 5S DIGITALES
• MANTENIMIENTO / AUDITORIAS
• CONCLUSIONES
UPV/EHUOsakidetza /
Departamento de Salud
CENTRO PÚBLICO
MISIÓN-VISIÓN -VALORES
FORMAR PROFESIONALES DE ENFERMERÍA CON UNA
EXCELENTE PREPARACIÓN
COMUNIDAD EDUCATIVA
CLIENTE
(325 Alumnos)
PERSONAS
Docente Investigador (PDI)
(18 personas a tiempo completo y 90 colaboradores)
Tutor/as de prácticas o Instructor/as
(175 personas)
PERSONAS Administración y Servicio (PAS)
(9 personas)
COMPROMISO CON LA CALIDAD
MAPA DE PROCESOS
2016-2020
ÁRBOL DE PROCEDIMIENTOS
INTRANET PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
DIRECTORIOS DE ACCESO RESTRINGIDO
DIRECTORIO COMPARTIDO CON TODO EL PERSONAL
JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE 5S DIGITALES AL DIRECTORIO TODOS:\
• SISTEMATIZAR LA ORGANIZACIÓN
DE LA INFORMACIÓN EN EL
DIRECTORIO DE USO
COMPARTIDO.
• ADQUIRIR BUENOS HÁBITOS EN
EL TRATAMIENTO Y CUSTODIA DE
LA INFORMACIÓN
• PROTEGER LA INTRANET
• ESTRATEGIA DE DIFUSIÓN DEL
SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA
DE CALIDAD (SGIC)
• PREPARACIÓN DEL PERSONAL
PARA LA ACREDITACIÓN DE LA
IMPLANTACIÓN AUDIT
Gestión de la Intranet: marzo 2012
Experiencia en 5S “físicas”
varios espacios implantados
Aprendizaje 5S digital Febrero 2017: Enmarcado en el Procedimiento 6.4 Programa 5S
PODER
QUERER
SABER
Sesiones presencialesVisitasPlazos de entrega
Inicio del curso21 febreroFinal con visita24 de mayo
EQUIPO
SITUACIÓN INICIAL DEL DIRECTORIO
28.308 archivos
7.659 carpetas
108 GB
T:\
REPARTO DE TAREAS24 carpetas entre 3
ADAPTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS A CARPETAS
Programa Mark Foldergratuito
1, 2 y 3 dígitos en procedimientos Relleno con “ceros”
4 CARPETAS GENERALES2 herramientas de trabajo
(escáner y agendas)2 implican a varios procedimientos
(normativas y actas)
Dos sistemas de carpetas: Una con la nueva codificación para irasimilando el nuevo formato.
DOCUMENTO GUÍA 5-S DIGITALES
LÉEME
DIFUSIÓN DEL PROYECTO
CORREOS ELECTRÓNICOS INFORMATIVOS
Introducción
Descripción general del sistema de archivado de
la documentación digital
Estructura de archivado de la documentación
Criterios de codificación e identificación de
documentos
Aspectos importantes a tener en cuenta
Sistema de auditoría
Indicaciones básicas de funcionamiento
RESULTADO DEL PROYECTO
12.439 archivos
4.011 carpetas
17,1 GB
T:\
COMPARATIVA
Archivos 28.308 12.439
Nº Carpetas 7.659 4.011
Tamaño (GB) 108 17,1
6 de marzo 3 de mayo
AUDITORIAS• Periodo: Mensual el primer año
• Objetivo del indicador: 80% de cumplimiento
74
96 98 99 100 97 9696
0
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20
30
40
50
60
70
80
90
100
01/05/2017 01/06/2017 01/07/2017 01/08/2017 01/09/2017 01/10/2017 01/11/2017 01/12/2017
17-5-17 22-6-17 21-7-17 21-8-17 22-9-17 23-10-17 23-11-17 22-12-17
Objetivo 80 80 80 80 80 80 80 80
Total 74 96 98 99 100 97 96 96
Indicador Auditoría 5S Digital
AUDITORIAS
• RECURSOSTREESIZE
FOCOS DE SUCIEDAD
Identificación
Carpetas con más focos de suciedad
• Escáner
• PDI-PAS. (Traspaso de información)
Creación de carpetas de 1er. o 2º nivel por personas no autorizadas
VALORACIÓN
8,1
7,17,6
8,27,8
8,28,7
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Satisfa
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l
1. Organización de la documentación que utiliza todo el Equipo del Centro.
2. Difusión de la terminología de los procedimientos del SGIC.
3. Adquisición de buenos hábitos en el tratamiento y la custodia de la información.
4. Disminución del volumen del directorio, esto facilita la realización de copias de seguridad en el servidor.
CONCLUSIONES
ESKERRIK ASKO
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