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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

CONTENIDO1. Sistema de Información de contratistas

Tipos de registro

Trámites del registro

UNSPSC – Clasificador de bienes y servicios

3. Descarga de documentos

4. Formulario virtual - Consultas para el usuario

5. Ejemplos de algunos documentos que se requieren en el Registro

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM

Tiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de contratación,

dado que:

Permite optimizar y aplicar buenas prácticas. Garantiza transparencia y seguridad jurídica. Proporciona Información en línea del proveedor Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos

de condiciones o términos de referencia Es un insumo muy importante para estudios de mercados

1.Recepción y procesamiento documentos.

2. Análisis y Verificación

3. Aprobación o devolución G

Entregable Final del Servicio

Análisis y Verificación Jurídico-Financiera -

Técnica

Canales de Servicio

GRUPO EPM/ PROVEEDORES-CONTRATISTAS

KONFIRMA

Constancia de Inscripción

Formularios Virtuales (Liviano-integral)

1. Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.

(www.konfirma.com.co)

2. Ingreso a la opción “Descarga de

Formularios” el Servicio seleccionado. 3. Iniciar sesión para

el trámite virtual: Nit/Identificación correo electrónico

Clave4. Iniciar la creación y

el ingreso de información para el

trámite virtual.

PROVEEDORES -CONTRATISTAS

1. Servicio Virtual

3. Orientación Personalizada

2. Atención Telefónica

4. Recepción Documentos

PROVEEDORES -CONTRATISTAS

INSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO

Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractualcon GRUPO EPM.

Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción deaquellos casos donde el proceso de contratación lo defina.

Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones, entre otros Información de experiencia. Declarativa y opcional. Se puede realizar por medio de formularios virtuales no requiere la firma, ni

entrega de documentación en las oficinas de Konfirma®.

INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL

Presentar Información de experiencia técnica de los últimos 10 años, con losrespectivos soportes.

Presentar información financiera de los dos últimos años. Se puede realizar por medio de formularios virtuales requiere la firma y entrega

de documentación en las oficinas de Konfirma®.

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO

INFORMACIÓN BÁSICA

INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA -DECLARATIVA

AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES

ESPECÍFICAS

Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos

Formulario No. 2 Datos Básicos

Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)

Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)

Copia de las certificaciones de calidad vigentes

Copia del RUT

Autorizaciones para actividades como:

- Vigilancia,

- Servicio postal,

- Alimentación,

- Agencias de viajes,

- Transporte de personas o carga,

- Actividades de salud humana.

Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.

INFORMACIÓN EXPERIENCIA

Formulario No. 4 Experiencia Técnica

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL

INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA CERTIFICADA

AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES

ESPECIFICAS

INFORMACIÓN FINANCIERA

Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos

Formulario No. 2 Datos Básicos

Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)

Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)

Copia de las certificaciones de calidad vigentes

Copia del RUT

Autorizaciones para actividades como:

- Vigilancia,

- Servicio postal,

- Alimentación,

- Agencias de viajes,

- Transporte de personas o carga,

- Actividades de salud humana.

Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.

OREQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL

INFORMACIÓN FINANCIERA

Formulario No. 3 Información Financiera

Nota aclaratoria de cuentas financieras

Balance General

Estados de Resultados

Nacionales: Notas a los Estados FinancierosExtranjeras: Memorias

Nacionales: Certificación de Estados Financieros, firmada por RL y contadorExtranjeras: Documento equivalente o Carta RL

Nacionales: Dictamen del Revisor FiscalExtranjeras: Informe auditoria

Nacionales: Certificados de la Junta Central de ContadoresExtranjeras: Documento equivalente o carta RL

OREQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL

INFORMACIÓN EXPERIENCIA

Formulario N°4 Información Experiencia

- Certificación de Contratos Ejecutados

o en su defecto el acta de finalización del contrato, expedida por elcontratante.

- Orden de Compra o Factura para suministros.

Formulario N° 5 Maquinaria y Equipo

INSCRIPCIÓN ACTUALIZACIÓN RENOVACIÓN

CANCELACIÓN

Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos de envíode documentos por correo postal para quienes lo requieran.

No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirseindividualmente.

Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y 24 parael liviano.

Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.

Es responsabilidad del proveedor.

Se puede hacer en cualquier momento, actualizando cualquier información quehaya sido reportada previamente y a la fecha haya sufrido algún cambio o inscribirexperiencia de nuevos contratos ejecutados.

La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema deInformación de Contratistas no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, almomento de clasificar un contrato seleccione adecuadamente las actividades queestán acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el valor en pesos.

N Es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente y deseen

continuar con el registro. Debe realizarse antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de

inscripción.

Renovación Registro Liviano

Actualizar como mínimo la información de datos básicos ingresada al momento dela inscripción.

En caso que no realice la actualización, el registro será cancelado.

Renovación Registro Integral

Actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los primeros 4meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el registro mercantilde la cámara de comercio de su domicilio.

Si transcurrido un (1) año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza lainformación, dicho registro será cancelado.

Cuando el registro no se ajuste a los parámetros establecidos

Si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza ningunainformación

Después de ser cancelada la inscripción, el proveedor puede inscribirsenuevamente, realizando el tramite completo (formularios y documentación)

Requisitos:

La empresa debe enviar una carta informando los motivos de la cancelación.

IOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos yservicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica.

Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basaen estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entreempresas y gobierno.

La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida alespañol.

Es una clasificación de cuatro niveles, los niveles a utilizar son:

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf

UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

Estructura:Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos.

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfCLA

MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOShttp://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfdos por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno.

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfCLA

BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOShttp://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf

BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

ACH HIGH VOLTAGE LTDA

· Comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones321310 Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos

· Instalaciones eléctricas72141115 Servicio de tendido de cables eléctricos

IOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

KONFIRMA

· Proveedores321310 Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos

· Instalaciones eléctricas72141115 Servicio de tendido de cables eléctricos

PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.

www.konfirma.com.co

PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.

SPASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.

PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.

www.konfirma.com.co

PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual.

PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual.

IODESCARGAR CONSTANCIA (ULTIMA)

TRAMITES INSCRITOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPMPRESENCIAL

Konfirma Centro

Carrera 46 Nº 52 - 82 Medellín

Sótano ingreso por la Avenida Oriental

TELEFONICA

Línea Única de Atención al Usuario

(574) 444 56 56

CORREO ELECTRONICO

orientacion@konfirma.com.co

HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM

Debe cumplir con:

Indicar el año(s) que seesta certificando.

La fecha de expedicióndebe ser posterior al añoque se esta certificando

Debe ser expedida yfirmada por elRepresentante legal yContador

LEGALIZACIONAPOSTILLA

Debe cumplir con:

Dicho certificado deberá tener una antigüedad menorde 6 meses (a la fecha de la inscripción).

Debe cumplir con:

- Nombre del contratante (PJ conmembrete) y datos de contacto-Nombre del contratista-Número del contrato-Fecha de inicio y de finalización-Objeto del contrato-Alcance del contrato-Detalle de las actividades-Valor del contrato a la fecha determinación sin IVA.-Indicar el valor de las adiciones.

Debe cumplir con:

Alguna Firma o sellos deRecibido

Aplica solo para Suministros.

Debe cumplir con:

Membrete de la entidad Contratante

¿INQUIETUDES?

Gracias

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