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¡Bienvenidos!

Gestión de Abastecimiento 2020

1. Apertura

2. Informe Compras 2019

3. Gestión de Proveedores

4. Descripción Proceso de Compras

5. Video explicativo Proceso de Compras

6. Preguntas y respuestas

Informe de Compras 2019

GEN TRANSPORTE

$1,08 Bn48%

Informe de Compras 2019

GEN DISTRIBUCIÓN

$2,24 Bn

14COMPAÑÍAS

2PAÍSES

$1,16 Bn52%

$2,24 Bn

Distribución de las compras

Servicios

$2,1 Bn92%

Bienes

$178 MM8%

Informe de Compras 2019

GEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN

$2,04 Bn

550.065 56.1%

368.608 37.6%

21.747 2.2%

17.963 1.8%

10.226 1.0%

7.011 0.7%

4.257 0.4%

979.879 100%

339.793 31.9%

335.636 31.5%

259.354 24.3%

122.327 11.5%

5.584 0.5%

2.772 0.3%

584 0.1%

1.066.050 100%TOTAL TOTAL

1 COMPAÑÍA NUEVA

Distribución de las comprasInforme de Compras 2019

Nota: Valores de compras centralizadas (gestión en las dependencias de Compra de Bienes y Servicios de Promigas (Gen Transporte) y Gerencia de Compras de Enlace (Gen Distribución)

Tipo de Servicio Valor COP (MM)

Contratos Integrales 330.435

Transporte de GNL 92.600

Revisiones previas y periódicas 49.117

Renting de vehículos 28.331

Gestión de cartera 22.096

Proyectos fotovoltaicos 22.014

Administración delegada 20.645

Promoción y habilitación servicio de gas natural 20.168

Soporte/Desarrollo software 16.265

Construcción de redes eléctricas 13.786

Recaudo 11.826

Otros servicios 181.234

Otros conceptos (Compra energía, STR, UTEN) 138.588

35%

10%

5%

3%

2%

2%

2%

2%

1%

1%

1%

19%

15%

Categorías de ServiciosGEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN

1. 88% de este rubro corresponde al contrato de O&M de la FSRU de SPEC ($336.241) para la vigencia restante (2019 – 2036).

COP 947.109 MM540 Proveedores

COP 920.727 MM438 Proveedores

Tipo de Servicio Valor COP (MM)

Servicios Técnicos 1 380.370

Construcción de gasoductos 284.575

Obras civiles 38.290

Renting de vehículos 34.723

Estudios y asesorías 33.863

Mantenimiento gasoductos 23.068

Suministro combustibles y lubricantes 15.779

Asesoría técnica 14.595

Tramites y licencias 13.249

Mantenimiento infraestructura física 11.355

Mantenimiento maquinaria y equipos 7.013

Hospedaje 6.952

Otros servicios 56.895

41%

31%

4%

4%

4%

3%

2%

2%

1%

1%

1%

1%

6%

$1,86 Bn

Informe de Compras 2019

GEN TRANSPORTE GEN DISTRIBUCIÓN

Tipo de Bienes Valor COP (MM)

Medidores residenciales 22.207

Tubería y accesorios PE 12.830

Tubería y accesorios PE-AL-PE 11.446

Transformadores 10.870

Medida inteligente 7.092

Tubería y accesorios de cobre 4.876

Reconectadores 4.814

Reguladores residenciales 3.728

Tubería y accesorios de acero 3.607

Cables 3.408

Válvulas 2.671

Reguladores no residenciales 2.187

Otros bienes 29.201

COP 118.944 MM412 Proveedores

COP 59.152 MM318 Proveedores

19%

11%

10%

9%

6%

4%

4%

3%

3%

3%

2%

2%

25%

34%

10%

8%

6%

5%

3%

2%

2%

2%

2%

2%

2%

22%

Tipo de Bienes Valor COP (MM)

Tubería acero carbón 20.236

Recubrimiento de tubería 5.912

Genéricos 4.762

Accesorios hot tap 3.325

Equipos/Software Sistema 2.948

Válvulas de bloqueo 1.983

Eléctricos 1.272

Accesorios acero carbón 1.259

Grasas, aceites y lubricantes 1.241

Repuestos Compresores Caterpillar 1.187

Construcción Mtto. Gasoductos 994

Rptos Termogenerador 989

Otros bienes 15.027

$178,1 MM

Categorías de BienesInforme de Compras 2019

Gestión de proveedores

Gestión Sostenible de Proveedores

Procesos

Excelencia Operacional

TecnologíaTransformación Organizacional

Relaciones con aliados

PersonasCambio Cultural

Buenas prácticas ambientales, sociales y de buen gobierno.

Principios de ética, transparencia y equidad.

Negocios bajo condiciones justas, de mutuo beneficio y a largo plazo.

Riguroso proceso de selección.

Evaluaciones de riesgo.

Alianzas estratégicas para promover desarrollo de las regiones.

Mejores prácticas en DDHH, laborales, y HSE.

Gestión Sostenible de Proveedores

Datos 2020

A la fecha se encuentran inscritos en nuestra

plataforma de gestión y seguimiento a

proveedores Par Servicios:

521 aliados

GEN Transporte 370 aliados

GEN Distribución 151 aliados

✓ Datos 2019: 86% de los proveedores del registro fueron evaluados (373/434). Calificación promediopara Proveedores de Bienes fue 91 y para Servicios 89, sobre 100.

Gestión Sostenible de Proveedores

Nacionales

1.855Extranjeros

230

Monto:

COP$356.178 Mm

17%

Monto:

COP$1.69 Bn

83%

70%

13%30%

87%

Transporte Distribución

Región Caribe Interior del pais

40%

4%1%

22%

13%

7%

5%8%

Ubicación geográfica

Barranquilla

Cartagena

Resto Costa Atlántica

Bogotá

Cali

Medellin

Bucaramanga

Resto interior pais

Distribución geográfica 2019

2.085 proveedores

Monto de compras

Gestión Sostenible de Proveedores

• Encuentro anual de proveedores.• Encuestas a proveedores.• Talleres temáticos y boletines• Programa de formación a

Administradores de Contratos.• Atención de visitas comerciales a

proveedores (actuales y nuevos).• Gestión de evaluación de desempeño

anual de proveedores

Actividades 2013 - 2019✓ 51% promedio de participación de proveedores en

encuentro anual.

✓ 96% de proveedores encuestados en el 2018 continuaríaprestando servicios y suministrando bienes y hablaríabien de Promigas y sus empresas relacionadas.

✓ 97% reconoce la transparencia de la operación en losdiferentes procesos con Proveedores de Promigas yrelacionadas.

✓ 2 boletines anuales enviados a proveedores incluyendotemas de interés general (SAP, HSE, entre otros).

✓ 68% promedio de cobertura en el programa deformación a administradores de contrato.

Histórico Actividades

CIFRAS RELEVANTES

Principales ciudades %Barranquilla y Atlántico 90%Bogotá 5%Medellín 2%Cartagena 1%Bucaramanga 1%Cali 1%

ESPECIALIDADES

517Proveedores inscritos

407Citas concertadas

323Proveedores

asistentes

80%Efectividad

18Compradores

BienesServicios

18Proveedores Atendidos/ comprador

Obras civiles e interventorías ;

30%

Asesorías técnicas, admin. y

financieras; 8%

IT; 10%Mtto infr. Física, maq. y equipo;

11%

Suministro personal

temporal; 4%

Otros; 37%

EPP (elementos protección personal);

16%

Herramientas, equipos y ferretería;

33%Papelería y Litografía;

6%

Mercadeo (material POP); 6%

Tubería y Accesorios

AC; 5%

Muebles y Enseres; 5%

Otros; 29%

Gestión Sostenible de proveedoresRueda de negocios 2020

Enfoque 2020Gestión de proveedores

• Conferencias web:

1. Gestión Abastecimiento.

2. ¿Gestionas tus riesgos?

3. Continuidad del negocio.

• Conversatorio:

Reinventando las empresas en medio de la pandemia.

• Encuesta:

Percepción de proveedores sobre Promigas y los diferentes procesos proveedores.

Proceso de Compras

Proceso de Compras

1 5 C o m pañías

GEN TRANSPORTE

GEN DISTRIBUCIÓN

Promigas PromiorienteTransmetanoTransoccidente

SPECPromisolZonagenFund. Promigas

EnlaceVersaSurtigasGDO

CEOPerú: Quavii Gasnorp

PlaneaciónPreselección de

proveedores a invitar

Invitación acotizar

Evaluación de ofertas

Solicitud documentos HSE

Adjudicación y legalización Ejecución

y cierre

Documentos de constitución:

❑ Cámara de comercio.

❑ Composición accionaria.

Preselección de proveedores a invitarSe toman proveedores de diferentes fuentes:

• Par Servicios

• Registro en maestro de terceros en ERP

• Base de datos de potenciales proveedores

• Otras fuentes de información: Internet, revistas económicas, etc.

Proceso de Compras

¿Qué documentos se solicitan?

Experiencia técnica, principales clientes.

Información adicional:

❑ Financiera.

❑ Cobertura.

❑ Certificaciones HSE

En cada invitación se detallará ellistado de documentos y formatosaplicables que deben presentar.

Invitación a cotizar

Reunión informativaVisita de obra. Preguntas y respuestas.Presentación ofertas.

• Carta de presentación y Declaración de Conflictos de Interés.

• Certificado de existencia y representación legal y composición accionaria.

• Certificado de no inmersión en ley 1116 o 550.

• Póliza de seriedad – Aseguradora calificación AAA. No subsanable.

• Certificaciones HSE (Servicios significativos).

• Estados financieros últimos 3 años

• Certificación personas naturales.

• Plan ejecución de las actividades.

• Cronograma de actividades.

• Organización técnica y administrativa.

• Relación de equipos, maquinaria y herramientas.

• Relación de subcontratos.

• Flujo de fondos.

• Análisis de salarios de personal.

• Tarifas de equipos.

• Información experiencia específica.

• Desglose de precios unitarios.

• Valor de la cotización.

Documentación general

Documentación económica

Documentación técnica

Proceso de Compras

1. Todos los procesos, previo lanzamiento, tienen determinados loscriterios técnicos de evaluación, los cuales son ponderados paraposteriormente ser calificados. Las ponderaciones no se dan a conocera los proveedores.

2. Las cotizaciones se evalúan técnicamente de acuerdo con los criteriospreestablecidos.

3. Las ofertas declaradas elegibles se evalúan económicamente.

Evaluación de ofertas

Proceso de Compras

• La garantía de seriedad es requisito no subsanable. • Atender las aclaraciones solicitadas y responder dentro de los plazos

establecidos. • Solo se permitirán cambios en el valor de la cotización si obedecen a

errores aritméticos identificados.

Proceso de Compras

Solicitud documentos Proveedor preseleccionadoSolo el proveedor preseleccionado deberá presentar la información solicitada.

• Preparar los documentos de preselección: ❑ Plan HSE o Planilla de riesgos HSE.❑ Matriz de calidad.

• Aceptar las recomendaciones indicadas en la evaluación del Plan HSE aprobado y la matriz de calidad.

Proceso de Compras

Legalización y adjudicación

• Confirmar recibido notificación de selección.

• Tramitar expedición de pólizas contractuales o garantía bancaria.

• Tramitar firma de contrato u oferta mercantil recibida.

• Presentar documentación para gestión de anticipo.

Proceso de Compras

• Firmar acta de inicio.

• Actualizar vigencia de las pólizas de acuerdo con el acta de inicio suscrita.

• Entregar facturas dentro de los periodos de corte correspondientes.

• Notificar oportunamente al administrador del contrato las novedades que

surjan durante la ejecución del servicio / entrega del bien.

• Notificar a la aseguradora todas las novedades del contrato durante su

ejecución.

• Entregar certificados junto con el material.

• Firmar actas de suspensión, reinicio y finalización.

• Notificar a la aseguradora la finalización de los servicios o entrega de los bienes

para actualización de pólizas.

Ejecución y cierre

Gracias.