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Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración

› Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

› Funciones de los administradores Planeación: Tipos de planes

› Pasos y objetivos de la planeación› Estrategias, políticas y proceso de la

planeación estratégica Toma de decisiones:

› Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones

› Evaluación de alternativas de decisiónwww.auladeeconomia.com

Es el proceso de:› planear,› organizar,› dirigir y› controlar

los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas

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Likert: Sistemas de dirección Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte:

La cima de la organización centraliza la toma de decisiones

Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas

El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:

1. Alcance de objetivos2. Por medio de personas3. Mediante técnicas4. En una organización

Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

Planeación: Implica determinar misiones y

objetivos Determinar las acciones necesarias

para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones

Organización: Supone el establecimiento de una

estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar

Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

Altonivel

Nivelintermedio

Mandos inferioresJera

Habilidadeshumanas

Habilidades deconceptuali-

zacióny diseño

Integración de personal: Implica identificar los requerimientos

de los puestos de trabajo Reclutar y seleccionar las personas

idóneas Evaluar, compensar y capacitar al

personal

Dirección: Se refiere a ejercer influencia sobre los

individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales

Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

Control: Consiste en medir y corregir el

desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado

Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa

Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

Altonivel

Nivelintermedio

Mandos inferioresJera

La empresa se ve como un sistema: Un sistema abierto Un sistema complejo (implica

subsistemas) Un sistema dinámico

Taylor: padre de la administración científica

Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción

Se basaba en el concepto del hombre económico

Fayol: padre de la teoría administrativa moderna

Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc.

Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.

McGregor: teoría X y teoría Y Teoría X: al empleado ordinario le

desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento

Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad

Likert: Sistemas de dirección Sistema 3: Sistema participativo

consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,

Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones

Un sistema es:› un conjunto de elementos

dinámicamente relacionados› que desarrollan una actividad para

alcanzar un objetivo› operando sobre insumos tomados

del medio externo

Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias

para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones Tiende el puente entre el punto donde

se está y el punto hacia donde se desea ir

Planeación y control son inseparables

PlaneaciónImplementación

de los planes Control

Desviacióncon respectoa lo planeadoAcciones correctivas

Misión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos y reglas

Programas

Presupuestos

En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella

En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna

Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos

Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean

Los valores dan forma a su filosofía

Teoría X Teoría YLas personas no gustan del trabajo y lo evitan

El trabajo puede ser fuente de satisfacción

Las personas deben ser controladas y amenazadas

Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección

El ser humano trata de evitar las responsabilidades

Las personas aceptan y asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene poca ambición.

El ser humano tiene imaginación, creatividad e ingenio

Las personas se preocupan principalmente de su propia seguridad.

Se puede conseguir una mayor utilización del potencial humano

Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad

Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control

Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.

Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones

Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas

Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta

Permiten delegar autoridad sin perder control

Habilidad técnica Habilidad humana Habilidad de conceptualización Habilidad de diseño

Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento

Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo

Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras

Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas

Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo

Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas

Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción

La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad

Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado

Generalmente se apoyan en presupuestos

Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos

Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)

Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas

Planes estratégicos

Planes operacionalesPara actividadesno recurrentes

Planes de un solo uso

Programasy

Proyectos

Presu-pues-

Planes permanentes

Políticas

Procedimientos

Reglas

Para actividadesrecurrentes

1. Análisis situacional:› Ambiente interno:

Fortalezas Debilidades

› Ambiente externo: Oportunidades Amenazas

2. Establecimiento de objetivos y metas:› Responder a preguntas como:

Dónde se quiere estar? Qué se desea hacer y cuándo? Etc.

Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave

Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.www.auladeeconomia.com

3. Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones internas y

externas en que se operará: Volumen de ventas? Precios?

Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

4. Identificación de cursos de acción alternativos:

Es necesario identificar las mejores alternativas de acción

Examinar sus ventajas y desventajas

5. Evaluación de las alternativas: Evaluar los distintos cursos alternativos

de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

6. Selección de un curso de acción: Se toma una decisión Se elige el que se pueda considerar

como el mejor curso de acción

7. Formulación de planes de apoyo: Se elaboran planes derivados en apoyo

al plan básico Por ejemplo: plan de compra de

equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

8. Presupuestación: Los planes se trasladan a cifras a

través de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos de

operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

Es un sistema administrativo integral Se combinan en forma sistemática

muchas actividades administrativas básicas

Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

Hace énfasis en la evaluación del desempeño

Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía

Se concentra mucho en el corto plazo

Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción

Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo

Horizonte temporal amplio Impacto final relevante Concentración del esfuerzo en un

número reducido de fines Patrón de decisiones uniforme Engloban a toda la organización: desde

la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización

Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,

Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa

Es el proceso formal de planeación a largo plazo

Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización

Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa

Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante

1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:

Responde a preguntas como: ¿En qué negocio estamos? ¿En qué negocio deberíamos estar? ¿Quiénes son nuestros clientes?

2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:

¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?

3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:

Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo

4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:

Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave

5. Es una actividad de alto nivel: La alta gerencia debe participar

activamente Sólo la alta gerencia tiene la visión

necesaria para considerar todos los aspectos de la organización

Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse

Insumos:PersonasCapital

Habilidadesetc.

Metas degrupos

interesados:Empleados

ClientesProveedoresAccionistas

Análisisde la

industria

Perfilempresarial

PropósitoObjetivosIntención

estratégica

OrientaciónejecutivaValoresVisión

Desarrollode

estrategiasalternativas

Debilidadesy

fortalezas

Amenazasy

Oportu-nidades

Evaluacióny decisiónestratégica

Implemen-tación

Direccióny control

Factores internosFactores internosFortalezasFortalezas DebilidadesDebilidades

FactoresFactoresexternosexternos

Oportuni-Oportuni-dadesdades

Estrategias FO: Estrategias FO: usar F para usar F para

aprovechar Oaprovechar O

Estrategias DO: Estrategias DO: superar D para superar D para aprovechar Oaprovechar O

AmenazasAmenazasEstrategias FA: Estrategias FA:

usar F para usar F para enfrentar Aenfrentar A

Estrategias DA: Estrategias DA: minimizar D y Aminimizar D y A

Tres estrategias genéricas:› Liderazgo de costos› Diferenciación› Enfoque

Se pueden combinar Se relacionan con ventajas

competitivas

1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones

2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación

3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos

4. Revisar regularmente las estrategias 5. Desarrollar estrategias y programas

de contingencia 6. Adecuar la estructura organizacional

a las necesidades de planeación 7. Insistir permanentemente en la

planeación y la instrumentación de estrategias

8. Crear un clima que induzca a la planeación

La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación

El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:

1. Establecimiento de premisas2. Identificación de alternativas3. Evaluación de las alternativas4. Elección de una alternativa

Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras

No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos

Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre

Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos

Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.

Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.

Análisis marginal Análisis costo – beneficio Análisis de riesgo Árboles de decisión Otras técnicas de investigación de

operaciones

Experiencia

Experimentación

Investigacióny análisis

¿Cuálalternativa

seleccionar?

Decisióntomada

Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción

Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades

Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes

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