pliego de condiciones defenitivos pdf septiembre 2014
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DESPACHO
CODIGO
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VIGENTE
DESDE
DIA MES AÑO PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA
ABIERTO
DECRETO 1510 DE 2013
01 12 2008 CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA ABIERTO N° 001 DE 2014
“PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y
ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL,
ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO” PAGINA 1 de 93
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PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVO CONCURSO DE MERITOS SISTEMA ABIERTO
N° 001 DE 2014
OBJETO:
PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y ELABORACION
DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E
HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO.
La Entidad en cumplimiento a lo ordenado por el artículo 66 de la ley 80 de
1993, Ley 1150 de 2011, decreto 1510 de 2013 y la ley 850 de 2003, convoca a
las veedurías ciudadanas a realizar el control social al presente proceso de
selección, para este efecto podrán presentar sus observaciones en la sede de
la entidad o a través del portal único de contratación
SEPTIEMBRE DE 2014
DESPACHO
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RECOMENDACIONES INICIALES
La Personería Municipal De Villavicencio requiere adelantar el concurso de méritos
sistema abierto para “PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN
Y ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO
CENTRAL E HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO”, bajo las
condiciones solicitadas por la entidad, para lo cual a continuación se presenta el
pliego de condiciones del proceso contractual y se recomienda a los oferentes que
antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente.
1. Verifique, antes que nada, que no esté incurso en ninguna de las inhabilidades e
incompatibilidades generales ni específicas para contratar
2. Para poder que cumple con las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.
3. Proceda a reunir cuidadosa y diligentemente la información y documentación
exigida y verifique la vigencia de tales documentos en los casos que sea requerido
4. Siga las instrucciones que se imparten para la elaboración de su propuesta
5. Identifique su propuesta, tanto el original como las copias
6. Revise la póliza de seriedad de su propuesta y verifique que:
- Sea otorgada a favor de la PERSONERIA DE VILLAVICENCIO.
- Como tomador: figure su razón social completa, incluyendo la sigla; esto último
siempre y cuando la sigla también figuren en el correspondiente certificado de
existencia y representación legal.
- El valor asegurado corresponda al fijado en este documento
- La vigencia corresponda a la estipulada en este documento
- El objeto y número del proceso de selección coincida con los de la propuesta que
presenta
- Este suscrita por el tomador – proponente afianzado, y sus integrantes en caso de
consorcio o unión temporal
7. Toda consulta deberá formularse por escrito ante la Entidad, no se atenderán
consultas personales, ni telefónicas. Ningún convenio verbal con el personal de la
Entidad, antes o después de la firma del Contrato, podrá afectar o modificar ninguna
de las estipulaciones y obligaciones contenidas en estos PLIEGOS DE CONDICIONES.
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8. Los proponentes con la sola presentación de su propuesta autorizan a la PERSONERIA
DE VILLAVICENCIO para verificar toda la información suministrada en ella.
9. Los proponentes con la sola presentación de su propuesta autorizan a la PERSONERIA
DE VILLAVICENCIO para rechazar la propuesta y dar aviso a las autoridades
competentes en caso de ser necesario, cuando se presente inexactitud en la
información suministrada del proponente o de alguno de los miembros del consorcio o
de la unión temporal.
10. Toda comunicación enviada por los proponentes deberá ser dirigida a nombre de
la Personería Municipal de Villavicencio y radicada en la recepción de la entidad,
Calle 37A No. 19C-20 Barrio Paraíso, Primer Piso Villavicencio, dentro del horario
comprendido entre las 7:00 a.m. a las 12:30 am y de 2:00 p.m. a 4:30 p.m. de lunes a
viernes.
11. Toda información relacionada con este documento se debe consultar única y
exclusivamente en el sitio de Internet www.contratos. gov.co
12. Tenga presente: el lugar, fecha y hora de entrega de la propuesta prevista para el
presente proceso de selección. EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL
TERMINO PREVISTO.
LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO SE RESERVA EL DERECHO DE VERIFICAR
TODA LA INFORMACIÓN INCLUIDA EN LA PROPUESTA Y DE SOLICITAR A LAS AUTORIDADES
COMPETENTES O A LOS PARTICULARES CORRESPONDIENTES, INFORMACIÓN
RELACIONADA CON EL CONTENIDO DE LA MISMA
CAPITULO I
INFORMACIÓN GENERAL
1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD:
LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO, es una entidad encargada de ejercer
el control administrativo en el Municipio y cuenta con autonomía presupuestal y
administrativa y ejerce funciones de Ministerio Publico que le confiere la Constitución y
la Ley así como las que le delegue la procuraduría General de la Nación.
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De acuerdo a lo anterior LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO, en
cumplimiento de sus objetivos misionales, para el desarrollo de las diferentes
actividades y servicios que provee, requiere de materiales y equipo de oficina.
Que la ley General de Archivo Ley 594 de 2000, está orientada básicamente a
racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Publica; promover la
organización técnica de los archivos de gestión; garantizar la conservación de los
documentos de valor histórico de las entidades y con esto la conservación y consulta
de los archivos históricos, en ese sentido se hace necesario la suscripción de un
contrato en el cual un profesional levante un diagnóstico y proyecte las tablas de
Valoración documental con el fin de ser presentadas ante el concejo Departamental
de Archivo
Que el día 26 de agosto de la presente anualidad, la Doctora SANDRA LILIANA PINZON
RINCON, presentó ante el Despacho del Personero Municipal de Villavicencio, oficio en
el cual manifiesta lo siguiente:
“Con la expedición de los Decretos 2578 y 2609 de 2012, y sus respectivos Acuerdos Reglamentarios Nos. 3, 4 y 5
de 2013 emanados del Archivo General de la Nación, por medio de los cuales se modifica el procedimiento para la
elaboración de las Tablas valoración documental, y se dictan disposiciones en materia de Gestión documental, lo
que genera cambios en nuestro sistema de gestión documental , me permito solicitar su amable colaboración, en
ver la posibilidad de contratar el apoyo de profesionales a esta dependencia, para la realización de las TABLAS DE
VALORACION DOCUMENTAL, para lo cual deberán agotar todas las etapas establecidas por el ARCHIVO GENERAL
DE LA NACION y disposiciones normativas citadas: las actividades a realizar tales como:
- Proyección de la metodología, cronograma y formatos a trabajar.
- Consulta, Identificación y elaboración de la Historia Institucional,
- Revisión del diagnóstico documental( archivo central e histórico de la entidad), análisis de la información
producida por cada una de las unidades de la Personería con el fin de elaborar las respectivas T.V.D por cada
ciclo de vida,
- identificación secciones, subsecciones y grupos de trabajo para ciclo de vida institucional.
- series o asuntos por oficina productora para el ciclo de vida institucional
- cuadro de clasificación documental ciclo de vida institucional
- Proyección del documento final de las tablas de valoración documental para ser presentadas ante el Comité
de Archivo de la Personería y posteriormente ante el Consejo Departamental de Archivo)”.
Que en base a lo anterior se puede concluir que hay que tener en cuenta que la
dinámica de la administración pública es cambiante; por tal razón el Archivo General
de la Nación establece el seguimiento y actualización de las Tablas de Valoración
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Documental de las entidades públicas y privadas, por lo cual es pertinente su
actualización.
Adicionalmente el Jefe de Personal, hace constar e informa que en la planta de
personal de la entidad no se cuenta con la disponibilidad de personal suficiente, para
desarrollar el objeto del contrato y las actividades que este comprende, razón por la
cual se requiere realizar la contratación. Por lo anterior se hace necesario celebrar un
contrato de prestación de servicios profesionales para que realice la consultoría objeto
del presente estudio, conforme lo preceptúa el Aartículo 81 del Decreto 1510 de 2013
Que el valor de la necesidad de la presente contratación se debe suplir bajo los
parámetros fijados en el Articulo 66 y siguientes del decreto 1510 de 2013, por lo tanto el
contrato se realizara mediante la modalidad de concurso de méritos, además es
pertinente indicar que se cuenta con recursos en el rubro presupuestal № 03051201,
denominado HONORARIOS, para garantizar los pagos derivados del contrato en cita.
1.1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Teniendo en cuenta el
objeto, la naturaleza jurídica de la presente convocatoria y la cuantía estimada, la
modalidad de selección que se debe adelantar corresponde a la de CONCURSO DE
MÉRITOS ABIERTO definida en el numeral segundo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993,
en el numeral tercero del artículo segundo de la ley 1150 de 2007, y reglamentado en
los Artículos 66 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
1.2. GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN: En materia de
publicación del proceso de selección se debe observar lo dispuesto en el artículo 19
del Decreto 1510 de 2013, en este sentido los pliegos de condiciones contendrán toda
la información necesaria para dar a conocer a los posibles oferentes el objeto a
contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el lugar físico o electrónico
donde puede consultarse el pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato,
así como los demás documentos que harán parte del proceso de selección.
En virtud de lo anterior, el proceso de selección que se adelantará es el de Concurso
de Méritos Abierto; por lo que éste y el futuro contrato que se suscriba como
consecuencia del mismo, se regirá en lo pertinente, por el ordenamiento constitucional,
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el régimen jurídico determinado en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011,
Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013, y demás normas que la
complementan, adicionan y reglamentan, disposiciones que regulen la materia y lo
establecido en el presente pliego de condiciones, el cual describe aspectos técnicos,
legales, financieros, contractuales, de experiencia y cumplimiento, entre otros, que El
municipio considera que el oferente debe tener en cuenta para elaborar y presentar su
propuesta.
El contenido del pliego de condiciones debe ser interpretado integralmente. El orden
de los capítulos y numerales no implica prelación entre los mismos. Los títulos utilizados
son orientadores y no afectan las exigencias en ellos contenidos.
1.3. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Para la elaboración de las propuestas
los interesados deberán consultar toda la documentación relativa a la presente
contratación:
- Estudios previos y sus anexos.
- Presupuesto Oficial.
- El certificado de disponibilidad presupuestal.
- El proyecto de pliego de condiciones, sus anexos y sus Adendas, si los hubiere.
- Pliego de Condiciones Definitivo.
1.4. CONDICIONES DE PARTICIPACION:
1.4.1 El trabajo debe ser realizado por un consultor, que tenga amplia experiencia en el
objeto requerido.
1.4.2. El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en
este pliego de condiciones, anexando la documentación solicitada.
1.4.3. Ninguna persona podrá participar en más de una propuesta, bien sea como
proponente individual, sociedad.
1.4.4. Si sobreviniere inhabilidad o incompatibilidad de un contratista se aplicará lo
dispuesto en el Artículo 9 de la Ley 80 de 1993 y en el Inciso 3 del Artículo 9 de la Ley
1150 de 2007.
15. ESTUDIOS PREVIOS DE LA PRESENTE CONTRATACION: En cumplimiento de lo dispuesto
en los numerales 7 y 12 del art. 25 de la Ley 80 de 1993, del artículos 40 y siguientes del
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Decreto 1510 de 2013 y demás normas pertinentes, se deja constancia que para
efectuar el presente proceso de contratación se tiene como base los estudios previos
realizados para la presente contratación.
16. INVITACIÓN A VEEDURIAS CIUDADANAS: En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso
3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993, a la ley 1150 de 2007 y a su decreto
reglamentario 1510 de 2013, articulo 24, numeral 5, la Personería Municipal de
Villavicencio, invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control
social al contrato objeto del presente proceso, en cualquiera de sus fases o etapas, a
que presenten las recomendaciones que consideren convenientes, intervengan en las
audiencias y a que consulten los Documentos del Proceso en el SECOP y así acatar
estrictamente los principios de transparencia, economía y responsabilidad de los
postulados que rigen la función administrativa, que conllevan al éxito del proceso
contractual. De acuerdo con la ley 850 del 2003, las veedurías pueden conformar los
diferentes comités (técnicos, financieros y sociales entre otros) para poder ejercer su
función Una vez conformada la veeduría con los parámetros de la ley, desarrollarán su
actividad en comunicación con la interventoría del proyecto.
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
2.1. OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y
ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E
HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO.
2.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y PRESUPUESTO DEL PROCESO: LA PERSONERIA DE
VILLAVICENCIO cuenta con el correspondiente Certificado de Disponibilidad
Presupuesta N° 141 del 26 de Agosto de 2014, por valor de VEINTISÉIS MILLONES
TRESCIENTOS MIL PESOS ($26.300.000, oo), moneda corriente, imputados al siguiente
rubro establecido para la vigencia 2014.
El valor total de la oferta debe cubrir el valor de las primas y todos los costos directos e
indirectos e impuestos que se generen y no podrá exceder el presupuesto oficial, pues
de lo contrario, la propuesta será RECHAZADA.
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2.3. CRONOGRAMA DEL PROCESO: El proponente deberá tener en cuenta las fechas
presentadas en este cronograma ya que son las que rigen las actividades en este
proceso de selección.
ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR
Publicación del aviso de
convocatoria.
El día 28 de Agosto de 2014. Portal de Contratación- SECOP:
www.contratos.gov.co
pervilla@personeriavillavicencio.gov.co
Publicación del Proyecto de
Pliegos de Condiciones.
El día 28 de Agosto de 2014. Portal de Contratación- SECOP:
www.contratos.gov.co
pervilla@personeriavillavicencio.gov.co
Plazo para presentar
observaciones al proyecto de
pliego de condiciones.
Desde el 28 de Agosto al 05
Septiembre de 2014, hasta las
4:30 pm.
Unidad de correspondencia de la
Personería Municipal de Villavicencio
Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio o al
correo electrónico -
pervilla@personeriavillavicencio.gov.co
Resolución de apertura del
proceso y publicación de
pliegos definitivos
El 08 de septiembre de 2014.
Portal de Contratación- SECOP:
www.contratos.gov.co
pervilla@personeriavillavicencio.gov.co
Observaciones al pliego de
condiciones definitivo
Desde el 08 al 11 de
Septiembre de 2014 a las 3:30
pm.
Unidad de correspondencia de la
Personería Municipal de Villavicencio
Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio o al
correo electrónico -
pervilla@personeriavillavicencio.gov.co
Audiencia de asignación de
Riesgos y Aclaración de los
pliegos.
El 11 de Septiembre de 2014 a
las 9:00 a.m.
Oficina del Personero Auxiliar de la
Personería Municipal de Villavicencio-
Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio
Visita al archivo Histórico de la
Entidad
El 11 de Septiembre de 2014 a
las 3:00 p.m. Punto de partida oficina del Personero
Auxiliar de la Personería Municipal de
Villavicencio - Calle 37ª No 19C-20
Villavicencio.
Manifestación de interés.
Del 08 al 11 de Septiembre de
2014 a las 4:00 p.m.
Unidad de correspondencia de la
Personería Municipal de Villavicencio
Calle 37ª No 19C-20
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Sorteo de consolidación de
oferentes en el caso que se
presentaran más de 10
El 11 de Septiembre de 2014 a
las 4:30 p.m.
Oficina Personero Auxiliar de la
Personería Municipal de Villavicencio -
Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio
Respuesta a las
observaciones al Pliego de
condiciones definitivo y plazo
para máximo para la
expedición de adendas,
distintas a la modificarías del
cronograma.
El 11 de Septiembre de 2014,
hasta las 7:00 p.m.
Portal de Contratación- SECOP:
www.contratos.gov.co
pervilla@personeriavillavicencio.gov.co
Cierre de la convocatoria
y apertura de sobres con
requisitos habilitantes.
Desde el 08 al 12 de
Septiembre de 2014. a las 4:
30 p.m.
Unidad de correspondencia de la
Personería Municipal de Villavicencio
Calle 37ª No 19C-20
Evaluación de las propuestas
Desde el 15 al 16 Septiembre
de 2014.
Oficina Personero Auxiliar de la
Personería Municipal de Villavicencio -
Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio
Publicación informe de
verificación de requisitos
habilitantes.
Desde el 17 al 19 de
Septiembre de 2014.
Portal de Contratación- SECOP:
www.contratos.gov.co
pervilla@personeriavillavicencio.gov.co
Periodo para subsanar la
ausencia de requisitos
habilitantes.
Desde el 17 al 19 de
Septiembre de 2014. Hasta las
4:30 p.m.
Unidad de correspondencia de la
Personería Municipal de Villavicencio
Calle 37ª No 19C-20
Estudio de las observaciones
presentadas al informe de
evaluación.
El 22 de septiembre de 2014.
Oficina del Personero Auxiliar de la
Personería Municipal de Villavicencio -
Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio
Publicación del acta de
respuesta a las observaciones
presentadas.
El 23 de Septiembre de 2014
Portal de Contratación- SECOP:
www.contratos.gov.co
Adjudicación del proceso y
aceptación por parte del
oferente con la puntuación
mayor
El 24 de Septiembre de 2014 a
las 10:00 am Oficina Personero Auxiliar de la
Personería Municipal de Villavicencio -
Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio
Suscripción del contrato dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes
Oficina Personero Auxiliar de la
Personería Municipal de Villavicencio -
Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio
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Nota 1: De acuerdo con las normas sobre contratación, los plazos y las fechas
anteriormente estipulados podrán ser prorrogados, o modificados caso en el cual la
Personería Municipal de Villavicencio dará aviso oportuno a través de los medios
electrónicos establecidos.
2.4. OFERENTES: Bajo los parámetros establecidos en la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de
2007 y el Decreto 1510 de 2013, podrán participar en el presente proceso de selección,
todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras,
individualmente o en consorcios o uniones temporales, cuyo objeto social o actividad
económica debe contener las actividades que componen el objeto del contrato por
celebrar en desarrollo del presente proceso.
Las personas jurídicas nacionales y extranjeras y/o los miembros integrantes de los
consorcios y/o uniones temporales deberán acreditar una duración mínima por el
término del plazo del contrato y un (1) año más.
2.5. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE
PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO: De conformidad con las
disposiciones del artículo 4º de la ley 1150 de 2007 y de los artículos 3º, 15, 17 y el
numeral 2º del artículo 159 del Decreto 1510 de 2013; con base en la Metodología para
identificar y clasificar los riesgos elaborado por Colombia Compra Eficiente, procede a
tipificar, estimar y asignar los riesgos de la presente contratación.
Posteriormente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del
proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos teniendo en
cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un
orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los
mismos, para lo cual la Personería publicara la matriz de riesgos la cual se debe
entender inmersa en el presente proceso.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 17
del Decreto 1510 de 2013, la Personería Municipal de Villavicencio, ha evaluado,
tipificado y asignado los riesgos previsibles involucrados en el presente proceso de
contratación, según como se detalla a continuación:
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2.5.1 RIESGO DE CARACTER JURÍDICO: Riesgo por variaciones en el régimen jurídico del
contrato. Se presenta cuando las normas expedidas con posterioridad a la celebración
del contrato de obligatorio cumplimiento modifiquen las condiciones pactadas,
específicamente las cláusulas que contienen obligaciones del contratista, dichas
normas serán introducidas al contrato sin mediar acuerdo alguno, ya que su aplicación
no es susceptible de negociación. Este riesgo y sus consecuencias serán asumidos en su
totalidad por el contratista.
Riesgo por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Ocurre por el
incumplimiento imputable al contratista de cualquiera de las obligaciones derivadas
del contrato, en este caso la entidad ejercerá las facultades excepcionales
consagradas en el Estatuto General de Contratación Pública, exigirá las garantías
constituidas para amparar el contrato y/o las cláusulas de multas y penal pecuniaria
cuando sea el caso. Este riesgo y sus consecuencias serán asumidos en su totalidad por
el contratista.
Riesgos de orden público que alteren la ejecución del contrato estatal. Ocurre cuando
se presenten graves circunstancias que alteren el orden público o se decreten los
estados de excepción, que afecten la ejecución del contrato, ajenos a la voluntad de
las partes contratantes. Este riesgo será compartido por las partes.
Riesgo de la seguridad del personal (del contratista, o personal objeto del servicio
contractual) El contratista asumirá este riesgo cuando no haya previsto las debidas
medidas de seguridad o en caso de la ocurrencia de atentados terroristas generados
por cualquier organización al margen de la ley, cuando haya omitido dar informe de
ello a la autoridad competente.
Riesgo de Fuerza Mayor o Caso Fortuito. Los daños, pérdidas, destrucción, o deterioro
causado por fuerza mayor o imprevista que puedan presentarse durante la ejecución
del contrato, deberán ser asumidos por el contratista, para lo cual podrá celebrar los
contratos de seguros que considere pertinente.
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Riesgo por la no aprobación de las tablas de Valoración por el concejo Departamental
de Archivo. Se presenta cuando el contratista no cumple a cabalidad con el objeto
del contrato, en este caso la entidad mitiga el riesgo extendiendo la vigencia de la
póliza única de cumplimiento más allá de la duración del contrato.
2.5.2 RIESGOS DE CARACTER FINANCIERO: Se producen entre otras causas, por
modificaciones del régimen de impuestos, de las condiciones cambiarias, por
circunstancias del mercado bancario que afectan las condiciones relacionadas con la
solvencia del contratista.
Riesgo por cambio del régimen tributario o cambiario que afecte el contrato y las
condiciones pactadas: Se presentan por los efectos favorables o desfavorables de las
variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, de la
suspensión o modificación de los existentes y en general cualquier evento que
modifique las condiciones al momento de la presentación de la propuesta o de la
ejecución del contrato; estas normas serán aplicadas al contrato sin mediar
negociación alguna con el contratista. En general estos efectos, de variaciones de los
componentes económicos, fiscales, legales y técnicos necesarios para cumplir con las
obligaciones del oferente o contratista necesarios para dar cabal ejecución del
contrato resultante, serán asumidos por el contratista.
Riesgo crediticio: Corresponde a los efectos favorables y desfavorables de la alteración
de las condiciones de financiación como consecuencia de la variación de las
variables del mercado y la obtención de recursos para adelantar el objeto del presente
proceso contractual. Este riesgo deberá asumirlo el contratista.
Riesgo cambiario: Se presenta cuando los bienes objeto de este proceso contractual
deben importarse, y/o el contratista plantea su rentabilidad en otra divisa, debe asumir
las pérdidas o ganancias ocasionadas en la fluctuación en las tasas de cambio
correspondiente.
Riesgos por quiebra, concurso de acreedores o insolvencia del Contratista: Se presenta
cuando en desarrollo del objeto contractual se produzca quiebra, concurso de
acreedores o insolvencia del contratista que amenacen la ejecución del contrato o
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causen paralización grave o inminente del contrato. Este riesgo será asumido por el
Contratista.
Riesgo por el incremento inesperado de los costos para la ejecución del objeto
contractual: Se produce cuando en desarrollo del contrato se modifican los precios de
los bienes y servicios requeridos para la ejecución del objeto del contrato, en este
evento la entidad no reconocerá reajuste en el valor inicial del contrato, toda vez que
estas relaciones son responsabilidad total del contratista. Este riesgo será asumido por el
Contratista.
2.5.3 RIESGOS DE CARACTER TÉCNICO Son los contemplados por la aplicación de
conocimientos y destrezas específicas para la prestación del servicio.
Riesgo Humano. Es el que puede provocar perjuicio a la integridad física y mental de
los seres humanos que laboren y que provenga directamente de la actividad de
personal a cargo del contratista, en la ejecución del objeto contractual o posterior a
ellas; dada esta circunstancia el contratista deberá asegurar mediante una póliza de
seguros a los terceros por accidentes ocurridos en o con ocasión de la realización de
los trabajos.
Riesgos en la Calidad del servicio y de los repuestos: La calidad en la ejecución del
objeto contractual es totalmente de responsabilidad del contratista y deberá ser
asumido por el mismo.
Otros riesgos técnicos a cargo del Contratista: Alteraciones en las actividades durante
el tiempo de ejecución del contrato que generen la suspensión del mismo.
2.6 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: Los proponentes no deben estar incursos en
ninguna inhabilidad o incompatibilidad para contratar con las Entidades estatales, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° del Estatuto General de Contratación de
la Administración Pública, el artículo 127 de la Constitución Política, artículo 60 de la Ley
610 de 2000, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y las demás normas
concordantes.
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Con la presentación de su propuesta el oferente acepta y declara, bajo la gravedad
del juramento, que no está incurso en ninguna causal de inhabilidad o
incompatibilidad para contratar con LA PERSONERIA.
Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad el contratista deberá ceder el
contrato previa autorización escrita de LA PERSONERIA o, si ello no fuere posible,
renunciará a su ejecución.
Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente se entenderá
que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos
del mismo.
Si la inhabilidad o incompatibilidad surge para uno de los miembros del consorcio o
unión temporal, durante el proceso de selección, ésta afectará la propuesta misma y
se entenderá que renuncian todos los miembros del consorcio o unión temporal a la
participación en el proceso y a los derechos surgidos del mismo.
Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviniere en uno de los miembros de un
consorcio o unión temporal estando vigente y en ejecución el contrato, éste cederá su
participación a un tercero, previa autorización escrita de LA PERSONERIA. La cesión se
autorizará siempre y cuando se cumplan todas las condiciones ofrecidas en la
propuesta inicial; en ningún caso podrá haber cesión entre los miembros del consorcio
o unión temporal.
Tampoco podrán participar en el presente proceso de selección, ni suscribir el
respectivo contrato los oferentes que se encuentren en alguna de las siguientes
situaciones: cesación de pagos, concursos de acreedores, embargos judiciales y
cualquier otra circunstancia que permita presumir incapacidad o imposibilidad jurídica,
económica o técnica del oferente para cumplir con el objeto del contrato.
CAPÍTULO 3
PROCESO DE SELECCIÓN DE CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO
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3.1 PUBLICACIÓN DEL PLIEGOS DE CONDICIONES: El pliego de condiciones definitivo se
publicará en el Portal Único de Contratación – SECOP- y en la página web de la
Personería, www.personeriavillavicencio.gov.co y también podrán ser consultados en la
oficina del Personero Auxiliar de la Personería Municipal de Villavicencio, ubicada en la
Calle 37ª No 19C-20 barrió Paraíso de la ciudad de Villavicencio, a partir de la fecha
indicada en el cronograma, en horario de oficina de 7:30 AM a 4:30 PM.
De igual forma a partir de dicha fecha y durante el plazo señalado en el cronograma,
las personas interesadas en el mismo, pueden formular las observaciones que
consideren respecto del pliego, las cuales serán analizadas y resueltas por la entidad,
publicándose las respuestas a las mismas en las páginas web antes relacionadas.
La entidad dará el trámite correspondiente como un derecho de petición a las
observaciones recibidas por fuera del término antes señalado, razón por la cual no
estará obligado a resolverlas al momento de la apertura del proceso.
La publicación del proyecto de los PLIEGOS DE CONDICIONES no genera obligación
para la entidad de dar apertura al proceso de selección respectivo, (Art. 8 de la Ley
1150 de 2007.
3.3 TÉRMINO PARA FORMULAR LAS OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN DE
LAS PROPUESTAS: Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la
Oficina del Personero Auxiliar y la página Web www.contratos.gov.co, por el plazo
establecido en los Pliegos de Condiciones con el fin que los proponentes los conozcan
y para que puedan presentar las observaciones y subsanar la ausencia de requisitos o
la falta de requisitos habilitantes que estimen pertinentes, las cuales deberán ser
radicadas en la recepción de la entidad, dentro del término indicado. Los Proponentes
no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Las observaciones
presentadas fuera del plazo señalado en este numeral, no se considerarán.
3.4 COMUNICACIÓN CON LOS INTERESADOS Y/O PROPONENTES: La Personería publicará
en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, Portal Único de
Contratación www.contratos.gov.co, la totalidad de los documentos del presente
proceso de selección.
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Toda la correspondencia que se genere y que esté relacionada con el presente
proceso de selección se radicará directamente en la recepción de la Personería
Municipal de Villavicencio, ubicada en la Calle 37ª No 19C-20 barrió Paraíso de la
ciudad de Villavicencio, a partir de la fecha indicada en el cronograma, en horario de
oficina de 7:30 AM a 12:30 PM y de 2:00 PM a 4:30 PM. De lunes a viernes o en la
dirección de correo electrónico indicada en los apartes del presente pliego, en estos
casos el interesado o el proponente deberán confirmar el recibo de la información
remitida.
En cuanto a las aclaraciones y envío de documentos requeridos con ocasión de la
verificación y evaluación de las propuestas, sólo serán tenidas en cuenta aquellas que
se entreguen en tiempo, identifiquen el proceso de selección al que se refieren,
indiquen el nombre y firma de la persona natural y/o del representante legal de la
persona jurídica que la remite, indiquen la dirección física, fax o de correo electrónico
del remitente y estén dirigidas a la Personería Municipal.
La Personería, por su parte, enviará la correspondencia a las direcciones, números de
fax o correos electrónicos registrados por los interesados o proponentes y la publicará
en el SECOP.
3.5. ADENDAS: Cualquier modificación al pliego de condiciones se efectuará a través
de ADENDAS, las cuales se incorporarán al pliego y se publicarán para consulta en el
Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co. Estas podrán ser expedidas hasta
el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas.
La Entidad Estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez
vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del
contrato.
Todas las adendas y avisos que publique y envíe EL MUNICIPIO en relación con el pliego
de condiciones, pasarán a formar parte integral del mismo.
3.6. PRÓRROGA DE LOS PLAZOS DEL CONCURSO DE MÉRITOS: De conformidad al
segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, “…Cuando lo estime
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conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las
personas que hayan retirado pliegos de condiciones dicho plazo se podrá prorrogar,
antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado”.
3.7. FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO: Las fechas de apertura y cierre del
proceso se indican en el cronograma del proceso. Se precisa que la hora señalada en
el cronograma para el cierre, será verificada consultando la página Web de Colombia
Compra Eficiente la cual fija la hora legal colombiana.
La Personería Municipal de Villavicencio llevará un control de las propuestas recibidas,
el cual registrará de manera consecutiva teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Número de orden de presentación de la propuesta
2. Fecha y hora de presentación
3. Nombre o razón social del proponente
4. Dirección y teléfono del proponente
6. Firma de la persona que radica
Acto seguido, se procede a la apertura de los sobres que contienen los documentos
habilitantes del proponente y la oferta técnica. El sobre que contiene la oferta
económica inicial no se abrirá en esta diligencia, el cual solo será abierto hasta el día
que se lleve a cabo la adjudicación.
En esta diligencia se verificará la siguiente información:
1. Nombre del proponente
2. Fecha y hora de recepción de la propuesta
3. Carta de presentación debidamente firmada
4. Número de folios
5. Garantía de seriedad de la oferta
3.8. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y CIERRE DEL PROCESO
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3.8.1 FORMA DE PRESENTAR LAS PROPUESTAS: El Proponente deberá elaborar la
propuesta de acuerdo con lo establecido en estos PLIEGOS DE CONDICIONES y anexar
toda la documentación exigida.
Los representantes legales de las personas jurídicas que presenten oferta deben estar
previa y debidamente facultados para comprometer a su representada.
Solo se admite una propuesta por OFERENTE, no se admitirá la presentación de varias
propuestas por el Proponente.
Si se presenta alguna discrepancia entre el original de la propuesta y las copias,
prevalecerán los contenidos del original de la propuesta. Las enmiendas de la
propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma de quien suscribe
la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las enmiendas no se
considerarán válidas.
El Proponente o su delegado entregarán su propuesta dirigida a la PERSONERIA DE
VILLAVICENCIO y radicada en la recepción de la entidad, dentro del plazo fijado para
ello, entendido este como el término comprendido entre su apertura y su cierre.
No se admitirán propuestas enviadas por fax o correo electrónico.
Los proponentes deben presentar la propuesta técnica en sobre cerrado, EN ORIGINAL
Y UNA (1) COPIA, MARCADOS: ORIGINAL Y COPIA. Y LA PROPUESTA ECONÓMICA EN
SOBRE ORIGINAL. Cada uno de los anexos exigidos por la Entidad y que hacen parte
de la propuesta, deben firmarse en original; en caso de presentarse firmas digitales,
deberá anexarse certificado expedido por Certicámaras S.A. La propuesta debe ser
presentada en carpeta(s) desasificadas de cuatro aletas de 200 folios cada una (en
caso de requerirse más de una carpeta), debidamente legajada con gancho
legajador plástico anticortante y cada uno de los folios que hacen parte de la misma
deben presentarse en tamaño carta (a menos que se trate de otros documentos cuya
presentación original no permita su reducción) también deberá contener foliación por
una sola cara y tabla de contenido.
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La PROPUESTA estará integrada por los documentos que se relacionan en el numeral 2.
DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA.
Adicionalmente a la propuesta original y las copias presentadas en medio físico, el
proponente deberá anexar en medio magnético (CDS) todos los Anexos.
Las Propuestas serán abiertas en la fecha y hora señaladas para el cierre de este
proceso de selección.
Las Propuestas serán abiertas en la fecha y hora señaladas para el cierre de este
proceso de selección. Los sobres deberán estar dirigidos a LA PERSONERIA DE
VILLAVICENCIO, ubicado en la siguiente dirección: Calle 37A No. 19C-20 Barrio Paraíso
PROPUESTA PARA
CONCURSO DE MERITOS No. CMSA_001__2014
OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y ELABORACION DE
LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA
PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO”.
Nombre del Proponente, NIT, Dirección Comercial, Fax, Teléfono y e-mail
3.8.1.1. PROPUESTA ECONÓMICA: La propuesta económica debe corresponder a
números enteros consecutivos. En consecuencia, no podrán utilizarse números
acompañados de letras, subnúmeros, ni decimales, de presentarse así, LA PERSONERIA
hará los respectivos ajustes aritméticos.
La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a
contratar que comprenden entre otros:
La remuneración del personal que hace parte del equipo de trabajo, la cual
podrá incluir, según sea el caso sueldos, cargas por conceptos de seguridad
social, viáticos, etc.
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Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la
realización del estudio.
Gastos de administración
Utilidades del consultor
Gastos contingentes
Los precios deberán ser desglosados por actividad y por gastos en moneda nacional.
Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica, pero no costeadas en la
propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o
productos costeados.
Serán de exclusiva responsabilidad del oferente los errores u omisiones en que incurra al
indicar el valor de su oferta económica, debiendo asumir los mayores costos y/o
pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones, sin que por esta razón haya
lugar a alegar ruptura del equilibrio contractual. Solo se aceptan las propuestas que se
presenten hasta la fecha y hora señalada en el cronograma. Después de esta hora y
fecha límite no se recibirán propuestas, estas serán devueltas sin abrir, aun cuando su
representante legal o persona encargada de entregar el ofrecimiento, se encuentre en
el lugar donde debe ser entregada la propuesta.
Nota: la propuesta Económica deberá ser presentada en sobre cerrado y
debidamente marcado, en caso tal de que esta se llegue a conocer por omisión de los
requisitos antes mencionado, la responsabilidad de este hecho estará a cargo del
oferente.
3.8.2. VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas deberán permanecer válidas por
un término de tres (3) meses. Este término empezará a contarse desde la fecha fijada
para el cierre del proceso de selección.
3.8.3. PUBLICIDAD DE LAS PROPUESTAS: La copia número uno (1) de la propuesta
técnica de cada una de las ofertas presentadas por los proponentes, permanecerá a
disposición de los participantes para ser consultadas, una vez sean publicados los
resultados de la evaluación técnica previa identificación y presentación de una
autorización del representante legal.
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El proponente debe señalar en su propuesta que documentos tienen reserva legal y la
norma que señala que tales documentos gozan de dicha reserva, de lo contrario la
entidad dará publicidad a toda la documentación.
Si el proponente desea hacer observaciones, sólo podrá presentarlas desde el
momento en que se exhibe el informe de evaluación y hasta la fecha indicada en el
cronograma del pliego de condiciones.
3.8.4. RECHAZO DE LA PROPUESTA: Las siguientes serán causales de rechazo de una
propuesta:
1) Cuando el Valor de la oferta supere el presupuesto oficialmente determinado para
el presente proceso de selección.
2) Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de
inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993, así como en las
demás disposiciones legales vigentes.
3) Cuando el proponente incumpla con los requisitos y documentos exigidos en el
pliego y que no sean susceptibles de subsanar.
4) Cuando una vez requerido por la Personería Municipal de Villavicencio, el
proponente no allegue los documentos, las aclaraciones y/o explicaciones solicitadas
por ésta; cuando no cumpla con lo solicitado en dicho requerimiento; y cuando
allegue la respuesta a los requerimientos fuera del plazo que se le fije para ello,
impidiendo la verificación de requisitos o la evaluación precisa de la propuesta.
5) Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para
obligarse, o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación
indicadas en este pliego de condiciones.
6) Cuando para este mismo proceso se presenten varias propuestas por el mismo
proponente, por sí o por interpuesta persona, o cuando la misma persona forme parte
de dos o más Consorcios o Uniones Temporales.
7) Cuando los documentos presentados por el proponente contengan información que
de cualquier manera no corresponda a la realidad, caso en el cual se iniciaran las
acciones correspondientes, si a ello hubiere lugar.
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8) Cuando la propuesta se presente con condicionamientos para la adjudicación del
presente proceso de selección.
9) Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea, o en lugares distintos al
previsto en este pliego.
10) Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de aportes al Sistema
Integral de Seguridad Social y Parafiscales, y no haya firmado acuerdo de financiación
de la deuda, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de
2002.
11) Cuando se presenten propuestas en forma parcial o con alternativas.
12) Cuando se presenten situaciones que contraríen el ordenamiento constitucional y
legal y las condiciones establecidas en este pliego.
13) Cuando el proponente no cumpla con los requisitos jurídicos, técnicos, o financieros
solicitados en el pliego de condiciones. (No habilitado).
14) Cuando la propuesta no contenga la garantía de seriedad de la oferta.
15) En caso que la persona jurídica proponente ó parte de un consorcio o unión
temporal no cumpla con el objeto social relacionado con la contratación y la duración
exigida en el pliego de condiciones, al momento del cierre de la presente
Convocatoria, la propuesta será RECHAZADA.
16). Las demás causales de rechazo contenidos en los apartes del presento pliego.
NOTA: El presente listado no tiene carácter taxativo y será responsabilidad del oferente
tener en cuenta todas las causales de rechazo contempladas en el pliego de
condiciones definitivo.
3.9. VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES: De conformidad con lo
establecido en la Ley 1150 de 2007, artículo 5º LA PERSONERIA verificará en cada
propuesta, el cumplimiento de los requisitos mínimos que acrediten su capacidad
jurídica, financiera, técnica, de organización y las condiciones de experiencia aquí
previstos, los cuales tienen por objeto establecer si las propuestas cumplen con las
condiciones y requisitos exigidos, de tal forma que NO OTORGAN PUNTAJE y son
verificados como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de
selección.
FACTOR CUMPLIMIENTO
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Verificación jurídica HABIL O NO HABIL
Verificación financiera y organizacional HABIL O NO HABIL
Verificación condiciones de experiencia
mínima
HABIL O NO HABIL
Experiencia mínima del Grupo de Trabajo HABIL O NO HABIL
3.10. TRASLADO DE EVALUACIÓN PRELIMINAR: Los informes de evaluación serán
publicados en el Portal Único de Contratación (SECOP) www.contratos.gov.co,
www.colombiacompra.gov.co, el día establecido en el cronograma del proceso.
Dichos informes estarán a disposición de los proponentes, en el medio referido
anteriormente y en la Oficina del Personero auxiliar, durante los días establecidos en el
cronograma del proceso, para que dentro de éstos presenten las observaciones que
estimen pertinentes, las cuales deberán presentarse por escrito en la recepción de la
personería o en el correo electrónico www.contratos.gov.co,
pervilla@personeriavillavicencio.gov.co.
3.11. PLAZO PARA SUBSANAR: Los proponentes que según los informes de verificación y
evaluación no resultaren habilitados, cuentan hasta con el plazo establecido en el
cronograma para para que subsanen la ausencia de requisitos o falta de documentos
habilitantes, so pena de rechazo definitivo de sus propuestas. El oferente no podrá
subsanar aquellos requisitos establecidos en la ley 1150 de 2007, artículo 5.
3.12. ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA DEL CONCURSO DE MERITOS
ABIERTO: El día y la hora fijada en el presente pliego de condiciones y/o publicada en
el SECOP, para la realización de adjudicación, LA PERSONERIA, de acuerdo con lo
señalado en el artículo 67 del Decreto 1510 de 2013, revisará la oferta económica y
verificará que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y
estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato. Así mismo, revisará con el
oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia
entre: i) la necesidad identificada por LA PERSONERIA y el alcance de la oferta; ii) la
consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad
presupuestal del respectivo proceso de contratación. Si LA PERSONERIA y el oferente
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llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, se dejará constancia del
mismo y firmará el contrato.
Si LA PERSONERIA y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a
un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente
calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el
párrafo anterior. Si la personería y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia
del mismo y firmarán el contrato.
En caso de que LA PERSONERIA y el oferente calificado en el segundo lugar de
elegibilidad no llegan a un acuerdo, LA PERSONERIA declarará desierto el proceso de
contratación.
De acuerdo con la recomendación presentada por el comité asesor evaluador, el
ordenador del gasto de la Personería Municipal mediante acto administrativo
debidamente motivado, adjudicará o declarará desierto el proceso de selección.
Este último caso procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del
contratista, por ello se podrá declarar desierto el proceso de selección, conforme a lo
previsto en el numeral 18 del artículo 25 de la ley 80 de 1993.
3.13. ADJUDICACIÓN CON OFERTA ÚNICA: La Entidad Estatal puede adjudicar el
contrato cuando solo se haya presentado una oferta siempre que cumpla con los
requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los requisitos de los pliegos de condiciones, sin
perjuicio de las disposiciones especiales establecidas en la ley y en el artículo 30 del
Decreto 1510 de 2013.
3.14. FACTORES DE DESEMPATE: De acuerdo a lo señalado en el Artículo 33 del Decreto
1510 de 2013, en caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, LA
PERSONERIA MUNICIPAL escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero
de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones
del presente Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que
tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación
establecidos en los pliegos de condiciones del presente Proceso de Contratación y así
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sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación
establecidos en los pliegos de condiciones.
Si persiste el empate, la Entidad Estatal debe utilizar las siguientes reglas de forma
sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los
compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:
1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o
servicios extranjeros.
2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.
3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de
sociedad futura siempre que:
3.1. Esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación
de por lo menos el veinticinco por ciento (25%);
3.2. La Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia
acreditada en la oferta; y
3.3. Ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados,
socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de
sociedad futura.
4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones
establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en
condición de discapacidad a la que se refiere la ley 361 de 1997. Si la oferta es
presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el
integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en
condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una
participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión
Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento
(25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
5. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo, utilizando el sistema de
balotas en el cual se empleará una bolsa oscura, con un número de balotas mayor al
número de oferentes empatados y de las cuales una tendrá características diferentes a
las demás, todo lo cual se informará en el momento de la diligencia y quedará
registrado en un acta suscrita por los interesados y los funcionarios DE LA PERSONERIA
MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO que se designen para ello. El sorteo se hará en presencia
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de los representantes de los oferentes empatados, los cuales serán avisados respecto
de la fecha y hora del sorteo. El sorteo se llevará a cabo de acuerdo con el orden de
presentación de las ofertas el día de cierre de la presente convocatoria, para lo cual
quien tenga el primer registro de entrega de oferta, tendrá el primer turno de escoger
balota y así sucesivamente, hasta que alguno de los participantes extraiga la balota de
características diferentes, que le dará el derecho de adjudicación
El ofrecimiento de bienes y/o servicios de origen nacional deberá realizarse por escrito
en el momento de presentación de la propuesta y en todo caso hasta el momento del
cierre del proceso.
La Condición de Mipyme deberá invocarse y acreditarse de manera expresa y por
escrito en el momento de presentación de la propuesta y en todo caso hasta el
momento del cierre del proceso.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, se tendrá en cuenta para cumplir este
requisito que al menos uno de los integrantes lo acredite.
3.15. FIRMA Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Notificada la resolución por medio
de la cual se adjudica el contrato, el proponente favorecido o su representante legal
(según el caso) deberán presentarse a suscribir el mismo, dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes.
Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del término citado, quedará a favor
de la PERSONERIA DE VILLAVICENCIO, en calidad de sanción, el valor de la garantía
constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las
acciones legales conducentes y del reconocimiento de perjuicios causados y no
cubiertos por el valor del depósito o garantía. En este evento, LA PERSONERIA DE
VILLAVICENCIO, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá
adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente
calificado en segundo lugar en los términos establecidos en la ley. El contrato se
perfecciona con la suscripción de las partes. Para su ejecución se requiere de la
expedición del respectivo registro presupuestal expedido por la Oficina Administrativa y
Financiera de la entidad y de la aprobación, por parte de LA PERSONERIA DE
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VILLAVICENCIO, de la garantía única de cumplimiento. La constitución de la garantía
deberá efectuarla el contratista dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma
del contrato.
3. 16. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Una vez firmado el contrato para
su ejecución se requerirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Registro presupuestal del contrato.
b) Aprobación de las garantías
La verificación del cumplimiento de todos los requisitos de ejecución la llevara a cabo
el SUPERVISOR y/o SUPERVISOR del contrato. Para tal efecto el CONTRATISTA deberá
suscribir un acta de inicio en la que conste el cumplimiento de los mismos.
3.17. ADJUDICACIÓN: LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO, en la Audiencia adjudicara el
contrato y expedirá un acto administrativo motivado de adjudicación del proceso de
selección; la Resolución será publicada en la página web www.contratos.gov.co y será
notificada de acuerdo a lo estipula la normatividad vigente, la resolución es
irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario, salvo lo establecido en el artículo 9
de la Ley 1150 de 2007, contra ella no procede recurso alguno, conforme a lo dispuesto
en el numeral 11 del artículo 30.
3.18. DE LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO: LA PERSONERIA DE
VILLAVICENCIO podrá declarar desierta la selección abreviada dentro del término
previsto para la adjudicación si fracasara la negociación con el único proponente
habilitado, cuando existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de
propuesta favorable para la entidad, de conformidad con lo establecido en el numeral
18 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
3.19. CORRECCIÓN DE ERRORES ARITMÉTICO EN LA PROPUESTA: Cuando se trate de
errores aritméticos y de trascripción detectables en la oferta, SON ENMENDABLES POR
LA MISMA ENTIDAD, siguiendo unas reglas mínimas para el efecto:
A).- Si el error puede corregirse con operaciones aritméticas, se hará su corrección.
- Si el error es de trascripción, confrontable con otros documentos dentro de la misma
propuesta, se hace la aclaración de esa irregularidad, colocando el texto real.
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B). Si hay discrepancia entre el valor total de un item y el de su precio unitario, se debe
dejar constancia si se trata de una operación aritmética mal elaborada o de un error
de trascripción. Si no hay ninguno de los dos, se tomará como correcto el precio
unitario y se modificará el valor total de la oferta con la variación obtenida.
C). Si falta el precio de un determinado item:
- Primero: Se debe buscar en la propuesta a ver si puede extraerse, el
Precio en otra parte de aquella.
- Si no se deduce de otro documento o parte de la propuesta: se debe tomar
como tal, para efectos de comparar la propuesta y respetar el principio de
igualdad, el mayor valor cotizado para ese item por los demás proponentes.
D). Si no se incluyó un item (ver Sentencia del Consejo de Estado del 30 de enero de
1995, expediente 9349 Consejero Ponente: Daniel Suárez Hernández):
- Si la omisión no es sustancial(es decir que el contrato puede ejecutarse
técnicamente sin él) se tomará el mayor valor cotizado por los demás
proponentes para dicho item (pero solo para efectos de valoración y
comparación de la oferta, pues no puede adjudicarse incluyendo ese item ya
que se estaría reformando la propuesta que en principio es incompleta, violando
el principio de igualdad).
E). Si no es posible corregir el error, se debe analizar si el error, la omisión o la desviación
es o no sustancial, teniendo en cuenta que si la adjudicación admite adjudicación
parcial, la no cotización de una parte o de varios items, no puede ser considerada la
propuesta como incompleta.
CAPÍTULO 4
REQUISITOS HABILITANTES Y DOCUMENTOS PARA ACREDITARLOS
4.1. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES
Podrán participar en el presente proceso, las personas naturales y/o jurídicas
directamente, o a través de consorcios o uniones temporales, cuyo objeto social esté
relacionado con el objeto de la presente contratación; que se encuentren
debidamente inscritas en el Registro Único de Proponentes (RUP); y no estén incursas en
las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución y la Ley.
En caso de Consorcios y/o Uniones Temporales cada uno de sus integrantes deberá
tener su objeto social relacionado con el objeto a contratar.
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El contrato se adjudicará a la propuesta que, una vez habilitada, obtenga el mayor
puntaje.
La Personería Municipal, podrá comprobar la exactitud de la información consignada
en cada propuesta y solicitar las aclaraciones que considere pertinentes.
Las aclaraciones y demás solicitudes que para efecto de la evaluación realice la
Personería por conducto del comité evaluador, deberán ser resueltas por el
proponente dentro del término que para el efecto le determine la entidad, so pena del
rechazo de la propuesta
DOCUMENTOS HABILITANTES JURÍDICOS
4.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA (Anexo No. 1): Los interesados deberán
anexar carta de presentación firmada por la persona natural o el representante de la
persona jurídica, consorcio o unión temporal y diligenciada de acuerdo con el modelo
suministrado en el anexo número 1.
En el evento de que la propuesta sea presentada y suscrita por apoderado, se deberá
adjuntar el poder que para tal efecto así lo faculte.
En la carta de presentación, el oferente debe indicar cuál de la información
suministrada en la propuesta, es de carácter reservado, señalando la norma que le
otorga tal naturaleza.
4.2 VIGENCIA DE LA OFERTA: La propuesta debe tener una vigencia de mínimo tres (3)
meses contados a partir de la fecha de cierre de la presente selección abreviada de
menor cuantía. Los proponentes deberán extender el período de validez, en razón de
la prórroga en los plazos de adjudicación o firma del contrato, so pena de que se
entienda que desisten de la misma.
4.3. CONSTITUCIÓN, REPRESENTACIÓN, OBJETO Y DURACIÓN DE LA PERSONA JURÍDICA.
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4.3.1. PERSONA JURÍDICA NACIONAL DE NATURALEZA PRIVADA: Para los efectos
previstos en este numeral se consideran personas jurídicas privadas de origen nacional
las sociedades que hayan sido constituidas de acuerdo con la legislación nacional y
que tengan su domicilio principal en Colombia.
Con el fin de presentar propuesta en el presente proceso, deberán acreditar las
siguientes condiciones:
Existencia y Representación legal: Para lo cual deberán presentar el respectivo
Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la cámara de comercio
de su domicilio con un término de expedición no mayor a un (1) mes anterior a la fecha
de cierre del proceso, y en el que se
Pueda verificar quién ostenta la Representación Legal de la sociedad, la persona o
personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente, sus facultades
específicamente que no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el
contrato y comprometer la persona a través de su propuesta.
La vigencia de la persona jurídica no podrá ser inferior al término de validez de la
oferta, más el término de ejecución del futuro contrato y un año más, contado a partir
de la fecha del cierre del plazo para la presentación de las ofertas dentro de este
proceso.
Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se debe presentar
adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social
correspondiente que autorice al representante legal para la presentación de la
propuesta, la suscripción del contrato y para actuar en los demás actos requeridos
para la contratación en el caso de resultar adjudicatario.
Que su objeto social se encuentra relacionado con el objeto del futuro contrato, de
manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato
ofrecido, teniendo en cuenta a estos efectos el alcance y la naturaleza de las
diferentes obligaciones que adquiere.
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4.3.2. PERSONAS JURÍDICAS NACIONALES DE NATURALEZA PÚBLICA: Para los efectos
previstos en este numeral se consideran personas jurídicas nacionales de naturaleza
pública aquellas sociedades que hayan sido constituidas por disposición legal o
reglamentaria, de acuerdo con la legislación nacional y que tengan su domicilio
principal en Colombia.
Para efectos de presentar propuesta en el presente proceso, deben acreditar las
siguientes condiciones:
Su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y representación se
deriven de la Constitución o la Ley. Para el efecto, deben mencionarse los documentos
y actos administrativos de creación.
En todo caso, debe mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización
para la presentación de la oferta y la posterior suscripción del contrato, impartida por
el órgano competente, sin perjuicio de lo cual, será responsabilidad de la persona
jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos
presupuéstales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar
adecuada y oportunamente las obligaciones que contrae mediante la presentación
de la propuesta.
Que el ente público contratante tiene capacidad legal para la celebración, ejecución
y liquidación del contrato.
La suficiencia de la capacidad legal del representante legal para la presentación de la
propuesta y para la suscripción del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el
alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere
4.3.3. PERSONAS NATURALES: Si el proponente es persona natural deberá anexar los
siguientes documentos básicos:
Fotocopia de la cédula de ciudadanía, si la propuesta es presentada por persona
natural sin establecimiento de comercio. En caso que cuente con establecimiento de
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comercio además deberá adjuntar Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil,
si tiene esta obligación de acuerdo con el artículo 19 del Código de Comercio.
Nota: Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país,
deberán aportar el documento que acredite la inscripción correspondiente en el país
donde tienen su domicilio principal.
Parágrafo: Por lo anterior, si cada una de las personas jurídicas que conformaren el
consorcio o unión temporal, no cuentan con objetos sociales relacionados con el
objeto del presente proceso, se entenderán que no tiene o tienen suficiente
capacidad jurídica para participar y por consiguiente su propuesta será rechazada.
4.3.4. CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES: En caso de Consorcio o Unión
Temporal, los proponentes indicarán dicha calidad, para lo cual anexaran el
documento de constitución, donde se establezca los términos y extensión de la
participación, la designación de la persona que los representará, y señalarán las reglas
básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, conforme lo establece el
parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993.
La no presentación de este documento o la falta de información solicitada en los
presentes pliegos de condiciones constituyen causal de rechazo. En caso de que el
documento de constitución no indique si la propuesta se presenta en Consorcio o
Unión Temporal se entenderá que es en Consorcio.
Nota: El Ente departamental podrá efectuar visitas a las instalaciones donde funciona
el proponente si es persona jurídica, o donde desarrolla su actividad económica si es
persona natural.
4.4. APORTES SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES: Según lo establecido en el Artículo 50
de la Ley 789 de 2002, la Ley 797 de 2003, el Decreto 510 de 2003 y la Ley 1150 de 2007,
el proponente deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas
de salud, riesgos Laborales, pensiones, cajas de compensación familiar, ICBF y SENA,
cuando a ello haya lugar.
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4.5. DECLARACIÓN JURAMENTADA: El proponente debe suscribir una declaración
juramentada en la que indique no estar incurso en ninguna inhabilidad para contratar.
Anexo No. 2.
4.6. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES: La inscripción del
proponente debe estar vigente y el Certificado de Inscripción, Clasificación y
Calificación en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio deberá
haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de
cierre de la Selección.
De conformidad con el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, cada uno de los miembros
o partícipes de Consorcios o Uniones Temporales deberá estar inscrito en el Registro
Único de Proponentes. Para acreditar dicha situación deberá aportar el RUP,
4.7. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT: Los proponentes deberán estar inscritos ante
la D.I.A.N.; para demostrarlo deberán allegar copia del Registro Único Tributario,
debidamente actualizado.
Para uniones temporales y consorcios cada uno de sus integrantes deberá aportar el
mencionado registro y en caso de adjudicación deberán solicitar y aportar el R.U.T., de
la unión temporal o consorcio dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
adjudicación, previa firma del contrato.
4.8. CARTA DE COMPROMISO: Para los efectos previstos en el presente numeral, el
proponente deberá diligenciar el Anexo No. 3 de los pliegos de condiciones.
4.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Por el hecho de presentar la propuesta y
de vencerse el plazo establecido para adelantar el proceso de selección, se
entenderá que la propuesta es irrevocable y que el proponente mantiene vigentes
todas las condiciones originales de su propuesta durante todo el tiempo que dure el
proceso de selección, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a presentarse
de acuerdo con los pliegos de condiciones y la Ley 80/93.
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Para participar en este proceso de selección, la propuesta debe estar acompañada
de la garantía de su seriedad y el recibo de pago de la misma. Esta garantía debe ser
expedida a favor de la PERSONERIA DE VILLAVICENCIO, de acuerdo con lo establecido
a continuación: La garantía deberá ser por un valor equivalente al 10% del valor total
del presupuesto oficial, válida como mínimo por tres (3) meses, contados a partir de la
fecha de cierre del presente proceso de selección; en caso de prorrogarse el plazo del
proceso, el proponente deberá mantener vigentes todos los plazos y condiciones
originales de su propuesta y ampliar la validez de la garantía de seriedad por el término
adicional que señale La Entidad.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza o garantía deberá tomarse con el
nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal
expedido por la Cámara de Comercio respectiva, y no sólo con su sigla, a no ser que
en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa
manera. Cuando la propuesta se presente en consorcio o unión temporal, la garantía
deberá tomarse a nombres de todos sus integrantes, y no a nombre del representante
legal, ni a nombre del consorcio o unión temporal.
La omisión de presentar la garantía de la propuesta, genera rechazo de la propuesta.
LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO hará efectiva la garantía de seriedad de la
propuesta en los siguientes casos:
- La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.
- La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el
término previsto en los pliegos para la Adjudicación del contrato se prorrogue o
cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y
cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses.
- La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de
cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las
obligaciones del contrato.
- El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las
propuestas.
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- LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO, previa solicitud escrita del oferente, devolverá la
garantía de seriedad de las ofertas, una vez haya sido perfeccionado el contrato
respectivo y se hayan aprobado por La Entidad las garantías contractuales.
4.10 .LIBRETA MILITAR: Presentar la copia de la libreta militar ampliada al 150% en caso
de tratarse de persona natural (Hombres menores de 50 años), cuando se trate de
persona jurídica se deberá presentar la libreta militar del representante legal. En caso
de consorcio o unión temporal, este requisito deberá cumplirse respecto de cada uno
de sus integrantes, con el fin de determinar la situación militar, de conformidad con el
artículo 111 de Decreto 2150 de 1995..
4.11. COPIA DE LA CÉDULA AMPLIADA AL 150%: Presentar la copia de la cédula de
ciudadanía amarilla de hologramas, de conformidad con la Ley 757 de 2002,
modificada por la Ley 999 de 2005, reglamentada por el Decreto 4969 de 2009, que
deberá ser ampliada al 150% en caso de tratarse de persona natural, cuando se trate
de persona jurídica se deberá presentar la cédula de ciudadanía del representante
legal. En caso de consorcio o unión temporal, este requisito deberá cumplirse respecto
de cada uno de sus integrantes.
DOCUMENTOS HABILITANTES TÉCNICOS
5. EXPERIENCIA GENERAL
En atención con el numeral 1° del artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, se entiende por
Experiencia del Proponente la que se relaciona directamente con el objeto contractual
en un proceso de selección determinado y la cual es verificada por la entidad
contratante con base en la información aportada.
Este factor determina si la oferta se ajusta a los requerimientos de la Personería
Municipal definidos en los estudios previos, con lo cual se determinará si la propuesta es
HABIL.
Para el efecto, el proponente deberá acreditar con su propuesta hasta con dos (2)
contratos relacionados en el Registro Único de Proponentes vigente, cuyo objeto y
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actividades ejecutadas estén relacionados con la elaboración de tablas de valoración
documental, organización de archivo acumulado y clasificación de documentos.
Dichos contratos deben haber sido suscrito y ejecutado con una antelación no mayo a
dos años al cierre de la presente convocatoria pública, con entidades públicas y/o
privadas, que se hayan ejecutado en su totalidad, y cuya sumatoria sea igual o
superior a 80. SMMLV.
En dichos contratos de deben acreditar el siguiente código:
GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE Clasificación
UNSPSC
(f) servicios (80) Servicios de
Gestión , Servicios
Profesionales de
Empresas y Servicios
(16) Servicios de
Administración de
Empresas
((15) Servicios
de Apoyo
Gerencia
801615
Si el proponente es un consorcio o una unión temporal para efectos de acreditar la
experiencia mínima solicitada por la entidad, uno de los miembros la podrá acreditar,
de acuerdo con lo exigido por la entidad.
En todo caso cuando se pretenda acreditar la experiencia exigida, y esta haya sido
obtenida en consorcio o unión temporal, el oferente deberá aportar la certificación
expedida por la entidad contratante y suscrita por el funcionario competente en la
que se reflejen como mínimo los siguientes requisitos:
a) Nombre de la entidad Contratante.
b) Dirección
c) Teléfono
d) Nombre del Contratista.
e) Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de
quienes lo conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación
de cada uno de sus miembros.
f) Número del contrato (si tiene).
g) Objeto del contrato.
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h) Valor del contrato.
i) Fecha de inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año).
j) Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año).
k) Nombre y firma de quien expide la certificación. (La certificación deberá estar
firmada por el funcionario competente para suscribirla).
Cada certificación se analizará por separado; en caso de presentar certificaciones que
incluyan contratos adicionales al principal, el tiempo adicional se sumará al del
contrato, quedando esta como una sola certificación.
Cuando exista diferencia entre la información relacionada y la consagrada en los
soportes presentados, prevalecerá la información de los soportes.
Los contratos verbales no serán tenidos en cuenta para acreditar experiencia.
No serán válidas las certificaciones expedidas por el mismo contratista.
No serán válidos como soportes, las ordenes de servicios, las ordenes de trabajo o las
órdenes de compra.
El incumplimiento de la experiencia mínima requerida o la no presentación de los
soportes requeridos generarán EL RECHAZO de la propuesta.
Nota: para relacionar la experiencia general del proponente deberá diligenciar el
ANEXO 7 FORMATO DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.
5.1. ESPECIFICACIONES GENERALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS: La Personería Municipal de
Villavicencio para el presente proceso de selección, detalla las obligaciones generales
y técnicas mínimas requeridas al momento de contratar, así como las obligaciones de
la entidad y del supervisor del futuro contrato, que deberán ser tenidas en cuenta por
los oferentes al momento de presentar su oferta, a continuación:
5.1.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
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1. El contratista deberá elaborar en la personería Municipal de Villavicencio,
las Tablas de valoración documental, conforme las pautas fijadas en la
Ley 594 de 2000, los Decretos 2578 y 2609 de 2012, y sus respectivos
Acuerdos Reglamentarios Nos. 3, 4 y 5 de 2013 emanados del Archivo
General de la Nación.
2. El contratista realizara un diagnostico que le permita elaborar una
metodología tendiente a definir metodología, cronograma y formatos a
trabajar, en la implementación de las tablas de valoración documental
de la entidad.
3. El contratista deberá presentar ante el comité de Archivo de la
Personería, el producto del diagnóstico, metodología, cronograma y
formatos a desarrollar.
4. El contratista deberá realizar la reseña histórica de la entidad, ubicando
documentos de creación, de cambios estructurales, manuales de
funciones, manuales de procedimientos, organigramas, datos del archivo
y de la documentacióncon el fin de determinar los ciclos de vida de la
misma y normatividad relacionada a cada ciclo.
5. El contratista favorecido deberá presentar un documento que
contenga como mínimo los siguientes datos: Ubicación física, unidades
de conservación, frecuencia de consulta, volumen documental, estado
de la organización, estado de la conservación, para cada ciclo de
vida.
6. El contratista deberá identificar las secciones, subsecciones y grupos de
trabajo para ciclo de vida institucional.
7. El contratista deberá identificar series o asuntos por oficina productora
para el ciclo de vida institucional.
8. El contratista deberá elaborar el cuadro de clasificación documental
para cada ciclo de vida institucional.
9. El contratista deberá entregar un documento final de las tablas de
valoración documental para ser presentadas ante el Comité de Archivo
de la Personería y posteriormente ante el Consejo Departamental de
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Archivo), el cual deberá contener todos los temas, subtemas y
documentos requeridos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
10. Socializar el resultado final de la consultoría ante el comité de archivo de
la Personería Municipal, allegando los soportes físicos y magnéticos del
cumplimiento del contrato.}
11. Las demás obligaciones resultantes y que tengan relación directa con el
objeto del contrato y que surjan durante la ejecución del contrato.
12. Garantizar la logística y el personal idóneo y suficiente para el
cumplimiento de las obligaciones inherentes al presente contrato.
13. El contratista deberá guardar absoluta reserva y confidencialidad con la
información, garantizando la calidad de los datos con los cuales se
realiza el diagnóstico.
14. Garantizar dentro del monto del contrato los gastos necesarios para el
desarrollo del objeto del mismo.
15. El Contratista deberá informar a supervisor el nombre y los datos de
identificación del personal que tenga a su cargo y presentar a la
supervisión los recibos de pagos de salud, pensión, parafiscales y riesgos
profesionales.
16. Garantizar la afiliación ante el sistema de seguridad social integral en los
términos establecidos en la ley 100 de 1.993, (EPS, Fondo de Pensiones)
Riesgos profesionales y parafiscales), presentar constancia de pago
durante la ejecución del convenio por dichos conceptos expedida por
la respectivas entidad de o en su defecto en fotocopia el recibo de
pago legible y vigente. Presentar la certificación de pago de seguridad
social, por contador titulado debidamente acreditado.
17. Garantizare la utilización de todo el recurso Humano de la dotación de
seguridad industrial y salud ocupacional.
5.1.2 OBLIGACIONES DE LA PERSONERÍA: Además de las obligaciones y derechos
estipulados en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, LA PERSONERÍA se reserva el
derecho de ejercer el respectivo control de calidad del servicio objeto del presente
contrato y se obliga a:
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1. Llevar a cabo los pagos respectivos al CONTRATISTA, de conformidad con la cláusula
VALOR Y FORMA DE PAGO.
2. Llevar a cabo la Supervisión de la ejecución del contrato,
3. Expedir el Registro Presupuestal para garantizar el pago de las obligaciones
resultantes del presente proceso.
4. Concurrir a la liquidación del contrato en el término legal.
5. brindar la colaboración necesaria para el cabal cumplimiento de las obligaciones
surgidas en la ejecución del contrato por parte del contratista.
6. Suministrar los elementos necesarios para la organización del archivo central, tales
como: cajas, estantes y el lugar adecuado para su almacenamiento y conservación.
7. Exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se
encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus
cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar
ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones
del caso.
5.1.3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINIMAS Y FASES REQUERIDAS: La Personería
Municipal para el presente proceso de selección, detalla las características técnicas
mínimas requeridas y fases de ejecución del objeto a contratar, que deberán ser
tenidas en cuenta por los oferentes al momento de presentar su oferta, a continuación.
ITEM
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
REQUERIMIENTOS Y
RESULTADO FINAL
UNIDAD CANT
1. Socializar avances del
cumplimiento del contrato.
Socializar el resultado final de
la consultoría ante el comité
de archivo de la Personería
Municipal, allegando los
soportes físicos y magnéticos
del cumplimiento del contrato
informe
1
2. Realizar un diagnóstico de los
procesos documentales,
presentándolo ante la supervisora
del contrato
Presentar un informe ante el
Comité de Archivo de la
entidad, del cual se levantara
la correspondiente acta.
Reunir al comité
de archivo de la
entidad
1
3. Elaboración la Metodología,
cronograma y formatos a trabajar
Socializar con los miembros
del comité de archivo de la
entidad.
informe 1.
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4. Realizar un diagnóstico en el cual
se identifique el historial
Institucional.
Socializar con los miembros
del comité de archivo de la
entidad
informe 1.
DOCUMENTOS HABILITANTES FINANCIEROS
6. CAPACIDAD FINANCIERA: La Personería Municipal del Villavicencio, exige requisitos
financieros para participar en el presente proceso de selección, los cuales serán
verificados de acuerdo con la información contenida en el respectivo Registro Único
de Proponentes vigente y en firme.
Para que la propuesta sea considerada hábil, se deben cumplir los siguientes requisitos
con relación a los factores financieros:
ITEM INDICADOR FORMULA DE CALCULO RESULTADO FINANCIERO
1 LIQUIDEZ Activo Corriente / Pasivo
Corriente.
Su resultado no podrá ser inferior a 2.0
veces
2 ENDEUDAMIENTO Pasivo Total / Activo Total
Su resultado no podrá ser MAYOR al 65 %
3 COBERTUTA DE INTERES
Utilidad Operacional / Gasto
Por Intereses
Su resultado no podrá ser inferior a 3
veces.
Si la oferta es presentada por consorcio o unión temporal, se sumara las cifras de los
estados financieros de cada uno de los integrantes, con el fin de obtener el promedio
ponderado, el cual será la base para determinar los indicadores, tomando como factor
de ponderación la participación de cada uno sobre el total de los valores.
6.1. CAPACIDAD OPERACIONAL: De igual manera, se exigen requisitos organizacionales
para participar en el presente proceso de selección, los cuales serán verificados de
acuerdo al artículo 10 y 162 del Decreto 1510 de 2013.
Para que la propuesta sea considerada hábil, se deben cumplir los siguientes requisitos
con relaciona los factores organizacionales:
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ITEM INDICADOR FORMULA DE CALCULO RESULTADO FINANCIERO
1 RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO Utilidad Operacional /
Patrimonio
Su resultado no podrá ser inferior al 8 %
2 RENTABILIDAD DEL ACTIVO Utilidad Operacional/ Activo
Total
Su resultado no podrá ser inferior al 4 %
Si la oferta es presentada por consorcio o unión temporal, se sumara las cifras de los
estados financieros de cada uno de los integrantes, con el fin de obtener el promedio
ponderado, el cual será la base para determinar los indicadores, tomando como
factor de ponderación la participación de cada uno sobre el total de los valores.
6.2. EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES DE LAS
PROPUESTAS: El Comité Evaluador designado por la Personería Municipal, en primera
instancia preparará el informe de evaluación de manera objetiva, verificará los
requisitos habilitantes de las propuestas dentro del plazo establecido en el cronograma
del presente proceso, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos
de condiciones.
Una vez efectuada la verificación de los requisitos habilitantes, de conformidad con lo
dispuesto en el numeral 3 del artículo 41 del Decreto 1510 de 2013 y en el término fijado
en los pliegos de condiciones, se publicará el respectivo informe de habilitación de los
oferentes.
En caso de que los proponentes considerados como no habilitados en el informe de
habilitación, no subsanen los requisitos o documentos no aportados inicialmente o no
efectúen en debida forma las aclaraciones requeridas en el término previsto, serán
inhabilitados de manera definitiva para continuar en el proceso de selección.
Vencido el término anterior, la Personería Municipal publicará en el Sistema Electrónico
para la Contratación Pública - SECOP www.colombiacompra.gov.co el Informe
Definitivo de Verificación del los requisitos habilitantes, en el cual se indicarán los
proponentes considerados como inhabilitados de manera definitiva.
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De este informe definitivo se dará traslado a los proponentes para que puedan
consultarlo y presenten las observaciones que estimen pertinentes en relación con el
mismo, sin que puedan completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
Sin perjuicio de la verificación de los requisitos habilitantes cuyo cumplimiento deben
acreditar los proponentes, de conformidad con lo establecido en el numeral 3º del
artículo 5º de la ley 1150 de 2007.
El plazo para la evaluación de las propuestas podrá ser modificado cuando la
Personería Municipal, si lo considere conveniente.
La Personería podrá solicitar hasta antes de la realización de la adjudicación, por
escrito y/o vía fax y/o mediante correo electrónico, dirigido al proponente, o al
representante legal de éste, las aclaraciones y explicaciones a que hubiere lugar, y si
es del caso, que se alleguen los documentos necesarios para tal fin, sin que por ello
puedan completar, adicionar, modificar o mejorar las propuesta.
6.3. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO DE EVALUACIÓN: La información relativa al
análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y las
recomendaciones para la adjudicación del contrato no podrá ser revelada a los
proponentes, ni a persona alguna, hasta tanto no culmine el proceso de evaluación.
7. FACTORES DE PONDERACION PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
7.1. FACTORES DE PONDERACIÓN: Únicamente serán tenidas en cuenta para efectuar
la PONDERACIÓN, las propuestas habilitadas jurídica, financiera y técnicamente y se les
otorgara puntaje una vez se efectúe la verificación de los anteriores criterios; puntajes
que se establecerán en la reunión pública de establecimiento del orden de
elegibilidad según lo establecido en los pliegos de condiciones
CRITERIO PUNTOS CRITERIO PUNTOS
Calificación Económica (menor valor) 300
Experiencia De Profesionales Y Expertos
Integrantes
Del Equipo De Trabajo
600
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Apoyo a la Industria Nacional 100
TOTAL 1.000
Los puntajes se aplicaran en forma individual de acuerdo con lo estipulado en los
factores y puntajes de evaluación. A fin de establecer el puntaje total de la propuesta,
se realizará la sumatoria de los puntajes individuales logrados por la oferta en cada uno
de los factores de ponderación del bien.
Solo serán evaluadas las propuestas cuyo valor de la oferta no superen el Cien (100%)
del presupuesto oficial asignado, de acuerdo a las especificaciones y cantidades
aproximadas contenidas en el presente proceso de selección y aquellos que coinciden
todos los ítems.
La contratación se realizará por el sistema de precios fijos no reajustables durante el
tiempo de ejecución y liquidación del contrato
7.2. METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN: La evaluación de las propuestas se realizará
analizando las propuestas entre si y entre estas y el pliego de condiciones. La selección
de la propuesta más favorable se efectuara teniendo en cuenta los factores de
ponderación previstos en este proceso de selección.
Las propuestas una vez evaluadas se ordenarán en forma ascendente de acuerdo con
los puntajes obtenidos, establecidos de esta forma de orden de elegibilidad para la
adjudicación del contrato.
NOTA: La Personería Municipal de Villavicencio, se reservará la facultad de verificar la
información suministrada por el proponente y demás documentación allegada a este
proceso.
7.3. CALIFICACIÓN ECONÓMICA (300/1.000): Para efectos de la calificación se
considerarán únicamente las propuestas hábiles, es decir, aquellas que: hayan
cumplido con los requisitos, Jurídico, Técnico, Financiero y Económico; y hayan
cotizado todos los ítems según lo establecido en el presente pliego de condiciones y
cuyos valores no superaron el 100% del PRESUPUESTO OFICIAL.
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Se aplicará el siguiente procedimiento a las propuestas hábiles:
Las propuestas hábiles cuyo valor total corregido superen el 100% del Presupuesto
Oficial serán RECHAZADAS de acuerdo a lo estipulado en éste pliego de condiciones.
A la oferta que presente el menor precio dentro del rango establecido se le asignarán
trescientos (300) Puntos, por lo tanto el contratista deberá asumir todos los riesgos que
se deriven de tal hecho, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones que surjan
del contrato, circunstancia que acepta expresamente con la presentación de la
oferta. LA PERSONERIA no aceptará ningún reclamo proveniente de estas
circunstancias y no será causal para alegar posteriormente un desequilibrio económico
del contrato.
Las demás propuestas se ordenarán en forma descendente de menor a mayor, y se
irán restando sucesivamente diez (10) puntos a cada una de ellas.
Para acreditar este requisito el proponente deberá diligenciar el ANEXO 4 FORMATO
ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA.
7.4. EXPERIENCIA DE PROFESIONALES Y EXPERTOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE TRABAJO (600/1000).
a) Perfil del equipo de trabajo
El equipo mínimo esperado para el desarrollo de la consultoría debe estar conformado
por profesionales que cumplan con el siguiente perfil:
PROFESIONAL DEL COORDINADOR DEL PROCESO. CARGO FORMACION
ACADEMICA
CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE
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6
COORDINADOR
DEL PROYECTO
PROFESIONAL CON
TÍTULO DE
FORMACIÓN
UNIVERSITARIA EN
BIBLIOTECOLOGÍA,
ARCHIVÍSTICA,
PROFESIONAL EN
CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS,
BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA O
CIENCIAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN,
CON POSGRADO EN
ÁREAS AFINES.
Experiencia
General
Profesional con
Título de formación
universitaria en
Bibliotecología,
Archivística,
Bibliotecología y
Archivística o
Ciencias de la
Información,
ciencias
administrativas y la
Documentación.
50
Experiencia
profesional > 4 años.
75
El porcentaje otorgado para el criterio no es
acumulativo, de tal suerte que sólo se asignarán
los puntos que correspondan a la casilla en la
que se ubique el oferente.
Experiencia
Especifica
Desarrollo de tablas
de valoración,
trabajos archivísticos
y valoración
documental
orientadas al sector
público, igual o
mayor cinco (5)
años, en contratos
laborales u de
prestación de
servicios con
funciones a fines.
90
Participación en
procesos archivísticos
En contrato de
prestación de
servicios o por
contrato laboral.
60
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DECRETO 1510 DE 2013
01 12 2008 CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA ABIERTO N° 001 DE 2014
“PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y
ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL,
ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO” PAGINA 47 de 93
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Pág
ina4
7
El porcentaje otorgado para la experiencia
específica es acumulativo, de tal suerte que se
asignaran los puntos que correspondan a la
sumatoria de los puntos obtenidos por el
oferente.
Puntuación máxima de 225.
PROFESIONAL 1. CARGO FORMACION
ACADEMICA
CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE
PROFESIONAL
PROFESIONAL CON
TÍTULO DE
FORMACIÓN
UNIVERSITARIA EN
BIBLIOTECOLOGÍA,
ARCHIVÍSTICA,
PROFESIONAL EN
CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS,
BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA O
CIENCIAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN.
Experiencia
General
Profesional con Título
de formación
universitaria en
Bibliotecología,
Archivística,
Bibliotecología y
Archivística o
Ciencias de la
Información,
ciencias
administrativas y la
Documentación.
40
Experiencia profesional
> 2 años
50
El porcentaje otorgado para el criterio no es
acumulativo, de tal suerte que sólo se asignarán los
puntos que correspondan a la casilla en la que se
ubique el oferente.
Experiencia
Especifica
Desarrollo de tablas
de valoración,
trabajos archivísticos y
valoración
documental
orientadas al sector
60
DESPACHO
CODIGO
VERSION 1
VIGENTE
DESDE
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8
público igual o mayor
a dos (02) años.
Participación en
procesos archivísticos,
por contrato de
prestación de servicios
u por contrato laboral.
40
El porcentaje otorgado para la experiencia
específica es acumulativo, de tal suerte que se
asignaran los puntos que correspondan a la
sumatoria de los puntos obtenidos por el oferente.
Puntuación máxima de 150.
TECNOLOGO 1 EN GESTION DOCUMENTAL. CARGO FORMACION ACADEMICA CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE
TECNOLOGO
TECNOLOGO EN
ARCHIVISTICA O GESTION
DOCUMENTAL
Experiencia
General
Tecnólogo en
archivística o Gestión
Documental.
25
Experiencia luego de
haber obtenido el título
de > 6 meses.
35
El porcentaje otorgado para el criterio no es
acumulativo, de tal suerte que sólo se asignarán los
puntos que correspondan a la casilla en la que se
ubique el oferente
Labores desarrolladas
en archivos históricos,
tanto de entidades
privadas como en
50
DESPACHO
CODIGO
VERSION 1
VIGENTE
DESDE
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9
Experiencia
Especifica
públicas, igual o mayor
a seis meses.
Participación en
contratos o en cargos
relacionados con
funciones en manejo de
documentos y archivos
históricos.
40
El porcentaje otorgado para la experiencia
específica es acumulativo, de tal suerte que se
asignaran los puntos que correspondan a la
sumatoria de los puntos obtenidos por el oferente.
Puntuación máxima de 125.
AUXILIAR 1 EN GESTION DOCUMENTAL. CARGO FORMACION ACADEMICA CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE
AUXILIARES
TÍTULO EN BACHILLER
ACADEMICO
Experiencia
General
Título de bachiller
académico.
10
Experiencia luego de
haber obtenido el título
de > 6 meses
15
El porcentaje otorgado para el criterio no es
acumulativo, de tal suerte que sólo se asignarán los
puntos que correspondan a la casilla en la que se
ubique el oferente
Experiencia
Específica.
Labores desarrolladas
en archivos históricos,
tanto de entidades
privadas como en
públicas, mayor o igual
a 6 meses.
20
Participación en
contratos o el cargos
relacionados con
15
DESPACHO
CODIGO
VERSION 1
VIGENTE
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0
funciones de manejo de
documentos y archivos
históricos o elaboración
de tablas de valoración
documental
El porcentaje otorgado para la experiencia
específica es acumulativo, de tal suerte que se
asignaran los puntos que correspondan a la
sumatoria de los puntos obtenidos por el oferente
Puntuación máxima de 50.
AUXILIAR 2 EN GESTION DOCUMENTAL. CARGO FORMACION ACADEMICA CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE
AUXILIARES
TÍTULO DE BACHILLER
ACADEMEICO.
Experiencia
General
Título de bachiller
académico.
10
Experiencia luego de
haber obtenido el título
de > 6 meses.
15
El porcentaje otorgado para el criterio no es
acumulativo, de tal suerte que sólo se asignarán los
puntos que correspondan a la casilla en la que se
ubique el oferente.
Experiencia
Especifica
Labores desarrolladas
en archivos históricos,
tanto de entidades
privadas como en
públicas, mayor o igual
a 6 meses.
20
DESPACHO
CODIGO
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1
Participación en
contratos o los cargos
relacionados con
manejo de documentos
y archivos históricos o
elaboración de tablas
de valoración
documentación
documental.
15
El porcentaje otorgado para la experiencia
específica es acumulativo, de tal suerte que se
asignaran los puntos que correspondan a la
sumatoria de los puntos obtenidos por el oferente
Puntuación máxima de 50.
Nota 1. Para que las propuestas sean tenidas en cuenta en la verificación de requisitos
habilitantes, resulta necesario que TODOS los miembros del equipo de trabajo cumplan
con los mínimos de formación educativa y experiencia requeridos.
Nota 2. Para la acreditación del recurso humano, el proponente deberá anexar en su
propuesta las hojas de vida del personal propuesto con los soportes correspondientes
que acrediten los estudios y experiencia solicitada en este proceso, (diplomas y/o
actas de grado, certificaciones laborales).
Adicionalmente Carta de intención suscrita por el miembro del equipo de trabajo
mediante la cual se compromete a: (i) desarrollar el objeto contractual en caso de que
el proponente sea adjudicatario del contrato, (ii) desarrollar las actividades de acuerdo
con la propuesta metodológica presentada y al anexo técnico del contrato y a (iii)
asistir a la todas la reuniones a las que sea convocado por el supervisor del contrato.
En cuanto a las Copia de los certificados laborales o contractuales expedidos por la
entidad contratante o actas de liquidación que acrediten la experiencia, las cuales
deben contener mínimo la siguiente información:
• Nombre del contratante o empleador.
DESPACHO
CODIGO
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2
• Nombre del contratista o empleado.
• Objeto y/o descripción del contrato o del cargo ocupado*.
• Funciones o actividades del contratista o empleado.
• Fecha de inicio del contrato o del ejercicio del cargo (dd/mm/aa).
• Fecha de terminación del contrato o del ejercicio del cargo (dd/mm/aa).
• Nombre, cargo y firma de quien expide la certificación.
*Si del objeto del contrato certificado se desprende con total certeza cuales fueron las
actividades ejecutadas, y que con éstas se demuestra o no el cumplimiento de la
experiencia requerida, no es necesario que en el contenido de la certificación se
describa de manera separada las funciones o actividades del contratista o empleado.
Nota 3. La experiencia profesional general exigida contará, para cada profesional,
desde la fecha de terminación de estudios o de aprobación de la totalidad del
pensum académico, de conformidad con el Decreto 019 de 2012.
Nota 4. En el evento en que algunos miembros del equipo de trabajo presenten títulos
obtenidos en el exterior, con el fin de determinar su validez y legalidad, estos deberán
estar debidamente apostillados o legalizados (consularizados), en la forma prevista en
las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 65 y 259 del Código de
Procedimiento Civil, articulo 480 del Código de Comercio y en la Resolución 2201 del 22
de julio de 1997 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Los
documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma español deberán
presentarse acompañados de una traducción oficial a dicho idioma, de acuerdo con
lo señalado en el Artículo 10 de la Constitución Política de Colombia, teniendo en
cuenta las reglas contenidas en el numeral 2.7 del presente pliego de condiciones.
Nota 5. En caso de no cumplir con los requisitos mínimos se tendrán en cuenta las
equivalencias que fueren necesarias entre estudios y experiencia, contempladas en el
artículo 20 del Decreto Ley 263 de 2000.
Nota 6. Experiencia profesional es la adquirida a partir de la terminación y aprobación
de todas las materias que conforman el pensum académico de pregrado de la
respectiva formación profesional, o de especialización tecnológica, en el ejercicio de
DESPACHO
CODIGO
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3
las actividades propias de la profesión o especialidad relacionadas con las funciones
del empleo al cual se aspira.
Nota 7. Experiencia docente es la adquirida en el ejercicio de actividades como
profesor o investigador adelantadas en instituciones educativas reconocidas
oficialmente. Cuando se trate de cargos comprendidos en el nivel profesional y niveles
superiores a este, la experiencia docente deberá acreditarse en instituciones de
educación superior, en áreas afines al cargo que se va a desempeñar y con
posterioridad a la obtención del correspondiente título de formación universitaria. (Art.
6° Decreto 263 de 2000).
Nota 8: Para acreditar este requisito se deberá diligenciar el ANEXO 6 FORMATO
ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO.
7.5. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100/1.000): Para la asignación de éste puntaje
se tendrá en cuenta solamente las propuestas que hayan resultado hábiles en todos los
criterios de evaluación jurídica, técnica y financiera, y en los términos de la Ley 816 del
7 de Julio de 2003 “Por medio de la cual se apoya a la Industria Nacional a través de la
contratación pública”, para lo cual, en aplicación de los establecido en el artículo 2°
de dicha Ley, LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO asignará el siguiente
puntaje:
PUNTAJE CONDICION
100 Los Proponentes que oferten bienes o servicios nacionales (Personal y
equipos)
50 Los proponentes que oferten bienes o servicios extranjeros incorporan
componentes colombianos
NOTA: No se asignará puntaje por este concepto, si los bienes ofrecidos por los
proponentes no tienen alguna de las características descritas anteriormente. Si una vez
efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se
encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se
adjudicará al nacional.
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7.6. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Al adjudicatario
al proceso de CONCURSO DE MERITOS se les devolverá la garantía de seriedad de la
propuesta, cuando esté aprobada la garantía única del contrato respectivo. A los
demás proponentes, dentro de los cinco (5) días siguientes a la adjudicación.
Si se declara desierto el proceso, las garantías serán devueltas a los proponentes al
conocerse dicha decisión a petición de ellos.
7.7. CRITERIOS DE DESEMPATE: En caso de empate en el puntaje total de dos o más
ofertas, la Personería Municipal, escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el
primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de
condiciones del Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente
que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación
establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación y así
sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación
establecidos en los pliegos de condiciones.
a. Se dará como proponente favorecido a la propuesta del proponente que haya
obtenido el mayor puntaje en la propuesta económica.
b. Se dará como proponente favorecido a la propuesta del proponente que haya
obtenido el mayor puntaje en la experiencia especifica.
c. Se dará como proponente favorecido a la oferta de bienes o servicios nacionales
frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.
d. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.
e. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de
sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional
que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la
Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en
la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean
empleados, socios o accionistas de los miembros
del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.
f. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones
establecidas en la Ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en
condición de discapacidad a la que se refiere la ley 361 de 1997. Si la oferta es
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presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el
integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en
condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una
participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión
Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento
(25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
g. Y por último, de persistir el empate, se definirá a la suerte en la audiencia pública de
adjudicación, mediante sorteo por el sistema de balotas así: Se dará a cada
proponente que haya obtenido el mismo puntaje un número el cual se anotara en
cada balota. Las balotas se introducirán en una bolsa y uno de los proponentes
asistentes a la audiencia sacara una balota, que será el proponente favorecido.
7.8. DECLARATORIA DE DESIERTA: La Personería Municipal de Villavicencio declarará
desierto el CONCURSO DE MERITOS, en los siguientes casos:
1. Cuando no se presente propuesta alguna.
2. Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ajuste al Pliego de Condiciones.
3. Cuando ninguna propuesta resulte HABIL, luego de haber subsanado y allegado el
requisito o documento habilitante.
8. LUGAR, PLAZO Y CRONOGRAMA DE PAGOS.
8.1. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: El lugar de ejecución del
contrato resultante del presente proceso de selección es la Personería Municipal de
Villavicencio y el inmueble en donde funciona el archivo Histórico de la Entidad.
8.2. PLAZO DE EJECUCIÓN: El Plazo de ejecución del objeto del contrato que se derive
de este proceso de selección, será de tres (03) meses, contados a partir del Acta de
inicio que se suscribirá dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al
perfeccionamiento y legalización del contrato.
8.3 La Personería Municipal de Villavicencio DESEMBOLSARÁ los dineros presupuestados
para la futura contratación de la siguiente manera:
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8.3.1. UN PRIMER PAGO: correspondiente al VEINTICINCO POR CIENTO (25%) del
valor total del Contrato, contra entrega y recibo a satisfacción de la supervisión
de los siguientes productos: a). La entrega de la documentación que evidencie
el cumplimiento de los numerales 2, 3 y 4 de las obligaciones específicas.
8.3.2. SEGUNDO PAGO: correspondiente al TREINTA Y CINCO POR CIENTO (35%)
del valor total del contrato, contra entrega y recibo a satisfacción de la
supervisión de los siguientes productos: a). La entrega de la documentación
que evidencie el cumplimiento de los numerales 5, 6 y 7 de las obligaciones
especificas
8.3.3. TERCER Y ÚLTIMO PAGO: correspondiente al CUARENTA POR CIENTO (40%) del
valor total del contrato, previa presentación de informes, y entrega del productos
debidamente aprobado por el Comité de Archivo de la Personería. a). La entrega de
la documentación que evidencie el cumplimiento de los numerales 1, 8, 9 y 10 de las
obligaciones específicas. b). una vez suscrita por las partes el acta de liquidación
debidamente firmada y certificado del cumplimiento del objeto contratado firmado
por el supervisor con el 100% de la de las actividades ejecutadas objeto del contrato
PARAGRAFO: Para cada pago correspondiente el Contratista deberá adjuntar: a) Factura b) Pago al
Sistema General de Seguridad Social de los aportes en Salud y Parafiscales del personal contratado. c)
Informes de las actividades realizadas con las memorias y archivos físicos y magnéticos según los
lineamientos fijados por el Archivo General de la nación. e) En cuanto al cumplimiento de los numerales
11, 12, 13,14, 15,16 y17 de las obligaciones específicas, el contratista deberá darles estricto cumplimiento
durante la ejecución del contrato, dicha circunstancia será certificada por el supervisor del contrato en el
correspondiente informe de supervisión.
9. GARANTÍAS: La Personería Municipal, exigirá para la suscripción del contrato las
siguientes garantías: El contratista deberá prestar garantía única que avalará el
cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente
durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo
amparado. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros
legalmente autorizadas para funcionar en Colombia.
Para la ejecución del presente contrato se requerirá de la aprobación de la garantía
única que deberá amparar cada uno de los siguientes riesgos:
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a) AMPARO DE CUMPLIMIENTO POR EL VEINTE (20%) del valor total del Contrato por un
término igual a su ejecución y cuatro meses más.
b) AMPARO DEL PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES DEL
PERSONAL EMPLEADO, en la ejecución del objeto contractual por un valor del cinco
(5%) del valor del Contrato, por un término igual al de la vigencia del Contrato y tres (3)
años más.
c) AMPARO CALIDAD DEL SERVICIO: equivalente al diez (10%) del valor del mismo y con
un término igual a la ejecución del contrato y cuatro meses más.
10. INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA SE ENCUENTRA COBIJADA
POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO: Una vez
verificada la página web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se encontró
que el presente proceso de selección no se encuentra relacionado en los Tratados
Internacionales vigentes.
11. VISITA TECNICA EN EL ARCHIVO HISTORICO DE LA ENTIDAD: Para que los proponentes
conozcan el sitio en donde funciona el Archivo Histórico de la entidad, se efectuara
una visita técnica al sitio, ubicado u en la carrera 8 no 10 - 02 - 6 Barrio ay mi llanura del
Municipio de Villavicencio, con sitio de reunión en dicho sitio.
LA PERSONERIA con ésta visita, pretende que los proponentes, puedan tener una
apreciación directa e inspeccionar y examinar el sitio y los alrededores del lugar donde
se desarrollara el objeto contractual, igualmente otros factores, como estado de los
documentos, cantidad a organizar y revisar, y demás circunstancias que tenga
relevancia con el contrato a ejecutar
La visita la puede realizar directamente el interesado en participar o por medio de una
persona autorizada mediante escrito, en el cual se indique el nombre de la persona
que representa.
En todo caso, la Personería Municipal de Villavicencio, recomienda al futuro oferente
que el personal que asista a la misma tenga la suficiente idoneidad para llevarla a
cabo y recopilar la información necesaria para efectos de formular su ofrecimiento
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Esta visita no es de carácter obligatorio, Sin embargo, si el proponente no asiste, no
podrá alegar durante la ejecución del contrato el desconocimiento de las condiciones
técnicas exigidas y físicas existentes.
La visita en mención estará coordinada por el Personero Municipal o su delegado,
quien expedirá el respectivo certificado de asistencia a la visita.
El certificado de asistencia a la visita será expedido a nombre de la persona natural o
jurídica que se hizo presente.
12. ANEXOS: El proponente deberá diligenciar en su totalidad los anexos (cuando a ello
haya lugar), presentar los de manera escrita y firmados como se establece en este
proyecto de pliego de condiciones.
ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACION.
ANEXO 2. CERTIFICACION JURAMENTADA.
ANEXO 3. CREDITACIÓN CUMPLIMIENTO SISTEMA SEGURIDAD SOCIAL.
ANEXO 4. PROPUESTA ECONOMICA.
ANEXO 5. FORMATO CARTA DE INTENCIÓN EQUIPO DE TRABAJO
ANEXO 6. FORMATO ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PERSONAL
PROPUESTO.
ANEXO 7 FORMATO DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.
ANEXO 8: MINUTA GUIA DEL CONTRATO.
Funcionarios Nombre Firma
Proyecto:
Asesor Externo.
YEFFERSON POSSO
MOSQUERA
(Original firmado)
Reviso Aprobó:
Personero Auxiliar de la
Personería Municipal de
Villavicencio
MARTHA TERESA JARA RÍOS (Original firmado)
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ANEXO 1 MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y RESUMEN DE PROPUESTA
Ciudad y Fecha:
Señores
Personería Municipal de Villavicencio
Referencia: Concurso de Merito Sistema Abierto N°. 001 de 2014
Respetados señores:
El suscrito _____________, de conformidad con las condiciones que se estipulan en los pliegos de
condiciones del Proceso en referencia, presento propuesta para contratar con esa entidad en nombre de
la sociedad – consorcio – unión temporal denominada (a) ____________.
La presente propuesta se presenta de conformidad con las condiciones estipuladas en el pliego de
condiciones, que por medio del presente documento declaramos conocer en su integridad.
Manifiesto bajo la gravedad del juramento:
Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, sólo compromete a los firmantes de esta carta.
Que ninguna entidad o persona distinta a los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el
contrato que de ella se derive.
Que cuento con la capacidad suficiente para ejecutar el contrato que resulte de la presente
contratación.
Que no me encuentro incurso, así como tampoco la sociedad – Consorcio – Unión Temporal que
represento, en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, o prohibición para ofertar y/o
contratar, consagradas en las disposiciones contenidas en los artículos 8°y 9°de la Ley 80 de 1993, en el
artículo 4°del Decreto 679 de 1994, en los artículos 1°, 2° y 4° de la Ley 1474 de 2011 y en las demás
disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia.
Que el régimen tributario al cual pertenecemos, es:
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Igualmente me permito indicar, que en caso de resultar favorecido con la adjudicación, me comprometo
a constituir la (s) garantía (s) señaladas en los
Pliegos de Condiciones, y cumpliré con las obligaciones previstas en los mismos.
Adicionalmente, me permito manifestar:
a) Que conozco y acepto todas las especificaciones y condiciones consignadas en los Pliegos de
Condiciones del Proceso de concurso de méritos sistema Abierto No 001 de 2012.
b) Que la presente propuesta consta de (____) folios debidamente numerados.
a) Que he recibido los documentos que integran el presente proceso contractual y las correspondientes
adendas.
d) Que la oferta tendrá validez hasta la firma del contrato.
e) Que Acepto (Aceptamos) las consecuencias que se deriven del incumplimiento de los requisitos del
pliego.
f) Toda la información aportada y contenida en esta propuesta es veraz y Susceptible de comprobación.
g) Para calcular el precio ofrecido, hemos calculado todos los gastos, costos directos e indirectos,
derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la
oferta, suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los
mismos se entienden y se asumen por cuenta nuestra.
h) En caso de resultar seleccionado(s) en este proceso para ejecutar el contrato, haremos los trámites
necesarios para el perfeccionamiento y legalización dentro del término establecido por la Personería, y me
comprometo a ejecutar a cabalidad las obligaciones del contrato que celebre, en concordancia con las
condiciones y requerimientos técnicos del pliego de condiciones.
i) No me encuentro (nos encontramos) reportado (s) como moroso (s) dentro del Boletín de responsables
fiscales de la Contraloría General de la República.
j) Convenimos en mantener esta oferta por el período estipulado en el pliego de condiciones y sus
prórrogas si las hubiere, de conformidad con la garantía de seriedad que forma parte integrante de esta
propuesta.
k) Conozco en su integridad la minuta del contrato, la cual forma parte integral del pliego definitivo de
condiciones y nos acogemos a ella.
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l) Que en todas las actuaciones derivadas de lo regulado en los pliegos de condiciones y lo estipulado en
el contrato que se celebre, obraré con la transparencia y buena fe que la Constitución Política y las leyes
exigen.
m) Que los datos para ser contactado son los suministrados en este formato, Información que en todo su
contenido es cierta.
Atentamente,
Nombre o Razón Social del Proponente: Nit:
Nombre del Representante Legal y/o Representante y firma:
C.C. No. De
Dirección: Teléfonos:
Fax:
Ciudad:
EMAIL:
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ANEXO 2
DECLARACIÓN JURAMENTADA
Yo (nombre del representante legal) _________, mayor de edad, identificado con cédula de
ciudadanía No. _____________de ____________, domiciliado en la ciudad de____________________,
en la dirección ____________________,
DECLARO BAJO JURAMENTO:
Que no me encuentro incurso en ninguna de las causales de inhabilidad determinadas en el
Estatuto Anticorrupción, Ley 1474 de 2011, artículo 1º (inhabilidad para contratar de quienes
incurran en actos de corrupción), artículo 4º (inhabilidad para que los ex empleados públicos
contraten con el estado), artículo 5º (Quien haya celebrado un contrato estatal de obra
pública, de concesión, suministro de medicamentos y de alimentos o su cónyuge, compañero o
compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de
afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las
entidades a que se refiere el artículo 2º de la Ley 80 de1993, durante el plazo de ejecución y
hasta la liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de interventoría con la misma
entidad) y artículo 90 (inhabilidad por incumplimiento reiterado).
Que en caso que se demuestre la falta de veracidad de la afirmación anterior, debido a la
firma del presente documento, conozco que me veré sujeto a las sanciones de orden penal,
fiscal o disciplinario que haya lugar.
Que para todos los efectos de lo aquí afirmado, procedo a firmar la presente declaración el día
_______del mes_______ del año ________.
Nombre y Firma:
Nombre:
C.C. / Nit.:
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ANEXO No. 3
ACREDITACIÓN CUMPLIMIENTO SISTEMA SEGURIDAD SOCIAL:
El Suscrito (Revisor Fiscal o Representante legal, según sea el caso), acredita que
la sociedad, ____________ identificada con NIT. _______________, ha realizado el
pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses y
se encuentra al día en el pago de sus aportes parafiscales relativos al Sistema
de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de
Compensación Familiar, de acuerdo con las obligaciones que por este
concepto debe cumplir.
La presente se expide a los _______ días del mes de ______ del año 2014, en
Villavicencio.
Se firma según el caso por:
_______
Tarjeta No.
Revisor Fiscal
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ANEXO 4
FORMATO ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA
El suscrito _______________ en nombre y representación de: _________, de acuerdo con las normas
que se establecen en el pliego de condiciones y documentos del Concurso Público de Méritos
Sistema Abierto N°. CM-001 DE 2014, hago la siguiente propuesta para
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Declaro así mismo: Que el valor total de nuestra propuesta es por la suma de
__________________________ incluidos los impuestos a que haya lugar.
Que dicho valor obedece a los siguientes conceptos:
PROPUESTA ECONOMICA PERSONAL CANTIDAD DEDICACION TIEMPO EN
MESES
COSTO
MENSUAL
COSTO TOTAL
1.TOTAL COSTO PERSONAL
2. GASTO DE ADMINISTRATIVO
TOTAL COSTO (1 +2)
TOTAL IVA
VALOR TOTAL
En el presente cuadro el proponente debe relacionar todos los costos, gastos y valores que
conforman la Consultoría a realizar En pesos Colombianos
Nombre o Razón Social del PROPONENTE_____________________
Nombre del Representante Legal ______________________________
Nit. No. ________________
Dirección___________________
Ciudad_____________________
Teléfono ___________________
Fax _______________________
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FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
ANEXO 5 FORMATO CARTA DE INTENCIÓN EQUIPO DE TRABAJO
Lugar y fecha
Señores
Personería Municipal de Villavicencio.
El suscrito ___________________identificado con C.C No.__________, manifiesto mi compromiso en
trabajar en el estudio objeto del concurso de méritos N°. CM-001 de 2014, en el evento de salir
favorecidos con la adjudicación del contrato, a desarrollar las actividades de acuerdo con la
propuesta metodológica presentada y al anexo técnico del contrato y a asistir a la todas la
reuniones a las que sea convocado por parte del el supervisor del contrato
Asimismo, certifico que no he participado en la preparación o elaboración de otra propuesta ni
hago parte de otra propuesta para la presente convocatoria y que mi hoja de vida no ha sido
presentada para más de dos convocatorias que adelanta el PERSONERIA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO.
Por último declaro bajo gravedad de juramento, que no me encuentro incurso en causal
alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Ley y la Constitución Política y
ni en conflicto de interés alguno para hacer parte del equipo de trabajo en el presente estudio.
Atentamente,
Nombre y firma
CC
Dirección.
Teléfonos
Correo electrónico.
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ANEXO 6
FORMATO ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PERSONAL
PROPUESTO FORMACION ECONOMICA
Cargo propuesto
Nombre del individuo
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Educación y título obtenido técnico tecnólogo universitario Pos grado
Fecha del título obtenido FORMACION PROFESIONAL
Cargo desempeñados Fecha de
Iniciación
Día/Mes/Año
Fecha de
Terminación
Día/Mes/Año
Nombre del empleador Total experiencia relacionada Descripción de las funciones Certificación: Yo, el abajo firmante, certifico que, según mi conocimiento y mi entender, este currículo describe
correctamente mi persona, mis calificaciones y mi experiencia. Entiendo que cualquier declaración falsa aquí incluida
puede conducir a mi descalificación, si fuera contratado.
Nombre y firma
CC
Dirección Dirección.
Teléfonos
Correo electrónico
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ANEXO 7
EXPERIENCIA ESPECÍFICA
DEPARTAMENTO DEL META
PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO
PROCESO N° ________________________________________________________________________________
NOMBRE DEL PROPONENTE: ________________________________________________________________________________
N° N°
CONTRATO CONTRATANTE OBJETO
FORMA DE
EJECUCION¹
%
PART.
VALOR
EN
PESOS
FECHA
SUSCRIPCIÓN
FECHA
TERMINACIÓN
VALOR
EN
SMMLV
1
TOTAL EN SMMLV
¹ PARA CADA CONTRATO SE DEBE INDICAR SI SE EJECUTÓ EN FORMA INDIVIDUAL (I), EN CONSORCIO (C) O EN UNIÓN
TEMPORAL (UT)
OBSERVACIONES
* ESTE ANEXO DEBERA DILIGENCIARSE EN TODAS LAS COLUMNAS. LA INFORMACION INCLUIDA EN EL SERA RESPONSABILIDAD
DEL PROPONENTE, SO PENA DE LAS ACCIONES LEGALES PERTINENTES
* EN CASO QUE ESTE CUADRO NO SEA SUFICIENTE PARA LA CONSIGNACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA PODRA
REPRODUCIRSE.
____________________________________
NOMBRE Y FIRMA REPRESENTANTE
LEGAL
AÑO SMMLV
2012 566.700
2011 535.600
2010 515.000,00
2009 496.900,00
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ANEXO 8
MINUTA GUIA DEL CONTRATO CONTRATANTE: PERSONERÍA DE VILLAVICENCIO
CONTRATISTA: XXXXXXXX
DOCUMENTO DE IDENTIDAD: XXXXXXXXXXX
OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y
ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA
PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO
DURACIÓN: TRES (03) MESES
VALOR: XXXXXXXXX
FECHA JULIO XXX DE 2014
Entre los suscritos a saber, MARLON AUGUSTO CABRERA DAZA, mayor de edad, con domicilio
en el Municipio de Villavicencio (Meta), identificado con Cédula de Ciudadanía No.
86.052.187 expedida en Villavicencio (Meta), quien actúa en su calidad de Personero
Municipal de Villavicencio, facultado para contratar según el literal b del numeral 3 del
artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, quien en adelante
se denominará EL CONTRATANTE, por una parte y de la otra, XXXXXXXXX, mayor de edad,
domiciliado en la ciudad de Villavicencio, identificada con la cédula de Ciudadanía No.
86.069.766 de Villavicencio (Meta), quien para los efectos del presente documento se
denominará EL CONTRATISTA, hemos acordado celebrar el presente Contrato de Prestación
de servicios, previos las siguientes consideraciones: 1. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. 2.
XXXXXXXXXXXXXXXXXX. 3. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. 4. Que dado que se
certificó la inexistencia de personal suficiente para desarrollar las actividades aquí
pretendidas, se concluye y sustenta la necesidad de contratar personal idóneo para el apoyo
de dicho propósito. 5. Que fundado en éste antecedente, el Personero Municipal de
Villavicencio conviene en la necesidad de adelantar la contratación de servicios
profesionales y apoyo a la oficina Administrativa y Financiera. 6. Que el presente contrato se
suscribe directamente en ejercicio de la facultad consagrada en el artículo 2° numeral 4°
literal h) de la Ley 1150de 2007, en concordancia con el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013.
7. Que para atender éste compromiso la Personería Municipal de Villavicencio cuenta con el
certificado de disponibilidad presupuestal No. XX de fecha XX de XXXX de 2014, con cargo al
rubro 03051201denominado "Honorarios", suscrito por el jefe administrativo y financiero de la
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entidad. 8. Que el presente contrato se regirá por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto
1510 de 2013 y demás decretos reglamentarios y por las siguientes cláusulas:
CLAUSULA PRIMERA -OBJETO: “PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y
ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E
HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO”.
CLAUSULA SEGUNDA -ALCANCE DEL CONTRATO: El contratista apoyara al Personero con
orientar a los consumidores para que reclamen de manera efectiva sus derechos frente a los
proveedores de bienes y servicios, en la ciudad de Villavicencio proporcionando los
mecanismos que faciliten su control.
CLAUSULA TERCERA-PLAZO DE EJECUCION: El plazo de ejecución del presente Contrato será de
TRES (03) meses, contado a partir de la firma del acta de inicio.
CLAUSULA CUARTA - VALOR: El valor del presente contrato es de XXXXXXXXX PESOS MCTE ($
XXXXXX.oo).
CLAUSULA QUINTA -FORMA DE PAGO: El valor del contrato que debe celebrarse, será el
relacionado en la oferta que resulte favorecida con la adjudicación, siempre que no exceda la
suma establecida como presupuesto oficial de la convocatoria, esto es la suma de VEINTISÉIS
MILLONES DE PESOS ($26.0000.000) Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución del contrato. LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO cancelará al contratista la
remuneración a su favor de la siguiente manera: 1. Un primer pago: correspondiente al TREINTA
Y CINCO POR CIENTO (35%) del valor total del Contrato, contra entrega y recibo a satisfacción
de la supervisión de los siguientes productos: a). La entrega del cronograma y metodología
para el desarrollo de cada una de las actividades detallada por la entidad para la
implementación plan de trabajo. b). una vez realice un diagnósticos de los procesos
documentales y sea presentado y aprobado por el supervisor del contrato. 2. Segundo pago:
correspondiente al TREINTA Y CINCO POR CIENTO (35%) del valor total del contrato, contra
entrega y recibo a satisfacción de la supervisión de los siguientes productos: a). Socializar ante el
Comité de archivo el resultado del producto final de contrato. Allegando medios físicos y
magnéticos listo para ser presentado ante el Concejo Departamental de Archivo.3. Tercer y
último pago: correspondiente al TREINTA POR CIENTO (30%) del valor total del contrato, previa
presentación de informes, productos debidamente aprobados por el Concejo Departamental
de Archivo. a). Una vez se Apruebe las tablas de valoración documental por parte del Concejo
de Archivo de la Personería Municipal. b).Una vez se realice el acompañamiento en las
correcciones adiciones o sugerencias que realice el Concejo Departamental de Archivo,
referente a la presentación de las tablas de valoración documental. c). una vez suscrita por las
partes el acta de liquidación debidamente firmada y certificado del cumplimiento del objeto
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contratado firmado por el supervisor con el 100% de la de las actividades ejecutadas objeto del
contrato.
PARAGRAFO: Para el pago correspondiente el Contratista deberá adjuntar: a) Factura b)
Pago al Sistema General de Seguridad Social de los aportes en Salud y Parafiscales del
personal contratado. c) Informes de las actividades realizadas con las memorias y archivos
físicos y magnéticos según los lineamientos fijados por el Archivo General de la nación.
CLAUSULA SEXTA -IMPUTACIÓN DE GASTOS: Los gastos que demande la legalización del
presente contrato, correrán a cargo del CONTRATISTA, y los que implique para la Personería
de Villavicencio el cumplimiento del mismo, según disponibilidad presupuestal No. xxxxx,
afectando el rubro 03051201 denominado “Honorarios”.
CLAUSULA SEPTIMA - GARANTIA: La Personería Municipal, exigirá para la suscripción del contrato
las siguientes garantías: El contratista deberá prestar garantía única que avalará el
cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante
su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Las
garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas
para funcionar en Colombia.
Para la ejecución del presente contrato se requerirá de la aprobación de la garantía única que
deberá amparar cada uno de los siguientes riesgos:
a) AMPARO DE CUMPLIMIENTO POR EL VEINTE (20%) del valor total del Contrato por un término
igual a su ejecución y cuatro meses más.
b) AMPARO DEL PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES DEL
PERSONAL EMPLEADO, en la ejecución del objeto contractual por un valor del cinco (5%) del
valor del Contrato, por un término igual al de la vigencia del Contrato y tres (3) años más.
c) AMPARO CALIDAD DEL SERVICIO: equivalente al diez (10%) del valor del mismo y con un
término igual a la ejecución del contrato y cuatro meses más
CLAUSULA OCTAVA - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
- El contratista deberá elaborar en la personería Municipal de Villavicencio, las Tablas de
valoración documental, conforme las pautas fijadas en la Ley 594 de 2000, los Decretos
2578 y 2609 de 2012, y sus respectivos Acuerdos Reglamentarios Nos. 3, 4 y 5 de 2013
emanados del Archivo General de la Nación.
- El contratista realizara un diagnostico que le permita elaborar una metodología
tendiente a definir metodología, cronograma y formatos a trabajar, en la
implementación de las tablas de valoración documental de la entidad.
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- El contratista deberá presentar ante el comité de Archivo de la Personería, el producto
del diagnóstico, metodología, cronograma y formatos a desarrollar.
- El contratista deberá realizar la reseña histórica de la entidad, ubicando documentos de
creación, de cambios estructurales, manuales de funciones, manuales de
procedimientos, organigramas, datos del archivo y de la documentacióncon el fin de
determinar los ciclos de vida de la misma y normatividad relacionada a cada ciclo.
- Revisión del diagnóstico documental (archivo central e histórico de la entidad), análisis
de la información producida por cada una de las unidades de la Personería con el fin de
elaborar las respectivas T.V.D por cada ciclo de vida.
- El contratista deberá identificar las secciones, subsecciones y grupos de trabajo para
ciclo de vida institucional.
- El contratista deberá identificar series o asuntos por oficina productora para el ciclo de
vida institucional.
- El contratista deberá elaborar el cuadro de clasificación documental para cada
ciclo de vida institucional.
- El contratista deberá entregar un documento final de las tablas de valoración
documental para ser presentadas ante el Comité de Archivo de la Personería y
posteriormente ante el Consejo Departamental de Archivo), el cual deberá contener
todos los temas, subtemas y documentos requeridos por el ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION.
- Las demás obligaciones resultantes y que tengan relación directa con el objeto del
contrato y que surjan durante la ejecución del contrato.
- Garantizar la logística y el personal idóneo y suficiente para el cumplimiento de las
obligaciones inherentes al presente contrato.
- El contratista deberá guardar absoluta reserva y confidencialidad con la información,
garantizando la calidad de los datos con los cuales se realiza el diagnóstico.
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- Garantizar dentro del monto del contrato los gastos necesarios para el desarrollo del
objeto del mismo.
- El Contratista deberá informar a supervisor el nombre y los datos de identificación del
personal que tenga a su cargo y presentar a la supervisión los recibos de pagos de salud,
pensión, parafiscales y riesgos profesionales.
- Garantizar la afiliación ante el sistema de seguridad social integral en los términos
establecidos en la ley 100 de 1.993, (EPS, Fondo de Pensiones) Riesgos profesionales y
parafiscales), presentar constancia de pago durante la ejecución del convenio por
dichos conceptos expedida por la respectivas entidad de o en su defecto en fotocopia
el recibo de pago legible y vigente. Presentar la certificación de pago de seguridad
social, por contador titulado debidamente acreditado.
- Garantizare la utilización de todo el recurso Humano de la dotación de seguridad
industrial y salud ocupacional.
CLAUSULA NOVENA - DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LA PERSONERÍA: Además de las
obligaciones y derechos estipulados en la Ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007, LA PERSONERÍA se
reserva el derecho de ejercer el respectivo control de calidad del servicio objeto del presente
contrato y se obliga a: 1. Pagar al CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato en la
forma establecida, mediante consignación en la cuenta que acredite como propia o mediante
cheque. 2. Exigir el cumplimiento del objeto del presente contrato. 3. Ejercer la Supervisión y
control en la ejecución del presente contrato, a través de la Personera delegada para lo
Policivo.
CLAUSULA DECIMA -SANCIONES: a) MULTAS: En caso de mora o incumplimiento parcial del
presente contrato por parte del CONTRATISTA, LA PERSONERÍA podrá imponerle multas
sucesivas, por cada incumplimiento, que, sumadas no superen el veinte por ciento (20%) del
valor del presente contrato. b) CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: Sin perjuicio de las cláusulas
anteriores, LA PERSONERÍA podrá imponer AL CONTRATISTA, en caso de declaratoria de
caducidad o de incumplimiento, una suma equivalente al diez por ciento (10%), del valor total
del contrato. El valor de la cláusula Penal, que se haga efectiva, se considerará como pago
parcial y definitivo de los perjuicios causados a LA PERSONERÍA.
CLAUSULA DECIMA PRIMERA - CESION: El CONTRATISTA no podrá ceder parcial o totalmente
los derechos y obligaciones emanados del presente contrato a ninguna persona, natural
o jurídica, sin la previa autorización de LA PERSONERÍA. La contravención a esta prohibición
por parte del CONTRATISTA dará derecho a LA PERSONERÍA de inmediato y sin
requerimiento judicial alguno, a hacer efectivo el pago de la cláusula penal pecuniaria.
DESPACHO
CODIGO
VERSION 1
VIGENTE
DESDE
DIA MES AÑO PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA
ABIERTO
DECRETO 1510 DE 2013
01 12 2008 CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA ABIERTO N° 001 DE 2014
“PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y
ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL,
ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO” PAGINA 73 de 93
NIT: 800251167-1 e-mail: pervilla@personeríavillavicencio.gov.co www.personeriavillavicencio.gov.co
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CLAUSULA DECIMA SEGUNDA - INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:EL CONTRATISTA declara
bajo juramento, que se entenderá prestado con la aceptación del presente contrato, que no
se halla incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la
Constitución Política, la Ley 80 de 1993, ley 1150 y demás disposiciones concordantes, Si
llegare a sobrevenir inhabilidad e incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste cederá contrato
previa autorización escrita de LA PERSONERÍA o, si ello no fuere posible, renunciará a su
ejecución.
CLAUSULA DECIMA TERCERA - PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente Contrato de
Prestación de Servicios se entiende perfeccionada a partir de la suscripción de la misma por
parte del CONTRATISTA. EL CONTRATISTA deberá suscribir el presente contrato de servicios
dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación, de lo contrario se entenderá que
renuncia al mismo y LA PERSONERÍA podrá darlo por terminado de manera unilateral
mediante acto administrativo motivado. Para su ejecución se requiere el registro presupuestal
y la correspondiente acta de inicio.
CLAUSULA DECIMA CUARTA - CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: A la presente contratación le son
aplicables las disposiciones relativas a estas materias, contenidas en los artículos 15, 16, 17 y 18
de la ley 80 de 1993 y artículos respectivos de la ley 1150 de 2007.
CLAUSULA DECIMA QUINTA - DOMICILIO CONTRACTUAL: Para efectos de la ejecución del
presente contrato, el domicilio contractual será el Municipio de Villavicencio.
CLAUSULA DECIMA SEXTA - NATURALEZA JURIDICA: La presente contratación se regirá para
todos los efectos por las disposiciones de la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus normas
reglamentarias.
CLAUSULA DECIMA SEPTIMA:– RELACIÓN LABORAL: El presente contrato no implica relación
laboral alguna entre LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO y El CONTRATISTA, en
consecuencia tampoco genera el pago de prestaciones sociales ni ningún tipo de
emolumentos distintos al valor acordado en la cláusula cuarta del presente contrato.
PARÁGRAFO UNICO: El contratista ejecutará el objeto del presente contrato con total
autonomía técnica y sin subordinación.
CLAUSULA DECIMA OCTAVA - EL CONTRATISTA. Declara bajo la gravedad del juramento, que no
se halla incurso en procesos de inasistencia alimentaría, ni en las causales de inhabilidad e
incompatibilidad de que hablan los artículos 8 y 9 de la ley 80 de 1993, igualmente declara
también bajo la gravedad del juramento que no le adeuda suma alguna al tesoro Municipal o
que adeudándole no se han vencido los plazos establecidos para su pago.
CLAUSULA DECIMA NOVENO - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: De conformidad con lo establecido
en el Articulo 60 de la Ley 80 de 1993, LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO y EL
CONTRATISTA procederán a liquidar el presente contrato a más tardar antes de su vencimiento
o a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la
DESPACHO
CODIGO
VERSION 1
VIGENTE
DESDE
DIA MES AÑO PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA
ABIERTO
DECRETO 1510 DE 2013
01 12 2008 CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA ABIERTO N° 001 DE 2014
“PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y
ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL,
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VILLAVICENCIO” PAGINA 74 de 93
NIT: 800251167-1 e-mail: pervilla@personeríavillavicencio.gov.co www.personeriavillavicencio.gov.co
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terminación y liquidación, o la fecha del acuerdo que la disponga. Lo anterior sin perjuicio de lo
señalado en el artículo 217 del decreto ley 019 de 2012.
CLAUSULA VIGESIMA.- MECANISMO DE SOLUCIÓN DIRECTA DECONTROVERSIAS: Las diferencias y
discrepancias surgidas de la actividad contractual entre LA PERSONERIA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO y EL CONTRATISTA se solucionaran de manera ágil, rápida y directa, para lo cual
acudirán al empleo de los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en
la Ley 80 de 1993 y a la conciliación, amigable composición y transacción.
CLAUSULA VIGESIMA PRIMERA: SUPERVISION. La Supervisión del contrato estará a cargo de la
Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera de la Personería Municipal de la entidad. Esta
supervisión será ejercida de conformidad con lo señalado en la Ley 80 de y demás normas que
regulan la materia.
CLAUSULA VIGESIMA SEGUNDA: INDEMNIDAD. El contratista se obliga a mantener a la entidad
libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de
sus actuaciones o la de sus subalternos o dependientes, de conformidad con lo establecido en
el artículo 6º del Decreto 4828 de 2008.
Este contrato se firma en la ciudad de Villavicencio a los ____ (_____) días del mes de ______de
2014.
MARLON AUGUSTO CABRERA DAZA XXXXXXXXXXX
Personero Municipal de Villavicencio Contratista
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