plan anticorrupcion y de atencion al ciudadano 2015
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PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO
“Santa Fe de Antioquia, ciudad de
oportunidades” La función de este manual es generar un mecanismo asertivo en la lucha contra la corrupción y la participación ciudadana, generando la promoción de la integridad, igualdad y transparencia en todas las acciones que la entidad se proponga realizar.
FREY LEÓN RODRÍGUEZ VARGAS Alcalde Municipal
2015
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA
www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co, e-mail: alcadia@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Palacio Consistorial Mon y Velarde, Calle 9 N°9 – 22, teléfonos 8 53 11 36, fax 8 53 11 01
de texto de la cita.] MISION
“Santa Fe de Antioquia es un municipio que se construye colectivamente, comprometido con los seres humanos que lo habitamos, con absoluto respeto por la naturaleza y reconocedor de sus valores culturales e históricos, potenciándolo para la región y el país”.
VISION
“En el año 2019 Santa Fe de Antioquia será un territorio líder, comprometido con el desarrollo humano y social, garante de procesos agroecológicos e industriales, culturales, turísticos y educativos que propicien la sostenibilidad económica, alimentaria y de los recursos naturales, promoviendo la participación activa de la comunidad, la garantía de los derechos y la convivencia pacífica”
VALORES ETICOS
El municipio de Santa Fe de Antioquia espera fomentar una cultura de probidad, que prevenga la corrupción y demás prácticas contrarias a la realización de una gestión eficiente de la implementación y promoción de los derechos humanos. Nuestros valores éticos son:
1. Responsabilidad 2. Honestidad 3. Colaboración 4. Servicio 5. Respeto 6. Compromiso 7. Transparencia 8. Eficiencia
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2014 INTRODUCCIÓN El Municipio de Santa Fe de Antioquia está comprometido con el desarrollo social, económico, cultural y político del Occidente Antioqueño, por lo tanto seguirá proyectándose de manera dinámica y activa en el escenario político nacional, convirtiéndose en modelo del desarrollo regional. En donde la planificación en equipo generará una verdadera cultura hacia el manejo eficiente de los recursos del estado. Es indudable que la corrupción socava la democracia e incrementa la pobreza de los países. En el caso colombiano, la experiencia recientemente vivida ha demostrado fehacientemente las consecuencias nefastas que la corrupción acarrea. Por eso es que estamos convencidos que en nuestro país, y más concretamente en nuestro Municipio, se debe instaurar a toda costa una política integral de lucha contra este flagelo, que recoja los distintos aportes que se han hecho al respecto hasta la fecha, con miras a desarrollar un plan de consenso y, sobre todo, eficaz, siempre respetuoso de los derechos humanos y de lo que dicta nuestra Constitución. Por lo tanto todos los procesos internos de la Alcaldía municipal que promuevan el desarrollo de la región serán desarrollados de forma participativa con la comunidad, con un alto grado de eficiencia, eficacia, oportunidad y transparencia, generando espacios de solución a las diferentes problemáticas sociales en los temas de vivienda, servicios públicos, infraestructura, empleo y la satisfacción de las mayores necesidades de la población, principalmente la más vulnerable. Por lo tanto teniendo en cuenta lo dicho y lo establecido en las normas nacionales, departamentales y municipales, principalmente lo establecido en la Constitución Política de Colombia, el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), y el decreto 019 del 10 de enero de 2012 se busca desarrollar los siguientes estrategias anticorrupción, anti tramites y mecanismos para mejorar la atención a la comunidad.
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1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO CUADRO 1. VALORACIÓN DE LOS RIESGOS DE CORRUPCION 1.1 Planeación Administrativa
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Extralimitación de funciones
Tener manual de funciones definido para cada cargo
Tomar acciones por parte del Jefe de
Personal
Existe un procedimiento de Gestión del Talento Humano y un Manual de Funciones.
x
Ausencia de Canales de Comunicación
Tener definidos los canales de
comunicación al interior de la entidad
Mejorar y Socializar con el personal cuales son los
canales de comunicación con los que cuenta la
entidad
Se tiene definido un procedimiento de Comunicación en la entidad
x
Presentar datos estimaciones inequívocas, incompletas desfiguradas
Proceso de Gestión Ética definido al
interior de la entidad
Socializar al interior de la entidad el
Proceso de Gestión Ética y realizar
proceso sancionatorio
Existe un proceso de Gestión Ética al interior de la entidad
x
Concentración de autoridad o exceso de poder.
Desconcentración de autoridad y poder y dar cumplimiento al manual de funciones
Informar a entes de control
Se tiene un manual de funciones definido x
Amiguismo y Clientelismo Que no exista amiguismo ni clientelismo
Informar a entes de control
Políticas Publicas claras y bien definidas x
No tener planeación; no dar cumplimiento al EOT, Plan de Desarrollo,
Tener una buena planeación
Dar cumplimiento al Plan de Desarrollo
Municipal y todos su
Procedimiento de Evaluación definido claramente x
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Planes de Acción, Marco Fiscal y POAI
administrativa elementos
1.2 Gestión Ética
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Posibilidad de ejecutar actos mal intencionado en el ejercicio de funciones y aplicación de los recursos del municipio con el fin de favorecer beneficios personales, económicos o de otra índole.
Hacer que todos los funcionarios apliquen el procedimiento de
Gestión Ética
Realizar seguimiento por parte del Comité
Control Interno Disciplinario e
informar a los entes de control
Procedimiento de Gestión Ética definido claramente x
1.3 Comunicación Pública
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Ocultar a la ciudadanía información considerada pública
Tener una oficina de comunicaciones
Realizar seguimiento por parte del Comité
Control Interno Disciplinario e
informar a los entes de control
Se tiene un procesos de Comunicación Publica X
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1.4 Trámites, Asistencia Técnica y Apoyo Social
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Discrecionalidad de los funcionarios que ejecutan los trámites
Control en la discrecionalidad que
manejan los funcionarios
Aplicación de controles
Políticas de Control Establecidas x
Urgencia del usuario para que su trámite sea atendido con prontitud
Procedimiento de trámites divulgado y
conocido por todos los usuarios
Divulgar y dar a conocer a toda la
comunidad los trámites de la
entidad, seguimiento y control
Trámites debidamente documentados y publicados según Ley antitrámites
x
Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como del funcionario
Procedimiento de trámites divulgado y
conocido por todos los usuarios
Divulgar y dar a conocer a toda la
comunidad los trámites de la
entidad, seguimiento y control
Trámites debidamente documentados y publicados según Ley antitrámites
x
Obsolescencia tecnológica
Estar a la vanguardia en la tecnología
Mejorar los sistemas tecnológicos de la
administración Procedimiento de los recursos físicos y tecnológicos x
Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia del servidor público, ineficiencia, personal no calificado
Tener implementada la cultura del autocontrol
y valores éticos
Implementar la cultura del
autocontrol y la Gestión Ética
Controles claramente definidos al interior de la entidad x
Tráfico de influencias Políticas claras sobre la elaboración de los
trámites
Aplicar las políticas de Trámites
Trámites debidamente documentados y publicados según Ley antitrámites
x
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1.5 Gestión del Talento Humano
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Inadecuada selección de personal
Selección de personal por convocatoria
Implementar el procedimiento de Gestión del Talento Humano
Procedimiento de Gestión del Talento Humano X
Presiones Indebidas Selección de personal
por convocatoria
Implementar el procedimiento de Gestión del Talento Humano
Procedimiento de Gestión del Talento Humano x
Deficiencia o ausencia en capacitación del personal
Cumplimiento del Plan de Capacitación
Elaborar Plan de Capacitación y dar cumplimiento al mismo
Plan de Capacitación x
Desmotivación del personal
Programa de Bienestar Social e
Incentivos
Elaborar y dar cumplimiento al Plan de Bienestar Social e
Incentivos
Plan de Bienestar Social e Incentivos x
Inadecuadas prácticas con el talento humano
Tener implementado el procedimiento de
Gestión del Talento Humano
Implementar el Procedimiento de
Gestión del Talento Humano
Proceso de Gestión del Talento Humano x
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1.6 Gestión Financiera
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Desconocimiento de principios básicos en la elaboración y ejecución del presupuesto y la gestión financiera.
Tener personal calificado para esta
área
Nombrar personar calificado para el
manejo de esta área Proceso de Gestión del Talento Humano x
Altas sumas de dineros mantenidas en cuentas corrientes o en cajas generales sin ningún rendimiento financiero
Realizar los pagos e inversiones a tiempo
Tener buena planeación al momento de
realizara los pagos e inversiones de
proyectos
Proceso de Gestión Financiera X
Los dineros recaudados no se registran ni se consignan oportunamente
Registrar y consignar oportunamente los dineros recaudados
Hacer uso correcto del procedimiento de Gestión Financiera
Proceso de Gestión Financiera x
Los equipos de sistemas, así como El software utilizado, no corresponden a las necesidades requeridas por la entidad.
Tener equipos y Software que cubran las necesidades de la
entidad
Adquirir tecnología de punta
Procedimiento de Recursos Tecnológicos X
La falta de coordinación, la mala calidad de la información y la ausencia en algunos casos, hacen que el proceso contable sea dispendioso, poco confiable y los estados financieros se presenten tardíamente y no se han tenidos en cuenta para la
Tener funcionarios, equipos y software
acorde con las necesidades de la
entidad
Implementar el proceso de Gestión Financiera y cumplir
con las Leyes Vigentes
Proceso de Gestión Financiera x
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toma de decisiones.
El exceso de procedimientos y papeleos diluyen la responsabilidad de los funcionarios y fomentan el cobro de “peajes” para el pago de cuentas.
Tener un Manual de procesos y
procedimientos financieros
Implementar el Manual de procesos
y procedimientos Financieros, el Control Interno
Contable y Código de Ética
Procesos de Gestión Financiera, Control Interno Contable y Código de Ética
x
1.7 Gestión de Contratación
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Equivocación en la adquisición de un bien o servicio innecesario para la administración Municipal
Claras políticas de contratación y
compras
Implementar el proceso de
Contratación y Compras
Proceso de Contratación y Compras x
Posibilidad de ejecutar actos malintencionados fuera de la Ley, en la utilización de funciones y recursos del Municipio por parte de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, con el fin de favorecer beneficios personales, económicos o de otra índole relacionados con la
Código de Ética y cultura del autocontrol
Socializar entre los funcionarios el
código de ética y la cultura del autocontrol
Proceso de Gestión Ética x
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Contratación
No realizar aquello a que se está obligado en las diferentes etapas de la contratación
Conocimiento de la Legislación Vigente
Contratar personal idóneo
Procesos de Gestión del Talento Humano x
Tardanza en el cumplimiento de los términos en las diferentes etapas y trámites contractuales
Realizar con claridad los términos de
referencia
Claridad y oportunidad en los
términos de referencia
Manual de contratación x
Ejercer sobre un servidor público presión indebida para que tome decisiones o acciones apartándose del trámite establecido o por fuera de los lineamientos legales.
Código de Ética y cultura del autocontrol
Socializar entre los funcionarios el
código de ética y la cultura del autocontrol
Proceso de Gestión Ética x
Declarar urgencia manifiesta cuando no existe
Justificación argumentada de la urgencia manifiesta
Aplicación del Manual de
Contratación Manual de Contratación x
Fraccionamiento Técnico de la Contratación
Justificación argumentada de los
contratos
Aplicación del Manual de
Contratación Manual de Contratación x
Monopolio de contratistas que puede significar preferencias indebidas
Publicación de convocatorias y
resultados
Realizar audiencias públicas al momento
de adjudicar la contratación y que opere el Comité de
Compras
Manual de contratación x
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Delegación para la contratación que puede generar malos manejos y exceso de discrecionalidad en quien la ejerce
Políticas claras al momento de realizar delegación para que un directivo pueda
contratar
Que no haya delegación para
realizar la contratación
Manual de contratación x
1.8 Gestión Jurídica
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Tardanza en el cumplimiento de las actividades del soporte jurídico.
Políticas claras en la gestión jurídica
Contratar personal idóneo y dar
cumplimiento al proceso de Gestión
Jurídica
Proceso de Gestión Jurídica x
1.9 Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
Apoderarse ilegítimamente de bienes insumos y suministros de la Administración Municipal
Controlar la entrega de insumos y suministros
Procedimiento de almacén
documentado y socializado
Procedimiento de almacén x
Contar con información no confiable sobre los responsables, características y especificaciones de los bienes del Municipio.
Aplicar procedimiento de inventarios
Actualizar inventarios de bienes muebles e inmuebles
Procedimiento de almacén x
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Sustracción indebida de los bienes de la entidad.
Aplicar procedimiento de inventarios
Actualizar inventarios de bienes muebles e inmuebles
Procedimiento de almacén x
Bienes de propiedad de la Entidad expuestos a pérdida total por falta de seguros.
Asegura los bienes de la entidad
Realizar políticas de manejo de bienes
Procedimiento de almacén x
Hurto de servicios públicos en instalaciones de bienes del Municipio
Tener actualizados los inventarios de bienes y
sus responsables
Realizar seguimiento al consumo de
servicios públicos en los bienes propiedad
de la entidad
Proceso de Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico
x
El virus informático es un programa elaborado accidental o intencionadamente, que se introduce y se transmite a través de medios de comunicación e intercambio de información.
Antivirus actualizados Equipos con claves y restricción de cierto software en equipos
Proceso de Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico
Utilización de una clave por una persona no autorizada y que accede al sistema suplantando una identidad. De esta forma el intruso se hace dueño de la información, documentación y datos de otros usuarios.
Claves y equipos personalizados
Cambio de claves y equipos asignados a
cada funcionario
Proceso de Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico
x
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1.10 Evaluación y Control
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO
Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No
No realizar la evaluación y/o las auditorías internas a las que se está obligado
Plan Anual de auditorias
Seguimiento a los planes de auditorias
Proceso de Evaluación y Mejora x
Tardanza en la realización de la evaluación y/o de las auditorías internas a las que se está obligado
Plan Anual de auditorias
Seguimiento a los planes de auditorias
Proceso de Evaluación y Mejora x
Tráfico de influencias en las auditorías
Personal idóneo y valores éticos
definidos al interior de la administración
Aplicación de sanciones
ejemplarizantes
Procesos de Gestión Ética y procedimiento de selección de personal
x
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CUADRO 2. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION DE LA ENTIDAD
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION
Entidad: Municipio de Santa Fe de Antioquia
Misión: Santa Fe de Antioquia es un Municipio que se construye colectivamente, comprometido con los seres humanos que lo habitamos, con absoluto respeto por la naturaleza y reconocedor de sus valores culturales e históricos, potenciándolo para la región y el país.
IDENTIFICACIÓN ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
SEGUIMIENTO
Proceso y objetivo
Causas
Riesgo Probabilidad de
Materialización
VALORACIÓN Administración del Riesgo
Acciones Responsable Indicador No. Descripción
Tipo de Control
Planeación Administrativa (Orientar el desarrollo integral del municipio en el corto, mediano y largo plazo, en forma participativa y concertada, mediante la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los Planes de Desarrollo y sus instrumentos (Plan de Acción y POAI), con base en la normalidad
La desconcentración de poder
1 Extralimitación de funciones
Baja Preventivo Evitar el Riesgo
Verificar que el manual de funciones cumplas con las necesidades de la entidad
Alta Dirección
# de cargos evaluados
No contar al interior de la entidad con canales de comunicación
2 Ausencia de Canales de Comunicación
Alta Preventivo Evitar el Riesgo
Revisar que al interior de la entidad se cuente con
buenos canales de
comunicación
Alta Dirección y
Técnico Operativo de Comunicacio
nes
# de canales analizados
No contar con Software acorde a las necesidades
3
Presentar datos estimaciones inequívocas, incompletas desfiguradas
Media Preventivo Reducir el
Riesgo
Verificar que el Software
que posee la entidad si
cumpla con las
necesidades de esta
Alta Dirección y Auxiliar de sistemas
# de Software analizados
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vigente) No tener bien definido el Manual de Funciones y Competencias
4 Concentración de autoridad o exceso de poder.
Baja Preventivo Evitar el Riesgo
Verificar que el manual de funciones cumplas con las necesidades de la entidad
Alta Dirección
# de cargos evaluados
No realizar selección de personal de acuerdo a la normatividad vigente
5 Amiguismo y Clientelismo
Alta Preventivo Reducir el
Riesgo
Revisar que la selección de personal
se haya hecho de
acuerdo al procedimient
o de Selección de
Personal
Alta Dirección y Secretaría
General y de Gobierno
# de selecciones de
personal revisadas
No cumplir con las normas que expide planeación nacional
6
No tener planeación; no dar cumplimiento al EOT, Plan de Desarrollo, Planes de Acción, Marco Fiscal y POAI
Media Preventivo Evitar el Riesgo
Hacer seguimiento al EOT, Plan
de Desarrollo, Planes de
Acción, Marco Fiscal
y POAI
Alta Dirección y Secretaría
de Planeación,
Obras Públicas y
Medio Ambiente
# de planes evaluados
Gestión Ética (Generar en cada servidor público de la Administración Municipal de Santa Fe de Antioquia una autorregulación para posicionar y vivenciar la ética, mejorando la cultura organizacional
Ausencia de principios y valores; falta de compromiso; baja profesionalización del personal
7
Posibilidad de ejecutar actos mal intencionado
en el ejercicio de funciones y aplicación de
los recursos del municipio con el fin de favorecer beneficios
personales, económicos o de otra índole.
Alta Preventivo Reducir el
Riesgo
Socializar y evaluar el Código de Ética de la
entidad
Alta Dirección
# de socializaciones realizadas y valores éticos
evaluados
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de la Entidad y gestionando la confianza entre los clientes internos y externos)
Comunicación Pública (Garantizar una adecuada formulación y ejecución del Plan de Comunicación Pública, Organizacional e Informativa como eje transversal y estratégico que permita generar canales que propicien un flujo de la información veraz y oportuna hacia los públicos objetivos de la Administración Municipal de Santa Fe de Antioquia)
Falta de profesionalismo del personal y canales de información deficientes
8 Ocultar a la ciudadanía
información considerada pública
Media Preventivo Reducir el
Riesgo
Verificar que la selección de personal se de forma objetiva y evaluar la
eficiencia de los canales
de información
Alta Dirección, Técnico de
Comunicaciones
# de cargos evaluados y # de medios de información evaluados
Trámites, Asistencia Técnica y Apoyo Social (Asesorar y prestar asistencia técnica a toda la comunidad en
Concentración de poder y no
tener un manual de
funciones bien definido en la
entidad
9 Discrecionalidad de los
funcionarios que ejecutan los trámites
Media Preventivo Reducir el
Riesgo
Verificar que los
funcionarios tengan
claras sus funciones y que no haya concentració
Alta Dirección
# Manual de Funciones y
Competencias evaluado
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general y en todas las áreas que dictamina la constitución)
n de poder
Falta de publicidad de los trámites
10 Urgencia del usuario
para que su trámite sea atendido con prontitud
Alta Preventivo Evitar el Riesgo
Verificar que se tengan
bien documentad
os y publicados los trámites
que ofrece la entidad
Alta dirección y Técnico de
comunicaciones
# de tramites publicados
Falta de publicidad de los trámites y
personal idóneo para el
manejo de estos
11
Falta de información sobre el trámite o
procedimiento tanto del usuario como del
funcionario
Media Preventivo Evitar el Riesgo
Verificar que se cuente
con los trámites
publicados y personal
idóneo para el manejo de
ellos
Alta Dirección
# de trámites evaluados
Falta de tecnología de
punta 12
Obsolescencia tecnológica
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar la tecnología con la que cuenta la entidad
Alta Dirección y Auxiliar de Sistemas
# de Tecnologías evaluadas (software y hardware)
Compromisos y valores éticos no
definidos al interior de la
entidad
13
Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia
del servidor público, ineficiencia, personal no
calificado
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el proceso de
Gestión Ética
Alta Dirección, Comité de
Ética
# de procesos de Gestión
Ética Evaluados
Falta de integridad personal y
valores éticos
14 Tráfico de influencias Alto Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar si los controles
que se tienen son efectivos
Alta Dirección
# de controles evaluados
Gestión del Talento Humano (Garantizar la competencia de
Falta de un procedimiento de Selección de Personal
15 Inadecuada selección de
personal Medio Preventivo
Evitar el Riesgo
Evaluar las Hojas de Vida del Personal
Alta Dirección
# de Hojas de Vida
Evaluadas
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los servidores públicos de la Administración Municipal, y gestionar todos los asuntos relacionados con la administración del personal)
Seleccionado
Favores personales recibidos
16 Presiones Indebidas Alto Correctivo Reducir el
Riesgo
Revisar que todos los procesos
sean elaborados
de acuerdo a la
normatividad vigente
Alta Dirección
# de procesos revisados
No tener un Plan de
Capacitación definido
17 Deficiencia o ausencia en capacitación del personal
Baja Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar Plan de
Capacitación
Alta Dirección Comité de
Capacitación
# de Planes evaluados
No tener un Plan de
Incentivos al interior de la
entidad
18
Desmotivación del personal
Baja Preventivo
Evitar el Riesgo
Evaluar el Plan de
Incentivos de la entidad
Alta Dirección y Comité de Bienestar Social e
Incentivos
# de planes evaluados
No tener personal
idóneo para el manejo del personal
19 Inadecuadas prácticas con el talento humano
Baja Preventivo
Evitar el Riesgo
Evaluar el procedimient
o de selección de
personal
Alta Dirección
# de procedimientos evaluados
Gestión Financiera (Gestionar el manejo de los recursos financieros que permita garantizar la asignación eficiente de los mismos)
No tener personal
idóneo para desempeñar cargos del
procesos de Gestión
Financiera
20
Desconocimiento de principios básicos en la elaboración y ejecución
del presupuesto y la gestión financiera.
Baja Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el procedimient
o de selección de
personal
Alta Dirección
# de procedimientos evaluados
Mala planeación
presupuestal 21
Altas sumas de dineros mantenidas en cuentas
corrientes o en cajas generales sin ningún
rendimiento financiero
Baja Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el procedimient
o de presupuesto
Alta Dirección y auxiliar de
presupuesto
# de procedimientos evaluados
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Mal manejo de caja general
22
Los dineros recaudados no se registran ni se
consignan oportunamente
Baja Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el procedimient
o de Recaudo y
manejo de la Caja
General
Alta Dirección y
Auxiliar
# de procedimientos evaluados
Falta de tecnología de
punta 23
Los equipos de sistemas, así como El software
utilizado, no corresponden a las
necesidades requeridas por la entidad.
Media Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el procedimient
o de Sistemas
Alta Dirección y Auxiliar de Sistemas
# de procedimientos evaluados
Falta de proceso de
Gestión Financiera
24
La falta de coordinación, la mala calidad de la
información y la ausencia en algunos casos, hacen que el proceso contable sea dispendioso, poco confiable y los estados
financieros se presenten tardíamente y no se han tenidos en cuenta para la
toma de decisiones.
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el proceso de
Gestión Financiera
Alta Dirección
# de procesos evaluados
Inexistencia de procesos y procedimiento
s documentado
s
25
El exceso de procedimientos y
papeleos diluyen la responsabilidad de los
funcionarios y fomentan el cobro de “peajes” para
el pago de cuentas.
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Implementar el manual de procesos y
procedimientos
Alta Dirección y Comité de
Calidad
# de procesos implementado
s
Gestión de Contratación (Adquirir los bienes y servicios que demanda la Administración
Inexistencia de un Plan de
Compras 26
Equivocación en la adquisición de un bien o servicio innecesario para
la administración Municipal
Medio Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar Plan de Compras
Alta Dirección y Comité de Compras
# de planes evaluados
Inexistencia de un manual
27 Posibilidad de ejecutar actos malintencionados
Medio Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el Manual de
Alta Dirección
# de manuales evaluados
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA
www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co, e-mail: alcadia@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Palacio Consistorial Mon y Velarde, Calle 9 N°9 – 22, teléfonos 8 53 11 36, fax 8 53 11 01
Municipal, en total acatamiento de la normatividad legal y bajo parámetros de eficiencia, calidad, transparencia y oportunidad)
de contratación en la entidad
fuera de la Ley, en la utilización de funciones y
recursos del Municipio por parte de los
servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, con
el fin de favorecer beneficios personales, económicos o de otra
índole relacionados con la Contratación
Contratación y su
aplicabilidad
Inexistencia de un manual
de contratación en la entidad
28
No realizar aquello a que se está obligado en las diferentes etapas de la
contratación
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el Manual de
Contratación y su
aplicabilidad
Alta Dirección
# de manuales evaluados
Inexistencia de un manual
de contratación en la entidad
29
Tardanza en el cumplimiento de los
términos en las diferentes etapas y
trámites contractuales
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el Manual de
Contratación y su
aplicabilidad
Alta Dirección
# de manuales evaluados
No tener políticas claras al
interior de la entidad
30
Ejercer sobre un servidor público presión indebida
para que tome decisiones o acciones
apartándose del trámite establecido o por fuera
de los lineamientos legales.
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar políticas que
existen al interior de la
entidad
Alta Dirección
# de políticas evaluadas
Inexistencia de un manual
de contratación en la entidad
31
Declarar urgencia manifiesta cuando no
existe
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el Manual de
Contratación y su
aplicabilidad
Alta Dirección
# de manuales evaluados
Inexistencia de un manual
de 32
Fraccionamiento Técnico de la Contratación
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el Manual de
Contratación
Alta Dirección
# de manuales evaluados
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contratación en la entidad
y su aplicabilidad
Inexistencia de un manual
de contratación en la entidad
33 Monopolio de contratistas
que puede significar preferencias indebidas
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el Manual de
Contratación y su
aplicabilidad
Alta Dirección
# de manuales evaluados
Inexistencia de un manual
de contratación en la entidad
34
Delegación para la contratación que puede
generar malos manejos y exceso de
discrecionalidad en quien la ejerce
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Evaluar el Manual de
Contratación y su
aplicabilidad
Alta Dirección
# de manuales evaluados
Gestión Jurídica (Asesorar, asistir, orientar y llevar la representación prejudicial y judicial de los procesos en los cuales el Municipio de Santa Fe de Antioquia, sea parte, mediante la aplicación de las normas legales y/o administrativas vigentes, con oportunidad y calidad)
No tener personal
idóneo para ejercer la Asesoría Jurídica
35
Tardanza en el cumplimiento de las
actividades del soporte jurídico.
Bajo Preventivo
Evitar el Riesgo
Revisar los procesos judiciales
Alta Dirección
# de procesos revisados
Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico (Determinar,
Inexistencia de controles en la entrega de materiales y suministros
36
Apoderarse ilegítimamente de
materiales y suministros de la Administración
Municipal
Medio Preventivo Evitar el Riesgo
Revisar el procedimiento de entrega
de materiales y suministros
Alta Dirección y
Técnico Operativo de
Almacén
# de procedimiento
s revisados
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proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. Además Planear, dirigir, organizar y controlar todas las actividades relacionadas con la administración de hardware, software y comunicaciones informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos de la administración municipal)
Inexistencia de
procedimiento de Bienes e Inventarios y
falta de software
37
Contar con información no confiable sobre los
responsables, características y
especificaciones de los bienes del Municipio.
Medio Correctivo Evitar el Riesgo
Revisar el procedimiento de Bienes e Inventarios y Software
Alta Dirección
# de procedimientos y software revisados
Falta de valores
Éticos, falta de controles en el manejo de los bienes
38 Sustracción indebida de los bienes de la entidad.
Medio Correctivo Evitar el Riesgo
Socializar los valores éticos al
interior de la entidad y realizar
seguimiento y control a los bienes
de la entidad
Alta Dirección, Técnico
Operativo de Almacén y Comité de
Ética
# de valores socializados y #seguimientos
a bienes realizados
Falta de compra de pólizas que
custodien los bienes del municipio
39
Bienes de propiedad de la Entidad expuestos a
pérdida total por falta de seguros.
Medio Preventivo Evitar el Riesgo
Verificar que existan
pólizas que respalden los bienes
municipales
Alta Dirección y
Técnico Operativo de
Almacén
# de pólizas verificadas
Inexistencia de control a los bienes
inmuebles del municipio
40 Hurto de servicios
públicos en instalaciones de bienes del Municipio
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Verificar los controles existentes
para la salvaguarda
de los bienes
inmuebles
Alta Dirección
# de controles verificados
Falta de antivirus, falta de control en
los programas que deben tener los
equipos de computo
41
El virus informático es un programa elaborado
accidental o intencionadamente, que
se introduce y se transmite a través de
medios de comunicación
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Revisar equipos de computo
Alta Dirección, Auxiliar de Sistemas
# de equipos revisados
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e intercambio de información.
Inexistencia de seguridad informática
42
Utilización de una clave por una persona no
autorizada y que accede al sistema suplantando una identidad. De esta
forma el intruso se hace dueño de la información, documentación y datos
de otros usuarios.
Medio Preventivo Evitar el Riesgo
Revisar que los equipos cuentan con seguridad
informática y claves
únicas para cada usuario
Alta Dirección
# de equipos revisados
Evaluación y Control (Emitir con objetividad e independencia juicios fundados a partir de evidencias, mediante la realización de Auditorías Internas y de la Evaluación del Sistema de Control Interno)
Inexistencia de Plan de Auditorías
43
No realizar la evaluación y/o las auditorías internas
a las que se está obligado
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Verificar que exista Plan
de Auditorias
Alta Dirección
# de planes verificados
Inexistencia de Plan de Auditorías
44
Tardanza en la realización de la
evaluación y/o de las auditorías internas a las
que se está obligado
Bajo Preventivo Evitar el Riesgo
Verificar que exista Plan
de Auditorias
Alta Dirección y Comité de
Control Interno
# de planes verificados
Falta de valores éticos, direccionalida
d y falta de personal idóneo
45 Tráfico de influencias en
las auditorías Bajo Preventivo
Evitar Riesgo
Socializar valores éticos
Alta Dirección y Comité de
Control Interno
# de valores socializados
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2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES Es una prioridad de la entidad determinar de manera asertiva los trámites y servicios que deberán estar en línea en la página web de la entidad. Aunque ya se tiene el inventario de trámites que realiza el municipio, se está priorizando en los que se requiere mejorar para garantizar la efectividad institucional y la satisfacción de los usuarios. La entidad con el propósito de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, está estableciendo de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia; la cual gestionará de manera centralizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal forma que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Esta unidad deberá contar con los medios necesarios para recibir, enviar y controlar oportunamente los trámites de comunicaciones de nivel oficial, para que esto facilite la atención a las solicitudes presentadas por los ciudadanos. Se iniciará con la racionalización de los trámites que ya fueron priorizados para que haya un menor esfuerzo y costo para los usuarios; a través de estrategias jurídicas, administrativas o tecnológicas que impliquen simplificación, estandarización, eliminación, automatización, adecuación o eliminación normativa, optimización del servicio, interoperabilidad de información pública y procedimientos administrativos orientados a facilitar la acción del ciudadano frente a la entidad. Actualmente la administración municipal cuenta con 78 tramites analizados y evaluados; los cuales se encuentran inscritos en el SUIT (sistema único de información de tramites), se tienen 8 sin gestión y 4 para revisión por el personal del SUIT, para este 2015 se espera tener la totalidad de los trámites inscritos y un convenio con una entidad bancaria para que las personas puedan realizar el trámite en línea. 3. RENDICION DE CUENTAS La rendición de cuentas presupone, pero también fortalece, la transparencia del sector público, el concepto de responsabilidad de los gobernantes y servidores y el acceso a la información como requisitos básicos. Adicionalmente, la rendición de cuentas es una expresión del control social, por cuanto éste último comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la
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gestión y la incidencia de la ciudadanía para que esta se ajuste a sus requerimientos. Existen 3 componentes en la rendición de cuentas: Información, diálogo e Incentivos o sanciones. En el 2015 se seguirá haciendo el programa “ASÍ VA SANTA FE DE ANTIOQUIA”, tanto de forma radial como por televisión en el cual el alcalde informa a la comunidad como van los programas en su ejecución. Se seguirá con la impresión y entrega del periódico “ASI VAMOS”, el cual informa a la comunidad como va la ejecución de los programas que están plasmados en el Plan de Desarrollo “SANTA FE DE ANTIOQUIA CIUDAD DE OPORTUNIDADES”. Se actualizará la página web municipal en toda su normatividad vigente, tanto la municipal, como la departamental y la nacional. Y se seguirá actualizando el link de noticias, con el fin de que la comunidad este actualizada con todas las acciones que se estén realizando día a día en la administración municipal. Se seguirá con la transmisión de las sesiones del Concejo Municipal por el canal institucional y local; sesiones donde se invita a los funcionarios para que informen como van los programas que se están realizando en el municipio. En el mes de diciembre se realizará la rendición de cuentas a la ciudadanía en el parque principal. En esta se da a conocer el informe de gestión de todas las secretarías de la Administración Municipal. Todos los procesos contractuales que realiza el municipio seguirán siendo publicados en el SECOP (https://www.contratos.gov.co) y en Gestión Transparente (https://www.gestiontransparente.com/Rendicion/Inicio.aspx), donde podrán ser consultados por toda la ciudadanía. 4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO
El municipio de Santa Fe de Antioquia realizará las siguientes acciones para mejorar la atención a la ciudadanía:
La administración municipal cuenta con 3 buzones de Peticiones, Quejas, Reclamos y sugerencias; se espera implementar otros buzones en las instalaciones que no lo poseen a la fecha. además cuenta con un link: quejas y reclamos en la página web: www.santafedeantioquia-
antioquia.gov.co, esta información será socializada con toda la comunidad en general y se dará a conocer como es el funcionamiento de las PQRS al
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interior de la entidad. Además se nombrará un comité, el cual se encargue de revisar, redireccionar y hacer seguimiento a todas las PQRS que las personas dejen en los buzones que se encuentran en las diferentes sedes de la alcaldía municipal. Se colocarán buzones PQRS donde hagan falta.
La página web: www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co, seguirá actualizándose como hasta al momento se ha venido haciendo con toda la información de la administración municipal. Se hará una capacitación donde se concientice a los funcionarios de la necesidad de que se esté dando información por parte de ellos actualizada para nutrir este sitio web.
Se definieron los días jueves y viernes para atender al ciudadano por parte del señor alcalde, con esto se quiere que el municipio de Santa Fe de Antioquia sea una alcaldía de puertas abiertas a toda la comunidad.
Se tiene el correo electrónico contactenos@santafedeantioquia-antioquia.gov.co para que la ciudadanía interactúe con los funcionarios de la administración municipal. Además cada dependencia cuenta con un correo electrónico al cual usted se puede comunicar, estos son: contratos@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; juventud@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; secretariadetransito@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; almacen@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; archivo@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; alcaldia@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; catastro@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; comisariadefamilia@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; deportes@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; medioambiente@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; secretariadehacienda@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; secretariadesalud@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; secretariageneral@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; secretariadeplaneacion@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; secretariadeeducacion@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; cultura@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; turismo@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; concejo@santafedeantioquia-antioquia.gov.co; controlinterno@santafedeantioquia-antioquia.gov.co:
También puede comunicarse con nosotros en la carrera 9 #9-22, teléfono 8531136 o al fax 8531101.
Existen otros mecanismos de participación ciudadana como son los siguientes:
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1. Proceso de Contratación (Audiencias Públicas): Permite a los interesados
conocer y discutir los resultados de las adjudicaciones de la contratación.
2. Procesos de Gestión (Acciones de tutela): Permite al ciudadano reclamar el reconocimiento de sus derechos
3. Procesos de Gestión (Derechos de petición): Permitir al ciudadano reclamar
sobre alguna inconsistencia en un procedimiento por el cual se ve afectado. 4. Proceso de Toma de Decisiones (Buzón de Sugerencias): Permitir al ciudadano
opinar acerca de la gestión de la entidad.
5. Proceso de Vigilancia y Control (Veedurías Ciudadanas): Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, así como la convocatoria de una entidad encargada de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio.
6. Procesos de Vigilancia y Control (Buzón de Quejas y Reclamos): Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias poner en conocimiento de la alta dirección de la entidad las anomalías presentadas en la debida prestación del servicio por parte de algún funcionario o área de la Entidad. A través de este medio también pueden hacer consultas sobre los temas de la Entidad.
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