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Patricio Rezza
La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software
UAI – Noviembre 2005 - Rosario
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Patricio Rezza
La Mejora de los Procesos de NegocioLa Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Softwarey el aporte del Software
Presentación
Patricio Rezza, profesional en Cs. Económicas
Socio de
Empresa con 18 años de trayectoria con sede Rosario y oficina en Bs.As., dedicada a:
•Consultoría organizacional y de negocios, mejora de procesos en áreas de TI (ISO 17799, COBIT, ITIL)
•Desarrollo de sistemas para procesos claves e implementación de software propio y de 3ras. Partes y Gestión de proyectos
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Patricio Rezza
Objetivos de la exposición
• Repasar los conceptos de la aplicación del “enfoque o paradigma de procesos” como metodología que lidera la introducción de cambios en la gestión de las Organizaciones de diferentes los sectores
• Comentar cómo el Software y la TI hoy facilitan la aplicación de este enfoque
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Patricio Rezza
• Que las Organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos
• Que la calidad de un Producto está determinada por la calidad del Proceso que se usa para desarrollarlo y para mantenerlo.
. . . .adaptarse y administrar los procesos de negocio
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Se dice:
Patricio Rezza
Un proceso es.....
• Un grupo organizado de actividades relacionadas y realizadas en un orden especifico, con el objetivo agregar valor a los productos de una organización.
• La secuencia asegura que las actividades serán realizadas por los agentes designados, en el orden debido y en plazos aceptables.
No se trata:•De actividades aisladas ni aleatorias, sino relacionadas y organizadas con un objetivo común
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Patricio Rezza
¿Por qué el enfoque por Procesos?
Porque el enfoque por procesos cruza todas las áreas que intervienen desde el inicio hasta la finalización de un producto o servicio.
Dejando de lado:
• el análisis funcional tradicional,
• las visiones parciales (propias de cada área) concentradas en si mismas,
para centrarse en la secuencia de actividades, del principio (entradas) al fin (salidas).
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gráficamente
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Visión del análisispor proceso
Área1
Área2
Área3
Área4
Visión del análisis por área funcional
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. . . gráficamente
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Patricio Rezza
Los Procesos de NNegocio (PN) han existido desde un principio
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Por qué tiene vigencia la mejora de la gestión por procesos?...
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Patricio Rezza
. . . porque:
• Las Empresas comenzaron a darse cuenta que la gestión es un conjunto de procesos organizados (industria automotriz pionera, con evolución diferente según el tipo de industria)
•Sin importar el área que se trate, toda Organización se ha visto obligada a replantear sus negocios y orientarlos hacia los procesos (Nueva forma de pensar)
•Aplicar nuevos criterios de Valor de la operación y hacia el Cliente:
Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la recepción hasta la entrega)
Medir el desempeño desde la perspectiva de procesos internos (Kaplan y Norton BS)
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Patricio Rezza
Se tiene que pasar de una forma de pensar en silos funcionales......
Fuente: Intersoft Fuego
A una organización enfocada a procesos
Los objetivos funcionales de cada área deben compatibilizarse con los objetivos de los procesos
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Patricio Rezza
. . . porque:
Las Nuevas Tecnologías de la información permiten que PN sean:
• Automatizados
• Monitoreados
• Gestionados
• Optimizados
Nos referimos a Sistemas de Administración de Procesos de Negocio, tales como:
•WorkFlow
•BPM (business process management)
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Este enfoque ha permitido ser efectivo al momento de:
•Incrementar la eficiencia•Mejorar la calidad•Reducir tiempos de producción y respuestas a los clientes•Tener clara definición de objetivos y responsabilidades
. . . .Contribuir a las demandas de los tiempos actuales
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Una primer síntesis
Patricio Rezza
Los principios del diseño de procesos son ...
• Focalizar el qué (procesos)
• Usar el quién (las personas) para arreglar el qué
• Usar la tecnología para mejorar en forma sustancial el desempeño del proceso
• Procurar que el cliente ayude en el proceso.
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Patricio Rezza
En consecuencia los procesos integran.....
Cliente Interno Cliente ExternoCliente Interno Cliente Externo
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PersonasPersonas
Tecnología y SistemasTecnología y Sistemas
ProcesosProcesos
ESTRATEGIA
ProcesosProcesos
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• Visualizar la totalidad de lo que hace la empresa en procesos•Identificar las actividades que agregan valor y las que sólo agregan costos
• Establecer métodos (medir la performance de los procesos)
• Modelar distintas alternativas de procesos, hasta llegar a la óptima o deseada.
•Qué se debe hacer•Quién lo debe hacer•Cómo y con qué•.......
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El enfoque de proceso, a través del Relevamiento, Análisis y Diseño nos permite:
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En el análisis se debe: • Poner en duda todo lo conocido,
• Cuestionar la razón de ser de cada actividad,
• No poner límites a las ideas y sugerencias,
• Pensar positivamente.16
Patricio Rezza
•WF: más orientado a definir reglas para gestionar la información, la secuencia del proceso y la intervención de las personas
•BPM: evolución natural del WF como plataforma de integración de aplicaciones para gestionar de manera integral la organización y mejorar la carga de trabajo entre las distintas áreas
PD: Organización de Profesionales WorkFlow Management Coallition
(WFMC), estándares de construcción
Ambas son herramientas orientadas a soportar procesos
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Volviendo a la tecnología ....
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Un WorkFlow soporta y controla la ejecución de un proceso o subproceso en función de reglas previamente definidas. Empuja el proceso a través de todo el sistema.
Lleva el proceso a las personas.
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Patricio Rezza
Crear pasosCrear pasosCrear pasosCrear pasos
AsignarAsignartareastareas
AsignarAsignartareastareas
Organizar flujo Organizar flujo de informaciónde informaciónOrganizar flujo Organizar flujo de informaciónde información
Eventos deEventos deprocesoproceso
Eventos deEventos deprocesoproceso
MonitorearMonitorearplazosplazos
MonitorearMonitorearplazosplazos
Sincronizar Sincronizar procesosprocesos
Sincronizar Sincronizar procesosprocesos
Herraminetas deHerraminetas de administraciónadministración
Herraminetas deHerraminetas de administraciónadministración
Grabar HistoriaGrabar HistoriaGrabar HistoriaGrabar Historia
Fuente: SAP
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Patricio Rezza
BPM, plataformas para la integración de la empresa con eje en sus procesos
•Todas las empresas tienen un número de soluciones puntuales, paquetes de aplicaciones y sistemas legacy, cada uno de los cuales es usado por grupos de individuos para un propósito especifico.
•La administración de un proceso de negocio puede involucrar ERP / sistemas legacy, infraestructura IT y personas.
•Algunos procesos alcanzan a toda la extensión de la organización incluyendo a terceras partes.
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Monitoreo
Legacy
DB
BPM
CRM
ERP
Son herramientas que permiten a las empresas diseñar soluciones con la integración de aplicaciones existentes
Fuente: Gevenue
NuevoProceso
NuevoProceso
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Beneficios - Características BPM
• Herramientas de modelado de procesos con interfaz gráfica
• Sacan la lógica de los negocios afuera de las aplicaciones (facilita las mejoras y cambios)
• Facilitan el re-uso de procesos y/o componentes
• Invocan a las aplicaciones integradas
• Integridad de datos
• Monitoreo del flujo de trabajo, detección de cuellos de botella
• Crecimiento incremental
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Patricio Rezza CRM ERP SCM Legacy
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BPMProceso de Negocio
conectores
Fuente: Pectra BPM
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Fuente: Intersoft Fuego
Applications
Work Portal Work PortalWeb Portal
Data Bus
Ideafix
LDAP
Data Bases
SAP
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La Implementación
Crear, rediseñar e implementar nuevos procesos es indispensable, pero no es sencillo, ni automático, ni mágico
Factores críticos para su aplicación:
1. Tomar procesos completos (no acotados)pero no toda la organización de golpe
2. Asignar “dueño” a los procesos a cambiar para que tome la iniciativa
3. Equipo de diseño dedicado4. Lograr compromiso Gerencial5. Hacer sentir a los empleados parte de la innovación
(sensibilización). Capital Humano
6. Predisposición a la acción, enfrentar el cambio7. La integración de : procesos tecnología, personas,
clientes y la estrategia (recordar grafico)
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Los procesos integran elementos indispensables:
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PersonasPersonas
Tecnología y SistemasTecnología y Sistemas
ProcesosProcesos
ESTRATEGIA
ProcesosProcesos
Cliente Interno Cliente ExternoCliente Interno Cliente Externo
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La Industria del SOFTWARE
La industria tiene necesidad de optimizar todos los aspectos del desarrollo de productos.
La CALIDAD del PROCESO utilizado en la construcción impacta en la calidad final del soft desarrollado.
Los estándares internacionales se basan en la CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI (modelo de Madurez de Capacidades) del SEI
• Establece 5 niveles de madurez
Un dato: Nov 2005, Guadalajara, temario 2da. SEPG Latinoamérica
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CASO Rosario – Polo Tecnológico
8 Empresas implementaron normas CMMI
6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente
Alcanzaron nivel 2 (administrado)
Implica haber implementado mejoras prácticas y generado evidencias para 6/7 ÁREAS de PROCESOS, Ej.:
•Planificación de proyectos•Administración de requerimientos•Monitoreo y control•Aseguramiento de Calidad•Administración de la configuración•Medición y Análisis
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Patricio Rezza
Las mejoras de procesos de negocios, ES UN CAMINO o un enfoque metodológico cada vez más utilizado para mejorar la gestión
apoyándose
en la evolución de las TECNOLOGÍAS de la INFORMACIÓN que cada vez reutilizan más componentes.
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Las organizaciones que sean capaces de implementarlas correctamente y mantener una mejora continua en la gestión por procesos conseguirán:
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•Mayor productividad y agregar valor
•Flexibilidad en los servicios/productos
•Mejor atención de los clientes30
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Bibliografía•David Brojt, Project management•Information Technology, revista abril 2005•Eduardo Navarro, Articulo sobre calidad, gestión de procesos y TI•Workflow Handbook 2005, Workflow Management Coalition www.wfmc.org •Presentacion de InterSoft, producto Fuego•Presentacion de SAP, Workflow•Presentacion sistema Gevenue y Pectra•Johansson y otros, Reingenieria de procesos de negocios•Polo Tecnológico Rosario, cuadernos de CMMI•Metodología GCP, Coa Consultora
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www.coasa.com.arMUCHAS GRACIAS
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