papeles de trabajo definición · es importante mencionar que no existe una forma standard para los...
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PAPELES DE TRABAJO
Definición
El auditor en función de poder organizar, agilizar y fijar coherencia a su
trabajo emplea ciertos documentos denominados papeles de trabajo que no son
más que registros en los que se describen las técnicas y procedimientos
aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones
pertinentes a las que llegó en la auditoria.
En otras palabras se puede decir que los papeles de trabajo son todas
aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el auditor u obtenidos por
él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.
Propósito de los papeles de trabajo
El propósito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar
todos los aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que
su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los programas de auditoría.
Además, respaldan el informe de auditoría, sirven como fuente de información,
facilitan la administración de la auditoría, contiene evidencia irrefutable para
terceros, deja constancia de la solidez y calidad de la evidencia del trabajo
realizado y también constituye un precedente para minimizar esfuerzos para
auditorias posteriores.
Descripción De Los Papeles De Trabajo
Los papeles de trabajo sirven para dejar constancia escrita del trabajo realizado
por el auditor:
El conocimiento del negocio de la empresa
La revisión y evaluación del control interno
Las pruebas de revisión de saldos.
También recogen las conclusiones a las que llega el auditor como resultado de su
trabajo:
Deficiencias de control interno
Ajustes y reclasificaciones
Igualmente los Papeles de Trabajo recogen la evidencia obtenida por el auditor
acerca de la veracidad de las cuentas anuales:
Fotocopias de mayores
Fotocopias de facturas, etc.
Fotocopias de escrituras
Respuestas a la circularización bancaria
Respuestas a las confirmaciones de proveedores, clientes, entre otros.
En cuanto a la procedencia de los Papeles de trabajo, cabe diferenciar:
1. Los preparados por el auditor:
Sumarias: (Cédulas de Auditoria)
Cuadres: de IVA, otros.
2. Los recibidos del auditado o cliente
Fotocopias de facturas, recibos, escrituras…
Balances de comprobación y saldos, libros mayores, otros.
3. Los recibidos de terceros ajenos a la empresa y al auditor:
Respuestas a circularizaciones de bancos, asesores, aseguradoras, etc.
Respuestas de confirmaciones a clientes, proveedores, entre otros.
Cartas, certificaciones, estado de cuentas, etc.
Como se puede notar los papeles de trabajo no son solo los que elabora el
auditor si no también aquellos documentos suministrados por parte de clientes y
terceros.
Es importante mencionar que no existe una forma standard para los
papeles de trabajo. Estos pueden registrarse en papel, en formato electrónico u
otros medios y tienen que elaborarse, organizarse y clasificarse con la suficiente
sencillez y claridad como para que puedan ser comprendidos sin ningún tipo de
aclaración o explicación adicional; es decir que hablen por si solos y que puedan
ser entendidos por parte de otros miembros del equipo o firma auditora y por parte
de los componentes de los controles de calidad o del cliente u otros terceros
usuarios de la información, que no hayan estado relacionados con el trabajo y que
puedan revisar los papeles y atestiguar con respecto a la labor realizada y a la
evidencia contenida en los mismos.
Valor probatorio en caso de juicio
Los papeles de trabajo tienen valor probatorio en caso de juicio, es decir
que pueden ser útiles para un auditor acusado de fraude o negligencia.
Por otra parte los papeles de trabajo que contengan cuestiones no
resueltas, indicaciones no seguidas o un tratamiento inadecuado de asuntos
importantes, pueden servir de apoyo a la parte demandante.
Propiedad, custodia y conservación de los papeles
Conforme a lo dispuesto en la Ley de Auditoría, los papeles de trabajo son
propiedad exclusiva del auditor, el cual debe conservarlos por un período no
inferior a (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.
Aun cuando la información que contienen los papeles de trabajo es
absolutamente confidencial, y nadie puede utilizarla sin el consentimiento de la
compañía auditada, existen, no obstante, ciertas excepciones al secreto
profesional, como son: por mandato judicial o quienes estén autorizados por la ley
y en el ejercicio del control técnico del auditor.
Contenido de los papeles de trabajo
Hay tres grandes conceptos que deben estar presentes en los papeles de trabajo:
1.- Identificación
Suelen contener la siguiente información:
El nombre del cliente: indicado de modo completo y exacto, y situado en la
parte superior central.
Ejercicio al que se refiere la auditoría: Indica la fecha de los estados
financieros, no la fecha del trabajo. Se coloca en la esquina superior
derecha.
Título: Aparece directamente debajo del nombre del auditado e indica la
naturaleza o finalidad del P de T. En este se emplean las sumarias: el título
es el epígrafe del área de los estados financieros y papeles de detalle: el
título indica el tipo de análisis o procedimiento aplicado, y con frecuencia se
refiere a la correspondiente prueba del programa de auditoría.
Referencia. Es un índice alfanumérico que siempre figura en rojo y se
coloca en la esquina superior derecha.
Firma de quien lo ha realizado: iniciales y fecha del preparador. En la
esquina inferior izquierda. En esta las iniciales del preparador indican la
responsabilidad de la totalidad del P de T y la fecha es aquélla en la que se
preparó el P de T.
Firma de quien lo ha revisado: Se responsabiliza de que el trabajo realizado
por quien lo preparó ha sido el adecuado.
P. P. C. Preparado por el cliente: Indica P de T preparados por el personal
del auditado. Se coloca en rojo, barrado e inclinado en la parte superior
izquierda.
2.- Trabajo realizado
Se encuentra en el cuerpo del papel de trabajo. Su contenido dependerá del tipo
de trabajo que se haya realizado.
3.- Conclusiones
Las conclusiones suelen aparecer al final de cada área, recogen la opinión
que el auditor se ha formado acerca del área después de concluir el trabajo que
tenía previsto.
No deben:
• Ser copia de la contabilidad de la empresa.
• Ser copia de los estados financieros.
• Ser copia de la auditoria del año pasado.
Objetivo de los Papeles de Trabajo
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a
garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas
de auditoría generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que
corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la
auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las
pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una
base de análisis para los supervisores y socios.
Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:
Facilitar la preparación del informe.
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en
el informe.
Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e
informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoría aplicados.
Servir de guía en revisiones subsecuentes.
Cumplir con las disposiciones legales.
PAPELES DE ARCHIVOS PERMANENTE
EL archivo permanente no es más que un conjunto coherente de
documentación que incluye información de interés permanente y susceptible de
incidir en futuras Auditorías dichos archivos debe utilizarse en cada nueva
Auditoría y deben contener una información que debe ser de utilidad en las
Auditorías sucesivas. Cabe destacar que los archivos permanentes cumplen 3
propósitos cuales son:
Refrescar la memoria de los auditores sobres las cuentas aplicable en un
periodo de muchos años
Ofrecer a los nuevos miembros del personal un resume rápido de las
políticas y de la organización del cliente
Conservar los documentos de trabajo referentes a cuentas q muestran
relativamente pocos cambio o ninguno ,eliminando así la necesidad de
prepararlos años tras año
Gran parte de la información contenida en los archivos permanentes se
obtiene durante la primera auditoria a los registros del cliente
La información básica que contendrá el archivo permanente es:
Copias de artículos de la constitución de la empresa y reglamentos
Arredramientos
Contratos de patentes
Planes de jubilación
Contratos laborales
Catálogos de cuenta
Declaraciones fiscales de años anteriores
Resumen o copias de documentos de la compañía que son de importancia
continua como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de
emisión y compra de bonos y los contratos.
Escritura de sociedad y estatutos.
Leyes y normas de la empresa
Explicación de los procedimientos contables de la escritura y formularios
que utiliza.
Por otra parte en los Archivos permanente se incluyen, los análisis de cuentas
que muestran pocos cambios a lo largo de varios años .Dichas cuentas puede
incluir lo siguiente: Terrenos, edificios inversiones a largo plazo, pasivos a largo
plazo, capital en acciones y otra cuenta de capital contable .La investigación
inicial de las cuenta debe incluir las transacciones de muchos años. Una vez
actualizados dichos análisis históricos, el trabajo requerido en exámenes
posteriores se limitara a revisar las transacciones del año actual en dichas
cuentas. Entonces se puede decir que sin duda alguna los archivos permanentes
ahorran tiempo, pues basta ya que basta con solo agregar los cambios actuales
de las cuentas a los documentos permanentes sin necesidad de rehacer los
documentos actuales
Los archivos permanentes deben incluir para facilitar su utilización un índice de
la información que contiene. Asimismo, no debe ser más voluminoso de lo
necesario. Si existiesen documentos muy extensos pueden ser resumidos de tal
manera que las condiciones importantes relacionadas con el trabajo efectuado
queden recogidas en esos extractos. Durante el transcurso del trabajo de Auditoría
debe realizarse una revisión oportuna del archivo permanente, prestando atención
a su contenido.
El auditor no debe confiar en la memoria para recordar cuestiones como fechas,
nombres, vigencias de contratos etc.
Los Archivo Permanente se caracterizan por:
Constituir la base para la planificación y programación de la auditoría.
Contener la información histórica y actual de auditoría.
Su información debe ser actualiza permanentemente durante la ejecución
de una auditoría.
Archivo de Planificación
La Auditoría al Igual Que Otras ramas de la Administración necesita de
planeación, supervisión, control de Coordinación y Ciertos Papeles de Trabajo,
denominados Administrativos, están Diseñados principalmente para ayudar a los
Auditores a planificar y administrar eficientemente los contratos.
Estos Papeles de Trabajo Incluyen:
Cartas de contratación
Presupuestos
Cuestionarios de Control interno
Memorándum de planeación, Programas de Auditoría, cédulas para vaciar
la Información Que evidencian
Información descriptiva sobre la estructura de control interno
un presupuesto de tiempo para cada una de las áreas de la auditoria
Un programa de auditoría y los resultados de la auditoria del año anterior.
Cabe destacar que los archivos de planificación Contiene toda la información
respecto a la planificación de cada auditoría que se realice dentro de una
empresa, es decir existirá un archivo porcada auditoría que se realice
actualizándose con la ejecución de una auditoría posterior
ARCHIVO CORRIENTE
Comprenderá los papeles de trabajo generales y específicos, relacionados
con las auditorias o exámenes especiales realizados. Este archivo respalda la
opinión del auditor. Incluye la documentación sobre la evaluación del sistema de
control interno de la entidad, los procedimientos de auditoría realizados y las
evidencias que se han obtenido durante la fase de planeación y ejecución del
trabajo de campo. Este archivo contendrá las diferentes cédulas que elabore el
auditor, con base a los estados financieros a la fecha del período objeto de
examen.
Procedimientos para el resguardo del archivo corriente
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1.
Jefe de Equipo
y/o Supervisor
Al concluir la auditoría, entregará al
Encargado de Archivo, los papeles de trabajo
generales y específicos relacionados con la
auditoria o exámenes especiales realizados,
así como los documentos correspondientes al
Archivo Permanente.
2.
Encargado de
archivo
Recibirá, clasificará y ordenará los
documentos para conformar y resguardar el
archivo según corresponda.
Contenido del Archivo Corriente
El archivo corriente contiene el informe de auditoría, carta a la gerencia,
respuestas de la administración, estados financieros, sumarias, hojas de trabajo,
cedulas de detalle, cédulas analíticas, determinación de la muestra, examen de la
muestra, hallazgos de auditoría, manual de contabilidad gubernamental vigente y
los estados financieros.
Los archivos corrientes contienen las informaciones relacionadas con la
planificación y supervisión que no son de uso continuo en auditorias posteriores
tales como:
Revisiones corrientes de controles administrativos.
Estados financieros motivo de auditoría.
Análisis de información financiera
Notas a los estados financieros.
Correspondencia corriente. (Entrada y salida)
Programas de auditoría y otros papeles que respaldan las observaciones
Preparación del informe, inclusive el borrador del informe.
PAPELES DE CONTROL INTERNO
Es la documentación que permite examinar la eficiencia de las actividades y
operaciones de la empresa, los papeles de control interno se obtienen, a través de
los distintos métodos para el estudio y evaluación del control interno, estos son:
Descriptivos: es cuando de manera escrita se detallan las
operaciones de cada una de las unidades administrativas, haciendo
referencia a los registros, formas contables, empleados, técnicas
aplicadas, sueldos percibidos, entre otros.
Gráficos:se representan con cuadros y gráficas el flujo de las
operaciones.
Cuestionarios:constituyen aquellos que están diseñados por el
auditor de tal forma que las respuestas afirmativas indicaran la
presencia de una adecuada medida de control, a diferencia de las
respuestas negativas que reflejaran las fallas en el sistema.
CEDULAS DE AUDITORIA
Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor
sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el
propositivo de la auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño
incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su
contenido para su revisión y análisis.
Características de las cédulas de auditoría
Completa: Esta debe incluir todos los procedimientos aplicados, y la
totalidad de las observaciones encontradas, además de contener la
conclusión a que se llegó del análisis de dicha cedula y a su vez debe
contar con la fuente de los datos, marcas e índices, así como el cruce o
conexión con otras cédulas.
Que se entienda: Deberá ser de fácil interpretación al momento de la
revisión, de los procedimientos que se aplicaron, así como su alcance y el
motivo de aplicar determinados procedimientos, los resultados que se
obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o deficiencias y las pruebas
que lo respaldan.
De fácil lectura: Debe incluir los datos por orden de importancia e
identificables y escribir con letra legible, a fin de facilitar la lectura.
Objetiva: Se tiene que asentar únicamente los hechos y cifras que consten
efectivamente en los registros contables o en la documentación
comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicación de los
procedimientos efectuados, si contienen las cédulas suposiciones,
sospechas o consideraciones personales se indicarán claramente en la
misma situación.
Importancia de Cedulas de Auditoria
Las cedulas de auditoría tienen como importancia la de servir de evidencia
del trabajo realizado por el Auditor, así como medio de prueba de que se ha
realizado el trabajo siguiendo las directrices de las Normas de auditoría, en las
cuales se evidencia la planeación, supervisión, evaluación de riesgo en las
actividades financieras.En estas se reflejan las técnicas y procedimientos
utilizados, y a su vez verificar la calidad del trabajo realizado, para así llegar a
conclusiones acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros.
CLASIFICACIÓN DE LAS CÉDULAS DE AUDITORIA
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
Tradicionales
Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya
nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro
de estas se encuentran las:
Cedulas sumarias
En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y
conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeto a
examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones
presupuestarias. Es conveniente que estas cédulas contengan los
principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como
su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de
que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que
requieran de explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento
de auditoría, antes de concluir la revisión.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes
informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la
entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el
saldo total de cada grupo.
Cédula analítica
Compañía Corporación Fabril SA
Ejercicio Auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
Cédula Sumaria de Cuenta por Cobrar
Debe Haber Debe Haber
1100 $950.000,00 $1.875.500,00
1200 $504.000,00 $1.129.000,00
1300 $50.000,00 $49.410,00
1400 $-50.000,00 $-50.000,00
1500 $0,00 $0,00
$1.454.000,00 $3.003.910,00
Cuenta ConceptoSaldos al
31-dic-2009
Saldos al
31-dic-2010.
Ajustes. Reclasificacion Saldos Según
Auditoría
Accionistas
Clientes
Deudores Diversos
IVA * Acreditar
Estimacion Cuentas Incobrables
En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de
un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo, concepto o
partida) o subfunción por revisar, mediante la aplicación de uno o varios
procedimientos de auditoría, se detallan la información con la que se contó, las
pruebas realizadas y las observaciones formuladas.
Es conveniente que la información y documentación recabadas se clasifiquen
de tal forma que permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos
sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o
aclaraciones que se requieran para su debida interpretación. Las pruebas que se
consignen en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones que se
consideren necesarias (sin perder de vista la optimización del tiempo y el esfuerzo
respecto de las cargas de trabajo y demás obligaciones a cargo) para cumplir los
objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos
asentados en la cédula sumaria.
En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras
específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el
resultado de las pruebas específicas de detalle o de análisis. Su aplicación parte
de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden
referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción per cápita,
determinación del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el
presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cédulas se incluyen
las observaciones o irregularidades.
Compañía Corporación Fabril SA
Ejercicio Auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
Cédula Analítica de Clientes
Saldos
Según
Auditoría
Ajustes Marcas
Debe Haber Debe Haber
1101 Mueblería Economica del Centro, SA $90.000,00 $187.000,00 $85.000,00 $102.000,00 A/A-9 (DJ
1102 Mobiliario y Equipos del Noroeste, SA$120.000,00 $195.800,00 (
1103 Muebles de Maderas Finas, SA $110.000,00 $33.000,00 $16.500,00 $16.500,00 A/A - 6
1104 Salas y Recámaras Confortables, SA $95.000,00 $154.000,00 (DJ
1105 Muebles Tapatíos, SA $80.000,00 $182.600,00 (
1106 Muebles de la Huasteca, SA $80.000,00 $181.500,00 $72.000,00 $109.500,00 A/A - 7 (DJ
1107 Equipos para Oficina, SA $70.000,00 $124.300,00 (
1108 Muebles Señoriales del DF, SA $118.800,00 (C
1109 Mueblería Economica del Bajío, SA $99.000,00 (
1110 Mueblería Economica Cubilete, SA $132.000,00 $3.000,00 $135.000,00 A/A - 8 (DJ
1111 Muebles Tropicales,SA $77.000,00
1112 Proveedora de Muebles, SA $92.400,00 (C
1113 Sultana de Muebles, SA $143.000,00 (C
1114 Muebles Peninsulares, SA $88.000,00 $61.500,00 $26.500,00 A/A - 10 (DJ
1115 Equpos y Ajuares Tarahumara, SA $34.100,00
1116 Otros menores $33.000,00
ReclasificacionCuenta Concepto
Saldos al
31-dic-2009
Saldos al
31-dic-2010.
Segun
Compañía
Ajustes.
Cédulas subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la desagregación,
detalle o análisis a profundidad de los datos contenidos en una cédula
analítica, mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o
de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas cédulas, consiste
en el examen específico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual
la cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos
mensuales de las cuentas de inversión de dicha cuenta.
Cédulas maestras
Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las
cédulas en que se presenten las conclusiones, se deberá integrar al inicio
del legajo de los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se
expongan brevemente los antecedentes de éste y se resuman los
procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, de tal manera que
su simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de
las posibles acciones por emprender.
Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de
nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser
cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste,
cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de
recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre
muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.
ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA
Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de
acuerdo a su criterio, pero en la práctica común se utilizan hojas multicolumnares
manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente estructura formal:
Índice de la Cédula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha,
permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcarse con
lápiz de Auditoría de color, rojo, verde o azul, de tal manera que sea visible y no
quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se trata de una cédula cuya
información ocupa más de una planilla, se indicará con una numeración en cada
una así: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas electrónicas como
Excel, el índice se ubicaría en la parte inferior del libro, en la pestaña que se utiliza
para nominar las diferentes hojas de dicho libro.
Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los
estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula, memorando u
otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que es la misma de los
estados financieros examinados.
Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables
por la elaboración y supervisión de la cédula.
Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se consignan
los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y
competente.
Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera
completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo
de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que
corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las conclusiones
deben expresar en forma clara la opinión de la persona que efectuó el trabajo con
lo cual se responsabiliza del mismo.
Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se
coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del trabajo.
Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron
los datos del desarrollo del trabajo.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Un cuestionario de control interno es un documento que un auditor les
proporciona a los empleados de una empresa antes de realizar una auditoría, el
mismo consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende
evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno.
Según Gustavo Cepeda (1997; p85): “El cuestionario de control interno se
basa en la existencia de ciertos procedimientos de uso general en las
organizaciones, para lograr un adecuado funcionamiento.”
El cuestionario de control interno es un método que consiste en convertir en
preguntas todas las normas de control interno, de tal manera que una respuesta
afirmativa indique la existencia y observación de la norma, y una respuesta
negativa indique la ausencia o incumplimiento. Toda respuesta negativa será
evaluada por el auditor, considerando su efecto sobre la confiabilidad de la
información y el alcance de los procedimientos de auditoría por aplicar.
El cuestionario es útil para determinar en qué áreas la auditoría debe
centrarse. Cuando los empleados responden a las preguntas, el auditor sabe si la
empresa está manteniendo un registro exacto en general y tiene una evidencia
que demuestra quién es la persona que es responsable de los documentos.
Estos cuestionarios se elaboran para cada una de las cuentas o aéreas por
evaluar, el auditor debe considerar los siguientes aspectos cuanto utilice el método
de cuestionarios:
No copiar cada año el cuestionario ni agregar las mismas respuestas
del año anterior sin hacer evaluación alguna.
No contestar mecánicamente el cuestionario.
Tomarlo como un medio y no como un fin, es decir que en las aéreas
donde se detecte la deficiencia del control se amplíe el alcance de
los procedimientos de auditoría.
Luego de completar el cuestionario, el auditor debe dejar constancia de que
procedimiento de auditoría se deben ampliar, como consecuencia del hallazgo de
una debilidad del control interno.
Importancia del Cuestionario de Control Interno
El cuestionario de control interno es de suma importancia dentro de la
empresa, debido a que, en el trabajo de auditoría debe darse con la aplicación del
mismo, con el fin de conocer, en la medida de lo posible, de forma previa, la
protección que se da a los bienes de la entidad y así determinar la profundad que
deberá considerarse en la ejecución de las diferentes pruebas de auditoría. El
cuestionario de control interno ayudará a determinar las áreas críticas de una
manera uniforme y confiable.
Uso del Cuestionario de Control Interno
El auditor es el responsable de obtener personalmente la información
necesaria para la evaluación del control interno, de acuerdo con las preguntas del
cuestionario previamente elaborado.
En ninguno de los casos los empleados de la empresa o del área auditada
deben firmar el cuestionario o conocerlo salvo a través de las preguntas que se
formulen. Para el uso de los cuestionarios se deben tener en cuenta los siguientes
pasos:
Entrevistas de los auditores con los empleados responsable de la
entidad o del área por auditar.
Diligenciamiento del formulario en presencia de quien está
respondiendo las preguntas.
Inclusión de preguntas adicionales, de ser necesario, durante el
trabajo de campo.
Determinar durante el curso de las entrevistas si las preguntas son
correctas; en caso negativo hacer las correcciones en forma
inmediata.
Determinar la incidencia del estado del control interno en el alcance
del examen y su relación con el programa de auditoría.
Tipos de Cuestionario de Control Interno
Los cuestionarios suelen estar divididos en secciones o áreas operativas.
Existen diversos tipos de cuestionario:
Algunos llevan a que las preguntas se contesten en forma narrativa.
Otros a que las respuestas consistan en sí, no, o no aplicable. Las
respuestas negativas representan una debilidad.
Otros una combinación de ambos.
Ejemplo del Cuestionario de Control Interno
Los cuestionarios de control interno han sido preparados para asistir al
personal de auditoría en la determinación de la eficiencia del sistema de control
interno establecido por la empresa y no tiene el propósito de cubrir todos los
aspectos o situaciones específicas de cada cliente. El cuestionario debe
modificarse en las secciones en las que existan preguntas específicas aplicables a
la empresa en particular, insertando estas preguntas al cuestionario.
Los espacios previstos para las respuestas deben contestarse con “SI - NO -
N/A “y en su caso con otras marcas y/o referencias que se crea convenientes.
Las preguntas son preparadas para que en caso de respuestas negativas (NO),
estas deban influir al considerar si se siguen procedimientos alternativos por el
cliente y en su caso tener en cuenta estas respuestas para la aplicación y/o
modificación de los procedimientos de auditoría (oportunidad y alcance).
La contestación del cuestionario no es suficiente para evaluar el control interno,
por lo que deberá completarse con “Graficas de flujo”, “Narrativos”, etc. De las
principales operaciones de la empresa y verificar por pruebas que realmente se
están siguiendo en la práctica los procedimientos indicados en las respuestas a
este cuestionario.
Al término de cada sección se deberá indicar si el control interno a juicio del
auditor es “ALTO- MODERADO O BAJO” y también se deberán presentar en su
caso los comentarios sobre las áreas o elementos del control interno que
muestren mayores deficiencias, que den las bases para la aplicación de
procedimientos específicos y adicionales de auditoría, su alcance y oportunidad, si
el espacio previsto no es suficiente efectuar las anotaciones en una página anexa
o detrás del propio cuestionario.
Cuestionario de Control Interno de Efectivo (Caja – Banco)
CLIENTE:_____________________________
___ de _______________________de _____
Respuesta
Respuesta basada en:
Preguntas Observación
PREGUNTAS SI NO N/A Cédula
1. Los fondos de caja chica ¿se
manejan a través de fondos fijos?
2. ¿Se ha responsabilizado de cada
Fondo de Caja a una sola persona o
existen varias responsables?
3. Los fondos fijos de la empresa ¿son
razonables para sus necesidades?
¿Cuántos fondos de Caja Chica
existen?
4. ¿Están los desembolsos de Caja
chica debidamente respaldados por
comprobantes?
5. Los cheques de rembolso ¿Se
expiden a favor de la persona
encargada del fondo?
6. ¿Está prohibido usar los fondos de
caja para hacer efectivo cheques de
funcionarios, empleados, clientes y
otras personas?
7. ¿Se efectúan arqueos por sorpresa
por los auditores internos a algún
funcionario autorizado, periódicamente?
8. Los reembolsos de fondos ¿Son
aprobados por alguna persona que no
sea el cajero y que verifique la
corrección de los comprobantes?
9. El dinero en efectivo recaudado por
cobranzas y/o ventas ¿se remesa
diariamente y por sus totales a bancos?
10. La siguiente documentación ¿está
guardada por un empleado diferente al
cajero? a. Facturas no cobradas, b.
Letras por cobrar.
11. ¿Están todas las cuentas de bancos
y las personas que firman contra ellas
autorizadas por el Directorio?
12. ¿Existe la costumbre de notificar al
banco independientemente cuando una
persona autorizada por la firma
abandona el empleo o la compañía?
13. ¿Están registradas las cuentas
bancarias de la empresa en libros de
contabilidad?
Indique si el control interno es: ALTO ( ) MODERADO ( ) BAJO ( )
Comentarios:
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Ventajas del Cuestionario de Control Interno
Guía para evaluar aéreas críticas.
Disminución de costos.
Facilita administración del trabajo sistematizando los exámenes.
Pronta detección de deficiencias.
Desventajas del Cuestionario de Control Interno
No prevé naturaleza de las operaciones.
No permite una visión de conjunto.
Que se tome como fin y no como medio.
Podría su aplicación originar malestar en la entidad.
ÍNDICES Y MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR
Dentro de la realización de los papeles de trabajo de un auditor este se ve en la obligación de
incluir dentro de estos una serie de símbolos o abreviaciones alfabéticas que permitan que su
trabajo se encuentre más organizado y con una clara relación entre ambos al igual que un ahorro de
tiempo. En la auditoria estas abreviaciones se conocen como índices y los símbolos que se utilizan
son conocidos como marcas de auditoria; a continuación incluyo una explicación y muestro cuales
son los más usados.
Índices:
Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se
acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe
generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo.
Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué papel se trata y el
lugar que le corresponde en su respectivo archivo.
En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un
ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones.
Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:
Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y
dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevarían
números arábigos ascendentes.
Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las
cédulas analíticas dos letras mayúsculas.
Índice Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas Numérico Alfabético
y Alfabético Doble. pues se le asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble
letra mayúscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o
letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de Resultados se
indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de
mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le
asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios. En Colombia
resulta muy apropiado usar como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único
de Cuentas PUC.
Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan
números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de
los de las sumarias en múltiplos de 100.
Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice el código
correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de
las hojas de trabajo tendría un dígito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo
de Ventas 6 y Costos de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría
dos dígitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las cédulas analíticas
puede tener de 4 a 6 dígitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc.
Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por
ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con
demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y subanalíticas lo que dificulta hacer las
referencias cruzadas.
Marcas de Auditoria
Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del examen debe
quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o sub-analítica generalmente), pero esto
llenaría demasiado espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros,
sino aún para el mismo Auditor.
Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en las cédulas
o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos
especiales creados por el Auditor con una significación especial.
Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las
consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que están
bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc.
Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripción de lo realizado. En
lugar de escribir toda esta operación junto a cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o
marca de comprobación, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cédula
a manera de convención detallando todo el procedimiento realizado.
Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se
utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de
distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la
Marcas de Auditoría.
A continuación se presenta un cuadro con un ejemplo de presentación de las marcas
de auditoria, aplicadas:
AUDITORES, S.C.
CLIENTE: AUDITORIA A:
MARCA
SIGNIFICADO
¥ Confrontado con libros
§ Cotejado con documento
µ Corrección realizada
¢ Comparado en auxiliar
¶ Sumado verticalmente
© Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
« Pendiente de registro
Ø No reúne requisitos
S Solicitud de confirmación enviada
SI Solicitud de confirmación recibida inconforme
SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada
SC Solicitud de confirmación recibida conforme
S Totalizado
ã Conciliado
Æ Circularizado
Y Inspeccionado
PROGRAMA DE AUDITORIA
El programa de Auditoría, es el procedimiento a seguir, en el examen a realizarse, el
mismo que es planeado y elaborado con anticipación y debe ser de contenido flexible,
sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados en cada Auditoría estén
de acuerdo con las circunstancias del examen.
El Programa de Auditoría, significa la tarea preliminar trazada por el Auditor y que se
caracteriza por la previsión de los trabajos que deben ser efectuados en cada servicio
profesional que presta, a fin de que este cumpla íntegramente sus finalidades dentro de las
Normas Internacionales de Auditoría (NIA). El programa de Auditoría o plan de Auditoría,
es el resultado que se desea obtener, la linea de conducta a seguir dentro de los principios y
preceptos de la Auditoría. El programa de Auditoría, es la línea de conducta a seguir, las
etapas a superar, los medios a emplear. Es una especie de cuadro anticipado en el cual los
acontecimientos próximos se han previsto con cierta precisión, según la idea que uno se ha
formado de ellos.
El método a emplearse en la elaboración del plan o programa de Auditoría, según
apreciación de los Contadores Públicos Colegiados que se dedican a la Auditoría, debe ser
preparado especialmente para cada caso, ya que no existen dos casos de Auditoría
exactamente iguales, así como es imprescindible dar a cada Programa de Auditoría la
autonomía necesaria. En la preparación del programa de Auditoría se debe tomar en cuenta:
1.- Las Normas de Auditoría.
2.- Las Técnicas de Auditoría.
3.- Las Experiencias Anteriores.
4.- Los Levantamientos Iniciales.
5.- Las Experiencias de Terceros.
El hecho de no existir una norma o patrón para la elaboración del plan o programa de
auditoría, no excluye la existencia de normas generales que se aplican a todos los casos y
que constituyen los fundamentos de la técnica de la auditoría en un determinado sector. Lo
que no se debe perder de vista es que el programa de auditoría debe ser una guía segura e
indicadora de lo que deberá ser hecho y posibilite la ejecución fiel de los trabajos de buen
nivel profesional, que acompañe el desarrollo de tal ejecución. Un programa de Auditoría,
es un procedimiento de revisión lógicamente planeado. Además de servir como una guía
lógica de procedimientos durante el curso de una auditoría, el programa de Auditoría
elaborado con anticipación, sirve como una lista de verificación a medida que se desarrolle
la auditoría en sus diversas etapas y a medida que las fases sucesivas del trabajo de
Auditoría se terminen. El programa de Auditoría, deberá ser revisado periódicamente de
conformidad con las condiciones cambiantes en las operaciones del Cliente y de acuerdo
con los cambios que haya en los principios, normas y procedimientos de auditoría. Al
planear un programa de auditoría, el auditor debe hacer uso de todas las ventajas que le
ofrecen sus conocimientos profesionales, su experiencia y su criterio personal.
En resumen se puede decir que el programa de auditoria es el compendio ordenado y
clasificado de los procedimientos de auditoría, que se han de utilizar, la extensión y la
oportunidad en que se han de aplicar en el trabajo de auditoría. El programa de auditoría
contiene los pasos, procedimientos y verificaciones (concretos en cientos casos) que debe
seguir el personal de auditoría al realizar su trabajo.
Objetivos
a) Ayuda a desarrollar el trabajo con pasos específicos para alcanzar los objetivos
planteados.
b) Sirve de guía en la aplicación de los procedimientos de auditoría y en la obtención
de evidencia.
c) Asegurar la aplicación de los procedimientos mínimos, para alcanzar el grado
requerido de calidad de la auditoría a realizar.
Importancia
a) Promueve la aplicación de las técnicas y procedimientos mínimos necesarios.
b) Permite controlar actividades y establecer responsabilidades.
c) Constituye una metodología para la aplicación de las técnicas y los procedimientos
de auditoría.
d) Orientan al auditor para obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente.
Obligatoriedad
Cada auditoría debe realizarse con base en un programa de auditoría, que guarde
relación con los objetivos institucionales, y los objetivos específicos del trabajo.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE TRABAJO
Programas Generales
Los programas generales de trabajo, son aquellos que elabora el auditor interno y
cuyo contenido consiste en las principales fases del trabajo a realizar o de su revisión.
Durante la realización del trabajo de campo, se completarán estos programas de acuerdo a
las circunstancias y aspectos especiales a cubrir en cada área. Estos detallan los
procedimientos a seguir, en situaciones o actividades que se consideran aplicables a todos
los grupos de instituciones, áreas, departamentos, secciones.
Programas Específicos
Los programas específicos de trabajo, consisten en una lista detallada y
predeterminada de procedimientos de auditoría ejecutar en cada área y que el equipo de
auditoría deberá cumplir lo más estrictamente posible a través de todo el proceso.
El auditor a cargo utilizará durante sus actividades programadas en su plan de trabajo,
programas específicos, que tengan un elevado grado de precisión que se apeguen a la
estructura y funcionamiento de la institución donde debe realizar el trabajo.
Por lo anterior, son programas que se preparan específicamente para cada situación
particular, y contienen los procedimientos y el grado de detalle conveniente.
El auditor a cargo es el responsable de diseñar un adecuado programa de auditoría, se
pretende con esto, garantizar que se cuente con los procedimientos suficientes que permitan
alcanzar los objetivos planificados. En la etapa del trabajo de campo, deberá controlar el
programa y realizar los cambios y ajustes al mismo de acuerdo a las circunstancias que se
presenten, verificar el avance del programa, resguardar el programa con la confidencialidad
que requiera. Además el personal asignado al trabajo de auditoría, debe participar del
cumplimiento del programa de trabajo de acuerdo a los lineamientos establecidos, ejecutar
el trabajo y obtener la evidencia.
La entidad examinada deberá proporcionar todas las facilidades, la información y
aclaración que los auditores requieran para la elaboración y aplicación del programa de
auditoría.
CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA
Encabezado
a) Identificación:
Nombre de la institución o entidad examinada y el tipo de documento a que se refiere,
es decir, programa de auditoría.
b) Índice:
Sirve para identificar el programa de auditoría y se ubica en la parte superior derecha,
se puede adicionar el índice asignado a la cuenta o área a que corresponde el examen.
c) Área o cuenta:
Identifica el área, departamento o cuenta utilizada.
d) Tipo de auditoría a realizar:
Identifica la clase de auditoría que se va a efectuar.
e) Periodo a examinar:
Identifica el periodo de tiempo que abarca la auditoría.
Cuerpo del Programa:
a) Definición:
Se refiere a la descripción del contenido de la cuenta, según el manual de
contabilidad.
b) Objetivos:
Son los objetivos específicos que se espera alcanzar luego del análisis de determinada
área
c) Procedimiento de auditoría:
Son los pasos que se aplicarán en el análisis o evaluación del área o cuenta, según el
tipo de auditoría a realizar, para obtener la evidencia que sustentará el informe.
Fecha y Firma de Responsabilidad:
El programa de auditoría llevará la fecha de su elaboración y la firma del auditor que
lo preparó.
PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO
Recopilación de Información:
Consiste en buscar la mayor cantidad de información que permita tener una idea clara
de lo que se va a evaluar.
a) Plan del trabajo de auditoría.
b) La identificación de las fuentes de evidencia de auditoría.
c) La revisión de los informes anteriores, tanto de auditores internos como de
auditores independientes.
d) El programa de auditoría del año (s) anterior (es) según sea la conveniencia.
Definición de Objetivos:
Los objetivos son los productos que se quieren alcanzar en la auditoría, para lo cual
hay que tomar en cuenta la identificación del hecho o área a examinar, la revisión de
antecedentes y archivos.
Selección de Técnicas y Procedimientos
El camino para la obtención de evidencia suficiente, competente y pertinente; se
selecciona de acuerdo a:
a) Los objetivos y alcance del trabajo.
b) La magnitud y el hecho que se examinará.
c) La oportunidad de su aplicación.
d) Las limitaciones inherentes.
Establecimiento de Muestras
Identificar las posibles áreas críticas, que servirá de base para establecer el tamaño de
la muestra (número de operaciones que deben realizarse) para lo que se debe tomar en
cuenta:
a) ¿Qué es lo que abarca la muestra (definición del universo y la unidad de muestreo)
b) ¿Cómo se realizará el muestreo, del método de muestreo estadístico, el uso de
programas de computación, etc.)
Uso de Formularios:
Se procede a especificar los procedimientos de auditoría al nivel de detalle que las
circunstancias requieran, utilizando los formularios diseñados para tal efecto o los reportes
predefinidos por el sistema de cómputo a utilizar.
Distribución del Trabajo:
Incluye la programación individual de tareas para auditores, haciendo la distribución
del trabajo de acuerdo al tiempo presupuestado y a la experiencia de los miembros del
equipo.
Ejecución del Programa
La ejecución del programa de auditoría se basa en el programa de actividades,
permite la obtención de hechos relacionados con el asunto que se examina. Se elaboran
papeles de trabajo y se obtiene la evidencia suficiente, competente y pertinente para
respaldar el informe.
Seguimiento y Control del Programa
Se deberá llevar un adecuado seguimiento para comprobar el cumplimiento del
programa de auditoría, su aplicación en todas las fases, para disponer de criterios que
permitan realizar las modificaciones que sean necesarias.
Cambios y Ajustes:
Las modificaciones al programa de auditoría pueden surgir por:
a) Iniciativa del auditor a cargo del trabajo, con base en la revisión del avance del
programa.
b) Solicitado por la máxima autoridad de la entidad examinada.
c) Cambios en el personal clave de la entidad examinada.
d) Posibles eventualidades.
Finalidad del Programa de Trabajo
El programa de auditoría tendrá las siguientes finalidades:
a) Facilitar el cumplimiento ordenado de los procedimientos y evaluaciones de
naturaleza análoga.
b) Servir de guía con el propósito de evitar, en lo posible, que se incurra en omisiones
o repeticiones.
c) Ahorra tiempo a los auditores.
d) El programa de trabajo será utilizado con un grado razonable de flexibilidad.
e) El programa de trabajo puede sufrir limitaciones en cuyo caso el auditor a cargo
deberá aplicar su experiencia y sentido común para suplir cualquier limitación.
ALCANCE DE AUDITORIA
Es el marco o límite de la auditoría y las materias, temas, segmentos o actividades
que son objeto de la misma.
Dentro de sus objetivos se tienen que plasmar el asesoramiento a la gerencia con el
propósito de:
1. Delegar efectivamente las funciones.
2. Mantener adecuado control sobre la organización.
3. Reducir a niveles mínimos el riesgo inherente.
4. Revisar y evaluar cualquier fase de la actividad de la organización, contable, financiera,
administrativa y operativa.
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