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¡¡¡BIENVENIDOS!!!¡¡¡BIENVENIDOS!!!
Rueda 2, Año1: Rueda 2, Año1: Proyecto EDUGÉSProyecto EDUGÉS
ConsultorConsultor
AFHA grupo de asesores y consultoresAFHA grupo de asesores y consultores
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PROGRAMA DE LA SESIÓNPROGRAMA DE LA SESIÓN
Parte 1: Objetivos del Proyecto EdugésParte 1: Objetivos del Proyecto Edugés Parte 2: La Gestión por Procesos. Conceptos generales. Parte 2: La Gestión por Procesos. Conceptos generales.
Clasificación y Mapa de ProcesosClasificación y Mapa de Procesos Parte 3: Estructura Organizativa del Centro. OrganigramaParte 3: Estructura Organizativa del Centro. Organigrama DINÁMICA: Definición de un Catálogo de Procesos de un Centro DINÁMICA: Definición de un Catálogo de Procesos de un Centro
Educativo. Clasificación de Procesos Clave, de Soporte y Educativo. Clasificación de Procesos Clave, de Soporte y Estratégicos. Elaboración del MAPA de Procesos.Estratégicos. Elaboración del MAPA de Procesos.
REVISIÓN DE TAREAS: Definición Misión, Visión y Valores REVISIÓN DE TAREAS: Definición Misión, Visión y Valores “ajustados”. Estructura organizativa para la Gestión de Calidad.“ajustados”. Estructura organizativa para la Gestión de Calidad.
TAREA DE MEJORA: Elaboración del Organigrama del Centro. TAREA DE MEJORA: Elaboración del Organigrama del Centro. Elaboración del Catálogo y Mapa de Procesos de cada Colegio.Elaboración del Catálogo y Mapa de Procesos de cada Colegio.
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Parte 1: Parte 1: Presentación ObjetivosPresentación Objetivos
PROYECTO EDUGÉSPROYECTO EDUGÉS
JORNADA 2 PROYECTO EDUGÉSJORNADA 2 PROYECTO EDUGÉS
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Alu
mn
os / Fa
milia
s
A P
C DMisión, Visión y ValoresRecursos G.C.CPlan de Mejora
Revisión Dirección
EncuestasPlan de SeguimientoNo Conformidades
ReclamacionesAcc. Correctivas y Pr
Auditor. Internas
PersonalInfraestructura
Mapa ProcesosFichas de Procesos
(Proceso Clave)Procedimientos(Subprocesos)
Satisfacción
Requisitos
Entrada Salida
Gestión Documental (Documentos / Registros)
Alu
mn
os / Fa
milia
s
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PLANES DE MEJORA(Grupos de Mejora)
PLAN DE SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
M/V/V
MAPA PROCESOS
FICHAS DE PROCESOS(Procesos Clave)PROCEDIMIENTOS
(Subprocesos)
ProyectoCurricular
ObjetivosEstratégicos:Relación con
Titular del Centro
PlanificaciónNuevas Líneasy Actividades
GestiónPresupuestaria
ProcesosPedagógicos
“en aula”
Tutoría yseguimiento
alumnos
ActividadesExtra-escolares
PastoralAtención
de padres yfamiliares
Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.)
Organizaciónde Personal
(Planificaciónde Horarios)
Administraciónde RecursosEconómicos
Relacionesy despacho con
la Admón.
Mantenimientode
instalaciones
Marketing Educativo
DC
PA
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Parte 2: Parte 2: La Gestión por Procesos: La Gestión por Procesos:
Conceptos generales.Conceptos generales.Clasificación y Clasificación y
Mapa de ProcesosMapa de Procesos
RUEDA 2 PROYECTO EDUGÉS RUEDA 2 PROYECTO EDUGÉS
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Definición general PROCESO:
Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el
cliente (destinatario del proceso)cliente (destinatario del proceso)
Según el tamaño de las actividades, incluiremos prefijos: Según el tamaño de las actividades, incluiremos prefijos:
““sub”proceso, “micro”proceso, “macro”proceso, etc.sub”proceso, “micro”proceso, “macro”proceso, etc.
PROCESO
Proveedores
ENTRADAS(INPUTS)
Clientes
SALIDASSALIDAS(OUTPUTS)(OUTPUTS)
RECURSOSRECURSOS
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GESTIÓN POR PROCESOSGESTIÓN POR PROCESOS
Constituye un sistema de trabajosistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continuamejora continua del funcionamiento de las actividades de una organización, mediante la identificación y selección de procesos y la descripción, documentación y mejora de los mismos.
El Centro debe conocer perfectamente sus procesos y éstos deben llevarse a cabo teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de sus clientesnecesidades y expectativas de sus clientes (internos o externos)
Es fundamental la relaciónrelación existente entre los procesos de gestión y su organigramaorganigrama
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GUÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS GUÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS Definir el organigrama del CentroDescribir las funciones/puestos relacionados con el
organigramaDefinir las actividades de cada función/puestoRepartir las actividades en procesos estratégicos / claves / de
soporte.Interrelacionar los procesos (realizar el MAPA DE
PROCESOS)Establecer para cada proceso sus indicadores y sistema de
medidaDeterminar los Factores Críticos de Éxito (FCE’s) del
Centro, y los procesos críticos relacionados
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ETAPAS PRÁCTICAS PARA LA ETAPAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS GESTIÓN POR PROCESOS
Identificaciónde Procesos
Inventariode Procesos
Clasificaciónde Procesos
Mapa deProcesos
Selección deProcesos
La GESTIÓN DE PROCESOS constituye un sistema de trabajo La GESTIÓN DE PROCESOS constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades del Centro Educativo, mediante la identificación y actividades del Centro Educativo, mediante la identificación y selección de procesos desarrollados por el Centro, y la selección de procesos desarrollados por el Centro, y la descripción, documentación y mejora de los mismos.descripción, documentación y mejora de los mismos.
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IDENTIFICACIÓN DE PROCESOSIDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Identificaciónde Procesos
Inventariode Procesos
Clasificaciónde Procesos
Mapa deProcesos
Selección deProcesos
No confundir los procesos con personas o departamentos
Debemos identificar el FLUJO de las propias actividades
PRIMERO, realizar un análisis de las principales actividades desarrolladas por la Organización
Pudieran ser “Procesos”, a partir de los cuales se desarrollen otros procesos de “segundo nivel” (“subprocesos”)
Al avanzar en el análisis es necesario identificar las DEPENDENCIAS entre éstos
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CLASIFICACIÓN DE PROCESOSCLASIFICACIÓN DE PROCESOS Identificaciónde Procesos
Inventariode Procesos
Clasificaciónde Procesos
Mapa deProcesos
Selección deProcesos
PROCESOS ESTRATÉGICOS. Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organización, para emitir las guías adecuadas al resto de procesos de la organización y asegurar la respuesta a las necesidades demandadas.
PROCESOS CLAVE. Procesos que tienen contacto directo con el cliente, de hecho son los procesos a partir de los cuales el cliente percibirá y valorará la calidad de nuestro Centro
PROCESOS DE SOPORTE. Procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios, para poder generar el valor añadido deseado por el cliente
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INVENTARIO DE PROCESOSINVENTARIO DE PROCESOS Identificaciónde Procesos
Inventariode Procesos
Clasificaciónde Procesos
Mapa deProcesos
Selección deProcesos
Elaboración de un CATÁLOGO DE PROCESOS (puede ser conveniente citar Procesos y Subprocesos)
Debe indicarse: TÍTULO o nombre identificativo del Proceso
Clasificación o TIPO de Proceso
Suele representarse en forma de TABLA
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MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS Identificaciónde Procesos
Inventariode Procesos
Clasificaciónde Procesos
Mapa deProcesos
Selección deProcesos
Elaboración de un DiagramaDiagrama en el que se reflejan las categorías e interrelaciones entre los procesos identificados y clasificados.
Es una herramientaherramienta de gran utilidad para la Dirección del Centro: representa una visión global del Proceso Educativovisión global del Proceso Educativo
Antes de su representación gráfica, es necesario definir la INTERRELACIÓN DE PROCESOSINTERRELACIÓN DE PROCESOS, esto es:
Qué dependencia o precedencia cronológica existe entre procesos
Qué procesos suministran recursos necesarios a otros procesos
Qué, proceso, es “ENTRADA/SALIDA” de otro
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DemandasDemandasGrupos Grupos Interés:Interés:-ClientesClientes-PersonalPersonal-PropiedadPropiedad-SociedadSociedad-LegislaciónLegislación
P. ESTRATÉGICOS(PLANIFICACIÓN)
P. CLAVE(Atención directa
al cliente)
P. SOPORTE(GESTIÓN)
EXTERIOR
LA ORGANIZACIÓN COMO CONJUNTO DE PROCESOSLA ORGANIZACIÓN COMO CONJUNTO DE PROCESOS
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MAPA DE PROCESOS: EjemplosMAPA DE PROCESOS: Ejemplos
ProyectoCurricular
ObjetivosEstratégicos:Relación con
Titular del Centro
PlanificaciónNuevas Líneasy Actividades
GestiónPresupuestaria
ProcesosPedagógicos
“en aula”
Tutoría yseguimiento
alumnos
ActividadesExtra-escolares
PastoralAtención
de padres yfamiliares
Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.)
Organizaciónde Personal
(Planificaciónde Horarios)
Administraciónde RecursosEconómicos
Relacionesy despacho con
la Admón.
Mantenimientode
instalaciones
Procesos Estratégicos Procesos Clave Procesos de Soporte
MP-02: Mapa Procesos Colegio ESTÁNDAR Fecha:30-09-01
Marketing Educativo
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SELECCIÓN DE PROCESOSSELECCIÓN DE PROCESOS Identificaciónde Procesos
Inventariode Procesos
Clasificaciónde Procesos
Mapa deProcesos
Selección deProcesos
Es necesario PRIORIZAR la sistematización y mejora de los procesos
Determinar los FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (FCE’s) del Centro: aquellos que inciden directamente en la satisfacción del cliente, contribuyen al desarrollo de la Misión y Visión del Centro
Empleo de matricesmatrices para la determinación del Índice de Índice de Prioridad:Prioridad: impacto sobre el cliente, volumen de trabajo, facilidad de implantación, consumo de recursos, etc.
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Parte 3: Parte 3: Estructura Organizativa del Estructura Organizativa del
Centro. Organigrama del Centro. Organigrama del CentroCentro
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Concepto
Un organigrama es la
representación gráfica de la
estructura orgánica de una
organización
Objeto
Son el instrumento idóneo
para plasmar la
composición de una
organización
Criterios fundamentales para su preparación
• Precisión
• Sencillez
• Uniformidad
• Presentación
• Vigencia
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VENTAJAS1. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo en el Centro. 2. Muestra quién depende de quién.
3. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las
relaciones de trabajo del Centro4. Son apropiados para lograr que los principios de la
organización operen 5. Indica a la Dirección y al personal nuevo la forma como se
integran a la organización
DIRECCIÓNDIRECCIÓN
DIRECCIÓNDIRECCIÓN
DIRECCIÓNDIRECCIÓN
DEPTO.DEPTO.
DEPTO.DEPTO.
DEPTO.DEPTO.
DEPTO.DEPTO.
DEPTO.DEPTO.
DEPTO.DEPTO.
DEPTO.DEPTO.
DIR. GENERALDIR. GENERAL
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ORGANIGRAMA VERTICALORGANIGRAMA VERTICAL
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ORGANIGRAMA HORIZONTALORGANIGRAMA HORIZONTAL
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ORGANIGRAMA MIXTO ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTALVERTICAL/HORIZONTAL
DEPTO. ADEPTO. A DEPTO. A
DEPTO. B
DEPTO. A DEPTO. A
DEPTO. BDEPTO. BDEPTO. BDEPTO. B
DEPTO. CDEPTO. C
DEPTO. D
DEPTO. CDEPTO. C DEPTO. C
DEPTO. E
DEPTO. D DEPTO. D DEPTO. D
DIR. GENERAL
DIRECCIÓN A DIRECCIÓN B DIRECCIÓN C DIRECCIÓN D DIRECCIÓN E
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Símbolos y ReferenciasLÍNEAS LLENAS 1.- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que
indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
2.- Las líneas llenas verticales:: indican autoridad sobre. 3.- Las líneas llenas horizontales: señalan especialización
y correlación 4.- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y
encima del recuadro indica mando 5.- Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura
geométrica indica relación de apoyo
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OTROS1.-Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas
que indican relación de coordinación y relaciones funcionales
2.-Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero
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RELACIÓN LINEAL IRELACIÓN LINEAL I
INCORRECTO CORRECTO
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RELACIÓN LINEAL IIRELACIÓN LINEAL II
INCORRECTO CORRECTO
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RELACIÓN LINEAL IIIRELACIÓN LINEAL III
INCORRECTO CORRECTO
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Parte 4: Parte 4: TAREA para la MEJORA:TAREA para la MEJORA:Definición del MAPA DE Definición del MAPA DE
PROCESOS de cada COLEGIO PROCESOS de cada COLEGIO
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PLAZOS TAREAS Jornada 2PLAZOS TAREAS Jornada 2
Envío de los Resultados de las Tareas realizadas:
a) Catálogo de Procesos del Centrob) Mapa de Procesos del Centroc) Organigrama del Centro
PLAZO DE ENTREGA TAREAS (e-mail):
Aprox.: una semana antes próxima jornadaDía:
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