organigramas

CONCEPTO DE ORGANIGRAMA

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría.

FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

• Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

• Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

• Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

1. Los cargos existentes en la compañía.2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.3. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman[2].

o Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2].

o Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado [2].

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3].

o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].

o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].

o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación [3].

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].

Ejemplo:

o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2].Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2].

Ejemplo:

o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es

de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].

Ejemplo:

o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].

o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].

o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].

o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].

o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de

igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].

DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS

Figuras usadas en los organigramas

Las unidades administrativas se representan por rectángulos y las relaciones por líneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto número de rectángulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que están colocados y conectados por líneas, las cuáles indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relación que los liga.

Los organigramas funcionales incluyen, además, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades.

Las etiquetas o descripciones de los rectángulos indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad. La gráfica indica el criterio con que se han dividido las actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupación de los segmentos de trabajo). La gráfica indica no sólo a los gerentes y subordinados individuales, sino también toda la jerarquía gerencial. Todos los empleados que están bajo las órdenes de un mismo

individuo se encuentran en un idéntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.

Representación de las unidades

Para representación de las unidades conviene usar siempre rectángulos. No es recomendable el uso de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que hacen más difícil la comprensión del organigrama.

No es necesario hacer unos rectángulos más grandes que otros para destacar la importancia de alguna unidad. Ésta se la da su colocación en el organigrama y su relación con las demás unidades.

En el diagrama, además de anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo represente, conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del diagrama.

En los organigramas complementarios y analíticos, en que se representan todos los puestos, conviene anotar en el ángulo inferior derecho interno del rectángulo, el número de plazas que integra el puesto.

Forma

Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades.

Dimensión

Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes.

Colocación de las figuras

La ubicación de las figuras en el gráfico debe apegarse a las siguientes consideraciones:

En diferente nivel jerárquico

La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.

Sector Público.

Por lo general, en la administración central estos niveles son:

Primer nivel Secretario

Segundo nivel Subsecretario

Tercer nivel Oficial mayor

Cuarto nivel Dirección general

Quinto nivel Dirección de área

Sexto nivel Subdirección de área

Séptimo nivel Departamento

Octavo nivel Oficina

Noveno nivel Sección

Décimo nivel Mesa

En la administración paraestatal:

Primer nivel Asamblea general

Segundo nivel Consejo de administración

Tercer nivel Dirección general o su equivalente

Cuarto nivel Dirección divisional o su equivalente o gerencia

Quinto nivel Dirección de área, subdirección o subgerencia

Sexto nivel Departamento

Séptimo nivel Oficina

Octavo nivel Sección

Noveno nivel Mesa

Sector privado

Los niveles de uso generalizados en este sector son:

Primer nivel Asamblea de accionistas

Segundo nivel Consejo de administración

Tercer nivel Dirección general

Cuarto nivel Subdirección o gerencia general

Quinto nivel Dirección o gerencia divisional

Sexto nivel Departamento

Séptimo nivel Oficina o área operativa

En el mismo nivel jerárquico

Numeración empleada en la estructura orgánica. Se deben presentar primero las unidades sustantivas u operativas, y a continuación las adjetivas o de apoyo. Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que se les asignan las funciones derivadas del instrumento jurídico de creación, en tanto que a las unidades adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y/o de carácter técnico para soportar a las sustantivas.

Participación o secuencia de actividades

Cuando la distribución de unidades administrativas se hace conforme al procedimiento general de trabajo de la organización o en relación con los procedimientos establecidos para atender en forma particular todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las prioridades establecidas.

Según la cobertura de funciones

Cuando para el acomodo en el gráfico se considera, adicionalmente a los criterios citados, la posible sustitución de órganos o funciones.

DISEÑO Y ADMINISTRACION DE FORMULARIOS

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño.

Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?

¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?

¿Son necesarias todas las copias previstas?

¿Es lógica la secuencia de los datos?

¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos está reducida al mínimo?

¿Está autorizado el diseño del formulario?

¿Cuál es el departamento origen?

¿Cuál es la finalidad del formulario?

¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?

¿Es necesario un subtitulo?

¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?

¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?

¿Debe tener el formulario un número de serie?

¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?

¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya existentes?

Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carácter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.

Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.

Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales.

Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real.

Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.

Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima fase:

¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario?

¿Se encuentra en una posición adecuada?

¿Los datos fijos se comprenden fácilmente?

¿El lenguaje es claro?

¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren?

¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?

¿Las líneas son las adecuadas?

¿Se han aplicado las líneas adecuadamente?

¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?

¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo?

¿Se identifican todas las copias del formulario?

¿Está el formulario identificado mediante un código numérico?

Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:

¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria?

¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico?

¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?

¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales?

¿Se han especificado correctamente los márgenes?

¿Los títulos, números y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario?

¿Viene el formulario identificado con un número impreso?

¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su auto-seguimiento?

¿Se usan casillas "A" y "Desde"?

Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.

Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, número de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.

REGLAS BASICAS PARA LA ELABORACION DE FORMULARIOS

Se entiende por diseño de modelos al proceso de definición del conjunto de elementos y características que conforman su estructura para su elaboración:

1. Encabezamiento: se encuentra en la parte superior donde aparece la información de identificación y control y datos generales que se consignan una sola vez y que son válidos para todo el contenido del modelo. Ejemplo: identificación del organismo (nombre, dirección, teléfono, etc.), nombre y código del modelo, fecha, número de control, etc.

2. Cuerpo: está constituido por su parte central que es donde aparece la información básica y su contenido, forma de organización, etc., que estará de acuerdo con el tipo de modelo de que se trate siendo un factor fundamental en su diseño le hecho que se trate de un modelo a llenar a mano o por medios mecánicos ya que en uno u otro caso el espaciado, colocación de los datos, etc., será diferente. En sentido general se puede señalar que el cuerpo debe tener estructura que facilite su preparación y su lectura y que debe presentarse la información en forma clara y precisa evitando las confusiones de conceptos y procurando hacer resaltar los datos importantes.

3. Pie: lo constituye la parte inferior donde generalmente se colocan los datos o elementos de control, tales como firmas, fecha, número de identificación, etc. Nótese que algunos datos se pueden colocar indistintamente en el encabezado o el pie. En algunos casos la par te inferior del modelo se usa como talón desprendible que puede emplearse como recibo de entrega, etc.

4. Tan pocos como sea posible

5. Tantos como sean necesarios

6. Simultanear necesidades

7. Evitar duplicidades Breves, claros y acordes al medio

PROGRAMACION Y SIMPLICACION DEL TRABAJO

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia

iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza

dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo.

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la

labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que

sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier

método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo

requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como

una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda

organización.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel

organizacional se encuentran los siguientes:

- Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya

sea mental o física.

- Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la

redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una

actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.

- Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.

- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.

http://www.monografias.com/trabajos26/organigramas/organigramas.shtml

http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoria-formularios.shtml#dise%C3%B1o

http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/como-simplificar-la-labor-productiva-dentro-de-la-organizacion.htm