oficina de proyectos
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Creación oficina de proyectos
Por: Geovanny Naranjo Noguera Máster en Proyectos. Universidad de Sydney Australia
Temas
• ¿Por qué?
• Marco Teórico
• Estado Actual
• Estado deseado
• Plan de Acción
Plan de Acción: Misión
Unidad de Planeación y Proyectos
Actuar como unidad de soporte paratodas las áreas de la organización, comorespaldo en la administración deproyectos dentro del plazo, costo ycalidad requeridos, a través de métodos yprocesos establecidos.
Se define el propósito de la Unidad de Planeación y Proyectos,dependiendo la función que vaya a desempeñar en la organización.
Causas de las fallas de los proyectos
Fuente: The Standish group, The Chaos study
Qué es una Oficina de Proyectos
• Es una unidad de servicio queprofesionaliza efectivamente elliderazgo de proyectos para laOrganización.
• Es un centro de competencia y unrepositorio de información demejores prácticas y metodologías.
• Tiene el potencial de asumir una ovarias de las siguientes funciones:
– Evaluación de recursos
– Metodología estándar
– Planeación de proyectos
– Gerencia de proyectos
– Revisión y análisis de proyectos
Plan de Acción para la Oficina de Proyectos
ImplementaciónDesarrollo de la
capacidad
Mercadeo e
introducción en la
organización
PlaneaciónEvaluación del
estado actual
Mejoramiento continuo
Marco Teórico: Modelo de Madurez
•Proyectos ocurren sin lógica estratégica
• Pobre iniciación
• Pobre comunicación
• Bajo manejo de interdependencias
• Planeación insuficiente
• Beneficios no definidos
• No estándar
•Tasa de éxito: 40%
Iniciando en PM
Conciencia en PM
Competente
Mejores
Prácticas
Para que la gestión de un proyecto tenga éxito y perdure en el tiempo es necesario desarrollar unmodelo de madurez, que contemple el camino que se va emplear para alcanzar la excelencia en ladirección de proyectos.
Marco Teórico: Modelo de Madurez
•Proyectos son iniciados formalmente
• Planes primitivos
• Varios estándares
• Poca disciplina
• Metodología introducida
• Manejo vago de involucrados
• Proyectos manejados con
procesos de negocio
Tasa de éxito: 60%
Iniciando en PM
Conciencia en PM
Competente
Mejores
Prácticas
•Metodología bien definida y soportada
• Involucrados entienden y aceptan sus
responsabilidades
• Medidas de control soportan la
administración de proyectos
• Administración de proyectos orientada al
logro de objetivos
• Control de riesgos
Tasa de éxito: 75%
Marco Teórico: Modelo de Madurez
Iniciando en PM
Conciencia en PM
Competente
Mejores
Prácticas
•Programa formal de mejoramiento continuo
• Buenas medidas de seguimiento que
generan optimización
• Proyectos altamente riesgosos manejados
exitosamente
• Respeto y soporte a los proyectos
Tasa de éxito: mayor al 75%
Marco Teórico: Modelo de Madurez
Iniciando en PM
Conciencia en PM
Competente
Mejores
Prácticas
Marco Teórico: Estado Actual
Iniciando en PM
Conciencia en PM
Competente
Mejores
Prácticas
Se analiza y determina en que estado se encuentra actualmente la organización en el tema de gestión de proyectos.
Marco Teórico: Estado Deseado
Estado Actual
• Algunos proyectos comienzan
formalmente
• Planes primitivos
• Varios estándares
• Poca disciplina
• Metodología introducida
• Manejo vago de involucrados
• Proyectos manejados con
procesos de negocio
Estado Deseado
• 70% de los proyectos
comenzados formalmente
• Proyectos con análisis de
viabilidad hecho
• Evaluación de riesgos y calidad
• Metodología utilizada en los
proyectos
• Seguimiento estructurado en
tiempo y costo
• Plan de involucrado y
comunicación
Luego de determinar la situación actual de la organización se hace la proyección al estado que se desea llegar. Ejemplo:
Plan de Acción: Estado Deseado
Definición de Metodología
Definición de documentación
Implementación PMIS
Capacitación del proceso
Acompañamiento
Método
Estándar
Conciencia lograda
Ene - Jun
Ago – Sep
Sep - DicSe estipula a dondese quiere llegar y seestablecen fechas
Plan de Acción: Estado Deseado
(2012)
(2013)
……
Iniciando en PM
Conciencia en PM
Competente
Mejores
Prácticas
Plan de Acción: Soporte de la Oficina de Proyectos
OFICINA DE
PROYECTOS
MetodologíaIdentificación de
OportunidadesViabilidad
Garantizar
Calidad
Seguimiento a
Resultados
Integración mejores
prácticasMetodología
Plan de Acción: Estructura
Definir la iniciativa
Inicio
Investigar
Oportunidades de
Negocio
Presentar estrategia de
negocio rectora del proyecto
Analizar la Viabilidad
Conoce todas las
oportunidades de
negocio o
alternativas?
No
Sí
Proyecto
viable?
No
S
íFase de planeación
Fase de Ejecución
Fase de Control
Fase de Cierre
Fin
Propuesta de
Proyecto
Plan de proyecto
Documento de
RequerimientosLista de chequeo de
evaluación
Reporte de
ReuniónDocumentos resultantes del
proyecto (manuales,
procedimientos, etc)Informe de estado de
proyecto
Control de CambiosReporte de cierre
Lista de chequeo de
cierre
Acta de entrega
Identificación
Oportunidades de
Negocio
Estudio de
Viabilidad
Pasos a seguir: Unidad Editorial
• Sesión de capacitación en proyectos y comité general de proyectos
– Designar participantes de la Unidad Editorial
• Definir que tipo de herramientas se van a emplear que corroboren en la ejecución de los proyectos:
– Boletines
– Software
• Considerar crear comité conjunto de proyectos
• Definición de metodología de comités
• Plan para Portafolio.
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