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Modelo conceptual sobre el ciclo de vida de la
información pública para efectos de su
publicación y difusión voluntaria (Transparencia
Proactiva).
Elaborado por David Fernández Mena
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
2
La necesidad de un modelo de transparencia por diseño
En la última década el acceso a la información pública ha evolucionado hasta ser
considerado un derecho fundamental por parte los ciudadanos e incluso un derecho
humano, ejercible por cualquiera sin distinción de ciudadanía. 1
La ciudadanía que demandaba acceso a la información en manos del sector público se ve
parcialmente satisfecha mediante la creación de mecanismos de acceso a la información
pública, pudiendo solicitar todos los documentos que está en manos de la administración.
Sin embargo la evolución de las tecnologías de información, el crecimiento de la cantidad
de información generada por las administraciones públicas y el aumento del interés y del
acceso a dicha información2 ha complicado el acceso por la inexistencia de procesos
estandarizados que, de manera integral, contribuyan a facilitar que toda la información
pueda ser hecha pública bajo los principios de legalidad y las prácticas de gestión eficiente.
Adicionalmente, existe una clara tendencia a liberar cantidades cada vez mayores de
información, tanto por parte del sector público como mediante colaboraciones público
privadas mediante políticas de targeted transparency o transparencia focalizada3.
El ideal en el ejercicio público es llegar a la liberación total de toda la información en
manos del sector público o full disclosure.
La transparencia proactiva en cambio, implica la liberación voluntaria de la información
que pueda ser de interés de la ciudadanía y que no esté obligado a hacer pública por el
ordenamiento jurídico4. Según avance el tiempo, una mayor cantidad de información de
diversos orígenes.
1 Comisión Interamericana de Derechos Humanos. (2007). Estudio especial sobre el Derecho de acceso a la
información. Retrieved from
http://www.cidh.oas.org/relatoria/section/Estudio%20Especial%20sobre%20el%20derecho%20de%20Acceso
%20a%20la%20Informacion.pdf 2 Las solicitudes de información se han quintuplicado desde el proceso de creación del IFAI, lo cual denota un
aumento significativo del interés. Ref: http://www.idconline.com.mx/juridico/2013/01/29/peticiones-al-ifai-
se-quintuplicaron-en-10-anos. 3 Fung, A., Graham, M., & Weil, D. (2007). Full Disclosure: The Perils and Promise of Transparency. Full
Disclosure The Perils and Promise of Transparency (p. 300). Cambridge University Press.
doi:10.1017/cbo9780511510533 4 Existe un bello debate entre la doctrina y los practicantes, al respecto del alcance de la expresión “Cualquier
otra información que sea de utilidad o se considere relevante.” del artículo 7 de la LFTAIP y el interés
existente, al ser conceptos jurídicamente indeterminados.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
3
Existen multitud de ventajas derivadas de la adopción de una política de transparencia
proactiva. Si bien es un tema que comienza a desarrollarse y sus efectos no han sido
completamente medidos, existen evidencias sobre los efectos positivos que genera:
Generación de actividad económica y empleo: La liberación de una mayor cantidad
de información apoya de manera significativa la generación de una industria basada
en la información, apoyando la generación de una economía del conocimiento5
Mayor facilidad y difusión del acceso a la información por parte de los ciudadanos.
Esto implica una mayor y superior difusión de la información, con las ventajas que
esto implica, tales como un posible ahorro de costos, eficiencia y disponibilidad
constante.6
Cumplimiento asegurado de las obligaciones de transparencia, puesto que al
implementarse una mayor publicación se asegura el cumplimiento de los mínimos.
Mayor confianza en los servidores públicos7 y mayor facilidad para combatir la
corrupción.
Cooperación con la sociedad civil mediante una constante rendición de cuentas.
Sin embargo, es consenso la necesidad de que para facilitar y ampliar la cantidad de
información a ser difundida, esta debe ser elaborada teniendo en mente el proceso por el
cual va a pasar la información, de manera que no se generen voluntaria o
involuntariamente, dificultades para su publicación.
Sin embargo se han detectado multitud de obstáculos, tanto por parte de aquellos que
quieren acceder a la información como por aquellos responsables de que la información sea
accesible, que podemos enunciar de manera general.
5 Existen diversos estudios efectuados en otras latitudes que tratan de medir el valor de la información publica
y el impacto económico que tiene el permitir la reutilización de la información del sector público, como por
ejemplo http://datos.gob.es/datos/?q=taxonomy/term/29 6 Irekia, la iniciativa del Gobierno Vasco en material de Gobierno Abierto y acceso a la información publica
ha puesto a disposición de cualquier interesado su software para facilitar 7 Licht, J. D. F. (2010). Do We Really Want to Know? Transparency and Priority Setting in Public Health
Care. 3rd ECPR Graduate Conference. Dublin. Retrieved from
http://www.ecprnet.eu/databases/conferences/papers/353.pdf
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
4
Diversidad normativa:
No existe un marco legal o normativo que permita un ejercicio unificado de estos derechos,
tanto por parte de los usuarios, directos o infomediarios, como por parte de los responsables
de la gestión y almacenamiento de la información.
El panorama legislativo en la República Mexicana es complejo debido a su naturaleza
federal así como a la novedad relativa de la materia. Existe una referencia común que es el
Articulo 68 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
9, que establece la
base legal mínima que debe ser cumplida por los distintos poderes (ejecutivos, legislativos
y judiciales) de las diferentes entidades federativas y de la misma federación. Sin embargo,
la creación e implementación de los textos legales que deben desarrollar este artículo se ha
dado de una manera irregular y diferente, generando una diversidad de modelos difícil de
clasificar10
, existiendo leyes que se aplican a los tres poderes11
, leyes que se aplican al
ejecutivo exclusivamente12
y que contienen órganos garantes con mayor o menor
capacidad. De igual manera, los textos legales contienen diferencias significativas el torno a
los conceptos y alcances de la información que no será accesible (llamándose a esta
información sensible, clasificada o reservada). Para completar el panorama, en los estados
cuya ley de acceso a la información no se aplica a los poderes legislativo y judicial, existen
otras normas o acuerdos, en ocasiones de rango inferior al de ley, que regulan el acceso a la
información en manos del sector público.
Sin embargo, la relación de textos normativos con impacto sobre el acceso a la información
pública no termina con las leyes y normas de transparencia y acceso a la información. Hay
dos familias normativas adicionales con especial impacto en la cantidad de información
accesible; las leyes y normas de protección de datos de carácter personal y las leyes (y
normas) reguladoras de archivos.
8 Un análisis sobre el contenido de la misma se puede encontrar en López-Ayllon, S. (2009). El acceso a la
información como un derecho fundamental: La reforma al artículo 6°
de la Constitución mexicana. Cuadernos de Transparencia, IFAI. Retrieved from
http://inicio.ifai.org.mx/Publicaciones/cuadernillo17.pdf 9 Artículo que ha sido recientemente reformado y que implico la reforma y nueva redacción de diversos texto
legales a nivel estatal. 10
Existen muy diversos estudios sobre el tema, siendo el más prestigiado el estudio del CIDE “Métrica de
Transparencia” cuya última versión es de 2010 y se puede encontrar en
http://www.metricadetransparencia.cide.edu/Metrica%202010.pdf aunque hay muchos estudios locales de
igual calidad y mayor cercanía al origen. 11
Estas leyes son las ultimas en generarse o reformarse como la de Baja California 12
Es el caso de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de 2002 y que actualmente solo se
aplica al ejecutivo federal, aunque existen diversas iniciativas para una ampliación de facultades.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
5
La protección de datos de carácter personal es otro derecho de nuevo cuño, manifestación
moderna del Derecho a la privacidad13
, derecho autónomo según unos14
, derivado del
mismo pero cuya implicación más directa consiste en el reconocimiento de la necesidad de
controlar los datos de carácter personal por su verdadero dueño; la persona física que es
identificada por ellos. Debido a esto, todos esos datos son considerados como información
inaccesible al amparo de las leyes de acceso a la información. En México, por razones
históricas y políticas, se ha priorizado la necesidad de desarrollar instrumentos normativos
que desarrollen el acceso a la información pública, mientras que otros países15
priorizaron
las leyes de protección de datos de carácter personal. Esto se observa en el tardío desarrollo
normativo en México de la materia16
y a su breve y poco desarrollado contenido. El
capítulo cuarto de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (en
adelante LFTAIP) dedicado a la Protección de datos personales contiene solo seis artículos
dedicados a la protección de datos personales en manos del sector público, comparados con
los 69 artículos dedicados a la materia en la Ley Federal de Protección de Datos en
Posesión de los Particulares (de aplicación nacional). Esta insuficiencia regulatoria se ha
tenido que ver solventada mediante un conjunto de reglamentos y normas elaborados por la
autoridad a cargo. La problemática sin embargo, tiene un carácter todavía mayor cuando
observamos los ordenamientos de las diferentes entidades federativas. En la mayor parte de
ellas, no existen leyes específicas de protección de datos de carácter personal17
. Un análisis
somero de las normativas de transparencia a nivel estatal, arroja como resultado la
existencia de escasez regulatoria en la materia de protección de datos personales en manos
del sector público de manera similar a la federal. De igual manera, los poderes judiciales y
legislativos no regulados bajo una ley, regulan de manera muy diferente la cuestión. El
resultado es la existencia de multitud de regulaciones y por tanto, carencia de seguridad
jurídica para los titulares de los citados datos.
Por último, muy recientemente y debido al mandato constitucional del articulo 6 fracción V,
se han empezado a crear normativas que regulan el almacenamiento y conservación de la
información administrativa. A nivel federal, se publicó recientemente la Ley Federal de
13
Davara Rodríguez, M. Á. (2007). Manual de derecho informático. Cizur Menor: Thomson Aranzadi. 14
Conde Ortiz, C. (2005) La protección de datos personales: un derecho autonomo con base e n los conceptos
de intimidad y privacidad. Dykinson, Madrid. 15
Fundamentalmente los países pertenecientes a la actual Unión Europea, que mediante La Directiva
95/46/CE se obligaron a homologar sus regímenes. 16
La primera iniciativa registrada fue en el año 2002. 17
Existen excepciones, de las cuales el caso mas notorio es el del estado de Colima que ya contaba con ley de
protección de datos aprobada en el año 2002
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
6
Archivos (en adelante LFA) que es de aplicación a la información en manos de los entes
federales. Si bien puede, vía convenio con el Archivo General de la Nación, ser aplicada a
municipios y estados, no es el caso de partida. Máxime, cuando ya existen leyes de archivos
en otras entidades federativas. 18
Sintetizando, existe una gran diversidad de marcos legales y normativos, que implican una
gran dificultad para establecer políticas de difusión de información con carácter general,
fundamentalmente para los sujetos obligados no ubicados en el nivel federal.
Falta de definición de procesos de tratamientos de la información
La carencia de leyes de archivos, multiplicidad de sujetos y escenarios19
implica que no
existe un modelo único para tratar la información, para almacenar los documentos o para
resolver los distintos trámites.
La archivística es una profesión de reciente implantación en México, tanto por la carencia
de leyes antes mencionada, por el escaso número de escuelas de archivistas y por el
desconocimiento de la necesidad de personal preparado para poder gestionar archivos,
siendo considerada labor de personal administrativo no cualificado en muchos lugares.
Falta de incentivos de los actores relevantes:
Las normas de transparencia son vistas por la mayor parte de los funcionarios públicos y
responsables de sistemas de información como una carga administrativa improductiva y
difícil de llevar, y para cuyo cumplimiento no se tienen recursos adicionales. Si bien, casi
todas las normas incluyen sanciones (lo cual puede considerarse un incentivo) no es menos
cierto que el procedimiento para la aplicación de una sanción de responsabilidad personal a
los servidores públicos es harto complejo, por lo que el escarnio público vía resoluciones o
publicaciones por la falta de cumplimiento suele ser más eficiente. De la misma manera, la
incomprensión por políticas de archivo homologadas y la intangibilidad de su resultado
dificultan un cumplimiento cabal de la normativa de transparencia.
18
Tal es el caso, por ejemplo, del Distrito Federal, que cuenta con su propia Ley de Archivos aprobada en
2008. http://www.infodf.org.mx/web/index2.php?option=com_content&do_pdf=1&id=243 19
El número de entidades es difícilmente calculable y requeriría un estudio específico. De acuerdo al INEGI
existen 2,457 municipios, cada cual con organismos que serán sujetos obligados, mas sus equivalentes
estatales, las los demás sujetos obligados.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
7
Destinatarios:
Debido a esta gran diversidad, se ha optado por generar un mecanismo de aplicación
general. Un modelo que aspira a poder ser aplicado en cualquier organismo de
naturaleza pública, en incluso privada, sin estar basado en el marco local de una ley
concreta, federal o estatal, sin perjuicio de que apoye a su mejor cumplimiento, y que
a su vez esté basado en las mejores prácticas y normas internacionales.
A su vez, la simplicidad debe de ser un valor importante para un modelo de esta naturaleza,
cuya aspiración es que pueda ser aplicado tanto en organizaciones de gran tamaño como en
pequeños municipios que estén empezando a digitalizar sus procesos de información un
posible mecanismo sencillo y eficiente para que cualquier organización pueda conocer los
mínimos necesarios para poder implementar políticas de Transparencia Proactiva. Para la
aplicación de estas políticas, es necesario incidir en diversos aspectos, tecnológicos,
normativos y de capacidades del personal involucrado a lo largo de todo el ciclo de vida de
la información.
A estos efectos, el modelo estará basado en una serie de principios que nutrirán al modelo.
La creación y adopción del modelo, deberá siempre cumplir con el mayor rigor posible
todos estos principios.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
8
El Modelo de “Privacidad por Diseño”
La inspiración en los principios de este modelo, es el enfoque de “Privacidad por diseño”
(PbD por sus siglas en Inglés) generado la doctora Ann Cavoukian, de la Comisión de
Privacidad de Ontario (Canadá),el cual persigue por objeto apoyar a los diseñadores de
sistemas que trabajen con datos de carácter personal a cumplir mejor con su objetivo. La
finalidad de este modelo, consiste primordialmente en incluir (embedding) prácticas de
privacidad a cada fase del diseño de un sistema que vaya a trabajar con datos de carácter
personal de manera proactiva, por defecto, y que alcance a todo el ciclo de vida de la
información así como a todos los elementos que lo conforman.
Fuente: Privacy by Design
El modelo de PbD emplea una serie de principios fundacionales20
que van a ser la base de
su aplicación a cada caso en concreto, y que a continuación reproducimos:
“1. Proactivo, no Reactivo; Preventivo no Correctivo
El enfoque de Privacidad por Diseño está caracterizado por medidas proactivas, en vez de
reactivas.
2. Privacidad como la Configuración Predeterminada
20
http://privacybydesign.ca/about/principles
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
9
Todos podemos estar seguros de una cosa – ¡Lo predeterminado es lo que manda! La
Privacidad por Diseño busca entregar el máximo grado de privacidad asegurándose de que
los datos personales estén protegidos automáticamente en cualquier sistema.
3. Privacidad Incrustada en el Diseño
La Privacidad por Diseño está incrustada en el diseño y la arquitectura de los sistemas de
Tecnologías de Información y en las prácticas de negocios.
4.Funcionalidad Total –”
Privacidad por Diseño evita la hipocresía de las falsas dualidades, tales como privacidad
versus seguridad, demostrando que sí es posible tener ambas al mismo tiempo.
5. Seguridad Extremo-a-Extremo – Protección de Ciclo de Vida Completo
Habiendo sido incrustada en el sistema antes de que el primer elemento de información
haya sido recolectado, la Privacidad por Diseño se extiende con seguridad a través del ciclo
de vida completo de los datos involucrados.
6. Visibilidad y Transparencia – Mantenerlo Abierto
Privacidad por Diseño busca asegurar a todos los involucrados que cualquiera que sea la
práctica de negocios o tecnología involucrada, está en realidad esté operando de acuerdo a
las promesas y objetivos declarados.
7. Respeto por la Privacidad de los Usuarios – Mantener un Enfoque Centrado en el
Usuario
Por encima de todo, la Privacidad por Diseño requiere que los arquitectos y operadores
mantengan en una posición superior los intereses de las personas, ofreciendo medidas tales
como predefinidos de privacidad robustos, notificación apropiada, y facultando opciones
amigables para el usuario.”
Es por esto, que con el enfoque de PbD como inspiración, y buscando la aplicación de su
filosofía e ideas, con el objetivo de favorecer el incremento de la información publicada por
el sector público con el mayor respeto a las demás obligaciones existentes en la regulación,
se generó un modelo de transparencia por diseño, para llevar a la práctica las ideas ya
existentes en la materia y mencionadas en ocasiones por los expertos e integrantes de la
comunidad académica de acceso a la información publica21
. Este modelo se inspira en él
por tener un único objetivo concreto (e incluso lo complementa) que es facilitar la
publicación de información pública de la manera más eficiente posible, lo cual debe
21
Tal y como por ejemplo http://es.scribd.com/doc/120845328/1er-Seminario-de-Transparencia-Proactiva-
IFAI-Memoria
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
10
efectuarse incidiendo en las distintas etapas del ciclo de vida de la información; desde su
creación hasta su difusión (o destrucción).
El modelo tiene como destinatarios aquellos que estén a cargo de la información pública,
independientemente del tamaño o ubicación de la organización. Los sujetos dentro de las
organizaciones a los que esta naturalmente dirigido son las áreas de planeación
institucional, los departamentos que desarrollen o implementen Tecnologías de
Información, y en general aquellos que puedan implementarlo en equipos multidisciplinares
capaces de influir en las decisiones horizontales en el interior de sus organizaciones. La
implantación y control del mismo debe poder ser efectuada tanto por la propia organización
como por terceros actores.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
11
Principios para una transparencia por diseño
Los principios que informan este modelo tienen como origen las buenas prácticas
detectadas en las políticas de transparencia de los países líderes en la materia22
, así como en
las demandas de los expertos y la experiencia. Si bien, existe una cierta inspiración en el
enfoque de PbD, no son una adaptación de los principios del mismo al segmento de
transparencia y acceso a la información, puesto que las metas perseguidas son diferentes,
sin perjuicio de la conexión existente entre ambos.
1. Proactividad por diseño. Toda información generada por el sector público
puede ser publicada de manera proactiva, más allá de las exigencias del marco
legal. Esto implica que el diseño de la arquitectura de los sistemas de
información, humana o tecnológica, debe estar enfocada para la mayor
eficiencia posible en el proceso de publicación proactiva de información desde
la creación de la misma .Es recomendable la existencia de lineamientos
proactivos de publicación de información.
2. Formatos adecuados y accesibles: La información publicada deberá emplear
formatos que permitan y faciliten la difusión de la información con el menor
número de obstáculos posibles, sean económicos, tecnológicos y de
visualización. Deberán existir diferentes opciones de formatos23
para que el
ciudadano pueda elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y con el menor
costo para todos los actores.
3. Interoperabilidad: Las administraciones públicas, tanto entre ellas como de
manera interna a cada una, deberán tener un esquema detallado y público sobre
los mecanismos, formatos y protocolos que emplean para transmitir y recibir
información enfocándose en la publicación voluntaria de información.
4. Disociación de la información: En el diseño de cada sistema de información,
deberán establecerse mecanismos que permitan una disociación sencilla y
eficiente de la información no publicable, tal como los datos de carácter
22
Tales como los escandinavos, Estados Unidos de América, y en las prácticas estandarizadas en materia de
archivos. 23
Véase glosario
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
12
personal para facilitar su publicación. La versión íntegra deberá siempre
conservarse.
5. Sin restricciones por propiedad intelectual: La información generada no
deberá tener restricciones de propiedad intelectual que dificulten su difusión o la
generación de otros productos derivados que empleen esta información.
6. Integridad en todo el ciclo de vida de la información: La información puede
ser publicable en todo el ciclo de vida de la información. Desde cualquier
momento de su generación, custodia y almacenamiento.
7. Sin costo directo para los ciudadanos: La información pública no debe de
tener costos para los ciudadanos. Los soportes de la información no estarán
cubiertos por este principio, pero el ciudadano debe de poder emplear sus
propios soportes para la obtención de la misma sin que se le obligue a adquirir
soporte alguno.
8. Puntos de acceso unificados: Es necesario un punto de acceso público
unificado para favorecer el acceso a la información publicada de forma
proactiva, que catalogue e indexe de manera sencilla y accesible toda
información. Este punto de acceso debe ser el mismo que puedan emplear tanto
ciudadanos como servidores públicos.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
13
Metodología y fuentes
El método empleado para la generación de este modelo consiste en un análisis del ciclo de
vida de la información y los documentos basada en normas internacionales, tales como las
del Consejo Internacional de Archivos, ISO y otras buenas prácticas en materia de
administración pública, así como del análisis de los diferentes marcos legales existentes, de
tal manera que pueda encontrarse un conjunto de puntos comunes entre todas que faciliten
la liberación de información. Se evita la referencia directa a marcos legales concretos (más
allá de normas de aplicación general a todos los niveles y poderes) para lograr un modelo
de aplicación lo más generalizada y extensa posible.
En primer lugar, se ha efectuado un análisis profundo de la bibliografía existente,
prosiguiendo un conjunto de entrevistas con diversos expertos y practicantes en las materias
relacionadas, con lo cual se ha obtenido un modelo general.
Los hallazgos encontrados se dividen en etapas, definiéndose un posible alcance,
responsable y ofreciéndose los mecanismos habitualmente implementados, así como
recomendaciones varias.
El ciclo de vida de la información es analizado en todas sus fases, y se detectarán las
buenas prácticas necesarias en base al empleo que la organización deba de hacer en lo
referido a, entre otros, cuatro componentes esenciales:
Arquitectura de Tecnologías de información
Marco normativo
Normativas técnicas y lineamientos internos
Recursos Humanos y capacidades del personal encargado.
El producto final y las prácticas recomendadas implican el cabal cumplimiento de los
principios establecidos permanentemente.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
14
Como comprobación final, se ha efectuado entrevistas a responsables de información,
funcionarios y técnicos expertos a efectos de validación del modelo, obteniendo una valiosa
retroalimentación del mismo.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
15
Ciclo de vida de la información pública
Ciclo de vida de la información. Fuente: NARA, y elaboración propia.
La interrelación de toda administración con la sociedad genera una ingente cantidad de
información que necesariamente debe ser gestionada y tratada de la manera más eficiente
posible, tanto en lo que respecta a los tiempos de respuesta como a los recursos humanos y
económicos destinados a ello. Es evidente que cuanto mayor es la cobertura de servicios
públicos y el número de ciudadanos que hacen uso de ellos, mayor será el volumen de
información que la administración gestiona y produce, así como la cantidad de recursos que
deberá destinar a ello, o la cantidad de tiempo que invertirá en todos esos procesos si los
recursos siguen siendo los mismos.
Para realizar nuestro análisis partiremos de tres hechos básicos:
1. Las interrelaciones ciudadano-administración, las actuaciones y resoluciones de la
administración, los procesos de control y rendición de cuentas que quedan
plasmados en documentos, los cuales soportan la información o los datos generados.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
16
2. Esos documentos son generados en el marco de un procedimiento normado.
3. Los documentos son la prueba de que las actuaciones de la administración se han
ajustado a la normativa y procedimientos vigentes, lo que les confiere su validez, y
son los garantes de los derechos de los ciudadanos y de la propia administración
frente a reclamaciones y auditorías.
Todo marco normativo o técnico que se ha debido ocupar de ello ha incorporado una
definición de documento que, independientemente de su formulación, ofrecen unas
características comunes, como la información expresada en lenguaje formal o natural,
plasmada en cualquier tipo de soporte y que es testimonio o registro de alguna actividad o
interacción humana.
Sin embargo las administraciones públicas, tanto en su devenir diario como en sus
relaciones con los ciudadanos, no actúan a su libre albedrío24
. Por ello sus documentos han
de poseer unas características propias que los definen como documentos de archivo:
1. Características formales que los sitúen en el espacio (administrativo) y en el tiempo.
2. Características y signos de validación establecidos por una normativa.
3. Generados por una dependencia o entidad en el ejercicio de las
funciones/competencias que tiene atribuidas.
4. Son auténticos veraces y únicos.
La teoría del Ciclo de Vida de los Documentos (entendidos como documentos de archivo),
formulada inicialmente por los archiveros del NARA (National Archives & Records
Administration, USA), y hoy plenamente desarrollada e internacionalmente aceptada,
establece dos principios fundamentales.
Por un lado, los documentos poseen unos valores intrínsecos. Pueden ser primarios, los que
responden al fin para el que fueron creados. Esto tiene repercusiones legales al servir de
medio de prueba y garantía de aquello que se refleja en ellos. Al estar regulados por una
24
De acuerdo a la doctrina del Derecho Administrativo, las administraciones publicas pueden tener dos tipos
de potestades; una potestad reglada, que regula su actuar de manera estricta por normas que regulan su
ejercicio, y potestad discrecional, en la cual el margen de aplicación de la potestad es muy superior. En esta
materia, casi siempre nos referiremos a potestades regladas.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
17
norma legal, estos valores caducan con el tiempo (bien por la muerte del titular o la
extinción del sujeto jurídico). Es un axioma que las administraciones tienen la obligación
legal de conservar sus documentos mientras subsistan estos valores y, por lo tanto, solo
deben ser eliminados mediante un procedimiento reglado.
Adicionalmente, los valores secundarios son aquellos que devienen cuando, en virtud de la
información que contienen, los documentos se convierten en fuentes de información para
otro objetivo y otro sujeto (individual o colectivo) que los que dieron lugar a su creación. El
valor secundario de un documento será directamente proporcional a la calidad y la
singularidad de la información que contenga. Si bien todos los documentos son susceptibles
de albergar valores secundarios, gran parte de la finalidad de la teoría del Ciclo de Vida es
conservar solo aquellos que posean valores secundarios en grado máximo. Dentro de estos
valores secundarios, su reutilización, su acceso habitual o su carácter básico para generar
otras informaciones, son ejemplos de su utilidad.
Los documentos, como los seres humanos, pasan por diversas fases y, en cada una de ellas
les debe ser aplicado un tratamiento específico con unos objetivos y metodología propios.
Fase Activa de los documentos. Fuente: NARA y Elaboración propia.
Desde esa perspectiva, tenemos en primer lugar una “Fase activa” que dura mientras los
documentos están siendo usados para aquello para lo que fueron creados. En el ámbito
administrativo se asimila con la fase de tramitación de un procedimiento concreto. Los
responsables de su gestión y mantenimiento son las propias dependencias y unidades
administrativas que los crearon.
ContenidoContenido
RESOLUCIÓN
Contenido
CREACIÓN
CAPTURA
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
18
Fase Semi-Activa de los documentos. Fuente: NARA y Elaboración propia.
Posteriormente existe una “Fase semiactiva” cuando aún no se ha desprendido de sus
valores primarios y, por lo tanto, son susceptibles de activarse de nuevo por razón del
ejercicio de derechos o la asunción de obligaciones. En esta fase el mantenimiento es
responsabilidad de unidades específicas (archivos centrales, intermedios, de concentración,
centros de documentación, etc.) cuya función es la realización de tareas técnicas sobre esa
documentación como paso previo a la siguiente fase.
Estas tareas técnicas, pueden a la vez subdividirse en tres procesos diferenciados:
a. Disposición; el objetivo de este punto es “separar el grano de la paja”,
decidir que documentos han de ser conservados de forma permanente y
cuáles deben ser destruidos. Sus reglas básicas son conservar solo la
información esencial para nuestra organización / institución y no conservar
información duplicada o que pueda ser obtenida de otras fuentes.
b. Expurgo; el proceso mediante el cual son destruidos los documentos que no
son de conservación permanente.25
c. Preservación; es la fase de Archivo Histórico. La documentación que entra
en esta fase es de conservación permanente y, por definición, de acceso
libre. Aunque esto pueda no ser siempre así en virtud de plazos de reserva
25
Si bien este proceso también debe darse en un entorno digital, el descenso del costo de almacenamiento y la
tendencia a analizar toda la información existente –como Big Data u otros enfoques- hace que el expurgo sea
cada vez menos considerado en materia digital, salvo que una norma con valor legal obligue a su eliminación
una vez acabado el periodo legal de almacenamiento, conocido habitualmente como “retención”.
RESOLUCIÓN
ContenidoDisposición
ELIMINACIÓN
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
19
legal más o menos prolongados, es un principio reconocido que toda
documentación que merece la pena ser conservada de forma indefinida ha de
ser puesta a la libre disposición de toda la sociedad tarde o temprano. La
labor de la unidad encargada de su custodia es asegurar su conservación,
darle un tratamiento técnico lo más exhaustivo posible y propiciar su
máxima difusión.
Todo este desarrollo teórico ha dado lugar a la formulación normativa de diversos procesos
e instrumentos técnicos centrados en la gestión de la documentación pública. Los más
destacados, siguiendo la terminología empleada por la Ley Federal de Archivos26
, son:
o Administración de documentos.
o Baja documental.
o Catálogo de disposición documental.
o Destino final.
o Plazo de conservación.
o Valoración documental.
o Vigencia documental.
A esto hay que sumar las tareas e instrumentos tradicionales propios de la archivística27
,
como disciplina especializada en el tratamiento de la documentación tales como:
o Clasificación archivística.
o Conservación de archivos.
o Cuadro general de clasificación archivística.
o Guía simple de archivo.
o Inventarios documentales.
o Transferencia.
Y, por supuesto, las consideradas labores por antonomasia del archivero.
o Descripción de la documentación.
o Localización y puesta a disposición de la misma.
26
La cual puede consultarse en http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf 27
Casas De Barrán, Alicia; Cook, Michael; Millar, Laura; Roper, Michael (2003). Gestión de Documentos del
Sector Público desde una Perspectiva Archivística II – Organización y control de documentos administrativos.
IRTM: Management of Public Sector Records Study Programme (1999). Edición Universidad de la
República, Uruguay. 2003.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
20
La información pública
Por encima de las características y cualidades de los propios documentos, se puede definir
una superestructura (de la que son los cimientos indispensables) constituida por la
información que contienen y aportan dichos documentos, sus procesos de gestión y su uso.
Cuando esa información está en posesión de una administración pública o de un sujeto de
interés público28
la consideraremos información publica a efectos de este documento, sin
perjuicio del posible debate de la titularidad. La información pública, es el todo, el insumo
principal y más valioso con el que trabajan las administraciones públicas y un patrimonio
de toda la ciudadanía.
En la actualidad el concepto de acceso a los documentos públicos se ha visto ampliamente
trascendido por el vertiginoso auge de las Tecnologías de Información y Comunicación
(TIC), la expansión de la sociedad digital y la formulación de conceptos tan actuales como
e-government, open-government, open-data, transparencia29
, etc. Conceptos que dibujan
una realidad social en que ya no basta con que las administraciones tramiten sus
procedimientos y puedan expedir el documento pertinente para una finalidad determinada.
La exigencia de acceso y disponibilidad se refiere ya a la totalidad de la Información
almacenada, gestionada y utilizada por el sector público, con las salvedades de la
información reservada/clasificada y la protección de los datos personales que garantizan la
intimidad de las personas.
28
Tal como un sindicato, empresa pública etc. 29
Véase el glosario
INFORMACIÓN PÚBLICA
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
21
Por lo tanto, y guiándonos por las fases y principios del ciclo de vida de los documentos
referidos anteriormente, expondremos a continuación un esquema análogo referido al ciclo
de vida y fases de tratamiento de la información pública, orientada a las necesidades y
requisitos necesarios para el desarrollo de un modelo de transparencia.
Principios básicos
La información pública es autogenerada. Ya que la finalidad de toda administración es dar
unos servicios a sus administrados, y lo hace en el ejercicio de unas competencias reguladas
por vía legal. Por lo tanto, al menos a nivel conceptual, es posible saber qué tipo de
información van a generar, gestionar y acumular las distintas dependencias y entidades. Y
esto es válido tanto para la información producto de sus interacciones con los ciudadanos
como la de la propia gestión de cada dependencia administrativa o la resultante de las
labores de control, rendición de cuentas y auditoría propias de toda administración pública.
El concepto de información pública, aunque basado en los documentos que le otorgan su
autenticidad y veracidad, engloba la totalidad de las interacciones que se llevan a cabo con
dicha información. Es más, normalmente no será necesario el acceso o consulta directa de
documentos concretos si se tiene acceso a los registros que permiten identificarlos, saber
cómo se han usado, que tipo de información contienen y cuál va a ser su destino final (y
cuando).
Consecuentemente la gestión documental debe estar incorporada desde el momento de su
creación/captura. La potencialidad del uso de la información pública se halla en su
metodología y herramientas de gestión más que en los datos concretos. La cantidad
absolutamente inabarcable de información que reúnen y gestionan las administraciones
públicas hace imposible su tratamiento con los sistemas tradicionales. Al mismo tiempo las
TICs ofrecen unas posibilidades casi ilimitadas para el manejo de información a gran escala
que nos permiten no solo enfrentarnos con éxito a este inmenso reto si no convertirlo en
una oportunidad de optimización de recursos, mejora de procedimientos y fuente de valor
añadido.
Puede ser accesible en cualquier estado de su ciclo de vida. Si la información está
controlada desde el principio y se cuenta con la metodología y herramientas adecuadas, su
existencia, localización y uso son visibles (y por lo tanto potencialmente accesibles) al
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
22
mismo tiempo que es creada y utilizada. Ya no es necesario esperar a un tratamiento
posterior que era propio de las fases en que la documentación ya no estaba activa.
La gestión documental es labor y responsabilidad de todos servidores públicos que
manejan, tratan, usan y disponen de dicha información. Por ello, incluso con las
herramientas y en los entornos más básicos de tratamiento de información, si se incorporan
unas pautas mínimas, lo más sencillas y claras posibles, de gestión de la información al
trabajo diario de quienes tramitan los expedientes se obtendrán unos resultados
exponenciales en el tratamiento y disponibilidad posterior de esa información.
Aun cuando los documentos físicos (o lógicos) sean destruidos, mientras se conserven los
registros, bases de datos o repositorios que atestigüen el uso que se les ha dado, podemos
concluir que la información perdura más allá de la vida de sus soportes. Múltiples ejemplos
atestiguan esta realidad30
. Es plausible suponer que información de gran uso o demanda
por parte de la sociedad podría ser siempre recuperable.
30
El intento de borrarlo y de eliminarlo de las redes de comunicación, genera un efecto contrario al resultado
pretendido, generando una difusión mayor. Esto es conocido como el “Efecto Streisand” debido a los intentos
de una famosa cantante por retirar unas imágenes aeres de su casa que circulaban por la red mediante métodos
coercitivos. "What is 'The Streisand Effect'?"
http://blogs.telegraph.co.uk/technology/miloyiannopoulos/8248311/What_is_The_Streisand_Effect/. The
Daily Telegraph (London). 2009-01-31. Retrieved 2010-03-31.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
23
Etapas.
El modelo propuesto consta de diversas etapas que van desde la generación de la
información, hasta su posible final, sea por eliminación, por archivo o por pérdida del
control del mismo mediante políticas de difusión. Si bien está basado en las referencias
mencionadas, tales como el Ciclo de Vida de NARA se ha adaptado para que tenga la
mayor validez posible dentro de cualquier organización, independientemente del tamaño o
del marco regulatorio al que esté sometida.
Aun así, se debe mantener una interpretación amplia del mismo, evitando caer en lógicas
estrictamente de trámite, sea tramite de proveedores o tramite de usuarios. La finalidad de
la información generada debe ser siempre que la información sea accedida y el ciclo de
vida simplemente es la herramienta empleada para identificar prácticas que apoyen a
facilitar este acceso.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
24
GENERACIÓN / CAPTURA
La etapa de generación o captura de información es la fase en la que se vuelca o se genera
la información sobre un primer soporte documental, sea físico o electrónico, hasta generar
un contenido, sobre el cual se trabajara en las posteriores fases. El origen de la información
puede obtenerse mediante la captura de otra información previamente existente o mediante
la creación y generación de la misma de manera totalmente original, no siendo algo
esencial para la definición de esta etapa. Esta fase concluye con la generación de un primer
contenido o documento, sobre el que se deberá comenzar a aplicar un sistema de
descripción.
Todo documento se puede sintetizar en “Quien – qué - a quien – marco espacio/temporal”.
De esta manera, todo documento, independientemente de su soporte, puede ser definido de
manera única reflejando esa sola información más los datos de tramitación propios de cada
dependencia administrativa.
La existencia de estos datos únicos, es la base de todo estándar de descripción, indización o
indexación 31
y catalogación de un ítem de información. Por lo tanto es fundamental
escoger un estándar cuyos datos obligatorios estén cubiertos por los datos mínimos de alta
de cada documento o registro. Así lo tendremos “descrito” desde el mismo momento en que
es creado/incorporado al sistema.32
Aplicación:
En esta fase, se debe de cumplir con una serie de obligaciones mínimas para poder aplicar
el modelo. De manera general:
31
Proceso de generación de índices para una posterior consulta. Si bien el termino correcto de acuerdo a la
RAE es indización, el auge del termino indexación en entornos tecnológicos hace que pueda ser preferible su
utilización. 32
Como ejemplo de Fecha, hora, autor etc.
Contenido
CREACIÓN
CAPTURA
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
25
El registro de los documentos, debe incluir un conjunto de datos obligatorios
basados en un estándar33
que permita su tratamiento automatizado34
.
En todo caso, deben existir datos que indiquen al capturista o al creador de la
información.
Los formularios, modelos, plantillas generados por una administración deben ser
conformes al estándar elegido para el registro y captura inicial de la información.
Las herramientas informáticas se diseñarán o configurarán de acuerdo a ese estándar
y serán interoperables dentro del entorno administrativo35
más amplio posible.
33
En este caso particular, debe entenderse eestándar en sentido amplio, pudiendo ser un estándar internacional
o un acuerdo interno para estandarizar procesos. 34
Aunque no se empleen métodos automatizados, el esfuerzo será el mismo y facilitara la migración para
cuando se tome la decisión de implementarlos. 35
Exista o no esquema de interoperabilidad externo, como esquemas de Interoperabilidad a nivel nacional,
estatal o municipal.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
26
Fase activa (TRAMITACIÓN):
Durante la fase activa o “tramitación”, el documento obtiene una serie de valores agregados
mediante el procesamiento, revisión u otros. Esta fase concluye con la elaboración
definitiva del documento, llamada “resolución”. La resolución habitualmente implica que el
documento generado es el que tiene valor jurídico pleno, pero esto no es necesario a efectos
de su publicación, ni debería ser un obstáculo para poder acceder al contenido del mismo
desde una política de trasparencia proactiva, que nos debe permitir acceder a la información
completa del proceso. Todo documento está asociado a un trámite, gestión, servicio, etc.
(independientemente de su contenido)36
propio de la dependencia administrativa que lo
gestiona y debe estar claramente señalado. 37
. De igual manera, todo trámite, gestión,
servicio, etc. está basado en un marco normativo (sea con rango de ley o solamente normas
internas), tiene unos pasos establecidos y unos plazos de ejecución, concluyendo de manera
acorde con la normativa
La información administrativa generada en esta fase es una información en sí misma,
volcada en un documento que sirve como vehículo para el acceso a la información
principal, pero que debe ser accesible de la misma manera.
La unidad o dependencia administrativa encargada de cada trámite es la responsable tanto
de la custodia física de los expedientes como de la captura y mantenimiento de los registros
tanto en papel como en la herramienta informática que se utilice.
36
La publicación de análisis, estudios y demás información adicional, queda cubierta mediante la aplicación
de estos procesos también a proveedores, existiendo por lógica administrativa la necesidad de tramitarlos y
procesarlos archivísticamente. 37
Muchas administraciones públicas han generado “Manuales de Tramites” cuya existencia puede ser de
extrema utilidad para la aplicación de este modelo.
Contenido ContenidoContenido
RESOLUCIÓN
Contenido
Contenido
Contenido
TRAMITACIÓN
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
27
Aplicación:
Las ventajas que se obtendrán de la aplicación del modelo implican realizar la tarea una
sola vez, de manera que el mismo trabajo que necesariamente deben hacer los encargados
de la tramitación de un expediente mientras lo llevan a cabo, sirva como instrumento de
catalogación, descripción y control de esa información para su tratamiento en fases
posteriores.
Así mismo, mantendremos el control de la gestión y uso de la documentación en la fase en
que está más activa y, por lo tanto, más información va a generar y más va a ser objeto de
actualización constante. Saber lo que tenemos, por qué lo tenemos y donde lo tenemos, y
que esa información quede incorporada en el sistema como elemento básico de búsqueda y
recuperación en fases posteriores.
Para la aplicación del modelo en esta fase, se deben establecer medidas tendientes a
garantizar lo siguiente:
La información referida a las fases y resultado de la tramitación ha de quedar
registrada en el sistema o ser susceptible de serlo sin necesidad de acudir
nuevamente a cada expediente o documento individual a recabar esa información.
Todo expediente o conjunto de documentos (electrónico o no) tendrá un índice
(electrónico o no) que recogerá esa información.
Los índices electrónicos se nutrirán de la propia herramienta de gestión que usen las
unidades que tramitan cada expediente o usan una determinada información de
manera acorde con el sistema establecido.
Esta información, y los soportes informáticos en que quede registrada, debe ser
interoperable con los sistemas de la siguiente fase de tratamiento de la información,
o susceptible de procesos automatizados de migración.
Igualmente debe ser susceptible de captura y utilización en entornos abiertos,
debiendo emplearse formatos que no requieran el uso de una herramienta concreta.
Imperativamente debe permitir la disociación de datos personales o reservados del
resto de la información como paso previo a su puesta a disposición del público.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
28
FASE SEMI-ACTIVA (CUSTODIA)
La fase de custodia o fase semi-activa, implica que el documento ya tiene un valor
resolutivo, y debe ser accesible al existir una amplia posibilidad de que vuelva a ser
requerido en el corto plazo, por lo cual no puede ser archivado para custodia y
conservación, ni debe pasar por un posible proceso de valoración expurgo o eliminación.
Sin embargo, ya existe una clara posibilidad de que el documento sea demandado y que se
ejercite el acceso sobre el mismo de manera libre. Pasado el plazo establecido por cada
organización, se dará paso a las fases de valoración, archivo o eliminación, según
corresponda.
En esta fase, todo documento, expediente o información de un trámite ya finalizado es la
constancia de que dicho trámite, gestión, etc. se ha realizado en tiempo y forma y su
resultado. Dicha documentación e información son susceptibles de volver a activarse, en
plazos de tiempo estipulados, si es requerido por cualquier interesado.
La información clasificada o reservada es igualmente susceptible de uso, aunque con las
restricciones que marque la legislación, en tanto perduren las razones que motivaron su
clasificación como tal. De la misma manera, la protección de datos sigue plenamente
vigente, en los términos establecidos por la legislación, aunque la documentación ya no se
use, el trámite haya finalizado y la información al respecto esté a disposición del público.38
De acuerdo al fin último de la documentación, la información sobre su gestión y uso y la
demanda sobre la misma, ampliaremos su tratamiento y descripción o se mantendrán solo
los datos necesarios para su localización hasta el vencimiento de los plazos de conservación
establecidos.
38
Existe debate sobre si la duración de la Protección de Datos abarca la vida de la persona o es heredable..
RESOLUCIÓN
Disposición
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
29
Aplicación:
Para la aplicación del modelo en esta fase se deben de establecer medidas idóneas y
efectivas para el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
La información relativa a cada expediente, así como sus registros de gestión y uso
serán incorporados, si no lo están ya de origen, a una herramienta específica de
gestión y control, manual o electrónica.
Se mantendrán las interrelaciones entre la información de localización propia de la
unidad de tramitación que haya generado la información y el repositorio (lógico) al
que es transferida.
Cuando esta fase implique cualquier cambio en la ubicación física de la
documentación, en su responsabilidad de custodia o transferencia de datos entre
dependencias administrativas, tal circunstancia deberá estar regulada por un
procedimiento verificable y de cuyas fases quedará la debida constancia.
Esta transferencia quedará incorporada al sistema de manera que cualquier usuario
externo pueda saber que dependencia administrativa tiene la responsabilidad de
custodia y gestión de una determinada información o, si se dirige a la unidad
tramitadora original, pueda ser remitido a la misma.
Se establecerán metodologías y planes de tratamiento de la información que se sepa
es de conservación permanente, la de mayor demanda y cualquier otra que se estime
conveniente por razones de interés público.
Las pautas, metodología y resultados de este tratamiento documental han de ser
puestos a disposición del público (con las salvedades legales que puedan existir) de
forma inmediata una vez finalizado el mismo.
Con las reservas y plazos legalmente establecidos, toda documentación en esta fase,
así como la información y registros relativos a la misma, deben poder ser puestas a
disposición de cualquier ciudadano que lo solicite así como ser susceptible su
captura y utilización en entornos abiertos.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
30
Imperativamente debe permitir la disociación de datos personales o reservados del
resto de la información como paso previo a su puesta a disposición del público.
Se llevarán a cabo procesos de valoración documental y evaluación de la
información de cara a determinar la disposición final de la misma.
Las pautas, metodología, marco normativo y estándares aplicados en dicha
valoración han de ser públicos y homologables de acuerdo estándares técnicos
reconocidos.
Se garantizará la conservación física (y lógica) de los documentos y la información
relacionada durante todo el periodo de vigencia establecido para cada uno de ellos.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
31
DISPOSICIÓN (VALORACIÓN Y SELECCIÓN)
La fase de valoración comienza después de concluir la fase semi-activa, e implica efectuar
un análisis sobre la validez de los documentos (y la información que contienen) a efectos de
tomar decisiones sobre su conservación y difusión.
La conservación de toda la documentación e información pública es imposible e inútil39
,
además de ser contraria en muchos casos a una política de transparencia proactiva, al
generar obscuridad por hiperinformación también denominada “infoxicación”40
.
Aun así, se debe garantizar la conservación de la información vital para la subsistencia de la
organización y el cumplimiento de sus funciones. Estos criterios son, probablemente, los
que suelen traer más polémica y las mayores dificultades a las organizaciones de acuerdo a
las entrevistas, por lo que deberán ser elaborados con sumo cuidado y de la manera más
incluyente posible.
Para lograr esto, los procesos y criterios por los que se decide qué información conservar, y
el cuándo y cómo desechar el resto deben ser públicos, reglados, auditables y de público
conocimiento.
Como escenario ideal, cuando una información es generada o capturada en el sistema, ya
debería conocerse cuál va a ser su destino final, las etapas por las que va a pasar, el tiempo
que va a permanecer en cada una de ellas y el tratamiento de que va a ser objeto. Para
lograrlo, el requisito mínimo es contar con, o poner en marcha, un sistema de selección y
valoración de la información.
Hay que tener en cuenta que las administraciones que ejercen idénticas funciones y
competencias producirán una información básicamente análoga en lo que se refiere a sus
valores primarios y secundarios y, en gran medida, a su marco normativo. Por lo tanto los
estudios, metodología técnica y resultados en éste ámbito son en gran medida
homologables, intercambiables y aplicables. Es fundamental fomentar estas sinergias,
formar grupos de trabajo que abarquen el mayor espectro posible y aprovechar todo el
trabajo, la experiencia desarrollados en estos procesos.
39
Pero cada vez mas economico 40
http://carcasren.1blogs.es/wp-content/blogs.dir/26/files/infoxicacion-sobreinformacion-v11-cpi.pdf
Disposición
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
32
Aplicación:
Es necesario implementar y ejecutar medidas que garanticen el cumplimiento de las
siguientes obligaciones:
Toda decisión de conservar o eliminar una información debe ser el resultado de un
proceso de valoración.
Esta decisión vendrá recogida en un dictamen, con fuerza y valor normativo.
La valoración se hará sobre agrupaciones documentales o conjuntos de información.
El resultado ha de ser aplicable a toda la información, presente y futura.
Los cambios y revisiones en los dictámenes de valoración han de basarse en el
cambio de alguno de los presupuestos en que se basaron.
En el proceso de valoración y elaboración del dictamen ha de contarse con el
concurso de todos los actores involucrados en la gestión y uso de esa información.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
33
ELIMINACIÓN
La fase de eliminación es una fase alternativa que viene dada desde que, posteriormente a
un proceso de valoración, se procede a eliminar la información descartada, poniendo fin a
la existencia del documento y de la información que contiene.
La eliminación es el destino lógico de toda información cuyos valores primarios han
vencido o desaparecido y cuyos valores secundarios no justifiquen su conservación. Ha de
ajustarse a unos plazos establecidos y a unos protocolos auditables. El propio acto de la
eliminación es un acto administrativo en sí mismo, y como tal debe ser público.
La eliminación supone la destrucción de esa información y de las copias en poder de la
administración con la garantía de no ser susceptible de reconstrucción o recuperación.
Puede ser total o parcial. En el caso de eliminación parcial, el criterio de selección y la
cantidad de información a conservar deben ser parte, y quedar definidos, durante el proceso
de valoración previo a toda eliminación.
Aplicación:
Deben tomarse y ejecutarse medidas que garanticen el cumplimiento de las siguientes
obligaciones:
Debe quedar claramente establecido, a nivel normativo, quien tiene autoridad para
autorizar y refrendar la eliminación de cada dependencia o entidad administrativa.
Debe quedar claramente establecido qué unidad administrativa es la responsable del
proceso de eliminación. Esto no implica que la propia administración deba llevar a
Contenido
Contenido
Disposición
ELIMINACIÓN
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
34
cabo la destrucción física (o lógica) pero sí que es la garante de que se ha llevado a
cabo según el procedimiento marcado y que se ha hecho bajo su responsabilidad.
Establecer un calendario de eliminaciones de conocimiento público.
Hasta que se lleva a cabo la eliminación física, de la información, la unidad o
dependencia administrativa encargada de su custodia sigue siendo la responsable de
su mantenimiento y conservación.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
35
ARCHIVO (HISTÓRICO)
La fase de archivo es una fase alternativa a la de eliminación, que va desde que finaliza el
proceso de valoración y disposición hasta el archivo y conservación definitivos41
El Archivo Histórico debe ser gestionado por la unidad o dependencia encargada de la
conservación y difusión de los documentos e información con valor permanente. Debe ser
el destinatario final de toda la información con valor permanente.
Los plazos y periodicidad de las transferencias de documentos al Archivo Histórico deben
estar claramente estipulados en el marco normativo de la organización, debiendo
garantizarse que el Archivo Histórico sea capaz de acoger toda la información de que es
destinatario.
El colapso del mismo provoca, tarde o temprano, el colapso del sistema.
La finalidad última de toda la información que llega a fase histórica es su TOTAL puesta a
disposición del público. Esto significa, en términos actuales, su accesibilidad a través de
internet y todas las herramientas de intercambio de información, siempre que sea posible.
Contando con medios técnicos e instrumentos legales adecuados, es posible su conversión a
formatos digitales de forma que la información permanezca y sea plena y legalmente válida
aun cuando los soportes originales hayan sido eliminados.
Aplicación:
Deben tomarse y ejecutarse medidas que garanticen el cumplimiento de las siguientes
obligaciones:
Toda dependencia o institución ha de contar con un archivo histórico, encargado de
custodiar, tratar y difundir su información.
Este archivo histórico no tiene porque ser una unidad de la propia dependencia
administrativa. Puede ser una institución (pública) con entidad propia que sea el 41
Sin perjuicio de la existencia de límites temporales a la existencia del citado archivo.
ContenidoDisposición
ARCHIVO
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
36
receptor final de la información de conservación permanente producida por otros
organismos42
.
La razón de conservar la información histórica no debe ser solo su
“almacenamiento”, o una obligación legal, si no su tratamiento y puesta en valor en
la medida que lo permitan los recursos disponibles.
La información con carácter histórico debe considerarse un activo patrimonial de la
entidad que la ha producido, y como tal susceptible de generar para la misma
retornos en términos de conocimiento, promoción, mejora de procesos, etc.
42
Es el caso del Archivo General de la Nación o de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, que regulan la
cuestión de archivos en sus ámbitos de aplicación.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
37
DIFUSIÓN
La difusión comienza en cualquier momento en una organización que establece políticas de
transparencia proactiva o sobre la que exista un mecanismo de acceso a la información. Sin
embargo, podemos hablar de la existencia de una fase de difusión stricto sensu después de
archivada la información, finalizados sus valores primarios de manera inequívoca.
Conforman la difusión todas las actuaciones destinadas a poner a disposición de la sociedad
la información de cada entidad.
Si no existe demanda de la información pública o la misma no es de utilidad para los
ciudadanos y la propia administración, no tiene ningún sentido el tiempo y los recursos
empleados en su tratamiento y custodia.
La existencia de un sistema y unas herramientas de mantenimiento y gestión de la
información es condición necesaria para poder difundir bloques completos de información
lógica y ordenada de manera que sea posible tanto su tratamiento masivo y automatizado
como la localización de ítems individuales.
La difusión ha de respetar siempre, y por lo tanto serán sus límites, los derechos cuya
protección esté reconocida por las leyes vigentes (especialmente los relativos a la
protección de datos).
En todo momento se debe perseguir el conocimiento público de la existencia de una
determinada información, sus datos de identificación y localización, sus plazos de reserva y
disposición y, como último estadio, el acceso a la documentación y datos originales.
Aplicación:
Para la aplicación del modelo en esta fase se deben de establecer medidas idóneas y
efectivas para el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
Contenido
ARCHIVO
DIFUSIÓN
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
38
Se difundirá la información tratada, según los procesos establecidos para cada fase,
de manera que al igual que se controla su ubicación física o lógica se garanticen
tanto el derecho de acceso y transparencia como la protección de otros derechos
reconocidos.
La administración responsable de su custodia es garante de la autenticidad y
veracidad de la información que difunde.
Las reservas y limitaciones de acceso han de referirse únicamente a los datos que la
justifican, cuando sea posible individualizarlos sin que su disociación desbarate
totalmente la estructura de la información. Si es así se difundirán “versiones
públicas” de la información hasta que venzan las causas de reserva.
No se difundirá por mediante redes digitales información o datos en bruto sin tratar
o cuyo contenido desconozcamos.
Las reservas o limitaciones de acceso no implican, en ningún caso, la ocultación de
la información. Aunque la información misma no sea accesible, su existencia,
unidad responsable, plazos de vigencia y reserva y disposición han de ser de
conocimiento público de forma que cualquiera pueda requerir sobre ella.
Toda negativa o limitación de acceso, por parte de la unidad o dependencia de
custodia, ha de ser recurrible.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
39
La Gestión de la Información.
En la actualidad se están desarrollando e implantando numerosos sistemas, estándares y
metodologías de gestión de la información. Los denominados Sistemas de Gestión
Documental se encuentran en todo tipo de organizaciones (públicas y privadas) y a todos
los niveles y escalas. Como ya hemos expuesto, la información pública tiene unas
cualidades y un marco normativo más rígido que hacen que, aunque las técnicas,
metodología y estándares empleados para su tratamiento sean los mismos que para
cualquier otra organización, cualquier sistema deba incorporar requisitos adicionales de
control, registro y auditoría.
Por lo tanto, a la hora de implantar un Sistema de Gestión Documental en el sector público,
debemos tener en cuenta que la información pública es un todo que engloba:
a. los propios documentos y datos en sí.
b. la información sobre la captura/alta de dichos datos en el sistema.
c. el registro de toda interacción relacionada con la tramitación y gestión de
esos datos.
d. la resolución de cada trámite o procedimiento.
e. el marco normativo en que se desarrolla cada procedimiento.
f. el uso, mantenimiento y tratamiento que da a esos datos.
g. el marco normativo que regula el uso, mantenimiento y disposición de
dichos datos.
h. los repositorios y bases de datos resultantes de todo lo anterior.
Los requisitos de transparencia, auditoría y rendición de cuentas que establecidos por cada
legislación implican que toda esa información es susceptible de poder o tener que ser puesta
a disposición de quien legítimamente tenga derecho a ello. Para eso debe ser identificada y
controlada desde el momento de su creación/captura y durante todo su ciclo de vida.
La única forma de hacer esto es implicar a los gestores y tramitadores de la información.
Ellos ya tratan, gestionan y hacen uso de la información para la finalidad con la que fue
creada o reunida. Por lo tanto los procesos básicos de captura de la información en el
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
40
Sistema de Gestión Documental han de incorporarse a sus procedimientos y metodología de
trabajo.
Para ello la herramienta informática de gestión que utilicen debe ser al menos interoperable
con el Sistema de Gestión Documental a implantar. El caso ideal es que se trate de la misma
herramienta. Y el caso contrario extremo, que se use todavía el papel y los procedimientos
se gestionen a mano, el registro e indización de expedientes se harán de manera que reflejen
los datos de captura de la información en el sistema (datos que siempre pueden ser
grabados a posteriori).
La implantación del modelo, como un proceso que afecta a los procedimientos de toda la
organización, se hará desde un momento presente y orientada al futuro. El tratamiento de la
información y documentación generada antes de la implantación del sistema se llevará a
cabo, en función de las prioridades y recursos disponibles, empezando por la más nueva
(potencialmente de mayor uso) y prosiguiendo con la más antigua.
Las bases de datos, los instrumentos de control de la información, los propios repositorios
donde se almacenan los documentos (electrónicos o imágenes digitales), bien en su versión
en bruto bien en “versiones públicas” que protejan o disocien la información no accesible,
han de ser susceptibles de ser atacables por las herramientas de búsqueda de la web. Por lo
tanto el sistema, de gestión debe ser diseñado y configurado para generar las etiquetas
definidas por los estándares utilizados.
Como colofón cualquier sistema de gestión que implantemos debe ser susceptible, en el
presente o en el futuro, de ser certificable de acuerdo a alguna norma de calidad reconocida.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
41
Código de Buenas Prácticas para la implementación y certificación de políticas de Transparencia Proactiva
Esta sección del documento establece las prácticas que debe cumplir la organización para
estar preparada para que cualquier información en su poder pueda ser accedida por
cualquier persona que lo solicite. Las prácticas establecidas establecen un cumplimiento
general del ordenamiento jurídico vigente en México, yendo mucho más allá y permitiendo
poner una mayor puesta a disposición del público de información, de una manera eficiente
y eficaz.
Como ventajas adicionales, implica la estructuración de los procesos administrativos,
eliminando múltiples redundancias y alineando los sistemas de la organización para que
estandarice prácticas que ya tiene la obligación de hacer, pero permitiéndole obtener
mayores resultados en términos de información puesta a disposición del público. Cuanta
más información este a disposición del público, menor será el esfuerzo para responder a las
peticiones de acceso a la información.
Las prácticas establecidas en este código pueden ser cabalmente cumplidas de diversas
maneras, no exigiendo en el presente ningún mecanismo concreto de cumplimiento,
permitiendo a la organización que, de acuerdo a sus recursos, creatividad y circunstancias
pueda adaptarse de la manera que mejor convenga. En estos términos, cada obligación
puede ser cumplida mediante el uso de TIC o mediante mecanismos tradicionales,
generalmente en soporte papel. Cuando sea posible, se mencionara el enfoque.
Es muy recomendable el empleo de tecnologías de información.
El mecanismo de cumplimiento con estas obligaciones debe de estar correctamente
documentado y debe ser comprobable por cualquier interesado.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
42
A- Generales: Las siguientes obligaciones son de aplicación a todo el ciclo de vida de la
información, como las aplicables al personal interno o externo, a las herramientas
involucradas en todo el proceso así como a terceros involucrados en el procesado de la
información
Debe 1: La Organización debe capacitar al personal involucrado en el modelo,
políticas y normas aplicables a la organización.
Los modelos de gestión actuales son de una complejidad elevada. En las administraciones
públicas, donde adicionalmente existe un conjunto numeroso de normas y políticas internas
que influyen necesariamente sobre el flujo de información, la capacitación continua se
torna imprescindible. La existencia de un alto índice de rotación de personal en algunas
organizaciones públicas, hace que establecer periodicidad a la capacitación sea algo muy
necesario. Que se concreten y puedan predecir las fechas para las capacitaciones es una
buena práctica que apoya a la planeación de la institución en todos los demás procesos de
los que es responsable.
Debe 1: Capacitación continua
Enfoque: Tecnologías de información o tradicional
Mínimo Recomendable
1. Capacitación anual que incluya
formación en Transparencia,
política y normativa internas así
como en las Tecnologías de
información que se están
empleando.
2. Grupos de capacitación reducidos y
a demanda, para capacitar a los
últimos reclutados de la
organización.
3. Oficina de apoyo y consulta para
todas las cuestiones referentes a
Transparencia Proactiva y cuestiones
referentes a la información.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
43
Debe 2: El mecanismo de evaluación del personal debe incluir parámetros de
evaluación sobre conocimientos del sistema de gestión de información y sobre la
normativa aplicable.
Un gran número de organizaciones tiene integrados mecanismos de evaluación de su
personal, para evaluar diferentes cuestiones referentes a su desempeño, conocimientos
organizacionales u herramientas de trabajo. La normatividad tanto legal como interna
referida a los sistemas de gestión de información, archivos, protección de datos etc. Debe
de formar parte de los citados mecanismos de evaluación para comprobar el estado de
cumplimiento tanto de la salud de los sistemas de gestión, como del conocimiento y
cumplimiento de las citadas normas.
Debe 2: Evaluación del personal.
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Se agregarán reactivos, rubros u
otros mecanismos a las
evaluaciones del personal vinculado
con el ciclo de vida de la
información, referentes a la
normatividad y al uso y
posibilidades del sistema de gestión
de la información.
Los mecanismos de evaluación se
aplicarán mediante formatos
electrónicos para favorecer un
análisis rápido y eficiente de los
resultados.
Se efectuarán análisis estadísticos
sobre los resultados de los
mecanismos de evaluación.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
44
Debe 3: La Organización debe contar con un sistema de gestión documental unificado
o con una herramienta de gestión documental unificada
Para los efectos de poder implementar una política de transparencia proactiva, debe
trabajarse desde el principio de la generaciòn de la información y los documentos, así como
en todo el ciclo de vida de la misma, hasta su archivo o difusión, con mecanismos de
control y auditoria aplicables a cualquier parte del ciclo.
Para la implementación de dichos controles se deben unificar las herramientas que van a ser
empleadas para el cumplimiento de dichas tareas.
Si bien existen muchas soluciones en el mercado de gestión integral de documentos43
, el
uso de herramientas unificadas simples tradicionales, como expedientes unificados junto a
políticas de archivo integrales puede ser una solución para entidades de menor tamaño. Sin
embargo las posibilidades quedan vastamente reducidas al poder efectuarse un menor
número de tratamientos, así como una mejor clasificación y búsquedas sobre el contenido.
Las posibilidades de escalabilidad de estas herramientas son, a su vez, muy reducidas.
Para poder cumplir con una política de transparencia proactiva, no se necesitan sistemas de
gestión integral, pero es una práctica más que recomendable y económica en un plazo de
tiempo muy corto.
Debe 3: La Organización debe contar con un sistema de gestión documental unificado
(Mediante Tecnologías de Información) o con una herramienta de gestión documental
unificada
Enfoque: Tecnologías de información
Mínimo Recomendable
La organización implementara un
sistema de gestión documental que
sea aplicable al ciclo de vida de la
información en manos del sector
El sistema debe tener redundancia
para una mayor seguridad,
protección y funcionamiento
El sistema debe alojarse en
43
Alfresco es un popular sistema documental, bajo licencia GNU ( es decir, Software Libre) y que permite su
implementación en diversos entornos, en diversas arquitecturas de TIC y con distintos alcances.
https://developer.alfresco.com/
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
45
publico ubicación separada al centro de
labores
Deberá evaluarse el rendimiento y
funcionamiento del sistema de
manera periódica
Debe 3: La Organización debe contar con un sistema de gestión documental unificado
(Mediante Tecnologías de Información) o con una herramienta de gestión documental
unificada
Enfoque: Tradicional
Mínimo Recomendable
La organización generará
herramientas tradicionales como
expedientes, carpetas, archivos y
similares que sean de aplicación
para todo el ciclo de vida.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
46
Debe 4: Tanto el sistema como la herramienta permitirán la gestión de los derechos de
propiedad intelectual de la información
Los derechos de propiedad intelectual son un tema importante en cualquier sistema de
gestión de la información, independientemente del método aplicado. Por la gestión de los
derechos de propiedad intelectual, nos referimos a las condiciones de uso que va a tener la
información publicada, como la remuneración, la autorización para realizar obras derivadas
de esta información y en qué condiciones se va a dar esta autorización.
Una buena práctica habitual consiste en que el sistema permita diferentes clasificaciones a
cada documento o colección de datos, siendo referidas a licencias tipo estandarizadas y de
uso habitual, tales como las licencias Creative Commons44
que permiten obras derivadas
con diferentes condiciones de uso, las licencias tipo copyleft que permiten el uso y
modificación bajo la condición de que las obras derivadas no agreguen restricciones , tales
como la licencia GNU45
para programas de cómputo o licencias tipo establecidas por otras
organizaciones públicas. El uso de licencias tipo permite una rápida y eficiente
clasificación y gestión de los derechos de propiedad intelectual, generando seguridad
jurídica en los usuarios y facilitando su difusión y posible reutilización.
Debe 4: Gestión propia de derechos de propiedad intelectual
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
El sistema o herramienta debe
permitir la asignación de
características relacionadas con los
derechos de propiedad intelectual
que vayan a regir cada documento
El sistema permitirá gestionar los
derechos de propiedad intelectual de
cada documento o colección de
datos mediante el uso de licencias
tipos estandarizadas
44
Creative Commons son unas licencias popularizadas por Lawrence Lessig, mediante las cuales se permite
la modificación de los contenidos licenciados, generalmente sin costo, y ayudando a la identificación de las
obligaciones legales en materia de Propiedad Intelectual. http://creativecommons.org/ 45
La Licencia GNU es la licencia de Software Libre más popular hoy en día. Garantiza las cuatro libertades
que pregona el Software libre (modificación, distribución, etc.) y es la cabeza visible de un movimiento que
pregona, con éxito, la necesidad de emplear software que nos permita más libertades que el software
“propietario”.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
47
Debe 5: Los contratos con proveedores que trabajen, nutran, gestionen o mantengan
la información de las administraciones deben contar con una cláusula que contenga
las obligaciones contenidas en el modelo, obligando a su cumplimiento.
Las diferentes organizaciones públicas que gestionan información pública habitualmente
contratan los servicios de terceros con diferentes finalidades; proveer contenidos, generar
informes, gestionar los archivos o sistemas e incluso auditar el funcionamiento de los
mismos. Para estos efectos, la ausencia de acuerdos adicionales entre los contratantes puede
suponer un problema adicional para el cumplimiento e implementación de un modelo
integral, puesto que los proveedores no estarían obligados e incluso podrían efectuar tareas
que llevaran potencialmente a destruir la operación del modelo.
Para evitar esto, los contratos deben contener cláusulas que impliquen el conocimiento
íntegro del modelo a aplicar, así como el compromiso de cumplimiento de las obligaciones
que les sean directamente aplicables en el marco de las tareas que les hayan sido
encomendadas.
Una práctica eficiente que se puede emplear consiste en la adición de las citadas cláusulas
en los contratos tipo o formularios que se empleen para la contratación de los diversos
servicios, evitando una práctica casuística que genera ineficiencias en los múltiples
procedimientos de contratación que pueden llegar a existir en una organización.
Debe 5: Proveedores conocen el modelo y se obligan a su cumplimiento
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Cualquier contrato con proveedores
relacionados directamente o con
incidencia en el ciclo de vida de la
información deberán conocer el
modelo, obligándose a su
cumplimiento
Se modificaran las plantillas,
formularios y contratos tipo para que
contengan cláusulas que obliguen a
los proveedores contratados al
cumplimiento de las obligaciones
derivadas de la adopción del modelo.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
48
Debe 6: Los contratos con proveedores que trabajen, nutran, gestionen o mantengan
la información de las administraciones deberán incluir cláusulas de cesiones de
derechos que permita el funcionamiento del modelo
Un tipo de proveedores con los que trabajan las organizaciones públicas pueden clasificarse
como proveedores de contenidos desde la perspectiva de la gestión documental, puesto que
proporcionan información y documentos que van a ser incluidos en el sistema y, por lo
tanto difundidos.
Si bien muchas normas legales ya prevén esta posibilidad y regulan un posible conflicto
entre transparencia y derechos de autor, no es una cuestión que esté plenamente regulada en
todos los órdenes de gobierno o que sea aplicable a todas las organizaciones.
Es por lo tanto necesario que, para que pueda existir una política de transparencia completa,
deban de cederse por vía contractual los derechos de los trabajos que sean ingresados al
sistema de gestión documental para que no existan problemas con su difusión.
Debe 6: Proveedores ceden los derechos de propiedad intelectual permitiendo la difusión.
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Cualquier contrato con proveedores
relacionados directamente o con
incidencia en el ciclo de vida de la
información debe contener
cláusulas que cedan
incondicionalmente los derechos de
autor de las obras generadas bajo el
objeto de los contratos.
Se modificaran las plantillas,
formularios y contratos tipo para que
contengan cláusulas que obliguen a
los proveedores contratados a la
cesión completa de los derechos de
autor de las obras que generaron
bajo esos contratos.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
49
Debe 7: La organización debe contar con un registro de los archivos que contengan
colecciones de datos de carácter personal
Los datos de carácter personal son, de acuerdo a la definición aceptada por los tratados
internacionales y la mayor parte de los textos legales sobre la materia, aquellos que
identifiquen o hagan identificable a la persona de manera sencilla. Sobre estos datos, de los
cuales la persona física es la verdadera, única e integral propietaria, se pueden ejercer los
derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), los cuales están
reconocidos incluso a nivel constitucional en México.
Sin embargo, en el entorno de una organización pública, el ejercicio real de estos derechos
puede ser complejo debido a la gran cantidad de colecciones de datos que se pueden llegar
a generar en el cumplimiento de las diferentes tareas de una administración pública.
Para cubrir esta necesidad de cumplimiento efectivo de los derechos ARCO por parte de los
ciudadanos, la generación de un registro de colecciones de datos que contengan datos de
carácter personal puede facilitar sobre manera la identificación por parte del ciudadano de
la colección de su interés y ejercer de esta manera sus derechos, de una manera más
eficiente para las partes involucradas.
Una buena práctica detectada consiste en la regulación interna sobre la creación de estas
colecciones de datos, para la creación de las mismas, la destrucción y los fines perseguidos
con la citada colección.
Se debe exentar de registro a aquellas colecciones de datos temporales generadas para el
cumplimiento de alguna tarea y cuyo tiempo de vida vaya a ser efímero.
Debe 7: Registro de los archivos de datos de carácter personal
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Se generara un registro de
colecciones de datos de carácter
personal en posesión de la
organización
El registro debe estar disponible en
todo momento y puede ser
consultado tanto en los lugares
idóneos de atención ciudadana como
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
50
Este registro será público. a través de las sedes electrónicas de
la organización
La organización regulara la creación
y registro de colecciones de datos
personales, salvo aquellas que
tengan un carácter efímero.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
51
B- Creación de la información:
El siguiente conjunto de obligaciones inciden sobre los procesos de creación de
información de acuerdo al ciclo de vida especificado. Desde su Captura/generación hasta la
resolución. Tiene extrema importancia su cumplimiento, puesto que solo incidiendo de una
manera integral desde el principio de la creación del documento, podremos facilitar la
liberación de información de una manera eficaz y eficiente.
Debe 8: Se debe generar un sistema de identificación y etiquetado de manera univoca
e inequívoca para todo dato de carácter personal existente en un documento, a efectos
de facilitar su identificación dentro del contenido del mismo, facilitando su
tratamiento posterior.
El principal obstáculo existente para las políticas de transparencia es el respeto a la
privacidad así como evitar la publicación de datos de carácter personal, tal y como se
definen en la mayor parte de los acuerdos internacionales y textos legales en la materia. En
el caso de México, el Derecho a la protección de Datos de carácter personal esta incluso
reconocido a nivel constitucional, concretamente en el artículo 16 de la Constitución de los
Estados Unidos Mexicanos.
Los datos personales o datos de carácter personal son todos aquellos que identifiquen
directamente a la persona física o la hagan identificable, de manera indirecta; nombre y
apellidos, números o claves identificadoras tales como el RFC y CURP, licencias, placas de
matrícula de vehículos, imágenes, videos etc. Existe un mayor rigor que debe de
mantenerse en el caso de datos que identifiquen a menores de edad. La divulgación de estos
datos de carácter personal, así como cualquier tratamiento de la información que se pueda
efectuar con ellos está prohibida de manera tajante, salvo que exista consentimiento por
parte de la persona identificada, verdadero dueño y titular de los datos.
La mayor excepción a esta obligación es la existencia de una norma con rango legal que
permita, o incluso obligue, a su publicación, como las normas de publicidad activa u
obligaciones de transparencia existentes en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
52
Cualquier información que sea publicada encuentra dificultades referentes a esta materia.
La principal solución, adoptada por muchos textos legales es la generación de versiones
públicas que omitan esta información. Pero en un escenario de publicación proactiva de
información, el número de documentos que han de ser anonimizados puede ser
sustancialmente mayor. La buena práctica consiste en el uso de mecanismos tanto
electrónicos como tradicionales que permitan señalar la existencia de datos de carácter
personal durante la elaboración del documento, marcándolos e identificándolos de manera
inequívoca, de tal manera que se puedan generar estos documentos de una manera eficiente
y con el menor uso posible de recursos. La aplicación de un sistema de marcado de datos
personales durante la creación del documento empleado de manera correcta en un entorno
basado en Tecnologías de Información, trae como consecuencia la generación de versiones
públicas de manera automática.
Debe 8: Etiquetado de datos de carácter personal
Enfoque: Tecnologías de Información o tradicional. Tecnologías de información
altamente recomendado.
Mínimo Recomendable
Se deberán emplear mecanismos
tradicionales o tecnológicos que
marquen o etiqueten los datos de
carácter personal dentro de
cualquier documento que se genere.
Emplear sistemas de marcas o
etiquetas de metadatos para señalar
los datos de carácter personal, a
efectos de una rápida eliminación
Emplear sistemas que generen
automáticamente versiones públicas
de los documentos mediante la
eliminación de los datos previamente
marcados.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
53
Debe 9: Se debe generar un sistema de anonimización de la información que permita
la publicación de la información.
La difusión de las versiones públicas requiere de un esfuerzo elevado para las
organizaciones responsables de proveerlas cuando no se ha generado un sistema para actuar
desde el principio del ciclo de vida de la información. Sin embargo, y de acuerdo a este
modelo (Debe 8) la existencia de un sistema de etiquetado de los datos de carácter personal
facilita la tarea de generar un sistema que automáticamente apoye el borrado de estos y por
lo tanto, su anonimización.
En el enfoque tradicional esto se puede lograr mediante la ofuscación, obstrucción o incluso
borrado de la información ya etiquetada. Sin embargo, el uso de Tecnologías de
Información que automáticamente borren los datos etiquetados antes de su publicación sin
intervención humana es un mecanismo mucho más eficiente en términos de costos y
recursos.
Debe 9: Anonimización de la información
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Se generara un proceso dedicado a
la eliminación de los datos de
carácter personal previamente
etiquetados previamente a su
publicación.
Mediante tecnologías de
información, se borraran los datos de
carácter personal de manera
automática antes de su publicación.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
54
Debe 10: Se generará un mecanismo de identificación de propiedad intelectual del
contenido del documento, si es propia o si la información creada o capturada
pertenece a terceros. En caso de que pertenezca a terceros, se deberá especificar.
La propiedad intelectual es aquella que tienen los autores de una creación intelectual sobre
sus obras, tal y como se reconoce en los tratados y las leyes sobre la materia. Está
considerado un derecho humano por la Declaración Universal de los Derechos Humanos en
su artículo 27.
Existen dos tipos principales de derechos sobre una obra; los llamados derechos morales de
autor, que protegen la relación especial entre el autor y su obra, tales como el derecho a que
sea reconocida su paternidad, el derecho a no divulgarla y el derecho a retirarla. Por otro
lado, existen los derechos patrimoniales, que son los que tiene el autor a obtener beneficios
patrimoniales por la explotación de su obra, tales como el derecho a ser remunerado por
cada copia, los derechos de transmisión etc.
Cuando hablamos de información pública, generalmente ésta es creada por las propias
administraciones públicas, por lo que no suele existir un gran problema a efectos de
propiedad intelectual. Sin embargo en muchas ocasiones, se contrata o directamente se
emplea información de terceras personas que puede estar sujeta a estos derechos
especificados.
La existencia de estos derechos puede generar diversos problemas en caso de que la
información sea publicada sin el permiso de los autores. Debido a esto, es más que
recomendable que se analice y declare la autoría de esta información desde el momento
mismo de su creación.
Las mismas disposiciones deben ser empleadas en el caso de que exista información
protegida mediante derechos de propiedad industrial, tales como marcas, patentes de
invención o secretos industriales, para evitar una publicación indebida.
Debe 10: Identificación de propiedad intelectual del contenido del documento.
Enfoque: Tecnologías de información y tradicional
Mínimo Recomendable
- Todo documento elaborado con
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
55
información no generada
directamente por la organización
debe de identificarse de tal manera.
- Todo documento elaborado por
terceros debe marcarse como tal,
sin perjuicio de la obligación de
difusión establecida.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
56
Debe 11: Debe asignarse un responsable de cada documento, implementándose una
cadena de custodia sobre la información del mismo, para cada adición que se efectué a
su redacción.
Los documentos que contienen información pasan por diversas manos durante su proceso
de elaboración. Aunque finalmente haya en todo caso un responsable legal, la
responsabilidad no queda definida de una manera concreta en la publicación final del
documento, puesto que no se especifican los diferentes autores.
A efectos de mantener la calidad de la información, así como para generar un mecanismo
de corrección de errores a posteriori, la identificación de cada autor en un momento
determinado de la elaboración de un documento puede ser de mucho valor en ciertos
escenarios, por lo que se considera conveniente. La trazabilidad de un documento es algo
necesario.
El uso de sistemas de autenticación mediante tecnologías de información, que permitan
conocer el momento preciso de acceso al documento y que almacene la versión original y la
versión editada son buenas practicas que permiten rastrear, e incluso recuperar en caso
conveniente, la información incluida así como las diferentes autorías del mismo.
Debe 11: Cadena de custodia
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Se generará un sistema que
identifique a la persona que obtenga
acceso a un documento, a su
contenido y al contenido entregado
a su devolución.
Emplear sistemas de control de
acceso, autenticación y almacenado
de las diferentes versiones del
documento mediante tecnologías de
información
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
57
Debe 12: Debe existir una nomenclatura o mecanismo que distinga cada versión que
se efectúe de un documento.
La trazabilidad es una característica que debe de tener cualquier documento a efectos de
identificar a los autores y a sus aportaciones. Tanto la ISO 15489_1 (apdo 7.2.2 y 7.2.4)
como la ISO 15489_2 (sobre todo apdos. 4.2.5 y 4.3.7), como la ISO 30301 (apdo 4.6:
Procesos de gestión documental, epígrafe de Control)46
hablan de garantizar la autenticidad
de los documentos, la trazabilidad, y establecer permisos de acceso y manipulación. Para
estos efectos, es necesario implementar algún tipo de sistema que identifique a las
diferentes versiones que se efectúen de un documento.
El uso de herramientas de control de cambios mediante tecnologías de información, genera
automáticamente números de versión para cada aportación del documento así como
información de los autores como valor adicional, por lo que es considerada una buena
práctica.
Debe 12: Nomenclatura para versiones
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Generar una nomenclatura sencilla
que identifique las diferentes
versiones incrementales de un
documento.
Emplear herramientas de control de
cambios que generen
automáticamente los números de
versión incremental así como
información de autoría.
46
Se pueden obtener en la página de la Organización Internacional de Estandares.
http://www.iso.org/iso/home.html
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
58
C- Resolución:
De acuerdo al modelo, la fase de resolución es la que más valor aporta al documento, su
valor primario, puesto que gracias a la resolución cumple con la función encomendada y
prevista. La información contenida en estos documentos tiene un interés elevado a efectos
de su publicación puesto que suele implicar cambios en el estado jurídico de las cosas.
Debe 13: Toda resolución debe ser publicada y accesible, salvo que el marco legal lo
impida.
Cuando hablamos de transparencia, en el concepto tradicional, se entiende que ésta es
ejercida mediante el acceso a la información pública mediante los mecanismos reactivos,
esto es, la información se solicita al sujeto obligado (la administración) y esta responde,
después de un análisis sobre su legalidad, con un documento que incluya la información
solicitada. En un modelo de transparencia proactiva por diseño, la información debe ser
hecha pública por defecto, sin necesidad de solicitudes. El mayor impacto de la
transparencia resultante, así como los ahorros en costos de administración a largo plazo
hacen recomendable que el máximo de información y particularmente todas las
resoluciones sean publicadas. En algunas circunstancias, esto requeriría que se efectúe un
tratamiento para anonimizar el documento y generar la versión pública que pueda
difundirse, lo cual requiere procesos previos para que esto sea efectuado con el menor
esfuerzo posible. Pero por otro lado, todas las leyes aplicables al acceso a la información
contienen categorías que no deben publicarse.
Una política de transparencia proactiva debe intentar publicar todo aquello que sea posible,
siendo las resoluciones una buena aproximación para acercar la información pública al
público. La recopilación de resoluciones en índices o tomos para su fácil manejo facilita
esta labor. Sin embargo, la publicación en sede electrónica o portal permite mantener
seguimientos o poder efectuar análisis por parte de los ciudadanos, por lo que es
considerable una buena práctica.
Debe 13: Resoluciones públicas y accesibles
Enfoque: Ambos
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
59
Mínimo Recomendable
Publicación de todas las
resoluciones que den final a un
procedimiento salvo aquellas no
permitidas.
Publicación en sede electrónica o
portal.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
60
Debe 14: En caso de imposibilidad de publicación por limitaciones en privacidad o
protección de datos se realizará de manera anonimizada.
Es común la existencia de documentos que contengan obstáculos para su publicación
directa, tales como información que afecte a la privacidad de los menores, las víctimas de
ciertos delitos, secretos industriales o datos de carácter personal. Esto no debe de ser
obstáculo para la publicación del máximo de información posible y que el resto de la
contenida en el documento sea pública de acuerdo a una política de transparencia proactiva.
La mayor parte de los textos legales, obligan a esto y la versión anonimizada o sin
restricciones suele denominarse “versión pública”.
Si bien esto suele ser considerado una obligación y no parte de una política de transparencia
proactiva, existen textos legales o lineamientos que no aclaran la cuestión, por lo que su
inclusión en el modelo obedece a razones de consistencia y finalidad.
Debe 14: Versiones públicas anonimizadas.
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Se publicarán todas las versiones
públicas de las resoluciones de
manera proactiva.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
61
Debe 15: Debe existir un índice de resoluciones, que contenga la información necesaria
para la identificación del documento. Debe clasificarse todo documento mediante
clasificaciones archivísticas de acuerdo a normas internacionales, mediante tesauros,
ontologías o metadatos de acuerdo a una política de clasificación homologada y
adecuada para cada proceso.
La descripción archivística, y por consiguiente la de toda información, es el proceso por el
que al registro de cada ítem que exista en el sistema se le asignan unos valores (tipificados)
que permiten su identificación y localización de manera individualizada.
Por supuesto, esto requiere el establecimiento de unos parámetros normalizados que
aseguren que un determinado tipo o nivel de información es descrito siempre de la misma
manera y siguiendo la misma metodología.
El desarrollo vertiginoso de las TIC ha hecho posible un nivel nunca antes alcanzado de
posibilidades de difusión y accesibilidad de la información pero igualmente, al hacer
necesario el tratamiento masivo de información en sistemas automatizados, obligó al
desarrollo de estándares a un nivel internacional. Salvando las todavía considerables
distancias, se trata de emular en la medida de lo posible lo logrado por la catalogación
bibliotecaria donde cada publicación se clasifica y referencia “de la misma forma” en
cualquier parte del mundo.
Por otro lado, los sistemas de tratamiento automatizado de datos han dado una inmensa
importancia a los procesos de indización y el desarrollo de Tesauros y herramientas
equivalentes. Por último la difusión vía web ha hecho igualmente necesaria la inclusión de
repertorios de metadatos como parte imprescindible de toda descripción.
Por lo tanto será imprescindible al planificar y establecer la metodología de descripción e
indización que incluiremos en nuestro sistema de gestión documental (SGD), establecer:
1- Los niveles de descripción, desde los mínimos para “inventariar” la información
a los máximos para la documentación más sensible, significativa, solicitada, etc.
2- La elección de un estándar de descripción (ISAD(G) es el más generalizado) en
el que basaremos nuestras plantillas y formularios.
3- Los tratamientos descriptivos a aplicar en cada fase del ciclo de vida de la
información.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
62
4- Elección de una DTD y un repertorio de etiquetas para la inclusión de
metadatos. Ésta debe ser plenamente interoperable con el estándar de
descripción elegido (el ejemplo clásico es la correlación ISAD(G)-EAD e
ISAAR(CPF)-EAC).
Relacionamos a continuación algunos de los más conocidos y utilizados a nivel mundial.
AGLS (National Archives of Australia): http://www.agls.gov.au/
DACS (Society of American Archivists): http://www2.archivists.org/standards/describing-archives-a-
content-standard-dacs
Dublin Core: http://www.dublincore.org/documents/dces/
EAD (Society of American Archivists): http://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-
on-encoded-archival-description-ead/encoded-archival-description-ead
EAC (Society of American Archivists): http://www2.archivists.org/standards/encoded-archival-
context-corporate-bodies-persons-and-families-eac-cpf
ISAD(G) (International Council on Archives): http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-
international-standard-archival-description-second-edition.html
ISAAR(CPF) (International Council on Archives): http://www.ica.org/10203/standards/isaar-cpf-
international-standard-archival-authority-record-for-corporate-bodies-persons-and-families-2nd-
edition.html
MOREQ2 (DLM-Forum): http://www.moreq2.eu/moreq2 y
http://dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=17&Itemid=22&lang=en
NEDA (Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística):
http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf
RAD (Canadian Council of Archives): http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html
La selección de un repertorio y pautas de elaboración de puntos de acceso e indización será
otro de los puntos fundamentales para la posterior recuperación y categorización de la
información. En este aspecto hay dos premisas que consideramos fundamentales:
1- Aprovechar los amplísimos recursos existentes. No es necesario “volver a
inventar la rueda” para elaborar índices cuando se pueden aprovechar la
multitud de tesauros, nomenclátores y demás repertorios existentes. Muchos de
los cuales han sido elaborados, además, por las propias organizaciones
profesionales de cada campo.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
63
2- Cooperación con entidades o instituciones que generen, gestionen o custodien el
mismo tipo de información. Esto redundará en un ahorro de esfuerzos,
optimización de recursos y un producto final mejor. Uno de los mejores
ejemplos de esto son los grupos de trabajo en el ámbito de municipal o
universitario que han dado lugar a múltiples instrumentos de descripción y
control de uso transversal.
Debe 15.1: La referencia para cada ítem de información incluido en el sistema:
Se describirá de acuerdo a normas archivísticas de validez internacional.
Enfoque: Ambas
Mínimo Recomendable
Cada ítem de información será
descrito al menos con los 6 campos
obligatorios establecidos por la
norma ISAD(G).
Existencia de una descripción
multinivel adecuada y suficiente a la
relevancia de cada nivel de
información.
Incorporación de metadatos y
repertorios de etiquetas a los
parámetros descriptivos.
Debe 15.2: La referencia para cada ítem de información incluido en el sistema:
Indización mediante Tesauros, Ontologías y Metadatos.
Enfoque: Ambas
Mínimo Recomendable
Se establecerán unos criterios de
indización básicos para la
información incluida en el sistema.
Selección de repertorios de
indización pertinentes y de uso lo
más generalizado posible en el
campo de actuación de cada
organización.
Implementación de una normativa de
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
64
indización única para toda la
organización, y a ser posible
transversal con la de organizaciones
análogas.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
65
D- Archivo:
De la fase de archivo depende no solo la conservación de la información a efectos de su
posterior publicación y difusión, sino el cumplimiento de otras obligaciones legales como
la destrucción o expurgo que pueden ser de suma importancia.
Debe 16: Debe existir una política u normativa interna de archivo que mínimamente
especifique la información a archivar y el fundamento de su interés, el plazo de
archivo y retención de la información, la información que debe ser eliminada, y el
fundamento de su eliminación, así como la exigencia de un responsable de su
eliminación, la norma técnica empleada para su eliminación, lógica o física, el
programa de mantenimiento del archivo, el programa de seguridad del archivo y el
plazo de auditoría integral de mantenimiento del archivo.
La gestión (tratamiento, acceso, custodia, disposición) de la información dentro de cada
organización debe adquirir categoría de procedimiento de trabajo transversal que implique
a todos los niveles de la misma.
Estos procedimientos deben recogerse en documentos con categoría, al menos, de norma
técnica que han de ser conocidos y aplicados por todos los empleados en razón de su
responsabilidad en los procesos de gestión documental.
Este Manual de Gestión Documental definirá los procesos de tratamiento de la
información, sus responsables y las tareas específicas a desarrollar por cada unidad.
El manual indicará igualmente en qué estándares y normas técnicas (de descripción, de
indización, criterios de clasificación, etc.) se fundamentan la metodología y tareas de
tratamiento de la información que se implementen dentro de la organización.
La norma debe establecer la creación y mantenimiento de instrumentos de descripción y
control cuya finalidad es tener siempre localizada la información tanto desde el punto de
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vista intelectual como físico. Aplicando la teoría archivística47
clásica los imprescindibles
en un sistema desarrollado serían:
Cuadro de clasificación.
Cuadro de valoración y selección, incluyendo un calendario de conservación.
Fichas, informes, relaciones de valoración.
Registro de altas y bajas (adquisiciones, préstamos/cesiones, transferencias,
expurgos).
Una labor fundamental para una adecuada disposición de la información es implantar como
parte del sistema los procesos de valoración y selección de la información. Los
procedimientos, metodología, periodicidad, responsabilidad y control sobre estos procesos
serán igualmente recogidos en la normativa interna de gestión de la información. Las
resoluciones de dicho proceso han de quedar siempre reflejadas en documentos auditables
que definan y expliquen plenamente los criterios en que se han basado. La aplicación de
estas resoluciones debe recogerse igualmente en la norma ya sea en forma de calendarios de
transferencia, o de procedimientos de eliminación.
Otro aspecto fundamental es el de las reservas de acceso de la información. Si bien es cierto
que éstas nos vienen marcadas por las disposiciones legales de aplicación según el tipo de
información, la norma debe definir unos procedimientos de solicitud de acceso a este tipo
de información y establecer la obligación de publicar tanto relaciones de los mismos como
sus plazos de desclasificación.
Todo ello sin olvidar el tratamiento archivístico de la información. Como hemos señalado,
la base de todo ello han de ser los propios datos de captura en el sistema y los registros de
sus interacciones. Sin embargo, una vez que se encuentre en fase semi-activa, deben estar
previstas las tareas a desarrollar a fin de enriquecerla de cara a su difusión presente o
futura.
Las premisas para ello serían las siguientes:
1. Partimos de la base de información individualizada y localizada dentro del sistema.
47
Cita de archivistica
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
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2. Mediante el proceso de valoración y selección sabemos cual va a ser eliminada,
total o parcialmente, y cual es de conservación permanente.
3. Tendremos unos plazos de vigencia, custodia y transferencia entre las distintas fases
de archivo, previas a su disposición final.
4. Por lo tanto el objetivo ha de ser aplicar una intensidad en la descripción y
tratamiento documental acordes al destino final de la información, el tiempo que va
a permanecer dentro del sistema, el tiempo que va a ser accesible y la naturaleza de
las reservas de acceso (si anulan el conjunto de la información o si aún disociada es
posible tratarla como un conjunto ordenado y estructurado de datos).
Este tratamiento archivístico debe concretarse en un plan descriptivo, un plan de
digitalización (como herramienta de preservación y difusión) y sistemas y procedimientos
que garanticen la conservación de la información (física y lógica) durante todo el tiempo
que deba serlo.
Todos estos documentos, reglamentos, normas internas, planes, etc. no deben contemplarse
como estructuras fijas y definitivas. Todos ellos deben tener unos procedimientos de
mantenimiento, revisión y actualización en consonancia con las necesidades de la
organización y la demanda y uso de su información. Y esos procedimientos así como ellos
mismos deben ser auditables por evaluadores independientes. Además, si bien no es un
objetivo inmediato ni realista durante la implantación y desarrollo de un SGD, es
conveniente al diseñar su estructura contemplar a medio plazo la posibilidad de optar a una
certificación (ISO 15489 es quizás el estándar de gestión documental más conocido) del
mismo.
Por último, es evidente que cuanto más “enriquecida” esté nuestra información y más
medios de acceso y consulta pongamos a disposición de la sociedad, mayor demanda
potencial de la misma crearemos. Y los resultados de esta demanda (acceso, uso,
reproducción, etc.) han de ser incorporados a los procesos del sistema tanto para la
elaboración de los planes de tratamiento archivístico como para los criterios de valoración,
conservación y reservas de acceso. En resumen, que la propia demanda (administrativa,
social, económica) de uso de información de cualquier organización es el mejor
indicador de sus valores y potencialidades como activo de la misma.
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Debe 16.1: Los procesos básicos destinados a la gestión de la información serán
incorporados a las rutinas y metodologías de trabajo del personal.
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
La captura de la información en el
SGD se llevará a cabo con los datos
de alta de cada documento,
procedimiento o fase de tramitación
que realice la unidad administrativa.
Los datos con que se registre cada
documento abarcarán al menos los
campos mínimos obligatorios
establecidos por la norma de
descripción archivística utilizada
por el SGD.
La herramienta de gestión estará
incluida en, o será interoperable con
el SGD.
Los formularios de registro de
información en el sistema
incorporarán la categorización y
clasificación de la misma que
establezca el SGD.
Debe 16.2: Debe existir una herramienta o sistema que registre los procesos de gestión de
la información y los incorpore a la información susceptible de ser difundida.
Enfoque: TI
Mínimo Recomendable
Los datos en bruto sobre la
tramitación y resolución de los
asuntos públicos serán registrados
en formatos abiertos, o ser
susceptibles de migrarse a ellos de
forma automatizada.
El sistema debe incorporar los
filtros necesarios para disociar los
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campos categorizados como datos
personales o información con
cualquier tipo de reserva.
Debe 16.3: La referencia para cada ítem de información incluido en el sistema:
Se hará de acuerdo a una clasificación que refleje, al menos, las funciones de la
organización.
Enfoque: Tradicional
Mínimo Recomendable
La categorización de la información
generada por la organización
responderá a las funciones y
competencias que tenga asignadas.
Existencia y mantenimiento de un
cuadro de clasificación de series
documentales que defina la
estructura y relaciones de la
información generada y reunida por
la organización.
Debe 16.4: La referencia para cada ítem de información incluido en el sistema:
Datos mínimos de localización.
Enfoque: Ambas
Mínimo Recomendable
Existencia de un registro que
permita saber qué información ha
entrado y salido en el sistema y los
datos necesarios para localizar
ítems individuales.
Existencia de instrumentos de
descripción al nivel de serie
documental.
Existencia de instrumentos de
control de todas las interacciones y
etapas por que haya pasado cada
ítem de información.
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70
Debe 16.5: Deben establecerse procesos, acordes con los plazos y obligaciones legales
establecidos, destinados a valorar la información y dictaminar su archivo o su
eliminación.
Enfoque: Tradicional
Mínimo Recomendable
Implantación de un procedimiento
de valoración de la información.
Adopción de una política de
eliminación de información.
Debe 16.6: Estos procesos deben establecer plazos, más allá de los estrictamente legales
de vigencia plena de la información, para su retención y archivo.
Enfoque: Tradicional
Mínimo Recomendable
Elaboración de un calendario de
conservación y acceso.
Elaboración de un catálogo con las
reservas de acceso y su
vencimiento.
Debe 16.7: Deben reflejar los fundamentos tanto para la eliminación como para el archivo
de cualquier clase de información.
Enfoque: Tradicional
Mínimo Recomendable
Elaboración de informes de Integración en comisiones o grupos
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71
valoración para cada categoría de
información generada por la
organización.
de trabajo transversales entre
instituciones análogas.
Adopción o adaptación de los
trabajos ya existentes.
Debe 16.8: La eliminación, lógica o física, debe realizarse de acuerdo a una norma
técnica, debe tener un responsable y ser auditable.
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Establecimiento de un
procedimiento de eliminación de la
información.
Establecimiento de unos requisitos
de eliminación de la información,
en función de su sensibilidad.
Determinar quién es el responsable
último de autorizar la eliminación.
Nombrar un responsable del
proceso específico de eliminación.
Certificación independiente de los
procesos de eliminación de
información.
Debe 16.9: Programa de mantenimiento del archivo
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Medidas de conservación
preventiva.
Elaboración de copias de seguridad
Programa de restauración y
recuperación de la información.
Localización de fuentes de
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de toda la información en formato
digital.
información relacionada.
Debe 16.10: Programa de seguridad del archivo
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Establecer perfiles de usuario con
diferentes categorías de acceso.
Custodia de la información original,
o en bruto, en repositorios de acceso
restringido.
Elementos de prevención tanto
contra riesgos físicos (sistemas anti-
incendios, etc.) como lógicos
(antivirus, cortafuegos, etc.).
Elaboración de copias o versiones de
consulta de toda la información.
Incorporación al SDG de todos los
registros de acceso a la información,
y a su espacio físico de custodia, por
parte del personal y usuarios del
archivo.
Debe 16.11: Los procedimientos de acceso, uso y reproducción de cualquier tipo de
información
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Registro de consultas, incluyendo
acceso vía web.
Registro de copias solicitadas,
descargadas y entregadas.
Normativa, procedimientos y
formularios vía web.
Historial público con las estadísticas
de acceso y reproducción de la
información.
Historial público referenciando el
uso como fuente primaria de la
información de la organización
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E- Difusión de la información:
La difusión de la información pública forma parte del alma de las políticas de
transparencia. La posibilidad de que el ciudadano pueda conocer la información que pueda
serle de utilidad e interés es el fin último que se persigue. A fin de implementar una política
de Transparencia Proactiva, hay dos herramientas consideradas basicas, la difusión pura
(directa) y la difusión con propósito de reutilización de la información (mediante
intermediarios o infomediarios).
E. 1. Reutilización de la información
La reutilización de la información implica darle vida nueva a la información, para que sea
empleada tanto por usuarios como por infomediarios que identifiquen una forma de agregar
valor a la misma, apoyando su difusión, al funcionar como intermediarios entre las
entidades públicas y el público usuario.
Debe 17: Cada organización debe tener un portal único de transparencia y
reutilización de la información. Este Debe puede cumplirse mediante la publicación
voluntaria de la información en un portal ´de otra administración pública que
unifique las publicaciones de diversas organizaciones.
Una problemática actual referida a la información y reutilización de la información en
manos del sector público es la dificultad para encontrar la información necesaria. Esto es
debido a un cúmulo de factores importantes, que nacen todos de la existencia de grandes
cantidades de información y solicitudes que han desbordado las capacidades de indexación
y gestión con las que fueron diseñados los primeros sistemas, así como a una gran
dispersión debido a la gran cantidad de organizaciones y entes que publican información,
cada uno en, como poco, un portal diferente. Esta cantidad de información no va hacer sino
crecer en los próximos tiempos de manera significativa, según se detecta claramente la
tendencia por parte de las administraciones de adoptar políticas de información más
abiertas y por el desarrollo del enfoque de gobierno abierto. Las necesidades particulares de
los infomediarios para emplear esta información de una manera eficiente que no implique
grandes inversiones de tiempo y recursos, hacen que para facilitar una política integral de
transparencia proactiva que apoye a la difusión de la información, deba unificarse de la
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
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mayor manera posible el número de sedes electrónicas donde se publique la información y
las colecciones de datos destinadas a la reutilización.
Existen diversas alternativas tecnológicas, incluso gratuitas, que permiten la generación
rápida de portales en esta materia. CKAN48
es un software de código abierto que ha sido la
base de muchos portales de administraciones públicas nacionales de países de gran tamaño,
como por ejemplo Reino Unido. Sin embargo, la gran cantidad de entidades hace que sea
mejor práctica el agrupar a las diferentes entidades públicas por jurisdicción y generar un
único portal, o que la información para reutilizar fuera publicada en un portal de mayor
escala, estatal o incluso nacional.
Debe 17: Portal único de transparencia y reutilización de la información.
Enfoque: Tecnologías de Información.
Mínimo Recomendable
Debe existir un único portal o sede
electrónica donde la administración
pública concentre todas las
colecciones de datos o
informaciones cuyo destino sea la
reutilización,
Generar los acuerdos necesarios para
crear un portal entre distintas
entidades, por jurisdicción o incluso
a nivel nacional.
48
CKAN esta en un proceso de cambio constante, por lo que es conveniente revisar periódicamente
http://ckan.org/
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
75
Debe 18: El portal deberá contar con un sistema de búsqueda, catalogación e
indexación fácil y accesible a fin de que los usuarios puedan buscar los datos e
información de forma fácil, intuitiva y sencilla.
Según va ampliándose la cantidad de información publicada mediante los mecanismos de
transparencia, tanto reactivos como proactivos, la dificultad que tiene el usuario o el
infomediario para encontrar aquella que necesita, se dificulta de una manera elevada.
Con la ampliación de las políticas de transparencia proactiva, que implican la publicación
voluntaria de mayores cantidades de información, acercándose incluso a la liberación total
o full disclosure, este problema puede adoptar problemas enormes.
Existen muchas posibilidades para acometer la creación de un sistema de búsqueda. La
correcta catalogación de los documentos (incluyendo las colecciones de datos) facilita de
gran manera su indexación por diversos sistemas. Los buscadores deben permitir efectuar
solicitudes por los diversos campos del documento o incluso por el texto íntegro del
documento, obteniendo un resultado por orden de relevancia.
Debe 18: Sistema de búsqueda, catalogación e indexación fácil
Enfoque: Tecnologías de información
Mínimo Recomendable
Debe existir un sistema de
búsqueda de documentos o
colecciones de datos que cumpla
con criterios de usabilidad y la
mayor sencillez.
El mecanismo de búsqueda debe ser
propio del portal, no externo, y
debe ser accesible desde cualquier
lugar del portal o sede electrónica.
Emplear sistemas de búsqueda
basados en semántica que emplee los
datos de clasificación de los
documentos.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
76
Debe 19: Debe utilizarse un sistema que permita la interoperabilidad tanto de los
datos como de las informaciones entre las diferentes administraciones.
La interoperabilidad y el intercambio de datos e información entre administraciones es una
característica necesaria para una correcta funcionalidad en la administración pública;
elimina procesos redundantes, eleva la productividad y facilita la generación de nuevas
herramientas basadas en información. De igual manera, la adopción de esquemas de
interoperabilidad facilita el acceso por parte de los usuarios e infomediarios y la
reutilización de la información.
Si bien actualmente no existe un único esquema de interoperabilidad entre las
administraciones con contenido suficiente para ser aplicado49
, existen iniciativas en otros
ámbitos que pueden ser de aplicación, tales como esquemas de terceros países o iniciativas
en operación en algunos estados de la República Mexicana.
Debe 19: Esquema de Interoperabilidad
Enfoque: Tecnologías de información
Mínimo Recomendable
Se adoptaran e implementaran los
esquemas de interoperabilidad que
sean aplicables
49
Existe el esquema Nacional de Interoperabilidad y Datos Abiertos, pero no ha sido desarrollado
reglamentariamente.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
77
Debe 20: Debe publicarse información mediante una política de datos abiertos que
cumpla con formatos reutilizables, licencia o términos de uso que permita el reúso de
la información y determinación de la fuente de la información.
La política de datos abiertos es un mecanismo destinado a favorecer la reutilización de la
información que tiene como destino tanto a usuarios de la información que quieran
emplearla de la manera más desagregada posible para poder elaborar sus propios análisis o
tratamientos, como a los infomediarios que estén interesados en generar productos de valor
agregado, integrando estos datos en sus propias soluciones tecnológicas.
Sin embargo una política de Datos Abiertos no consiste exclusivamente en la publicación
de los datos de la manera más desagregada posible, sino que adicionalmente tiene que
cumplir con ciertas condiciones en materia de propiedad intelectual.
En primer lugar, para favorecer el uso y la reutilización, los datos tienen que ser publicados
bajo una licencia de uso que permita la modificación y generación de otros productos
basados en ella. Esta característica es esencial para lograr una efectiva integración en otros
productos o para elaborar diferentes análisis que, en caso de una licencia cerrada y
restrictiva, no podrían efectuarse.
Adicionalmente, deben utilizarse formatos reutilizables o machine readable. Este tipo de
formatos implica la posibilidad de poder efectuar un tratamiento de la información
directamente con la información proporcionada. Es decir, que no requiera procesos
adicionales como por ejemplo, volver a capturarlos. Los diferentes formatos de imagen
(.jpg, .tiff), por ejemplo, son formatos no reutilizables, puesto que para poder trabajar con
los datos contenidos en la imagen, el analista tendría que volver a capturar todos los datos
de nuevo con la ineficiencia que ello supone.
Por último, las colecciones de datos publicadas deben hacer siempre referencia a la fuente
de la cual se han obtenido para lograr una mayor garantía y confiabilidad de los mismos.
Debe 20.1: Datos abiertos y reutilización
Enfoque: Tecnologías de información
Mínimo Recomendable
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
78
Cada conjunto de datos tiene que
tener una licencia clara de uso
publicada en el portal que permita
el uso y la modificación de los
datos
Emplear licencias tipo que permitan
la reutilización y el fácil
reconocimiento de las condiciones
de uso
Debe 20.2: Datos abiertos en formatos reutilizables
Enfoque: Tecnologías de información
Mínimo Recomendable
Deben emplearse formatos que sean
legibles directamente mediante
tecnologías de información, sin
necesidad de tratamientos
adicionales
Los archivos de imágenes o de
intercambio portátil (PDF) no son
considerados formatos reutilizables
Emplear formatos abiertos que no
requieran el uso de una herramienta
específica y que no sean formatos
propietarios que tengan restricciones
a su uso
Debe 20.3: Debe publicarse información mediante una política de Datos Abiertos que
especifique la o las fuentes empleadas en la elaboración del conjunto de datos
Enfoque: Tecnologías de información
Mínimo Recomendable
La fuente de la cual se ha obtenido
la información de ser explicitada al
interior de la colección de datos
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
79
Debe 21: Debe existir un mecanismo de retroalimentación y solicitudes de la oferta de
información pública existente, que incluya a los posibles colectivos que reutilicen la
información así como el calendario de consultas periódicas.
Una de las cuestiones más complejas a las que se enfrenta cualquier organización que desea
liberar información para su reutilización, es la elección referente a cuál es la información
que va a ser liberada. Si bien deben existir técnicas de análisis sobre la demanda de
información para tomar decisiones de una manera informada y basadas en métodos
científicos, ello no obsta para que no se deba consultar de manera directa tanto a los
usuarios de esta información como a los infomediarios de la misma.
Existen diversas maneras para obtener esta retroalimentación. Una primera aproximación
consiste en efectuar estudios de opinión, sondeos o entrevistas con los interesados para
obtener el insumo necesario para publicar la información demandada de una manera
directa. La generación de espacios públicos y abiertos con esta temática, donde se
congreguen usuarios e infomediarios, tanto para obtener una evaluación como para posibles
demandas sobre informaciones y colecciones de datos para ser liberadas son prácticas
recomendadas.
Existen diversos casos de éxito50
y cada día es una práctica más habitual, por lo que es
conveniente analizar habitualmente las practicas que puedan hacer otros actores.
Debe 21: Mecanismo de retroalimentación y solicitudes de oferta
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Se efectuaran estudios
cualitativos para obtener la
opinión de los usuarios e
infomediarios sobre la
información publicada de
Se generará un grupo de trabajo
con reuniones periódicas para
obtener la retroalimentación
sobre las políticas de
transparencia, así como para
50
UK Cabinet, Irekia, el Sistema de Transportes de Nueva York, USA. Cada vez existen mas ejemplos que
poder analizar, por lo que estimamos poco conveniente poner un único caso.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
80
manera proactiva.
Se efectuaran consultas a los
usuarios e infomediarios sobre
las información y colecciones
de datos que se demanda que
sean publicadas de manera
proactiva
recibir las demandas de
publicación proactiva por parte
de los usuarios e infomediarios.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
81
Debe 22: Debe existir un repositorio de solicitudes realizadas que entreguen
colecciones de datos, adicional a los de solicitudes de información.
Uno de los principales avances de las normas de transparencia en las últimas décadas ha
consistido en, para lograr una mayor eficiencia, considerar como públicas las solicitudes de
información ya efectuadas, de manera que se puedan consultar directamente sin necesidad
de emplear el procedimiento de acceso a la información nuevamente.
La existencia de portales que faciliten información ya publicada para los usuarios es sin
duda, uno de los grandes avances en transparencia desde una perspectiva de eficiencia, al
evitar la solicitud de información previamente solicitada.
A efectos de potenciar una política de datos abiertos, un repositorio adicional que indicara
la existencia de colecciones de datos abiertos facilitaría esta tarea de una gran manera.
No debe ser necesario generar un portal adicional, en caso de que ya existiera un repositorio
de solicitudes. La clasificación de todas las solicitudes respondidas con este tipo de
colecciones haría sencillo el filtrado y discriminación de entre todas.
Debe 22: Repositorio de datos
Enfoque: Tecnologías de información
Mínimo Recomendable
Implementar un portal donde se
publiquen todas las solicitudes de
información pública, así como las
respuestas
Generar un repositorio con las
colecciones de datos ya entregadas
por la vía del acceso a la
información
Generar una categoría y clasificar
todas las solicitudes que hayan
entregado colecciones de datos, para
su fácil localización en el portal.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
82
Debe 23: Deben existir mecanismos, personal y medios destinados al análisis de la
información que pueda ser de interés, análisis estadísticos de las solicitudes de
información, análisis de la información relevante para los temas tratados en los
medios y análisis de la información relevantes para los temas tratados en las redes
sociales u otros medios digitales (foros, bitácoras etc.)
Una política de transparencia proactiva requiere la publicación voluntaria de información
que pueda ser considerada relevante o de interés. Tomar la decisión de cuál es esa
información no es una tarea sencilla y requiere de un trabajo de análisis especializado para
poder atender las demandas potenciales, aunque no haya habido una solicitud formal.
Para hacer esto, una primera aproximación pueden ser los análisis estadísticos sobre las
solicitudes o sobre las búsquedas de información efectuadas en los repositorios. Esa rica
información nos permite obtener información precisa sobre cuál es la información que se
está demandando.
Una segunda aproximación, mas cualitativa o estimativa implica el análisis de los medios
de comunicación masivos, donde se pueden detectar las inquietudes sociales o los temas
que pueden ser relevantes y que podrían ir acompañados de la liberación de información
pública que facilitara o respondiera a los temas tratados.
Por último, el gran potencial de las redes sociales se ha manifestado en los últimos años
como el canal favorito de comunicación de ciertos sectores sociales. El análisis de
tendencias en estas redes se puede efectuar de una manera automatizada y precisa lo cual
nos puede ayudar a detectar la necesidad de información relevante adecuada para publicarla
proactivamente.
Debe 23.1: Mecanismos de análisis
Enfoque: Ambos
Mínimo Recomendable
Responsable de análisis de medios
y redes que localice potenciales
demandas de información publica
Equipo de análisis que trabaje en
conjunto con áreas de comunicación
social
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
83
Análisis estadístico semestral sobre
las solicitudes y búsquedas de
información con el objetivo de
publicar las informaciones más
solicitadas o que mayor interés
despiertan.
Estudios cuantitativos que analicen
la existencia de correlaciones entre
las diferentes solicitudes y demandas
de información.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
84
E.2.Difusión de la información propia:
La difusión de la información que efectúan las administraciones por sus propios medios es
una de las tareas más habituales de las mismas. Sin embargo en el ámbito de la
transparencia proactiva, estas se deben acompañar de acciones adicionales para que pueda
considerarse la existencia de una transparencia integral.
Debe 24: Deben difundirse los datos con los que se sustente cualquier campaña
institucional, informe de gobierno o similar.
Una política de transparencia integral debe de sostener cierto grado de publicación de
información de manera proactiva, incluyendo la publicación del mayor número de
colecciones de datos posibles. El estudio comparado de iniciativas en la materia demuestra
que se logra cierto éxito mediante la creación de reglas que fuercen a la publicación de los
datos que sustenten o en los que se basen las decisiones gubernamentales, lo cual genera
como efecto paralelo una mayor aceptación de algunas políticas. 51
Las entidades públicas generan un número de campañas institucionales elevado, sea para
defender ciertos logros, para la rendición de cuentas o para informar o incluso educar a la
población sobre cuestiones de salud u otras de gran importancia. Estas campañas consumen
un costo importante de los presupuestos de la organización y muchos de sus recursos y
tiempo.
Para obtener una mejor rendición de cuentas así como para impulsar una política de
transparencia proactiva, cada campaña institucional debe de acompañarse de la publicación
de los datos sobre los que se sustenta, tales como los datos que soporten los logros
presentados en los informes de gobierno, el número y lugar de los accidentes
automovilísticos en las campañas de seguridad vial, etc.
Debe 24: Publicación de datos que sustenten campañas.
Enfoque: Tecnologías de información
51
Licht, J. D. F. (2010). Do We Really Want to Know? Transparency and Priority Setting in Public Health
Care. 3rd ECPR Graduate Conference. Dublin. Retrieved from
http://www.ecprnet.eu/databases/conferences/papers/353.pdf
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
85
Mínimo Recomendable
Cada campaña institucional
aprobada por la autoridad
competente y que emplee recursos
públicos, deberá acompañarse de la
publicación de los datos que
sustenten sus afirmaciones en el
portal correspondiente.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
86
Debe 25: Deben generarse herramientas de visualización de datos que ayuden a la
rápida comprensión de los más demandados por parte de los ciudadanos.
Los datos publicados como un ejercicio de transparencia son una de las herramientas que
más expectativas han generado en los últimos tiempos. Sin embargo, las grandes
colecciones de datos pueden tener un tamaño significativamente grande, dificultando su
análisis tanto para experto como para no expertos. En muchos casos, esto dificultara la
rendición de cuentas por la existencia de hiperinformación, por lo cual la ciudadanía no
obtendrás los resultados deseados ni se generará una opinión informada.
Para estos efectos, se ha detectado como una buena práctica la generación de herramientas
de visualización de estos datos que, sin perjuicio de la publicación de los mismos, permiten
análisis visuales más sencillos de comprender.
Debido al costo de desarrollo que implican, estas aplicaciones deben visualizar los datos
que habitualmente sean más demandados, como información de gastos, trámites, etc.
Se pueden generar economías de escala en el desarrollo de estas herramientas
desarrollándolas en conjunto con organizaciones que tengan un perfil similar, tales como
ayuntamientos, estados u otras organizaciones.
Debe 25: Herramientas de visualización de datos
Enfoque: Tecnologías de información
Mínimo Recomendable
Se generarán aplicaciones de
visualización de datos que permitan
la comprensión de los mismos por
parte de ciudadanos que no sean
expertos en la materia
Generar alianzas y consorcios para
el desarrollo de estas aplicaciones
Emplear herramientas de
visualización ya desarrolladas bajo
licencias de software libre.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
87
Glosario
Aplicación (Herramienta) de Gestión Documental (ISO 30300): Sistema de información
(aplicación informática) que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo
largo del tiempo.
Clasificación (ISO 30300): Identificación y estructuración sistemática de las actividades de
las organizaciones o de los documentos generados por estas en categorías, de acuerdo con
convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y
representados en un sistema de clasificación.
Cuadro de Valoración y selección (Glosario de terminología archivística, ICA):
Documento (técnico) que describe los documentos producidos por una agencia,
organización o unidad administrativa (dependencias y entidades), estableciendo un
calendario de conservación y disponiendo su eliminación (o transferencia).
Dato: Una representación de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y
adecuado para comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o
humanos.
Datos de carácter personal: Cualquier información concerniente a personas físicas
identificadas o identificables.
Datos Abiertos: Véase Open Data.
Descripción (Glosario de terminología archivística, ICA): (1) El proceso por el que se
captura, analiza, organiza y registra información que sirva para identificar, gestionar,
localizar y conocer Fondos y repositorios documentales, así como el contexto y sistemas
documentales que los han producido. (2) Los productos del proceso definido anteriormente.
Disposición (ISO 30300): Serie de procesos asociados con las decisiones de transferencia,
destrucción o conservación de documentos, que se documentan en los calendarios de
conservación u otros instrumentos.
Documento = Ítem documental (ISO 30300): Información u objeto registrado que puede
ser tratado como una unidad.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
88
Documentos (ISO 30300): Información creada, recibida y conservada como evidencia y
activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de
sus obligaciones legales.
Estándar abierto: Aquél que reúne las siguientes condiciones:
a) Que sea público y su utilización sea disponible de manera gratuita o a un coste
que no suponga una dificultad de acceso,
b) Que su uso y aplicación no esté condicionado al pago de un derecho de propiedad
intelectual o industrial.
Expurgo/Eliminación (Glosario de terminología archivística, ICA): La actuación
dispuesta respecto a documentos prescritos de acuerdo a la valoración de los mismos y una
vez expirados sus plazos de retención de acuerdo a una disposición legal, normativa o
procedimiento administrativo. Puede suponer su transferencia a un Archivo o su
destrucción.
Formato: Forma concreta de guardar la información. Puede referirse a formato electrónico
(tales como .pdf, .xls, .doc etc.) o formato físico.
Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los
procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio
de información entre ellos.
Metadato: Dato que define y describe otros datos.
OpenData: (Datos abiertos en su definición en castellano) Filosofía y práctica que persigue
que determinados datos estén disponibles sin ningún tipo de restricción o excepción que no
permita su reutilización
Preservación (Glosario de terminología archivística, ICA): La totalidad de procesos y
operaciones implicadas en la estabilización y protección de los documentos contra
cualquier daño o deterioro así como en el tratamiento de documentos deteriorados. Incluye
también la migración de la información a otros soportes.
Procedimiento administrativo: Proceso formal regulado jurídicamente para la toma de
decisiones por parte de las administraciones públicas para garantizar la legalidad, eficacia,
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
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eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolución en la que
se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurídicamente regulado se
implementa en la práctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor
medida con el formal.
Procedimiento de disociación: todo tratamiento de datos personales de modo que la
información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable
Protección de Datos de Carácter Personal: Principio de que los sistemas de tratamiento
de datos están al servicio del hombre y que deben respetar las libertades y derechos
fundamentales de las personas físicas, en particular la intimidad, y contribuir al progreso
económico y social, al desarrollo de los intercambios y al bienestar de los individuos.
Registro = Captura (ISO 30300): Acto por el que se adjudica a un documento un
identificador único en el momento de su entrada al sistema.
Repositorio electrónico: Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y
documentos electrónicos, y sus metadatos.
Reutilización de la información del sector público: Uso por parte de personas físicas o
jurídicas, de información generada o custodiada por organismos del sector público, con
fines comerciales o no.
Soporte: Cuerpo físico que almacena datos o información, tales como papel, discos
magnéticos, ópticos o electrónicos, memoria de estado sólido, etc.
Sistema de Gestión (ISO 30300): Conjunto de elementos interrelacionados o que
interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos
para alcanzarlos.
Sistema de Gestión Documental, SGD(ISO 30300): Sistema de gestión para dirigir y
controlar una organización en lo relativo a sus documentos.
Tratamiento de datos personales: operaciones y procedimientos técnicos de carácter
automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración,
modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de
comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
90
Transferencia (Glosario de terminología archivística, ICA): El acto por el que cambia la
(responsabilidad de) custodia física (o lógica) de los documentos, con o sin cambio en su
titularidad.
Valoración (Glosario de terminología archivística, ICA): Función básica de la gestión
documental por la que se determinan el valor y la disposición de los documentos en base a
su uso administrativo, legal y económico; su valor informativo, su clasificación y estado y
sus relaciones con otros documentos.
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MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
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Sobre los autores
David Fernández Mena es actualmente el Coordinador General para la American Bar
Association Rule of Law Initiative, desde donde coordina proyectos para la reforma de la
educación jurídica y el ejercicio profesional en México. Anteriormente ejerció como
Director del Departamento de Ciencias Jurídicas de la Universidad Iberoamericana
(Tijuana) donde residió los últimos diez años. Estudio Derecho en la Universidad
Complutense de Madrid, España y un Master en Informática y Derecho por la misma
universidad. Adicionalmente estudió un Master Oficial en Software Libre en la UOC de
Barcelona, España. Es candidato a doctor por el Instituto Interdisciplinario de Internet, IN3
de la misma universidad, donde investiga los impactos de las políticas de transparencia.
Es abogado colegiado en el ICAM de Madrid y consultor para diversos organismos
gubernamentales en materia de protección de datos, transparencia y reutilización de la
Información del sector público, así como litigante en arbitraje internacional,
fundamentalmente en el área de propiedad intelectual. Es miembro del proyecto LAPSI, del
Consejo Europeo, sobre reutilización de la información en manos del sector público. Tiene
formación complementaria en justicia alternativa, particularmente en mediación, obtenida
fundamentalmente en el sur de California, donde la ejerce esporádicamente.
Su área de investigación y publicación es la interacción entre tecnologías de información y
el Derecho, especialmente sobre transparencia y privacidad, así la aplicación de los
mecanismos alternativos a la realidad de Internet (ODR) y a los cambios en el sistema de
justicia penal.
Agustín Sánchez Marchán es técnico de archivos de la Administración General del Estado
(España) y actualmente ocupa el puesto de Jefe de Sección de Referencias en el Archivo
General e Histórico de Defensa (Ministerio de Defensa. España). Anteriormente ocupó el
puesto de Técnico de Archivos, adscrito al departamento de Conservación, en la Sección
Nobleza del Archivo Histórico Nacional. Previamente a su ingreso en la administración
trabajó en varios proyectos de tratamiento archivístico adscritos a la gestión documental de
los fondos de la Comunidad de Madrid.
Profesionalmente ha sido responsable de la coordinación y supervisión técnica de proyectos
de digitalización destinados a la preservación y difusión de documentos con valor histórico.
MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO
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Actualmente, además de su responsabilidad en los servicios de atención al público del
archivo, se encarga de las valoraciones de acceso y la protección de los datos personales de
la documentación abierta a la consulta pública.
Su formación profesional se ha orientado, entre otros aspectos, hacia los requisitos de la
digitalización certificada, valoración documental, gestión de documentos electrónicos y
herramientas para la implementación de la administración electrónica.
Es licenciado en Historia y posee un Master en Archivística en la Universidad Carlos III de
Madrid
Jorge Campanillas Ciaurriz es abogado – fundador del despacho de abogados
“Iurismatica Abogados, S.L.P”, y CEO de la empresa “Domain Protect, S.A.”, asimismo
es socio fundador de Derecho en Red, asociación para la divulgación del derecho de las
nuevas tecnologías y vicepresidente cuarto de “ENATIC – Asociación de Expertos
Nacionales de la Abogacía TIC“. Estudio Derecho en la Universidad del País Vasco y un
Master en Informática y Derecho por la Universidad Complutense en Madrid. En la
actualidad, doctorando por la Universidad de Valencia.
En su labor profesional ha desarrollado diferentes tareas de asesoramiento a entidades
gubernamentales españolas como la diputación de Gipuzkoa, o el Gobierno de la
Comunidad Autónoma del País Vasco en materia de la reutilización de la información del
sector público, o transparencia, habiendo trabajado en proyectos punteros como Irekia u
OpenData Euskadi (referente a nivel europeo en materia de OpenData). Es miembro del
proyecto LAPSI, del Consejo Europeo, sobre reutilización de la información en manos del
sector público
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