modalidad: online teletrabajo: metodología smartworking® · proactividad comportamiento...

Modalidad: ONLINE

Teletrabajo: Metodología SMARTWORKING®

M1: Principios y

planificación del tele

trabajo

M2: Gestión de emociones,

equipos y comunicación

M3: Gestión del tiempo en

tele trabajo

M4: Gestión de reuniones y

stress

CONTENIDOS SMARTWORKING

M1:

PRINCIPIOS Y PLANIFICACIÓN DEL

TELE TRABAJO

M1:

METODOLOGÍA

SMARTWORKING®

SMARTWORKING®

Principios del teletrabajo OPERA:

Organización

Proactividad

Enfoque

Responsabilidad

Automotivación

Planificación del trabajo

Establecimiento de metas y objetivos

Organización de agenda

To Do List

Priorización de tareas

Proactividad

Responsabilidad Automotivación

Enfoque

Organización

PRINCIPIOS DEL TELETRABAJO:

PROACTIVIDAD

Comportamiento anticipatorio,

orientado al cambio y autoiniciado

en diversas situaciones.

El comportamiento proactivo

implica actuar antes de una situación

futura, en lugar de sólo reaccionar.

https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad

PROACTIVIDAD

Significa tomar el control y hacer

que las cosas sucedan en lugar de

simplemente ajustarse a una

situación o esperar a que suceda

algo.

Los empleados proactivos

generalmente no necesitan que se

les pida que actúen, ni requieren

instrucciones detalladas.

https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad

CONDUCTAS

OBSERVABLES

Revisar el día anterior las actividades

pendientes para el día siguiente,

Analizar objetivamente, las oportunidades

propias de mejora y tomar acción,

Mantener puentes frecuentes de

comunicación,

Brindar apoyo a los miembros de su

equipo para asegurar el logro de sus

resultados.

https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad

RESPONSABILIDAD

Una persona se caracteriza por su

responsabilidad porque tiene la virtud no

solo de tomar una serie de

decisiones de manera consciente,

sino también de asumir las

consecuencias que tengan las citadas

decisiones y de responder de las

mismas ante quien corresponda en cada

momento.https://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad

CONDUCTAS

OBSERVABLES

Ser responsable de mejorar sus

capacidades,

Cumplir con los compromisos adquiridos,

Ser puntuales en los compromisos

adquiridos (reuniones, entregas, informes,

etc),

Trabajar con la calidad esperada.

https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad

AUTOMOTIVACIÓN

Automotivarse es darse a uno mismo

las razones, impulso, entusiasmo e interés

con el que provocar una acción específica

o un determinado comportamiento.

https://habilidademocional.com/2012/04/05/automotivacion-una-habilidad-muy-potente/

CONDUCTAS

OBSERVABLES

Mantener un pensamiento positivo,

Enfocarse en lo que si puede hacer,

Establecer metas personales y alinearlas a

las metas organizacionales,

Velar por una buna alimentación

cognitiva.

https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad

ENFOQUE

Dirigir la atención hacia un aspecto o

perspectiva particular respecto a un tema

u objeto.

Direccionar todos los recursos,

personales y organizacionales al logro de

un objetivo en específico.

A mayor enfoque en un punto, mayor

capacidad de logro.

https://es.wiktionary.org/wiki/enfocarse

Cómo ESTAR más enfocado en resultados

PlanActividades

diarias en

función de

las metas

LogroTerminar lo

que se

inicia

CONDUCTAS

OBSERVABLES

Tener metas (SMART),

Distribuir el tiempo en función de los

objetivos y prioridades,

Evitar los distractores de tiempo,

Evitar la procrastinación,

Festejar los logros.

https://es.wikipedia.org/wiki/Proactividad

ORGANIZACIÓN

Ser organizado se refiere a la disposición

sistemática y armoniosa de las cosas, es

una conducta aprendida que nos permite

vivir una vida estructurada y nos ayuda a

tener una cierta estabilidad emocional,

además de una certeza que nos

permite ser más eficientes.

http://www.vidaprofesional.com.ve/blog/ventajas-de-ser-organizado.aspx

PLANIFICACIÓN

DEL TRABAJO

SMARTWORKING

PLANIFICACIÓN

DEL TRABAJO

Establecimiento de metas y objetivos

Organización de agenda

To Do List

Priorización de tareas

PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

METAS

Prioridad del equipo

Prioridad por persona

SMART

RESPONSABLES

Competencias necesarias

Responsabilidad

COMUNICACIÓN

Asertiva de la meta

Expectativas

RESULTADOS

Fecha de entregas y revisión

KPI

VALIDACIÓN

Entendimiento

Revisión proceso y recursos

Seguimiento

CÓMO ESTABLECER LOS OBJETIVOS Y METAS

Pantalla de herramienta TEAMS

en donde se identifica el icono de

EQUIPOS

Crear el

equipo

Crear el

equipo

Crear el

equipo

Crear el

equipo

Crear el

equipo

CÓMO USAR LA AGENDA

ORGANIZACIÓN

DE AGENDA

Una de las herramientas más poderosas para

asegurar el uso eficiente del tiempo es la

utilización adecuada de la AGENDA

Se debe:

Planificar todas las tareas que estaremos

realizando en el periodo (diario, semanal y

quincenal)

Esas tareas deben estar orientadas en función

de las prioridades

Coordinar las agendas de los diferentes

integrantes del equipo para evitar fallas

Cómo ser más eficiente con la agenda

Eficiencia

Racional

No multi tareas

Agrupar tareas

Terminarlas

No interrupción

CÓMO USAR LA LISTA DE TAREAS

Cómo ser más eficiente la lista de tareas

Largo

No tantas tareas

(desmotiva)

3+2 ó 1+3+5

Tiempo

Estimar duración

de forma realista

Al terminar una

tarea debes

tacharla

Errores típicos en el manejo de la lista

Hacer la lista de tareas demasiado larga.

No priorizar correctamente las tareas.

No calcular correctamente el tiempo que llevará cada tarea.

Mezclar diferentes tipos de tareas entre sí.

CÓMO ESTABLECER PRIORIDADES

M2:

GESTIÓN DE EMOCIONES, EQUIPOS

Y COMUNICACIÓN

M2:

METODOLOGÍA

SMARTWORKING ®

SMARTWORKING ®

Gestión de emociones

Emociones típicas generadas en teletrabajo

El SER y la motivación

Equipos de trabajo

Creación de equipos

Distribución de tareas en función de metas y objetivos priorizados

Protocolo de tele seguimiento

Comunicación

Protocolos de comunicación asertiva

Emails, video conferencias, llamadas

GESTIÓN DE

EMOCIONES

Emociones que pueden paralizar

a las personas:

Miedo, ira, ansiedad,

preocupación, inseguridad,

angustia.

LAS 6

NECESIDADES

EMOCIONALESBASADO EN EL PROGRAMA UNLEASH THE POWER WITHIN DE TONY ROBBINS 2017.

Certeza

• Seguridad en sus necesidades básicas

Incertidumbre / Variedad

• Buscar cambios en el estado mental: ejercicios, emociones, humor, alimentación

Importancia

• Querer ser reconocido, valorado en su trabajo, comunidad

Conexión

• Conectarnos con las personas, con la pareja, amigos, famiiares

Basado en el programa Unleash the power within de Tony Robbins 2017.

Necesidades básicas

Crecimiento

• Ampliar las capacidades de las personas, mantenerse creciendo

Contribución

• Apoyando el crecimiento de otros, impactando favorablemente aterceros

Basado en el programa Unleash the power within de Tony Robbins 2017.

Necesidades espirituales

Certeza

• ¿Cómo obtienes tu certeza?

• Positivo y Negativo

Incertidumbre / Variedad

• ¿Cómo obtienes tu incertidumbre / variedad?

• Positivo y Negativo

Importancia

• ¿Qué haces para conseguir tu importancia?

• Positivo y Negativo

Conexión

• ¿Qué haces para conseguir tu conexión / amor?

• Positivo y Negativo

Basado en el programa Unleash the power within de Tony Robbins 2017.

Taller

Necesidades

• ¿Cuáles son tus 2 necesidades más valoradas?

• Certeza, incertidumbre, importancia, conexión, crecimiento y contribución

Consecuencias

• ¿Qué consecuencias te ha traído el valorar las necesidades en ese orden?

Prioridad

• ¿Cuáles deberían ser tus 2 necesidades principales si quieres cambiar para mejor en tu vida?

Cambio

• ¿Qué te gustaría cambiar en tu vida basado en ese cambio de valoración de tus necesidades?

Basado en el programa Unleash the power within de Tony Robbins 2017.

Taller

TRABAJO EN

EQUIPO

SMARTWORKING

EQUIPOS DE

TRABAJO

¿Trabajar solo o

en equipo?

CREAR EL EQUIPO

DE TRABAJO

¿Cual es el objetivo del equipo?

Prioridades

Definir los miembros

Nombres (datos)

Qué aporta cada miembro (valor)

Definir roles y expectativas

¿Tiene las competencias para hacer el trabajo?

Identificar brechas

Capacitar

GESTIÓN DEL

EQUIPO DE

TRABAJO

Distribución de tareas y metas

Objetivo principal

Distribuir tareas en función de los objetivos

Prioridad

PROTOCOLOS DE

SEGUIMIENTO

Establecer la manera en como se le dará

seguimiento a los objetivos y tareas

Reuniones semanales de estatus y avance en

donde participan todos los relacionados con el

objetivo

Duración, canal y convocatoria periódica definida

Presentaciones breves por cada miembro del equipo

Contactos de soporte y apoyo: teléfono,

TEAMS, WhastApp, email, chat, etc.

Informes

COMUNICACIÓN

SMARTWORKING

Piensa dos veces antes de hablar, ya que

tus palabras e influencia plantarán la

semilla del éxito o del fracaso en la mente

del otro.

Napoleón Hill

Niveles

del

pensamiento

Identidad

Actitudes

Comportamiento

¿Quién soy?

¿Qué quiero hacer?

¿Cosas que hago?

Todo cambio en un nivel

superior va a impactar en los

niveles inferiores

Un cambio en el nivel inferior

no tiene por qué impactar en

el nivel superior

PRECISO DIRECTO EDUCADO EMPÁTICO

Comunicación asertiva

COMUNICACIÓN

Y FEEDBACK

Establecer dentro de las “reglas del juego” no

solo los objetivos que deben conseguirse sino

como van a ser evaluados;

Qué indicadores de gestión se van a utilizar

para medir la efectividad de la acción gerencial;

Reunir al equipo para conversar sobre la forma

cómo se establecerá el seguimiento;

“Guerra avisada no mata soldado” (y si lo mata es

por descuidado)

Destacar la importancia de esa actividad en el

grupo;

COMUNICACIÓN

Y FEEDBACK

Cuando alguien no ha cumplido

¿A ver Paula, qué ha pasado, cuéntame por qué el informe no

se entregó a tiempo? (TONO AMABLE, NO INQUISIDOR,

NI BUSCANDO UN CULPABLE O ESTABLECER UN

CASTIGO);

Es importante que tengamos claro lo determinante que es

para nosotros y para todo el equipo que se cumplan las

metas. En caso de que alguien no pueda cumplirá debe decirlo

con tiempo para que se pueda buscar una solución entre

todos y no esperar a que sea demasiado tarde;

El lenguaje oral debe estar acompañado del lenguaje

corporal

Mirar atentamente, sin dar signos de estar molesto, paciente;

No subir el tono de voz, no perder la paciencia, escuchar, no

interrumpir;

COMUNICACIÓN

Y FEEDBACK

A las personas no les gusta que le reclamen las cosas aun

cuando estén conscientes de que han hecho algo

inadecuado;

Diga primero algo positivo para que la persona pueda

recibir de manera constructiva el reclamos y o ala

observación;

Por ejemplo:

“Te felicito Robert, me dijeron que despachaste el pedido a

tiempo sin embargo el cliente se quejo que las latas estaban

golpeadas y nos va a devolver unas cuantas;”

“Es importante Robert, que asumas la responsabilidad de que

las latas no solo lleguen a tiempo sino en buen estado”;

¿Qué piensas que podrías hacer para evitar que esto pase?

Muy bien Robert, tenemos un plan! Cuento contigo!

COMUNICACIÓN

Y FEEDBACK

Las felicitaciones y los halagos

deben ser precisos, y específicos

para poder generar credibilidad;

Robert, la verdad es que eres un

gran trabajador, me dijeron que

despachaste toda la mercancía a

tiempo y el cliente no devolvió ni

una sola lata, excelente!

¿Cómo lo lograste?, cuéntame!

M3:

GESTIÓN DEL TIEMPO

M3:

METODOLOGÍA

SMARTWORKING®

SMARTWORKING ®

Gestión del tiempo

Distribución del tiempo en función de

objetivos y prioridades

Trabajo por bloques / tareas

Distractores del tiempo:

Asuntos familiares

Redes sociales y teléfono

Interrupciones

Urgencias

Imprevistos

TIEMPO

La mala gestión del tiempo hace que :

Se pierden de vista los objetivos .

Se hacen cosas poco importantes .

Se cometen errores por precipitación .

Se está tenso .

Las respuestas habituales ante la falta de tiempo

son:

Trabajar más horas.

Trabajar más deprisa.

Pensar en que lo haga otra persona.

Posponer las tareas a realizar. https://www.3ciencias.com/wp-content/uploads/2012/10/Gestion-de-tiempo.pdf

TIEMPO

Y las consecuencias de esta falta de tiempo llevan a:

Realizar jornadas demasiado largas .

Estar estresado:

Disminuyendo la capacidad intelectual.

Acarreando problemas de salud.

Teniendo sentimientos de frustración.

Cometer errores

https://www.3ciencias.com/wp-content/uploads/2012/10/Gestion-de-tiempo.pdf

https://www.3ciencias.com/wp-content/uploads/2012/10/Gestion-de-tiempo.pdf

M4:

GESTIÓN DE REUNIONES Y

DE STRESS

M4:

METODOLOGÍA

SMARTWORKING®

SMARTWORKING ®

Gestión de tele reuniones

Objetivos, desarrollo, preguntas e

intervenciones, distractores, minuta y

seguimiento.

Uso de cámaras

Gestión del stress

Entendiendo el stress

Mindset de crecimiento

El burnout

Acciones anti stress

GESTIÓN DE

REUNIONES

SMARTWORKING

REUNIONES

Microsoft realizó una encuesta entre varias

empresas de Estados Unidos y encontró que los

colaboradores de una organización gastan en

promedio 5,6 horas semanales de su trabajo en

reuniones internas, el dato sorprendente es que

el 71% de los empleados tenidos en cuenta en el

estudio afirmó que no piensan que esas

reuniones sean realmente productivas.

VENTAJAS DE LAS

REUNIONES

ONLINE

Evita el desplazamiento

Compartes documentos

Puedes grabarSimplifica las

agendas

Puedes tener participantes

puntuales

CONSIDERACIONES

ADICIONALES EN

LAS REUNIONES

ONLINE

Cuidar el entorno visible

Probar la tecnología

previamente

Evitar ruidos y distracciones

Cumplir lo agendado

No enviar los documentos en vivo sino al final

Tomar notas

GESTIÓN DEL

STRESS

SMARTWORKING

GESTIÓN DEL

STRESS

Mantener los horarios

habituales

Usar la agenda

Incluir descansos periódicos

Establecer un Mindset de crecimiento

No procrastinar

Familia