microsoft power point_-_ciclo_de_vida
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GERENCIA DE PROYECTOSUniversidad del Valle
Programa de Ingeniería Industrial
CICLO DE VIDAGloria Stella Ramírez R.glorami@univalle.edu.co
� Conjunto de fases/etapas por las que pasa el proyecto
� Cada fase/etapa se completa con la obtención de uno o más entregables
� Los entregables y por lo tanto las fases/etapas son parte de una secuencia lógica diseñada para asegurar la definición apropiada de los productos del proyecto
� El fin de una fase/etapa generalmente está marcada por una revisión de los entregables claves y del rendimiento del proyecto hasta esa fecha
Conceptualización BásicaCiclo de vida
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Conceptualización BásicaCiclo de vidaCiclo de vida depende de:Ciclo de vida depende de:
� Si el proyecto es complejo o sencillo� Si el proyecto es interno o externo� Si el proyecto es:
� Industrial / De Innovación / De desarrollo� Social� De Investigación� ........
� Ciclo de vida Proyectos sencillos� Administración de proyectos
� Etapas� Actividades
� Ciclos de vida Proyectos complejos:� Dirección integrada de proyectos / Gestión de proyectos� Cuatro grandes fases� Procesos verticales y procesos transversales� Modelo Project Management Institute (PMI)
Tecnología o Metodología
usada
QUÉ DETERMINA LA COMPLEJIDAD DE UN PROYECTO?� Alcance � Objetivos (producto) / Impacto� Restricciones � Potenciales / Acumulativas (# recursos)� Tecnología � Proceso (# actividades)
� Adaptar la metodología a la envergadura y características de cada caso en concreto
� En proyectos grandes y complejos, es difícil y costoso aplicar los principios de la gestión de proyectos.
� Descomposición del proyecto en subproyectos� WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) � Entregas
Conceptualización BásicaComplejidad de los proyectos
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ViabilidadEjecución y control
Cierre
Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):
Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)
Conceptual DiseñoEjecucióny control
Cierre
Organizacióny planificación
Conceptualización BásicaCiclo de vida
Identificación del problema yFormalización de ideas de solución
Formulación de alternativasde solución
Análisis y evaluación de las alternativas de proyectos
DECISIÓN
Ciclo de vida proyectoSencillo con
AP
NO
SI
Etapa
de viab
ili da d
Abandonar
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Organización:- Director del proyecto- Equipo de Trabajo
Planificación:-Preparación-Programación-Presupuestación -Encaje
Cierre y entrega
Ciclo de vida proyectoSencillo con
AP
Etapas de
Ejecución y control
I. Fase de concepto: estudiode viabilidad (concepción) – 5%
t
Fase IVFase I Fase IIIFase II
II. Fase de Diseño (definición) - 20% IV. Fase de cierre ó desactivación- 15%
III: Fase de Ejecución (construcción)- 60%
Ciclo de Vida de un Proyecto Complejo de Inversión con GP
% Desarrolloó
% Horas de Trabajo
PREINVERSIONPREINVERSIONPREINVERSIONPREINVERSION INVERSIONINVERSIONINVERSIONINVERSION OPERACIONOPERACIONOPERACIONOPERACION
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FASES
tIVI IIIII
Fase Con
ceptua
l
Fase de
Ejecu
ción
Fase de
Entrega
yPue
sta en
march
a
Fase de
Desarrollo
Dirección del alcance
Dirección de los plazos
Dirección del costo
Dirección de la calidad
Dirección de comunicaciones del proyecto
Dirección del riesgo
Dirección de aprovisionamientos
Procesos en la Gestión de Proyectos
Dirección de recursos humanos
Problema
Ideas de Solución(Formalización)
Opciones de Solución
Ideas de Solución(Formalización)
Opciones de Solución
Formulación de Alternativas de SoluciónEstudios de Viabilidad(Técnica/Financiera....)
Preparación de Ofertas
Decisión(Evaluación y selección)
Contrato
Proyectos
Internos Sencillos
Proyectos
Externos Sencillos
TécnicoComercial
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OrganizaciónPlaneación
OrganizaciónPlaneación
EjecuciónControlEjecuciónControl
Entrega y Puesta en Marcha
Entrega y Puesta en Marcha
AP
Ciclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosComponentes de una
Oferta
COMERCIAL
AtractivaCompleta y ClaraBien presentadaAdaptada al
clienteCompetitiva
TÉCNICA
Solución correctaSolución concreta
ViableEspecificaciones
CONTRACTUAL
Marco de referencia
CompromisosCompletaConcreta
PROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOS
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Identificación del problema, oportunidad, necesidadIdentificación del problema, oportunidad, necesidadIDENTIFICACIÓN: Reconocimiento del problema real
(necesidad u oportunidad) que se quiere solucionar: Identificarlo y definirlo exactamente Qué es un problema:Cuestión que se trata de aclarar / Proposición o dificultad de
solución dudosaConjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución
de algún finSituación insatisfactoria que se requiere solucionar
Qué es una oportunidad/necesidad?
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
... Y para los cuales existen cursos de acción con diferentes relaciones de Costo/beneficio
Tipos de problemas:Según su solución:� Problema cuya solución implica tomar una decisión (usando modelos, técnicas, herramientas)
� Problemas desgracia: “estar enfermo es un problema,....... morirse es una desgracia”
� Problemas a ser resueltos con proyectos: NO TODOS LOS PROBLEMAS, NECESIDADES, OPORTUNIDADES GENERAN UN PROYECTO, PERO TODOS LOS PROYECTOS DEBEN NACER EN UNA OPORTUNIDAD, NECESIDAD, PROBLEMA.
Según su nivel:� Estratégicos / Tácticos / Operativos
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1.1. Identificación del problemaIdentificación del problemaa. Preparación de la Descripción del problema
(documento)Preguntas claves:Cuál es el problema: Hechos, Datos disponibles, Datos que se necesitan
LocalizaciónCausas y efectosAfectadosEs posible disolver el problema?Merece la pena solucionarlo: Existe una solución potencial? (Cursos de acción diferentes e interesantes)
La solución es políticamente viable
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
1. Identificación del problema1. Identificación del problema
b. Definición del problema:Definición del problema:� Sujeto (objeto) + indicador� No soluciones implícitas
c. Análisis de los interesados (stakeholders)� Identificación de los involucrados� Visión (percepción) que tienen del problema� Actitud frente a una posible solución del problema
d. Árbol del problema (análisis de causa y efecto)� Causas� Efectos
Métodologías:- AHP- Mapas mentales,- ZOPP- Métodos BID
Etc.
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
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1.1. Identificación del problemaIdentificación del problemae. Análisis del problema
Análisis estratégico: Con qué fin debe ser resuelto (Para qué debe ser resuelto: FINALIDAD)
Consecuencias de no resolverloSituación deseadaRestricciones de tiempo y dinero disponible, tecnología, políticas, sociales (definidas por el cliente)
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
� Requerimientos / aspiraciones de involucrados� Riesgos� Interacción con el entorno (sistema)
� Variables no controlables (ambientales, culturales, políticas, sociales)
� Supuestos�� MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DEL MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DEL
PROBLEMAPROBLEMA
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
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2.2. Formulación y selección de perfiles de Formulación y selección de perfiles de soluciónsolución
Comprende el planteamiento de posibles ideas de solución y la formulación de opciones de solución.
Camino metodológico para evitar el “salto a la solución”: avanzar en la solución más obvia sin un verdadero análisis del problema
Comprende:Planteamiento de ideas de soluciónSelección de opciones de soluciónSelección de perfiles de soluciónSelección de alternativas de solución
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
2. Formulación y selección de perfiles de 2. Formulación y selección de perfiles de soluciónsolución
a. Planteamiento de ideas de solución� Tiene por objeto proponer posibilidades para atender una necesidad o aprovechar una oportunidad, o resolver el problema
� Puesta en común de posibilidades� Fuentes de ideas:
� Talleres de creatividad / Técnicas de lluvia de ideas� Sugerencia personales / Propuestas de los clientes� Técnicas de análisis de problemas / Análisis del entorno / Estudios especiales
� REQUIERE CONFORMAR UN EQUIPO QUE CONOZCA EL PROBLEMA, LAS SOLUCIONES Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS.
CONTINUAR O ABANDONAR ?
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
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2.2. Formulación y selección de perfiles de Formulación y selección de perfiles de soluciónsoluciónb. Selección de opciones de solución: preparación y evaluación de las ideas de solución
Planificación y definición inicial del alcance para c/ideaObjetivo: Qué se llevará a cabo para resolver el problema y dar respuesta a los requerimientos definidos por los interesados y acordados con el cliente
Producto(s) principal(es) asociados a los requerimientos de los interesadosEstimación de costo (presupuesto tipo I) / plazos: ordenes de magnitud (expertos)
Requerimientos en recursos y tecnología RiesgosEliminación de ideas:
Relación con las estrategias organizacionales (alineación estratégica)Aplicando las restricciones definidas previamente
Se dispone de opciones o se abandona?
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
2.2. Formulación y selección de perfiles de Formulación y selección de perfiles de soluciónsoluciónc. Selección de perfiles de solución: preparación y evaluación de las opciones de soluciónPara cada opción:
Refinamiento de la Declaración del AlcanceObjetivoProductos entregables (componentes / resultados):
EDP conceptual Estimación del Costo / Plazos:
Presupuesto inicial de inversiones (Tipo II)Programa inicial de hitos
Requerimientos en recursos y tecnología Supuestos / Riesgos
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
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Eliminación (evaluación) de opciones:Comparación con las restriccionesAnálisis de pertinencia:
Alineación estratégicaPertinencia política, cultural, filosóficaLa obtención de los resultados o productos del proyecto garantizan la obtención de los objetivos propuestos?La consecución de los objetivos propuestos en el proyecto contribuyen a alcanzar la finalidad?
Se dispone de perfiles o se abandona
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
2.2. Formulación y selección de perfiles de soluciónFormulación y selección de perfiles de soluciónd. Selección de alternativas de solución: preparación y evaluación de las perfiles de soluciónPara cada perfil:
– Refinamiento de:• Declaración del Alcance• EDP conceptual • Estimación del Costo / Plazos:
– Presupuesto de inversiones (Tipo II)– Programa de Metas
• Requerimientos en recursos y tecnología • Supuestos / Riesgos
– Preparación de estudios de prefactibilidad
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
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Evaluación (eliminación) de perfiles:Comparación con las restriccionesAnálisis de pertinenciaEvaluación de prefactibilidad
Prefactibilidad técnica, Prefactibilidad social / ambientalPrefactibilidad económica y financiera
Análisis de Riesgos
Se dispone de ALTERNATIVAS DE PROYECTO(recomendable entre 1 y 3) o se abandona
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
3.3. Formulación y evaluación de alternativas de Formulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyectob. Formulación y evaluación de las alternativas de solución
Estudio de mercado: ingresos Identificación plena de fuentes de financiaciónEvaluación:
Estratégica y política, Económica y financieraSocial y ambientalTecnológica
c. Selección de la mejor alternativaMétodos y Técnicas de selección
Se tiene un proyecto o se abandona?Si se tiene un proyecto seleccionado:
MEMORIA DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
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3.3. Formulación y evaluación de alternativas de Formulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto
Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que lo componen.
Refinamiento mayor de las etapas anteriores, que permite generar soportes más confiables a la evaluación.
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
3.3. Formulación y evaluación de alternativas de Formulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto
a. Preparación de las alternativas de solución• Identificación plena de cada alternativa:
– Planificación y Definición del Alcance: Revisión y refinamiento de la Declaración del alcance y EDP conceptual
(Incluye revisión del Documento de Identificación del Problema)
– Revisión del Programa de Hitos y presupuesto de inversión– Revisión de los requerimientos de recursos y tecnología– Análisis de riesgos– Supuestos
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
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3.3. Formulación y evaluación de alternativas de Formulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyectoMemoria de Aprobación del Proyecto
Memoria de Identificación del ProblemaAlcance:
Declaración del Alcance (Planificación del alcance*)EDP conceptual
Programa de Hitos (Planificación del tiempo*)Presupuesto Tipo II (Planificación del costo*)Análisis de RiesgosSupuestosEvaluaciónActa de aprobación(Planificación de la organización de dirección: director y equipo)Anexos (soportes)
Componente de planificación de la fase conceptual
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
3.3. Formulación y evaluación de alternativas de Formulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto
c. Selección de un proyecto:Se requiere el manejo de métodos y técnicas de selección de alternativas de proyectos. Algunos métodos y técnicas:Métodos no numéricos
Alternativas impuestasNecesidades operativasNecesidades competitivas
Métodos numéricosSolo estudio económicoBasados en puntajes
Modelo 0-1 no ponderadoModelo no ponderado con escalasModelo ponderado con escalas
I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
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ORGANIZACIÓN:Diseño de la organización del proyecto: cargos, roles, funciones(Estructura de Desagregación de la Organización EDO)Definición del equipo de dirección
Director del proyectoEquipo de dirección
Definición de los equipos operativosDesarrollo de los equipos
Selección y vinculación del equipo de dirección al proyectoElaboración del Manual de dirección
Redacción de procedimientosElaboración de la Matriz de responsabilidades(Relaciones entre Áreas funcionales y la dirección del proyecto
II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión)
PLANIFICACIÓN:a. Planificación y Definición del AlcanceDiseño básico: Determinación de las especificaciones de los productos del proyecto
Diseño de detalle: Procesos de construcción o fabricaciónRefinamiento del alcance
Ajuste de la Declaración del AlcanceAjuste de la EDP conceptual � EDP de desarrollo
Establecer el sistema de control del alcance (Plan de Manejo del Alcance)
II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión)
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b. Planificación del Tiempo y el costo• Elaboración del Programa Maestro (Cronograma línea base)
• Elaboración de Presupuestos Tipo III y IV (Presupuesto línea base)
• Encaje de programas y presupuestos• Elaborar los procedimientos de control del tiempo y del costo
II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión)
PLANIFICACIÓN:c. Actividades complementariasDiseñar y poner en marcha el sistema de comunicaciones (incluido el sistema de información)
Establecer el sistema de dirección y control del riesgoEstablecer el sistema de dirección de la calidad (planificación de la calidad)
Poner en marcha el sistema de dirección de los aprovisionamientos (planificación de adquisiciones y proveedores)
Construcción del Plan del Proyecto
II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión)
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Poner en marcha el proyecto (a):Vinculación de personal operativoDesarrollo de equipos de trabajoEjecución de la línea base del proyecto (cronograma y
presupuesto línea base): Implementar los paquetes de trabajo de la EDP de desarrollo y ejecutar el presupuesto
Elaboración de Programas detalladosControl de la línea base del proyecto: alcance, plazos, costos
III. Fase (Etapa) de Ejecución y Control (Inversión)
• Dirección de las comunicaciones del proyecto: Secretaría técnica del proyecto
– Distribución y almacenamiento de información– Administración del Sistema de información
• Consecución de créditos• Solicitud de permisos a autoridades• Adquisición de materiales, equipos y servicios
necesarios: Administración de proveedores (contratos)– Negociación de tecnología– Compra de equipos y servicios
• Aseguramiento y control de la calidad• Seguimiento y control de riesgos
III. Fase (Etapa) de Ejecución y Control (Inversión)
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Entrega formal de resultadosPreparación de informe final:Evaluación expostElaboración del INFORME FINAL DEL
PROYECTOPresentación de informe final (acta de cierre)Lecciones aprendidas
Cierre administrativoLiberación de personalCierre contable y financieroArchivo de Memorias del proyecto
Cierre de contratos
IV. Fase (etapa) de Cierre (Desactivación del proyecto)
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