mejor toma de decisiones con costo de retraso

¿Por qué me conviene saber qué

es Costo de Retraso?

¿Por qué me conviene

entender qué es Costo de Retraso?

Para mejorar mi toma de decisiones

Hagamos un ejercicio

5 años

1820 días

Vas a una isla desierta

Solo puedes llevar 1 item, ¿cuál sería?

Discútelo con tu vecino de alado

Tienes 2 minutos

Perdieron tu equipaje

Ahí iba tu único item

¿Qué precio tiene para tí ese item?Recuerda que es lo único que llevarás por 5 años a una isla desierta

La escasez nos fuerza a

ESCOGERy es esa elección la que define el

VALOR

Enfoquémonos por un momento en

DESARROLLO

DE PRODUCTO

Desarrollo de Producto

1) Entrega de Valor

Ojalá así fuera nuestra capacidad

de entrega de valor al negocio

Pero realmente es así

Gráfica clásica de entrega de un proyecto(Diagrama de flujo acumulativo)

Construir capacidad de entrega toma tiempo

Desarrollo de Producto

1) Entrega de Valor

2) Demanda de Valor

¿Te suena familiar?

Todo es “Prioridad 1”Prioridades en Conflicto

Capacidad limitada

Stakeho

lders en

compete

ncia

Cómo sobrevivir en un lugar donde

los Stakeholders lo quieren

TODO

Cómo sobrevivir en un lugar donde

los Stakeholders lo quieren

y lo quieren para

TODO

AYER

Cómo

priorizan tus

equipos?

- Must have

- Should have

- Could have

- Would like

Método MoSCoW

Problema con método MoSCoW● Obligadamente necesito tener

● Debería tener

● Podría tener

● Me gustaría tener

Método de la Equidad

Datos y SVA

Recargas VirtualesPrepago Crédito

Cobranzas

Problema con Método Equidad

La justicia

es ciega

Pero el método

también es

ciego al VALOR

Método del Relacionista

Empatía

A quien conoces

El que grita más

Método del Gran SaltoPriorizar en base al Costo Beneficio

Beneficio>X

Costo

Problema con Método del Gran Salto

Excesivo trabajo en progreso (WIP)

Resultado:

Todo se demora más en ser atendido

¿Qué es lo que queremos?

● Enfoque en valor y urgencia

● Permitir mejores decisiones

● Cambiar el enfoque de la

conversación

Valor

Demanda siempre mayor al suministro

Saber en qué orden ir

Saber

cuando parar

Valor

Urgencia

Ejemplo de Perspectiva borrosa

Mapa de flujo de valor

Ejemplo de Perspectiva borrosa

38 semanas esperando

18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas

esperando

Nosotros tampoco

Ejemplo de Perspectiva borrosa

Costo de Retraso = $210,000 por semana

Semanas = 38 => Total = $8 millones

No lo sabíamosEL EQUIPO

LOS JEFES

Ejemplo de Perspectiva borrosa

18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas

esperando

Más eficiencia! Más fluidez!

Paradoja de la Urgencia

18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas

esperando

No es urgente? Es urgente!

Costo de Retraso = $210,000 por semana

Donald Reinertsen

¿Qué es Costo de Retraso?

Impacto del

TIEMPOen los resultados

Ojalá

fuese así

de fácil

¿Cuánto costaría

si nos lo dieran

AHORA?

¿Cuánto costaría

si nos lo dieran

1 MES ANTES?

¿Cuánto costaría

si nos lo dieran

1 MES DESPUES?

Ponerle una etiqueta de precio al tiempo

Costo de

Retraso

Valor Urgencia

Un marco de trabajo para Pensar en valor

Aumentar

Ingresos

Proteger

Ingresos

Reducir

Costos

Evitar

Costos

Aumentar ventas a clientes nuevos o

existentes Deleitar o Irrumpir para

aumentar cuota de mercado y tamano de

mercado para atraer ingresos adicionales

Sostener nuestra cuota de mercado e

ingresos actuales a traves de innovacion y

mejoras incrementales para clientes

existentes

Reducir costos en los que estamos

incurriendo actualmente. Ideas que hacen

las cosas mas eficientes, mejorando

margen o contribucion

Costos en los que actualmente no

estamos incurriendo pero puede ser que

si en el futuro. Mejoras para evitar

posibles incrementos en nuestra base de

costos

Pregunta: ¿Por qué debemos hacer esto?

Si no podemos estimar su valor, ¿no vale la pena?

¿Por qué? ¿Por qué?

Supuestos! Visible!

Aumentar

IngresosProteger

Ingresos

Reducir

Costos

Evitar

Costos

Un par de tácticas para llegar a $

Haz el valor igual al costo de las alternativas1

Ejemplo: Automatizar un proceso

Aumentar

IngresosProteger

Ingresos

Reducir

Costos

Evitar

Costos

Costo actual de

hacerlo manual Costo de

error humano

Un par de tácticas para llegar a $

Estimar el valor de los efectos del cambio2

Ejemplo: Mejorar claridad y exactitud de facturas

Aumentar

IngresosProteger

Ingresos

Reducir

Costos

Evitar

Costos

Reducir retrasos

de pagos

Hacer más fácil para

los clientes pagar la

cantidad correcta

Usar menos tiempo

de empleados en

consultas y quejas de

clientes

Ponerle una etiqueta de precio al tiempo

Costo de

Retraso

Valor Urgencia

Ciclo de vida largo

Pico afectado por el retraso

Impactado por una fecha tope

externa

UrgenciaCiclo de vida largo

Pico no afectado por el retraso

Ciclo de vida corto

Pico afectado por el retraso

¿Y eso me va a

tocar hacer a

mí?

Yo ya hago

muchas cosas,

¿ahora encima

esto?

Ejercicios de

Costo de Retraso

Pierde el miedo

Ejercicio 1: Requerimiento

Mejorar legibilidad de factura

● Reducción en número de clientes que pagan

tarde, con un valor adicional de

$4,000,000/año

● Reducción en número de llamadas costando

actualmente 5 personas a tiempo completo

a $20,000/año por persona

Costo de Retraso = ? ($/dia)

Ejercicio 1: Costo de Retraso

Mejorar legibilidad facturas● Reducción en número de clientes que pagan tarde, con un

valor adicional de $4,000,000/año

● Reducción en número de llamadas costando actualmente 5

personas a tiempo completo a $20,000/año por persona

Aumentar ingresos: $4,000,000/año

Reducir costos: $100,000/año

Retrasar este requerimiento por 1 día vale $4,1M/365 días

Costo de Retraso ~ $11,000/día

Ejercicio 2: RequerimientoAutomatizar un proceso para satisfacer nueva regulación

Regulación se hará efectiva el 1ro de Septiembre, con el

objetivo de evitar el procesamiento manual, con costo

estimado en 20 personas a tiempo completo a $20K por

persona

Va a tomar 13 semanas en automatizar

Costo de Retraso = ? ($/día)

Ultimo momento responsable inicio = ? (fecha)

Ejercicio 2: Costo de RetrasoAutomatizar un proceso para satisfacer nueva regulación

Regulación se hará efectiva el 1ro de Septiembre,

con el objetivo de evitar el procesamiento

manual, con costo estimado en 20 personas a

tiempo completo a $20K por persona

Va a tomar 13 semanas en automatizar

Evitar costo = $400,000/año

Costo de Retraso ~ $1100/día

Ultimo momento responsible inicio = 1ro Junio

Ejercicio 3: Requerimiento

Cambio requerido para satisfacer regulación de

aduana efectiva inmediatamente

Multa estimada de $500,000 por

buque por semana por 10 buques

que llegan en ciertos puertos

Probabilidad estimada de ser

multado ~ 20%

Ejercicio 3: Costo de RetrasoCambio requerido para satisfacer regulación de

aduana efectiva inmediatamente

Multa estimada de $500,000 por buque por semana

por 10 buques que llegan en ciertos puertos

Probabilidad estimada de ser multado ~ 20%

Beneficio total = $0,5M x 10 x 20%

Evitar costo = $1,000,000/semana

Costo de Retraso ~ $140,000/día

Ejercicio 4: Requerimiento

Partner para aumentar mercadoAl conseguir un partner conseguiremos que

nuestro producto actual esté disponible a sus

clientes y por lo tanto adquirir nuevos

clientes y establecer presencia de mercado en

AsiaEstimar que adquiriremos 1 millón de

nuevos clientes por año poniendo un

mínimo de 1 orden con valor

promedio de $10

Ejercicio 4: Costo de Retraso

Partner para aumentar mercadoAl conseguir un partner conseguiremos que nuestro producto

actual esté disponible a sus clientes y por lo tanto adquirir

nuevos clientes y establecer presencia de mercado en Asia

Estimar que adquiriremos 1 millón de nuevos clientes por año

poniendo un mínimo de 1 orden con valor promedio de $10

$1M*1*$10 = $10M

Aumentar ingresos: $10,000,000/año

Costo de Retraso ~ $27,000/día

CD3: Costo de Retraso Dividido por Duracion

Cost of Delay Divided by Duration

Costo de Retraso

Duracion

Score

CD3=

Valor Urgencia

Por cuanto tiempo queda

bloqueada la tuberia

Orden Primero en llegar

Primero en servirse

Proyecto Duracion Costo de

Retraso

CD3

A 5 semanas $1K 200

B 1 semana $4K 4,000

C 2 semanas $5K 2,500Costo de

Retraso

Tiempo

Orden basado en CD3

Costo de

Retraso

Tiempo

Proyecto Duracion Costo de

Retraso

CD3

A 5 semanas $1K 200

B 1 semana $4K 4,000

C 2 semanas $5K 2,500

En este sencillo ejercicio:● 27% de reduccion del costo en comparacion a

usar solamente el Costo de Retraso● 84% de reduccion del costo en comparacion a

usar “Primero en llegar Primero en Servirse”

Por que dividir por

Duraciony no por

Costo?

En Desarrollo de Producto,

cual de los siguientes 3 es

generalmente mas limitado?

1 2 3

Dinero Capacidad Tiempo

Dinero?● Si la idea es muy buena,

encontraras un presupuesto para ella

● Si la idea es muy buena, valdra la

pena hasta pedir prestado

● En esta era ya no es tanto

problema conseguir capital

Capacidad?

Escalar es dificil

Pero existe algo de flexibilidad

+ =Hacer

mas?

Microservicios, Entrega Continua, etc

Tiempo?● No puede ser remplazado

● No puede ser reversado

Por cuanto tiempo

estara bloqueada la

tuberia?

Las estimaciones son utiles

solo no abusemos de ellas

¿Qué es lo que queremos?

● Enfoque en valor y urgencia

● Permitir mejores decisiones

● Cambiar el enfoque de la

conversación

Queremos disminuir el

costo de retraso

Costo de Retraso: Decisiones

Ejemplo: Elegir un proveedor?

Proveedor ACosto: $100,000

Tiempo: 10 semanas

Proveedor BCosto: $50,000

Tiempo: 20 semanas

Es suficiente informacion para elegir?

Costo de Retraso: Decisiones

Ejemplo: Elegir un proveedor?

Proveedor ACosto: $100,000

Tiempo: 10 semanas

Proveedor BCosto: $50,000

Tiempo: 20 semanas

Esta es una funcionalidad INDISPENSABLE!

Es suficiente informacion para elegir?

Costo de Retraso: Decisiones

Ejemplo: Elegir un proveedor?

Proveedor ACosto: $100,000

Tiempo: 10 semanas

Proveedor BCosto: $50,000

Tiempo: 20 semanas

Retorno de la Inversion = 300%

Es suficiente informacion para elegir?

Costo de Retraso: Decisiones

Ejemplo: Elegir un proveedor?

Proveedor ACosto: $100,000

Tiempo: 10 semanas

Proveedor BCosto: $50,000

Tiempo: 20 semanas

Relacion Costo Benefico = 4,6

Es suficiente informacion para elegir?

Costo de Retraso: Decisiones

Ejemplo: Elegir un proveedor?

Proveedor ACosto: $100,000

Tiempo: 10 semanas

Proveedor BCosto: $50,000

Tiempo: 20 semanas

Valor del negocio + Criticidad Tiempo + Reduccion del Costo

Es suficiente informacion para elegir?

Valores Relativos en SAFE4 + 5 + 10 = 19

Costo de Retraso: Decisiones

Ejemplo: Elegir un proveedor?

Proveedor ACosto: $100,000

Tiempo: 10 semanas

Proveedor BCosto: $50,000

Tiempo: 20 semanas

Clase de Servicio = Expedite (Urgente)

Es suficiente informacion para elegir?

Costo de Retraso: Decisiones

Ejemplo: Elegir un proveedor?

Proveedor ACosto: $100,000

Tiempo: 10 semanas

Proveedor BCosto: $50,000

Tiempo: 20 semanas

Costo de Retraso = $10,000/semana

Es suficiente informacion para elegir?

Decisiones mas comunes

● Proveedor 1 vs Proveedor 2

● Cambio 1 vs Cambio 2

● Infraestructura 1 vs Infraestructura 2

● Arquitectura 1 vs Arquitectura 2

● Herramienta 1 vs Herramienta 2

● Agregar X personas al equipo o no

● Etc

No es tan dificil

como la gente pensaba

Se hace viral

Es poco conveniente y hasta

injusto basarse solo en la “Hippo”HIghest Paid Person Opinion

Carta de un Mando Alto

Estamos esperando un cambio al Sistema A y no podemos

entender porque ha tomado todo este tiempo en llegar al

proceso de revision!?

El Costo de Retraso para este cambio es

de $X miles de dolares/semana

Atte.,

Director de Operaciones

Acabar con la tirania del

triangulo de hierro

Entrega mas rapidaComo sabemos que los cambios son una mejora?

Mejor CalidadComo sabemos que los cambios son una mejora?

Mas ValorComo sabemos que los cambios son una mejora?

Beneficios por dolar invertido

Y entregas mas baratasNo es lo que buscamos pero al disminuir el desperdicio significa que

Si nos enfocamos en

COSTOlos costos suben

Si nos enfocamos en

VALOR y URGENCIA

otras cosas suceden

Sin informacion sobre

VALORel sistema prioriza

por otras cosas

La Priorizacion de

Requerimientos es

clara para todos

Muchos menos gritos

Vale la pena

Cambios mas pequenos

Y mas claros entregados

mas rapidamente

Nuevos requerimientos

son priorizados

rapidamente

A la gente le encanta

Distribucion del Valor

Beneficios promedio en $

por requerimiento (GCSS)

El valor es raro, extremo

Una pequena cantidad

de requerimientos

tiene un muy alto

Costo de Retraso

La llegada es aleatoria

Necesitamos flexibilidad,

no alcance fijo

ni ventanas de tiempo fijas

Costo de Retraso, cuantificado

● La categorizacion no es suficiente, hay

que cuantificarlo, lo siento :-)

● El perfil de urgencia solo no es suficiente

● No es solo para priorizacion

● Miles de decisiones se ven afectadas

Hemos aprendido que el

Costo de Retraso

● Mejora la priorizacion

● Mejora la toma de decisiones

● Cambia el enfoque de la

conversacion

Planificacion de Ejercicios Realizados

# Requerimiento COD Duracion CD3 Prio

1 Mejora factura $11K/dia 3dias 3,7K 2

2 Regulacion

automatizacion

$1K/dia 5dias 0,2K 4

3 Regulacion aduana $140K/dia 8dias 17,5K 1

4 Partner aumentar

mercado

$27K/dia 13dias 2K 3

Material traducidoAutor original: Joshua Arnold https://www.youtube.com/watch?v=sVUFcJdxQzU