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MÓDULO DE

AUTORIZACIONES WEB

A continuación se explica cómo utilizar la herramienta para autorizaciones Web INICIO DE SESIÓN En la ventana del Explorador de Internet escriba la siguiente dirección: http://autorizaciones.mutualser.org/Oasis o en su defecto http://192.168.0.171/Oasis (recuerde la O en mayúscula) la cual despliega la siguiente ventana (Ver figura 1) en donde usted debe ingresar su usuario y clave de Oasis.

Seguidamente, si sus datos fueron ingresados correctamente, le mostrará el formulario de captura, como se ve en la Figura 2.

ESCOGER DOCUMENTO El primer paso es escoger el tipo de documento:

• AS: Autorización de Servicio • NA: Negación de Servicio

Donde lo indica la figura:

IDENTIFICACIÓN DEL AFILIADO En esta pestaña usted escogerá el Tipo de Identificación e ingresará el número de identificación, luego presione el botón buscar para que de manera automática se muestre la información del afiliado en pantalla.

Clic en el botón SIGUIENTE para continuar con el diligenciamiento de la información de la Autorización.

Información del Afiliado

INFORMACION DE SERVICIO En esta pestaña se ingresará la información relacionada con los diagnósticos, servicios, IPS, contratos y los datos de la solicitud de la autorización.

Son Campos requeridos:

• Fecha y Hora de Solicitud • Prioridad • Diagnósticos • Servicios

Para escoger la fecha y hora de la solicitud, siga las siguientes instrucciones.

1. Haga Clic en la imagen del calendario. 2. Escoja la fecha y se habilitará en la parte inferior el campo de la hora. 3. Haga Clic en la hora y escoja por medio de las flechas la hora deseada,

clic en OK. 4. Haga Clic en Aplicar.

Luego de ingresar la información proceda a la pestaña de Detalle, oprimiendo el botón Siguiente.

Figura 13 Figura 12 Figura 11

Para ingresar un Diagnostico o Servicio, escriba el código o palabra clave y se mostrará el listado de coincidencias.

Luego presione el botón Cargar proveedores, con el fin de que se carguen las IPS y contratos asociados a este servicio.

DETALLE AUTORIZACION En esta pestaña, proceda a ingresar los productos de la autorización.

Agregar un Producto: Para insertar un producto.

1. Clic en el botón AGREGAR.

2. Escriba palabra clave o código para la búsqueda y selección del producto.

3. En caso de no encontrarse mostrará un mensaje como lo señala la

siguiente imagen.

4. Proceda a diligenciar los campos requeridos (Cantidad, Razón de no cobro…).

5. Eliminar un producto.

1. Seleccione el producto (o productos) a eliminar marcándolo en la

columna eliminar como se muestra en la imagen.

2. Clic en el botón Eliminar.

GUARDAR LA AUTORIZACION Para guardar la autorización proceda a pulsar el botón guardar ubicado en la parte superior.

Confirme o cancele la acción.

Se mostrará mensaje de guardado exitoso en el sistema.

Proceda a imprimir la autorización, escogiendo el tipo de impresión:

• Normal: Impresora de escritorio • Móvil: Impresora portátil (GEMA)

Note que cambio el botón de guardar REPORTE. Click en este para obtener el archivo PDF de la autorización.

Guárdelo en la ubicación establecida, abra el documento e imprima desde el lector de PDF.

NEGACIÓN DE SERVICIOS Para la Negación de servicios el proceso es similar a la autorización, con la diferencia que algunos campos se deshabilitaran en la pestaña de SERVICIOS: Clase, Alto costo, Siniestro, Proveedor, Contrato, Imputable a.

Adicionalmente, se encuentra la pestaña NEGACION.

En donde se escoge la Justificación y las Alternativas.

CREAR SINIESTROS Para casos de Pacientes de Alto Costo, los usuarios con Rol de GEMA, podrán crear los siniestros en el modulo de autorizaciones WEB, cuando se tenga un diagnostico de Alto Costo, en la pestaña de SERVICIOS encuentra el botón CREAR SINIESTRO.

Al pulsar el botón CREAR SINIESTRO, aparecerá la ventana para el ingreso de datos para la creación del mismo y presione GUARDAR.

NOTA: El siniestro creado quedará guardado con estado ACTIVO.

Criterios a tener en cuenta al generar Órdenes de servicio con relación a los estados de los afiliados con la BDUA y OASIS.

BDUA Activo– OASIS – Activo Los afiliados con este estado, se le pueden generar órdenes de servicios normalmente.

BDUA Activo– OASIS – Retirado/Suspendido Los afiliados con este estado deben ser normalizados en Oasis, hay que informar al departamento de afiliaciones para realizar los trámites pertinentes. Se les puede generar órdenes de servicios.

BDUA Activo– OASIS – Fallecido. Los afiliados con este estado no se les permite generar ordenes de servicio. Aunque el afiliado esté frente al usuario del sistema, este debe tramitar su estado en las oficinas de atención al usuario.

BDUA Retirado – OASIS – Activo A afiliados con este estado se les debe generar una Negación de Servicio.

BDUA Retirado – OASIS – Retirado/suspendido A los afiliados con este estado se les debe generar Negación de servicio.

BDUA No existe – OASIS – Activo Afiliados con estados No existe en BDUA, activo en Oasis y que posean glosas de multiafiliación, no se les puede generar órdenes de servicio.

BDUA No existe, OASIS – Activo – Sin Glosas, Fecha de ingreso < 01/04/2010 Los afiliados con estados NO EXISTE en BDUA – ACTIVO en Oasis, cuya fecha de ingreso sea menor al 01 / 04 / 2010 y no que posean Glosas. NO se les puede generar órdenes de servicios, a menos, que sea un usuario de Nivel Superior. Por tal motivo debe ser normalizada su situación en la BDUA. Informar a Depto. de Afiliaciones.

Los afiliados con estados NO EXISTE en BDUA – ACTIVO en Oasis, cuya fecha de ingreso sea menor al 01 / 04 / 2010 y no que posean Glosas. NO le pueden autorizar servicios, a menos que sea un usuario de Nivel Superior. Por tal motivo debe ser normalizada su situación en la BDUA. Informar a Depto. de Afiliaciones.

BDUA No existe – OASIS – Activo – Sin Glosas, Fecha ingreso > 01/04/2010 Los afiliados con fecha de ingreso mayor a 01 / 04 / 2010. Con estados No existe – Activo, que soliciten ordenes de servicios le serán autorizadas normalmente. No poseen glosas y hay que normalizar su estado en la BDUA.

Los afiliados con fecha de ingreso mayor a 01 / 04 / 2010. Con estados No existe – Activo, que soliciten ordenes de servicios le serán autorizadas normalmente. No poseen glosas y hay que normalizar su estado en la BDUA.

Criterios para modificar el valor del copago en el modulo autorizaciones web.

1. Verificar que el nivel de SISBEN del Afiliado sea igual a 2.

2. Si el producto seleccionado exige que el afiliado pague un copago, el valor se visualiza

en el campo copago.

3. Si el afiliado no tiene la cantidad total en dinero para pagar el copago, se modifica el valor del copago y se selecciona la opción OTROS en el campo de RAZON NO COBRO COPAGO.

4. Si el afiliado no posee el recurso, se puede seleccionar alguna de las opciones del campo RAZON NO COBRO COPAGO que ameriten en el caso de no cobro de copago.

NOTA, si se modifica el valor del Copago, es Obligatorio seleccionar la opción OTROS en el campo RAZON NO COBRO COPAGO, de lo contrario la orden será guardada con el valor original del Copago.

5. Hacer click en el boton Guardar para generar y procesar la orden de servicio.

6. El sistema procesa la información suministrada y realiza las respectiva validaciones.

7. Para imprimir la orden de servicio y el recibo de recaudo de copago, se debe hacer click en los botones correspondiente.

8. Recibo de recaudo de copago, con el valor de copago asignado

9. Impresión de la orden de servicio.

10. Visualizacion de la orden de servicioen OASIS

IMPRIMIR UNA ORDEN DE SERVICIO PROCESADA EN OASIS. Se debe digitar en los campos el número de la autorización y la ubicación donde fue creada la orden o negación de servicio según sea el caso, luego hacer clic en el botón cargar datos.

Luego que el sistema valide los datos asignados por el usuario, se visualizan inicialmente los datos del afiliado al que le fue generada la orden de servicio.

Para rectificar que los datos de la orden a imprimir están bien diligenciados, se debe hacer clic

en el botón . Para observar diagnostico, servicios, prestados (IPS), contratos, fecha de

solicitud, origen de atención, tipo de solicitud, tipo de autorización, si la clase es POSS o NO

POSS, si es imputable a recobro o a la administradora y demás.

Para ver el detalle de la autorización se debe hacer clic en el botón siguiente como los ilustra la imagen:

Luego de verificar la veracidad de los datos se procede a imprimir la orden de servicio haciendo click en el botón reportes.

Hacer clic en los botones abrir o guardar según sea la necesidad.

Finalmente se obtiene la orden de servicio procesada en oasis.