manual para base de datos inventario local oficina de...
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2/10/2019
Manual para base de datos Inventario Local Oficina de Propiedad Versión Google Chrome
Universidad Interamericana de PR Recinto de Ponce
CIT
BASE DE DATOS OFICINA DE PROPIEDAD VERSIÓN WEB
ACCESO
Para acceder escriba la siguiente dirección en el Internet Browser: cit.ponce.inter.edu/op
Le aparecerá la siguiente ventana pidiendo sus credenciales de acceso, las cuales son iguales
al nombre de usuario y contraseña que utiliza para acceder a su computadora.
MENÚ HORIZONTAL
Opción Inventario:
Luego mostrará la página de inicio. Solo los custodios autorizados la podrán ver.
Permite trabajar con el inventario, crear, buscar y editar récords.
La siguiente imagen muestra las diferentes opciones en la página para trabajar con el
inventario.
Oprima
para obtener
la plantilla y
completar los
reglones con la
información del
equipo.
Opción de Búsqueda:
Una vez complete
esta, Oprima
para guardar la
información y
obtener el ID del
equipo.
Escoja la opción por la cual desee realizar la búsqueda. Escriba el número en el renglón negro,
Ejemplo: 13357 y “ENTER”.
Esta imagen muestra el resultado de una búsqueda por ID. Para hacer algún ajuste presione: Editar.
Luego le presentará esta pantalla donde puede hacer el ajuste necesario.
IMPORTANTE: al escribir los datos deberá hacerlo de manera corrida para que el sistema traiga la información. Si
se detiene y luego sigue escribiendo, el sistema detectara que quiere hacer otra búsqueda y le traerá otro
nombre o número. Luego que haga el cambio presione: (Actualizar).
Oprima este icono
Escoja el custodio enlace
Las localidades están por edificios con sus
oficinas y subdivisiones. Escriba la nueva
localidad, de no conocerla puede poner el
número del edificio y en el documento
escriba el nombre del custodio; la Oficina
de Propiedad lo actualizará luego.
Luego de haber completado, oprima el icono de
Enviar transferencia, le dará el mensaje enviado
con éxito.
NOTA: El equipo estará en su inventario hasta
que su nuevo CE lo reciba y certifique recibido.
Luego regrese a la página principal,
oprima Inicio.
Oprima el icono para ver transferencias
realizadas y obtener el documento
oficial.
Luego oprima el icono para abrir el documento.
Oprima el número del record 15442 para obtener el
documento de transferencia.
Versión Explorer
Oprima el icono para ver las
transferencias pendientes.
El documento tendrá la información del
equipo y la localidad. Recuerde escribir
el nombre del custodio u oficina, para
actualizarlo y hacer la transferencia
correcta.
Versión Chrome
Icono para abrir el documento
El nuevo CE debe certificar el equipo
una vez lo reciba en el área. Una vez el CE lo certifique recibido, el sistema enviará la
notificación al cambio de CE.
Si no desea el equipo o no le es útil, puede rechazarlo y exponer la razón.
Los equipos que se transfieran (certificado o
rechazado), estarán reflejados en un historial
de transacciones.
En la sección de Formularios encontrarán todos los documentos oficiales. Al seleccionar el
documento deseado le saldrá en la parte posterior del documento las opciones de abrir el
formulario en PDF.
Sección de Informes:
En la parte posterior del
documento le indica el
número de identificación
del equipo.
En la sección de Informes encontrarán los informes del inventario local a su cargo. El informe
Número Propiedad es aquel contiene todo el equipo mayor capitalizable. El No Número Propiedad
es todo aquel equipo menor ($100 - $999.99).
Abrir el informe
Opción Monitoria/Toma de Inventario
En la sección de Monitoria, escoja Realizar monitoria. Luego le mostrará su inventario con la
cantidad de equipos para inventariar.
Cantidad de equipos en su inventario
Todo equipo o propiedad mueble (mayor y
menor), se encuentra identificado con esta
etiqueta, su ID es único (473).
Posicione el escáner en el “QR Code”
para tomar el equipo en inventario.
Según sea inventariado el equipo se
lo descontará del total de ítems, le
indicara que el código fue añadido.
Una vez llegue a cero (0), ha
culminado con la toma de inventario.
En esta sección puede verificar el
inventario certificado correctamente
o el inventario fuera de localidad.
Inventario certificado correctamente.
RECUERDE: Para tomar el inventario de la siguiente área, debe actualizar el código
de la localidad; de no hacerlo este pasa al Inventario no área.
Inventario fuera de su localidad.
El listado le indicara el ID, la localidad
y el custodio enlace al cual
pertenecía el equipo.
Una vez su inventario llegue a cero (0) en total ítems, regrese a Inventario en la sección de Informes
para imprimirlos.
El informe refleja en la columna derecho el ID de cada equipo que el custodio enlace escaneo. Si
el número no se refleja se entenderá que el equipo no se encontró y deberá notificarlo al
supervisor antes de certificar el inventario y hacer un reporte de desaparición.
Si refleja una M significa que lo entró manual y se justificará solamente si el equipo está fuera de
su alcance. Si la persona se encuentra fuera del Recinto o de PR y tiene permiso de Gestiones
Oficiales, debe contactarla para que le envíe una foto de la etiqueta del equipo para poder
certificar el mismo entrándolo manual.
Muestra de informe de inventario para certificación.
COMPARATIVA DE INVENTARIO LOCAL CON INFORME DE BANNER
La oficina de Propiedad tiene la responsabilidad de verificar en Banner cada equipo certificado. Las
localidades deben estar iguales y la depreciación en las cuentas donde se utilizan los mismos. Luego de
culminar la revisión se procede a certificarlo al Decano de Administración y a su vez a la Oficina de
Contabilidad en las Oficinas Centrales del Sistema.
Opción Contactos:
Opción OP:
Gracias por su apoyo y colaboración.
María del C. Robles Vázquez Oficina de Propiedad
Ext. 2894
Cualquier información para añadir (empleados nuevos o cambios), dudas o dificultad para
acceder al programa puede contarnos a nuestro correo electrónico o extensión telefónica.
Solamente la Oficina de Propiedad puede acceder a esta sección. Cualquier cambio o
añadir información deberá ser informada para proceso correspondiente.
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