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Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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MANUAL MICROSOFT
PROJECT 2007
Entrenamiento Universitario
Fecha del documento Abril de 2009
Fecha de uacuteltima revisioacuten
Versioacuten FINAL
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Contenido
IINNTTRROODDUUCCCCIIOacuteOacuteNN 55
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 11 66
FFuunncciioonneess yy vviissuuaalliizzaacciioacuteoacutenn ddee PPrroojjeecctt 22000077 66
iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 6
FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007 6
ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT 6
TABLAS Y CAMPOS 13
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 22 1144
PPrrooggrraammaacciioacuteoacutenn ddee pprrooyyeeccttooss eemmpprreessaarriiaalleess 1144
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO 14
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO 14
GUARDAR UN PROYECTO 19
DEFINIR TAREAS 20
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 33 3333
VViacuteiacutennccuullooss eennttrree ttaarreeaass yy aannaacuteaacutelliissiiss ddee llaa rruuttaa ccrriacuteiacutettiiccaa 3333
PREDECESORAS Y SUCESORAS 34
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS 35
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 44 3377
AAddmmiinniissttrraacciioacuteoacutenn ddee rreeccuurrssooss 3377
CLASES DE RECURSOS 37
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS 42
COSTOS DE LOS RECURSOS 45
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 55 4477
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AAjjuusstteess ddeell pprrooyyeeccttoo 4477
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS 47
REDISTRIBUIR RECURSOS 49
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 66 5511
AAjjuusstteess ddeell ppllaann ddeell pprrooyyeeccttoo 5511
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA 51
PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas) 53
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE 53
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE 55
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 77 5577
SSeegguuiimmiieennttoo yy ccoonnttrrooll ddee pprrooyyeeccttooss 5577
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO 57
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE 58
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO 59
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN) 60
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 88 6622
HHeerrrraammiieennttaass ddee aannaacuteaacutelliissiiss 6622
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS 62
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES 63
ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN 65
VALOR ACUMULADO 66
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INTRODUCCIOacuteN
El software Microsoft Office Project es muy uacutetil para la gestioacuten de proyectos aplicando procedimientos
descritos en el PMBOK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project ManagementInstitute)
Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar obtener vistas previas e imprimir la
informacioacuten de uso maacutes frecuente necesaria para administrar los proyectos realizar un seguimiento de los
recursos mantener los costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo Con vistas de informe
mejoradas la interfaz de calendario y la adicioacuten de graacuteficos tridimensionales sus clientes pueden crear
informes visualmente maacutes eficaces
El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las funciones del manejo de la
herramienta Microsoft Project 2007 ofrecer muacuteltiples opciones tanto para el manejo de proyectos como para
la administracioacuten de recursos ademaacutes entrar a detallar como se realiza seguimiento ajustes a la
programacioacuten y utilizar las herramientas de anaacutelisis
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SECCIOacuteN 1
Funciones y visualizacioacuten de Project 2007
iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 Microsoftreg Office Project 2007 es el programa de administracioacuten de proyectos que ayuda a las
organizaciones a alinear iniciativas de empresa proyectos y recursos para obtener mejores
resultados empresariales Si usa sus flexibles capacidades de utilizacioacuten de informes y de anaacutelisis
puede tener la certeza de que tendraacute informacioacuten procesable para ayudarle a optimizar recursos
priorizar tareas y alinear proyectos de todos los objetivos empresariales globales
FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007
Etiquetas inteligentes
Microsoft Project utiliza las Etiquetas inteligentes para explicar coacutemo se realizan los caacutelculos de la
herramienta de planificacioacuten de proyectos y para aconsejar a los usuarios sobre las acciones
alternativas que podriacutean realizar Aparece un triaacutengulo verde en la celda que ha editado para
mostrar que se ha realizado un cambio y que eacuteste afecta la tarea que estaacute relacionada con esa
planificacioacuten Sobre el indicador aparece un aviso sobre el cambio en la planificacioacuten y si hace clic
en el indicador aparecen otras opciones que cambiaraacuten la manera de programar la tarea o el
recurso
Las etiquetas inteligentes aparecen cuando realiza
Asignaciones de recursos adicionales es decir a una tarea con recursos se le agrega o quita
recursos
Ediciones en Iniciar y Finalizar Cambios en las fechas de las tareas
Ediciones en Trabajo Unidades y Duracioacuten Cambios en los valores de trabajo unidades de
recursos (porcentajes de asignacioacuten) o duracioacuten de las tareas o recursos
Eliminacioacuten del nombre de una columna Cuando presiona la tecla SUPR (DELETE) sobre el
nombre de una tarea
ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su propia base de datos Utiliza esa
informacioacuten para calcular y controlar la programacioacuten los costos y otros elementos del proyecto
mediante la creacioacuten de un plan Cuanta maacutes informacioacuten se proporcione maacutes preciso seraacute el plan
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Como si se tratara de una hoja de caacutelculo Microsoft Project muestra los resultados de los caacutelculos
inmediatamente Pero el plan del proyecto solo se crea cuaacutendo se introduce la informacioacuten esencial
acerca de todas las tareas Soacutelo entonces se veraacute cuaacutendo finalizaraacute el proyecto o las fechas en las
que estaacuten programadas las tareas
Microsoft Project coloca la informacioacuten que se introduce y la que calcula en campos que contienen
tipos de informacioacuten especiacuteficos como nombres o duraciones de tareas En Microsoft Project
generalmente cada campo aparece en una columna
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacioacuten pero en un momento dado
soacutelo necesita una parte de la misma Para tener acceso a la informacioacuten se utilizan las
herramientas siguientes
Vistas que presentan un subconjunto de informacioacuten del proyecto en un formato faacutecil de
interpretar Por ejemplo el Diagrama de Gantt muestra informacioacuten baacutesica de tareas en columnas
y un graacutefico de barras Una vista puede ser la combinacioacuten de una o maacutes vistas (tales como
Diagrama de Gantt Hoja de Recursos Calendario entre otras)
Tablas que definen las columnas mostradas
Filtros que permiten centrarse en tareas o recursos especiacuteficos
Cada vista presenta una clase de informacioacuten diferente Las tablas y los filtros ajustan la
informacioacuten Cambiar o aplicar otra vista otra tabla u otro filtro puede ocultar informacioacuten pero no
la elimina Seguiraacute estando en la base de datos y seguiraacute actualizaacutendose
Las vistas son la forma como Microsoft Office Project se comunica con el usuario Cuando
introduzca informacioacuten en una vista eacutesta es almacenada en el archivo del proyecto (o base de
datos) Esta informacioacuten podraacute ser mostrada en otras vistas Por ejemplo la duracioacuten de una
tarea que se agregue en la vista Diagrama de Gantt apareceraacute en la vista Hoja de Tareas cuando la
muestre
Las vistas se pueden usar para introducir organizar y examinar informacioacuten en una amplia
variedad de formatos
Paso a paso para cambiar de Vista utilice una de las dos formas
1 Haga clic sobre el menuacute Ver y luego clic sobre la vista que desee elegir (Normalmente son las
primeras 8 opciones)
2 Si la vista que desea no aparece haga clic sobre Mas Vistas Seleccione la vista y luego haga
clic en Aplicar
21 Tambieacuten en la Barra de Vistas haga clic sobre la vista
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Figura 1 Elementos tiacutepicos de Microsoft Office Project De izquierda a derecha aparece Panel de
Tareas Diagrama de Gantt que se descompone en la tabla Entrada y la graacutefica de Gantt
Tipos de vistas
En Project existen tres tipos de Vistas
Diagramas o graacuteficos Que representan la informacioacuten graacuteficamente a traveacutes de barras
imaacutegenes Las Vistas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Graacutefico de Recursos y Calendario son
ejemplos de este tipo
Hojas de Datos Representan la informacioacuten en filas y columnas Cada fila contiene informacioacuten
sobre una tarea o un recurso individuales Cada columna contiene un campo donde puede
introducir informacioacuten acerca de los recursos o las tareas Un ejemplo de este tipo de vistas es la
Hoja de Recursos
Formularios Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel Los
formularios muestran informacioacuten de una sola tarea o un solo recurso a la vez Ejemplo
Formulario de tareas Formulario de Recursos entre otros
Clasificacioacuten de las vistas
Las vistas asiacute como muchos de los elementos de Office Project se agrupan en tres clases
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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea
necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son
Diagrama de Gantt y Vista Calendario
Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso
necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre
otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos
Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos
Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas
NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la
administracioacuten del proyecto
Vistas Combinadas
Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada
Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar
con maacutes detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto
Paso a paso para aplicar una vista combinada
1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir
Pan
el
Su
peri
or
Pan
el
In
ferio
r
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Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Contenido
IINNTTRROODDUUCCCCIIOacuteOacuteNN 55
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 11 66
FFuunncciioonneess yy vviissuuaalliizzaacciioacuteoacutenn ddee PPrroojjeecctt 22000077 66
iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 6
FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007 6
ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT 6
TABLAS Y CAMPOS 13
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 22 1144
PPrrooggrraammaacciioacuteoacutenn ddee pprrooyyeeccttooss eemmpprreessaarriiaalleess 1144
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO 14
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO 14
GUARDAR UN PROYECTO 19
DEFINIR TAREAS 20
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 33 3333
VViacuteiacutennccuullooss eennttrree ttaarreeaass yy aannaacuteaacutelliissiiss ddee llaa rruuttaa ccrriacuteiacutettiiccaa 3333
PREDECESORAS Y SUCESORAS 34
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS 35
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 44 3377
AAddmmiinniissttrraacciioacuteoacutenn ddee rreeccuurrssooss 3377
CLASES DE RECURSOS 37
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS 42
COSTOS DE LOS RECURSOS 45
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 55 4477
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
3
AAjjuusstteess ddeell pprrooyyeeccttoo 4477
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS 47
REDISTRIBUIR RECURSOS 49
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 66 5511
AAjjuusstteess ddeell ppllaann ddeell pprrooyyeeccttoo 5511
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA 51
PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas) 53
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE 53
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE 55
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 77 5577
SSeegguuiimmiieennttoo yy ccoonnttrrooll ddee pprrooyyeeccttooss 5577
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO 57
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE 58
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO 59
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN) 60
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 88 6622
HHeerrrraammiieennttaass ddee aannaacuteaacutelliissiiss 6622
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS 62
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES 63
ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN 65
VALOR ACUMULADO 66
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INTRODUCCIOacuteN
El software Microsoft Office Project es muy uacutetil para la gestioacuten de proyectos aplicando procedimientos
descritos en el PMBOK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project ManagementInstitute)
Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar obtener vistas previas e imprimir la
informacioacuten de uso maacutes frecuente necesaria para administrar los proyectos realizar un seguimiento de los
recursos mantener los costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo Con vistas de informe
mejoradas la interfaz de calendario y la adicioacuten de graacuteficos tridimensionales sus clientes pueden crear
informes visualmente maacutes eficaces
El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las funciones del manejo de la
herramienta Microsoft Project 2007 ofrecer muacuteltiples opciones tanto para el manejo de proyectos como para
la administracioacuten de recursos ademaacutes entrar a detallar como se realiza seguimiento ajustes a la
programacioacuten y utilizar las herramientas de anaacutelisis
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SECCIOacuteN 1
Funciones y visualizacioacuten de Project 2007
iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 Microsoftreg Office Project 2007 es el programa de administracioacuten de proyectos que ayuda a las
organizaciones a alinear iniciativas de empresa proyectos y recursos para obtener mejores
resultados empresariales Si usa sus flexibles capacidades de utilizacioacuten de informes y de anaacutelisis
puede tener la certeza de que tendraacute informacioacuten procesable para ayudarle a optimizar recursos
priorizar tareas y alinear proyectos de todos los objetivos empresariales globales
FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007
Etiquetas inteligentes
Microsoft Project utiliza las Etiquetas inteligentes para explicar coacutemo se realizan los caacutelculos de la
herramienta de planificacioacuten de proyectos y para aconsejar a los usuarios sobre las acciones
alternativas que podriacutean realizar Aparece un triaacutengulo verde en la celda que ha editado para
mostrar que se ha realizado un cambio y que eacuteste afecta la tarea que estaacute relacionada con esa
planificacioacuten Sobre el indicador aparece un aviso sobre el cambio en la planificacioacuten y si hace clic
en el indicador aparecen otras opciones que cambiaraacuten la manera de programar la tarea o el
recurso
Las etiquetas inteligentes aparecen cuando realiza
Asignaciones de recursos adicionales es decir a una tarea con recursos se le agrega o quita
recursos
Ediciones en Iniciar y Finalizar Cambios en las fechas de las tareas
Ediciones en Trabajo Unidades y Duracioacuten Cambios en los valores de trabajo unidades de
recursos (porcentajes de asignacioacuten) o duracioacuten de las tareas o recursos
Eliminacioacuten del nombre de una columna Cuando presiona la tecla SUPR (DELETE) sobre el
nombre de una tarea
ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su propia base de datos Utiliza esa
informacioacuten para calcular y controlar la programacioacuten los costos y otros elementos del proyecto
mediante la creacioacuten de un plan Cuanta maacutes informacioacuten se proporcione maacutes preciso seraacute el plan
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Como si se tratara de una hoja de caacutelculo Microsoft Project muestra los resultados de los caacutelculos
inmediatamente Pero el plan del proyecto solo se crea cuaacutendo se introduce la informacioacuten esencial
acerca de todas las tareas Soacutelo entonces se veraacute cuaacutendo finalizaraacute el proyecto o las fechas en las
que estaacuten programadas las tareas
Microsoft Project coloca la informacioacuten que se introduce y la que calcula en campos que contienen
tipos de informacioacuten especiacuteficos como nombres o duraciones de tareas En Microsoft Project
generalmente cada campo aparece en una columna
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacioacuten pero en un momento dado
soacutelo necesita una parte de la misma Para tener acceso a la informacioacuten se utilizan las
herramientas siguientes
Vistas que presentan un subconjunto de informacioacuten del proyecto en un formato faacutecil de
interpretar Por ejemplo el Diagrama de Gantt muestra informacioacuten baacutesica de tareas en columnas
y un graacutefico de barras Una vista puede ser la combinacioacuten de una o maacutes vistas (tales como
Diagrama de Gantt Hoja de Recursos Calendario entre otras)
Tablas que definen las columnas mostradas
Filtros que permiten centrarse en tareas o recursos especiacuteficos
Cada vista presenta una clase de informacioacuten diferente Las tablas y los filtros ajustan la
informacioacuten Cambiar o aplicar otra vista otra tabla u otro filtro puede ocultar informacioacuten pero no
la elimina Seguiraacute estando en la base de datos y seguiraacute actualizaacutendose
Las vistas son la forma como Microsoft Office Project se comunica con el usuario Cuando
introduzca informacioacuten en una vista eacutesta es almacenada en el archivo del proyecto (o base de
datos) Esta informacioacuten podraacute ser mostrada en otras vistas Por ejemplo la duracioacuten de una
tarea que se agregue en la vista Diagrama de Gantt apareceraacute en la vista Hoja de Tareas cuando la
muestre
Las vistas se pueden usar para introducir organizar y examinar informacioacuten en una amplia
variedad de formatos
Paso a paso para cambiar de Vista utilice una de las dos formas
1 Haga clic sobre el menuacute Ver y luego clic sobre la vista que desee elegir (Normalmente son las
primeras 8 opciones)
2 Si la vista que desea no aparece haga clic sobre Mas Vistas Seleccione la vista y luego haga
clic en Aplicar
21 Tambieacuten en la Barra de Vistas haga clic sobre la vista
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Figura 1 Elementos tiacutepicos de Microsoft Office Project De izquierda a derecha aparece Panel de
Tareas Diagrama de Gantt que se descompone en la tabla Entrada y la graacutefica de Gantt
Tipos de vistas
En Project existen tres tipos de Vistas
Diagramas o graacuteficos Que representan la informacioacuten graacuteficamente a traveacutes de barras
imaacutegenes Las Vistas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Graacutefico de Recursos y Calendario son
ejemplos de este tipo
Hojas de Datos Representan la informacioacuten en filas y columnas Cada fila contiene informacioacuten
sobre una tarea o un recurso individuales Cada columna contiene un campo donde puede
introducir informacioacuten acerca de los recursos o las tareas Un ejemplo de este tipo de vistas es la
Hoja de Recursos
Formularios Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel Los
formularios muestran informacioacuten de una sola tarea o un solo recurso a la vez Ejemplo
Formulario de tareas Formulario de Recursos entre otros
Clasificacioacuten de las vistas
Las vistas asiacute como muchos de los elementos de Office Project se agrupan en tres clases
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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea
necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son
Diagrama de Gantt y Vista Calendario
Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso
necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre
otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos
Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos
Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas
NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la
administracioacuten del proyecto
Vistas Combinadas
Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada
Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar
con maacutes detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto
Paso a paso para aplicar una vista combinada
1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir
Pan
el
Su
peri
or
Pan
el
In
ferio
r
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Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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AAjjuusstteess ddeell pprrooyyeeccttoo 4477
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS 47
REDISTRIBUIR RECURSOS 49
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 66 5511
AAjjuusstteess ddeell ppllaann ddeell pprrooyyeeccttoo 5511
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA 51
PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas) 53
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE 53
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE 55
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 77 5577
SSeegguuiimmiieennttoo yy ccoonnttrrooll ddee pprrooyyeeccttooss 5577
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO 57
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE 58
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO 59
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN) 60
SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 88 6622
HHeerrrraammiieennttaass ddee aannaacuteaacutelliissiiss 6622
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS 62
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES 63
ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN 65
VALOR ACUMULADO 66
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INTRODUCCIOacuteN
El software Microsoft Office Project es muy uacutetil para la gestioacuten de proyectos aplicando procedimientos
descritos en el PMBOK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project ManagementInstitute)
Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar obtener vistas previas e imprimir la
informacioacuten de uso maacutes frecuente necesaria para administrar los proyectos realizar un seguimiento de los
recursos mantener los costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo Con vistas de informe
mejoradas la interfaz de calendario y la adicioacuten de graacuteficos tridimensionales sus clientes pueden crear
informes visualmente maacutes eficaces
El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las funciones del manejo de la
herramienta Microsoft Project 2007 ofrecer muacuteltiples opciones tanto para el manejo de proyectos como para
la administracioacuten de recursos ademaacutes entrar a detallar como se realiza seguimiento ajustes a la
programacioacuten y utilizar las herramientas de anaacutelisis
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SECCIOacuteN 1
Funciones y visualizacioacuten de Project 2007
iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 Microsoftreg Office Project 2007 es el programa de administracioacuten de proyectos que ayuda a las
organizaciones a alinear iniciativas de empresa proyectos y recursos para obtener mejores
resultados empresariales Si usa sus flexibles capacidades de utilizacioacuten de informes y de anaacutelisis
puede tener la certeza de que tendraacute informacioacuten procesable para ayudarle a optimizar recursos
priorizar tareas y alinear proyectos de todos los objetivos empresariales globales
FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007
Etiquetas inteligentes
Microsoft Project utiliza las Etiquetas inteligentes para explicar coacutemo se realizan los caacutelculos de la
herramienta de planificacioacuten de proyectos y para aconsejar a los usuarios sobre las acciones
alternativas que podriacutean realizar Aparece un triaacutengulo verde en la celda que ha editado para
mostrar que se ha realizado un cambio y que eacuteste afecta la tarea que estaacute relacionada con esa
planificacioacuten Sobre el indicador aparece un aviso sobre el cambio en la planificacioacuten y si hace clic
en el indicador aparecen otras opciones que cambiaraacuten la manera de programar la tarea o el
recurso
Las etiquetas inteligentes aparecen cuando realiza
Asignaciones de recursos adicionales es decir a una tarea con recursos se le agrega o quita
recursos
Ediciones en Iniciar y Finalizar Cambios en las fechas de las tareas
Ediciones en Trabajo Unidades y Duracioacuten Cambios en los valores de trabajo unidades de
recursos (porcentajes de asignacioacuten) o duracioacuten de las tareas o recursos
Eliminacioacuten del nombre de una columna Cuando presiona la tecla SUPR (DELETE) sobre el
nombre de una tarea
ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su propia base de datos Utiliza esa
informacioacuten para calcular y controlar la programacioacuten los costos y otros elementos del proyecto
mediante la creacioacuten de un plan Cuanta maacutes informacioacuten se proporcione maacutes preciso seraacute el plan
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Como si se tratara de una hoja de caacutelculo Microsoft Project muestra los resultados de los caacutelculos
inmediatamente Pero el plan del proyecto solo se crea cuaacutendo se introduce la informacioacuten esencial
acerca de todas las tareas Soacutelo entonces se veraacute cuaacutendo finalizaraacute el proyecto o las fechas en las
que estaacuten programadas las tareas
Microsoft Project coloca la informacioacuten que se introduce y la que calcula en campos que contienen
tipos de informacioacuten especiacuteficos como nombres o duraciones de tareas En Microsoft Project
generalmente cada campo aparece en una columna
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacioacuten pero en un momento dado
soacutelo necesita una parte de la misma Para tener acceso a la informacioacuten se utilizan las
herramientas siguientes
Vistas que presentan un subconjunto de informacioacuten del proyecto en un formato faacutecil de
interpretar Por ejemplo el Diagrama de Gantt muestra informacioacuten baacutesica de tareas en columnas
y un graacutefico de barras Una vista puede ser la combinacioacuten de una o maacutes vistas (tales como
Diagrama de Gantt Hoja de Recursos Calendario entre otras)
Tablas que definen las columnas mostradas
Filtros que permiten centrarse en tareas o recursos especiacuteficos
Cada vista presenta una clase de informacioacuten diferente Las tablas y los filtros ajustan la
informacioacuten Cambiar o aplicar otra vista otra tabla u otro filtro puede ocultar informacioacuten pero no
la elimina Seguiraacute estando en la base de datos y seguiraacute actualizaacutendose
Las vistas son la forma como Microsoft Office Project se comunica con el usuario Cuando
introduzca informacioacuten en una vista eacutesta es almacenada en el archivo del proyecto (o base de
datos) Esta informacioacuten podraacute ser mostrada en otras vistas Por ejemplo la duracioacuten de una
tarea que se agregue en la vista Diagrama de Gantt apareceraacute en la vista Hoja de Tareas cuando la
muestre
Las vistas se pueden usar para introducir organizar y examinar informacioacuten en una amplia
variedad de formatos
Paso a paso para cambiar de Vista utilice una de las dos formas
1 Haga clic sobre el menuacute Ver y luego clic sobre la vista que desee elegir (Normalmente son las
primeras 8 opciones)
2 Si la vista que desea no aparece haga clic sobre Mas Vistas Seleccione la vista y luego haga
clic en Aplicar
21 Tambieacuten en la Barra de Vistas haga clic sobre la vista
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Figura 1 Elementos tiacutepicos de Microsoft Office Project De izquierda a derecha aparece Panel de
Tareas Diagrama de Gantt que se descompone en la tabla Entrada y la graacutefica de Gantt
Tipos de vistas
En Project existen tres tipos de Vistas
Diagramas o graacuteficos Que representan la informacioacuten graacuteficamente a traveacutes de barras
imaacutegenes Las Vistas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Graacutefico de Recursos y Calendario son
ejemplos de este tipo
Hojas de Datos Representan la informacioacuten en filas y columnas Cada fila contiene informacioacuten
sobre una tarea o un recurso individuales Cada columna contiene un campo donde puede
introducir informacioacuten acerca de los recursos o las tareas Un ejemplo de este tipo de vistas es la
Hoja de Recursos
Formularios Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel Los
formularios muestran informacioacuten de una sola tarea o un solo recurso a la vez Ejemplo
Formulario de tareas Formulario de Recursos entre otros
Clasificacioacuten de las vistas
Las vistas asiacute como muchos de los elementos de Office Project se agrupan en tres clases
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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea
necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son
Diagrama de Gantt y Vista Calendario
Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso
necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre
otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos
Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos
Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas
NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la
administracioacuten del proyecto
Vistas Combinadas
Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada
Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar
con maacutes detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto
Paso a paso para aplicar una vista combinada
1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir
Pan
el
Su
peri
or
Pan
el
In
ferio
r
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Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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INTRODUCCIOacuteN
El software Microsoft Office Project es muy uacutetil para la gestioacuten de proyectos aplicando procedimientos
descritos en el PMBOK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project ManagementInstitute)
Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar obtener vistas previas e imprimir la
informacioacuten de uso maacutes frecuente necesaria para administrar los proyectos realizar un seguimiento de los
recursos mantener los costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo Con vistas de informe
mejoradas la interfaz de calendario y la adicioacuten de graacuteficos tridimensionales sus clientes pueden crear
informes visualmente maacutes eficaces
El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las funciones del manejo de la
herramienta Microsoft Project 2007 ofrecer muacuteltiples opciones tanto para el manejo de proyectos como para
la administracioacuten de recursos ademaacutes entrar a detallar como se realiza seguimiento ajustes a la
programacioacuten y utilizar las herramientas de anaacutelisis
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SECCIOacuteN 1
Funciones y visualizacioacuten de Project 2007
iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 Microsoftreg Office Project 2007 es el programa de administracioacuten de proyectos que ayuda a las
organizaciones a alinear iniciativas de empresa proyectos y recursos para obtener mejores
resultados empresariales Si usa sus flexibles capacidades de utilizacioacuten de informes y de anaacutelisis
puede tener la certeza de que tendraacute informacioacuten procesable para ayudarle a optimizar recursos
priorizar tareas y alinear proyectos de todos los objetivos empresariales globales
FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007
Etiquetas inteligentes
Microsoft Project utiliza las Etiquetas inteligentes para explicar coacutemo se realizan los caacutelculos de la
herramienta de planificacioacuten de proyectos y para aconsejar a los usuarios sobre las acciones
alternativas que podriacutean realizar Aparece un triaacutengulo verde en la celda que ha editado para
mostrar que se ha realizado un cambio y que eacuteste afecta la tarea que estaacute relacionada con esa
planificacioacuten Sobre el indicador aparece un aviso sobre el cambio en la planificacioacuten y si hace clic
en el indicador aparecen otras opciones que cambiaraacuten la manera de programar la tarea o el
recurso
Las etiquetas inteligentes aparecen cuando realiza
Asignaciones de recursos adicionales es decir a una tarea con recursos se le agrega o quita
recursos
Ediciones en Iniciar y Finalizar Cambios en las fechas de las tareas
Ediciones en Trabajo Unidades y Duracioacuten Cambios en los valores de trabajo unidades de
recursos (porcentajes de asignacioacuten) o duracioacuten de las tareas o recursos
Eliminacioacuten del nombre de una columna Cuando presiona la tecla SUPR (DELETE) sobre el
nombre de una tarea
ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su propia base de datos Utiliza esa
informacioacuten para calcular y controlar la programacioacuten los costos y otros elementos del proyecto
mediante la creacioacuten de un plan Cuanta maacutes informacioacuten se proporcione maacutes preciso seraacute el plan
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Como si se tratara de una hoja de caacutelculo Microsoft Project muestra los resultados de los caacutelculos
inmediatamente Pero el plan del proyecto solo se crea cuaacutendo se introduce la informacioacuten esencial
acerca de todas las tareas Soacutelo entonces se veraacute cuaacutendo finalizaraacute el proyecto o las fechas en las
que estaacuten programadas las tareas
Microsoft Project coloca la informacioacuten que se introduce y la que calcula en campos que contienen
tipos de informacioacuten especiacuteficos como nombres o duraciones de tareas En Microsoft Project
generalmente cada campo aparece en una columna
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacioacuten pero en un momento dado
soacutelo necesita una parte de la misma Para tener acceso a la informacioacuten se utilizan las
herramientas siguientes
Vistas que presentan un subconjunto de informacioacuten del proyecto en un formato faacutecil de
interpretar Por ejemplo el Diagrama de Gantt muestra informacioacuten baacutesica de tareas en columnas
y un graacutefico de barras Una vista puede ser la combinacioacuten de una o maacutes vistas (tales como
Diagrama de Gantt Hoja de Recursos Calendario entre otras)
Tablas que definen las columnas mostradas
Filtros que permiten centrarse en tareas o recursos especiacuteficos
Cada vista presenta una clase de informacioacuten diferente Las tablas y los filtros ajustan la
informacioacuten Cambiar o aplicar otra vista otra tabla u otro filtro puede ocultar informacioacuten pero no
la elimina Seguiraacute estando en la base de datos y seguiraacute actualizaacutendose
Las vistas son la forma como Microsoft Office Project se comunica con el usuario Cuando
introduzca informacioacuten en una vista eacutesta es almacenada en el archivo del proyecto (o base de
datos) Esta informacioacuten podraacute ser mostrada en otras vistas Por ejemplo la duracioacuten de una
tarea que se agregue en la vista Diagrama de Gantt apareceraacute en la vista Hoja de Tareas cuando la
muestre
Las vistas se pueden usar para introducir organizar y examinar informacioacuten en una amplia
variedad de formatos
Paso a paso para cambiar de Vista utilice una de las dos formas
1 Haga clic sobre el menuacute Ver y luego clic sobre la vista que desee elegir (Normalmente son las
primeras 8 opciones)
2 Si la vista que desea no aparece haga clic sobre Mas Vistas Seleccione la vista y luego haga
clic en Aplicar
21 Tambieacuten en la Barra de Vistas haga clic sobre la vista
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Figura 1 Elementos tiacutepicos de Microsoft Office Project De izquierda a derecha aparece Panel de
Tareas Diagrama de Gantt que se descompone en la tabla Entrada y la graacutefica de Gantt
Tipos de vistas
En Project existen tres tipos de Vistas
Diagramas o graacuteficos Que representan la informacioacuten graacuteficamente a traveacutes de barras
imaacutegenes Las Vistas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Graacutefico de Recursos y Calendario son
ejemplos de este tipo
Hojas de Datos Representan la informacioacuten en filas y columnas Cada fila contiene informacioacuten
sobre una tarea o un recurso individuales Cada columna contiene un campo donde puede
introducir informacioacuten acerca de los recursos o las tareas Un ejemplo de este tipo de vistas es la
Hoja de Recursos
Formularios Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel Los
formularios muestran informacioacuten de una sola tarea o un solo recurso a la vez Ejemplo
Formulario de tareas Formulario de Recursos entre otros
Clasificacioacuten de las vistas
Las vistas asiacute como muchos de los elementos de Office Project se agrupan en tres clases
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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea
necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son
Diagrama de Gantt y Vista Calendario
Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso
necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre
otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos
Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos
Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas
NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la
administracioacuten del proyecto
Vistas Combinadas
Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada
Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar
con maacutes detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto
Paso a paso para aplicar una vista combinada
1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir
Pan
el
Su
peri
or
Pan
el
In
ferio
r
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Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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SECCIOacuteN 1
Funciones y visualizacioacuten de Project 2007
iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 Microsoftreg Office Project 2007 es el programa de administracioacuten de proyectos que ayuda a las
organizaciones a alinear iniciativas de empresa proyectos y recursos para obtener mejores
resultados empresariales Si usa sus flexibles capacidades de utilizacioacuten de informes y de anaacutelisis
puede tener la certeza de que tendraacute informacioacuten procesable para ayudarle a optimizar recursos
priorizar tareas y alinear proyectos de todos los objetivos empresariales globales
FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007
Etiquetas inteligentes
Microsoft Project utiliza las Etiquetas inteligentes para explicar coacutemo se realizan los caacutelculos de la
herramienta de planificacioacuten de proyectos y para aconsejar a los usuarios sobre las acciones
alternativas que podriacutean realizar Aparece un triaacutengulo verde en la celda que ha editado para
mostrar que se ha realizado un cambio y que eacuteste afecta la tarea que estaacute relacionada con esa
planificacioacuten Sobre el indicador aparece un aviso sobre el cambio en la planificacioacuten y si hace clic
en el indicador aparecen otras opciones que cambiaraacuten la manera de programar la tarea o el
recurso
Las etiquetas inteligentes aparecen cuando realiza
Asignaciones de recursos adicionales es decir a una tarea con recursos se le agrega o quita
recursos
Ediciones en Iniciar y Finalizar Cambios en las fechas de las tareas
Ediciones en Trabajo Unidades y Duracioacuten Cambios en los valores de trabajo unidades de
recursos (porcentajes de asignacioacuten) o duracioacuten de las tareas o recursos
Eliminacioacuten del nombre de una columna Cuando presiona la tecla SUPR (DELETE) sobre el
nombre de una tarea
ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su propia base de datos Utiliza esa
informacioacuten para calcular y controlar la programacioacuten los costos y otros elementos del proyecto
mediante la creacioacuten de un plan Cuanta maacutes informacioacuten se proporcione maacutes preciso seraacute el plan
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Como si se tratara de una hoja de caacutelculo Microsoft Project muestra los resultados de los caacutelculos
inmediatamente Pero el plan del proyecto solo se crea cuaacutendo se introduce la informacioacuten esencial
acerca de todas las tareas Soacutelo entonces se veraacute cuaacutendo finalizaraacute el proyecto o las fechas en las
que estaacuten programadas las tareas
Microsoft Project coloca la informacioacuten que se introduce y la que calcula en campos que contienen
tipos de informacioacuten especiacuteficos como nombres o duraciones de tareas En Microsoft Project
generalmente cada campo aparece en una columna
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacioacuten pero en un momento dado
soacutelo necesita una parte de la misma Para tener acceso a la informacioacuten se utilizan las
herramientas siguientes
Vistas que presentan un subconjunto de informacioacuten del proyecto en un formato faacutecil de
interpretar Por ejemplo el Diagrama de Gantt muestra informacioacuten baacutesica de tareas en columnas
y un graacutefico de barras Una vista puede ser la combinacioacuten de una o maacutes vistas (tales como
Diagrama de Gantt Hoja de Recursos Calendario entre otras)
Tablas que definen las columnas mostradas
Filtros que permiten centrarse en tareas o recursos especiacuteficos
Cada vista presenta una clase de informacioacuten diferente Las tablas y los filtros ajustan la
informacioacuten Cambiar o aplicar otra vista otra tabla u otro filtro puede ocultar informacioacuten pero no
la elimina Seguiraacute estando en la base de datos y seguiraacute actualizaacutendose
Las vistas son la forma como Microsoft Office Project se comunica con el usuario Cuando
introduzca informacioacuten en una vista eacutesta es almacenada en el archivo del proyecto (o base de
datos) Esta informacioacuten podraacute ser mostrada en otras vistas Por ejemplo la duracioacuten de una
tarea que se agregue en la vista Diagrama de Gantt apareceraacute en la vista Hoja de Tareas cuando la
muestre
Las vistas se pueden usar para introducir organizar y examinar informacioacuten en una amplia
variedad de formatos
Paso a paso para cambiar de Vista utilice una de las dos formas
1 Haga clic sobre el menuacute Ver y luego clic sobre la vista que desee elegir (Normalmente son las
primeras 8 opciones)
2 Si la vista que desea no aparece haga clic sobre Mas Vistas Seleccione la vista y luego haga
clic en Aplicar
21 Tambieacuten en la Barra de Vistas haga clic sobre la vista
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Figura 1 Elementos tiacutepicos de Microsoft Office Project De izquierda a derecha aparece Panel de
Tareas Diagrama de Gantt que se descompone en la tabla Entrada y la graacutefica de Gantt
Tipos de vistas
En Project existen tres tipos de Vistas
Diagramas o graacuteficos Que representan la informacioacuten graacuteficamente a traveacutes de barras
imaacutegenes Las Vistas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Graacutefico de Recursos y Calendario son
ejemplos de este tipo
Hojas de Datos Representan la informacioacuten en filas y columnas Cada fila contiene informacioacuten
sobre una tarea o un recurso individuales Cada columna contiene un campo donde puede
introducir informacioacuten acerca de los recursos o las tareas Un ejemplo de este tipo de vistas es la
Hoja de Recursos
Formularios Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel Los
formularios muestran informacioacuten de una sola tarea o un solo recurso a la vez Ejemplo
Formulario de tareas Formulario de Recursos entre otros
Clasificacioacuten de las vistas
Las vistas asiacute como muchos de los elementos de Office Project se agrupan en tres clases
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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea
necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son
Diagrama de Gantt y Vista Calendario
Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso
necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre
otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos
Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos
Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas
NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la
administracioacuten del proyecto
Vistas Combinadas
Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada
Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar
con maacutes detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto
Paso a paso para aplicar una vista combinada
1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir
Pan
el
Su
peri
or
Pan
el
In
ferio
r
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Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Como si se tratara de una hoja de caacutelculo Microsoft Project muestra los resultados de los caacutelculos
inmediatamente Pero el plan del proyecto solo se crea cuaacutendo se introduce la informacioacuten esencial
acerca de todas las tareas Soacutelo entonces se veraacute cuaacutendo finalizaraacute el proyecto o las fechas en las
que estaacuten programadas las tareas
Microsoft Project coloca la informacioacuten que se introduce y la que calcula en campos que contienen
tipos de informacioacuten especiacuteficos como nombres o duraciones de tareas En Microsoft Project
generalmente cada campo aparece en una columna
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacioacuten pero en un momento dado
soacutelo necesita una parte de la misma Para tener acceso a la informacioacuten se utilizan las
herramientas siguientes
Vistas que presentan un subconjunto de informacioacuten del proyecto en un formato faacutecil de
interpretar Por ejemplo el Diagrama de Gantt muestra informacioacuten baacutesica de tareas en columnas
y un graacutefico de barras Una vista puede ser la combinacioacuten de una o maacutes vistas (tales como
Diagrama de Gantt Hoja de Recursos Calendario entre otras)
Tablas que definen las columnas mostradas
Filtros que permiten centrarse en tareas o recursos especiacuteficos
Cada vista presenta una clase de informacioacuten diferente Las tablas y los filtros ajustan la
informacioacuten Cambiar o aplicar otra vista otra tabla u otro filtro puede ocultar informacioacuten pero no
la elimina Seguiraacute estando en la base de datos y seguiraacute actualizaacutendose
Las vistas son la forma como Microsoft Office Project se comunica con el usuario Cuando
introduzca informacioacuten en una vista eacutesta es almacenada en el archivo del proyecto (o base de
datos) Esta informacioacuten podraacute ser mostrada en otras vistas Por ejemplo la duracioacuten de una
tarea que se agregue en la vista Diagrama de Gantt apareceraacute en la vista Hoja de Tareas cuando la
muestre
Las vistas se pueden usar para introducir organizar y examinar informacioacuten en una amplia
variedad de formatos
Paso a paso para cambiar de Vista utilice una de las dos formas
1 Haga clic sobre el menuacute Ver y luego clic sobre la vista que desee elegir (Normalmente son las
primeras 8 opciones)
2 Si la vista que desea no aparece haga clic sobre Mas Vistas Seleccione la vista y luego haga
clic en Aplicar
21 Tambieacuten en la Barra de Vistas haga clic sobre la vista
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Figura 1 Elementos tiacutepicos de Microsoft Office Project De izquierda a derecha aparece Panel de
Tareas Diagrama de Gantt que se descompone en la tabla Entrada y la graacutefica de Gantt
Tipos de vistas
En Project existen tres tipos de Vistas
Diagramas o graacuteficos Que representan la informacioacuten graacuteficamente a traveacutes de barras
imaacutegenes Las Vistas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Graacutefico de Recursos y Calendario son
ejemplos de este tipo
Hojas de Datos Representan la informacioacuten en filas y columnas Cada fila contiene informacioacuten
sobre una tarea o un recurso individuales Cada columna contiene un campo donde puede
introducir informacioacuten acerca de los recursos o las tareas Un ejemplo de este tipo de vistas es la
Hoja de Recursos
Formularios Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel Los
formularios muestran informacioacuten de una sola tarea o un solo recurso a la vez Ejemplo
Formulario de tareas Formulario de Recursos entre otros
Clasificacioacuten de las vistas
Las vistas asiacute como muchos de los elementos de Office Project se agrupan en tres clases
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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea
necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son
Diagrama de Gantt y Vista Calendario
Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso
necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre
otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos
Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos
Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas
NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la
administracioacuten del proyecto
Vistas Combinadas
Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada
Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar
con maacutes detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto
Paso a paso para aplicar una vista combinada
1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir
Pan
el
Su
peri
or
Pan
el
In
ferio
r
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Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 1 Elementos tiacutepicos de Microsoft Office Project De izquierda a derecha aparece Panel de
Tareas Diagrama de Gantt que se descompone en la tabla Entrada y la graacutefica de Gantt
Tipos de vistas
En Project existen tres tipos de Vistas
Diagramas o graacuteficos Que representan la informacioacuten graacuteficamente a traveacutes de barras
imaacutegenes Las Vistas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Graacutefico de Recursos y Calendario son
ejemplos de este tipo
Hojas de Datos Representan la informacioacuten en filas y columnas Cada fila contiene informacioacuten
sobre una tarea o un recurso individuales Cada columna contiene un campo donde puede
introducir informacioacuten acerca de los recursos o las tareas Un ejemplo de este tipo de vistas es la
Hoja de Recursos
Formularios Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel Los
formularios muestran informacioacuten de una sola tarea o un solo recurso a la vez Ejemplo
Formulario de tareas Formulario de Recursos entre otros
Clasificacioacuten de las vistas
Las vistas asiacute como muchos de los elementos de Office Project se agrupan en tres clases
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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea
necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son
Diagrama de Gantt y Vista Calendario
Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso
necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre
otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos
Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos
Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas
NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la
administracioacuten del proyecto
Vistas Combinadas
Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada
Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar
con maacutes detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto
Paso a paso para aplicar una vista combinada
1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir
Pan
el
Su
peri
or
Pan
el
In
ferio
r
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10
Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea
necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son
Diagrama de Gantt y Vista Calendario
Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso
necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre
otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos
Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos
Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas
NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la
administracioacuten del proyecto
Vistas Combinadas
Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada
Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar
con maacutes detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto
Paso a paso para aplicar una vista combinada
1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir
Pan
el
Su
peri
or
Pan
el
In
ferio
r
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Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten
Descripcioacuten de algunas vistas
A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Figura 3 Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos
de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y
otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo
La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Diagrama de Red
Figura 4
Diagrama de red Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacioacuten entre dos
tareas
Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada
mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo
entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red
Graacutefico de Recursos
El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a
traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten
de tiempo de utilizacioacuten del recurso)
Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los
recursos en relacioacuten con el tiempo
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de
utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la
vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee
Vista Hoja de recursos
Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo
utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas
La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja
de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal
informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de
disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona
una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute
utilizando en el proyecto
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7
Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo
punteado resalta la opcioacuten Tablas
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas
tablas de costos trabajo uso resumen entre otras
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos
1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde
lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento
2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes
3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes
tablas donde puede aplicar una tabla diferente
Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas como aparece en la figura anterior
NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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SECCIOacuteN 2
Programacioacuten de proyectos empresariales
CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de
empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto
puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes
Paso a paso para crear un proyecto
1 Haga clic en Nuevo
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto
2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la
que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo
31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin
PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO
Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip
A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 8
Ventana Informacioacuten del proyecto
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales
1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de
inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)
3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin
NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto
Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del
proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y
comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto
1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las
personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de
proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto
Figura 9
Ventana Propiedades del
proyecto desde el Menuacute
Proyectos
NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10
Ventana Cambiar
Calendario Laboral
desde donde se
puede definir los
diacuteas haacutebiles
festivos
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos
NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto
1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura
10
2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista
3 Haga clic en Aceptar
Realizar ajustes a la configuracioacuten
Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de
paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como
poliacuteticas
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)
Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office
Project
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12
Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que
solicita la ventana
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente
ventana
Figura 13
Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo
DEFINIR TAREAS
Introduccioacuten
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas
Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben
desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo
Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos
Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las
tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute
esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la
informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten
obtenida de las subtareas
Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen
parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se
convierte en tarea criacutetica
Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la
programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se
retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si
es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la
ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute
a tiempo
Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un
entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda
tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito
Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas
para su realizacioacuten
Programacioacuten condicionada por el esfuerzo
Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia
el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el
esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea
El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la
asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total
permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea
La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe
tenerse en cuenta lo siguiente
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos
a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la
asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la
duracioacuten de la tarea
Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten
de la tarea
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo
Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo
Tipos de tareas
La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas
Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se
controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad
Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten
Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores
unitarios individuales de los recursos
Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades
Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o
recursos) asignadas
Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten
de la tarea
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)
Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas
asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones
entre
Unidades de asignacioacuten
Trabajo
Duracioacuten
Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la
foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea
a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos
TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE
FORTALEZA
UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS
FU
ER
TE
DE
BIL
MA
S
DE
BIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO
F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D
UNIDADES
FIJAS
CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D
SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T
DURACIOacuteN
FIJA
CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U
SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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CE Condicionado por el esfuerzo
SCE Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO radic
AFECTA X
NO AFECTA Ө
Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos
estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento
Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten
de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma
manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso
si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar
Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o
el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de
Microsoft Project
Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo
1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacioacuten condicionada por el esfuerzo
3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado
4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea
NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por
el esfuerzo
Tabla 1
Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten
de Project al cambiar los recursos
Creacioacuten de tareas
Paso a paso para crear tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea
3 Presione la tecla ENTRAR
4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas
(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato
05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante
NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre
tareas que haya especificado
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la
relacioacuten entre ellas
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo
la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de
una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten
de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro
de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacioacuten del proyecto
La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las
subtareas
4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la
tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no
Paso a paso para resaltar celdas individuales
1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar
11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez
12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la
primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten
haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar
2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente
3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt
Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista
de Gantt
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato
Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de
Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas
Duracioacuten de las tareas
La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten
de la tarea
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas
Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos
Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada
tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados
y otros diacuteas no laborables
Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar
una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada
mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea
Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el
siguiente cuadro
Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado
hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas
diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados
sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas
me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado
NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables
Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea
(1diacutea)
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea
1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)
2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten
3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el
cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de
tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla
4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre
Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten
1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones
2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee
3 Haga clic en Aceptar
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas
involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las
columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt
El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente
Abrir Excel
Clic en Archivo ndash Nuevo
Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel
que esteacute manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project
Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito
toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensioacuten xls)
Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo
A continuacioacuten haga clic en Finalizar
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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SECCIOacuteN 3
Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica
Introduccioacuten
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo
entre las tareas dependientes
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se
preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una
tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto
Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto
se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas
Tipos de Viacutenculos
Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a
comienzo fin a fin y comienzo a fin
Figura 16
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)
determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto
Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)
Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el
terreno esteacute preparado
Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por
ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten
del comienzo o fin de una tarea precedente
Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas
Forma 1
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular
3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)
Forma 2
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas
NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas
Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas
1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana
Informacioacuten de la Tarea
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes
predecesoras a la tarea seleccionada
Tiempos de posposicioacuten y adelanto
En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre
tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla
Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea
1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar
2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora
3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea
31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con
respecto a su predecesora)
32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con
respecto a la predecesora)
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 17 Delimitaciones
Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea
1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea
2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )
3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una
fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y
Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacioacuten)
4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten
aplicada
Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando
informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de
la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una
dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten
En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe
utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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SECCIOacuteN 4
Administracioacuten de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa
Recursos Geneacutericos
Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos
individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara
de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos
Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de
recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas
cualificaciones
Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel
Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un
recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el
recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del
Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que
necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacioacuten de recursos
Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos
Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)
Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo
Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del
tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese
recurso en su proyecto
Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de
recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo
(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea
Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de
tiempo
Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto
Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la
madera y el vidrio
Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos
Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre
otros
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian
Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio
escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la
vista Diagrama de Gantt)
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute
constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la
asignacioacuten
Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin
importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute
asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)
NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo
Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo
1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base
estaacuten deshabilitados
2 El recurso material no se redistribuye
3 En recurso material no usa calendario de recursos
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento
seleccione el recurso tipo costo
Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero
En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En
cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa sino como costos directos
Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos
11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que
estaacuten asignados
12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asignoacute
2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacioacuten de la tarea escriba 80
Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo
1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de
la tarea
3 Haga clic en la ficha Recursos
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato
valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo
Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)
Graacutefico de Recursos
Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten
Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado
Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten
Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la
asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una
tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un
recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto
Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project
asigna el 100 del recurso a la tarea
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 21
Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute
asignado a la tarea seleccionada
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos
1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
Figura 21
3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo
Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes
Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de
recurso
4 Haga clic en Asignar
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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NOTA
Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso
tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt
Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la
programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia
entre tareas
A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este
hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de
los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y
elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo
Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione
uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede
mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior
3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea
4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso
5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable
como aparece en la siguiente figura)
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 22
Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic
en Aceptar
COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos
La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto
Paso a paso para agregar costos a los recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos
2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso
3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso
4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas
del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos
5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice
NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el
recurso es local los cambios son permanentes
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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SECCIOacuteN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar
maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar
Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las
necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados
Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo
Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas
en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos
sobreasignados
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos
Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos
3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el
trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de
sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso
1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo
para otras tareas
2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten
3 Dividir una tarea
NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menuacute Herramientas
3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado
6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten
7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos
Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas
Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 26 Redistribuir recursos
Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de
redistribucioacuten
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede
1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)
2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten
3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucioacuten
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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SECCIOacuteN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA
Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La
ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucioacuten
Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos
Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras)
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes
tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica
1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del
Submenuacute Tabla
2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de
texto
3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo
Rojo)
4 Haga clic en Aceptar
5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar
las dependencias entre las tareas
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Opciones para revisar la ruta Criacutetica
Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las
tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan
datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras
de algunas tareas
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole
Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea
Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan
predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la uacuteltima)
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute
relacionado con las siguientes tareas
Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas
Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)
Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del
presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que
ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto
NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se
guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su
ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle
a continuacioacuten de este tema
Costos fijos (tareas)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes
independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o
del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca
aumenta
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo
3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo
4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo
NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto
CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en
marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base
La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la
programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan
previsto
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base
Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base
se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base
1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10
La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos
1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del
valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la
semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los
valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)
2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal
3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas
de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Paso a paso para crear la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Guardar liacutenea de base
2 Active Guardar liacutenea de base
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
Paso a paso Para borrar la liacutenea de base
1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Borrar liacutenea de base
2 Active Borrar plan previsto
3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
4 Haga clic en Aceptar
NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes
tablas)
Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo
independiente
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la
liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las
tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar
tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y
comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la
programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base
Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios
en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con
los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar
los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado
Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto
facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez
Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de
Gantt
2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2
3 Haga clic en Liacutenea de base
4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato
5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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SECCIOacuteN 7
Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el
lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se
tenga entre otros criterios
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha
A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento
MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo
informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda
la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las
tareas
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft
Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta
informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo
autorice
Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar
informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes
del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del
proyecto
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos
preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje
completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea)
Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes
preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es
aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para
indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente
Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes
preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por
semanas de cada recurso sobre una tarea)
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento
3 Seleccione la tarea que desee actualizar
4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real
completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que
el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante
Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica
una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100
Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas
1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar
2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar
tareas
3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
4 Haga clic en Aceptar
SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO
Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta
actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios
en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de
Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project
Figura 31
Actualizar el proyecto
automaacuteticamente con base en
una fecha
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el
proyecto
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32
Figura 32
La barra de seguimiento facilita el
registro de datos reales del proyecto El
Botoacuten resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacioacuten actual
AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)
Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que
despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacioacuten
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica
1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea
2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas
3 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en
Actualizar proyecto
4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante
5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
6 Haga clic en Aceptar
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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70
alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual
Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento
Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se
produzcan en diacuteas
1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt
2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas)
3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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SECCIOacuteN 8
Herramientas de anaacutelisis
CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y
generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente
Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen
informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones
esperadas
Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto
que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los
recursos
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las
horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto
Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un
determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior
En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si
hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia
de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados
Paso a paso para crear un informe
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes
2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar
3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de
diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic
en Aceptar
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en
Calendario mensual y despueacutes en Aceptar
32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en
General y a continuacioacuten en Aceptar
4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del
caso
41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle
Ordenar
42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar
43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de
recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos
CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES
Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office
Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos
incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y
permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes
visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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68
El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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70
alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla
1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales
2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear
3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos
Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe
4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio
NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa
categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN
Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de
Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular
La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista
combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra
vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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68
El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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70
alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada
1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en
Dividir
2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas
3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver
4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas
5 Haga clic en Aplicar
VALOR ACUMULADO
El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto
Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las
asignaciones o los recursos
El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del
presupuesto
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor
acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten
del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor
acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si
utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el
valor acumulado
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso
Queacute mide el valor acumulado
El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea
El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por
ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y
comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el
CPTP seraacute $75
o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores
de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base
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o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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67
o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1
hasta Liacutenea de base 10
El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de
ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)
o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real
o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute
EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si
despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea
esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60
o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel
agregado (normalmente en el nivel de proyecto)
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado
de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor
acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo
especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje
completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje
completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten
exacta del trabajo real realizado o pendiente
El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado
elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual
Ejemplo de Valor acumulado
A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos
valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se
invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La
cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
68
El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
69
completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir
que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)
por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo
Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado
A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales
Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y
el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior
el valor de VC de la tarea es de -$10
Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso
actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP
= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15
El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre
los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el
ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un
86
El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la
relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =
CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de
un 80
El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten
entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar
(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado
parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes
calidad o beneficios
NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC
iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado
Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a
tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)
un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta
iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de
costo (VC) pueden ser positivos o negativos
Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por
debajo del presupuesto
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas
Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un
proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de
rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden
ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto
Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC
de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea
Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado
1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha
Caacutelculo
2 Haga clic en Valor acumulado
3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el
meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el
conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado
NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren
Sistemas Expertos Ltda Manual Funcional Project Server 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia
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alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes
seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
Detalles de uso
3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar
4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor
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seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en
Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el
cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee
Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos
1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas
2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar
3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas
4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten
en Aplicar
NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor
sobre el tiacutetulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo
1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas
2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha
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3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que
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4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes
NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
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