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MANUAL DEL PROCESO
GESTIÓN DE PRESUPUESTO
Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo
Institucional el 20/12/2017
[Versión 01]
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE PRESUPUESTO
Versión: 1.0
Página 3 de 16
Contenido
1 INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 4
2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 5
3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 5
4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 6
5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS ................................................................................................... 7
5.1 SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA .............................................................. 7
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA ......................................... 7
5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA ................ 8
5.2 SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA .............................................................. 8
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA ......................................... 8
5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA................. 9
5.3 SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA ............................................................ 10
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA ....................................... 10
5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA .............. 11
5.4 SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO......................................... 11
5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO ................... 11
5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO
PRESUPUESTARIO ......................................................................................................................... 12
5.5 SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA .......... 12
5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA ......................................................................................................................... 12
5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ...................................................................................................... 14
5.6 SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA .......................................... 14
5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA ..................... 14
5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA
15
6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 16
7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PRESUPUESTO ................................................ 16
8 ANEXOS ........................................................................................................................................ 16
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GESTIÓN DE PRESUPUESTO
1 INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso:
Gestión de Presupuesto
Código del Proceso: GA-FIN-PRE
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Aplicar las fases de formulación, aprobación, ejecución, evaluación,
liquidación y clausura del presupuesto institucional.
DISPARADOR: ❖ Necesidades de recursos financieros para la ejecución del Plan
Operativo Anual.
ENTRADAS: ❖ Plan Operativo Anual (POA) ❖ Solicitudes de certificación presupuestaria ❖ Autorización de gasto y pago ❖ Documentos habilitantes para pago ❖ Oficios de solicitud de información de ejecución presupuestaria ❖ Directrices referentes a la gestión presupuestaria
SUBPROCESOS:
❖ Formulación Presupuestaria
❖ Certificación Presupuestaria
❖ Modificación Presupuestaria
❖ Ejecución Presupuestaria
❖ Clausura y Liquidación Presupuestaria
Productos/Servicios del Proceso:
❖ Proforma Presupuestaria
❖ Presupuesto
❖ Certificado Presupuestario
❖ CUR de compromiso
❖ Informe de seguimiento y evaluación de ejecución presupuestaria
Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo
Responsable del Proceso:
❖ Jefe de Presupuesto
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
Marco Legal: • Sección cuarta de la Constitución de la República del Ecuador.
• Capítulo III, Capítulo IV, Capítulo V del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
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• Art. 115 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
• Numeral 1.1.2.1, numeral 2 de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público.
• Numeral 2.6. de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público.
• Numeral 2.5 y numeral 2.4.3. de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público.
• Numeral 402-02 Normativa de Control Interno de la Contraloría General del Estado.
2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de Presupuesto requiere considerar las siguientes políticas:
✓ Se solicitará la reprogramación de la Planificación Operativa Anual con base en el presupuesto
asignado por el Ministerio de Finanzas.
✓ El cierre del ejercicio fiscal se ejecutará de acuerdo a las directrices publicadas por el Ministerio
de Finanzas para la clausura o liquidación del presupuesto anual.
✓ Todo requerimiento realizado a la Dirección Financiera deberá ser atendido en un máximo de 3
días laborables, siempre y cuando el proceso a realizar no requiera algún tipo de aprobación por
parte del Ministerio de Finanzas.
✓ Cuando el caso lo amerite, el Director Financiero podrá conformar una Comisión de Control
Previo de la documentación, según el proceso, la misma que estará conformada por el personal
designado de cada Jefatura de la Dirección Financiera.
✓ Toda actualización requerida por el Jefe de Presupuesto al presente documento o a los formatos
del mismo deberán ser aprobados por el Director Financiero y comunicados a la Jefatura de
Procesos para el registro y control correspondiente.
3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término Definición
e-Sigef Sistema de Gestión Financiera
POA Plan Operativo Anual
PAC Plan Anual de Compras
CUR Código Único de Registro
Disponibilidad Presupuestaria
Existencia de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación presentes y futuras
CUR de compromiso
CUR que afecta al presupuesto
Proforma
Presupuestaria
Expresión de la programación presupuestaria de una institución indicada en unidades
monetarias
Certificación
Presupuestaria
Documento que garantiza que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de
afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado
para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que
regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito
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presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del
correspondiente registro presupuestario.
Modificación
Presupuestaria
Reforma realizada a las partidas presupuestarias con la finalidad de atender un
requerimiento posterior al análisis financiero realizado.
Análisis
Financiero
Documento que contiene el análisis de factibilidad o no para otorgar una modificación
presupuestaria.
Requirente Se considera requirente a los Vicerrectorados, Gerencia Administrativa y Autorizadores de
Inicio del proceso según sea el caso.
Autorizador de
Inicio del
proceso
Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto
administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en
la Resolución Administrativa No. 001-R-PS-2017 de fecha 1-marzo-2017 suscrita por el
Rector de la Universidad de Guayaquil, decida la realización de inicio del proceso con
recursos asignados a la Institución de Educación Superior.
Autorizador de
Gasto
Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto
administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en
la Resolución Administrativa No. 001-R-PS-2017de fecha 1-marzo-2017 suscrita por el
Rector de la Universidad de Guayaquil, decida la realización de gastos con recursos
asignados a la Institución de Educación Superior.
4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Presupuesto.
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Presupuesto Proceso: Gestión de Presupuesto
Pre
sup
ue
sto
Formulación Presupuestaria
Certificación presupuestaria
Modificación Presupuestara
Seguimiento y Evaluación de
ejecución presupuestaria
Plan Operativo Anual
Proforma Presupuestaria
Solicitud de certificación
CertificadoPresupuestario
Solicitud de Modificación
presupuestaria
CertificadoPresupuestario
Clausura y Liquidación
Presupuestaria
Oficio de solicitud de información
Informe de seguimientoy evaluación de ejecución
presupuestaria
Cronograma deCierre fiscal
Informe de cierre de ejercicio fiscal
Gestión de Compromiso
Presupuestario
Oficio de solicitud de autorización de gasto
CUR de compromiso
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5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS
5.1 SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA
Subproceso: Formulación Presupuestaria
Código del Subproceso:
GA-FIN-PRE-001
Descripción:
PROPÓSITO:
❖ Elaborar la proforma presupuestaria institucional para su
aprobación y respectiva asignación de presupuesto por parte del
Ministerio de Finanzas
DISPARADOR:
❖ Cumplimiento de fecha panificada para solicitud de Plan Operativo
Anual
ENTRADAS:
❖ Plan Operativo Anual
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
❖ Solicitar POA
❖ Colocar ítems presupuestarios
❖ Solicitar aprobación de Proforma Presupuestaria
❖ Registrar en e-SIGEF la información
❖ Verificar valores asignados por el Ministerio de Finanzas
❖ Realizar informe de presupuesto asignado
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Informe de presupuesto asignado
❖ Presupuesto aprobado
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Presupuesto
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Presupuesto
Ge
ren
cia
Ad
min
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ativ
aH
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sto
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An
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uest
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Proceso: Formulación Presupuestaria
Colocar items presupuestarios a POA consolidado
Registrar en el e-SIGEF la
información consolidada
Revisar información y motivar
convocatoria a sesión del H.
Consejo Universitario
Emitir resolución de aprobación de la
proforma presupuestaria y del
POA, PAI y PAC
Revisar y enviar proforma
presupuestaria al Ministerio de
Finanzas
Firmar documentación en conjunto con
el Director de Planificación
Aprobar y asignar presupuesto
Verificar en el e-SIGEF el valor
asignado por el Ministerio de
Finanzas
Inicios del siguiente año
Realizar informe de presupuesto asignado del
ejercicio fiscal y comunicar a las
autoridades
Recibir el POA y Programación
cuatrianual para elaboración de
proforma presupuestaria
¿Presupuesto se ajusta a
proforma
Comunicar a planificación para reforma del POA y
PAI
SI
NO
SI
¿Aprueba proforma y POA?
Remitir observaciones para
modificación de POA, PAI, PAC
NO
POAProgramación cuatrianual
PAIPAC
Memorando con observaciones Resolución de
Aprobación de Proforma
Proforma Presupuestaria
RealizarReforma al POA y
PAI
Realizar modificaciones en
base a las observaciones
remitidas y enviar a Dirección Financiera
Jefatura de AdquisicionesReforma PAC
Cumplimientode fecha
5.2 SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Subproceso: Certificación Presupuestaria
Código del Subproceso:
GA-FIN-PRE-002
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Garantizar el compromiso del presupuesto por medio de la emisión
de certificaciones presupuestarias.
DISPARADOR: ❖ Recepción de solicitud de certificación de recursos
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ENTRADAS: ❖ Solicitud de certificación presupuestaria
❖ Documentos habilitantes
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Solicitar certificación presupuestaria
❖ Verificar la disponibilidad de fondos
❖ Asignar en el e-SIGEF la partida presupuestaria
❖ Aprobar certificación presupuestaria
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Certificación presupuestaria ❖ Memorando de comunicación
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Presupuesto
Tipo de cliente: ❖ Interno
5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Presupuesto
Jefe
de
Pre
sup
ue
sto
D
ire
cto
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R
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pre
sup
ue
sto
Proceso: Certificación Presupuestaria
¿Existe disponibilidad?
Analista 1Crear certificación
presupuestaria en el e-Sigef
SI
Recibir Quipux con requerimiento y
sumillar a la Jefatura de Presupuesto
Analista 1Realizar el control
previo de la documentación
Analista 2Verificar la
disponibilidad de fondos para el
requerimiento en el POA
Analista 2Realizar
Modificación Presupuestaria
Aprobar e imprimir certificación
presupuestaria
Firmar y enviar memorando de comunicación
¿Se puedeRealizar
modificación ?
Analista 1Elaborar
memorando comunicando la no disponibilidad de
presupuesto
Revisar memorando y reasignar al
Director para firma
Designar analista responsable del
proceso
¿Documentación Completa?
Analista 1Comunicar por Quipux al área requirente que
complete información
NO
SI
Solicitar certificación
presupuestaria mediante oficio
Recepción deSolicitud de certificación
de recursos
NO
Analista 2Verificar si es
factible realizar modificación
presupuestaria
¿Existe en el POA? Analista 2
Verificar que exista disponibilidad en la misma estructura
programática
Analista 2Confirmar si
corresponde a proceso por Ínfima
Cuantía
NO
SI NO SI
CertificaciónPresupuestaria
CertificaciónPresupuestaria
CertificaciónPresupuestaria
Analista 1Informar a la
Unidad Requirente que requerimiento
no estuvo planificado y no se
dispone de recursos¿Corresponde a proceso
autorizado por Ínfima Cuantía?
SI
NO
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5.3 SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Subproceso: Modificación Presupuestaria
Código del Subproceso:
GA-FIN-PRE-003
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Realizar la modificación presupuestaria en base a la necesidad de
reforma detectada
DISPARADOR: ❖ Recepción de solicitud de modificación presupuestaria
ENTRADAS:
❖ Oficio de solicitud de modificación o reforma
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Revisar partidas y detectar necesidad de reforma
❖ Elaborar informe y análisis de modificación solicitada
❖ Solicitar aprobación de modificación presupuestaria
❖ Verificar que la reforma se encuentre en el sistema como validada
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Comprobante de reforma validada
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Presupuesto
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Presupuesto
An
alis
ta d
e Pr
esup
ues
toR
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tor
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nci
ero
Jefe
de
Pres
upue
sto
Min
iste
rio
de
Fin
an
zas
Proceso: Modificación Presupuestaria
Analista 1Receptar solicitud,
revisar partidas
Analista 1Elaborar informe de análisis, imprimir y
enviar para consolidación
Revisar informe y enviar memorando
solicitando aprobación de reforma
Recibir, revisar y aprobar solicitud de
modificación presupuestaria
Analista 2Crear la reforma en el
sistema e-SIGEF, colocar las justificaciones y
reasignar los fondos entre las partidas afectadas
Analista 2Solicitar reforma al
Ministerio de Finanzas
Analista 2Verificar que la
reforma se encuentre en el sistema como
validada o rechazada
Analista 1Archivar la modificación o
reforma presupuestaria junto a los documentos
adjuntos al memorando de solicitud
Revisar y reasignar quipux para la
aprobación del Rector
Analista 2Imprimir y enviar la
modificación o reforma presupuestaria
Recepción de solicitud
de modificaciónpresupuestaria
Analista 2Consolidar informes y análisis para realizar
modificación
¿Aprueba solicitud de modificación
Presupuestaria?
SI
NOComunicar a Director Financiero la negación
de modificación
Recibir comunicado e informar al área requirente la no disponibilidad de
fondos
Aprobar o rechazar reforma
Solicitud de Modificación
PAC
CertificadoPresupuestaria
SI
¿Fue aprobada?
Analista 2Comunicar a Jefe y
Director Financiero el rechazo de la modificación
NO
Analista 2Analizar necesidad
de reforma y solicitar informe
RealizarCertificación
Presupuestaria
Aprobar reforma o modificación
ResoluciónDe reforma
Informe consolidado de análisis de modificación
PresupuestariaResolución de reforma
Informe de análisis de modificación
presupuestaria
5.4 SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO
5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO
Subproceso: Gestión de compromiso presupuestario
Código del Subproceso:
GA-FIN-PRE-004
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Comprometer los recursos financieros con los que cuenta la
institución de acuerdo a lo planificado.
DISPARADOR: ❖ Recepción de requerimiento de CUR de compromiso
ENTRADAS: ❖ Oficio de autorización de gasto
❖ Documentación soporte
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Receptar oficio de autorización de gasto y documentación soporte
❖ Revisar documentación soporte
❖ Generar CUR de compromiso de pago
❖ Aprobar y firmar CUR de compromiso
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Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR de compromiso
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Presupuesto
Tipo de cliente: ❖ Interno
5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO
PRESUPUESTARIO
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Presupuesto
Áre
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Au
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Ga
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Proceso: Gestión de Compromiso Presupuestario
Recibir, revisar y sumillar al analista
responsable
Solicitar la autorización del
gasto correspondiente
Necesidad de ejecución
presupuestaria
Sumillar control previo al
compromiso a la Jefatura de
Presupuesto
¿Documentación completa?
Autorizar gasto y solicitar pago
Realizar el control previo de la
documentación
Proceder a realizar el CUR de
compromiso en el sistema esigef
Comunicar al área requirente que
complete documentación
Imprimir y firmar el CUR de
compromiso
Aprobar, firmar y enviar el CUR de compromiso a Contabilidad
No
Si
¿Pago por Anticipo o pago total?
Generar CUR de compromiso por el valor subtotal del
proceso
Generar CUR de compromiso por
valor total del proceso
Anticipo
Pago Total
Oficio de solicitudde autorización de gasto
CUR de compromiso
Completar documentación
5.5 SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA
5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA
Subproceso: Seguimiento y Evaluación de la Ejecución Presupuestaria
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Código del Subproceso:
GA-FIN-PRE-005
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Garantizar la ejecución del presupuesto asignado de acuerdo a la
planificación aprobada.
DISPARADOR: ❖ Cumplimiento de fecha planificada
ENTRADAS: ❖ Información de la ejecución del presupuesto
❖ Cédula Presupuestaria
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Solicitar información de la ejecución del presupuesto
❖ Cuadrar valores reportados con cédula presupuestaria
❖ Elaborar Informe de Seguimiento
❖ Publicar informe en plataforma
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Informe de seguimiento y evaluación de ejecución presupuestaria
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Presupuesto
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Presupuesto
Jefe
de
Pres
upue
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A
nal
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de
pres
upue
sto
Rec
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Proceso: Seguimiento y Evaluación a la Ejecución Presupuestaria
Cumplimiento de fecha
planificada
Solicitar información para elaboración del informe
de seguimiento y evaluación presupuestaria
a Talento Humano, Planificación de Desarrollo
Institucional y Contabilidad
Receptar información
solicitada para cuadrar con cédula
presupuestaria
Consolidar información y
verificar que cuadre con la cédula
presupuestaria
¿Valores de informe coinciden con cédula
presupuestaria?
SI
Elaborar informe de seguimiento y
evaluación a Ejecución
Presupuestaria
NO
Devolver informe a la Unidad
correspondiente para correcciones
Revisar informe y reasignar para autorización
Revisar informe y remitir al rector
para autorización
Acoger informe y autorizar
publicación
Publicar informe en plataforma del Ministerio de
Finanzas
Informes de seguimiento
Informes de seguimientoy evaluación de la
Ejecución presupuestariaCédula
presupuestaria
Disponer a la Jefatura de
Presupuesto la carga del informe en el Sistema e-
Sigef
5.6 SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA
5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA
Subproceso: Clausura y Liquidación Presupuestaria
Código del Subproceso:
GA-FIN-PRE-006
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Liquidar el presupuesto anual según los lineamientos del Ministerio
de Finanzas
DISPARADOR: ❖ Cumplimiento de fecha planificada para cierre fiscal
ENTRADAS: ❖ Directrices del Ministerio de Finanzas
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❖ Informes de ejecución presupuestaria
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Revisar directrices del Ministerio de Finanzas
❖ Elaborar cronograma interno
❖ Aprobar cronograma de cierre fiscal
❖ Realizar seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria
❖ Publicar informe
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Informe de seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Presupuesto
Tipo de cliente: ❖ Interno
5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN
PRESUPUESTARIA
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Presupuesto
Dir
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r Fi
nan
cier
o
Pres
upue
sto
Ger
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Ad
min
istr
ativ
oR
ecto
r
Proceso: Clausura y Liquidación Presupuestaria
Cumplimiento de fecha Planificada de cierre fiscal
Revisar directrices del Ministerio de Finanzas
para el cierre de ejercicio fiscal
Elaborar cronograma interno para cierre del
ejercicio fiscal y solicitar revisión de
Gerente Administrativo
Revisar cronograma propuesto
¿Acepta cronograma?
SI
Comunicar cronograma a las autoridades respectivas para
cumplimiento de las fechas
Liquidar certificaciones en el sistema e-sigef y elaborar informe anual
NO
Realizar observaciones en el cronograma y
comunicar a la Dirección Financiera para actualización
Aprobar cronograma para la socialización
respectiva a la institución
Recibir informe y remitir al Rector
Remitir informe anual al Ministerio de Finanzas y
autorizar publicación en página web de la institución
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Presupuesto Código: GA-FIN-CON-001
Nombre del Subproceso: Formulación Presupuestaria
Descripción:
Propósito del
proceso
Elaborar la proforma presupuestaria institucional para su aprobación y
respectiva asignación de presupuesto por parte del Ministerio de
Finanzas.
Disparador: Cumplimiento de fecha panificada para solicitud de Plan Operativo Anual
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Recibir el POA y Programación cuatrianual
para elaboración de proforma presupuestaria/Director Financiero.
Actividad Final/Responsable: Realizar informe de presupuesto asignado
del ejercicio fiscal y comunicar a las autoridades/Jefatura de Presupuesto
Productos/Servicios del
Proceso:
� Proforma Presupuestaria
� Resolución de aprobación de proforma presupuestaria
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Recibir el POA y
Programación
cuatrianual para
elaboración de
proforma
presupuestaria.
Director
Financiero
Recepta memorando (quipux) con el Plan
Operativo Anual, Programación cuatrianual, Plan
Anual de Inversión, Plan Anual de Compras y
reasigna a Director Financiero para despacho.
POA
Programación
cuatrianual
PAC
PAI
2 Colocar ítems
presupuestarios a
POA consolidado
Analista de
Presupuesto
Coloca ítems presupuestarios en el Plan Operativo
Anual remitido por Dirección de planificación y
obtiene la proforma presupuestaria
Proforma
Presupuestaria
3 Firmar
documentación en
conjunto con el
Director de
Planificación
Director
Financiero
Firma Proforma Presupuestaria en conjunto con el
Director de Planificación para aprobación del
Honorable Consejo Universitario, previa revisión
del Gerente Administrativo.
4 Revisar información y
motivar convocatoria
a sesión del H.
Consejo Universitario
Gerente
Administrativo
Revisa la Proforma Presupuestaria y el Plan
Operativo Anual y motiva la convocatoria para
sesión del Honorable Consejo Universitario.
Proforma
Presupuestaria
Plan Operativo
Anual
P á g i n a 2 | 3
5
¿Aprueba Proforma y
POA?
Honorable
Consejo
Universitario
Si el Honorable Consejo Universitario aprueba la
proforma y el Plan Operativo Anual, continúa con
el paso 8.
Caso contrario, continúa con el paso 6.
6 Remitir
observaciones para
modificación de POA,
PAI, PAC
Honorable
Consejo
Universitario
Remita observaciones para modificación del Plan
Operativo Anual por medio de Resolución a la
Dirección de Planificación. Ejecuta proceso de
elaboración de Plan Operativo Anual. Ingresa
como nuevo requerimiento.
Resolución con
observaciones a
POA y Proforma
7 Realizar
modificaciones en
base a las
observaciones
remitidas y enviar a
Dirección Financiera
Dirección de
Planificación de
Desarrollo
Institucional
Realiza las correcciones solicitadas por el
Honorable Consejo Universitario y las envía a
Dirección Financiera para su respectivo proceso.
8 Emitir resolución de
aprobación de la
proforma
presupuestaria y del
POA
Honorable
Consejo
Universitario
Emita resolución de aprobación de Proforma
presupuestaria y Plan Operativo Anual para que se
proceda al ingreso en el e-Sigef.
Resolución de
aprobación de
proforma
presupuestaria
9 Registrar en el e-
SIGEF la información
consolidada
Analista de
Presupuesto
Registra la información consolidada y aprobada
por el Honorable Consejo Universitario en el e-
Sigef
10 Revisar y enviar
proforma
presupuestaria al
Ministerio de
Finanzas
Jefatura de
Presupuesto
Revisa la información ingresada y envía proforma
presupuestaria al Ministerio de Finanzas a través
del sistema e-Sigef para aprobación a inicios del
siguiente año.
11 Aprobar y asignar
presupuesto Ministerio de
Finanzas
Aprueba y asigna presupuesto a inicios de año.
12 Verificar en el e-SIGEF
el valor asignado por
el Ministerio de
Finanzas
Jefatura de
Presupuesto
Verifica en el e-Sigef el presupuesto asignado por
el Ministerio de Finanzas y confirma si se ajusta a
la proforma ingresada.
13
¿Presupuesto se
ajusta a proforma?
Jefatura de
Presupuesto
Si el presupuesto se ajusta a la Proforma, continúa
con el paso 17.
Caso contrario, continúa con el paso 14.
14
Comunicar a
planificación para
Director
Financiero
Comunica a Director de Planificación la
modificación o ajuste del Plan Operativo Anual y
Plan Anual de Inversión en base al presupuesto
asignado por el Ministerio de Finanzas, así como
P á g i n a 3 | 3
modificación del POA,
PAI y PAC
también el ajuste del Plan Anual de Compras por
parte de la Jefatura de Adquisiciones.
15
Realizar
Reforma al POA y PAI
Dirección de
Planificación
Institucional
Ejecuta proceso de Reforma POA y remite a
Dirección Financiera Plan Operativo ajustado.
Continúa con el paso 17.
Plan Operativo
Anual
16 Realizar Reforma al
PAC
Jefatura de
Adquisiciones
Ejecuta proceso de reforma PAC y remite a
Dirección Financiera para adjuntar a informe
Plan Anual de
Compras
17 Realizar informe de
presupuesto asignado
del ejercicio fiscal y
comunicar a las
autoridades
Jefatura de
Presupuesto
Realiza informe de presupuesto asignado del
ejercicio fiscal y comunica a las autoridades para
ejecución del mismo.
Proforma
Presupuestaria
Plan Operativo
Anual
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Presupuesto Código: GA-FIN-CON-002
Nombre del Subproceso: Certificación Presupuestaria
Descripción:
Propósito del
proceso
Garantizar el compromiso del presupuesto por medio de la emisión de
certificaciones presupuestarias
Disparador: Recepción de solicitud de certificación de recursos
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Solicitar certificación presupuestaria
mediante oficio / Solicitante.
Actividad Final/Responsable: Firmar y enviar memorando de
comunicación / Director Financiero.
Productos/Servicios del
Proceso:
� Certificación presupuestaria
� Memorando
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Solicitar certificación
presupuestaria
mediante oficio
Requirente Solicita certificación presupuestaria, mediante
oficio (Quipux) al Director financiero
Memorando
2 Recibir Quipux con
requerimiento y
sumillar a la Jefatura
de Presupuesto
Director
Financiero
Recibe oficio con requerimiento y sumilla a la
Jefatura de Presupuesto, para que continué con el
proceso respectivo.
3 Designar analista
responsable del
proceso
Jefe de
Presupuesto
Designa un analista responsable para ejecución del
proceso.
4 Realizar el control
previo de la
documentación
Analista de
Presupuesto 1
Realiza la revisión de la documentación recibida
para el proceso de certificación presupuestaria.
5
¿Documentación
completa?
Analista de
Presupuesto 1
Si la documentación está completa, continúa con
el paso 7.
Caso contrario, continúa con el paso 6.
6
Comunicar por quipux
al área requirente que
complete información
Analista de
Presupuesto 1
Devuelve expediente, elabora memorando por
quipux con observaciones de la documentación
faltante o por regularizar y reasigna a Jefe de
Presupuesto. Continúa con el paso 20.
Memorando
P á g i n a 2 | 3
7 Verificar la
disponibilidad de
fondos para el
requerimiento en el
POA
Analista de
Presupuesto 2
Verifica que exista disponibilidad de los fondos
requeridos en el POA y que se encuentre
contemplado en PAC institucional.
8
¿Existe en el POA? Analista de
Presupuesto 2
Si existe disponibilidad de fondos en el POA,
continúa en el paso 10
Caso contrario, continúa con el paso 9
9 Confirmar si
corresponde a
proceso por Ínfima
Cuantía
Analista de
Presupuesto 2
Confirma si la certificación presupuestaria
solicitada y no incluida en el POA corresponde a
Proceso por Ínfima Cuantía.
10 ¿Corresponde a
proceso autorizado
por Ínfima Cuantía?
Analista de
Presupuesto 2
Si corresponde a proceso autorizado por ínfima
cuantía, continúa con el paso 12.
Caso contrario, continúa con el paso 11
11
Informar a la Unidad
Requirente que
requerimiento no
estuvo planificado.
Analista de
Presupuesto 1
Devuelve expediente, elabora quipux a la unidad
requirente donde especifica que no existe
disponibilidad de fondos porque el requerimiento
no estuvo planificado y que no consta en el Plan
Operativo Anual y reasigna al Jefe de Presupuesto.
Continúa con el paso 20.
Memorando
12 Verificar que exista
disponibilidad en la
misma estructura
programática
Analista de
Presupuesto 2
Verifica que exista disponibilidad de fondos en la
misma estructura programática.
13
¿Existe
disponibilidad?
Analista de
Presupuesto 2
Si existe disponibilidad de fondos en la estructura
programática, continúa en el paso 18
Caso contrario remite expediente a Analista 1,
continúa con el paso 14
14 Verificar si es factible
realizar modificación
presupuestaria
Analista de
Presupuesto 2
Verifica si es factible realizar la modificación
presupuestaria del área requirente.
15
¿Se puede realizar
modificación?
Analista de
Presupuesto 2
Si se puede realizar modificación presupuestaria,
continúa con el paso 17
Caso contrario remite expediente a Analista 1,
continúa con el paso 16
16 Elaborar memorando
comunicando la no
disponibilidad de
presupuesto
Analista de
Presupuesto 1
Elabora memorando mediante quipux indicando al
área requirente la no disponibilidad de
presupuesto, reasigna documento al Jefe de
Presupuesto y continúa con el paso 20.
Memorando
17 Realizar modificación
presupuestaria
Analista de
Presupuesto 2
Ejecuta el proceso de Modificación
presupuestaría, continúa con el paso 20.
Certificación
presupuestaría
18 Crear certificación
presupuestaria en el
e-Sigef
Analista de
Presupuesto 1
Crea certificación presupuestaria en el sistema e-
Sigef y elabora memorando vía quipux de
comunicación dirigida al área requirente y
Memorando
P á g i n a 3 | 3
reasigna a Jefe de Presupuesto para el envío
correspondiente.
19 Aprobar e imprimir
certificación
presupuestaria
Jefe de
Presupuesto
Aprueba e imprime la certificación presupuestaria
para las firmas de elaboración por parte de Jefe de
Presupuesto y aprobación por parte de Director
Financiero.
Certificación
presupuestaria
20
Revisar memorando y
reasignar al Director
para firma
Jefe de
Presupuesto
Revisa memorando, de no disponibilidad de
recursos, de aprobación de certificación o
modificación presupuestaria y reasigna al Director
Financiero para su respectiva firma de aprobación
junto con la certificación presupuestaria.
Memornado
Certificación
presupuestaria
21 Firmar y enviar
memorando de
comunicación
Director
Financiero
Firma y envía memorando de comunicación y
certificación presupuestaria al requirente.
Memorando
Certificación
presupuestaria
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Presupuesto Código: GA-FIN-CON-003
Nombre del Subproceso: Modificación Presupuestaria
Descripción:
Propósito del
proceso
Realizar la modificación presupuestaria en base a la necesidad de reforma
detectada.
Disparador: Recepción de solicitud de modificación presupuestaria
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Revisar partidas y analizar necesidad de
reforma/ Analista de Presupuesto 1
Actividad Final/Responsable: Realizar Certificación Presupuestaria / Jefe
de Presupuesto
Productos/Servicios del
Proceso:
� Comprobante de reforma validada
� Resolución de reforma o modificación presupuestaria
� Informe de análisis de modificación presupuestaria
� Informe consolidado de análisis de modificación presupuestaria
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Receptar solicitud,
revisar partidas Analista de
Presupuesto 1
Recepta solicitud de modificación presupuestaria,
revisa las partidas presupuestarias e informa al
analista de presupuesto 2 para su respectivo
análisis.
Oficio de
solicitud de
reforma
presupuestaria
2 Analizar necesidad de
reforma y solicitar
informe
Analista de
Presupuesto 2
Analiza la necesidad de reforma con la
documentación soporte y solicita la elaboración de
informe al Analista de Presupuesto 1.
2 Elaborar informe de
análisis, imprimir y
enviar para
consolidación
Analista de
Presupuesto 1
Elabora informe del análisis realizado, imprime y
envía a Analista de Presupuesto 2 para
consolidación.
Informe de
análisis de
modificación
presupuestaria
3
Consolidar informes y
análisis para realizar
modificación
Analista de
Presupuesto 2
Consolida los informes remitidos por los analistas
de presupuesto 1, realiza informe de
modificaciones posibles y resolución de reforma
remite para aprobación mediante memorando vía
quipux al Jefe de Presupuesto.
Informe
consolidado de
análisis de
modificación
presupuestaria
Resolución de
reforma
P á g i n a 2 | 3
4
Revisar informe y
enviar memorando
solicitando
aprobación de
reforma
Jefe de
Presupuesto
Revisa informe y reasigna memorando a Director
Financiero solicitando aprobación de reforma de
acuerdo a lo detallado en el análisis realizado y a
resolución de reforma.
Memorando
Informe
consolidado de
análisis de
modificación
presupuestaria
5
Revisar y reasignar
quipux para la
aprobación del Rector
Director
Financiero
Revisa análisis y reasigna memorando para
aprobación del Rector junto con resolución de
reforma para la aprobación respectiva.
Memorando
Informe
consolidado de
análisis de
modificación
presupuestaria
6
Recibir, revisar y
aprobar solicitud de
modificación
presupuestaria
Rector
Recibe, revisa y analiza la aprobación o no de la
solicitud de modificación presupuestaria en base
al análisis remitido.
Memorando
Informe
consolidado de
análisis de
modificación
presupuestaria
7 ¿Aprueba solicitud de
modificación
Presupuestaria? Rector
Si aprueba solicitud de modificación
presupuestaria, continúa con el paso 10.
Caso contrario, continúa con el paso 8
8 Comunicar a Director
Financiero la
negación de
modificación
Rector Sumilla la resolución de reforma con la negación
de modificación presupuestaria.
Memorando
9
Recibir comunicado e
informar al área
requirente la no
disponibilidad de
fondos
Director
Financiero
Recibe memorando y resolución de reforma con
sumilla del Rector (rechazo por la máxima
autoridad) o de Presupuesto (rechazo por el
Ministerio de Finanzas) e informa al área
requirente la no disponibilidad de fondos para que
incluya requerimiento en planificación del
siguiente año.
10 Crear la reforma en el
sistema e-SIGEF,
colocar las
justificaciones y
reasignar los fondos
entre las partidas
afectadas
Analista de
Presupuesto 2
Recibe resolución de reforma con sumilla de
aprobación de modificación presupuestaria y crea
reforma en el sistema e-Sigef, incluyendo las
justificaciones y reasigna los fondos entre las
partidas afectadas.
Resolución de
reforma
P á g i n a 3 | 3
11 Solicitar reforma al
Ministerio de
Finanzas
Analista de
Presupuesto 2
Solicita reforma mediante el sistema e-Sigef al
Ministerio de Finanzas.
12 Aprobar o rechazar
reforma en el sistema Ministerio de
Finanzas
Aprueba o rechaza modificación presupuestaria en
el sistema e-Sigef.
13 Verificar que la
reforma se encuentre
en el sistema como
validada o rechazada
Analista de
Presupuesto 2
Verifica en el e-Sigef el estado de aprobación o
rechazo de la reforma o modificación
presupuestaria solicitada al Ministerio de
Finanzas.
14
¿Fue aprobada? Analista de
Presupuesto 2
Si la modificación presupuestaria fue aprobada,
continúa con el paso 16.
Caso contrario, continúa con el paso 15
15 Comunicar a Jefe y
Director Financiero el
rechazo de la
modificación
Analista de
Presupuesto 2
Comunica a Jefe de Presupuesto y al Director
Financiero el rechazo de la modificación
presupuestaria por el Ministerio de Finanzas.
Continúa con el paso 9
16 Imprimir y enviar la
modificación o
reforma
presupuestaria
Analista de
Presupuesto 2
Imprime y envía la modificación presupuestaria al
área requirente y una copia al Analista 1 para
archivo del expediente.
Certificación
Presupuestaria
17
Archivar la
modificación o
reforma
presupuestaria junto
a expediente
Analista de
Presupuesto 1
Archiva modificación presupuestaria con el
expediente de la solicitud de reforma y puede
continuar con el proceso de certificación
presupuestaria.
Memorando
Informe
consolidado de
análisis de
modificación
presupuestaria
Certificación
Presupuestaria.
18 Realizar Certificación
Presupuestaria
Jefe de
presupuesto Ejecuta proceso de certificación presupuestaria
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Presupuesto Código: GA-FIN-PRE-004
Nombre del Subproceso: Gestión de Compromiso Presupuestario
Descripción:
Propósito del
proceso
Comprometer los recursos financieros mediante la emisión del
Comprobante Único de Registro (CUR) de compromiso.
Disparador: Recepción de oficio de autorización de gasto
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Solicitar la autorización del gasto
correspondiente / Área Requirente
Actividad Final/Responsable: Aprobar, firmar y enviar el CUR de compromiso
a Contabilidad / Director Financiero
Productos/Servicios del
Proceso: � CUR de compromiso
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Solicitar la
autorización del gasto
correspondiente
Área Requirente
Solicita autorización de gasto al correspondiente
Autorizador de Gasto mediante oficio de solicitud y
documentación soporte del requerimiento.
Oficio de
solicitud
2
Autorizar gasto y
solicitar pago
Autorizador de
Gastos Revisa y autoriza gasto del área requirente, y solicita
pago del mismo al Director Financiero.
Memorando con
sumilla de
autorizado
3 Sumillar “control
previo al compromiso”
a la jefatura de
Presupuesto.
Director
Financiero
Recepta requerimiento y sumilla memorando de
solicitud de gasto y pago al Jefe de Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería para el trámite respectivo.
La sumilla para la Jefatura de Presupuesto responde
a “Control Previo al Compromiso”
4 Recibir, revisar y
sumillar al analista
responsable
Jefe de Presupuesto
Recepta, analiza y sumilla memorando de solicitud
de gasto y pago para el analista responsable para el
control previo al compromiso.
5
Realizar el control
previo de la
documentación
Analista
Presupuesto
Revisa la documentación original presentada por el
área requirente mediante check list.
6 ¿Documentación completa?
Analista
Presupuesto
Si la documentación presentada está completa,
continúa al paso 9.
Caso contrario, continúa al paso 7.
P á g i n a 2 | 2
7
Comunicar al área
requirente que
complete
documentación
Analista
Presupuesto
Envía correo electrónico donde se comunica los
documentos faltantes al área requirente, y la
necesidad de completarla en los plazos establecidos,
si no se completa devuelve expediente con oficio
Memorando
8
Completar
documentación
Área Requirente
Completa la documentación faltante en base al
oficio recibido y remite al Jefe de Presupuesto,
continúa al paso 4.
9
Realizar el CUR de
compromiso en el
sistema e-Sigef
Analista
Presupuesto
Elabora el CUR de compromiso de pago en el
sistema e-Sigef, dependiendo del tipo de pago a
efectuar.
CUR de
compromiso
10 ¿Pago por Anticipo o
pago total?
Analista
Presupuesto
Si el pago corresponde a anticipo, continúa al paso
11;
Si el pago es total, continúa al paso 12
11
Generar CUR de
compromiso por el
valor subtotal del
proceso
Analista
Presupuesto
Elabora el CUR de compromiso por el subtotal del
valor del proceso en el sistema e-Sigef, continúa al
paso 13
CUR de
compromiso
12
Generar CUR de
compromiso por valor
total del proceso
Analista
Presupuesto Elabora el CUR de compromiso por el valor total del
proceso en el sistema e-Sigef.
CUR de
compromiso
13
Imprimir y firmar el
CUR de compromiso Jefe de
Presupuesto
Imprime y firma CUR de compromiso de pago
generado y solicita la firma del Director Financiero.
CUR de
compromiso
14
Aprobar, firmar y
enviar el CUR de
compromiso a
Proveeduría o
Contabilidad
Director
Financiero
Aprueba y firma el CUR de compromiso de pago y
remite al Jefe de Proveeduría en caso de bienes
sujetos a control o bienes de larga duración y demás
casos remite al Jefe de Contabilidad para su trámite
y registro respectivo.
CUR de
compromiso
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Presupuesto Código: GA-FIN-PRE-005
Nombre del Subproceso: Seguimiento y Evaluación a la Ejecución Presupuestaria
Descripción:
Propósito del
proceso
Informar a las autoridades de la institución y al Ministerio de Finanzas
sobre la ejecución del presupuesto asignado.
Disparador: Cumplimiento de fecha planificada
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Solicitar información para elaboración del
informe / Director Financiero
Actividad Final/Responsable: Publicar informe en plataforma del
Ministerio de Finanzas / Analista de presupuesto
Productos/Servicios del
Proceso: � Informe de seguimiento y evaluación a la Ejecución Presupuestaria
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Solicitar información
para elaboración del
informe de
seguimiento y
evaluación
presupuestaria a
Talento Humano,
Planificación de
Desarrollo
Institucional y
Contabilidad.
Director
Financiero
Solicita mediante memorando a la Dirección de
Talento Humano, Planificación de Desarrollo
Institucional y Contabilidad la información tanto
física como digital para la elaboración del informe de
seguimiento y evaluación presupuestaria del periodo
a evaluar, en el cual establece plazo de entrega de la
información y el analista de presupuesto asignado y
responsable de consolidar y analizar la información
para el envío directo de lo solicitado
Memorando
Formato de
informe de
seguimiento y
evaluación a la
ejecución
presupuestaria
(Planificación de
Desarrollo
Institucional)
Nómina y detalle
de nómina de los
grupos 510000,
580000, 99000
(Talento
Humano)
Detalle de
Anticipos
(Contabilidad)
P á g i n a 2 | 3
2
Receptar información
solicitada para cuadrar
con cédula
presupuestaria
Analista de
Presupuesto
Recepta informes y detalles solicitados a las
diferentes direcciones o jefaturas para consolidación
y cuadre de valores con cédula presupuestaria
Formato de
informe de
seguimiento y
evaluación a la
ejecución
presupuestaria
(Planificación de
Desarrollo
Institucional)
Nómina y detalle
de nómina de los
grupos 510000,
580000, 99000
(Talento
Humano)
Detalle de
Anticipos
(Contabilidad)
3 Consolidar
información y verificar
que cuadre con la
cédula presupuestaria
Analista de
presupuesto
Consolida, analiza y verifica que los valores de los
informes cuadren con la cédula presupuestaria.
Cuadro
comparativo
4 ¿Valores de informe
coinciden con cédula
presupuestaria?
Analista de
presupuesto
Si los valores analizados coinciden con los valores de
la cédula presupuestaria, continúa con el paso 6;
Caso contrario, continúa con el paso 5
5 Devolver informe a la
Unidad
correspondiente para
correcciones
Analista de
presupuesto
Devuelve informe, y se comunica por correo
electrónico o memorando de Dirección Financiera
los valores que no coinciden con la cédula
presupuestaria, para la revisión y corrección
inmediata del área, continúa al paso 3
6
Elaborar informe de
seguimiento y
evaluación a Ejecución
Presupuestaria
Analista de
presupuesto
Elabora informe de seguimiento y evaluación a la
ejecución presupuestaria en base de los informes
presentados por la Dirección de Talento Humano,
Planificación de Desarrollo Institucional y
Contabilidad y los valores de la cédula
presupuestaria, y se lo remite a Jefe de Presupuesto
para revisión.
Informe de
seguimiento y
evaluación a la
ejecución
presupuestaria
7
Revisar informe y
reasignar para
autorización
Jefe de
Presupuesto
Revisa y analiza informe de seguimiento y evaluación
a la ejecución presupuestaria consolidado en base
de los informes presentados por la Dirección de
Talento Humano, Planificación y Contabilidad y los
Informe de
seguimiento y
evaluación a la
ejecución
presupuestaria
P á g i n a 3 | 3
valores de la cédula presupuestaria y se lo remite a
Director Financiero para que solicite aprobación.
8 Revisar informe y
remitir al rector para
autorización
Director
Financiero
Revisa y analiza informe de seguimiento y evaluación
a la ejecución presupuestaria y remite al Rector de
la Universidad de Guayaquil para su autorización.
9
Acoger informe y
autorizar publicación Rector
Autoriza el informe de seguimiento y evaluación a la
ejecución presupuestaria para la publicación en el
Sistema de Administración Financiera e-Sigef del
Ministerio de Finanzas.
Memorando
Informe de
seguimiento y
evaluación a la
ejecución
presupuestaria
10
Disponer a la Jefatura
de Presupuesto la
carga del informe en el
Sistema e-Sigef
Dirección
Financiera
Previa autorización del Rector, dispone a la Jefatura
de presupuesto cargar el informe de seguimiento y
evaluación a la ejecución presupuestaria y solicita la
elaboración del memorando para envío al Ministerio
de Finanzas.
Memorando
Informe de
seguimiento y
evaluación a la
ejecución
presupuestaria
11
Publicar informe en
plataforma del
Ministerio de Finanzas
Analista de
presupuesto
Carga en el Sistema de Administración Financiera del
Ministerio de Finanzas e-Sigef el informe de
seguimiento y evaluación a la ejecución
presupuestaria de la Universidad de Guayaquil y
elabora memorando para el envío correspondiente.
Informe de
seguimiento y
evaluación a la
ejecución
presupuestaria
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Presupuesto Código: GA-FIN-PRE-006
Nombre del Subproceso: Clausura y Liquidación Presupuestaria
Descripción:
Propósito del
proceso
Liquidar el presupuesto anual según los lineamientos y directrices del
Ministerio de Finanzas y presentar informe anual.
Disparador: Cumplimiento de fecha planificada para cierre fiscal
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Revisar directrices del Ministerio de
Finanzas para el cierre de ejercicio fiscal / Presupuesto
Actividad Final/Responsable: Publicar informe de cierre fiscal /
Presupuesto
Productos/Servicios del
Proceso:
� Cronograma de cierre fiscal
� Informe de seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Revisar directrices del
Ministerio de Finanzas
para el cierre de
ejercicio fiscal
Analista de
Presupuesto
Revisa directrices publicadas por del Ministerio de
Finanzas respecto al cierre de ejercicio fiscal, plazos
y su aplicación a la Universidad de Guayaquil.
Directrices
2
Elaborar cronograma
interno para cierre del
ejercicio fiscal y
solicitar revisión de
Gerente
Administrativo
Director
Financiero
Elabora cronograma interno para cierre del ejercicio
fiscal en base a las directrices y plazos emitidos por
el Ministerio de Finanzas y las necesidades de la
Universidad de Guayaquil y solicita la revisión al
Gerente Administrativo para posterior aprobación
del Rector.
Cronograma de
cierre fiscal
3 Revisar cronograma
propuesto
Gerente
Administrativo
Revisa y valida el cronograma interno propuesto
para el cierre del ejercicio fiscal de acuerdo a las
directrices.
Cronograma de
cierre fiscal
4 ¿Acepta cronograma?
Gerente
Administrativo
Si acepta el cronograma propuesto por el Director
Financiero, continúa con el paso 6
Caso contrario, continúa con el paso 5
P á g i n a 2 | 2
5
Realizar observaciones
en el cronograma y
comunicar al Director
Financiero para
actualización
Gerente
Administrativo
Realiza las observaciones y comunica al Director
Financiero para su actualización y posterior
aprobación del Rector. Continúa con el paso 2.
6
Aprobar cronograma
para la socialización
respectiva a la
institución
Rector
Recibe cronograma remitido por el Gerente
Administrativo y aprueba el cronograma interno
para el cierre del ejercicio fiscal y su respectiva
socialización a la institución.
Cronograma de
cierre fiscal
7
Comunicar cronograma
a las autoridades
respectivas para
cumplimiento de las
fechas
Rector
Comunica a las autoridades competentes de la
Universidad de Guayaquil mediante memorando, a
fin de dar cumplimiento a las fechas establecidas en
el cronograma de cierre del ejercicio fiscal.
Memorando
8 Liquidar certificaciones
en el sistema e-Sigef y
elaborar informe anual.
Presupuesto
Liquida las certificaciones en el sistema e-Sigef y
elabora informe de seguimiento y evaluación
presupuestaria con memorando para el Director
Financiero para conocimiento del mismo, dicho
informe debe ser publicado en el mes de Enero del
siguiente ejercicio fiscal.
Informe Anual de
Seguimiento y
Evaluación de la
Ejecución
Presupuestaria
9
Recibir informe y
remitir al Rector
Director
Financiero Recibe informe anual y remite al Rector para que
remita a Ministerio de Finanzas.
Informe Anual de
Seguimiento y
Evaluación de la
Ejecución
Presupuestaria
10
Remitir informe anual
al Ministerio de
Finanzas y autorizar
publicación en página
web de la institución.
Rector
Envía informe al Ministerio de Finanzas y autoriza a
la Dirección de Tecnología de la Información la
Publicación del informe de cierre fiscal en la página
web de la Universidad de Guayaquil.
Informe Anual
de Seguimiento y
Evaluación de la
Ejecución
Presupuestaria
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