manual de procedimientos omega
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PresentaciónPresentación
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
1
Elaboró: Diego Revisó: Ricardo Autorizó : Fernando
Ricardo Josué Mendizabal VilchisRicardo Josué Mendizabal Vilchis
ÍndiceÍndice
Presentación
Introducción
Descripción de Omega
Misión
Área de Recursos Humanos
Procedimiento de Reclutamiento de Personal
Objetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
Procedimiento de CapacitaciónObjetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de flujoFormas
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
2
Elaboró: Revisó: Autorizó :
Procedimiento de NóminaObjetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
Área de ComprasProcedimiento de Compras de materia prima
Objetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
Área de VentasProcedimiento de Ventas y traslado de mercancías
Objetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
ÍndiceÍndice
Área de ContabilidadProcedimiento de pago a proveedores
Objetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
Proceso ContableObjetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
Cuentas por PagarObjetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
Presentación de presupuestos para su aprobación
Objetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
3
Elaboró: Revisó: Autorizó :
Asignación de recursos financieros y materiales a las diversas áreas que conformas la empresa
Objetivos y PolíticasDescripción NarrativaDiagrama de FlujoFormas
AnexosGlosario de términos
Créditos
IntroducciónIntroducción
El siguiente trabajo consiste en la elaboración de un manual de procedimientos usando información suministrada por la empresa OMEGA en distintas áreas administrativas como R.R.H.H, Contabilidad, Ventas, Etc. Posteriormente se realizará una descripción detallada de los procesos internos de cada área, con el fin de que sea lo más entendible y gráfico posible.
Este manual de procedimientos también nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para así poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Descripción de OmegaDescripción de Omega
Omega, es un Grupo 100% mexicano fundado hace 58 años, que se mantiene como líder fabricante y distribuidor de los mejores hilos y estambres de México.
Actualmente, las marcas Omega, Tamm, La Abuela, La Espiga, La Campana y La Reforma son las más reconocidas y utilizadas en las diversas labores de costura, tejido y bordado, así como en las industrias del calzado, tapicería, confección, tejido de punto y otras.
La empresa siempre se ha caracterizado por ofrecer calidad, servicio variedad de productos, a través, de Omega Distribuidora de Hilos. La cual es el proveedor más representativo de los mejores artículos del mundo relacionados con hilos y estambres
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
MisiónMisión
Producir hilos de alta resistencia satisfaciendo con calidad, servicio y prontitud de respuesta los requerimientos textiles con gran diversidad de productos garantizados, brindando asesoría especializada y personalizada, manteniendo así el liderazgo nacional, mejorando la calidad de vida del personal y rentabilidad de la empresa, contribuyendo al desarrollo económico y social del país.
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS
AREA DE RECURSOS AREA DE RECURSOS HUMANOSHUMANOS
Procedimiento de Reclutamiento de Personal
OBJETIVO
Elección e introducción del personal mas valioso a la empresa que cumpla los requerimientos necesarios para el puesto reclutado.
POLITICAS
No dar preferencia a familiares o amigos para la elección del puesto
Solo elegir personal que reúna todos los requisitos
Dar preferencia para cubrir la vacante a trabajadores que laboren en la empresa.
OMEGAManual de Procedimientos General
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Documento/forma
1 Gerente de Recursos Humanos
Publicación de Vacantes Curriculum
2 Auxiliar Programas citas para la entrevista
3 Auxiliar Llevar a cabo la entrevista programada Curriculum
4 Auxiliar Informar a las personas que fueron aceptadas
5 Auxiliar Aplicar examen médico a los seleccionados Recursos Médicos
6 Auxiliar Elaborar exámenes psicométricos.
7 Gerente de Recursos Humanos
Entrevista final con personal aceptado.
8 Gerente de Recursos Humanos
Firma de contrato Contrato
Descripción Narrativa
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
contrato
Curriculum
Curriculum
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Gerente de Recursos Humanos
Publicación de vacantes
Programa citas para aplicar entrevistas
Lleva a cabo las entrevistas
programadas
Diagrama de Flujo
Auxiliar
Informar a las personas que fueron aceptadas
Informar a las personas que fueron aceptadas
Aplicar examen médico a los seleccionados
Elaborar exámenes psicométricos
Gerente de Recursos Humanos
Entrevista final con personal aceptado
Firma de Contrato
FIN
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
Contrato
Procedimiento de Capacitación
OBJETIVO
Dar los conocimientos suficientes para el buen desempeño de las actividades de los trabajadores en su puesto a desempeñar.
POLITICAS
La capacitación se impartirá en horas dentro de la jornada de trabajo.
Los capacitadores pueden ser trabajadores del mismo puesto con mayor experiencia.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Documento/forma
1 Auxiliar Convocar al personal para elaborar plan decapacitación
2 Gerente de Recursos Humanos
Aprobar el plan de capacitación
3 Auxiliar Requerir al personal para la impartición de programa de capacitación
4 Auxiliar Citar al personal a capacitar, entregando oficios de invitación al curso a los
empleados 5 Auxiliar Registro de las persona a capacitar Registros
6 Capacitador Aplicar curso de capacitación
7 Gerente de Recursos Humanos
Evaluar al personal después de recibir el curso de capacitación
8 Gerente de Recursos Humanos
Elabora y entrega constancias por asistencia de los participantes al curso de capacitación
Constancias
Descripción Narrativa
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
ConstanciasRegistro
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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Auxiliar
Convocar al personal para elaborar plan de
capacitación
Aprobar el plan de capacitación
Evaluar al personal después de recibir el curso de capacitación
Diagrama de Flujo
Gerente de Recursos Humanos
Requerir al personal para la impartición de programa de
capacitación
Citar al personal a capacitar, entregando oficios de invitación al curso a los
empleados
Registro de las personas a capacitar
Capacitador
FIN
Auxiliar
Gerente de Recursos Humanos
Elabora y entrega constancias por asistencia de los
participantes al curso de capacitación
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO CAPACITACION
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
CURSO DE CAPACITACION DE PERSONAL
Nombres del personal a capacitar:• _________________• _________________• _________________• _________________• _________________
Curso de capacitación: ____________________________
Objetivos: ______________________________________
Descripción del curso: _____________________________
Nombre del Instructor: ____________________________
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PROCEDIMIENTO CAPACITACION
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
LA EMPRESALA EMPRESA
Otorga la presenteOtorga la presente
CONSTANCIACONSTANCIAAA
________________________________________
Por haber acreditado el curso de capacitación. Por haber acreditado el curso de capacitación. Ahora ya formas parte del equipo de OMEGA.Ahora ya formas parte del equipo de OMEGA.
Procedimiento de Nómina
OBJETIVO
Remunerar adecuadamente al trabajador por sus servicios prestados a la empresa.
POLITICAS
El salario debe ser mayor al mínimo de ley en un 8% como mínimo Otorgar 3 prestaciones adicionales a las que marca la ley
OMEGAManual de Procedimientos General
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Documento/forma
1 Auxiliar Dar de alta al trabajador Equipo de cómputo
2 Auxiliar Elaborar estructura de la nómina Estructura de nómina
3 Auxiliar Revisar inasistencias y retardos.
4 Gerente de Recursos Humanos
Revisar y aprobar la estructura de la nómina Estructura de nómina
5 Auxiliar Determinar fecha y hora para el pago de la nómina
6 Auxiliar Realizar el pago de lanómina.
7 Auxiliar Solicitar firma de trabajador de recibido y elaborar comprobante de pago y archivar
una copia
Comprobante y copia
Descripción Narrativa
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE NOMINA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
CopiaEstructura de nómina
Estructura de nómina
Comprobante
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PROCEDIMIENTO DE NOMINA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Auxiliar
Dar de alta al trabajador
Elaborar estructura de nómina
Solicitar firma de trabajador de recibido y elaborar comprobante de pago y archivar una
copia
Diagrama de Flujo
Gerente de Recursos Humanos
Revisar y aprobar estructura de nómina
Determinar fecha y hora para el pago de la
nomina
Realizar el pago de lanomina
FINAuxiliar
Revisar inasistencias y retardos
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE NOMINA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
Nómina
Concepto ________________________________________________________________________________________________________________________
Departamento
IMSS CURP PUESTO
PERCEPCION DEDUCCION
Periodo
SUBTOTALES
NETO
No. Trabajador
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PROCEDIMIENTO DE NOMINA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
OMEGAManual de Procedimientos General
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS
AREA DE COMPRASAREA DE COMPRAS
Procedimiento de Compra de Materia Prima
OBJETIVO
Adquirir la materia prima a menor costo y con la mayor calidad posible en tiempo y forma adecuados para su proceso.
POLITICAS
La elección del proveedor deberá ser en primer instancia por medio del catalogo de proveedores de la empresa.
Las compras deberán ser a crédito en un 50% como mínimo para procurar la liquidez de la empresa
OMEGAManual de Procedimientos General
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Documento/forma
1 Gerente de Compras Recibe la solicitud de compra de materia prima y archiva 1 copia
Solicitud de compra, copia
2 Gerente de Compras Revisa que la solicitud se ajuste al presupuesto
Solicitud de compra
3 Gerente de Compras Consulta el catalogo de proveedores Catálogo de proveedores
4 Gerente de Compras Elige al mejor proveedor de acuerdo a la solicitud de compra
Catálogo de proveedores
5 Auxiliar Elabora orden de compra y la envía al proveedor, archiva 1 copia
Orden de compra, copia
6 Proveedor Envía mercancía
7 Auxiliar Recibe la materia prima y la almacena en el almacén
Descripción Narrativa
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Catálogo de proveedor
Catálogo de proveedor
Solicitud de compra
Copia
Copia
Orden de compra
Solicitud de compra
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PROCEDIMIENTO DE NOMINA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Gerente de Compras
Recibe la solicitud de compra de materia
prima y archiva 1 copia
Revisa que la solicitud se ajuste al presupuesto
Envío de la mercancia
Diagrama de Flujo
ProveedorElige al mejor proveedor de acuerdo a la solicitud
de compra
Elabora orden de compra y la envía al proveedor, archiva 1
copia
FIN
Auxiliar
Consulta el catálogo de proveedores
Auxiliar
Recibe la materia prima y la almacena en el
almacén
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
Solicitud de Compra
COTIZACION
Nombre: _______________________________ Dirección: ________________________Fecha del pedido: ________________________ Fecha de Entrega:__________________Departamento que solicita: ________________
Descripción Valor Total
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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
No. DE PROVEEDO
R
NOMBRE DEL PROVEEDOR
NOMBRE DE CONTACTO
DOMICILIO TELÉFONO
CATALOGO DE CATALOGO DE PROVEEDORESPROVEEDORES
AREA DE COMPRASAREA DE COMPRASAREA DE COMPRASAREA DE COMPRAS
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
OMEGAOrden de compra
Proveedor: ________________________Fecha del pedido: __________________ Fecha de pago:______________Términos de entrega:________________
Sírvanse por este medio suministrarnos los siguientes artículosNo. ARTICULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIOPRECIO TOTAL
Elaborado por:________ Autorizado por:____________ Recibido por:________
OMEGAManual de Procedimientos General
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS
AREA DE VENTASAREA DE VENTAS
Procedimiento de Venta y Traslado de Mercancías
OBJETIVOS
Llevar acabo la transacción de todos los productos terminados de la empresa, siendo autosuficientes, positivos, contando con los conocimientos necesarios y con la personalidad adecuada para poder transmitir una buena imagen de la empresa.
Optimizar las actividades de venta
POLITICAS
Tener a tiempo el pedido del cliente, cubriendo todas sus expectativas
El Precio de los productos terminados deberá de ser mayor en un 30% como mínimo a su costo marginal.
Terminar los productos elaborados o producidos con la mayor calidad posible.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCÍAS
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. Responsable Actividad Documento/forma
1 Gerente de ventas Entrevista con el cliente para recibirsolicitud de pedido del producto
Solicitud de pedido
2 Auxiliar Comprobar existencia en almacén del producto
Productos terminados
3 Programación de la fecha de entrega del pedido
Recibo de compra
4 Encargado de logística Entrega de pedido al cliente Productos
5 Recibir el pago por el pedido Dinero
6 Expedir el comprobante de entrega de pedido
Comprobante de entrega
7 Solicitar firma del cliente Comprobante de entrega
8 Gerente de ventas Aprobar y archivar comprobantes de entrega Comprobante de entrega
Descripción Narrativa
Comprobante
Comprobante
Recibo de compra
Solicitud de pedido
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCÍAS
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Gerente de ventas Encargado de logística
Gerente de ventas
Auxiliar Aprueba y archiva
comprobantes de entrega
Entrega pedido al cliente
Comprueba existencia del producto
FIN Programa la fecha de entrega del producto
Recibe pago por el pedido
Expide comprobante de entrega
Solicita firme al cliente
Entrevista al cliente para recibir solicitud de pedido de
producto
Diagrama de Flujo
FECHA DEL PEDIDO DE COMPRA
SOLICITANTE MEDIO DE ENVÍO PUNTO DE F.A.B. TÉRMINOS
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓNPRECIO POR
UNIDADTOTAL
Realice este pedido de acuerdo con los precios, términos, método de entrega y especificaciones enumeradas anteriormente.
.Envíe toda la correspondencia a:
Teléfono Fax
SUBTOTAL
ENVÍO Y ADMINISTRACIÓN
OTROS
TOTAL
DIRECCIÓN:
CIUDAD, EDO. O PROVINCIA CIUDAD, EDO. O PROVINCIA
TELEFONO FAX TELEFONO FAX
PARA: PARA:
NOMBRE NOMBRE
COMPAÑÍA COMPAÑÍA
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCÍAS
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
OMEGAManual de Procedimiento General
PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCÍAS
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
FECHA DEL PEDIDO__________________ FECHA DEL PAGO_______________TERMINOS DE ENTREGA_______________
NO. ARTICULO CANTIDAD PRECIO UNITARIO
PREDIO TOTAL
ELABORADO POR ___________ AUTORIZADO POR________ RECIBIDO POR___________
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PROCEDIMIENTO DE VENTA Y TRASLADO DE MERCANCÍAS
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
COMPROBANTE DE ENTREGA
UNIDADES
CLIENTE PRECIO
REMITENTE FIRMA DEL ENCARGADO
OMEGAManual de Procedimientos General
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS
AREA DE CONTABILIDADAREA DE CONTABILIDAD
Procedimiento de Pago a Proveedores
OBJETIVOS
Saldar las deudas con nuestros proveedores a tiempo para crear una buena relación y adquirir mayores facilidades de pago así como la posible disminución de intereses.
Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos.
POLITICAS
El pago a proveedores deberá de ser en el orden que se adquirieron las deudas
Las deudas menores a $35,000 deberán pagarse de contado y no necesita la aprobación del gerente
Las deudas superiores a $35,000 deberán pagarse 50% a crédito como mínimo.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. Responsable Actividad Documento/forma
1 Auxiliar Revisar deuda con proveedor Documentos por pagar
2 Revisar condiciones y plazos de pago Documentos por pagar
3 Gerente de finanzas Revisar si la deuda a cubrir esta dentro de nuestras posibilidades
4 Negociación con clientes para la forma y plazos de pago
5 Auxiliar Elaborar plan de financiamiento para el pago Plan de financiamiento
6 Gerente de finanzas Aprobación de plan de pago
7 Llevara a cabo el pago Dinero
8 Auxiliar Archivar comprobante efectuado Comprobante de pago
Descripción Narrativa
ComprobantePlan
Dctos. Por pagar
Dctos. Por pagar
Auxiliar
Gerente de finanzas
Auxiliar Auxiliar
Gerente de finanzas
Revisa si la deuda a cubrir esta dentro de las
posibilidades
Negocia con clientes
Aprueba plan de pago
FIN
Revisa deuda con proveedor
Revisa condiciones y plazos de pago
Elabora plan de financiamiento
Lleva a cabo plan de pago
Archiva comprobante efectuado
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Diagrama de Flujo
DOCUMENTOS POR PAGAR
FECHADOCUMENTOS POR
PAGAR
PROVEEDOR MONTO DOCUMENTO
FIRMA DE G. DE PRESUPUESTO
FIRMA DE GERENTE DE CONTABILIDAD
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PLAN FINANCIERO MONTO STATUS
PRESUPUESTO ESTIMADO
SUBTOTAL FINANCIERO CONFIRMADO
POR FINANCIAR
APORTE HONORARIOS
APORTE SERVICIOS GABINETE
APORTE INVERSOR PRIVADO
FONDOS NACIONALES
FONA 2012
FONDOS INTERNACIONALES
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Formas
COMPROBANTE DE PAGO
FECHA DE REALIZACIÓN:
FECHA DE PAGO:
NOMBRE DEL PROVEEDOR A QUIEN SE LE PAGARÁ:
El pago ____que solicitó con éxito debido________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Monto a pagar: $
M.N
Firma de Gerente de
Contabilidad
Nombre y Firma de
Contador en Turno
Firma de Subdirector
Administrativo
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Proceso Contable
OBJETIVOS
Establecer en términos monetarios, la información histórica o predictiva, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa.
Elaborar la contabilidad de toda la empresa para el cumplimiento del envió de declaraciones informativas de pago de impuestos.
POLITICAS
El proceso se debe de realizar a tiempo para evitar mutas y recargos que generen pasivos a la empresa.
Contar con los estados financieros mensuales para contar con la situación Financiera en que se encuentra la empresa.
OMEGAManual de Procedimientos General
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. Responsable Actividad Documento/forma
1 Auxiliar contable Requiere la documentación a los departamentos
Documentos
2 Elaboración de pólizas y estados financieros Pólizas, estados financieros
3 Gerente de contabilidad
Revisión de la contabilidad
4 Auxiliar contable Preparación de documentación para envió de declaraciones
Declaración
5 Envió de declaraciones IETU Declaración
6 Impresión de acuses de recibido por parte de Hacienda
Acuse de recibo
7 Archivo de documentación Documetnos
8 Gerente de contabilidad Informar sobre situación financiera a la junta de accionistas
Descripción Narrativa
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCESO CONTABLE
22/May/2012
45
Elaboró: Revisó: Autorizó :
Acuse de recibo
Declaración
Declaración
Estados financieros
Auxiliar contable
Gerente de contabilidad
Requiere la documentación a los departamentos
Revisa la contabilidad
Auxiliar contable
Gerente de contabilidad
Informa sobre la situación financiera a los accionistas
FIN
Elabora pólizas y estados financieros
Prepara la documentación para enviarla
Envía las declaraciones a IETU
Imprime acuse de recibo
Archiva la documentación
Diagrama de Flujo
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCESO CONTABLE
22/May/2012
46
Elaboró: Revisó: Autorizó :
CONCEPTO DEL PAGO FIRMA CHEQUE RECIBIDO
CUENTA SUBCUENTA
NOMBRE PARCIAL DEBE HABER
SUMAS IGUALES
HECHO POR REVISADO AUTORIZADO AUXILIRAES
DISTRIBUCION: CHEQUE , COPIA A COLOR, ARCHIVO CON COMPROBANTE COPIA EN BLANCO Y NEGRO
CHEQUE POLIZA
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCESO CONTABLE
22/May/2012
47
Elaboró: Revisó: Autorizó :
OMEGAManual de procedimientos
22/May/2012
49
Elaboró: Revisó: Autorizó :
DECLARACIÓN DEL EJERCICIO
C.EROGACIONES EFECTUADAS APLICA MONTO
SUELDOS, SALARIOS Y GASTOS RELACIONADOS
HONORARIOS PAGADOS A PERSONAS FISICAS
INTERESES DEVENGADOS
DONATIVOS OTORGADOS
CUOTA AL IMSS
SEGUROS Y FIANZAS
VIATICOS Y SEGUROS DE VIAJE
CREDITO AL SALARIO
OTRAS EROGACIONES
ACUSE DE RECIBO FECHA:
Por medio de la presente el día de hoy acusamos recibo el pedido de artículos que habíamos realizado el pasado ____________ de_____________ de______________.
Hemos dado la conformidad a la empresa de transportes al no observar ninguna anomalía en las condiciones de entrega del producto.
Firma del encargado
OMEGAManual de Procedimientos General
PROCESO CONTABLE
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Cuentas por Pagar
OBJETIVOS
Saldar las cuentas por pagar, con el fin de no contraer deudas impagables, ni montos con intereses, por pago tardío.
POLITICAS
La información se tiene que pedir al Gerente de Contabilidad.
La información es confidencial.
El Gerente de Contabilidad y el Subdirector administrativo son los únicos facultados para saldar cuentas.
La información debe dase en formato digital y/o escrito, con fin de comprobar la misma.
Los pagos solo puede hacerlo el Gerente de Contabilidad en efectivo o con cheque.
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
51
Elaboró: Revisó: Autorizó :
Descripción Narrativa
OMEGAManual de Procedimientos General
CUENTAS POR PAGAR
22/May/2012
52
Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. Responsable Actividad Documento/Forma
1 Subdirector Administrativo
Envía al Contador solicitud de los estados financieros
Solicitud de EF
1.1 Revisa que cuentas hay por pagar
1.2 Envía solicitud de pago al Gerente de Contabilidad
Solicitud de Pago
2 Gerente de Contabilidad
Recibe y decide si realizará o no el pago
Solicitud de Pago
2.1 Si se realiza el pago, se da porterminado el procedimiento.
2.2 En caso de no realizarse el pago, sedeberá justificar dicho hecho
Justificación de Pago
2.3 Envía justificación.
3 Subdirector Administrativo
Decide y revisa si no existen losrecursos para pagar, este se detiene
o bien la cuenta es saldada.
Subdirector Administrativo
FIN
Gerente de Contabilidad
Envía al contador solicitud de Estados
Financieros
Revisa que cuentas hay por pagar
Se realiza el pago y se termina el
procedimiento
Envía solicitud de pago al Gerente de
Contabilidad
Se justifica el porque no se hizo el pago
Se envía Justificación de pago
Recibe y decide si realizará o no el pago
Decide y revisa si hay los recursos para
pagar, este se detiene o se salda la cuenta
Director Administrativo
¿?
No
Si
SOLEF
SOLPAG
SOLPAG
JUSTIFICACION P
Diagrama de Flujo
OMEGAManual de Procedimientos General
CUENTAS POR PAGAR
22/May/2012
53
Elaboró: Revisó: Autorizó :
SOLICITUD DE ESTADOS FINANCIEROS
FECHA:
Por medio de la presente solicito(amos) los estados financieros correspondientes del periodo: __________al_________, con el fin de utilizarlos como información de apoyo para:______________________________________________________________________________.
NOMBRE DEL SOLICITANTE:
NOMBRE DEL CONTADOR EN TURNO:
ÁREA SOLICITANTE:
FIRMA DEL SOLICITANTE
FIRMA DEL CONTADOR
OMEGAManual de Procedimientos General
CUENTAS POR PAGAR
22/May/2012
54
Elaboró: Revisó: Autorizó :
JUSTIFICACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES/CLIENTES
Fecha de realización:
Fecha de pago:
Nombre del cliente o proveedor a quien se le pagará:
El pago ____se realizó con éxito debido a_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Monto a pagar: $
M.N
Firma de Gerente de
Contabilidad
Nombre y Firma de
Contador en Turno
Firma de Subdirector
Administrativo
OMEGAManual de Procedimientos General
CUENTAS POR PAGAR
22/May/2012
55
Elaboró: Revisó: Autorizó :
Presentación de Presupuestos para su Aprobación
OBJETIVOS
Controlar el buen manejo del presupuesto evitando fraudes o un mal manejo de este, con el fin de maximizar los recursos y minimizar la pérdida, llevando el logro de objetivos.
POLITICAS
El subdirector administrativo tiene la obligación de verificar todo el presupuesto y ajustarlo.
Solo los participantes en dicho procedimiento están autorizados a manejar la información obtenida.
Todos los participantes en el procedimiento deben de firmar cada uno de los documentos emitidos.
Todos los participantes deben de mostrar un papel que los avale como encargados de su área para el presupuesto
OMEGAManual de Procedimientos General
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
No. Responsable Actividad Documento/forma
1 Subdirección administrativa
Notifica la necesidad de generar el presupuesto anual para el siguiente ejercicio
Aviso
2 Gerente de Presupuestos Recibe información y evalúa toda la información requerida para realizar los presupuestos
Base de datos
3 Gerente de Presupuestos Genera el presupuesto para toda la empresa Informe
4 Gerente de Presupuestos Envía el informe del presupuesto con toda la información de la empresa
Informe
5 Subdirección administrativa
Recibe y evalúa el informe para ver si es correcto
Informe
6 Subdirección administrativa
Verifica información y ajusta algunos términos Ajuste
7 Subdirección administrativa
Realiza una revisión final y presenta informe correspondiente, firma el documento de
autorización y lo envía
Autorización
8 Gerente de Presupuestos Verifica el informe y lo reparte a cada responsable de área
Informe ya Autorizado
OMEGAManual de Procedimientos General
PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Descripción Narrativa
Subdirector Administrativo
Gerente de Presupuestos
Subdirector Administrativo
Gerente de Presupuestos
Se revisa finalmente el presupuesto y se autoriza para ser
enviado
Envía el informe del presupuesto de toda la
empresa
Recibe y evalúa toda la información para
realizar presupuesto
Verifica información de nuevo y ajusta
términos
Recibe y evalúa la información del presupuesto
Elabora el presupuesto de toda la empresa
Notifica la necesidad de realizar el
presupuesto anual
Recibe el informe, lo verifica y lo reparte a cada responsable de
área
FIN
AVISO
BD
INFORME
INFORME
INFORMEINFORME
AUTORIZ
INF AUT
OMEGAManual de Procedimientos General
PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACIÓN
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
NOTIFICACIÓN DE PRESUPUESTO ANUAL FECHA:
La Subdirección administrativa informa que la Gerencia de Presupuestos realizará una investigación para reunir información de cada área de la empresa, con el fin de generar el nuevo presupuesto .
Nombre del Área que Recibe
Nombre del Gerente del Área:
Presupuesto de Área Requerido:
Firma del Gerente de Área Firma de Subdirector
Administrativo
OMEGAManual de Procedimientos General
PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PRESUPUESTO ANUAL POR ÁREA ADMINISTRATIVA
FECHA:ÁREA:
La Gerencia de Presupuestos da a conocer que el presupuesto antes mencionado incluye los gastos asimilados y necesarios para el buen funcionamiento del área administrativa correspondiente.
Presupuesto Otorgado para el siguiente ejercicio: $ M.N
Nombre del Gerente del Área:
Presupuesto de Área Requerido:$ M.N
Firma del Gerente de Área
Firma Gerente de Presupuestos
OMEGAManual de Procedimientos General
PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PRESUPUESTO ANUAL DE LA EMPRESA OMEGA
FECHA:
ÁREA ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO OTORGADO
FIRMA DEL GERENTE DEL ÁREA
PRESUPUESTO TOTAL: $ M.N G. de
Presupuestos
OMEGAManual de Procedimientos General
PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION
22/May/2012
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PRESUPUESTO ANUAL DE LA EMPRESA OMEGA
FECHA:
ÁREA ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO OTORGADO
FIRMA DEL GERENTE DEL ÁREA
PRESUPUESTO TOTAL: $ M.N G. de
Presupuestos
OMEGAManual de Procedimientos General
PRESENTACION DE PRESUPUESTOS PARA SU APROBACION
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Asignación de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
OMEGAManual de Procedimientos General
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
OBJETIVOS
Que la empresa logre maximizar todos sus recursos para lograr mayor productividad, evitando la fuga de estos o su desperdicio, manteniendo la estabilidad de la empresa, con el fin de obtener los resultados estimados.
POLITICAS
Asignar siempre la cantidad correcta y exacta de recursos a cada uno de los departamentos de la organización, esto con el fin de evitar fraudes.
La información generada por la Gerencia de Presupuestos solo podrá ser verificada y revisada con el fin de confirmar que los recursos asignados sean los idóneos para el área correspondiente.
La Gerencia de Presupuestos tiene la obligación de llevar un control sobre la asignación de los recursos para tomar decisiones.
La gerencia de presupuestos debe de dar una justificación del monto de los recursos dados a cada área.
No. Responsable Actividad Documento/forma
1 Subdirector Administrativo
Notifica la necesidad de asignar los recursos financieros y materiales para el año siguiente
Aviso
2 Gerente de Presupuestos Recibe la notificación y evalúa los Estados Financieros para poder generar la información
para le año siguiente
Estados Financieros
3 Gerente de Presupuestos Envía notificación al Gerente de Contabilidad para realizar una junta
Aviso
4 Gerente de Contabilidad Recibe la notificación y propone la fecha para hacer la junta
Aviso
5 Gerente de Contabilidad y G. de Presupuestos
Se reúnen y se estipula que el gerente de Contabilidad proporcione toda la información pertinente para la gerencia de presupuestos
Acuerdo
6 Gerente de Presupuestos Investiga los requerimientos de cada área de la empresa, se obtienen datos y evalúa el
pronostico del presupuesto anual
Investigación y pronóstico del presupuesto
7 Gerente de Presupuestos Revisa los Edos Financieros del año pasado y verifica que haya liquidez para el presupuesto
Estados Financieros Y pronósticos del presupuesto
8 Gerente de Presupuestos Se confirma la liquidez de la empresa y se notifica el siguiente presupuesto anual
Notificación
9 Subdirector Administrativo
Verifica el presupuesto y lo autoriza, notifica a todas las áreas el presupuesto para el siguiente
año
Autorización del presupuesto
OMEGAManual de Procedimientos General
Asignación de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Descripción Narrativa
OMEGAManual de Procedimientos General
Asignación de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Subdirector Administrativo
Notifica la importancia de asignar los recursos
financieros y materiales para el siguiente año
Gerente de Presupuestos
G. de Contabilidad y G. de Presupuestos
Subdirector Administrativo
Gerente de Presupuestos
Gerente de Contabilidad
Recibe la notificación y evalúa los Edos Financieros
del año pasado
Genera información y notifica al Gerente de
Contabilidad para agendar junta
Se confirma la liquidez de la empresa y se notifica el
siguiente presupuesto anual
Investiga, obtiene datos de cada área y evalúa el
pronostico del presupuesto anual
Verifica y autoriza el presupuesto , lo reparte a cada área de la empresa
Se estipula que el G. de Conta proporcione toda la
información al G. de Presupuestos
Revisa los Edos Financieros del año pasado y verifica liquidez para presupuesto
Recibe notificación y propone fecha para la junta
FIN
AVISO
EF
AVISO
AVISO
ACUERDO
IPyP.P
EF
PRESP
NOTIF
AVISO DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
FECHA:
Por medio de la presente solicito(amos) la apertura de la investigación de recursos por área, con el fin de elaborar un presupuesto por área y general de la empresa. Debe redactarse el monto de todos los recursos pedidos para poder hacer el ejercicio siguiente.
NOMBRE DEL ÁREA:
NOMBRE DEL CONTADOR EN TURNO:
Firma de Gerente de Área
Firma de Subdirector Administrativo
OMEGAManual de Procedimientos General
Asignación de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
AVISO FECHA:
Gerente de Contabilidad:
Por medio de la presente le informo a usted que el día___de______de201__, se realizara la junta para tratar el asunto con respecto a la asignación de los recursos materiales y financieros de cada área. Esperando contar con su presencia y apoyo puntualmente.
GRACIAS
Sala de Juntas no:Hora de la junta:
Subdirector Administrativo
Gerente de Presupuestos
OMEGAManual de Procedimientos General
Asignación de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
PRONÓSTICO DE PRESUPUESTO DE OMEGA
FECHA:
PRÓNOSTICO TOTAL: $ M.N
G. de Presupuestos
OMEGAManual de Procedimientos General
Asignación de Recursos Financieros y Materiales a las Diversas Areas que conforman la Empresa.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Glosario de Glosario de términostérminos
Conceptos utilizados en el manual
Recursos médicos: Recursos que se utilizaran en el examen médico como la papelería, vacunas, y demás material a utilizar en su aplicación.
Examen psicométrico: instrumento que permite pronosticar las perspectivas de éxito de los interesados a ingresar a los diferentes establecimientos.
Capacitación: Proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, se desarrollan habilidades.
Reclutamiento: Procedimientos que se implementarán con el objetivo de atraer personal.
Nómina: Relación de empleados a percibir un salario.
Gerente de ventas: Administra las ventas a nivel Nacional; supervisa y recibe informes de las tres zonas del país a su cargo y solucionar problemas de rango mayor. Es su responsabilidad cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y su consecuente alcance de la cuota.
Solicitud de pedido: es una petición u orden para compras, con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado.
Productos terminados: son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
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Elaboró: Revisó: Autorizó :
Documentos por pagar: Aquellos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha determinada, cierta cantidad de dinero. No se incluyen bajo esta denominación las hipotecas, las cédulas hipotecarias y los bonos u obligaciones en circulación.
Plan de financiamiento: es una proyección de con que tipos de instrumentos financieros (prestamos, créditos) se van a cubrir los gastos de la empresa, el plan debe de incluir como se va a pagar también, y el tiempo y forma de los mismos.
Gerente de contabilidad: Es la funcionaria encargada del departamento de contabilidad, responsable de que se lleven correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. De la preparación de los informes financieros y estadísticos que sean necesarios.
Pólizas: Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.
Accionistas: Persona física o jurídica que es propietaria de acciones de los distintos tipos de sociedades anónimas o comanditarias que pueden existir en el marco jurídico de cada país.
Pronóstico: Anunciar un hecho futuro o la evolución de un proceso a partir de criterios lógicos o científicos.
Estados financieros: Informes que utilizan las instituciones para informar de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.
CREDITOSCREDITOSNombre: Fernando Bedolla AlvaradoEdad: 20 añosEstudiante de Administración
Nombre: Diego Enrique Martínez PérezEdad: 20 añosEstudiante de Administración
Nombre: Ricardo Josué Mendizábal VilchisEdad: 19 añosEstudiante de AdministraciónFecha de nacimiento: 03/04/1993Aptitudes y/o Actitudes: Optimista, Radical, Responsable, Dedicado al estudio, Líder, Inteligente, Creativo, Proactivo, Servicial, Etc. bueno para coordinando trabajos e implementar soluciones a cualquier tarea, trato de buscar siempre el lado bueno a las cosas, soy realista,
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