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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
Diciembre del 2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3
PRESENTACIÓN
La Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Amazonas
Sociedad de Responsabilidad Limitada – EMUSAP S.R.L., en concordancia con la
necesidad que demanda la evolución tecnológica, los cambios normativos en el
sector saneamiento y el crecimiento de la Empresa se ha propuesto diseñar,
implementar y desarrollar instrumentos de gestión que contribuyan a la
planificación, organización, dirección y control eficiente los recursos de la Empresa.
Cuidando que las acciones que realizan sus colaboradores tengan un alto grado de
calidad en cumplimiento de su filosofía de gestión y sus valores.
El Manual de Procedimientos de Planificación y Presupuesto – MAPRO de
EMUSAP S.R.L., resultado de la integración de las actividades de Planificación y
Presupuesto es una herramienta importante que permite orientar y concretar las
acciones de la Empresa hacia una gestión integral de los procesos, definiendo las
tareas específicas, el flujo de comunicación e información, el estudio de tiempos y
movimientos, la autoridad y responsabilidad, siendo la manera más transparente y
eficiente de llevar a cabo las actividades de Planificación y Presupuesto.
Mencionado Manual ha sido elaborado partiendo del quehacer diario del
Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática. Este Instrumento de
gestión contiene en forma detallada las acciones que se sigue en la ejecución de
los procesos para el cumplimiento de los objetivos; teniendo en cuenta los
siguientes documentos de gestión: La Estructura Orgánica, el Reglamento de
Organización y Funciones (ROF), el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF),
el Cuadro de Asignación de personal (CAP) todos ellos aprobados por la Junta
General de Participacionistas con sus resoluciones respectivas. Además, está
enmarcado en los lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la
aplicación y regulación del Control Interno contenidos en la Ley de Control Interno
N°28716, que promueve una administración adecuada de los recursos públicos,
guardando así coherencia con los respectivos dispositivos legales que regulan el
funcionamiento de la entidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4
INDICE
Página
PRESENTACIÓN………………………………………………………………………………………. INTRODUCCION....…………………………………………………………………..........................
02 04
I. GENERALIDADES DE EMUSAP S.R.L………………………………………………………….… 05
1.1. Visión…………………………………………………………………………………………….
1.2. Misión…………………………………………………………………………….......................
1.3. Naturaleza……………………………………………………………………….......................
1.4. Ámbito……………………………………………………………………………………………
1.5. Finalidad…………………………………………………………………………………………
1.6. Objetivos…………………………………………………………………………………………
II. FUNCIONES BÁSICAS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA…………………………….…….……… 06
2.1. Funciones básicas de la empresa…………………………………………………………….
2.2. Estructura orgánica……………………………………………………………………………..
III. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS……………………............................ 10
3.1. Finalidad……………………………………………………………………………………........
3.2. Base Legal……………………………………………………………………………………….
3.3. Bases Técnicas…………………………………………………………………….……………
3.4. Alcance…………………………………………………………………………………………..
3.5. Uso y Actualización………………………………………………………….………................
3.6. Conceptualización………………………………………………………………….…..............
3.7. Simbología para los Flujogramas……………………………………………….……….........
3.8. Simbología Utilizada para determinar el Área de Trabajo………………….………………
3.9. Marco Conceptual…………………………………………………………….………………....
IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS………………………………………………….……… 17
4.1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA (DPPI)……………………………………………………………………………………….
Elaboración del Cuadro de Asignación de Personal (CAP)………………………........……… 18 Programación y Formulación del Presupuesto……………………………………....……...….. 21 Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura PIA……………………………….…… 24 Ejecución, Evaluación y Control del PIA……………………………………………………..….. 26 Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI, POA)..……………………………….……. 28 Evaluación y Control del Plan Operativo de la Entidad…………………………………...……. Seguimiento de las Metas de Gestión del Estudio Tarifario……..……………………….……
30 32
Seguimiento de la Ejecución del Programa de Inversiones………………….…………..……. 34 Formulación del Plan Maestro Optimizado (PMO)..……………………………………………. 36
Elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI)..…………………………….....……...….. 41 Evaluación y Control del Plan Estratégico Institucional………………………………..….…… 43 Elaboración del Plan de Fortalecimiento de Capacidades (PFC).…………………….…..….. 45 Evaluación y Control del Plan de Fortalecimiento de Capacidades….………………….……. 47 Elaboración del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias….....……. Evaluación y Control del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias
49 52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
5
INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos de Planificación y Presupuesto (MAPRO) de
EMUSAP S.R.L., es un instrumento técnico normativo de gestión Institucional,
cuyo objeto es facilitar la orientación sobre los procesos y el flujo de información
que existe entre las áreas de la empresa para desarrollar una actividad o tarea
específica.
El MAPRO es considerado como uno de los documentos más eficaces entre las
técnicas de organización administrativa, destinado a simplificar procesos, disminuir
costos, ser un instrumento de consulta de información y orientar el proceso de
dirección y control empresarial.
En la primera parte de este documento se encuentran las Generalidades de
EMUSAP S.R.L., la misión y visión que pretende alcanzar, su naturaleza, finalidad
y objetivos organizacionales.
En la segunda parte se describe las funciones básicas y la estructura orgánica en
la que se desenvuelve la Empresa.
La tercera parte está dedicada a las Generalidades del MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICAIÓN Y PRESUPUESTO, encontrando la
finalidad, base legal, bases técnicas, uso y actualización de este instrumento. La
conceptualización de los procedimientos administrativos se explica mejor en la
tercera parte.
En la cuarta parte se inicia el desarrollo de este instrumento de gestión,
dividiendo las actividades y procedimientos de Planificación y Presupuesto. Los
mismos que se ilustra con Diagramas de Flujo.
La claridad y sencillez de su lectura hace que este documento sea muy práctico y
de fácil uso, recomendado una vez más para la consulta permanente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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I. GENERALIDADES DE EMUSAP S.R.L.
La Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Amazonas
Sociedad de Responsabilidad Limitada en adelante la Empresa, se rige por la Ley
Nº26338, Ley General de Servicios de Saneamiento y su Reglamento, por la Ley
Nº 26887, Ley General de Sociedades y por su Estatuto Social debidamente
aprobado por la Junta General de Participacionistas.
1.1. MISIÓN
Brindar los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado a la localidad de nuestro
ámbito; con calidad, eficiencia y eficacia Empresarial; contribuyendo a mejorar la
calidad de vida de la población y protegiendo el medioambiente, con la
participación integral de los trabajadores.
1.2. VISIÓN
Ser una Empresa Líder en el Perú, prestando un servicio de calidad a satisfacción
de los clientes, logrando la autosostenibilidad económica.
1.3. NATURALEZA
EMUSAP S.R.L., es una Empresa Municipal de derecho privado, constituida como
Sociedad de Responsabilidad Limitada con autonomía técnica y económica, según
lo estipulado en la Ley General de Servicios de Saneamiento y su Estatuto Social.
EMUSAP S.R.L. realiza todas las actividades vinculadas a la prestación de los
servicios de saneamiento en el ámbito de su jurisdicción, siendo éstas de utilidad y
necesidad pública y de interés social.
1.4. FINALIDAD
EMUSAP S.R.L., tiene como finalidad satisfacer las necesidades de los servicios de
agua potable, alcantarillado sanitario y servicio de disposición sanitaria de excretas
que requiere la colectividad en el ámbito de su jurisdicción, según establece su
Estatuto Social. La cobertura y calidad de los servicios, estará en función de su
capacidad operativa, administrativa y de la factibilidad económico-financiera de la
Empresa.
1.5. OBJETIVOS
EMUSAP S.R.L., tiene como objetivos básicos los siguientes:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
7
La prestación de servicios de agua potable, que comprende: Sistema de
captación y conducción de agua cruda, producción, tratamiento,
almacenamiento y distribución de agua tratada.
Prestación de servicio de alcantarillado, que comprende: Sistema de
recolección, conducción, tratamiento y disposición final de aguas servidas
así como la recolección de aguas pluviales y disposición sanitaria de
excretas.
Ampliar la capacidad de producción de agua potable; así como, los
referidos al tratamiento y disposición final de aguas servidas.
Ampliar la cobertura del mercado, instalando redes de distribución y nuevas
conexiones de agua potable y alcantarillado sanitario; comercializando
dichos servicios.
Modernizar la Empresa optimizando la producción, incrementando la
productividad; así como mejorando la calidad de los servicios, la economía
Empresarial y las relaciones entre la Empresa y los usuarios (colectividad).
Conservar el medio ambiente de los recursos y cursos de agua, que utiliza
la Empresa como fuentes de abastecimiento.
II. FUNCIONES BÁSICAS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA
2.1. Funciones Básicas de la Empresa
EMUSAP S.R.L., tiene como funciones básicas lo siguiente:
Captar, conducir y tratar el agua cruda; almacenar y distribuir el agua
potable; bajo los parámetros de calidad, cantidad y continuidad establecidos
y requeridos por la población bajo su ámbito de jurisdicción.
Recolectar, tratar y brindar los servicios de alcantarillado sanitario y
disposición final de excretas, en la cantidad y/o calidad requerida por la
colectividad.
Instalar redes de distribución de agua potable, de alcantarillado sanitario y
promocionar la venta de conexiones de tales servicios.
Comercializar los servicios de agua potable, alcantarillado sanitario y otros
servicios complementarios, recaudando su retribución económica
correspondiente.
Ampliar la capacidad de producción de agua potable; así como, los
referidos al tratamiento y disposición final de aguas servidas; de acuerdo a
la demanda y crecimiento demográfico de la población bajo su ámbito de
responsabilidad.
Operar, mantener y renovar las instalaciones y equipos utilizados para la
prestación de los servicios de saneamiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Formular y ejecutar planes maestros, estratégicos y operativos, así como el
presupuesto anual de la Empresa.
Formular estudios tendientes a optimizar la producción, reducir las pérdidas
de agua, reducción de costos operacionales, así como para mejorar la
calidad y continuidad del servicio.
Desarrollar estudios de impacto ambiental para conservar el medio
ambiente de los recursos hídricos que explota la Empresa, así como de los
servicios que proporciona a la población bajo su ámbito de responsabilidad.
2.2. Estructura orgánica
La Estructura Orgánica de EMUSAP S.R.L., está conformado por los
siguientes órganos:
ÓRGANO DE LA ALTA DIRECCIÓN
Junta General de Participacionistas
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
Gerencia General
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Oficina de Control Institucional
ÓRGANO CONSULTIVO
Comité de Coordinación Gerencial
ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO
Oficina de Asesoría Legal
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
ÓRGANOS DE APOYO
Oficina de Imagen Institucional
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Oficina de Contabilidad y Finanzas.
Oficina de Tesorería.
Oficina de Logística y Control Patrimonial.
Oficina de Recursos Humanos.
ÓRGANOS DE LÍNEA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
Oficina de Producción y Control de Calidad.
Oficina de Operaciones, Mantenimiento y Conexiones.
Oficina de Catastro Técnico y Control de Pérdidas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN
Oficina de Comercialización.
Oficina de Operaciones Comerciales.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ------------------------------------
JUNTA GENERAL
DE
PARTICIPACIONISTAS
DEPARTAMENTO
DE
OPERACIONES
DEPARTAMENTO
DE
COMERCIALIZACIÓN
GERENCIA
GENERAL
COMITÉ DE
COORDINACIÓN
GERENCIAL
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIÓN
PRESUPUESTO E
INFORMÁTICA
DEPARTAMENTO
DE
ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
OFICINA DE
CONTROL
INSTITUCIONAL
OFICINA DE
ASESORÍA LEGAL
OFICINA DE
IMAGEN
INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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01 Gerente General
01 Secretaria de Gerencia 01 Jefe de Control Institucional
01 Chofer de Gerencia
. 01 Jefe de Departamento
01 Asistente de Planificación y Presupuesto
01 Relacionista Público 01 Asistente de Informática
01 Jefe de Departamento
CONTABILIDAD Y FINANZAS RECURSOS HUMANOS
01 Contador 01 Asistente de Tesorería 01 Asistente de Recursos
01 Asistente de Contabilidad Humanos
01 Jefe de Departamento 01 Jefe de Departamento
01 Chofer de Operaciones
OFICINA DE PRODUCCIÓN Y
CONTROL DE CALIDAD
01 Asistente de Comercialización 01 Asistente de Micromedición y Catastro
01Técnico en Oper. Mant. 01 Especialista en Catast. 01 Asistente de Reclamos 02 Gasfiteros
y Conex. Téc. y Contr. de Perd. 01 Asistente de Cobranzas
01 Gasfitero
OFICINA DE OFICINA DE
01 Asistente de Contrataciones
OFICINA DEOFICINA DE LOGÍSTICA
Y CONTROL PATRIMONIAL
Y CONEXIONES CONTROL DE PERDIDAS
01 Asistente de Logística
TESORERÍA
01 Especialista en Prod. y Contr. de Cali.
CATASTRO TÉCNICO Y
DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES
01 Presidente de Junta
Y FINANZAS
OFICINA DE
CONTROL INSTITUCIONAL
01 Almacenero
01 Asesor Legal
OFICINA DE
OPERACIONES COMERCIALES
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE EMUSAP S.R.L.
JUNTA GENERAL DE
PARTICIPACIONISTAS
GERENCIA
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN,
01 Jefe de Oficina
GENERAL
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
COMITÉ DE COORDINACIÓN
04 Jefes de Departamento
OFICINA DE
ASESORÍA LEGAL
DEPARTAMENTO DE
03 Técnicos Operarios para Agua Potable.
COMERCIALIZACIÓN
01 Abogado
INSTITUCIONAL
GERENCIAL
04 Gasfiteros10 Gasfiteros
03 Técnicos Operarios para Agua Residual
OFICINA DE IMAGEN
OFICINA DE
COMERCIALIZACIÓN
OFICINA DE OPERACIONES, OFICINA DE
MANTENIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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III. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
3.1. FINALIDAD
Proporcionar en forma ordenada la información sobre las actividades o
tareas realizadas por Planificación y Presupuesto, su proceso, relación y
líneas de responsabilidad del resultado obtenido de dicha actividad. Tiene los
siguientes fines:
Informar, guiar y establecer uniformidad, claridad y eficiencia en cada
una de las actividades que realiza el Departamento de Planificación,
Presupuesto e Informática.
Describir la secuencia lógica de las distintas operaciones o pasos que
se compone el proceso de planificación y presupuesto.
Facilitar la ejecución correcta de las actividades de Planificación y
Presupuesto.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las
funciones, evitando la repetición y demora de procesos..
Proporcionar información básica para la planeación e instrumentación
de medidas de modernización administrativa.
Evaluar el cumplimiento de los resultados obtenidos, insumo para la
evaluación del POA.
3.2. BASE LEGAL
Estatutos de la Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y
Alcantarillado de Amazonas Sociedad de Responsabilidad Limitada -
EMUSAP S.R.L.
Ley Nº 26338 Ley General de los Servicios de Saneamiento y su
Reglamento.
Texto Único Ordenado del Reglamento de la Ley General de
Servicios de Saneamiento aprobado por D.S. Nº 023-2005-VIVIENDA,
modificado por D.S Nº 010-2007-VIVIENDA.
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley Nº 26284, Ley General de la Superintendencia Nacional de
Servicios de Saneamiento y su Reglamento.
Ley Nº 26887, Ley General de Sociedades.
Ley Nº24948, Ley de la Actividad Empresarial del Estado y su
Reglamento aprobado por D.S. Nº 027-90-MIPRE.
Ley de Control Interno de las Entidades del Estado – Ley Nº 28716.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Guía para Implementación del Sistema de Control Interno de las
Entidades del Estados, aprobado con Resolución de Contraloría
General Nº 458-2008-CG.
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411.
Ley Nº 29951, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año
Fiscal 2013.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República - Ley Nº 29622.
Reglamento de Organización y Funciones – ROF.
Manual de Organización y Funciones – MOF.
3.3. BASES TÉCNICAS
La elaboración del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO (MAPRO), toma en cuenta:
La visión y la misión de la empresa, dentro de un esquema de visión
estratégica.
Los instrumentos de gestión aprobados: Manual de Organización y
Funciones (MOF) – Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
respectivamente.
Principios de organización:
Trabajo en equipo.
Identificación con la Empresa.
Satisfacción del cliente.
Orden, disciplina y honestidad.
Interacción de objetivos y actividades.
Control permanente.
Liderazgo participativo.
Delegación en toma de decisiones.
Desconcentración de funciones.
División del trabajo.
3.4. ALCANCE
El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos MAPRO,
incluye al Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática,
específicamente área de planificación y presupuesto. Las disposiciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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establecidas en el manual son de cumplimiento obligatorio por el personal
que labora en el área de Planificación y Presupuesto de la Empresa.
3.5. USO Y ACTUALIZACIÓN
3.5.1 Utilidad del manual
El presente MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO – MAPRO, orienta las actividades de la Empresa; su
utilización se refiere a conocer los procedimientos que realiza el
servidor dentro de las funciones y este desempeño laboral es medido
para efectos de control de EMUSAP S.R.L.
3.5.2 Órgano responsable de la aplicación
El Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática tiene a
su cargo la aplicación del presente manual.
3.5.3 Actualización del manual
El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO – MAPRO se actualizará continuamente por el
Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática, según
como se efectúen los cambios en la estructura orgánica y funciones de
la unidad orgánica; de acuerdo al siguiente procedimiento:
La actualización del manual está a cargo del Departamento de
Planificación, Presupuesto e Informática, quien elaborará la
propuesta de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – MAPRO.
La propuesta debe tener el visto bueno del Departamento de
Planificación, Presupuesto e Informática.
Visto bueno de Asesoría Legal Externa, en el cumplimiento de la
normatividad vigente.
La Gerencia General emitirá la resolución correspondiente para la
aprobación del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO – MAPRO, entrando en
vigencia al día siguiente de su aprobación.
3.6. CONCEPTUALIZACIÓN
El estudio de los procedimientos administrativos de EMUSAP S.R.L. fue
desarrollado teniendo en cuenta la teoría de procesos y resultados. La gestión por
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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procesos y resultados se basa en el desempeño del trabajo en función a las
actividades que realiza el colaborador, teniendo estas mismas un inicio y un final, a
este conjunto de actividades se le denomina proceso dando como resultado un
producto específico. La eficiencia en las actividades determinará la calidad del
resultado.
Cuando se inicia un proceso dentro de una área específica se necesita elementos
de información muchas veces proporcionadas por otras áreas tanto internas como
externas a la empresa, está relación nos permitirá conocer el flujo de información
entre las distintas áreas y los canales de comunicación que se están utilizando.
También el Tipo de relación, su frecuencia, el tiempo que toma desempeñar esta
actividad, entre otros factores.
Al conocer el flujo de información de las áreas de la empresa se establecen las
responsabilidades de cada trabajador con respecto de su trabajo, y como este
afecta al trabajo de otros colaboradores y áreas que esperan la información como
insumo para completar satisfactoriamente sus actividades, tareas o
responsabilidades asignadas.
La frecuencia y el tiempo que toma desempeñar las tareas o actividades del
trabajador dentro de un proceso, será utilizada como indicador para medir la
eficiencia en las actividades y eleminar los posibles retrazos o cuellos de botella
existentes.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
15
3.7. SIMBOLOGÍA PARA LOS FLUJOGRAMAS
SÍMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN
Límites Indica el inicio o terminación del procedimiento.
Operación Representa el espacio para describir una actividad del procedimiento.
Decisión o alternativa Indica un punto del procedimiento o donde se toma una decisión entre dos opciones (SÍ o NO).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se genere en el procedimiento (El documento podrá tener copias).
Supervisión e
inspección Supervisa la actividad o procedimiento
Operación combinada Son el desarrollo de una actividad acoMAPROñada de la supervisión
Archivo
Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Dirección de Flujo, o Línea de Unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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3.8. SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA DETERMINAR EL ÁREA DE TRABAJO
ÁREA DE TRABAJO SÍMBOLO
GERENCIA GENERAL GG
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E
INFORMÁTICA DPPI
ASESORÍA LEGAL EXTERNA ALEX
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DAF
RECURSOS HUMANOS RRHH
LOGÍSTICA LOG
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DO
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN DC
3.9. MARCO CONCEPTUAL
3.9.1 PROCESO:
Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados,
otorgándoles un valor agregado.
Gráfico N° 01: Esquema de procesos:
Los procesos no consideran a las actividades de forma aislada, por el contrario
se van estableciendo relaciones e integrando al proceso todas aquellas
actividades que son necesarias para generar un producto.
SALIDAS ACTIVIDADES
PROCESOS ENTRADAS
INSUMOS PRODUCTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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3.9.2 ACTIVIDAD O TAREA:
Las actividades o tareas son consideradas como los procedimientos dentro de
un proceso de la empresa, estas actividades específicas son ordenadas
secuencialmente y cronológicamente para realizar una función, dando
cumplimiento a un objetivo específico del área y que se integra
documentalmente como archivo o sustento.
3.9.3 RESPONSABLE:
Indica el nivel de autoridad y grado de responsabilidad que tiene el personal en
cuanto a una tarea y proceso dentro de la empresa. Cada actividad y proceso
tiene su responsable, siendo este una delegación única e individual. La
asignación de un responsable favorece e incrementa la productividad y el
control de las operaciones dentro de la empresa.
3.9.4 RELACIÓN:
La relación de las actividades significa el grado de integración de los procesos
dentro de la empresa, y frecuentemente el resultado de un proceso constituye
directamente el elemento de entrada del siguiente proceso, cumpliéndose este
patrón hasta la entrega del resultado final del servicio prestado.
3.9.5. SUPERVISIÓN:
La supervisión de las actividades es una responsabilidad generalmente del Jefe
de Departamento, esta función permite monitorear y controlar las tareas
desempeñadas por cada trabajador, con el objetivo de identificar las
desviaciones o errores que se puedan cometer dentro de un proceso, así como
plantear las alternativas de solución pertinentes que permitan resolver el
problema. Es también el acompañamiento que se hace a las actividades de la
empresa, esta relación puede ser vertical (de arriba hacia abajo), cuando se
trata por ejemplo de la supervisión de un gerente a su jefe de departamento, y
horizontal (mismo nivel) en el caso del acompañamiento de dos jefe de línea.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
4.1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E
INFORMÁTICA (DPPI).
DESCRIPCION GENERAL
El Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática tiene por objeto
asesorar a la Gerencia General en la formulación y evaluación de políticas, así
como de programar, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar los procesos de
planificación y presupuesto de conformidad con la Ley General de
Presupuesto, la Normativa Presupuestaria del Sector Público y las
Disposiciones que emita la Dirección General del Presupuesto Público.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El ámbito de aplicación de los siguientes procedimientos es para
Planificación y Presupuesto, Gerencia General y demás Áreas involucradas.
LEYENDA
DPPI : Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática
SIAF : Sistema Integral de Administración Financiera
MEF : Ministerio de Economía y Finanzas
DGPP: Dirección General de Presupuesto Público
LOG : Área de Logística
SIGPF: Sistema Integral de Gestión Presupuestal y Financiera
EPS : Empresa Prestadora de Servicio
GG : Gerencia General.
RR.HH: Recursos Humanos
DC : Departamento de comercialización.
DAF : Departamento de Administración y Finanzas.
DO : Departamento de Operaciones.
ALEX : Asesoría Legal Externa
DPTO. : Departamento.
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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ROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE
PERSONAL (CAP) CÓDIGO: DPPI001
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Necesidades o requerimientos según el Plan Estratégico Institucional-PEI y el Plan Operativo Institucional-POI.
Área Usuaria
A: Asistente de RR.HH R: DPPI
1 mes
2 X
Recopilación de la Información y acopio documentario que permita identificar la Estructura de Puestos de Trabajo, a través: • Estructura orgánica • Análisis de puestos de trabajo
DPPI
A: Asistente de RR.HH
1 día
3
X
Interpretación, ordenamiento y redacción de la información. DPPI
A: Asistente de RR.HH
2 semanas
4
X
Revisión, análisis y evaluación técnica de puestos de trabajo.
DPPI
A: Asistente de RR.HH
1 semana
5 X
Confrontación o compatibilización (Data RR.HH), adecuada con el personal declarante que ocupa los puestos de trabajo bajo estudio.
DPPI
A: Asistente de RR.HH
1 semana
6 X
Diseño y Elaboración de la Estructura de Puestos DPPI
A: Asistente de RR.HH
2 días
7
X
Elaboración y Formulación del Cuadro para Asignación de Personal-CAP (a partir de la estructura orgánica aprobada en el ROF)
DPPI Gerencia General
A: Asistente de RR.HH
2 días
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
20
8 X Diseño de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo (Diseño del cuadro referencial de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales)
DPPI A: Asistente de RR.HH
1 día
9 X Codificación de Puestos de Trabajo. DPPI A: Asistente de RR.HH
2 días
10 X Elaboración de cuadro de resumen de resultado DPPI Gerencia General
A: Asistente de RR.HH
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
21
DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA USUARIA DPTO. DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORM.
Inicio
Necesidades o requerimientos
según el Plan Estratégico
Institucional-PEI y el Plan
Operativo Institucional-DPPI.
Recopilación de la Información y acopio documentario que
permita identificar la Estructura de Puestos de Trabajo
Interpretación, ordenamiento y redacción de la
información
Revisión, análisis y
evaluación técnica
de puestos de
trabajo.
Elaboración de cuadro resumen del resultado
Diseño y Elaboración de la Estructura de
Puestos
Elaboración y Formulación del Cuadro para
Asignación de Personal-CAP (a partir de la
estructura orgánica aprobada en el ROF)
Confrontación o compatibilización (Data RR.HH)
adecuada con el personal declarante que ocupa los
puestos de trabajo.
Diseño de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo
(Diseño del cuadro referencial de la Nomenclatura de
Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales)
Codificación de Puestos de Trabajo
Final
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN DE
PRESUPUESTO CÓDIGO: DPPI002
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Resolución de Gerencia General (Aprobando
Comisión para Formulación del Presupuesto).
GG
2 días
2 X
Instalación de la Comisión para la elaboración del
proyecto de presupuesto en tres reuniones. Comisión GG
A: 04 Jefes de
Dptos. De la
EPS
2 horas.
3 X
Elaboración de la proyección de ingresos
Jefe DC.
R: Jefe DPPI 2 días
4 X
Envío de los formatos en excel (Cuadro
presupuestal de gastos), a todos los Dptos., para
que planteen sus requerimientos del siguiente año.
Jefe DPPI
R: Jefes de
Departamentos 1 mes
5 X
Priorización del gasto de capital (Inversión y
activos no financieros no ligados a inversiones)
Jefe DO
R: Jefe DPPI 3 días
6 X
Elaboración del cuadro de gastos a que representa
el personal.
Jefe de DAF
R: Jefe DPPI 3 días
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
23
7
Priorización de la demanda global de los gastos. Jefe DPPI
3 días
8 X
X
Elaboración de la Programación y Formulación de
Presupuesto:
Formatos de Ingresos y Gastos
Flujo de caja
Formatos de Objetivos Estratégicos, indicadores y metas
Nota informativa.
Registro en el sistema SIAF, MEF
Remisión de la formulación y programación del presupuesto a la GG, Junta de Participacionistas para su conocimiento y su remisión a la DGPP
Jefe DPPI GG
2 semanas
9 X
Presentación y sustentación de la Formulación de
Presupuesto ante la DGPP, para su aprobación Jefe DPPI GG
1 día
10 X Levantamiento de Observaciones en caso de que
las hubiera. Jefe DPPI GG 3 días
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
24
DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA
GENERAL
JEFE DE DPPI PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E
INFORMÁTICA EN COORDINACIÓN CON LA
COMISIÓN
COMISION
Inicio
Resolución de
Gerencia
General.
Formación de
Comisión para la
elaboración de la
programación y
formulación de
presupuesto
Elaboración de la
formulación de
Presupuesto
Formatos de Ingresos y Gastos
Flujo de caja
Formatos de Objetivos Estratégicos,
indicadores y metas.
Nota informativa.
Registro en el sistema SIAF- MEF
Remisión del proyecto a
la GG, Junta de
Participacionistas para
su conocimiento y su
remisión a la DGPP
Presentación y sustentación de la
formulación de Presupuesto ante la
DGPP, para su aprobación
Coordinación de la
revisión de la
formulación con la
DGPP
Levantamiento de Observaciones en
caso de haber.
Final
Elaboración de la
proyección de
ingresos
Envío a las áreas del
formato Excel para el
requerimiento del
presupuesto del
siguiente año.
Priorización del gasto
de capital.
Elaboración del
cuadro de gastos de
personal.
Priorización de la demanda global de gastos
Con VºBº de GG
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
25
PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE
APERTURA PIA CÓDIGO: DPPI003
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Consolidación general del PIA
DPPI GG Jefe DPPI 1 día
2 X
Recepción del oficio de reporte oficial de la DGPP,
sobre aprobación del PIA. GG
R: Jefe DPPI 1 día
3 X
Registro de la aprobación del PIA en el SIAF - MEF y
elaboración de la nota informativa. DPPI
1 día
4 X
Remisión del PIA a Gerencia General para su
aprobación mediante Resolución. DPPI GG
R: GG y Junta de
Participacionistas
A: ALEX.
1 día
5
X
Resolución de Gerencia General de aprobación del
PIA y remisión ante la DGPP GG
1 día
6 X X Notificación de aprobación del PIA a las Jefaturas de
Departamentos de la EPS. DPPI
R: Jefes de Dptos.
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
26
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION,
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
GERENCIA GENERAL JUNTA GENERAL DE
PARTICIPACIONISTAS
DGPP
Producto de la Formulación del
Presupuesto se consolida el PIA
Inicio
Registro de la aprobación del PIA en el
SIAF y elaboración de la nota informativa
Resolución de GG de aprobación del
PIA y remisión a la DGPP.
Recepción, revisión y
aprobación
Remisión del PIA a GG para
su aprobación mediante
resolución.
Final
SI
Recepciona el Oficio de
aprobación del PIA
Elaboración de Oficio
donde se da el VºBº al PIA
Remite a la Junta de
Participacionistas
Recepciona el PIA, revisa y
elabora Acta
Notificación de aprobación del PIA a
las jefaturas de Dptos.
Con VºBº de GG
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
27
PROCEDIMIENTO: EJECUCION, EVALUACION Y CONTROL DEL PIA CÓDIGO: DPPI004
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
Recibe Órdenes de Compra y de Servicios del Área de
Logística. Jefe de DPPI
5 min
2 X
Registro y afectaciones al presupuesto desagregado. Jefe de DPPI
2 horas
3
X
Vº Bº de afectación y envía al LOG Jefe de DPPI
R: Logística
10 minutos
4 X
Monitoreo del PIA de gastos trimestrales ejecutados. Jefe de DPPI
Gerencia
General
3 días
5 X
Aprobación y remisión de documento a la DGPP y
otros.
Gerencia
General
R: DGPP,
Otros. 1 día
6 X
Evaluación semestral y Anual del PIA, comparando
gastos ejecutados. Jefe de DPPI
Gerencia
General
R: Gerencia
General 2 semanas
7 X
X
Aprobación y remisión de documentos a la DGPP,
Contraloría, Comisión de presupuesto y Cuenta
General de la República, Junta General de
Participacionistas y otros.
Gerencia
General
R: DGPP,
Otros. 1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
28
DIAGRAMA DE FLUJO
DAF LOGISTICA GERENCIA GENERAL DPPI DPPI
Inicio
Recibe Órdenes de Compra y de
Servicios
Órdenes de
compra y servicios Órdenes de compra y
servicios
Registro y afectaciones al
presupuesto desagregado.
VºBº de
afectación
Monitoreo del PIA de
gastos trimestrales
ejecutados.
Aprobación y remisión de
documento a la DGPP y
otros.
Evaluación semestral y anual del PIA,
comparando gastos ejecutados.
Aprobación y remisión de
documentos de documento
a la DGPP, Contraloría,
otros.
Final
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
29
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL CÓDIGO: DPPI005
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Recopilación de toda la información de las oficinas
respecto al Plan Operativo Jefe de DPPI GG
1 semana
2
X
Revisión de la información remitida Jefe de DPPI GG
2 días
3 X
X
Consolidación y formulación del Plan Operativo
Institucional Jefe de DPPI GG
1 semana
4
X
Envió del Plan Operativo Institucional a Gerencia
General para su revisión final y aprobación mediante
Resolución de Gerencia
Jefe de DPPI GG R: Gerencia
General 1 día
5 X
Gerencia General envía el Plan Operativo Institucional
a la DGPP
Gerencia
General 1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
30
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION,
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
GERENCIA GENERAL
Recopilación de toda la
información de las oficinas
respecto al plan operativo.
Inicio
Revisión de la
información
remitida
Consolidación la información
recopilada
Formulación del plan Operativo
institucional
Aprobación
mediante
resolución
Remisión del Plan Operativo
Institucional a la DGPP
Final
NO
SI
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
31
PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN OPERATIVO DE LA
ENTIDAD CÓDIGO: DPPI006
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Formula memorándum requiriendo la información de
cumplimiento del Plan Operativo a los diferentes
departamentos.
Jefe de DPPI
1 hora
2 X
Distribuye memorándum a las diferentes unidades
orgánicas. Jefe de DPPI
R: Jefaturas de
Dptos.
5 minutos
3
X
Elaboración de informe de cumplimiento Jefaturas de
Dptos. R: Jefe de DPPI
1 semana
4 X
Recepción, registro y proceso de información de
cumplimiento de las diferentes unidades orgánicas. Jefe de DPPI
2 días
5
X
Realización de informe de Evaluación con resultados,
conclusiones y recomendaciones. Jefe de DPPI
Gerencia
General
2 días
6 X Remisión de informe de evaluación al Gerente
General. Jefe de DPPI
R: Gerencia
General
1 día
7 X X X
GG recepciona documentación y convoca a reunión
de Comité de Coordinación Gerencial para
exposición de la evaluación del POA con miras a
tomar acciones tendientes a mejorar el desempeño
de todo el personal de la EPS. Luego de la misma la
GG da la conformidad que se sustenta con el Acta del
Comité de Coordinación Gerencial.
Jefe de DPPI Gerencia
General
2 horas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
32
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION,
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
UNIDADES ORGÁNICAS GERENCIA GENERAL
Formula memorándum requiriendo la
información de cumplimiento del Plan
Operativo a los diferentes departamentos
Inicio
Distribuye memorándum a las
diferentes unidades orgánicas.
Conformidad
Recepción, registro y proceso de
información de cumplimiento de las
diferentes unidades orgánicas.
Prepararan y proporcionan
información solicitada por DPPI
Realización de informe de Evaluación con
resultados, conclusiones y
recomendaciones.
Recepción de Informe
Acta del Comité de Coordinación
Gerencial.
Inicio
Fin
Convoca a reunión de
Comité de Coordinación
Gerencial para exposición
del POA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
33
CEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS METAS DE GESTIÓN DEL ESTUDIO TARIFARIO CÓDIGO: DPPI007
N° SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN TIEMPO SUPERVISIÓN
APOYO = A
RECEPCIÓN = R
1 X Elaboración de Memorándum solicitando información
de desempeño de los indicadores Jefe de DPPI 1 hora
2 X Distribución de Memorándum Jefe de DPPI R: Jefes de
Dptos. 5 min
3 X
Recepción de indicadores comerciales, operacionales
y administrativos de los diferentes departamentos de la
EPS.
Jefe de DPPI
5 días
4 X Análisis de la información recepcionada,
procesamiento y consolidación. Jefe de DPPI
2 días
5 X Informe de Metas de Gestión Jefe de DPPI R: GG 1 día
6 X X
La GG otorga su VºBº y deriva de forma oficial al
Presidente de la Junta de Participacionistas y
SUNASS.
Gerencia General
R: SUNASS y
Presidente de la
Junta.
2 horas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
34
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO
E INFORMÁTICA
JEFATURAS DE
DEPARTAMENTOS
GERENCIA GENERAL
Informe de metas de
gestión
Inicio
Elaboración y distribución de
Memorándum solicitando
información de indicadores
Recepción de memorándum
y elaboración de información
de indicadores de gestión
Recepción de indicadores comerciales,
operacionales y administrativos
Análisis de la
información,
procesamiento y
consolidación
Otorga VºBº de conformidad
y remite al Presidente de la
Junta de Participacionistas y
SUNASS
Fin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
35
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE INVERSIONES CÓDIGO: DPPI008
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO = A
RECEPCIÓN = R
1
X
Recepción de ordenes de bienes y servicios conformes al
. programa de Inversiones Jefe DPPI .5 minutos
2 X Otorgación de VºBº a las inversiones que se van a ejecutar
con financiamiento del FEI (Fondo Exclusivo de Inversión). Jefe DPPI R: LOG.
15
minutos
3 X Elaboración de Informe de seguimiento de la ejecución del
Programa de Inversiones. Jefe DPPI
R: GG
1 día
4 X
En caso de ser necesario y/o se conoce sobre el no
cumplimiento de la ejecución de las inversiones del Estudio
Tarifario el GG convocará a reunión del Comité de
Coordinación Gerencial para tomar medidas tendientes a
dar solución a los casos presentados.
GG
A: DPPI 2 horas
5 X En caso de ser necesario, el jefe de DPPI elaborará
informe de inclusión de inversión con sustento técnico. Jefe DPPI R: GG
5 min
6 X Oficializa solicitud a la Gerencia de Regulación Tarifaria de
SUNASS para su aprobación respectiva. Gerencia General R: SUNASS
1 día
7 X X Elabora y envía oficio de aprobación de inclusión de
inversión. SUNASS R: GG
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
36
DIAGRAMA DE FLUJO
LOGÍSTICA DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN,
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
GERENCIA GENERAL SUNASS
En caso de ser necesario
elabora informe técnico de
inclusión de inversiones
Inicio
Recibe órdenes de compra y
servicios.
Monitoreo de seguimiento del
Programa de Inversiones de forma
trimestral
VºBº a las Órdenes que estén
contempladas dentro del programa de
inversiones del Estudio Tarifario
Órdenes de compra y
servicios
Recibe el Informe, analiza y de
ser necesario convoca a reunión
de Comité.
Recibe informe y oficializa
solicitud a SUNASS
Recibe el oficio y de ser
viable aprueba la inclusión
de inversión
Elabora oficio con VºBº
Recepción de oficio de SUNASS
Fin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
37
PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN DEL PLAN MAESTRO OPTIMIZADO CÓDIGO: DPPI009
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO = A
RECEPCIÓN = R
1
X X
Elaboración de Informe solicitando Asistencia Técnica para
.-elaboración del PMO Jefe DPPI R: GG .5 minutos
2 X Oficializa solicitud a SUNASS Gerencia General
R: Gerencia de
Regulación
Tarifaria de
SUNASS
1 día
3 X Admisibilidad y procedencia Gerencia de Regulación
Tarifaria de SUNASS R: GG
2
semanas
4 X Resolución de designación de la comisión de formulación
del PMO Gerencia General
R: Comisión de
formulación de
PMO
1 hora
5 X
Desarrollo de la Asistencia Técnica por especialistas de
SUNASS (Cuatro sesiones de acuerdo a los avances de la
Comisión de Formulación del PMO).
Especialistas
designados por
SUNASS
R: Comisión de
formulación del
PMO
5 días
por
sesión
6 X
Formulación del PMO:
1. Diagnóstico.
2. Estimación de la demanda de
los servicios de saneamiento.
3. Determinación del balance
oferta – demanda de cada etapa
del proceso productivo.
4. Programa de inversiones y
financiamiento.
5. Estimación de costos de
Comisión de
formulación del PMO
R: GG
8 meses
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
38
explotación eficientes.
6. Estimación de los ingresos.
7. Proyección de los Estados
Financieros e indicadores
financieros.
8. Determinación de las fórmulas
tarifarias y metas de gestión.
9. Determinación de las estructuras
tarifarias.
ANEXOS:
a.- Evaluación de indicadores de
gestión.
b.- Base de capital.
c.- Estudios de factibilidad y
perfiles de proyectos.
7 X
Previo VºBº de GG presenta el proyecto PMO a la Junta
General de Participacionistas para su aprobación mediante
Acta.
Gerencia General
R: Junta General
de
Participacionistas
3 días
8 X Recepción del Acta de Junta General de Participacionistas Gerencia General R: GG 3 días
9 X
Remisión del PMO ( Dos ejemplares y CDs) con
aprobación del Acta de Junta, conteniendo fórmulas
tarifarias, metas de gestión y estructura tarifaria para su
aprobación.
Gerencia General R: SUNASS 3 días
10 X
Evaluación de suficiencia de Información. En caso de
proceder – Elaboración de Resolución, la misma que se
notifica a EMUSAP S.R.L. y se publica en El Peruano.
Gerencia de Regulación
Tarifaria de SUNASS
20 días
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
39
11 X
Elaboración de Estudio Tarifario.
Se realiza la convocatoria a Audiencia Pública, la misma
que se publica en El Peruano y se notifica ala EPS.
SUNASS R: GG 60 días
12 X
Recepción de Estudio Tarifario y elaboración de informe de
observaciones, ajustes y/o conformidad al Estudio
Tarifario. El mismo que se envía a SUNASS.
Comisión de la
formulación del PMO GG R: SUNASS
1
semana
13 X
Recibe el Informe de la EPS y realiza la evaluación -
análisis de las observaciones y/o ajustes realizados por la
EPS. Luego elabora la Resolución de Aprobación de la
Fórmula Tarifaria.
SUNASS 30 días
14 X Notificación mediante Resolución de la aprobación de la
Fórmula Tarifaria. SUNASS R: GG
2 días
15 X
Recepción de la Resolución de aprobación de la Fórmula
Tarifaria y emite orden de cumplimiento estricto del Estudio
Tarifario.
GG R: Jefes de
Dptos.
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
40
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIÓN,
PRESUPUESTO E
INFORMÁTICA
COMISIÓN DE FORMULACIÓN DEL
PMO
GERENCIA GENERAL SUNASS JUNTA GENERAL DE
PARTICIPACIONISTAS
Designación de la comisión
de formulación del PMO
Inicio
Oficializa solicitud a
SUNASS
Admisibilidad y y
procedencia Elaboración de Informe
para elaboración de
PMO
Previo VºBº de GG,
oficializa envío del
Proyecto PMO a la Junta
Formulación del PMO
SI Desarrollo de la
Asistencia Técnica
por Especialistas de
SUNASS
Aprueba mediante
Acta de Junta
Recepciona el Acta y remite el
PMO, adjuntando el Acta de
aprobación
Recepciona el PMO y
evalúa la suficiencia
de información
SI
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
41
Notifica a la EPS
mediante
Resolución
Fin
Elaboración del Estudio
Tarifario
Recepciona el Estudio
Tarifario y Resolución, lo
analiza y decide
conjuntamente con el
Comité de Formulación del
PMO si se pronuncian
respecto a alguna
observación
SI hubiera observaciones
y/o ajustes se comunica a
la SUNASS
Convocatoria a
Audiencia
Pública
Evalúa observaciones
de la EPS, realiza
ajustes si sería
necesario y elabora
Resolución de
Aprobación
Notifica a la EPS
mediante
Resolución
Recepciona Resolución de
Aprobación de la Fórmula
Tarifaria y ordena su
estricto cumplimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
42
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL CÓDIGO: DPPI010
N° SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Informe de necesidad de actualización del PEI Jefe de DPPI
R: GG 1 hora
2
X
Reunión preliminar con el Comité de Coordinación Gerencial para la formulación del PEI (información requerida de cada uno de los Dptos. de la EPS).
Jefe de DPPI GG
2 horas
3
X
Preparación de Informe de:
Diagnóstico de la situación económico financiera.
Diagnóstico de la situación Comercial.
Diagnóstico de la situación Operacional.
Jefe de DAF
Jefe de DC
Jefe de DO
GG R: Jefe de
DPPI 15 días
4 X
Revisión y consolidación de la información recibida. Jefe de DPPI GG
5 días
5
X
Programación y formulación del Plan Estratégico
Institucional relacionándole con el PMO y Plan de
Fortalecimiento de Capacidades.
Jefe de DPPI GG
1 mes
6 X
Envió del Plan Estratégico Institucional a Gerencia
General para su revisión final y aprobación. Jefe de DPPI GG
R: Gerencia
General 1 día
7 X
Reunión del Comité de Coordinación Gerencial
para revisión del Plan Estratégico Institucional. GG
R: Comité de
Coordinación
Gerencial.
2 horas
8 X
X
Resolución de Gerencia General de aprobación del
Plan Estratégico Institucional. GG
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
43
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION,
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
DPTOS. ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS, COMERCIALIZACIÓN Y
OPERACIONES
GERENCIA GENERAL
Informe de necesidad de
actualización del PEI
Inicio
Reunión de
Coordinación Gerencial
para formulación del PEI
Revisión y consolidación de la
información recibida
Programación y formulación del PEI
Aprobación
mediante
resolución
Convoca a reunión de Comité de
Coordinación Gerencial
Final
NO
SI
Preparación del Informe de
Diagnóstico situacional a nivel
económico financiero,
comercial y operacional.
Envío del Plan Estratégico
Institucional a GG:
Aprueba el PEI mediante
Resolución
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
44
PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD CÓDIGO: DPPI011
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Formula memorándum requiriendo la información de
cumplimiento del Plan Estratégico Institucional a los
diferentes departamentos. Una vez al año.
Jefe de DPPI
1 hora
2 X
Distribuye memorándum a las diferentes unidades
orgánicas. Jefe de DPPI
R: Jefaturas de
Dptos.
5 minutos
3
X
Elaboración de informe de cumplimiento Jefaturas de
Dptos. R: Jefe de DPPI
1 semana
4 X
Recepción, registro y proceso de información de
cumplimiento de las diferentes unidades orgánicas. Jefe de DPPI
2 días
5
X
Realización de informe de Evaluación con resultados,
conclusiones y recomendaciones. Jefe de DPPI
Gerencia
General
2 días
6 X Remisión de informe de evaluación al Gerente
General. Jefe de DPPI
R: Gerencia
General
1 día
7 X X
Exposición de los resultados de la evaluación al
Comité de Coordinación Gerencial con miras a tomar
acciones tendientes a mejorar el desempeño de todo
el personal de la EPS. Luego de la misma la GG da la
conformidad que se sustenta con el Acta del Comité
de Coordinación Gerencial.
Jefe de DPPI Gerencia
General
2 horas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
45
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION,
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
UNIDADES ORGÁNICAS GERENCIA GENERAL
Formula memorándum requiriendo la
información de cumplimiento del Plan
Estratégico Institucional a los diferentes
departamentos
Inicio
Distribuye memorándum a las
diferentes unidades orgánicas.
Conformidad
Recepción, registro y proceso de
información de cumplimiento de las
diferentes unidades orgánicas.
Prepararan y proporcionan
información solicitada por DPPI
Realización de informe de Evaluación con
resultados, conclusiones y
recomendaciones.
Recepción de Informe
Acta del Comité de Coordinación
Gerencial.
Inicio
Fin
Convoca a reunión al
Comité de Coordinación
Gerencial para exposición
de la evaluación del PEI:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
46
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE
CAPACIDADES CÓDIGO: DPPI012
N° SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Informe de necesidad de actualización del PFC. Jefe de DPPI
R: GG A: RR.HH
1 hora
2
X
Reunión preliminar con todo el personal de la EPS para identificar los logros obtenidos en el FC.
Jefe de DPPI y
Asistente de
RR.HH
GG R: Todo el personal de la EPS
3 horas
3
X
Taller práctico de identificación de necesidades de fortalecimiento de capacidades partiendo de las debilidades.
Jefe de DPPI y
Asistente de
RR.HH
GG R: Todo el personal de la EPS
3 horas
4 X
Preparación de las fichas (01-13) del Plan de
Fortalecimiento de Capacidades, con la información
recabada de los talleres prácticos.
Jefe de DPPI y
Asistente de
RR.HH
GG
2 meses
5
X
Revisión y consolidación (de acuerdo con el PMO,
PEI, POA y PIA) de las 13 fichas para el Plan de
Fortalecimiento de Capacidades.
Jefe de DPPI GG
5 días
6
X
Exposición del consolidado del Plan de
Fortalecimiento de Capacidades.
Jefe de DPPI y
Asistente de
RR.HH
GG R: Todo el personal de la EPS
3 horas
7 X
Presentación del PFC para su aprobación mediante
Resolución de GG.
Jefe de DPPI y
Asistente de
RR.HH
GG
1 día
8
X
Resolución de Gerencia General de aprobación del
Plan de Fortalecimiento de Capacidades. GG
2 horas
9 X
X
Remisión del PFC adjunto con su Resolución de
Aprobación a la DNS, ANEPSSA, Presidente de la
Junta de Participacionistas y SUNASS.
GG
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
47
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
Y RR.HH.
GERENCIA GENERAL JUNTA GRAL. DE
PARTICIPACIONISTAS, DNS,
ANEPSSA Y SUNASS.
Informe de necesidad de
actualización del PFC
Inicio Reunión con todo el
personal de la EPS para
identificar logros
obtenidos en el FC:
Preparación de las fichas (01-13) del PFC,
con información recabada de los talleres
Elaboración del PFC (revisión y
consolidación de las 13 fichas)
Aprobación
mediante
resolución
Final
NO
SI
Presentación del PFC.
Remisión del PFC con Resolución a la
Junta Gral. De Participacionistas, DNS,
ANEPSSA Y SUNASS
Taller práctico de
identificación de
necesidades de FC.
Exposición del
consolidado del PFC.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
48
PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN DE
FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES DE LA ENTIDAD CÓDIGO: DPPI013
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
Recopilación de información (Relación de personal
que se capacitó, certificados recibidos,
desenvolvimiento laboral y gestión de mejora del
talento humano) de forma trimestral.
Jefe de DPPI y
RR.HH
A: Jefaturas de
Dptos. 1 hora
2
X
Elaboración de informe de seguimiento y evaluación
del PFC. (Mencionada evaluación será ilustrada con
cuadros, gráficos estadísticos y fotografías).
Jefe de DPPI
2 horas
3 X
Remisión de informe de evaluación al Gerente
General. Jefe de DPPI
R: GG
1 hora
4 X X X
Luego de recepcionado el PFC, la GG convoca a
reunión al Comité de Coordinación Gerencial para la
exposición de la evaluación del PFC con miras a tomar
acciones tendientes a mejorar el desempeño del
personal. Luego de la misma la GG da la conformidad
que se sustenta con el Acta del Comité de
Coordinación Gerencial.
Jefe de DPPI y
RR.HH
Gerencia
General
2 horas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
49
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION,
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA Y RR.HH
GERENCIA GENERAL
Elaboración de Informe de seguimiento y
evaluación del PFC.
Inicio
Recopilación de la información
de forma trimestral.
Conformidad
Remisión del Informe de Evaluación al
Gerente General.
Recepción de Informe
Acta del Comité de Coordinación
Gerencial.
Inicio
Fin
Convoca a reunión de
Comité de Coordinación
Gerencial para
exposición de la
evaluación del PFC.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
50
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN EMERGENCIAS PARA
SITUACIONES DE TERREMOTOS Y LLUVIAS INTENSAS CÓDIGO: DPPI014
N° SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
X
Informe de necesidad de actualización del Plan de Emergencias.
Jefe de DPPI
R: GG
1 hora
X
Reunión con el Comité de Emergencias GG
2 horas
2 X
Proceso de recopilación de la información de terremotos y lluvias intensas.
Jefe de DPPI y
Jefe del DO GG
3 días
3 X
Recopilación de información del estado situacional de la infraestructura, maquinaria y equipos operacionales de la EPS.
Jefe de DPPI y
Jefe del DO GG
A: Comité de Emergencias
3 días
4
X
Análisis de la información recopilada y elaboración del Diagnóstico de Riesgos.
Jefe de DPPI y
Jefe del DO GG
3 horas
5
X
Formulación del Plan de Emergencias para
Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas, con
sistema de respuesta, esquema de organización
para su ejecución y desarrollo.
Jefe de DPPI y
Jefe del DO GG
1 semana
6
X
Exposición del consolidado del Plan de
Emergencias para Situaciones de Terremotos y
Lluvias Intensas.
Jefe de DPPI y
Jefe del DO GG
R: Comité de Emergencias
3 horas
7 X
Presentación del Plan de Emergencias para
Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas para
su aprobación mediante Resolución de GG.
Jefe de DPPI y
Jefe del DO GG
1 día
8
X
Resolución de Gerencia General de aprobación del
Plan de Emergencias para Situaciones de
Terremotos y Lluvias Intensas.
GG
2 horas
9 X
X
Remisión del Plan de Emergencias para
Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas
adjunto con su Resolución de Aprobación a
SUNASS, INDECI y Presidente de la Junta de P.
GG
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
51
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA
Y DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
GERENCIA GENERAL JUNTA GRAL. DE
PARTICIPACIONISTAS, INDECI Y
SUNASS.
Informe de necesidad de actualización del Plan
de Emergencias para situaciones de
Terremotos y Lluvias Intensas
Inicio Reunión con el Comité de
Emergencias para evaluar lo
logros del Plan de Emergencias
Anual y las debilidades.
Proceso de recopilación de la información de
terremotos y lluvias intensas.
Formulación del Plan de Emergencias
para Terremotos y Lluvias
Análisis de la información
recopilada y elaboración del
diagnóstico
Recopilación de información del estado situacional de la
infraestructura, maquinaria y equipos de la EPS
Exposición del consolidado del
Plan de Emergencias al Comité
de Emergencias que lo preside
el Gerente General.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
52
Aprobación
mediante
resolución
Final
Presentación del Plan de Emergencias para
Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas
Remisión del Plan de Emergencias con
Resolución a la Junta Gral. De
Participacionistas, INDECI Y SUNASS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
53
PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN DE EMERGENCIAS PARA SITUACIONES DE TERREMOTOS Y LLUVIAS DE LA
ENTIDAD CÓDIGO: DPPI015
N°
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
TIPO DE RELACIÓN
TIEMPO
SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R
1 X
Recopilación de información de las actividades
desarrolladas por el Comité de Emergencias y por el
Departamento de Operaciones. En forma trimestral
para la evaluación anual del Plan de Emergencias.
Jefe de DPPI y
Jefe de DO 1 hora
2
X
Elaboración de informe de seguimiento y evaluación
del Plan de Emergencias (mencionada evaluación
será ilustrada con fotografías).
Jefe de DPPI y Jefe de DO
2 horas
3 X
Remisión de informe de evaluación al Gerente
General. Jefe de DPPI y
Jefe de DO R: GG
1 hora
4 X X X
Luego de recepcionar el documento, la GG convoca al
Comité de Emergencias para la exposición de los
resultados de la evaluación del Plan de Emergencias
con miras a tomar acciones tendientes en mejora de la
EPS. Cuyos resultados y acuerdos se registrará en el
Acta del Comité de Emergencias.
J Jefe de DPPI y
- Jefe de DO
Gerencia
General
R: Comité de
Emergencias
2 horas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
54
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION,
PRESUPUESTO E INFORMÁTICA Y
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
GERENCIA GENERAL
Elaboración de Informe de seguimiento y
evaluación del Plan de Emergencias.
Inicio
Recopilación de la información en forma
trimestral para la evaluación anual.
Conformidad
Remisión del Informe de Evaluación al
Gerente General.
Recepción de Informe
Acta del Comité de Emergencias
Inicio
Fin
Convoca a reunión de Comité
de Emergencias para
exposición de la evaluación del
Plan de Emergencias.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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