manual de procedimientos del departamento de...
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í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS
Septiembre, 2003.
Indice
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos
Presentación ...................................................................................................................................... I
Organigrama......................................................................................................................................... II
Simbología ........................................................................................................................................... III
Descripciones de Procedimientos.................................................................................................................IV
1. Oficina de Control Presupuestal
1.1 Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev)..............................................1
1.2 Elaboración del Proyecto de Presupuesto...........................................................................................6
1.3 Control Presupuestal.................................................................................................................13
1.4 Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.............................................................18
1.5 Elaboración de Conciliaciones Bancarias del Siafev ..................................................................22
1.6 Captura del Avance del Programa Operativo Anualde la Contraloría General ..........................................................................................................25
2. Oficina de Control Financiero
2.1 Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores yPrestadores de Servicios...................................................................................................................28
2.2 Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos..........................................................33
2.3 Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente...................................................................................................39
2.4 Cierre Mensual Presupuestal.............................................................................................................45
3.Caja
3.1 Recepción de Recursos No Ejercidos.................................................................................................49
3.2 Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente...........................................................................54
3.3 Reposición de Fondo Revolvente de Caja.............................................................................................59
3.4 Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores...................................................................63
Indice
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos
3. Oficina de Contabilidad
3.1 Elaboración de Estados Financieros............................................................................................66
3.2 Elaboración de Conciliaciones Bancarias............................................................................................70
3.3 Registro de Reintegro de Recursos...............................................................................................75
3.4 Registro de Comprobación de Recursos.............................................................................................78
3.5 Registro de Solicitudes de Recursos de Fondo Revolvente ............................................................81
Directorio....................................................................................................................................................V
Firmas de Autorización................................................................................................................................VI
Presentación
í
ICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos
El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad conuna Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.
Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzanaespera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle lasactividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.
Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientosde la Unidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales seda cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.
El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección Generalde Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:
*Organigrama, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.
*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas deflujo de cada procedimiento.
*Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.
a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollanlas actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.
b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.
* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.
* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,revisión y autorización del documento.
Organigrama
í
IICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
OFICINA DECONTROL
PRESUPUESTAL
OFICINA DECONTABILIDAD
OFICINA DECONTROL
FINANCIERO
DEPARTAMENTODE RECURSOS
MATERIALES
DEPARTAMENTODE INFORMATICA
UNIDADADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTODE RECURSOS
HUMANOS
OFICINA DE NOMINA
OFICINA DEADMINISTRACION DE
PERSONAL
OFICINA DESERVICIOS
GENERALES YCONTROL DEINVENTARIOS
OFICINA DEADQUISICIONES
OFICINA DETRANSPORTES
OFICINA DEDESARROLLO DEAPLICACIONES
OFICINA DEINFORMACION
Y DISEÑO
OFICINA DESOPORTE TECNICO
ENLACESADMINISTRATIVOS
Simbología
í
IIICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
TerminalIndica el inicio y término del procedimiento.
OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad o acciones a realizar conexcepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativaIndica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos oalternativas (preguntas o verificación de decisiones).
DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genereo salga del procedimiento.
Archivo permanenteIndica que se guarda un documento de forma definitiva.
Archivo temporalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.
Sistema informáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.
Conector de actividadRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra parte lejana del mismo.
Dirección de flujo o líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse lasdistintas operación.
AclaraciónSe utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad delprocedimiento.
Manual de Procedimientos
Simbología
í
IIICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
DisqueteRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad mágnetica.
Disco compactoRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad de lectura óptica.
Preparación o conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a finpara poder continuar el descrito.
Dirección de flujo de actividades simultáneasConecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o másactividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.
Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra página del mismo.
ObjetoEs la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro delprocedimiento.
Manual de Procedimientos
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos
IV
DESCRIPCIONES DEPROCEDIMIENTOS
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF1
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia: Diaria.
Eá
En las Solicitudes-Comprobación de recursos deberá registrarse la autorización del t i tular delas áreas y del Jefe de la Unidad Administrat iva.
Las Solicitudes-Comprobación de recursos que reciba la Of icina de Control Presupuestal parala afectación del presupuesto y la l iberación de los recursos correspondientes, deberá ir acompa-ñada de la Documentación soporte en original que compruebe el gasto.
La Documentación soporte que se presente para comprobar el gasto, deberá contar con losrequisitos necesarios que para efectos f iscales establezca el Código Fiscal de la Federación ensu artículo 29A y su Reglamento.
Las Solicitudes-Comprobación de recursos que se reciban por concepto de capacitación, debe-rán ir acompañadas de un Oficio de autorización f i rmado por el grupo de trabajo integrado por laContraloría General, con el v isto bueno de la Directora General de Desarrol lo Administrativo y porla Secretaría de Finanzas y Planeación, con el v isto bueno del Director General de Administra-ción.
Las Solicitudes-Comprobación de recursos que se presenten por conceptos de promoción, de-berán entregarse a la Of icina de Control Presupuestal con una Orden de inserción y se env iaránmediante Oficio a la Coordinación General de Comunicación Social para que se tramite su pagoante la Secretaría de Finanzas y Planeación, poster iormente se recibirá de la SEFIPLAN of iciodonde se informe del monto afectado al presupuesto, conteniendo una relación donde se indicaproveedor, R.F.C., factura y monto pagado. De dicho oficio el original se archiva cronológicamentey la copia se anexa en la S.C.R.
Las Solicitudes-Comprobación de recursos por conceptos de pago de telefonía celular, deberánser env iadas a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su trámite de pago para las afectacio-nes al presupuesto por concepto de telefonía convencional y energía eléctrica, la SEFIPLAN envíaun of icio donde solici ta se real ice la afectación presupuestal correspondiente, posteriormente elárea de recursos materiales val ida y recaba la documentación soporte.
La Secretaría de Finanzas y Planeación realizá el pago a proveedores y/o prestadores de serviciospor t ransmisión electrónica.
Recepción de Sol i c i tudes-Comprobac ión de Recursos para l a A fectaciónPresupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (Siafev).
Real izar las afectaciones presupuestales de gasto corr iente para actualizar la dis-ponibi l idad presupuestal .
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF2
Area
3
Oficina de ControlPresupuestal
1
2
2A
3
4
4A
4A.1
Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos en original, la Documentación soporte en original y el Formatode seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias.
Rev isa que el Formato de seguimiento de documentacióndel Siafev en original y dos copias se encuentre autorizado porel Jefe del Departamento de Recursos Financieros y que los da-tos relevantes coincidan con los presentados en la Solicitud-Comprobación de recursos en original.
¿Coinciden los datos de los documentos presentados?
En caso de no coincidir los datos de los documentos:Dev uelve a la Of icina de Control Financiero la Solicitud-Com-probación de recursos en original, la Documentación soporteen original y el Formato de seguimiento de documentacióndel Siafev en original y dos copias para que sean corregidos.
Continúa con la activ idad número 1.
En caso de coincidir los datos de los documentos:Sel la una copia del Formato de seguimiento de documenta-ción del Siafev y la devuelve a la Of icina de Control Financiero,y la segunda copia la archiva de manera cronológica permanen-te.
Rev i sa detal ladamente que coinc ida l a i nf ormac ión de laSolicitud-Comprobación de recursos con la Documentaciónsoporte ambas en or ig inal para que se cumpla con lanormatividad vigente.
¿Coinciden los datos y se apl ica la normativ idad v igente?
En caso de no co inc id i r los datos y de no apl icar lanormatividad:Dev uelve a la Of icina de Control Financiero la Solicitud-Com-probación de recursos en original y la Documentación sopor-te en original para su corrección por el área que tramita y archi-va el Formato de seguimiento de documentación del Siafeven original de manera cronológica permanente.
Pasa el t iempo.
Recibe de la Of ic ina de Control Financiero la Solicitud-Com-probación de recursos en original y la Documentación sopor-te, en original corregidos.
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF3
Area
Continúa con la activ idad número 5.
En caso de coincidir los datos y de aplicar la normativ idad:Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y captura losdatos de la Solicitud-Comprobación de recursos en originaly realiza la afectación al presupuesto.
Asigna el número de folio que corresponde del Siafev para con-trol en la Solicitud-Comprobación de recursos en original.
Integra y archiva de manera cronológica permanente en elExpediente contable, la Solicitud-Comprobación de recur-sos en original, la Documentación soporte en original y elFormato de seguimiento de documentación del Siafev enoriginal.
Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y emite elListado de órdenes de pago EP-CGE en dos tantos.
Recaba f irma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe delDepartamento de Recursos Financieros en el Listado de órde-nes de pago EP-CGE, en dos tantos.
Envía al Departamento de Ordenes de Pago de la Secretaría deFinanzas y Planeación el Listado de órdenes de pago EP-CGE, en un tanto y archiva de manera cronológica permanentecomo acuse de recibo un tanto del mismo documento, el cualuti l izará como consulta de pagos tramitados.
Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y emite elreporte Orden de pago EP-PO en un tanto que uti l izará comoconsulta analít ica del pago programado y el reporte Pago aproveedores EP-CGE, en un tanto, que permite rev isar los pa-gos diarios a proveedores y archiva de manera cronológica per-manente ambos reportes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
5
6
7
8
9
10
11
Oficina de ControlPresupuestal
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECEPCION DE SOLICITUDESRECEPCION DE SOLICITUDES--COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SCOMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)
OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
SOLICITUD/ COMPROBACION DE RECURSOS
O
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O
SOLICITUD-O
FORMATO DE SEG.
O-2
DOCUMENTACION SOPORTE
O
RECIBE
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O
INICIO
OFICINA DE CONTROL FINANCIERO
O
REVISA
O
¿COINCIDEN LOS DATOS Y SE APLICA LA NORMATIVIDAD
VIGENTE?
¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS DOCUMENTOS
PRESENTADOS?
NO
1
SI
ACCESA,CAPTURA DATOS Y
REALIZA AFECTACION
MODULO DE ORDENES DE PAGO
NO
SI
OFICINA DE CONTROL FINANCIERO
1
DE DOC. DEL SIAFEV
REVISA
O-2
FORMATO DE SEG.DE DOC. DEL SIAFEV
COMPROBACION DE RECURSOS
FORMATO DE SEG.
O-2
DOCUMENTACION SOPORTE
O
DEVUELVE
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS
O
DE DOC. DEL SIAFEV
OFICINA DE CONTROL FINANCIERO
SELLA YDEVUELVE
1
FORMATO DE SEG.DE DOC. DEL SIAFEV
2
C
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS
DOCUMENTACION SOPORTE
1
OFICINA DE CONTROL FINANCIERO
FORMATO DE SEG.
O
DOCUMENTACION SOPORTE
O
DEVUELVE
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O
DE DOC. DELSIAFEV
DOCUMENTACION SOPORTE
O
RECIBE
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
2
2
ASIGNA FOLIO PARA CONTROL
C
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECEPCION DE SOLICITUDESRECEPCION DE SOLICITUDES--COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SCOMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)
OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
LISTADO DE ORDENES DE PAGO EP-CGE
1
LISTADO DE ORDENES DE PAGO EP-CGE 2T
ACCESA Y EMITE
MODULO DE ORDENES DE PAGO
EXPEDIENTE CONTABLE
FORMATO DE SEG.
O
DOCUMENTACION SOPORTE
O
INTEGRA
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O
DE DOC. DEL SIAFEV
C
RECABA FIRMA
ACCESA Y EMITE
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
2T
T
ENVIA
LISTADO DE ORDENES DE PAGO EP-CGE T
C
ORDEN DE PAGOEP-PO
T
MODULO DE ORDENES DE PAGO
ACCESA Y EMITE
DEPARTAMENTO DE ORDENES DE PAGO DE LA SEFIPLAN
PAGO A PROVEEDORESEP-CGE
T
C
FIN
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF6
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003 Sept./2003
Nombre: Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Objetivo:
Frecuencia: Anual.
Eá
Las unidades presupuestales de la Contraloría General, deberán apegarse para la elaboracióndel Proyecto de presupuesto a los Lineamientos de Presupuestación y Programaciónemi tidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
La Of icina de Control Presupuestal asignará las claves necesarias a los usuarios, a f in de quecuenten con acceso di recto al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poderrealizar la captura de las part idas autorizadas.
La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para def inir laintegración y captura del Proyecto de presupuesto de la Dependencia y coordinar lasactiv idades a seguir.
La Of icina de Control Presupuestal, proporcionará a las unidades presupuestales la capaci ta-ción y asesoría para el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
La captura de las part idas correspondientes al Proyecto del presupuesto de las unidadespresupuestales deberán real izarse en el período establecido por el T i tular de la UnidadAdministrativa para cumplir en t iempo y forma con la programación emit ida por la ContraloríaGeneral.
Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios deracionalidad, disciplina y austeridad presupuestal y en apego a la normatividad emitida por laSecretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzarde cada una de las Unidades Presupuestales de la Contraloría General.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF7
Area
3
Oficina de ControlPresupuestal
1
2
3
4
5
6
7
Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departa-mento de Recursos Financieros, copia del Oficio circular para acudir a laSecretaría de Finanzas y Planeación y conocer los Lineamientos de pro-gramación y presupuestación y lo archiva de manera cronológica per-manente.
Pasa el t iempo.
Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recibe losLineamientos de programación y presupuestación y el Ma-nual de operación para el Módulo de Elaboración del Proyectode Presupuesto, en original.
Pasa el t iempo.
Participa en reunión convocada por el Titular de la Unidad Admi-nistrativa con los Jefes de Departamento de la Unidad y anali-zan los Lineamientos de programación y presupuestaciónen original para acordar fechas de reunión con las UnidadesPresupuestales de la Contraloría General.
Pasa el t iempo.
Recibe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Depar-tamento de Recursos Financieros, copia del Oficio circulardonde detal la fecha, lugar y número de áreas participantes en lareunión programada para dar a conocer a las UnidadesPresupuestales los Lineamientos de programación ypresupuestación.
Fotocopia los Lineamientos de programación ypresupuestación y el Manual de operación ambos en originalpara cada una de las áreas que participarán en la reunión pro-gramada por la Unidad Administrativa.
Elabora para cada una de las áreas participantes en la reunión,Cronograma de fechas de elaboración y entrega del proyectode presupuesto.
Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos deprogramación y presupuestación, el Manual de operación yel Cronograma de fechas para cada una de las áreas que parti-ciparán en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Admi-nistrativa.
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF8
Area
Acude a la reunión y entrega los Paquetes de documentos acada una de las Unidades Presupuestales de la ContraloríaGeneral que participan donde se explicarán los Lineamientospara integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinacióncon el Departamento de Recursos Financieros y la Of icina deControl Presupuestal para asignar claves de acceso al Módulode Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Pasa el t iempo.
Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta u Oficio enoriginal y f irmado por cada ti tular en el cual indican los usua-rios que operarán el Módulo de Elaboración del Proyecto dePresupuesto.
Determina las claves para cada uno de los usuarios del Módulode Elaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa v íatelefónica las claves asignadas, para que inicien la captura enel Módulo del Proyecto de Presupuesto y archiva de maneracronológica temporal la Tarjeta u Oficio en original en el cualse indicaron los usuarios que operarán el Módulo.
¿Los usuarios tienen dudas para operar el Módulo?
En caso de tener dudas para operar el Módulo:Recibe v ía telefónica de las Unidades Presupuestales la sol ici-tud de asesoría para el manejo del Módulo.
Acude a las áreas de las Unidades Presupuestales y proporcio-na la asesoría sobre el manejo del Módulo de Elaboración delProyecto de Presupuesto.
Continúa con la activ idad número 11.
En caso de no tener dudas para operar el Módulo:Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presu-puesto la captura que las Unidades Presupuestales de laContraloría General real izaron en las partidas autorizadas.
Verif ica en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presu-puesto la captura de las partidas autorizadas y determina si lasUnidades Presupuestales se apegaron a los montos autoriza-dos.
¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados?
En caso de exceder los montos autorizados:Solicita v ía telefónica a las Unidades Presupuestales que efec-túen los ajustes correspondientes a cada una de las partidasque exceden los montos autorizados.
8
9
10
10A
10A.1
11
12
12A
Oficina de ControlPresupuestal
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF9
Area
Continúa con la activ idad número 12.
En caso de no exceder los montos autorizados:Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta informati-va en original para notif icar la conclusión de la captura del Pro-yecto de presupuesto y la archiva de manera cronológica per-manente.
Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y revisacada una de las partidas capturadas por las Unidades Presupuestales yrealiza los últimos ajustes.
Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto los repor-tes del Proyecto de presupuesto en original.
Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivelsector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte porcapítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documen-tos en original.
Entrega a la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento deRecursos Financieros para revisión los siguientes documentos:Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector enoriginal,Reporte por capítulo de gasto en original yProyecto de presupuesto, en original.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Unidad Administrativa los documentos siguientes:Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, enoriginal,Reporte por capítulo de gasto, en original yProyecto de presupuesto, en original.
¿Existen ajustes a los reportes?
En caso de existir ajustes a los reportes:Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los ajustescorrespondientes a los reportes siguientes:Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, enoriginal,Reporte por capítulo de gasto en original yProyecto de presupuesto, en original.
Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúalos ajustes a las partidas correspondientes, en el proyecto de presupues-to.
13
14
15
16
17
18
18A
18A.1
Oficina de ControlPresupuestal
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF10
Area
Ajusta el Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivelsector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte porcapítulo de gasto comparativo, ambos documentos en original.
Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto el Proyec-to de Presupuesto en original.
Entrega a la Unidad Administrativa, a través del Jefe del Departamento deRecursos Financieros para que sean remitidos a la Secretaría de Finan-zas y Planeación, los documentos siguientes:Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector enoriginal,Proyecto de presupuesto en original,Reporte por capítulo de gasto en original.
Continúa con la actividad número 19.
En caso de no existir ajustes a los reportes:Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantosde los reportes del Proyecto de presupuesto y entrega un tanto a laUnidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas yPlaneación y un tanto lo archiva de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, una copia delOficio de autorización del presupuesto, para que con base en este serealicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y la archiva demanera cronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
18A.2
18A.3
18A.4
19
20
Oficina de ControlPresupuestal
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTOELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTOOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
CRONO-GRAMA
C
TARJETA INFORMATIVA O
O
MANUAL DE OPERACION
OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
RECIBE
OFICIO CIRCULAR
1
INICIO
ACUDE Y RECIBE
JEFE DELDEPARTAMENTO
DE RECURSOSFINANCIEROS O
FOTOCOPIA
LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
MANUAL DE OPERACION
O
DETERMINA CLAVESE INFORMA
¿LOS USUARIOS TIENEN DUDAS PARA
OPERAR EL MODULO?
ACUDE A REUNION Y ENTREGA
PAQUETE DEDOCUMENTOS
¿LA CAPTURA DE LAS PARTIDAS EXCEDEN
LOS MONTOS AUTORIZADOS?
ACUDE Y PROPORCIONA
ASESORIA
SI
C
SECRETARIADE FINANZAS
Y PLANEACION
OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
PARTICIPA EN REUNION
1OFICIO CIRCULAR
RECIBE
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
ELABORA
CRONOGRAMA
INTEGRA
LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
MANUAL DE OPERACION
PAQUETE DE DOCUMENTOS
RECIBE
RECIBE SOLICITUDDE ASESORIA
UNIDADESPRESUPUESTALES
1
NO
SOLICITAAJUSTES
VIA TELEFONICA
2
SI
NO
RECIBE
UNIDADES PRESUPUESTALES
1
MONITOREA LACAPTURA
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
VERIFICA, CAPTURA Y DETERMINA
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
1
2
UNIDADES PRESUPUESTALES
TARJETA UOFICIO O
UNIDADES PRESUPUESTALES
UNIDADES PRESUPUESTALES
UNIDADES PRESUPUESTALES
VIA TELEFONICA
TARJETA UOFICIO O
C
PARA CADA UNO DE LOS USUARIOSDEL MODULO DE ELABORACION
DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
VIA TELEFONICAUNIDADESPRESUPUESTALES
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTOELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTOOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
OPROYECTO DE PRESUPUESTO
1
EMITE
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
OREPORTE POR CAPITULO DE GASTO
O
REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
ELABORA
O
O
REPORTE POR CAPITULODE GASTO
O
REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
RECIBE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
¿EXISTEN AJUSTES A LOS REPORTES?
SI
NO
O
O
REPORTE POR CAPITULODE GASTO
OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
RECIBE AJUSTES
PROYECTO DE PRESUPUESTO
ACCESA Y EFECTUA AJUSTES
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
O
REPORTE POR CAPITULODE GASTO
O
REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
AJUSTA
O
OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
ENTREGA
PROYECTO DE PRESUPUESTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
3TPROYECTO DE PRESUPUESTO
EMITE
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
1OFICIO DE AUTORIZACION
RECIBE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
FIN
O
O
REPORTE POR CAPITULO DE GASTO
OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
ENTREGA
PROYECTO DE PRESUPUESTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
T
C
3
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
ACCESA Y REALIZAAJUSTES
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PPTTO
EMITE
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
PROYECTO DEPRESUPUESTO O
REPORTE POR CAPITULO DE GASTO
O
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF13
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Control Presupuestal.
Objetivo:
Frecuencia: Diaria.
Eá
El Control Presupuestal se realizará en apego a lo establecido en el Código Financiero para elEstado de Veracruz y en el Decreto del Presupuesto de Egresos.
El Departamento de Recursos Financieros entregará a f in de cada mes a las áreas de laContraloría General un avance presupuestal de las partidas a efecto de que conozcan sudisponibi l idad y conci l ien sus cif ras en los Sistemas internos de control presupuestal.
Verificar que las partidas cuenten con disponibilidad presupuestal en tiempo y en forma para que laContraloría General cumpla con los compromisos establecidos.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF14
Recibe de las diversas áreas de la Contraloría General Tarjeta desolicitud en original y el Anexo de solicitud de transferencias yrecalendarizaciones presupuestales en original.
Analiza el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizacionespresupuestales en original, verifica que se apeguen a las normas estable-cidas para el control presupuestal.
¿Proceden las transferencias y recalendarizaciones?
En caso de que no procedan las transferencias y recalendarizaciones:Elabora Tarjeta informativa en original y copia para notificar al área de laContraloría General los motivos por los cuales no proceden las transferen-cias y las recalendarizaciones y recaba firma del Jefe del Departamento deRecursos Financieros.
Entrega la Tarjeta informativa en original al área de la Contraloría Generalque solicitó las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales yarchiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanentecon la Tarjeta de solicitud original y el Anexo de solicitud de transfe-rencias y recalendarizaciones presupuestales en original.
Fin.
En caso de proceder:Envía por correo electrónico a la Dirección General de Programación y Pre-supuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el archivo de transfe-rencias y recalendarizaciones, previamente revisado para que se realice laafectación presupuestal correspondiente.
Elabora Tarjeta informativa en original y copia para notificar a las áreas dela Contraloría General de las transferencias que proceden.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en laTarjeta informativa en original y copia y entrega el original al área de laContraloría General que solicita las transferencias y las recalendarizacionespresupuestales y archiva la copia como acuse de recibo de maneracronológica permanente junto con la Tarjeta de solicitud original.
Obtiene Fotocopia del Anexo de solicitud de transferencias yrecalendarizaciones presupuestales en original y archiva la fotocopia demanera cronológica permanente.
Elabora el Oficio de solicitud de transferencias y recalendarizaciones enoriginal y copia para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas yPlaneación para su autorización y recaba la firma del Jefe de la UnidadAdministrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
1
2
2A
2A.1
3
4
5
6
7
Oficina de ControlPresupuestal
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF15
Remite a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitudoriginal y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizacionespresupuestales en original y archiva la copia del Oficio de solicitud comoacuse de recibo de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo.
Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidaddel Siafev y verifica que las transferencias y las recalendarizaciones seencuentren autorizadas y emite el Reporte de avance presupuestal enlos tantos necesarios para informar a las Unidades Presupuestales delmismo módulo emite el Reporte de transferencias por unidadpresupuestal y programa en los tantos necesarios.
Elabora Tarjeta en original y copia para enviar a las UnidadesPresupuestales el reporte del avance presupuestal y el reporte de transfe-rencias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Turna a las Unidades Presupuestales la Tarjeta en original con el Repor-te de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tantopara informar de los movimientos registrados en el mes, a la Oficina deControl Financiero el Reporte de avance presupuestal y el Reporte detransferencias en un tanto y archiva de manera cronológica permanentela Tarjeta en copia y el Reporte de avance presupuestal y el Reportede transferencias en un tanto.
Prepara los siguientes reportes trimestrales del gasto y se envían a laSecretaría de Finanzas y Planeación:- Estado de flujo de efectivo, en un tanto,- Estado económico de los ingresos y gastos, en un tanto y- Estado analítico de programas en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el Procedimiento:Cierre Mensual Presupuestal.
8
9
10
11
12
Oficina de ControlPresupuestal
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CONTROL PRESUPUESTALCONTROL PRESUPUESTALOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
1
OFICIO DE SOLICITUD
OANEXO DE SOLICITUD DE
TRANS. Y RECALEN. PPTS.
C
AREA DE LA CONTRALORIA
GENERAL
1
O
RECIBE
TARJETA DE SOLICITUD
O
INICIO
ANALIZA
AREAS DE LA CONTRALORIA
GENERAL
ANEXO DE SOLICITUD DE O
¿PROCEDENLAS TRANSFERENCIAS YRECALENDARIZACIONES?
NO
SI
1
TRANS. Y RECALEN. PPTS.
ANEXO DE SOLICITUD DETRANS. Y RECALEN. PPTS.
ARCHIVO DE TRANSFERENCIAS Y
RECALENDARIZACIONES
ENVIA
O-1TARJETAINFORMATIVA
ELABORA
RECABAFIRMA Y ENTREGA
TARJETAINFORMATIVA
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
O
TARJETA DE SOLICITUD
OBTIENE FOTOCOPIA
OANEXO DE SOLICITUD DETRANS. Y RECALEN. PPTS.
C
ELABORA YRECABA FIRMA
O-1OFICIO DE SOLICITUD
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
REMITE
OOFICIO DE SOLICITUD
SECRETARIA DE FINANZAS Y
PLANEACION
F
C
DIRECCION GENERALDE PROGRAMACION
Y PRESUPUESTODE LA SEFIPLAN
CORREOELECTRONICO
TARJETAINFORMATIVA
O-1
ELABORA YRECABA FIRMA
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
C
1
ENTREGA
TARJETAINFORMATIVA
O
O
TARJETA DE SOLICITUD ANEXO DE
SOLICITUD DETRANSFERENCIA Y
RECALEN. PPTS.O
FIN
AREA DE LA CONTRALORIA GENERAL
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CONTROL PRESUPUESTALCONTROL PRESUPUESTALOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
REPORTE DETRANSFERENCIAS
1
T
TARJETAREPORTE
DE AVANCEPRESUPUESTAL
C
TREPORTEDE AVANCE
PRESUPUESTAL
OFICINA DE CONTROL FINANCIERO
TARJETA O-1
1
MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES DE PRESUPUESTO Y
CONTABILIDAD DEL SIAFEV
ACCESA, VERIFICA TRANSFERENCIAS
Y EMITE
ELABORA YRECABA FIRMA
NECESARIOS PARA INFORMAR A LAS
UNIDADES PRESUPUESTALES
FIN
T
TURNA
TARJETA O
JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
REPORTEDE AVANCE
PRESUPUESTAL
UNIDADESPRESUPUESTALES
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL
REPORTEDE AVANCEPRESUPUESTAL
T
REPORTE DETRANSFERENCIAS
T
T
PREPARA Y ENVIA
ESTADO DE FLUJODE EFECTIVO
T
T
ESTADOECONOMICO DELOS INGRESOSY GASTOS
ESTADOANALITICO DEPROGRAMAS
REPORTE DETRANSFERENCIAS
T
REPORTE DETRANSFERENCIAS
T
T
SECRETARIA DEFINANZAS YPLANEACÓN
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF18
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo Contralor General
Sept./2003
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia: Mensual.
Eá
La preparación de los Estados Financieros se real izará con base en los pr incipios deContabil idad Gubernamental Generalmente Aceptados, así como en los l ineamientos para elejercicio del presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Los Estados Financieros deberán elaborarse de acuerdo a lo establecido en el CódigoFinanciero para el Estado de Veracruz.
Para el registro de las operaciones contables se deberá considerar el catálogo general decuentas establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.
Generar información financiera veraz y oportuna que permita analizar los registros contablesrealizados durante el ejercicio, facilitar la toma de decisiones e integrar la cuenta pública deGobierno del Estado de Veracruz.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF19
Area
3
Oficina de ControlPresupuestal
1
2
3
4
5
5A
5A.1
6
7
Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidaddel Siafev y emite el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6sector 30, en un tanto, para su análisis.
Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev y elaboralas pólizas manuales que corresponden a los movimientos realizados.
Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev y revisaque las pólizas elaboradas hayan sido contabilizadas por el área de Con-tabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Accesa y emite del Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto yContabilidad del Siafev el Reporte de avance presupuestal por partida ya nivel sector, en un tanto y el Reporte INF balanza de comprobaciónnivel 6 sector 30, en un tanto.
Valida el importe del presupuesto ejercido en el Reporte de avancepresupuestal por partida y a nivel sector en un tanto y en el Reporte INFbalanza de comprobación nivel 6 sector 30, en un tanto.
¿Es correcta la información?
En caso de no estar correcta la información:Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev, realizaajustes a las pólizas manuales.
Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidaddel Siafev y emite el Reporte de avance presupuestal por partida y anivel sector, en un tanto y el Reporte INF Balanza de comprobaciónnivel 6 sector 30 en un tanto para sustituir a los reportes anteriores quepresentan ajustes.
Continúa con la actividad número 7.
En caso de estar correcta la información:Elabora y captura en Programa word las Notas a los estadosfinancieros que permitan dar una interpretación amplia y clarasobre la apl icación de los recursos presentados en los estadosf inancieros.
Emi te los reportes f inancieros siguientes:- INF Balance general nivel 4 sector 30, en dos tantos,- INF Balanza de comprobación nivel 6 sector 30, en un tan-to,- INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 sector 30 en untanto,- INF Estado de ingresos y egresos nivel 6 sector 30 en untanto,
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF20
Area
Oficina de ControlPresupuestal
8
9
10
- INF Avance por sector a nivel partida en dos tantos.- Notas a los estados financieros, en dos tantos,- Resumen de movimientos del almacén de materiales ysuministros, en dos tantos,- Arqueo de fondo revolvente, en dos tantos.
Integra dos tantos de los estados financieros cada uno con los documentossiguientes:- INF Balance general nivel 4 sector 30, en un tanto,- INF Balanza de comprobación nivel 4 sector 30, en untanto,- INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 sector 30 en untanto,- INF Estado de ingresos y egresos nivel 6 sector 30 en untanto,- INF avance por sector a nivel partida en dos tantos.- Notas a los estados financieros, en un tanto,- Resumen de movimientos del almacén de materiales ysuministros, en un tanto,- Arqueo de fondo revolvente, en un tanto.
Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros los EstadosFinancieros, en dos tantos, a fin de que se recabe la firma de autorizacióndel Jefe de la Unidad Administrativa y del titular de la Dependencia y seremita a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los Estadosfinancieros en un tanto con el registro de las firmas del Jefe de la Uni-dad Administrativa y del titular de la Dependencia y lo archiva comoacuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación de maneracronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS DEL GASTO CORRIENTEELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS DEL GASTO CORRIENTE
OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
RESUMEN DEMOVIMIENTOSDELALMACEN
T
T
NOTAS ALOS ESTADOSFINANCIEROS
ARQUEO DEFONDOREVOLVENTE
T
INF BALANCE GENERAL NIVEL 4 SECTOR 30
T
T
INF ESTADODE INGRESOSY EGRESOSNIVEL 4
T
INF BALANZA DE COMPROBACION NIVEL 4 SECTOR 30
INF ESTADODE INGRESOSY EGRESOSNIVEL 6
T
INF AVANCEPOR SECTORA NIVELPARTIDA
2T
RESUMEN DEMOVIMIENTOSDELALMACEN
2T
2T
NOTAS ALOS ESTADOSFINANCIEROS
ARQUEO DEFONDOREVOLVENTE
2T
INICIO
ACCESAY
EMITE
MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES DE
PRESUPUESTO Y CONTABILIDADREPORTE BALANCE DE COMPROBACION EP T
ACCESA Y ELABORA POLIZAS
MODULO CREACION ASIENTOS
CONTRALORIA
ACCESA Y REVISA
POLIZAS
MODULO CREACION ASIENTOS
CONTRALORIA
T
T
ACCESA Y EMITE
MODULO CONSULTAS Y REPORTES DE
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
REPORTE AVANCE PRESUPUESTAL
POR PARTIDA Y A NIVEL SECTOR
1
ELABORA Y CAPTURA
NOTAS
PROGRAMA WORD
EMITEREPORTES
FINANCIEROS
INF BALANCE GENERAL NIVEL 4 SECTOR 30
2T
T
INF ESTADODE INGRESOSY EGRESOSNIVEL 4
T
INTEGRA LOSESTADOS FINANCIEROS
ENTREGA PARAAUTORIZACION
ESTADOS FINANCIEROS 2T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
C
FIN
RECIBE
ESTADOS FINANCIEROS T
1
ACCESA Y EMITE
MODULO DE CONSULTAS Y
REPORTES
REPORTEAVANCEPRESUPUESTAL
T
T
¿ES CORRECTA LA
INFORMACION?
NO
SI
ACCESA Y REALIZA
AJUSTES A POLIZAS
MODULO CREACION ASIENTOS
CONTRALORIA
VALIDA IMPORTEPRESUPUESTO EJERCIDO
REPORTEAVANCEPRESUPUESTAL
T
T
EPREPORTE
BALANCE DECOMPROBACIONRESUMEN 1
EPREPORTE
BALANCE DECOMPROBACIONRESUMEN 1
EPREPORTE
BALANCE DECOMPROBACIONRESUMEN 1
INF BALANZA DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 30
INF ESTADODE INGRESOSY EGRESOSNIVEL 6
T
INF AVANCEPOR SECTORA NIVELPARTIDA
2T
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF22
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia: Mensual.
Eá
Las Conciliaciones bancarias se realizarán en apego a lo establecido en el Código Financieropara el Estado de Veracruz y en los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.
Las Conciliaciones bancarias, deberán elaborarse los primeros cinco días hábiles de cadames a f in de que sean entregados con oportunidad al Jefe del Departamento de RecursosFinancieros.
Los archiv os de nómina que el Departamento de Recursos Humanos entregue en mediomagnético al Departamento de Recursos Financieros, deberán ser cargados en el Módulo deConcil iaciones Bancarias del Siafev, a f in de que sean concil iados contra los Estados de cuen-ta bancarios.
Los archivos de nómina correspondientes al personal de base y contrato se recibi rán delDepartamento de Recursos Humanos en medio magnético de manera quincenal.
Elaboración de Concil iaciones Bancarias del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (Siafev).
Verif icar los saldos de las cuentas bancarias de nómina contra los estados decuenta que se generen en la Contraloría General.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF23
Area
3
Oficina de ControlPresupuestal
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Recibe del Departamento de Recursos Humanos a través del Jefe delDepartamento de Recursos Financieros, Tarjeta informativa en original, elReporte de cifra control de nómina en original y el medio magnético conlos archivos de nómina para que sean cargados en el Módulo deConciliaciones Bancarias del Siafev.
Accesa al Módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev, carga los archivosde nómina contenidos en el medio magnético y lo archiva de maneracronológica permanente junto con la Tarjeta informativa original y el Re-porte de cifras control en original.
Emite del Módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev un Reporte decheques emitidos en el período de gasto corriente y de nómina en untanto a fin de conciliarlos con los Estados de cuenta bancarios.
Accesa al Sistema Cash Windows y emite los Estados de cuentabancarios de nómina en un tanto.
Accesa al Módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev y captura las can-tidades de los cheques pagados de acuerdo a los Estados de cuenta ban-carios en un tanto emitidos con anterioridad.
Emite del Módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev el Reporte decheques pagados en un tanto, el Reporte de cheques vigentes o entránsito en dos tantos para respaldar el soporte de la conciliación.
Obtiene del archivo cronológico temporal el Reporte auxiliar de bancos enoriginal y elabora la Conciliación bancaria en dos tantos con el Reportede cheques vigentes o en tránsito en dos tantos y los Estados de cuentabancarios en un tanto.
Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros la Conciliaciónbancaria en dos tantos para que sea firmada y remitida a la Secretaría deFinanzas y Planeación con el Reporte de cheques vigentes o entránsito en un tanto y los Estados de cuenta bancarios en un tanto yarchiva el Reporte auxiliar de bancos, en original de manera cronológicapermanente.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros un tanto de laConciliación bancaria firmada por el Jefe de la Unidad Administrativa y laarchiva como acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación demanera cronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
de
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ELABORACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS DEL SIAFEVELABORACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS DEL SIAFEVOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
T
2TREPORTE DE CHEQUES
VIGENTES O EN TRANSITO
2T
ARCHIVO DE NOMINA
REPORTE DE CIFRA CONTROL
O
ARCHIVO DE NOMINA
O
INICIOJEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
TARJETA INFORMATIVA
O
RECIBE
TARJETA INFORMATIVA O
ACCESA Y CARGA
MODULO DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
REPORTE DE CIFRA CONTROL
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
FIN
C
REPORTE DE CHEQUES EMITIDOS EN EL PERIODO
EMITE
MODULO DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
ACCESA y EMITE
CASH WINDOWS
T
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
ACCESA Y CAPTURA
MODULO DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
REPORTE DE CHEQUES PAGADOS
EMITE
MODULO DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
T
REPORTE DE CHEQUES
CONCILIACION BANCARIA
2T
REPORTE AUXILIAR DE BANCOS
OBTIENE Y ELABORA
O
VIGENTES O EN TRANSITO
T
T
REPORTE AUXILIAR DE BANCOS
ENTREGA
2T
VIGENTES O EN TRANSITO
CONCILIACION BANCARIA
REPORTE DE CHEQUES
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
O
C
CONCILIACION BANCARIA
RECIBE
T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
C
C
FIRMA DEL JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
T
T
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF25
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia: Trimestral.
Eá
El seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se realizará en apego a loestablecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz.
La captura y seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se efectuarán consi-derando los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.
Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas detrabajo establecidos por las áreas de la Contraloría General.
Captura del Avance del Programa Operativo Anual de la Contraloría General.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF26
Area
Recibe de las áreas de la Contraloría General, la Tarjeta informativa enoriginal para informar de la captura del Programa Operativo Anual enoriginal.
Realiza el cierre trimestral del Programa Operativo Anual en el Módulode Presupuesto del Siafev y emite en tres tantos los reportes siguientes:- Avance físico de actividades,- Avance físico financiero a nivel programa y- INF Avance programático (objeto de gasto).valida la información financiera que refleja los reportes.
Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros los reportesde Avance físico de actividades, Avance físico financiero a nivelprograma en tres tantos y el INF Avance programático, a fin de que seremita el primer tanto a la Secretaría de Finanzas y Planeación y el segun-do tanto a la Dirección General de Control y Evaluación.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros el tercer tantode los reportes de Avance físico de actividades, Avance físicofinanciero a nivel programa y el INF avance programático debida-mente sellado por la Secretaría de Finanzas y Planeación, y los archiva demanera cronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
3
4
Oficina de ControlPresupuestal
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CAPTURA DEL AVANCE DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA CONTRALORICAPTURA DEL AVANCE DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA CONTRALORIA GENERALA GENERALOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL
INICIO
AREAS DE LA CONTRALORIA
GENERAL
TARJETA INFORMATIVA
O
RECIBE
REALIZA CIERRE Y EMITE REPORTES
INF AVANCE PROGRAMATICO
AVANCE FISICO FINANCIERO
AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES
3T
3T
3T
INF AVANCE PROGRAMATICO
AVANCE FISICO FINANCIERO
AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES
ENTREGA
3T
3T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
AVANCE FISICO FINANCIERO
AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES
RECIBE
T
T
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS FINANCIEROS
T
3T
C
FIN
MODULO DE PRESUPUESTO
DEL SIAFEV
INF AVANCE PROGRAMATICO
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF28
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia: Diaria.
Eá
Recepción y Rev isión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadoresde Serv icios.
Verificar que las áreas de trabajo de la Contraloría General cumplan con la normatividad establecidapara afectar el presupuesto y tramitar pagos.
El trámite de pago a proveedores y prestadores de servicios que realicen las áreas de trabajo de la ContraloríaGeneral deberá integrar la justificación de la adquisición y/o contratación de servicios, además de la autorizaciónpara el trámite directo por parte del Departamento de Recursos Materiales.
La Documentación soporte del trámite del pago directo, que el Departamento de Recursos Materiales y laOficina de Adquisiciones presente deberá integrarse por la Factura, Pedido, Contrarecibo, Cuadrocomparativo, Cotizaciones y en el caso de derivarse de un evento de licitación, anexar el Acta de Subcomitéde Adquisiciones y Obras Públicas y el Acta de fallo correspondiente.
La Documentación soporte del pago directo que se tramite deberá cumplir con lo establecido en el CódigoFiscal de la Federación en su artículo 29A y con los Lineamientos Internos establecidos por el Departamento deRecursos Financieros para liberación de recursos.
La recepción de trámites de pago directo procederá sólo si se cuenta con disponibilidad presupuestal, seráresponsabilidad del área que tramita, solicitar en la Oficina de Control Presupuestal los movimientos que permitanliberar recursos.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF29
3
Oficina de ControlFinanciero
1
1A
2
3
3A
3A.1
3A.2
3A.3
Recibe de las áreas de la Contraloría y del Departamento de RecursosMateriales la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia, yla Documentación soporte y determina, con base en los documentos arevisar, el área que tramita.
¿ Cual es el área que tramita ?
En caso de ser las áreas de la Contraloría:Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Com-probación de recursos en original y copia, la Factura en original, el Ofi-cio de autorización en original, a través del cual el Departamento de Re-cursos Materiales autoriza que se realice la compra o contratación del ser-vicio.
Continúa con la actividad número 3.
En caso de ser el Departamento de Recursos Materiales:Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Com-probación de recursos en original y copia, la Factura en original, el Pedi-do en un tanto, el Contrarecibo en un tanto, el Cuadro Comparativo enun tanto, las Cotizaciones en copia y en caso de ser pago de licitaciónpública o simplificada el Acta de subcomité de adquisiciones y obraspúblicas en fotocopia y Acta de fallo en fotocopia.
Verifica los requisitos establecidos por el Departamento de Recursos Fi-nancieros para la recepción de documentos para pago en la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia y en la Documentaciónsoporte.
¿ Cumple con los requisitos ?
En caso de no cumplir con los requisitos:Completa el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia, asigna número de folio para control interno y firma el documen-to.
Informa y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financierosen el formato Devolución/disminución de documentos en original y co-pia.
Recaba firma de las áreas de la Contraloría y/o del Departamento de Recur-sos Materiales en el formato Devolución/disminución de documentosen original y copia.
Entrega a las áreas de la Contraloría y/o al Departamento de RecursosMateriales el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal, Documentación soporte, solicita los ajustes que correspondan y ar-chiva de manera cronológica temporal el formato Devolución/disminuciónde documentos en copia.
Continúa con la actividad número 4.
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF30
En caso de cumplir con los requisitos:Accesa y verifica disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto.
¿Cuenta con disponibilidad?
En caso de no contar con disponibilidad:Informa y entrega a las áreas de la Contraloría o en su caso al Departa-mento de Recursos Materiales la Solicitud-Comprobación de recursosen original y copia y la Documentación soporte.
Fin.
En caso de contar con disponibilidad:Afecta disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto de acuerdo alas partidas que correspondan a la adquisición o contratación de servicios.
Elabora el Seguimiento de documentación del Siafev, en original ydos copias, con el registro de los datos que correspondan a los documen-tos que se tramitan para pago.
Asigna número de folio para control interno y firma el Seguimiento dedocumentación del Siafev en original y dos copias.
Entrega a la Oficina de Control Presupuestal, para trámite de pago, elSeguimiento de documentación del Siafev, en original y una copia, laSolicitud-Comprobación de recursos en original y la Documentaciónsoporte, y archiva como acuse de recibo de manera cronológica perma-nente el Seguimiento del Siafev, segunda copia y la Solicitud-Com-probación de recursos en copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectaciónpresupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (Siafev).
Oficina de ControlFinanciero
4
4A
5
6
7
8
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECEPCION Y REVISION DE TRAMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORESRECEPCION Y REVISION DE TRAMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSY PRESTADORES DE SERVICIOSOFICINA DE CONTROL FINANCIERO
- AREAS DE LACONTRALORIA
- DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
INICIO
RECIBE Y DETERMINA DOCUMENTOS
A REVISAR
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
DOCUMENTACIONSOPORTE
O-1
- AREAS DE LA CONTRALORIA- DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES
AREAS DE LA CONTRALORIA¿CUAL ES EL
AREA QUE TRAMITA ?
REVISA DOCUMENTACION
SOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
FACTURA
OFICIO DEAUTORIZACION
1
REVISADOCUMENTACION
SOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
FACTURA
PEDIDO
CONTRARECIBO
CUADROCOMPARATIVO
COTIZACIONES
ACTA DESUBCOMITE
ACTA DEFALLO
EN CASO DELICITACION
DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
VERIFICAREQUISITOS
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
DOCUMENTACIONSOPORTE
O-1
1
COMPLETA,ASIGNA FOLIO
Y FIRMA
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
O-1
NO
ACCESA YVERIFICA
DISPONIBILIDAD
SISTEMAINTERNO DE
PRESUPUESTO
¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?
SI
INFORMA YENTREGA
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
DOCUMENTACIONSOPORTE
O-1
2
¿ CUENTA CONDISPONIBILIDAD ?
FIN
AFECTADISPONIBILIDAD
SISTEMAINTERNO DE
PRESUPUESTO
SI
NO
2
O-1
O
T
T
T
1
F
F
O-1
O
O
JEFE DEDEPARTAMENTO
DE RECURSOSFINANCIEROS
INFORMA YRECABA FIRMA
RECABAFIRMA
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
O-1
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
O-1
- AREAS DE LACONTRALORIA.
- DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
1
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECEPCION Y REVISION DE TRAMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORESRECEPCION Y REVISION DE TRAMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSY PRESTADORES DE SERVICIOSOFICINA DE CONTROL FINANCIERO
ENTREGA
O
1
2
- AREAS DE LACONTRALORIA
- DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
DOCUMENTACIONSOPORTE
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
1
C
FIN
2
DOCUMENTACIONSOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
1
SEGUIMIENTODEL SIAFEV
2
O-2
ELABORA
SEGUIMIENTODEL SIAFEV
ENTREGA
O-1
OFICINA DECONTROL
PRESUPUESTAL
O-2
ASIGNA FOLIOY FIRMA
SEGUIMIENTODEL SIAFEV
SEGUIMIENTODEL SIAFEV
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
O
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS
PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF33
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Recepción y Rev isión de la Solici tud y Comprobación de Viáticos.
Objetivo:
Frecuencia: Diaria.
Eá
La solicitud de recursos para v iáticos deberá tramitarse con el Oficio de comisión que registrela autorización del Ti tular del área para realizar la comisión of icial.
En el caso de que el monto de los v iáticos para comisión of icial asciendan a una cantidadmenor de $700.00 (setecientos pesos), el trámite se realizará con el formato: Vale de caja yel formato: Solicitud de fondos a comprobar se uti l izará para trámitar v iáticos por una canti-dad mayor a $700.00.
Los recursos para comisión of icial tramitados a trav és del Vale de caja deberán contar con laautorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, para la entrega del efectivo enla Caja.
En la Solicitud de fondos a comprobar y en el Vale de caja deberán registrarse el lugar,período y objetiv o de la comisión, además de la tar i fa y nivel del comisionado con base en elManual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes.
Para que proceda el trámite de autor ización de v iáticos deberá contarse con disponibi l idadpresupuestal.
La comprobación de recursos deberá integrarse con las Facturas, Notas, Boletos o Recibosque comprueben los gastos realizados en la comisión of icial.
La comprobación de recursos se presentará de acuerdo a los Lineamientos del Manual dePolí t icas para el Trámite y Contro l de Viáticos y Pasajes , Código F inanciero yLineamientos Internos para el Ejercicio del Presupuesto.
Verificar que el trámite de solicitud de recursos para comisiones oficiales, se realice con apego alos lineamientos establecidos en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticosy Pasajes, y cuente con la disponibilidad presupuestal que permita la entrega oportuna de recursos.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF34
3
Oficina de ControlFinanciero
1
1A
2
2A
3
4
5
6
Recibe de las áreas de la Contraloría la Solicitud de fondos a comprobaren original y dos copias, el Oficio de comisión en copia, o en su caso ycon base en el monto de la comisión, recibe el Vale de caja en original ydos copias y verifica que los documentos cumplan con los requisitos parasu elaboración.
¿ Cumple con los requisitos ?
En caso de no cumplir con los requisitos:Indica los ajustes y devuelve a las áreas de la Contraloría la Solicitud defondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión, encopia, o en su caso y con base en el monto de la comisión; el Vale decaja, en original y dos copias.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 1.
En caso de cumplir con los requisitos:Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y verifica la disponibilidadpresupuestal del área que solicita recursos para viáticos.
¿ Cuenta con disponibilidad presupuestal ?
En caso de no contar con disponibilidad presupuestal:Informa a las áreas de la Contraloría que no cuenta con disponibilidadpresupuestal para atender la solicitud de viáticos y devuelve la Solicitud defondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión, encopia, o en su caso y con base en el monto de la comisión, el Vale decaja, en original y dos copias.
Fin.
En caso de contar con disponibilidad presupuestal:Afecta la disponibilidad presupuestal en el Sistema Interno de Presupuesto(presupuesto comprometido), con base en las partidas presupuestales indi-cadas para la comisión oficial.
Sella y asigna folio de control interno a la Solicitud de fondos a compro-bar, en original y dos copias, o en su caso y con base en el monto de lacomisión, al Vale de caja, en original y dos copias.
Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en la So-licitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, o en su caso ycon base en el monto de la comisión, en el Vale de caja, en original y doscopias para autorizar el gasto.
Distribuye los documentos de la manera siguiente:- A la Oficina de Contabilidad, para solicitar la emisión del Cheque, laSolicitud de fondos a comprobar en original.- A la Caja para solicitar el recurso, el Vale de caja en original.
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF35
- Archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de fondos acomprobar, en copia, o en su caso y con base en el monto de la comi-sión el Vale de caja, en copia, ambos con la copia del Oficio de lacomisión.
Pasa el tiempo.
Recibe de las áreas de la Contraloría los documentos comprobatoriossiguientes:- Registro único de comisiones al personal en original,- Oficio de comisión en original,- Documentación soporte y- Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias.
Verifica que los documentos estén completos y correctos.
¿Es completa y correcta la comprobación?
En caso de no estar completa y correcta:Completa el formato Devolución/disminución de documentos, en origi-nal y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el docu-mento.
Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financierosen el formato Devolución/disminución de documentos en original ycopia.
Recaba firma de las áreas de la Contraloría en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia.
Informa de las inconsistencias en la comprobación y devuelve a las áreasde la Contraloría los documentos siguientes:- Devolución/disminución de documentos en original,- Registro único de comisiones al personal en original,- Oficio de comisión en original,- Documentación soporte y- Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias.
Archiva de manera cronológica temporal el formato Devolución/disminu-ción de documentos en copia.
Continúa con la actividad número 7.
En caso de estar completa y correcta:Elabora y firma el Seguimiento interno de documentos en original ydos copias, y el Seguimiento de documentación del Siafev en originaly dos copias, con el registro de los documentos que se tramitan para sucomprobación.
Oficina de ControlFinanciero
7
7A
7A.1
7A.2
7A.3
8
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF36
Oficina de ControlFinanciero
Asigna para control, el número de folio en el Seguimiento interno de do-cumentos en original y dos copias, en el Seguimiento de documenta-ción del Siafev en original y dos copias y en la Solicitud-Comprobaciónde recursos en original y dos copias.
Entrega a la Oficina de Contabilidad para el registro de la comprobación derecursos el Seguimiento interno de documentos en original y copia y laSolicitud-Comprobación de recursos en copia; así como a la Oficina deControl Presupuestal el Seguimiento de documentación del Siafev enoriginal y copia, la Solicitud-Comprobación de recursos en original, elRegistro único de comisiones al Personal en original y la Documenta-ción soporte y archiva de manera cronológica permanente el Seguimientointerno de documentos en segunda copia, el Seguimiento de docu-mentación del Siafev en segunda copia y la Solicitud-Comprobaciónde recursos segunda copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el Procedimiento:Registro de Comprobación de Recursos.
9
10
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECEPCION Y REVISION DE LA SOLICITUD Y COMPROBACION DE VIATICOSRECEPCION Y REVISION DE LA SOLICITUD Y COMPROBACION DE VIATICOSOFICINA DE CONTROL FINANCIERO
SELLA YASIGNA FOLIO
INICIO
RECIBEY VERIFICA
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
OFICIO DECOMISION
O-2
O-2
JEFE DE DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
RECABA FIRMA
O-2
O-2
O-2
O-2
INDICA AJUSTESY DEVUELVE
1
¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?
NO
OFICIO DECOMISION
ACCESA Y VERIFICADISPONIBILIDAD
O-2
CSI
VALE DECAJA
CCON BASE EN EL MONTO DE LA COMISION
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
O-2
CON BASE EN EL MONTO DE LA COMISION
AREAS DE LACONTRALORIA
SISTEMA INTERNO DE
PRESUPUESTO
¿ CUENTA CON DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?
INFORMA YDEVUELVE
OFICIO DECOMISION
O-2
C
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
O-2
CON BASE EN EL MONTO DE LA COMISION
AREAS DE LACONTRALORIA
SI
FIN
AFECTA DISPONIBILIDAD
SISTEMA INTERNO DE
PRESUPUESTO
CON BASE EN EL MONTO DE LA COMISION
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
CON BASE EN EL MONTO DE LA COMISION
1
AREAS DE LACONTRALORIA
NO
DISTRIBUYE
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
C
OFICINA DECONTABILIDAD
CAJA
O
O
1
1
1
OFICIO DE COMISION
1
OFICIO DE COMISION
1
CON BASE EN EL MONTO DE LA COMISION
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECEPCION Y REVISION DE LA SOLICITUD Y COMPROBACION DE VIATICOSRECEPCION Y REVISION DE LA SOLICITUD Y COMPROBACION DE VIATICOSOFICINA DE CONTROL FINANCIERO
REGISTROUNICO DECOMISIONESALPERSONAL
DOCUMENTACIONSOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
2
O
O
OFICINA DECONTROL
PRESUPUESTAL
C
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
O-2
O-2
1
RECIBE YVERIFICA
REGISTROUNICO DECOMISIONESAL PERSONAL
OFICIO DECOMISION
DOCUMENTACIONSOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
O
O
O-2
AREAS DE LACONTRALORIA
2
¿ES COMPLETA Y CORRECTA
LA COMPROBACION?
SI
ELABORAY FIRMA
NO COMPLETA,ASIGNA EL NUMERODE FOLIO Y FIRMA
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
O-1
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
O-2
ASIGNANUMERO DE FOLIO
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
O-2
FIN
ENTREGA
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
1
O-1
OFICINA DECONTABILIDAD
SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV
O-2
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
SEGUIMIENTODE DOCUMENTOSDEL SIAFEV
O-1
SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
2
2
INFORMAY
RECABA FIRMA
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
O-1
RECABA FIRMA
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
O-1
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
AREAS DE LACONTRALORIA
INFORMA YDEVUELVE
REGISTROUNICO DE
COMISIONESALPERSONAL
OFICIO DECOMISION
DOCUMENTACIONSOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
O
O
O-2
2
AREAS DE LACONTRALORIA
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS O
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
1
C
SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó
Manual de Procedimientos
Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Sept./2003Unidad
AdministrativaContralor GeneralDirección General de
Desarrollo Administrativo
UA/DRF39
Sept./2003
Nombre: Rev isión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente.
Objetivo:
Frecuencia: Periódica.
La asignación de fondo revolvente procederá solo si se autoriza por el Jefe de la Unidad Admi-nistrativa y/o por el Titular del Departamento de Recursos Financieros, en el Recibo de fondorevolvente, con base en la sol icitud que prev iamente presenten la Coordinación de OperaciónRegional , o en su caso la Caja.
Los documentos que deben presentarse para reposición de fondo revolvente se integran porFacturas, Notas de venta, Boletos, Recibos autorizados y documentos que se especif iquenen el Manual de Polí t icas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y en losLineamientos Internos del Departamento de Recursos Financieros.
Verif icar que los documentos que se presentan para asignación y reposición de fondorev olvente cumplan con la normativ idad establecida y corroborar la disponibi l idadpresupuestal.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF40
3
Recibe de la Coordinación de Operación Regional, o en su caso de laCaja, la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copiasy la Documentación soporte y revisa los documentos para determinar eltrámite que corresponde.
¿ Cuál es el trámite que corresponde ?
En caso de que corresponda asignación de fondo:Revisa la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copiasy el Recibo de fondo revolvente en original integrado en la Documenta-ción soporte para obtener la cantidad que corresponde al fondo revolvente.
Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y registra la cantidad de asig-nación de fondo revolvente.
Continúa con la actividad número 5.
En caso de que corresponda reposición de fondo:Verifica que se cumpla con los requisitos en la Solicitud-Comprobaciónde recursos, en original y dos copias y la Documentación soporte.
¿ Cumple con los requisitos ?
En caso de no cumplir con los requisitos:Completa el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el docu-mento.
Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financierosen el formato Devolución/disminución de documentos en original ycopia.
Recaba firma de la Coordinación de Operación Regional o en su caso dela Caja en el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia.
Indica los ajustes a realizar y devuelve a la Coordinación de OperaciónRegional o en su caso a la Caja, a través del formato Devolución/dismi-nución de documentos en original, la Solicitud-Comprobación de re-cursos en original y dos copias y la Documentación soporte y archivade manera cronológica temporal la copia del formato Devolución/dismi-nución de documentos.
Continúa con la actividad número 1.
En caso de cumplir con los requisitos:Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y verifica si cuenta con dispo-nibilidad presupuestal para afectar las partidas que permitan reponer elfondo revolvente.
¿ Cuenta con disponibilidad presupuestal ?
Oficina de ControlFinanciero
1
1A
1A.1
2
2A
2A.1
2A.2
2A.3
3
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF41
En caso de no contar con disponibilidad presupuestal:Completa el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el docu-mento.
Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financie-ros en el formato Devolución/disminución de documentos en originaly copia.
Recaba firma de la Coordinación de Operación Regional o en su caso dela Caja en el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia.
Informa de la insuficiencia presupuestal y devuelve a la Coordinaciónde Operación Regional o en su caso a la Caja, el formato Devolución/disminución de documentos en original, la Solicitud-Comprobaciónde recursos en original y dos copias y la Documentación soporte yarchiva de manera cronológica temporal la copia del formato Devolu-ción/disminución de documentos.
Fin.
En caso de contar con disponibilidad presupuestal:Afecta la disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto, con baseen las cantidades y partidas de los gastos efectuados con fondo revolvente.
Elabora y firma el Seguimiento de documentación del Siafev en origi-nal y dos copias y el Seguimiento interno de documentos en original ydos copias.
Asigna número de folio para control interno en el Seguimiento de docu-mentación del Siafev, en original y dos copias, en el Seguimientointerno de documentos en original y dos copias y en la Solicitud-Com-probación de recursos, en original y dos copias.
Entrega los documentos que proceden para asignación o reposición defondo revolvente en el orden siguiente:
- A la Oficina de Contabilidad: el Seguimiento interno de documentosen original y copia y la Solicitud-Comprobación de recursos en copia.
- A la Oficina de Control Presupuestal: el Seguimiento de documenta-ción del Siafev en original y copia, la Documentación soporte y laSolicitud-Comprobación de recursos en original.
Oficina de ControlFinanciero
3A
3A.1
3A.2
3A.3
4
5
6
7
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF42
- Archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo elSeguimiento interno de documentos, en copia, el Seguimiento dedocumentación del Siafev en copia y la Solicitud-Comprobación derecursos, en segunda copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Registro de Comprobación de Recursos.- Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afecta-ción Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estadode Veracruz (Siafev).
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO REVOLVENTEREVOLVENTEOFICINA DE CONTROL FINANCIERO
2
O-2
DOCUMENTACIONSOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
1
ACCESA YREGISTRA
ASIGNACION
SISTEMA INTERNO DE
PRESUPUESTO
INICIO
RECIBE YREVISA
- COORDINACIONDE OPERACION REGIONAL
- CAJA
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
DOCUMENTACIONSOPORTE
O-2
REVISA EN LADOCUMENTACION
SOPORTE
ACCESA YVERIFICA
DISPONIBILIDAD
2
¿ CUAL ES EL TRAMITE QUE
CORRESPONDE ?
¿ CUMPLE CONLOS REQUISITOS ?
SISTEMA INTERNODE PRESUPUESTO
ASIGNACIONDE FONDO
REPOSICIONDE FONDO
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS O-2
RECIBO DEFONDOREVOLVENTE
O
NO
SI
VERIFICAREQUISITOS
DOCUMENTACIONSOPORTE
O-2
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
INDICAAJUSTES Y DEVUELVE
- COORDINACIONDE OPERACIÓNREGIONAL
- CAJA
COMPLETA, ASIGNAEL NUMERO DEFOLIO Y FIRMA
O-1
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
INFORMA YRECABA FIRMA
O-1
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
RECABAFIRMA
O-1
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
- COORDINACION DE OPERACION REGIONAL
- CAJA
¿ CUENTA CONDISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?
SI
NO
AFECTADISPONIBILIDAD
SISTEMA INTERNO DE
PRESUPUESTO
COMPLETA, ASIGNAEL NUMERO DEFOLIO Y FIRMA
O-1
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
INFORMA YRECABA FIRMA
O-1
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
RECABAFIRMA
O-1
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
2
ELABORAY FIRMA
SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV O-2
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
O-2
1
1
- COORDINACION DE OPERACION REGIONAL
- CAJA
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
1
O
C
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO REVOLVENTEREVOLVENTEOFICINA DE CONTROL FINANCIERO
FIN
O-2
DOCUMENTACIONSOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
ASIGNA NUMERO DE FOLIO
SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV O-2
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
O-2
ENTREGA
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-2
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
INFORMAY DEVUELVE
- COORDINACIONDE OPERACIÓNREGIONAL
- CAJA
21
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS
O
1
C
OFICINA DECONTABILIDAD
O-1
SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV
O-1
DOCUMENTACIONSOPORTE
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV
1
1
O
OFICINA DECONTROL
PRESUPUESTAL
1
FIN
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
C
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
2
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS- RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA EFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF45
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Cierre Mensual Presupuestal.
Objetivo:
Frecuencia: Mensual.
Eá
Las afectaciones y mov imientos presupuestales deberán verif icarse en el Siafev y en el Siste-ma Interno de Presupuesto para concil iar información y detectar inconsistencias.
En el Sistema Interno de Presupuesto deberán registrarse los trámites de ampliaciones, reduc-ciones, t ransferencias y/o recalendarizaciones que autoriza la Secretaría de Finanzas yPlaneación directamente en el Sistema de Presupuesto del Siafev.
Los ajustes presupuestales que se deriv en de detectar inconsistencias en la val idación de mo-v imientos presupuestales, deberán realizarse con oportunidad para garantizar las disponibil ida-des presupuestales de las áreas de la Contraloría.
El cierre presupuestal de mes procederá una vez val idados los mov imientos que afectan elpresupuesto de la Contraloría.
Verificar que los movimientos y afectaciones presupuestales del mes coincidan entre el Siafev y elSistema Interno de Presupuesto para contar con cifras confiables de los egresos totales del mesy los importes acumulados que permitan conocer la disponibilidad presupuestal.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF46
Area
3
Oficina de ControlFinanciero
1
2
3
3A
4
4A
4A.1
5
Recibe de la Oficina de Control Presupuestal el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto con los movimientos de afectaciones, transferen-cias y recalendarizaciones registradas en el mes.
Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y emite el Avancepresupuestal interno, en un tanto con los mov imientos de afec-taciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en elmes.
Veri f ica las afectaciones que por concepto de egresos,recalendarizaciones o transferencias se han registrado en el Re-porte de avance presupuestal , en un tanto y en el Avancepresupuestal interno,en un tanto, documento que correspondeal Sistema Interno de Presupuesto.
¿ Existen di ferencias ?
En caso de no existir diferencias:Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto yarchiva de manera cronológica permanente el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto y el Avance presupuestal interno,en un tanto.
Fin.
En caso de ex istir diferencias:Determina la causa de las diferencias en los mov imientos regis-trados en el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y enel Avance presupuestal interno, en un tanto.
¿ Cuál es la causa de las diferencias ?
En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en elSistema Interno de Presupuesto:Registra los ajustes en el Sistema Interno de Presupuesto yarchiva de manera cronológica permanente el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto y el Avance presupuestal interno,en un tanto.
Realiza el c ierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto.
Fin.
En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en elSistema de Presupuesto del Siafev :Sol icita ajustes y entrega a la Of icina de Control Presupuestal elReporte de avance presupuestal, en un tanto y archiv a de ma-nera cronológica permanente el Avance presupuestal interno,en un tanto.
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF47
Area
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Control Presupuestal el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto con los ajustes de los movimientos que afecta-ron el presupuesto en el mes.
Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y revisa los ajustes realizadosy archiva de manera cronológica permanente el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto.
Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
6
7
8
Oficina de ControlFinanciero
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
CIERRE MENSUAL PRESUPUESTALCIERRE MENSUAL PRESUPUESTALOFICINA DE CONTROL FINANCIERO
C
RECIBE
REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL
T
INICIO
ACCESA YEMITE
AVANCEPRESUPUESTALINTERNO
SISTEMAINTERNO DE
PRESUPUESTO
T
VERIFICAAFECTACIONES
REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL
AVANCEPRESUPUESTALINTERNO
T
OFICINA DECONTROL
PRESUPUESTAL
T
T
DETERMINACAUSA DIFERENCIAS
REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL
AVANCEPRESUPUESTALINTERNO
T
REALIZACIERRE MENSUAL
REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL
SISTEMAINTERNO DE
PRESUPUESTO
T
FIN
¿ EXISTENDIFERENCIAS ?
SI
AVANCEPRESUPUESTALINTERNO
T
NO
C
T
SOLICITAAJUSTES YENTREGA
REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL
AVANCEPRESUPUESTALINTERNO
T
REGISTRAAJUSTES
REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL
SISTEMAINTERNO DE
PRESUPUESTO
T
FIN
¿ CUAL ES LA CAUSA DE LASDIFERENCIAS ?
SISTEMA INTERNODE PRESUPUESTO
SISTEMA DEPRESUPUESTO
DEL SIAFEV
AVANCEPRESUPUESTALINTERNO
T
OFICINA DECONTROL
PRESUPUESTAL
C
REALIZACIERRE MENSUAL
SISTEMAINTERNO DE
PRESUPUESTO
RECIBECON AJUSTES
REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL
ACCESA YREVISA AJUSTES
REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL
SISTEMAINTERNO DE
PRESUPUESTO
T
REALIZA CIERREMENSUAL
SISTEMAINTERNO DE
PRESUPUESTO
FIN
OFICINA DECONTROL
PRESUPUESTAL
C
T
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó
Manual de Procedimientos
Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Sept./2003Unidad
AdministrativaContralor GeneralDirección General de
Desarrollo Administrativo
UA/DRF49
Sept./2003
Nombre: Recepción de Recursos No Ejercidos.
Objetivo:
Frecuencia: Diaria.
El horar io de atención en el área de Caja será de 9:00 a 15:00 hrs. y de 16:00 a 17:30 hrs.
El Cajero es el responsable del l lenado de la f icha de depósito con base en los importes de losrecibos de ingresos, de acuerdo a la cuenta bancaria que le corresponda.
El depósito bancario de recursos se efectuará a primera hora del día hábil siguiente y en lacuenta bancaria correspondiente.
El Informe de bancos deberá emitirse diariamente para el control de disponibi l idad, el registrode ingresos y saldos.
Efectuar la captación y control de los recursos no ejercidos por los serv idores públi-cos en los gastos a comprobar sol ic itados; así como l levar a cabo el depósito dedichos recursos en las cuentas bancarias correspondientes.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF50
3
Recibe del servidor público de la Contraloría General el Formato de reinte-gro en original y el Efectivo a reintegrar por concepto de recursos no ejerci-dos.
Accesa al Sistema Interno de Caja y captura los datos generales del servidorpúblico y la cantidad que reintegra, número de cheque y cuenta bancaria deacuerdo con el Formato de reintegro original.
Resguarda en la caja el Efectivo reintegrado por el servidor público.
Emite del Sistema Interno de Caja el Recibo de ingresos en tres tantos.
Entrega al servidor público un tanto del Recibo de ingresos y archiva demanera cronológica temporal el Formato de reintegro, en original y el Recibode ingresos, en dos tantos.
Pasa el tiempo.
Obtiene del archivo cronológico temporal los Recibos de ingresos en dostantos y con los importes señalados completa la Ficha de depósito bancariaen original.
Pasa el tiempo.
Obtiene de la caja el Efectivo y realiza el depósito en la cuenta bancaria dela Dependencia con la Ficha de depósito en original.
Fotocopia la Ficha de depósito original con el sello que compruebe el depó-sito realizado.
Registra en la Libreta de control el importe, concepto, fecha de los depósi-tos realizados y el número de cuenta bancaria que presentó el ingreso.
Recaba firma de la Oficina de Contabilidad en la Libreta de control, y entre-ga el Recibo de ingresos, en un tanto y la Ficha de depósito en fotocopiapara que se efectúen los registros contables que procedan.
Pasa el tiempo.
Conecta con el Procedimiento:Registro de Reintegro de Recursos.
Accesa al Sistema Interno de Caja y con la Ficha de depósito originalregistra el alta de los reintegros de efectivo realizados.
Emite a través del Sistema Interno de Caja, el Informe de bancos en trestantos con el registro del importe de los recibos de ingresos depositados enel día y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Depar-tamento de Recursos Financieros.
Caja 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
UA/DRF51
Entrega a la Oficina de Contabilidad el Informe de bancos en un tanto y ala Jefatura del Departamento de Recursos Financieros el Informe de ban-cos en un tanto.
Archiva de manera cronológica permanente la documentación siguiente:- Ficha de depósito en original.- Formato de reintegro en original.- Recibo de ingresos en un tanto.- Informe de bancos en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
13
14
Caja
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSRECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSCAJA
OFICINA DECONTABILIDAD
CAJA
EFECTIVO
INICIO
CAJA
FORMATO DE REINTEGRO
O
RECIBE
ACCESA YCAPTURA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
ENTREGA
T
O
RECIBO DEINGRESOS
EFECTIVO
SERVIDOR PUBLICO
OBTIENE Y COMPLETA
FICHA DE DEPOSITO O
2TC
FOTOCOPIA
FICHA DE DEPOSITO
O
2T
C
SERVIDORPUBLICO
RECIBO DEINGRESOS
FORMATO DEREINTEGRO
RECIBO DEINGRESOS
O
OBTIENE YREALIZA
DEPOSITO
EFECTIVO
FICHA DEDEPOSITO
F
REGISTRA
LIBRETA DECONTROL
O
ACCESA YREGISTRA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
FICHA DEDEPOSITO
RESGUARDA
3T
EMITE
RECIBO DEINGRESOS
SISTEMA INTERNODE CAJA
T
FICHA DE DEPOSITO
FRECIBO DEINGRESOS
RECABA FIRMA Y ENTREGA
LIBRETA DECONTROL
1
3T
EMITE YRECABA FIRMA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
INFORME DEBANCOS
- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
- JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
REGISTRO DEREINTEGRO DE
RECURSOS
OFICINA DECONTABILIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
RECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSRECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSCAJA
C
T
ENTREGA
ARCHIVA
O
O
RECIBO DEINGRESOS
T
FIN
FICHA DEDEPOSITO
FORMATO DEREINTEGRO
1
INFORMEDE BANCOS T
OFICINA DECONTABILIDAD
JEFATURA DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
INFORMEDE BANCOS
T
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó
Manual de Procedimientos
Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Sept./2003Unidad
AdministrativaContralor GeneralDirección General de
Desarrollo Administrativo
UA/DRF54
Sept./2003
Nombre: Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Rev olvente.
Objetivo:
Frecuencia:
Los Cheques deberán emitirse nominativos, por el monto y concepto que se indican en la Soli-citud-Comprobación de recursos o en la Solicitud de fondos a comprobar.
La Documentación soporte del pago de los Cheques con recursos del fondo revolvente deberáintegrarse con la copia de la Solicitud-Comprobación de recursos y/o el original de la Soli-citud de fondos a comprobar, por concepto de v iát icos y gastos a comprobar.
Los Cheques para pago a benef iciarios deberán imprimirse en las formas valoradas de laschequeras que corresponden a las cuentas bancarias para la administración de los recursos defondo revolvente.
El registro y f irmas de Cheques deberá contar con dos f irmas mancomunadas para su protec-ción y control.
La entrega de Cheques se real izará prev ia identif icación del benef ic iario, misma que deberácontar con v igencia, nombre, f irma y fotografía.
En la Póliza cheque deberá registrarse la f irma del benef iciario y la fecha que corresponda a laentrega del Cheque.
En el Sistema Interno de Caja deberá registrarse la entrega de Cheques para control de recur-sos pagados.
El Informe de bancos deberá emiti rse diariamente para control de disponibi l idad, egresos ysaldos en las cuentas bancarias de la Contraloría.
Cumplir oportunamente con la entrega de Cheques a los benef iciarios para la aten-ción de los compromisos establecidos por las áreas de la Contraloría.
Diaria.
Descripción
UA/DRF55
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
3
Recibe de la Oficina de Contabilidad a través del Sistema Interno de Caja laPóliza de egresos en trámite, el Seguimiento interno de documentosen original y la Documentación soporte, en fotocopia si se trata de unaSolicitud-Comprobación de recursos y en original si es una Solicitudde fondos a comprobar.
Verifica que los datos relevantes del Seguimiento interno de documen-tos original y la Documentación soporte correspondan a los datos de laPóliza de egresos recibida vía Sistema Interno de Caja.
¿Coinciden los datos de los documentos recibidos?
En caso de no coincidir los datos de los documentos:Devuelve a la Oficina de Contabilidad la Póliza de egresos en trámite, através del Sistema Interno de Caja, así como el Seguimiento interno dedocumentos, en original y la Documentación soporte, en original si esuna Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia, si se trata de unaSolicitud-Comprobación de recursos.
Continúa con la actividad número 1.
En caso de coincidir los datos de los documentos:Revisa en el Sistema Interno de Caja el número de Cheque consecutivocontra la Forma valorada original que obtiene del resguardo en el área decaja.
Emite en la forma valorada el Cheque nominativo en original y la Pólizacheque original correspondiente al pago de recursos.
Emite del Sistema Interno de Caja la Póliza de egresos en dos tantos.
Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento deRecursos Financieros, la firma de autorización en el Cheque en original, enla Póliza cheque original y en la Póliza de egresos en dos tantos.
Registra en el Sistema Interno de Caja como autorizado el Cheque enoriginal y la Póliza cheque en original.
Resguarda de manera cronológica temporal la documentación siguiente:- Cheque en original.- Póliza cheque en original.- Seguimiento interno de documentos, original.- Documentación soporte en original y/o fotocopia según sea el caso.- Póliza de egresos en dos tantos.
Pasa el tiempo.
Recibe del beneficiario y revisa la Identificación oficial en original que loacredita para recibir el Cheque, por los servicios prestados a la Contraloría.
Caja 1
2
2A
3
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5
6
7
8
9
Descripción
UA/DRF56
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Area Actividad
Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Cheque en origi-nal y la Póliza cheque, en original que corresponden al beneficiario quese presenta a cobrar.
Recaba firma del beneficiario en la Póliza cheque, original.
Entrega al beneficiario el Cheque en original y la Identificación oficial,en original.
Accesa al Sistema Interno de Caja y con base en la Póliza cheque, origi-nal registra la baja del Cheque entregado al beneficiario.
Pasa el tiempo.
Emite a través del Sistema Interno de Caja, el Informe de bancos, en trestantos con el registro del importe de los Cheques emitidos en el día yrecaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departa-mento de Recursos Financieros.
Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Seguimientointerno de documentos, en original, la Documentación soporte, en ori-ginal si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si setrata de una Solicitud-Comprobación de recursos así como la Pólizade egresos en dos tantos.
Distribuye los documentos en el orden siguiente:- A la Oficina de Contabilidad, el Informe de bancos, en un tanto, laPóliza de egresos, en un tanto, el Seguimiento interno de documen-tos, en original y la Documentación soporte en original si es una Solici-tud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud-Comprobación de recursos para que proceda a integrar el archivo conta-ble.- A la Jefatura del Departamento de Recursos Financieros el Informe debancos en un tanto.- Archiva de manera cronológica permanente el Informe de bancos, en untanto, la Póliza de egresos en un tanto y la Póliza cheque, en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Caja 10
11
12
13
14
15
16
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
EMISION Y ENTREGA DE CHEQUES DE FONDO REVOLVENTEEMISION Y ENTREGA DE CHEQUES DE FONDO REVOLVENTE
REGISTRA COMOAUTORIZADO
CHEQUE
O
SISTEMA INTERNO DE CAJA
FORMA VALORADA
O
INICIO
CAJA
EMITE EN FORMA VALORADA
O
RECABA FIRMA
O
POLIZA DE EGRESOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTABILIDAD
SEGUIMIENTOINTERNO DE DOCUMENTOS
O
RECIBE
SISTEMA INTERNO DE CAJA
DOCUMENTACION SOPORTE
POLIZA DE EGRESOS EN
TRAMITE
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
O
VERIFICA DATOS RELEVANTES
SISTEMA INTERNO DE CAJA
¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS?
NODEVUELVE
POLIZA DE EGRESOS EN
TRAMITE
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
O
SISTEMA INTERNO DE CAJA
1
1
REVISA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
SI
NUMERO DE CHEQUE
CHEQUE
POLIZA DE EGRESOS
2T
EMITE
SISTEMA INTERNO DE CAJA
CHEQUE
- JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA Y - JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
BENEFICIARIO
RECIBE Y REVISA
1
DOCUMENTACION SOPORTE
DOCUMENTACION SOPORTE
POLIZACHEQUE
POLIZACHEQUE 2T
POLIZACHEQUE
2T
RESGUARDA
O
POLIZA DE EGRESOS C
CHEQUE
POLIZACHEQUE
DOCUMENTACIONSOPORTE
O
IDENTIFICACIONOFICIAL O
OBTIENE
CHEQUE
O
POLIZACHEQUE
C
BENEFICIARIO
RECABA FIRMA
OPOLIZACHEQUE
POLIZA DEEGRESOS
EN TRAMITE
O
O
O
O
O
OBTIENE DEL RESGUARDO EN EL
AREA DE CAJA
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
EMISION Y ENTREGA DE CHEQUES DE FONDO REVOLVENTEEMISION Y ENTREGA DE CHEQUES DE FONDO REVOLVENTECAJA
O
INFORME DE BANCOS
T
T
POLIZA DE EGRESOS
T
FIN
POLIZA
CHEQUE
O
ACCESA Y REGISTRA
BAJA DE CHEQUE
SISTEMA INTERNO DE CAJA
DISTRIBUYE
INFORME DE BANCOS
T
T
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
POLIZA DE EGRESOS O
DOCUMENTACION SOPORTE
1
INFORME DE BANCOS
3T
EMITE Y RECABA FIRMA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
- JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA Y - JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
OFICINA DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS
INFORME DE BANCOS
C
ENTREGA
CHEQUE
OIDENTIFICACION
OFICIAL
BENEFICIARIO
OBTIENE
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
O
2T
DOCUMENTACIONSOPORTE
POLIZA DEEGRESOS
C
POLIZACHEQUE
O
PARA INTEGRAR EL ARCHIVO CONTABLE
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF59
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Reposición de Fondo Revolv ente de Caja.
Objetivo:
Frecuencia: Variable.
Eá
Todos los documentos presentados para pago o comprobación de Vales de caja para hacerlosefectivos, deberán estar autorizados por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
Toda la documentación deberá rev isarla prev iamente la Of icina de Control Financiero.
La Solicitud-Comprobación de recursos deberá rubricarse por el Jefe de la Oficina de ControlFinanciero, para val idar la revisión prev ia del documento.
Contar con la disponibilidad de recursos en efectivo para la atención de pagos inmediatos menoresa $ 700.00 (setecientos pesos).
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF60
Area
3
Caja 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Obtiene del archivo cronológico temporal la Solicitud-Comprobación derecursos en original y dos copias y los Comprobantes en original quepreviamente fueron revisados por la Oficina de Control Financiero.
Determina el importe total de la Solicitud-Comprobación de recursos enoriginal de los gastos que permitan solicitar la reposición del fondo revolventede la Caja.
Fotocopia la Solicitud-Comprobación de recursos en original para obte-ner el acuse de recibo sobre la documentación que entrega a la Oficina deControl Financiero.
Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos en original y dos copias con sus respectivos Comprobantes ori-ginales y archiva la fotocopia de la Solicitud-Comprobación de recursoscomo acuse de recibo de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Conecta con el procedimiento:Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de FondoRevolvente.
Recibe de la Oficina de Contabilidad a través del Sistema Interno de Cajala póliza de trámite y Solicitud-Comprobación de recursos en copia y elSeguimiento interno de documentos en original y copia.
Accesa al Sistema Interno de Caja, emite la Póliza de egresos en dostantos, en la Forma valorada que obtiene del resguardo en el área deCaja emite Cheque en original con su respectiva Póliza cheque en untanto y revisa que los datos estén correctos.
Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento deRecursos Financieros autorización en el Cheque en original, en la Pólizacheque en un tanto y en la Póliza de egresos en dos tantos.
Accesa al Sistema Interno de Caja y registra el Cheque en original en elcontrol de cheques autorizados.
Firma la Póliza cheque en un tanto y registra la baja del cheque en elSistema Interno de Caja.
Realiza el cobro del Cheque en original en la institución bancaria corres-pondiente, recibe el Efectivo y lo resguarda en la Caja.
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF61
Area
Entrega a la Oficina de Contabilidad la Solicitud-Comprobación de re-cursos en copia, el Seguimiento interno de documentos en original ycopia y la Póliza de egresos en un tanto, para que proceda a su archivocontable y archiva la Póliza cheque y la Póliza de egresos en un tantode manera cronológica permanente en la Carpeta de pólizas de egresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
11Caja
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSREPOSICION DE FONDO REVOLVENTE DE CAJAREPOSICION DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA
CAJA
C
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
ENTREGA
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
O
O-2
OBTIENE
INICIO
DETERMINAIMPORTE
FOTOCOPIA
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
COMPROBANTES
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
O
O
O-2
O
F
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
F
OFICINA DE CONTROLFINANCIERO
C
C
RECIBE POLIZADE TRAMITE Y
REVISA
OFICINA DECONTABILIDAD
SISTEMA INTERNODE CAJA
VIASISTEMA
1
O-1
REVISION DE DOCUMENTOS
PARA LA ASIGNACION YREPOSICIONDE FONDO
REVOLVENTE
ACCESA, EMITEY REVISA
SISTEMA INTERNODE CAJA
POLIZA DEEGRESOS
CHEQUE
POLIZACHEQUE
2T
T
RECABAAUTORIZACION
- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
- JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
CHEQUE
POLIZACHEQUE
T
ACCESA YREGISTRA
SISTEMA INTERNODE CAJA
CHEQUE
FIRMA Y REGISTRABAJA DEL CHEQUE
POLIZACHEQUE
T
REALIZACOBRO
CHEQUE
INSTITUCIONBANCARIA
RECIBE YRESGUARDA
EFECTIVO
INSTITUCIONBANCARIA
FIN
ENTREGA
OFICINA DECONTABILIDAD SOLICITUD-
COMPROBACIONDE RECURSOS C
T
POLIZACHEQUE
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
POLIZA DEEGRESOS
POLIZA DEEGRESOS
T
O-1
COMPROBANTES
POLIZA DEEGRESOS
2T
T
CARPETA DEPOLIZA DE EGRESOS
O
O
O
O
SISTEMA INTERNODE CAJA
CAJA
OBTIENE DEL RESGUARDO EN EL
AREA DE CAJA
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF63
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores.
Objetivo:
Frecuencia: Periódica.
Eá
El pago en efectivo de Vales de caja o de Solicitudes-Comprobación de recursos se realiza-rá hasta por un importe de $700.00 (setecientos pesos).
El Jefe del Departamento de Recursos Financieros, o en su caso el Jefe de la Unidad Adminis-trativa deberán autor izar el recurso en efect ivo que se entrega al personal de las áreas de laContraloría General, a través de Vales de caja o de Solicitudes-Comprobación de recursos.
Todo documento presentado para pago o comprobación de Vales de caja a través de la Solici-tud-Comprobación de recursos deberá rev isarse previamente por la Oficina de Control Finan-ciero.
Los Vales de caja deberán registrar el fol io de la Of icina de Control Financiero.
Todo documento presentado al área de Caja para su pago o comprobación deberá sel larse conla leyenda de PAGADO para ev itar la duplicidad en el pago.
Realizar el pago en efectivo de los compromisos establecidos por las diferentes áreas de la ContraloríaGeneral, previa autorización del Titular de la Unidad Administrativa, y/o el Jefe del Departamentode Recursos Financieros.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF64
Area
3
Caja 1
1A
2
3
4
5
6
Recibe de las áreas de la Contraloría General el Vale de Cajaen original y en caso de gastos menores a $700.00 (setecientospesos) la Solicitud-Comprobación de recursos en original ydos copias y los Comprobantes que corresponden a los pagosrealizados y verif ica que los documentos tengan la rúbrica de laOf icina de Control Financiero.
¿Cumplen con la rev isión de la Of icina de Control Financiero ?
En caso de que no cumplan con la rev isión:Informa de la inconsistencia y dev uelv e a las áreas de laContraloría General el Vale de caja en original o en su caso laSolicitud-Comprobación de recursos en original y dos copiasy los Comprobantes.
Continua con la activ idad número 1.
En caso de que cumpla con la rev isión:Obt iene del área del resguardo el efectivo sol ic itado en el Valede caja o en su caso en la Solicitud-Comprobación de recur-sos.
Entrega a las áreas de la Contraloría General el efect ivo porconcepto de pago de comisiones o gastos of iciales.
Pasa el t iempo.
Recibe de las áreas de la Contraloría General y rev isa la Solici-tud-Comprobación de recursos en original y dos copias y losComprobantes que corresponden a los recursos sol ici tados através del Vale de caja.
Sel la como cancelado y entrega el Vale de caja en original alas áreas de la Contraloría General.
Pasa el t iempo.
Realiza el corte de caja diariamente para determinar la disposi-ción de efectivo y archiva de manera cronológica temporal lasSolicitudes-Comprobación de recursos en original y dos co-pias y los Comprobantes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:Reposición de Fondo Revolvente de Caja.
de
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
PAGO Y COMPROBACION DE VALES DE CAJA Y GASTOS MENORESPAGO Y COMPROBACION DE VALES DE CAJA Y GASTOS MENORESCAJA
VALE DECAJA O
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
COMPROBANTES
O-2
INICIO
RECIBE YVERIFICA
EFECTIVO DISPONIBLEEN RESGUARDO
SOLICITUDES-COMPROBACIONDE RECURSOS
COMPROBANTES
EN CASO DE GASTOS
MENORES A $ 700.00
O-2
REALIZACORTE DE CAJA
VALE DECAJA O
AREAS DE LACONTRALORIA
GENERAL
1
FIN
INFORMA YDEVUELVE
OBTIENE DELRESGUARDO
ENTREGA
¿CUMPLEN CON LA REVISION DE LA
OFICINA DE CONTROLFINANCIERO?
1
SI
NO
EFECTIVO
EFECTIVO
AREAS DE LACONTRALORIA
GENERAL
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:REPOSICION DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA
AREAS DE LACONTRALORIA
GENERAL
RECIBE YREVISA
SELLA YENTREGA
AREAS DE LACONTRALORIA
GENERAL
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
COMPROBANTES
VALE DECAJA
O
AREAS DE LACONTRALORIA
GENERAL
O-2
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
COMPROBANTES
EN CASO DE GASTOS
MENORES A $ 700.00
O-2
EN CASO DE GASTOS
MENORES A $ 700.00
C
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF66
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Elaboración de Estados Financieros.
Objetivo:
Frecuencia: Mensual.
Eá
La integración y preparación de los Estados financieros se realizará con base en los principiosde Contabil idad Gubernamental, así como en las normas, polít icas y l ineamientos establecidospor la Secretaría de Finanzas y Planeación.
La conf iabi l idad en la presentación de las cif ras contables es responsabil idad de la UnidadAdministrativa.
Los Estados financieros permitirán analizar el registro de operaciones f inancieras, así como elcontrol de deudores, con la f inal idad de apoyar la toma de decisiones, la verif icación y evalua-ción de las activ idades realizadas.
El registro de operaciones deberá corresponder al catálogo general de cuentas de la Contabil i-dad Gubernamental establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
La información financiera que se remite mensualmente a la Unidad Administrativa deberá inte-grar la Balanza de comprobación, el Balance general, el Estado de ingresos y egresos, elEstado de origen y aplicación de recursos, el Arqueo de fondo revolvente, la Concilia-ción bancaria y las Notas a los estados financieros.
Analizar el registro de las operaciones financieras y contables, realizadas durante el ejercicio men-sual de los recursos asignados a la Contraloría General para coadyuvar a la toma de decisiones, asícomo a la verificación y evaluación de las actividades realizadas.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF67
Area
3
Oficina deContabilidad
1
1A
1A.1
2
3
4
5
5A
Accesa al Sistema de Contabil idad, procesa la información delmes, emi te la Balanza de comprobación en dos tantos, el Ba-lance General en dos tantos y el Estado de resultados en dostantos y veri f ica que las cif ras estén correctas.
¿Están correctas las cif ras?
En caso de que las cif ras no estén correctas:Rev isa y analiza las cif ras y saldos en la Balanza de compro-bación en dos tantos, el Balance General en dos tantos y elEstado de resultados en dos tantos para determinar los ajus-tes a realizar.
Accesa al Sistema de Contabil idad y elabora la Póliza de ajus-te por la inconsistencia y la emite en un tanto.
Continúa con la activ idad número 2.
En caso de que las ci f ras estén correctas:Analiza las partidas más relevantes de acuerdo al monto ejerci-do en el mes en la Balanza de comprobación, en dos tantospara explicar la representativ idad de los saldos.
Accesa al Programa Word y captura las Notas a los estadosfinancieros que indiquen la justi f icación de la aplicación de re-cursos y las emite en dos tantos.
Informa y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Finan-cieros para su rev isión y autor ización los documentos siguien-tes:- Balanza de comprobación, en un tanto,- Balance general en un tanto,- Estado de resultados en un tanto y- Notas a los estados financieros en un tanto.
Pasa el t iempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros lasindicaciones relativas a las Notas a los estados financierosen un tanto.
¿Proceden las Notas a los estados financieros?
En caso de que no procedan:Accesa al Programa Word y modif ica las Notas a los estadosfinancieros en un tanto, de acuerdo a la val idación realizadapor el Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
Continúa con la activ idad número 6.
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF68
Area
6
7
8
9
10
Oficina deContabilidad
En caso de que procedan:Accesa al Programa Excel y elabora Estado de origen y aplicación derecursos en dos tantos y el Arqueo del fondo de gasto corriente endos tantos para mostrar un análisis más completo de los ingresos y gastosejercidos en el mes.
Obtiene del archivo cronológico temporal la Conciliación bancaria endos tantos, para integrarla a la información financiera mensual.
Integra en dos documentos que se denominan estados financieros, losreportes de la Balanza de comprobación, en un tanto, el Balancegeneral en un tanto, el Estado de resultados en un tanto, el Estado deorigen y aplicación de recursos en un tanto, Arqueo del fondo degasto corriente en un tanto, la Conciliación bancaria y las Notas alos estados financieros en un tanto.
Firma la información financiera y obtiene las firmas del Jefe delDepartamento de Recursos Financieros, del Jefe de la UnidadAdministrativa y del Contralor General para la autorización de los Estadosfinancieros en dos tantos.
Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa, por conducto del Jefe deDepartamento de Recursos Financieros los Estados financieros, en untanto y archiva de manera cronológica permanente los Estadosfinancieros, en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROSELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOSFINANCIEROS
FIRMA YOBTIENE FIRMA
2T
INTEGRA EN DOCUMENTOS DE ESTADOSFINANCIEROS
BALANZA DECOMPROBACION
BALANCEGENERAL
ESTADO DERESULTADOS
ESTADO DEORIGEN Y
APLICACIONDE RECURSOS
T
T
T
T
ARQUEO DELFONDO DEGASTOCORRIENTE
CONCILIACIONBANCARIA
NOTASESTADOS FINANCIEROS
T
T
T
NOTASESTADOS FINANCIEROS
RECIBEINDICACIONES
T
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
¿PROCEDEN LAS NOTASESTADOS
FINANCIEROS?
SI
NOACCESA
Y MODIFICA
PROGRAMAWORD
NOTASESTADOSFINANCIEROS T
2
ACCESAY ELABORA
PROGRAMAEXCEL
ESTADO DEORIGEN YAPLICACIONDE RECURSOS
ARQUEO DELFONDO DE GASTOCORRIENTE
2T
ACCESA, ELABORAY EMITE
SISTEMA DE CONTABILIDAD
POLIZA DEAJUSTE T
OFICINA DE CONTABILIDAD
INICIO
ACCESA, EMITEY VERIFICA CIFRAS
SISTEMA DE CONTABILIDAD
BALANZA DECOMPROBACION
BALANCEGENERAL
ESTADO DERESULTADOS
¿ESTAN CORRECTASLAS CIFRAS ?
NO
BALANZA DECOMPROBACION
BALANCEGENERAL
ESTADO DERESULTADOS
REVISA YANALIZA
2T
2T
2T
2T
2T
2T
BALANZA DECOMPROBACION
ANALIZA PORPARTIDAS
2T
1
DE ACUERDOAL MONTOEJERCIDO
1
ACCESA, CAPTURAY EMITE
PROGRAMAWORD
NOTASESTADOSFINANCIEROS 2T
INFORMA Y ENTREGA
BALANZA DECOMPROBACION
BALANCEGENERAL
ESTADO DERESULTADO
NOTASESTADOS FINANCIEROS
T
T
T
T
JEFE DELDEPARTAMENTO
DE RECURSOSFINANCIEROS
INFORMACIONDEL MES
SI
2T
CONCILIACIONBANCARIA
OBTIENE
2T
C
ENTREGA
T
FIN
-CONTRALOR GENERAL- JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA- JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOSFINANCIEROS
JEFE DE LAUNIDAD
ADMINISTRATIVA
2
ESTADOSFINANCIEROS
ESTADOSFINANCIEROS
T
C
2 TANTOS
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF70
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Elaboración de Concil iaciones Bancarias.
Objetivo:
Frecuencia: Mensual.
Eá
Todo ingreso o egreso de recursos en las cuentas bancarias deberá ser registrado en el Siste-ma de Contabil idad para su val idación mensual contra los Estados de cuenta emi tidos por elbanco.
Las aclaraciones de mov imientos registrados por el banco deberán sol icitarse por escrito paraintegrar la Conciliación bancaria.
La Conciliación bancaria de la cuenta de fondo revolvente deberá env iarse a la Secretaría deFinanzas y Planeación, dentro de los primeros diez días de cada mes, con el arqueo de FondoRevolvente.
La Conciliación bancaria contará con la aprobación del Jefe de Recursos Financieros y delJefe de la Unidad Administrativa.
Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos registrados en el Sistema deContabilidad concilien con los movimientos registrados en el Estado de cuenta mensual emitidopor el banco.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF71
Area
3
Oficina deContabilidad
1
2
3
3A
3B
3B.1
3C
3C.1
3C.2
3C.3
Recibe de la institución bancaria el Estado de cuenta mensual en originalde las cuentas bancarias utilizadas para la administración del gasto públicode la Contraloría General.
Accesa al Sistema de Contabilidad y emite el Auxiliar de bancos men-sual en dos tantos.
Verifica el registro de movimientos contables en el Auxiliar de bancosmensual en dos tantos contra el registro de movimientos de ingresos yegresos en el Estado de cuenta mensual en original.
¿Existen partidas en conciliación?
En caso de existir partidas en conciliación:Determina la procedencia de las partidas no correspondidas entre el Auxi-liar de bancos mensual en dos tantos y el Estado de cuenta mensualen original.
¿Procede conciliar partidas con el banco?
En caso de no ser partidas para conciliar con el banco:Accesa al Sistema de Contabilidad, realiza ajustes y emite Póliza de ajusteen un tanto.
Firma la Póliza de ajuste en un tanto y la archiva de manera cronológicatemporal.
Continúa con la actividad número 4.
En caso de ser partidas para conciliar con el banco:Elabora el Oficio de solicitud de aclaración en original y copia para soli-citar al banco la aclaración y/o corrección de las partidas no correspondi-das, y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
Envía el Oficio de solicitud de aclaración de las partidas no correspondi-das en original a la institución bancaria y archiva la copia como acuse derecibo de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe de la institución bancaria el Aviso de movimiento y/o aclaraciónde partidas en original y realiza el ajuste de partidas.
Accesa, realiza ajustes en el Sistema de Contabilidad y emite la Póliza deajuste en un tanto y la archiva de manera cronológica temporal.
Continúa con la actividad número 4.
de
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF72
Area
Oficina deContabilidad
4
5
6
7
8
En caso de no existir partidas en conciliación:Emite, a través del Programa Excel, la Conciliación bancaria, en dostantos con base en el Auxiliar de bancos mensual y el Estado decuenta mensual.
Resguarda en diskette la información de la Conciliación bancaria, através del Programa Excel.
Recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y delJefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación bancaria, en dostantos.
Fotocopia el Estado de cuenta mensual en original.
Integra por mes y archiva de manera cronológica temporal los documentossiguientes:- Estado de cuenta mensual, en original y fotocopia,- Auxiliar de bancos mensual, en dos tantos,- Conciliación bancaria, en dos tantos,- Diskette con la Conciliación bancaria.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:Elaboración de Estados Financieros.
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOSREGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOSOFICINA DE CONTABILIDAD
POLIZA DEINGRESOS
T
SISTEMA DE CONTABILIDAD
INICIO
RECIBE
EMITE
CAJA
RECIBO DEINGRESOS
FICHA DEDEPOSITO
F
T
ACCESA Y CAPTURADATOS DEL SERVIDOR
PUBLICO
SISTEMA DE CONTABILIDAD
ASIGNA FOLIO
PROGRAMA EXCEL
ACCESA YCAPTURA
LISTADO DEDEUDORES
ACTUALIZASALDO
POLIZA DEINGRESOS
FICHA DEDEPOSITO
RECIBO DEINGRESOS
FIN
T
F
T
CONSECUTIVODE POLIZAS DE
INGRESOS
FICHA DEDEPOSITO
RECIBO DE INGRESOS
T
F
LISTADO DEDEUDORES
PROGRAMA EXCEL
C
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF75
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Registro de Reintegro de Recursos.
Objetivo:
Frecuencia: Diaria.
Eá
El Recibo de ingresos en un tanto, deberá anexarse a la Póliza de ingresos del día, juntocon la fotocopia de la Ficha de depósito de efectivo del banco.
El registro de reintegro de recursos permiti rá mantener actualizado el Listado de deudores.
En el caso de existir adeudos pendientes de comprobar deberá requerirse al personal el reinte-gro inmediato, a través de of icio.
Registrar contablemente los reintegros de los recursos no ejercidos por las Unida-des Presupuestales de la Contraloría General.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF76
Area
3
Oficina deContabilidad
1
2
3
4
5
6
Recibe de la Caja el Recibo de ingresos en un tanto y la Ficha dedepósito en fotocopia que corresponde al reintegro de recursos para reali-zar el registro contable correspondiente.
Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos del servidor públicodeudor que reintegra el recurso, para registrar el importe reintegrado y can-celar el adeudo registrado por los recursos otorgados y no comprobados ensu totalidad.
Emite la Póliza de ingresos en un tanto con su respectivo folio de controlasignado a través del Sistema de Contabilidad.
Asigna el número de folio a la Ficha de depósito en fotocopia y al Recibode ingresos en un tanto.
Accesa al Programa Excel y captura los datos del servidor público deudoren el archivo de Listado de deudores de la Contraloría General, para laactualización de saldos.
Actualiza en el Programa Excel el saldo del archivo de Listado de deudo-res de la Contraloría General, y archiva la Póliza de ingresos en un tanto,la Ficha de depósito en fotocopia y el Recibo de ingresos en un tanto enel consecutivo de Pólizas de ingresos, de manera cronológica perma-nente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
de
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOSREGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOSOFICINA DE CONTABILIDAD
POLIZA DEINGRESOS
T
SISTEMA DE CONTABILIDAD
INICIO
RECIBE
EMITE
CAJA
RECIBO DEINGRESOS
FICHA DEDEPOSITO
F
T
ACCESA Y CAPTURADATOS DEL SERVIDOR
PUBLICO
SISTEMA DE CONTABILIDAD
ASIGNA FOLIO
PROGRAMA EXCEL
ACCESA YCAPTURA
LISTADO DEDEUDORES
ACTUALIZASALDO
POLIZA DEINGRESOS
FICHA DEDEPOSITO
RECIBO DEINGRESOS
FIN
T
F
T
CONSECUTIVODE POLIZAS DE
INGRESOS
FICHA DEDEPOSITO
RECIBO DE INGRESOS
T
F
LISTADO DEDEUDORES
PROGRAMA EXCEL
C
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF78
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Registro de Comprobación de Recursos.
Objetivo:
Frecuencia: Diaria.
Eá
Los recursos otorgados como sujetos a comprobar que no se ejerzan en su total idad, deberánreintegrarse a la Caja, a través del Recibo de ingresos.
La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Of ic inade Contabil idad deberá corresponder a la naturaleza del ev ento para el cual fué sol ici tado elrecurso.
La comprobación de recursos deberá realizarse en un período máximo de tres días posterioresal término de la comisión of icial o a la fecha en que se real izó el gasto.
En el caso de presentarse saldos pendientes de comprobar deberá requeri rse por escrito alserv idor público deudor el reintegro de recursos.
Registrar la afectación contable por concepto de comprobación de los recursos otorgados comosujetos a comprobar.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRF79
Area
3
Oficina deContabilidad
1
2
3
4
5
5A
5A.1
5A.2
6
Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos en copia y el Seguimiento interno de documentos en originaly dos copias y revisa que registre los datos generales como son nombredel servidor público, importe, folio consecutivo, así como la firma de auto-rización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en original ydos copias y entrega la segunda copia del documento a la Oficina de Con-trol Financiero.
Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos que correspondenal servidor público establecido como deudor de los recursos, para realizar elregistro contable de la comprobación a través de la Póliza de diario.
Emite a través del Sistema de Contabilidad la Póliza de diario en un tantoy le asigna el folio que le corresponde a través del sistema.
Accesa al Programa Excel y captura la información en el archivo de Lista-do de deudores y Listado de folios de la Contraloría General, por elimporte comprobado documentalmente por el servidor público.
¿Comprueba el adeudo en el plazo?
En caso de no comprobar la totalidad del adeudo en el plazo establecido:Verifica el saldo comprobado en el Listado de deudores de la ContraloríaGeneral a través del Programa Excel.
Elabora Oficio de requerimiento en original y copia dirigido al servidorpúblico deudor, por el recurso no comprobado para solicitar el reintegro enla Caja y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa por conducto delJefe de Departamento de Recursos Financieros.
Entrega el Oficio de requerimiento, en original al servidor público deudory la copia al Departamento de Recursos Financieros para su control y archi-vo.
Continúa con la actividad número 6.
Conecta con el procedimiento:Registro de Reintegro de Recursos.
En caso de comprobar la totalidad del adeudo en el plazo establecido:Archiva de manera cronológica permanente en el Consecutivo de pólizasde diario, la Póliza de diario en un tanto, la Solicitud-Comprobaciónde recursos en copia y el Seguimiento interno de documentos en origi-nal y en la Carpeta de seguimiento interno, el Seguimiento interno dedocumentos en copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
de
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSREGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOSREGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
OFICINA DECONTROL
FINANCIERO
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
INICIO
RECIBE YREVISA
SELLA YENTREGA
ACCESA YCAPTURA
EMITE Y ASIGNA FOLIO
OFICINA DECONTROL
FINANCIERO
SEGUIMIENTO INTERNO DEDOCUMENTOS
C
O-2
O-1
2
SISTEMA DECONTABILIDAD
POLIZADE DIARIO T
ARCHIVA
ACCESA YCAPTURA
INFORMACION
LISTADOS DEDEUDORES YFOLIOS
C
C
POLIZADE DIARIO
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
C
O
1
CARPETA DESEGUIMIENTO
INTERNO
CONSECUTIVO DE POLIZASDE DIARIO
FIN
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
PROGRAMA EXCEL
¿COMPRUEBAEL ADEUDO EN
EL PLAZO?
T
NO
SI
VERIFICASALDO
PROGRAMA EXCEL
LISTADOS DEDEUDORES
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO DEREQUERIMIENTO
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
OFICIO DEREQUERIMIENTO
ENTREGA
O
1
SERVIDOR PUBLICO DEUDOR
DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
SISTEMA DECONTABILIDAD
1
1
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOS
Procedimiento
Normas
Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó
í
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
UA/DRF81
Sept./2003
Manual de Procedimientos
UnidadAdministrativa
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Contralor GeneralSept./2003
Nombre: Registro de Solicitudes de Recursos de Fondo Rev olvente.
Objetivo:
Frecuencia: Diaria.
Eá
Los recursos de sujetos a comprobar pueden otorgarse siempre y cuando el sol ici tante nocuente con adeudos pendientes de l iquidar.
La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Of ic inade Contabil idad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fué sol ic itado elrecurso.
La Comprobación de recursos deberá realizarse en un periodo máximo de tres días posterio-res al término de la comisión of icial o a la fecha en que se real izó el gasto.
Para realizar el trámi te del Reembolso de Gastos, este debe ser superior a un importe de$700.00 en caso contrar io se pagará directo en la Caja.
En caso de tramitar gastos para su reembolso, la documentación no debe contar con más de unmes de antigüedad.
Registrar y controlar el uso de los recursos otorgados para el cumplimiento de sus funciones alpersonal de la Contraloría General.
Descripción
CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Actividad
UA/DRMS82
Area
3
Oficina deContabilidad
1
2
3
4
5
6
Recibe de la Oficina de Control Financiero el Seguimiento interno dedocumentos en original y dos copias, la Solicitud-Comprobación derecursos en copia, en caso de tratarse de reembolso de gastos o la Solici-tud de fondos a comprobar en original, en caso de tratarse de gastos acomprobar, revisa que la documentación recibida contenga todos los requi-sitos.
Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en original ydos copias y entrega a la Oficina de Control Financiero la segunda copia delSeguimiento interno de documentos con acuse de recibo, en caso detratarse de reembolso de gastos.
Accesa al Sistema de Contabilidad y captura la Póliza de egresos entrámite que contiene los datos del beneficiario, el importe para la elabora-ción del cheque, la fecha de elaboración, concepto del trámite y asientoscontables.
Entrega a la Caja la Póliza de egresos en trámite a través del Sistema deContabilidad y entrega el Seguimiento interno de documentos en origi-nal y copia, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia en caso detratarse de reembolso de gastos o la Solicitud de fondos a comprobaren original en caso de tratarse de gastos a comprobar y la Documentaciónsoporte.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Caja la Póliza de egresos en un tanto, el Seguimientointerno de documentos en original y copia, la Solicitud-Comprobaciónde recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos, o Soli-citud de fondos a comprobar en original en caso de tratarse de gastos acomprobar y le asigna el folio de la póliza a la documentación soporte.
Accesa al Programa Excel y actualiza el Listado de deudores en caso detratarse de Solicitud de fondos a comprobar y el Listado de folios delcontrol del uso de recursos en caso de tratarse de reembolso de gastos yarchiva según sea el caso, la Póliza de egresos en un tanto, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia, la Solicitud de fondos a compro-bar en original y el Seguimiento interno de documentos en original enel Consecutivo de pólizas de egresos de manera cronológica permanen-te, y la copia del Seguimiento interno de documentos lo archiva en laCarpeta de seguimiento interno de manera cronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
de
UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
REGISTRO DE SOLICITUDES DE RECURSOS DE FONDO REVOLVENTEREGISTRO DE SOLICITUDES DE RECURSOS DE FONDO REVOLVENTEOFICINA DE CONTABILIDAD
SEGUIMIENTOINTERNO DE DOCUMENTOS
O
1
FIN
C
C CARPETA DESEGUIMIENTO
INTERNO
CONSECUTIVODE POLIZAS
DE EGRESOS
SOLICITUDDE FONDOS ACOMPROBAR
O
INICIO
RECIBE YREVISA
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
C
O-2
SOLICITUDDE FONDOSA COMPROBAR
O
ENTREGA POLIZADE EGRESOEN TRAMITE
SISTEMA DECONTABILIDAD
SEGUIMIENTO INTERNO DEDOCUMENTOS
O-1
C
ACCESA Y ACTUALIZA SALDOS Y FOLIOS
T
SELLA Y ENTREGA
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS O-1
2
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS
OFICINA DE CONTROLFINANCIERO
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS
CAJA
PROGRAMA EXCEL
LISTADOS DEDEUDORES
Y DE FOLIOS
POLIZA DE EGRESOS
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
1
ACCESA Y CAPTURAPOLIZA DE EGRESO
EN TRAMITE
SISTEMA DECONTABILIDAD
SOLICITUDDE FONDOS ACOMPROBAR
O
EN CASO DEREEMBOLSODE GASTOS
EN CASO DEGASTOS A
COMPROBAR
EN CASO DEREEMBOLSO DE
GASTOS
EN CASO DEGASTOS A
COMPROBAR
POLIZA DEEGRESOS
T
O-1
RECIBE Y ASIGNA FOLIO
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS
SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS
1
CAJA
SOLICITUDDE FONDOS ACOMPROBAR
O
EN CASO DEREEMBOLSO DE
GASTOS
EN CASO DEGASTOS A
COMPROBAR
DOCUMENTACIONSOPORTE
Directorio
í
VCONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos
pliquen responsabilidad administrativa. presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa.
L.A.E. Serafín Hernández SagaónJefe de la Unidad Administrativa
C.P. Yolanda Gómez FernándezJefa del Departamento de Recursos Financieros
Dra. María Magdalena Préstamo FuerteJefa del Departamento de Recursos Humanos
L.C. Karina de la Fuente IzaguirreJefa del Departamento de Recursos Materiales
L.I. Jorge Arturo Gloria CarralesJefe del Departamento de Informática
Firmas de Autorización
í
VICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos
L.A.E. SERAFÍN HERNÁNDEZ SAGAÓNUNIDAD ADMINISTRATIVA
AUTORIZACIÓN
XALAPA, VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVESEPTIEMBRE DEL AÑO 2003.
LIC. FLOR ALICIA ZAMORA POZOSDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
REVISIÓN
C.P. RICARDO GARCÍA GUZMÁNCONTRALOR GENERAL
ELABORACIÓN
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