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Manual de Auditorias

MANUAL DE AUDITORIAS

Índice de Contenido

1 MODELO CONCEPTUAL DEL MÓDULO DE AUDITORIAS. 3

2 PERMISOS DE ACCESO DEL MÓDULO DE AUDITORÍAS 4

3 PARAMETRIZACIÓN DEL MÓDULO DE AUDITORÍAS 5

4 PROGRAMACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORIA CON TODA LA

INFORMACIÓN Y AVISO A LOS PROTAGONISTAS. 7

5 AVISO A LOS AUDITADOS DE CADA ACTIVIDAD 11

6 COMPLEMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN POR PARTE DEL AUDITOR LÍDER 13

7 EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA POR PARTE DEL AUDITOR

ASIGNADO A LA ACTIVIDAD 18

8 TERMINACIÓN DE LA ACTIVIDAD E INFORMACIÓN AL LÍDER DE LA AUDITORIA 22

9 CIERRE DE LA AUDITORIA POR PARTE DEL AUDITOR LÍDER 27

10 INFORMES Y GRÁFICOS DE AUDITORIA 28

11 PROGRAMAR UNA AUDITORIA DEJANDO EL PLAN AL AUDITOR LÍDER 29

MANUAL MODULO DE AUDITORIAS

1 Modelo conceptual del módulo de Auditorias.

Se basa en la flexibilidad de la norma ISO 19011 en forma general.

Para el sector público se cuenta con las disposiciones de la cartilla de DAFP

en cuanto a la planificación de Actividades de la auditoria y la posibilidad de

crear listas de controles para verificar la eficacia de los mismos en los

procesos.

Ilustración 1. Inicio modulo auditorías.

2 Permisos de acceso del módulo de auditorías

Una responsabilidad en el perfil para el programador de la auditoria

“Programa Auditorias”

Y Otra responsabilidad en el perfil para los auditores “Audita internamente”

Ilustración 2. Perfiles de evaluador.

3 Parametrización del módulo de auditorías

En una tabla se crean las normas o listas de requisitos que se van a utilizar

como criterios para las auditorías.

Ilustración 3. Normas para la auditoria.

Otra tabla para crear la lista de tipos de hallazgos

Ilustración 4.Clasificacion hallazgos de auditoria.

4 Programación y Planificación de una auditoria con toda la información y

aviso a los protagonistas.

Empresas en donde el Líder de Auditorias hace prácticamente todo

El usuario con perfil “programa auditorias”, en la opción Programación, icono

superior Nuevo.

Ilustración 5. Programación de auditoria.

El programador de la auditoría llena los datos básicos del bloque superior (por lo menos los señalados como obligatorios).

Ilustración 6. Nueva auditoría.

En el segundo bloque están los criterios a utilizar en la auditoria. Puede ser

en texto y/o seleccionar los requisitos de las listas o normas de interés

En la lista de la izquierda selecciona la lista o listas y a la derecha los

requisitos de estas que se despliegan y que van a ser utilizados como

criterios en la auditoría.

Ilustración 7. Criterios para la auditoria.

En el último bloque esta la Agenda con plan de actividades, donde se planifica las actividades de la auditoria.

Ilustración 8. Agenda plan de actividades.

Al guardar llegan los pendientes y correos al Auditor Líder, también a los

auditados y auditores relacionados en la Agenda

Ilustración 9. Pendientes de auditorías.

5 Aviso a los Auditados de cada actividad

El auditado de una actividad planificada recibe correo electrónico y

pendiente “Tiene aviso de auditoría, favor atender al auditor”

Al activar el pendiente:

Ilustración 10. Activación de pendiente.

El auditado puede observar la información de la misma.

Ilustración 11. Información de la auditoria.

6 Complementación de la información por parte del auditor líder

El auditor Líder activa el pendiente “Tiene auditoria programada”

Ilustración 12. Pendiente auditoria.

O puede ingresar a la opción “planeación de la Auditoria”

Ilustración 13. Planeación de auditorias

Se abre toda la información registrada por el programador de la auditoria

Ilustración 14. Datos planificación de auditorías.

El auditor Líder puede manipular cualquier información del formulario, como

por ejemplo crear o cambiar una lista en los Criterios

O abrir una actividad (número de la izquierda), modificar la fecha de inicio,

hacer comentarios para el auditor.

Ilustración .15 Agenda de actividades.

O incluso cambiar los protagonistas

Ilustración 16. Cambio de protagonistas.

Puede cambiar también el orden de las actividades. Por ejemplo la actividad

señalada podemos ponerla en la última posición.

Ilustración 17. Cambiar orden de actividades.

Se abre la actividad y coloca el número de secuencia de actividades para

que quede al final.

Ilustración 18. Secuencia de actividades.

Como se muestra en la siguiente pantalla

Ilustración 19. Secuencia de actividades

7 Ejecución de la actividad de auditoria por parte del auditor asignado a

la actividad

Los auditores de cada actividad activan el pendiente “Favor realizar

la siguiente actividad de la auditoria”.

Ilustración 20. Notificación Pendiente.

Se abre la siguiente funcionalidad donde el auditor puede incluir

comentarios, levantar hallazgos y vincular documentos (lista de

verificación).

Ilustración 21. Lista de verificación.

Activando el número de la izquierda.

Ilustración 22. Seguimiento actividad.

Abre la pantalla para modificar o complementar algunos campos

Ilustración 23. Modificar campos.

Puede levantar hallazgos en el ícono superior.

Ilustración 24. Levantar hallazgos.

Que abre directamente la solicitud de mejora que el auditor levanta como

hallazgo de la actividad de la auditoria

Ilustración 25. Solicitud de oportunidad de Mejora.

Puede también vincular documentos en el gancho inferior correspondiente,

como la lista de verificación utilizada en el proceso.

Ilustración 26. Vincular documentos.

Se abre la pantalla para vincular el documento

Ilustración 27.Vincular documentos.

8 Terminación de la actividad e información al líder de la auditoria

El auditor de la actividad puede poner la fecha fin de la actividad.

Ilustración 28. Fecha fin de actividad.

De esa manera desaparece su pendiente de “Favor realizar” y se genera

un pendiente que informa del fin de la actividad al Auditor líder.

Ilustración 29. Notificación finalizar pendiente.

Donde este puede ver los detalles de la actividad terminada al activar el

pendiente

Ilustración 30. Finalización de la actividad.

El auditor líder establece el informe de la auditoria e informa del mismo a

los auditados.

El Auditor líder aplica la opción “informe y Cierre”.

Ilustración 31 .Informe y cierre de la auditoria.

Se abre el formulario completo en donde debe ingresar la conclusión de la

auditoria.

Ilustración 32. Conclusión de la auditoria

Al guardar el formulario con las conclusiones.

Ilustración 33. Guardar conclusiones de auditoria.

Se generan los correos electrónicos y pendientes a los Auditados de las

actividades “Tiene informe de Auditoria, favor consultar”.

Ilustración 34. Notificación informe de auditoría.

Al activar el pendiente se abre el informe de la auditoria.

Ilustración 35. Notificación informe de auditoría.

9 Cierre de la auditoria por parte del auditor líder

El Auditor líder ingresa a la opción “Informe y Cierre”, busca la auditoria y

coloca “chulito” en la opción inferior izquierda “cerrar auditoria”.

Antes debe dar por terminadas las actividades colocando la fecha final o

esperar que el auditor de la actividad la termine.

Ilustración 36. Cierre de auditoria.

10 Informes y gráficos de auditoria

En la última opción del módulo se encuentran los informes y gráfico del

aplicativo.

Ilustración 37.. Informes de auditorías.

Con la siguiente lista de informes

Ilustración 38. Lista de informe

11 Programar una auditoria dejando el plan al Auditor líder

En algunas empresas, el programador de las auditorias solo programa lo

mínimo, es decir, los campos obligatorios, define el objetivo de la auditoria,

selecciona el proceso a auditar y asigna al auditor líder.

Ilustración 39. Programación de auditoria.

El Auditor líder a través de su pendiente.

Ilustración 40. Programación de auditoria.

O a través de la Opción del Menú Planeación de la Auditoria

Ilustración 41. Programación de auditoria.

Determina los datos básicos de la auditoria.

Ilustración 42. Determinar datos de la auditoria.

Planifica las actividades de la auditoria así como los criterios a utilizar

Ilustración 43. Criterios de la auditoria