manual de archivo - hospisantarosadecabal.gov.co · hospitalaria (dgh), el cual tiene como objetivo...
Post on 22-Sep-2018
218 Views
Preview:
TRANSCRIPT
MANUAL DE ARCHIVO
CENTRAL .NET
Bogotá D.C. - Colombia: Av. carrera 45 No. 108 – 27 Torre 2 piso 14 oficina 1408 PBX: (+571) 7560520 – FAX (+571) 7560540
Fecha de Impresión, 22/12/2017.
Derechos de autor © 2014 de Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.
Todos los derechos están reservados.
Impreso en Bogotá Colombia.
La información de este documento no puede ser alterada o cambiada sin la autorización escrita de Sistemas y
Asesorías de Colombia S.A.
Los logos de Sistemas y Asesorías de Colombia S.A., son marcas debidamente registradas.
Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda información contenida en el
mismo está sujeta a cambios sin previo aviso. Sistemas y Asesorías de Colombia S.A. no es responsable de
daño alguno, directo o indirecto, resultante del uso de este manual.
Control de Distribución Copia Número Distribución
1 Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.
Personas que participaron en la preparación de este documento
Función:
Capacitación
Nombre:
Carolina de la Ossa
Elaboración y Redacción Diana Andrea Martínez QuBIT International
Lista de Revisión:
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011
Patricia Lago
Rodolfo Núñez Rodríguez
José Luis Mesa Delgado
Royer Fabián Medina Orjuela
Camilo Ramírez Charry
Edwin Fernando Rodríguez Moreno
Nicolás Elías Ballesteros Bernier
Nicolás Elías Ballesteros Bernier
Nicolás Elías Ballesteros Bernier
Nicolás Elías Ballesteros Bernier
Jose Ricardo Arturo Mesa Blanco
Edwin Fernando Rodríguez Moreno
05/05/10
30/04/11
07/05/12
30/06/13
31/12/13
30/06/14
31/12/15
30/06/16
31/12/16
30/06/17
31/10/17
31/12/17
Aprobado por:
Fecha:
Luis Fernando Sánchez F.
Luis Fernando Sánchez F.
Luis Fernando Sánchez F.
Aura Idalid Beltrán
Sandra Patricia Celis T.
Sandra Patricia Celis T.
Sandra Patricia Celis T.
Humberto Rodriguez Camargo.
Humberto Rodriguez Camargo.
Humberto Rodriguez Camargo.
Edwin Fernando Rodríguez Moreno
05/05/10
30/04/11
07/05/12
30/06/13
31/12/13
30/06/14
31/12/15
30/06/16
31/12/16
30/06/17
31/12/17
Historial de cambios
Versión Fecha Descripción de la Revisión
001 05/05/10 • Migración del aplicativo a Versión .NET.
002 30/04/11 • Actualización de la versión .NET.
003
07/05/12
• Actualización de pantallas, menú principal y búsquedas en las
grillas.
004
30/06/13
• Se agregó los campos Tipo disposición final y Tiempo de retención
de la ventana de Objetos.
• Fue removido el campo Última Atención de la venta Objeto.
• Actualización Pantallas de Todo el Manual.
• Se actualizo el Control de Distribución.
• Se completaron campos faltantes de Descripción.
• Actualización Tabla de Contenido e Índice.
005 31/12/13 • Revisión y actualización de pantallas.
• Actualización Tabla de Contenido e Índice.
006
30/06/14
• Actualización de Pantallas y estructura general del manual.
• Ajustes en redacción y estructura de contenido.
007 31/12/15 • Actualización pantallas, Cómo ingresar al módulo, Acceso a
opciones del menú y Sección Apéndice C.
008 30/06/16 • El manual no presento modificaciones en el semestre.
009 31/12/16 • El manual no presento modificaciones en el semestre.
010 30/06/17 • El manual no presento modificaciones en el semestre.
011 31/10/17
18/12/17
• Se actualizan capturas de pantalla donde se observan los nuevos
filtros de acuerdo a los DevExpress actualizados.
• Actualización opción Reportes Generados – WPF
• Revisión general y actualización de versión
Documentos Asociados
Manual de Usuario del módulo de:
➢ Compras – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión Net
➢ Gestión Gerencial – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión Net
Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria
Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación. Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los consumidores.
ICONTEC
Tabla de Contenido
Contenido Pág.
CAPÍTULO 1 ........................................................................................................... 7
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ........................................................................................................ 7
CAPITULO 2 ........................................................................................................... 8
ENTRADAS Y SALIDAS ................................................................................................................................ 8 Visión General ................................................................................................................................................ 8 Contenido del Programa ................................................................................................................................. 9
CAPITULO 3 ......................................................................................................... 10
OPERACIONES RUTINARIAS....................................................................................................................10
INGRESO DE INFORMACIÓN ...................................................................................................................10 Cómo Ingresar al Módulo ..............................................................................................................................10 Cómo Eliminar Registros ..............................................................................................................................11 Cómo Exportar Registros ..............................................................................................................................11 Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos ...................................................................................................12 Cómo Crear Tipos de Objetos .......................................................................................................................13 Cómo Crear Tipo de Nivel ............................................................................................................................15 Cómo Crear Estructura de Archivo ...............................................................................................................17 Cómo Crear Objetos ......................................................................................................................................19
PROCESOS DE LA INFORMACIÓN ..........................................................................................................22 Cómo Realizar Ingresos ................................................................................................................................22 Cómo Realizar Préstamos ..............................................................................................................................24 Cómo Realizar Devoluciones ........................................................................................................................26 Cómo Crear Disposiciones Finales ................................................................................................................28
MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) ........................................................................................................31 Cómo Generar y Visualizar los Informes de Archivo Central .......................................................................31 Descripción de los Reportes del Sistema .......................................................................................................31 Cómo Generar y Visualizar el Informe de Inventario de Archivo .................................................................31 Cómo Generar y Visualizar el Informe de Vencimiento a Tiempo de Retención .........................................32 Cómo Generar y Visualizar los Reportes Generados .................................... ¡Error! Marcador no definido.
OPERACIONES NO RUTINARIAS .............................................................................................................36 Cómo Parametrizar el Módulo de Archivo Central .......................................................................................36
APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA ................................................ 37
APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................... 38
APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA ................................................................ 39
ÍNDICE .................................................................................................................. 42
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 7
Módulo Archivo Central .NET
CAPÍTULO 1
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS
El módulo de ARCHIVO CENTRAL hace parte del Sistema de Información Dinámica Gerencial
Hospitalaria (DGH), el cual tiene como objetivo administrar el acervo documental de la institución para
promover la reducción de costos, conservar adecuadamente los documentos a cargo, facilitar y agilizar su uso
mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos del archivista.
Además permite tener control de la rotación del documento, como lo es el ingreso, los préstamos y las
devoluciones y adicionalmente generar los informes del inventario físico del archivo. Este módulo cuenta con
las siguientes características:
• Permite realizar la organización del Archivo de la institución.
• Permite realizar el control sobre los objetos que se prestan y devuelven en las diferentes
dependencias y responsables.
• Permite realizar el control sobre la disposición final de los documentos.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 8
Módulo Archivo Central .NET
CAPITULO 2
ENTRADAS Y SALIDAS
Visión General
A continuación se muestra un cuadro sinóptico de las utilidades del Módulo de Archivo Central, con sus
respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
ENTRADAS PROCESOS SALIDAS
• Tipos de Objetos
• Tipos de Niveles
• Estructura de Archivo
• Objetos
• Parámetros
• Ingresos
• Prestamos
• Devoluciones
• Disposiciones
Finales
• Inventario de
archivo
• Vencimiento
Tiempo de
Retención
• Reportes
Generados
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 9
Módulo Archivo Central .NET
Contenido del Programa
A continuación se presenta la estructura del módulo de Archivo Central del sistema Dinámica Gerencial
Hospitalaria:
ARCHIVO
• Tipos de Objetos
• Tipos de Niveles
• Estructura de Archivo
• Objetos
PROCESOS
• Ingresos
• Préstamos
• Devoluciones
• Disposiciones Finales
INFORMES
• Inventario de Archivo
• Vencimiento Tiempo de Retención
• Reportes Generados
UTILIDADES
• Parámetros
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 10
Módulo Archivo Central .NET
CAPITULO 3
OPERACIONES RUTINARIAS
INGRESO DE INFORMACIÓN
RECUERDE...
Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de Archivo Central, primero se deben ingresar
los parámetros; como se explica en la sección de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
Cómo Ingresar al Módulo
Para tener acceso al módulo de Archivo Central se debe seguir la siguiente serie de pasos:
1. Localice y haga Clic en el icono de Módulos en el menú principal.
2. Seleccione los módulos Administrativos y Financieros.
3. Localice y haga Clic en el módulo de Archivo Central.
4. Seleccione el menú en el cual desee trabajar (Archivos, Procesos, Informes o Parámetros).
5. Despliegue los contenidos de cada menú, haciendo Clic sobre el icono más (+)
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 11
Módulo Archivo Central .NET
Cómo Eliminar Registros
La opción Eliminar , permite borrar los registros creados si no hay otros registros que estén relacionados
con el que se seleccionó. De lo contrario el sistema le permitirá realizar la anulación del registro seleccionado.
Para Eliminar o Anular un registro seleccione el registro en el Nombre o Código del registro que desea
eliminar, en el menú de la parte superior o inferior de la ventana seleccione la opción Eliminar , esto
desplegará la siguiente ventana: haga Clic en el botón Yes para eliminar o anular el registro ó
haga Clic en el boton No para abandonar la pantalla.
Cómo Exportar Registros El contenido de un registro se puede Exportar a varios tipos de archivo. Para exportar un registro haga
Clic en el Nombre o Código del registro y seleccione en el menú de la parte superior o inferior de la ventana,
la opción Exportar . Se despliega la siguiente ventana, donde puede seleccionar el tipo de archivo para
realizar la exportación de la información. Si se quiere puede o no abrir inmediatamente el archivo
seleccionando la opción Abrir Archivo generado.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 12
Módulo Archivo Central .NET
Haga Clic en Aceptar y seleccione la ruta donde guardará el archivo a generar o haga Clic en
Cancelar para salir de la ventana exportación.
Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos Después de realizar cualquier movimiento en el sistema y grabarlo, se muestra la siguiente ventana:
Seleccione la operación que desea realizar Confirmar o Imprimir y haga Clic en Aceptar o
haga Clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.
RECUERDE...
Una vez confirmados los registros no es posible modificarlos o eliminarlos. Si no los confirma puede
modificar las veces que desee, cambiando su contenido.
El signo indica que el campo es obligatorio.
El signo indica que se puede seleccionar el dato en una lista de consulta
El signo indica que se puede crear un nuevo registro, si no existe en la lista de consulta.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 13
Módulo Archivo Central .NET
En el Módulo de Archivo Central encontrará las siguientes opciones:
Cómo Crear Tipos de Objetos
Esta opción permite crear y consultar los tipos o clasificación de los documentos, es decir en qué lugar van a
reposar. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos.
2. Seleccione la opción Tipo de Objetos. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 14
Módulo Archivo Central .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Tipo de Objeto específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Tipo o Descripción) y haciendo Clic en el botón
Aplicar Filtro . También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el
botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,
Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la
siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 15
Módulo Archivo Central .NET
Ingrese la siguiente información:
Código: Campo que permite digitar el número que identifica al tipo de objeto.
Tipo: Campo que permite digitar el nombre del tipo de objeto.
Descripción: Campo que permite digitar la Descripción corta del tipo de objetos.
Tipo disposición final: Campo que permite seleccionar el tipo de disposición final del objeto, puede ser:
Conservación Total, Eliminación, Digitalización o Selección.
Tiempo de retención: Campo que permite digitar el tiempo de retención del documento en años; se
activa cuando la disposición final del objeto es Eliminación, Digitalización o Selección.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Cómo Crear Tipo de Nivel
Esta opción permite crear y consultar los lugares donde se encuentran los objetos o documentos. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos.
2. Seleccione la opción Tipo de Niveles. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 16
Módulo Archivo Central .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Tipo de Nivel específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Tipo o Descripción) y haciendo Clic en el botón
Aplicar Filtro . También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el
botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,
Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la
siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 17
Módulo Archivo Central .NET
Ingrese la siguiente información:
Código: Campo que permite digitar el código que identifica al tipo de nivel.
Tipo: Campo que permite digitar el tipo de nivel.
Descripción: Campo que permite digitar la descripción corta del tipo de nivel.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Cómo Crear Estructura de Archivo
Esta opción permite crear y consultar la estructura de la ubicación física del documento. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos.
2. Seleccione la opción Estructura de Archivo. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 18
Módulo Archivo Central .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una Estructura de Archivo específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Tipo Nivel, Nombre, Descripción o
Nivel Padre) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede eliminar la
búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se
muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,
Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la
siguiente ventana:
Ingrese la siguiente información:
DATOS GENERALES
Código: Campo que permite digitar o seleccionar el código que identifica a la estructura de archivo.
Padre: Campo que permite seleccionar si la estructura que se va a crear es de nivel padre.
Hijo: Campo que permite seleccionar si la estructura que se va a crear es de nivel hijo.
Nivel Padre: Campo que permite seleccionar de la lista el padre de la estructura (se habilita en el caso en
que haya seleccionado Hijo).
Tipo Nivel: Campo que permite digitar o seleccionar el tipo de nivel de la estructura.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la estructura de archivos. Este nombre debe describir
la ubicación.
Descripción: Campo que permite digitar una descripción más detallada sobre la estructura de archivos.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 19
Módulo Archivo Central .NET
Estructura: El botón Estructura permite visualizar la organización actual creada en el
sistema, al momento de dar Clic sobre el botón se despliega la siguiente ventana:
Para retornar al formulario de la estructura de archivo haga Clic en Aceptar o
Cerrar .
TIPOS DE OBJETOS
Guarda Objetos: Campo que permite seleccionar si la estructura guarda objetos o documentos en su
interior.
Tipo Objeto: Campo que permite digitar o seleccionar cuáles son los objetos que se guardan en la
estructura del archivo, este campo se habilita si se marca el Check en el campo anterior. Haga Clic en
Agregar para asociarlos a la grilla inferior.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Cómo Crear Objetos
Esta opción permite crear y consultar el estado actual de los documentos ingresados. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos.
2. Seleccione la opción Objetos. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 20
Módulo Archivo Central .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Objeto específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Ingreso, Código, Nombre, Descripción, Tipo de Objeto, Nivel o
Estado Objeto) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede eliminar
la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se
muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,
Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la
siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 21
Módulo Archivo Central .NET
Ingrese la siguiente información:
Ingreso: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo de ingreso asignado en el proceso.
Código: Campo que permite digitar o seleccionar el código que identifica al objeto del ingreso anterior.
Una vez ingresados los campos anteriores, se cargará de manera automática la información
correspondiente al Tipo de Objeto, Nombre, Descripción, Tipo de Disposición Final, Fecha de Retención
y Nivel.
Estado: Campo que permite identificar el estado actual del objeto, puede ser nuevo (sin movimiento), en
préstamo en archivo.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 22
Módulo Archivo Central .NET
PROCESOS DE LA INFORMACIÓN
Cómo Realizar Ingresos
Esta opción permite crear y consultar el registro de un ingreso de documentos al archivo central. Para ello:
1. Ingrese al menú Procesos.
2. Seleccione la opción Ingresos. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Ingreso específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Recibe, Entrega, Dependencia o
Estado Documento) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede
eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y
nuevamente se muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,
Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la
siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 23
Módulo Archivo Central .NET
Ingrese la siguiente información:
DATOS GENERALES
Consecutivo: Campo que permite la asignación automática del consecutivo que identificará el ingreso al
grabar el registro en el final del proceso. Para la asignación se debe presionar la tecla Tabulador.
Fecha Documento: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha en la que se realiza el ingreso. Se
postula de manera automática la fecha actual del servidor
Dependencia: Campo que permite digitar o seleccionar la dependencia donde se encuentra el documento.
Entrega: Campo que permite digitar el nombre de la persona que hace entrega del documento
Recibe: Campo que permite digitar el nombre de la persona que recibe el documento
OBJETOS
Para asociar los Objetos correspondientes al ingreso, se debe dar Clic en el botón Agregar de la parte
inferior de la pantalla, se despliega la siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 24
Módulo Archivo Central .NET
Ingrese la siguiente información:
Código: Campo que permite digitar el código que le será asignado al objeto que se está agregando al
ingreso.
Tipo Objeto: Campo que permite digitar o seleccionar el tipo de objeto que se desea agregar en el
ingreso.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que se le asignará al actual objeto.
Descripción: Campo que permite digitar la descripción que permite identificar al actual objeto.
Tipo disposición final: Campo que permite seleccionar el tipo de disposición final al objeto, puede ser:
Conservación Total, Eliminación, Digitalización o Selección.
Fecha Retención: Campo que permite visualizar la fecha de retención del objeto.
Nivel: Campo que permite digitar o seleccionar el nivel que se desea asociar al actual objeto.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Cómo Realizar Préstamos
Esta opción permite crear y consultar los préstamos de objetos. Para ello:
1. Ingrese al menú Procesos.
2. Seleccione la opción Préstamos. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 25
Módulo Archivo Central .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Préstamo específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Entrega, Recibe, Dependencia o
Estado Documento) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede
eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y
nuevamente se muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,
Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la
siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 26
Módulo Archivo Central .NET
Ingrese la siguiente información:
DATOS GENERALES
Consecutivo: Campo que permite la asignación automática del consecutivo que identificará el préstamo
al grabar el registro en el final del proceso. Para la asignación se debe digitar la tecla Tabulador.
Fecha Documento: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha en la que se realiza el préstamo. Se
postula de manera automática la fecha actual del servidor
Dependencia: Campo que permite digitar o seleccionar la dependencia que solicita el documento. Si no
existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver manual módulo Compras, Cómo Crear Dependencias.
Recibe: Campo que permite digitar el nombre de la persona que recibe el documento.
Entrega: Campo que permite digitar el nombre de la persona que entrega el documento.
DETALLE DEL PRÉSTAMO
En esta ventana aparecen dos secciones, en la izquierda está la sección de documentos disponibles para
préstamo y a la derecha los documentos que se asocian para el préstamo actual. Arrastre de izquierda a
derecha, de la sección de documentos disponibles a la ventana de documentos de préstamo los
documentos que se solicitan para préstamo.
Si por algún motivo hubo error al asociar un documento para el préstamo, puede desvincularlo
seleccionando el registro y utilizando el botón Eliminar .
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Cómo Realizar Devoluciones
Esta opción permite crear y consultar las devoluciones de préstamos para reingresar los objetos en el archivo
central. Para ello:
1. Ingrese al menú Procesos.
2. Seleccione la opción Devoluciones. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 27
Módulo Archivo Central .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una Devolución específica ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Recibe, Entrega,
Dependencia o Estado Documento) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro .
También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar
Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,
Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la
siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 28
Módulo Archivo Central .NET
Ingrese la siguiente información:
DATOS GENERALES
Consecutivo: Campo que permite la asignación automática del consecutivo que identificará la
devolución al final del proceso. Para la asignación se debe dar la tecla Tabulador.
Fecha Documento: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha en la que se realiza la devolución.
Dependencia: Campo que permite digitar o seleccionar la dependencia que realiza la devolución. Si no
existe en la lista puede agregar una nueva. Ver manual módulo Compras.
Entrega: Campo que permite digitar el Nombre de la persona que devuelve el documento.
Recibe: Campo que permite digitar el Nombre de la persona que recibe el documento.
DETALLE DE LA DEVOLUCIÓN
En esta parte inferior de la ventana se visualizan dos secciones, en la sección izquierda se encuentran los
documentos que están pendientes para devolver y en la derecha los documentos devueltos. Arrastre de
izquierda a derecha, de la sección de documentos pendientes para devolver a la ventana de documentos
que se devuelven, los objetos que se entregan de nuevo al archivo central.
Si por algún motivo hubo error al asociar un documento para la devolución, puede desvincularlo
seleccionando el registro y utilizando el botón Eliminar .
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Cómo Crear Disposiciones Finales
Esta opción permite crear y consultar lo que se hace con los objetos después de una fecha definida al
momento de ingresarlos. Para ello:
1. Ingrese al menú Procesos.
2. Seleccione la opción Disposiciones Finales. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 29
Módulo Archivo Central .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una Disposición específica ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Responsable o Estado
Documento) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede eliminar la
búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se
muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,
Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la
siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 30
Módulo Archivo Central .NET
Ingrese la siguiente información:
DATOS GENERALES
Consecutivo: Campo que permite la asignación automática del consecutivo que identificará la
disposición de los documentos al final del proceso. Para la asignación se debe presionar la tecla
Tabulador.
Fecha Documento: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha en la que se realiza la devolución.
Responsable: Campo que permite digitar el nombre del responsable de llevar a cabo la disposición final.
DETALLE DE LA DISPOSICIÓN FINAL
En esta parte inferior de la ventana se visualizan dos secciones, en la sección izquierda se encuentran los
documentos pendientes que cumplen con la condición de fecha para ejecutar su disposición final y en la
derecha los documentos destino que se van a asociar al registro. Arrastre de izquierda a derecha, de la
sección de documentos pendientes para disposición final a la sección de documentos destino, los objetos
a los que se les desea ejecutar el proceso.
Si por algún motivo hubo error al asociar un documento para la disposición, puede desvincularlo
seleccionando el registro y utilizando el botón Eliminar .
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 31
Módulo Archivo Central .NET
MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)
Cómo Generar y Visualizar los Informes de Archivo Central
Los informes de Archivo Central le permitirán contar con reportes de soporte para posteriores análisis. Para
ello:
1. Ingrese al menú Informes.
2. A continuación se despliegan las opciones de los informes correspondientes:
Al ingresar a cada uno de ellos encontrará los filtros con los que se genera el informe. Ingréselos y haga Clic
en el botón Generar Reporte : Ej.: Véase: Cómo Generar y Visualizar el Informe de
Inventario de Archivo.
Descripción de los Reportes del Sistema
Cómo Generar y Visualizar el Informe de Inventario de Archivo
Este informe permite visualizar los objetos que se tienen en el archivo, para un rango de fechas determinado
de acuerdo a la selección que se realice de los mismos. Es posible determinar dónde está el Objeto, si está en
archivo o está en préstamo, de acuerdo a la consulta que se quiera realizar, en el filtro: Tipo de Consulta: En
Archivo, En Préstamo o Todo.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes de rangos que desee de Dependencias Inicial y Final.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 32
Módulo Archivo Central .NET
Fechas: Campo que permite digitar o seleccionar el rango de fechas sobre el cual se desea generar el informe.
Dependencias: Campo que permite digitar o seleccionar el rango de dependencias sobre el cual se desea
generar el informe.
Tipo de Consulta: Campo que permite seleccionar el tipo de consulta sobre el cual se desea generar el
informe. Puede ser de documentos en archivo, en préstamo o todos.
Tipo de Informe: Campo que permite seleccionar el tipo de informe que se desea visualizar, el cual puede ser
resumido o detallado.
Cómo Generar y Visualizar el Informe de Vencimiento a Tiempo de
Retención
Este informe permite visualizar los objetos que están en el archivo de acuerdo a su tiempo de retención, con
una fecha de margen.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a la fecha a vencer y el tipo de consulta.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 33
Módulo Archivo Central .NET
Fecha a Vencer: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha de corte sobre la cual se desea generar el
informe.
Tipo de Consulta: Campo que permite seleccionar el tipo de consulta sobre el cual se desea generar el
informe. Puede ser de documentos en próximos a vencer, vencidos o todos.
RECUERDE...
Los filtros pueden ser diferentes según el tipo de reporte seleccionado. Por ello la información solicitada
puede variar según lo configurado en cada solicitud.
Tenga en cuenta que todos los informes generados tendrán Opciones de Salida, las cuales son opciones que
permiten seleccionar cómo se desea obtener el reporte visualizado, impreso o exportado a un archivo plano.
Dentro de estas opciones encontramos:
• Visualizar : Opción que nos permite ver el reporte completo en una ventana aparte.
• Imprimir : Permite imprimir el reporte en un documento físico.
• Exportar : Permite exportar el reporte generado a PDF, XLS, XLSX, TXT y PLN archivo plano
por columnas.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 34
Módulo Archivo Central .NET
• Exportar : Permite exportar el reporte generado a PDF, XLS, XLSX, TXT y PLN archivo plano
por columnas.
Cómo Generar y Visualizar los Reportes Generados Esta opción permite visualizar los diferentes reportes generados. Para que estos se encuentren en las opciones
de este menú, deben haber sido previamente creados en la opción Generador de Reportes del Módulo
Generales. Véase Cómo Generar Un Reporte en el Manual Generales.
Para generar el reporte seleccione el registro e ingrese
Se genera la siguiente ventana:
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 35
Módulo Archivo Central .NET
Para seleccionar el destino del reporte por pantalla haga Clic en Vista Previa , para
genera una salida por impresora, haga Clic en Impresora O para exportar haga Clic en
Exportar seleccionando previamente el formato deseado.
Cómo Generar y Visualizar los Tableros de Control Esta opción permite visualizar los diferentes indicadores de control que se encuentran definidos en el
aplicativo, además la información de los indicadores definidos para el área de Urgencias y
Hospitalización en tiempo real, También permite realizar análisis de oportunidad en la gestión de los
diferentes procesos relacionados a cada área.
Véase Cómo Generar Un Indicador en el Manual de Tablero de Control
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 36
Módulo Archivo Central .NET
OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cómo Parametrizar el Módulo de Archivo Central Esta opción permite configurar los parámetros del módulo definiendo los controles con los que se trabajará en
el módulo y las interfaces contables por defecto, con las que se llevará a cabo los procesos de archivo central.
Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades.
2. Localice y haga Clic en la opción Parámetros. Se despliega la siguiente ventana:
Ingrese la Siguiente Información:
CONSECUTIVOS DEL MÓDULO
Consecutivo Ingreso: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo con el cual se iniciará el
proceso de ingresos.
Consecutivo Devolución: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo con el cual se iniciará
el proceso de devoluciones.
Consecutivo Préstamo: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo con el cual se iniciará el
proceso de préstamos.
Consecutivo Disposición Final: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo con el cual se
iniciará el proceso de disposiciones finales.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 37
Módulo Archivo Central .NET
APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA
A continuación se muestra la TABLA DE LOS MENSAJES DE ADVERTENCIA más frecuentes que se
pueden presentar en el manejo de los Módulos.
MENSAJE DE
ADVERTENCIA DESCRIPCIÓN SOLUCIÓN
El Campo X Debe Tener Un
Valor
Ocurre cuando al realizar el ingreso de
información, se deja un campo que es
obligatorio en blanco.
La X corresponderá al nombre de la
opción en donde aparece este mensaje.
El sistema automáticamente, se
encuentra diseñado para que
cuando ello ocurra no se pueda
proseguir con la operación hasta
que se complete la información
faltante. Ingrese la información
solicitada en el campo señalado.
Invalid Value
Ocurre cuando al realizar el ingreso de
información, se ingresan datos que no
existen o no han sido creados, como
por ejemplo códigos cuentas, número
de documento, entre otros.
Borre y digite nuevamente el dato
que desea ingresar, teniendo
cuidado de ingresar el dato
correcto.
No Existen Registros Para Los
Rangos Especificados
Ocurre cuando en algún rango de
selección se selecciona el límite
inferior y superior pero no existen
datos dentro del rango indicado.
Redefina nuevamente el rango
indicado ampliándolo o
desplazándolo.
El Valor Suministrado No Es
Correcto, No Existe ó Se
Encuentra Inactivo En El
Repositorio De Datos
Ocurre cuando en el campo de alguna
pantalla se digitan o cónsula
información que no corresponde a
campo seleccionado.
Debe digitar la información
correspondiente al contenido del
campo.
DEBE SELECCIONAR UN
REPORTE
Ocurre en la opción Reportes
Generado, al dar Clic en el botón
imprimir sin haber primero cargado
un informe con la ayuda de la opción
Generar Reportes.
Genere un Reporte primero y
posteriormente este se cargara en
la ventana Reportes Generados,
selecciónelo y haga Clic en
Imprimir.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 38
Módulo Archivo Central .NET
APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS
ARCHIVO CENTRAL: Es el área encargada del acopio y custodia de la gestión documental, garantizando la
conservación, protección y difusión de los mismos.
PARÁMETROS: Son las reglas de funcionamiento del módulo definidas por el administrador del mismo.
REGISTRO: Es una línea de información digitada al sistema y que cuenta con varios ítems. Por ejemplo, en
un solo registro pueden ir los ítems del código, el nombre y la descripción.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 39
Módulo Archivo Central .NET
APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA
BARRAS DE AYUDA: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes iconos que le
ayudan a administrar la salida de opciones o al ingreso y salida de los módulos:
ICONO NOMBRE FUNCIÓN
INICIO
Permite posicionar la pantalla izquierda en el
menú de inicio en donde se configuran las
opciones de acceso directo.
MÓDULOS
Permite seleccionar los módulos a los cuales se
ingresara. Pueden ser Administrativos u
Operativos.
UTILIDADES
Permite el Ingreso directo a las utilidades de:
Cambiar Contraseña, Desbloquear Usuarios y
Desbloquear documentos..
APARIENCIA Permite seleccionar el fondo de la pantalla que
se quiera para la aplicación..
HERRAMIENTAS Permite abrir las herramientas de Windows de
calculadora, Bloc de Notas y Calendario.
CAMBIAR
CONTRASEÑA
Permite abrir la opción de cambiar contraseña
del usuario de Dinámica.
CERRAR SESIÓN
Permite salir de la sesión de Dinámica, en la
que se está trabajando.
SALIR Permite salir de la aplicación.
CERRAR
OPCIONES
Permite cerrar opciones abiertas sin tener que
estar ubicado en la opción.
Permite visualizar las opciones de: Cambiar
Contraseña, Desbloquear Documentos,
desbloquear Usuarios y Acerca de.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 40
Módulo Archivo Central .NET
ICONO NOMBRE FUNCIÓN
ADICIONAR
REGISTRO
Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite capturar los datos
para crear un nuevo registro del ítem en el cual se encuentra trabajando.
MODIFICAR
Permite modificar el registro en el cual se encuentra trabajando,
ofreciendo la alternativa de volver a almacenarlo con los nuevos datos
ingresados.
GRABAR Almacena los datos ingresados (registro) en la pantalla de trabajo.
DESHACER Permite retroceder en la captura de la información deshaciendo el registro
creado recientemente.
CONSULTAR Despliega una tabla en donde se pueden ubicar y visualizar fácilmente los
registros creados.
ELIMINAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.
IMPRIMIR Permite imprimir el registro ya creado en el aplicativo.
CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.
MINIMIZAR Permite minimizar la cinta superior de la aplicación
ACERCA DE
Permite visualizar la lista de los módulos con la información de la
Versión, el Upgrade y el parche que esta en ejecución.
BARRA DE HERRAMIENTAS REPORTES: En la visualización de los Informes y/o Reportes, el sistema
cuenta en la parte superior de la pantalla, con los siguientes íconos que le ayudan con la impresión y
exportación de la información solicitada:
ÍCONO NOMBRE FUNCIÓN
BUSCAR Permite buscar una palabra dentro del informe.
CONFIGURACIÓN
DE PAGINA
Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las
márgenes.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 41
Módulo Archivo Central .NET
ÍCONO NOMBRE FUNCIÓN
ESCALA Ajusta la escala en la que se visualiza el informe.
HAND TOOL
Permite el movimiento dentro del informe, hacia el sentido que el
usuario indica con el mouse.
MAGNIFIER
Permite Alejar y Acercar la vista del Reporte. Con un Clic Aleja y
con otro Acerca.
ZOOM OUT
Permite Alejar la vista del documento y permite ver un espacio
mayor de la página, en tamaño reducido.
ZOOM
Permite seleccionar el porcentaje al cual se desea ver el documento
consultado.
ZOOM IN
Acerca la vista del documento para ver el contenido en un tamaño
más grande.
SIGUIENTE
PAGINA Muestra la página siguiente del informe.
ULTIMA PAGINA Muestra la última página del informe.
PAGINA
ANTERIOR Muestra la página anterior del informe.
PRIMERA
PAGINA Muestra la primera página del informe.
MÚLTIPLES
PAGINAS Permite ver en pantalla el número de páginas que se seleccione.
COLOR Permite cambiar el color del fondo del informe.
WATER MARK Permite fijar un nombre o texto en el papel en el que está el informe.
PANTALLA
COMPLETA Ver el informe en una pantalla independiente.
IMPRIMIR Permite imprimir el informe ya creado en el aplicativo.
EXPORTAR Exporta el informe a un archivo PDF, XLS o TXT.
ABRIR Permite abrir un informe ya creado.
GUARDAR
Almacena los el informe generado en el directorio que el usuario
escoja.
IMPRIMIR
Permite seleccionar una impresora para enviar el documento a una
impresora determinada.
IMPRESIÓN
RAPIDA
Permite enviar la impresión a la impresora que se tenga configurada
como determinada, sin escoger la impresora.
EXPORTAR
DOCUMENTO
Permite realizar la exportación de la información a los formatos de
PDF, HTML, MHT, RTF, XLS, XLSX, CSV, DOCUMENTO DE
TEXTO Ó DOCUMENTO DE IMAGEN.
ENVIAR Envía el informe generado vía E-Mail.
CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.
Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 42
Módulo Archivo Central .NET
ÍNDICE
A
Archivo, 9, 16, 20, 24, 26
Archivo Central, 10
Archivos, 17
C
Confirmación, 12
Contenido, 9
D
Devolución, 24
Devoluciones, 9, 24
Disposición Final, 26, 28
Disposiciones, 9, 26
I
Imprimir, 12
Informes, 29
Ingresos, 9, 20
Inventario, 9, 29
N
Nivel, 9, 15
O
Objeto, 9
Objetos, 13, 18, 22
P
Parámetros, 9, 34
Préstamo, 22
Préstamos, 9
R
Reportes, 9
Reportes Generados, 32
Retención, 9, 30
top related