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Certified Project Manager –Competency based

Educación Ejecutiva

M1. Coordinación Efectiva de Proyectos

1 © Adán López Miranda

Autor

© El contenido intelectual de este manual es propiedad del autor. Derechos reservados.

® Coordinación Efectiva de Proyectos y su logo son una marca registrada, prohibido su uso para cualquier fin sin consentimiento

escrito del autor.

Derechos de autor

Dr. Adán López Miranda

2 © Adán López Miranda

adlopez@itesm.mx

@AdanLoMi

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LinkedIn: Adán López Miranda Grupo: LinkedIn/Aegis-tec Administración de Proyectos

¡Para su propio beneficio!

•  Puntualidad.•  Par,cipaciónparaenriquecerelcurso.•  Nosequedecondudas.•  Favordeapagarcelularesoponerlosenvibro,encasodeurgencia,salirdelsalónparacontestarlos.

•  Favordeu,lizarlap-topscomoapoyoalcursoúnicamente

3 © Adán López Miranda

Objetivo del curso

•  Revisar y aplicar estrategias y herramientas de planeación, programación y control enfocadas a lograr una coordinación efectiva de las actividades y recursos involucrados en los proyectos.

4

Áreas de conocimiento

5

Ciclo de vida de un proyecto. Gestión de la integración Gestión del alcance Gestión del tiempo

*Basado en: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)—5a edición, 2012 © Adán López Miranda

Contenido del curso

6

1.  Estrategias y factores de éxito

2.  Planeación

3.  Programación

4.  Control

Aplicación de las herramientas con software

Tema 1: Estrategias y factores de éxito en la Administración de Proyectos

7

•  Éxito en proyectos

•  Éxito en la administración de proyectos

•  Ciclo de vida de un proyecto

•  El triángulo del diablo y el cuadro de la C.E.P.

•  Beneficios del proyecto

© Adán López Miranda

¿Quéesunproyecto?

8

Es una combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para alcanzar un objetivo específico.

(Cleland, 1988)

“A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result”*

*Basado en: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)—5a edición, 2012

© Adán López Miranda

¿Qué es la Administración de Proyectos?

9

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto*

*Basado en: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)—5a edición, 2012

Características del Ciclo de Vida de los Proyectos

10

Porce

ntaje

de co

mplet

o

100 %

Etapa 1 Factibilidad

Etapa 2 Planeación

y diseño Etapa 3

Desarrollo Etapa 4 Cierre y entrega

Autorización del proyecto

Plan y diseño de producto

Producto desarrollado

Inicio de operación

Tiempo

Ritmo de gastos

Incertidumbre Impacto de la

decisión en el gasto

Triángulo del diablo: Medida de éxito del proyecto

11

Tiempo Calidad o Desempeño

o Alcance

Costo o recursos o esfuerzo

Comunicación

El triángulo del Diablo

¿Cuál de las tres debe ser la prioridad?

El cuadro de la coordinación efectiva

12

Beneficios

Calidad Tiempo

Costo

Comunicación +

Colaboración

Cuadro de la Coordinación Efectiva

Beneficios y cómo medirlos

•  Ecnómicos: Retorno de la inversión •  Sociales: PIB, Nivéles de pobreza … •  Ambientales: Calidad de agua, aire, tierra … •  Aprendizaje organizacional: Desarrollo de propiedad

intelectual •  Imagen y prestigio: premios, reconocimientos •  Satisfacción y crecimiento individual y de grupo: Baja

rotación, certificaciones profesionales, calidad de vida •  Cancelaciones oportunas: Ahorros

13

Tema 2: Planeación de un Proyecto

14

En este tema veremos:

•  Justificación de un proyecto

• Objetivo y alcance

• Especificación de un proyecto

• Planeación Estructurada

• Matriz de responsabilidades

! "“Dime cómo empieza tu proyecto y te diré cómo va a terminar” !"

¿Cómo nace un proyecto?

15

¡PROBLEMAS O NECESIDADES!

J  Emergencias J  Mejora continua J  Mercado lo pide J  Planeación estratégica M  Inspiración divina (¡Gulp!)

PROYECTOS (Aprobación)

Esfuerzo Beneficios

•  “Business plan” •  Justificación técnico-económica •  Lo quiere el jefe (¡Gulp!)

Problema, el porqué del proyecto

•  “Un proyecto es un problema calendarizado para una solución.” J.M. Juran

•  “Si tuviera una hora para salvar al mundo invertiría 55 minutos en definir el problema y 5 minutos en la solución.” Einstein

•  El project manager japonés invierte más tiempo en la definición del problema y el mexicano en la solución

16

Definición del problema

•  Problemas se definen con palabras que indican carencias, ausencias o excesos.

•  Correcto: Exceso de desperdicio, falta de canales de distribución, poca productividad.

•  Incorrecto: Reducir el desperdicio, necesitamos más canales de producción, es necesario subir la productividad.

•  “Hacer una dieta” ¿Por qué? ¿Cuál es el problema?

17

Objetivo del proyecto

•  Significa Qué se va a hacer •  Representa la solución al problema •  Se escribe con verbos de acción evidente

como diseñar, montar, incrementar, desarrollar.

•  Se evitan verbos generales o que generen confusión, como fortalecer, automatizar, coadyuvar.

18

Definición del objetivo del proyecto

19

Ø  ¿Cómo debe ser el objetivo? Verbo + objeto + complemento: Desarrollar un nuevo producto Ø  Se le puede agregar el beneficio (al final) Desarrollar un nuevo producto para incrementar presencia de marca Ø  Se puede agregar alcance Diseñar, desarrollar y lanzar un nuevo producto para incrementar prsenciade marca Ø  Tipo ISO no tipo USO

Objetivo tipo ISO y tipo USO

20

The Space Race Project “Pienso que esta nación debe comprometerse con las metas, antes de que esta década termine, seremos capaces de llevar a un hombre a la luna y regresarlo a a salvo a la tierra.”

John Fitzgerald Kennedy

P R O J E C T

El proyecto denominado “Iniciativa de Defensa Estratégica” o “Guerra de las Galaxias”, fue una propuesta del Presidente Ronald Reagan para desarrollar un escudo de defensa que protegiera a los Estados Unidos de cualquier ataque de misiles del enemigo, en caso de que se iniciara una tercera guerra mundial en el futuro. El proyecto tuvo un costo de un trillón de dólares, pero nunca fue concluido. Muchos académicos cuestionaron la validez de dicho escudo de defensa nuclear y se burlaron del proyecto.

© Adán López Miranda

Estableciendo los alcances

¿Qué incluye, comprende o abarca el proyecto?

¿Qué NO incluye? ¿Cuáles son sus límites?

Entregables

21

Alcances claros, amistades largas.

© Adán López Miranda

Entregables

22 © Adán López Miranda

Son activos tangibles y/o intangibles que se entregan al cliente del proyecto Tienen que cumplir los requisitos del cliente en cantidad y calidad   Se programan en fechas establecidas   Se definen con sustantivos, como: lista, reporte, planos.

Implican Resultados y Control

¿Qué vamos a entregar?

Elaborando la especificación del proyecto (Project Charter)

23

1.  Cliente (s). 2.  Necesidad (es) a cubrir. 3.  Objetivo (s) del proyecto. 4.  Alcance del proyecto. 5.  Beneficios. 6.  Producto o servicios a entregar. 7.  Requisitos de calidad. 8.  Etapas principales. 9.  Recursos internos y externos. 10.  Fechas estimadas. 11.  Presupuesto estimado. 12.  Responsable (coordinador del proyecto). 13.  Riesgos potenciales. 14.  Autorizaciones (clientes y padrinos).

Cada empresa puede definir los apartados que l e sean de uti l idad para una mejor documentación de su proyecto.

Especificación del proyecto ISO 9000 en el CSIM (parcial)

24

ESPECIFICACIÓN DEL PROYECTO PARA CERTIFICACIÓN EN LA NORMA ISO 9001 EN ELCENTRO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE MANUFACTURA DEL EL ITESM, CAMPUS

MONTERREY(Se muestra parcialmente para propósitos ilustrativos del curso)

AntecedentesComo parte del proceso de mejora continua, el ITESM Campus Monterrey hadeterminado llevar a cabo un proyecto de documentación en los procesos clave de loscentros de investigación de acuerdo a la norma ISO serie 9000…

Necesidades…por lo tanto será cada vez más importante para los centros de investigación del ITESMcontar con un reconocimiento en aseguramiento de calidad para continuar siendoproveedor confiable de tecnología de las empresas.

Objetivo GeneralObtener el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los procesosque se detallan en el alcance.

ClienteEl cliente de este proyecto será el propio rector del Campus Monterrey, quien dirige losesfuerzos de calidad en el ITESM. El cliente beneficiario de la certificación serán todasaquellas compañías que reciben servicios de investigación y extensión del campus.

AlcanceEl certificado deberá comprender los siguientes procesos:- Proyectos de investigación, desarrollo y consultoría a las empresas.- Diseño, desarrollo, impartición, seguimiento y cierre de cursos y diplomados

ofrecidos a las empresas, en sus modalidades de cursos abiertos y cursos especialespara alguna compañía en particular.

No incluye los proyectos internos ni los proyectos patrocinados por organismos cuyointerés en el proyecto sea la investigación científica, tales como CONACYT.

Resultados a entregar (milestones)1. Manual de calidad del CSIM2. Procedimientos e instructivos derivados del manual de calidad3. Reportes de auditoría interna4. …5. Obtención del certificado

Estrategias de implantación

Estructura de la División del Trabajo (EDT) (Work Breakdown Structure - WBS - )

25

Desarrollo del Proceso

Lista de Materiales

Desarrollo de Prototipos

Proyecto

Partes, Etapas,

Fases, etc.

Paquetes de Trabajo

Experimentos en Planta

Experimento “A”

Experimento “B”

•  Diagrama de árbol. •  Diferentes niveles. •  Proyectos, subproyectos, sistemas, etc. •  Unidades asignables.

Niveles

La EDT y el paquete de trabajo

26

Fallas en refractarios

Base de Datos Instalación

Sistema computarizado de Refractarios

Planeación Programación Registro de datos

PAQUETE DE TRABAJO ¿Qué? Programación ¿Quién? ¿Cómo (Sub-actividades)? ¿Presupuesto? ¿Cuándo? ¿Con quién? ¿Con qué Calidad?

P de T •  La unidad asignable. •  Último nivel de la EDT. •  Lo que cabe en el plato. •  Es como un miniproyecto.

27

Administracióndel

Proyecto11

Auditoríade

Diagnóstico12

En ISO 9001131

AuditoresInternos

132

Actividadesespecíficas

133

Capacitación13

Representantede la

Dirección1411

Política deCalidad

1412

RevisionesPeriódicas

1413

ProcedimientosAdministrativos

1414

Responsabilidadde la Dirección

141

Manual deCalidad

142

Negociación1431

Realización1432

Proyectos yconsultoría

143

Cursos1441

Diplomados1442

Cursos yDiplomados

144

Metrología1451

ManufacturaElectrónica

1452

MaterialesIndustriales

1453

Vectorizaciónde

Imágenres1454

PrototiposRápidos

1455

Maquinados1456

Laboratorios145

AccionesPreventivas y

Correctivas1461

Control deDocumentos

1462

Registrosde

Calidad1463

AuditoríasInternas

1464

Capacitación1465

ProcedimientosComunes

146

Documentacióndel

Sistema14

AuditoríasInternas

15

Auditoríaen

Blanco16

Auditoríade

Certificación17

CERTIFICACIÓNISO 9001

CSIM1

¿Cuántos PT hay en este proyecto?

© Adán López Miranda

El paquete 1441

Paquete de Trabajo

28 © Adán López Miranda

PAQUETE DE TRABAJO Código en la EDT:1441

Nombre (Tomar como guía la EDT): Cursos Descripción: Documentar el proceso para diseñar, programar, e impartir un curso abierto o in company.

Productos: Procedimiento para programar un curso Diseño de un curso Encuesta y retroalimentación de resultados

Responsable: Adán López Miranda

Asistente; Alejandra Rivera

Duración: (Tomar como guía el Diagrama de Gantt del Proyecto) 3 meses Día de Inicio: 4/Dic/98 Día de terminación: 1/Sep/99

Costo: (Sólo si se va a asignar especialmente para el proyecto)

Horas-Hombre: 0 Papelería: 0 Equipo Computacional: 0

Actividades Inicio Terminación Estructurar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99 Elaborar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99 Implantar procedimientos 15/Feb/99 1/Abr/99 Realizar encuesta 30/Ago/99 30/Ago/99 Auditar los procedimientos 1/Mar/99 1/Sep/99

Elaboró: Aracely García Autorizó: Adán López Fecha: 26/Oct/98

¿Cómo se construye la EDT?

29

Por ejemplo en un proyecto donde los productos a entregar están claros.

¿Qué actividades debo hacer para desarrollar el dispositivo mecánico? ¿Qué debo hacer para desarrollar la fuente de energía solar? ¿Qué debo hacer para desarrollar una cubierta de cámara fotográfica?

Cámara de fotografía solar

Mecánico Energía Cubierta

Dearribahaciaabajo

La EDT de abajo hacia arriba

30

Cámara de fotografía solar

Mecánico Energía Cubierta

La EDT también se integra de abajo hacia arriba cuando se desarrolla en grupo y no se tiene mucha experiencia en el tipo de proyectos que se están desarrollando.

¿Qué actividades se deben desarrollar? ¿Qué resultados? ¿Cómo ordenarlas?

Con Post-its

31

Pasos para desarrollar la EDT 1. Lluvia de ideas 2. Discriminación 3. Afinidad, POR COLORES 4. Estructuración 5. Revisión

Revisión (externa de preferencia): Consistencia arriba-abajo, izquierda-derecha

Recomendaciones al generar actividades: 1. Escribir claro y con letra grande 2. 5 a 10 minutos en lo individual 3. No tener temor a repetir 4. Frase en infinitivo 5. Frases ni muy largas ni muy cortas 6. Lo que se entrega y las Acts. necesarias para lograrlo Criterios de eliminación

1. Actividades repetidas y 2. Fuera del alcance

A B

Criterios de afinidad: X Quién X Costo X Logística ü¡La naturaleza de la tarea! Mismo color en cada nivel

D

C

E

32

• Por etapas o secuencia de actividades.

PruebaspilotoExperimentación Planeación

Cadaniveldebeestarconsistentementeordenado:

Motor Carcaza Tablero

• Por productos SoJware Equipo

• Por sistemas

Logística

EDT. Características

33

Calidad Producción MMo.

• Por áreas o disciplinas

Sub-proyectoA Sub-proyectoB Administración

Proyecto

Etapa1 Etapa2 Etapa3

1

11 12 13

111 112 113

Se pueden agregar códigos para fácil identificación y control.

• Por situación geográfica

Centro Sur Norte

Proyecto Distribución

EDT. Características

34

EtapaII

Proyecto

EtapaIDibujosListasInstruc,vos

-Proto,posAdministración

ComprasPlaneación y Control Calidad

Debecontenerloquesevaaentregaralclienteyloquesenecesitaparalograrlo.

EDT. Características

35

Motor

Proyecto

EtapaI-Proto,pos

Errores comunes

•  Dibujos •  Listas •  Instructivos •  Procedimientos •  Diagramas de flujo •  Elaboración •  Pruebas •  Puesta a punto •  Entrega – Recepción •  Inauguración •  Estabilización Mucho

desglose

Solamenteunsubnivel

FaltaAdmóndelproyecto

Ventajas de la EDT

•  Permite la creatividad en la generación de actividades.

•  Es la base para la programación, costos, presupuesto, asignación de responsables, análisis de riesgo y documentación adecuada del proyecto.

•  Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de detalle.

•  Ayuda a definir el alcance del proyecto.

•  Permite el trabajo en equipo.

36 © Adán López Miranda

Matriz de Responsabilidades: ¿Quién hace qué?

•  Es una herramienta que tiene como objetivo: mostrar las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto.

•  Las principales características son: –  Indica quién es responsable de una determinada

actividad. –  Muestra diferentes roles de los miembros del equipo. –  Se construye o deriva de la EDT.

37

38

Desarrollarproceso

ElaborarlistaMatls.

RealizarExperimentos

ConstruirEq.Piloto

ExperimentoA ExperimentoB

1

11 12 13

121 122

Ac,vidad1.Desarrollarelproceso11.Elaborarlalistademateriales12.Realizarexperimentos121RealizarexperimentoA122RealizarexperimentoB13.ConstruirequipopilotoR - Responsable S - Supervisión A- Apoyo

J López A Narváez T Ramos R

R

RR

SS

S A

R

La Matriz de Responsabilidades y la EDT

Matriz de Responsabilidades

39

Tema 3: Programación de un Proyecto

40 © Adán López Miranda

En este tema veremos: • Diagramas de Gantt y MI • Redes de proyectos • Ruta crítica

Pasos para construir un Diagrama de Gantt

41

1.  Listar las actividades o PT en columna, siguiendo el orden de la EDT.

2.  Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo en el eje horizontal.

3.  Calcular el tiempo para cada actividad (de preferencia en la EDT).

4.  Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.

5.  Ordenar secuencialmente, de acuerdo a las actividades predecesoras y sucesoras.

6.  Ajustar tiempo o secuencias de actividades.

7.  Incluir barras de actividades sumarias en concordancia con la EDT.

Ejemplo de un Diagrama de Gantt

42

ACTI

VIDA

DES

TIEMPO

ACTIVIDAD SUMARIA

ESCALA DE TIEMPO

IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES (Código Estructurado)

NUMERO DE NIVELES

(Acorde a la EDT)

NOMBRE DEL PROYECTO

Diagrama de Gantt Ligado

43

1.  Permiso 2.  Compra de material 3.  Excavaciones 4.  Cimentaciones 5.  Castillo

Actividades 1 2 3 4 5 Semanas

Permite establecer relaciones de dependencia entre las actividades

Precedencias

44

Final - Inicio

Obtener permisos Comprar Materiales Rentar maquinaria Realizar excavaciones

Actividades

Final-Final (2d)

Inicio - Inicio (2d)

1 2 Obtener permisos Comprar Materiales Rentar maquinaria Realizar excavaciones

Actividades 1 2

Recoger escombro Limpiar obra Entregar obra Avisar conclusión

Actividades 10 11

Diagrama de Gantt

45

Diagrama de Metas Intermedias

46

Las metas intermedias o “milestones” son productos parciales que se van logrando a lo largo del proyecto y que no necesariamente se entregan al cliente.

Las Metas Intermedias: §  Describen un resultado técnico o un evento. §  Se programan en fechas determinadas. §  Su duración en tiempo es cero. §  Son tangibles. §  Son redactadas en sustantivos. §  Permiten enfocarse a resultados

M 1

M 2

M 3

M F

Metas Intermedias Típicas

47

Producción de un nuevo producto

Reducción del desperdicio

Desarrollo de software

§  Especificación. §  Diseño final. §  Prototipo. §  Pruebas concluidas. §  Corrida piloto . §  Documentación del

producto.

§ Requerimientos definidos

§ Proceso y sus indicadores

§ Propuesta de mejora § Meta de desperdicio

alcanzada § Reporte de beneficios

§  Concepto aprobado §  Requerimientos

autorizados §  Diseño preeliminar §  Diseño terminado §  Plan de pruebas §  Pruebas del sistema §  Go live §  Producto operando

Escribe dos metas intermedias consecutivas de tus proyectos

48

Revísalas: ¿Escribiste sustantivos (no verbos), se pueden medir o verificar, presentar, entregar?

M 1

M 2

Pasos para construir un Diagrama de MI

49

4.  No olvide la meta intermedia final del proyecto.

5.  Filtrar las barras, si se requiere un diagrama de MI.

¿Cuántas MI?

1. Definir correctamente las MI (Sustantivos).

2. Diseñar el símbolo que representará la MI y estandarizarlos.

Actividad 1 MI Actividad 2 MI

A M F E Descripción

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 MI

A M F E Descripción

3. Colocar la MI al final de una actividad o conjunto de actividades. Recuerde que las actividades están representadas por barras.

Diagrama de Gantt con Metas Intermedias

50

MI

Diagrama de Metas Intermedias

51

¿Para qué es útil un Diagrama de Metas Intermedias?

Ventajas del Diagrama de Gantt y MI

Más fácil de elaborar e interpretar.

Se visualiza la secuencia de actividades (Diag. Gantt).

Se puede utilizar para reportes al cliente o jefe (Diag. MI)

Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución de las tareas y crea un clima de confianza.

52

Defina y difunda una simbología estándar.

Precaución: ¡ Estandarice sus diagramas de Gantt y MI !

Redes de Proyectos •  Las redes de proyectos tienen como objetivo

Mostrar gráficamente la secuencia de actividades mediante el uso de nodos y flechas.

53

  Las redes de proyectos muestran:   Las actividades de un proyecto.   La secuencia lógica de las actividades.   La interdependencia entre las actividades.   El camino o ruta crítica.

A B

C D

E

F A)PedirpermisoB)ComprarmaterialC)ExcavarD)CimentarE)LevantarcolumnasF)Colareltecho

La ruta crítica … para doomies

54

A

B

C

DD=3d

D=5d

D=3d

D=2d

¿Cuál es la duración?

¿Cuál es la ruta crítica?

La ruta crítica es la duración más larga del proyecto.

¿Cuál es la holgura de B?

Holgura es lo más que se puede tardar una actividad en su duración o en iniciar, sin que se altere la terminación del proyecto

La ruta crítica en el diagrama de Gantt

55

A B C D

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Crítica No-crítica

¿Para qué queremos la ruta crítica?

§  Para optimizar los recursos y asignarlos a las actividades de la ruta crítica.

§  Para supervisar más detenidamente las actividades de la ruta crítica.

§  Para definir cómo podemos acortar la fecha de entrega del proyecto.

56

Los retos principales

•  Elaborar los diagrams de Gantt, red y RC es sencillo, el reto principal es más bien: – Estimación adecuada de la duración de las actividades

– Acordarlas con los miembros del equipo

– Coordinar la integración del programa con el equipo, sobre todo si están geográficamente distribuidos

– Defender el programa ante el cliente o el jefe

57

Demostración: Diagramas de Gantt estructurados, ligados

y con milestones en Software

58 © Adán López Miranda

Tema 4. Control y cierre del Proyecto

59 © Adán López Miranda

En este tema veremos:

•  Principio de control

•  Porcentaje de avance

•  Control por Gantt y MI

•  Reportes

•  Cierre del proyecto

60

Establecer el plan del proyecto (programa y presupuesto)

Iniciar ejecución

del proyecto

Recopilar información sobre el desempeño

real (programa, presupuesto)

Analizar la situación actual en comparación con el plan (programa,

costos)

Identificar las acciones correctivas e incluir los cambios relacionados

¿Se necesitan acciones

correctivas?

Esperar hasta el próximo periodo de

presentación de informe

Actualizar el proyecto (programa, presupuesto y

alcance)

NO

SI

Concepto control-acción-control

61

Antesdereportarlosavancesesimportanteestablecerelcriterioparareportarlos,tantoporac<vidad,comoporproyecto.

Tiempoinver,do/TiempoTotalProgramado.

A.Porac,vidad

Por,empo:Poresfuerzo:Porcosto:Porunidades:

Horas-Hombreinver,das/H-HTotalesProgramadas.

Costoinver,do/CostoTotalProgramado.

Unidadeslogradas/unidadesprogramadasm2realizado/m2programados(ejemplo).

¿Cuánto avance llevas?

Avance por proyecto

•  Se pondera el peso de la actividad en el proyecto: por tiempo, por costo, por medidas físicas.

•  Ejemplo por tiempo:

62

Actividades 1 2 3 4 Semanas

Av Pond. Peso

Total

1. Investigar 2. Estado del arte

3. Diseñar 4. Experimentar

5. Reportar

Dur 5 0 7 6 4

Σ duraciones individuales =

Fecha de corte

Control mediante Gantt Línea Base del Proyecto

AÑO 2004 Actividades ENE FEB MAR ABR Plan original

Elaborar procedimiento Avance real Reprogramado Identificar empresas

Seleccionar empresas

Realizar diagnóstico

63

Fecha de corte: 30 de enero Reporte del equipo de trabajo:

“Elaborar el procedimiento terminó

conforme a lo programado. Identificar a las empresas no se pudo

concluir, se considera que terminará en la primera semana de febrero; esto retrasará

todo el proyecto”.

Fecha de corte: 28 de febrero Reporte del equipo de trabajo:

“Justo en la primera semana de febrero se

terminó de identificar a las empresas. Se estima que se terminará de seleccionar empresas a

mediados de marzo. La realización del diagnóstico tendrá que retrasarse más, a menos

que se tomen acciones”.

Fecha de corte: 30 de marzo Reporte del equipo de trabajo:

“No se alcanzaron a seleccionar todas las

empresas, se terminará en la 1a semana de abril. Sin embargo, se tomó la decisión de

iniciar el diagnóstico con las empresas que ya estaban seleccionadas, el avance es conforme

a lo programado”.

Gráfica final de Control

64 Suma de las duraciones = 17 semanas

Reporte de avance al: 30 de marzo

Descripción E F M

Elaborar Proced Identificar empresas Seleccionar empresas

Plan Reprog. Avance

Realizar diagnóstico

A Peso Av Pond

Avance real 83 % Avance programado: 100%

100

100

87.5

50

12

18

41

83

12

.12

.18

.47

.24

100

Control mediante metas intermedias

•  A partir de la planeación por metas intermedias, periódicamente se revisa si han sido cumplidas o no, apoyándose en un diagrama tipo Gantt.

65

Ejemplo Reporte de avance al: 30 de marzo

Descripción E F M

Procedimiento Lista de Empr Identificadas Lista de Empr seleccionadas

Reporte de diagnóstico

Resultado

logrado

Resultado planeado

Resultado reprogram.

A

Control visual por barras

66

Control por metas intermedias

67

•  Identificar qué reportar y a quién. •  Definir la periodicidad de los reportes. •  Elaborar formatos estándar. •  Identificar el medio de distribución. •  ¿Tipo?

68

Reportes

“Si el reporte impreso tiene grapas o clips, ya es demasiado largo”. H. Kerzner

“Mientras más denso el reporte, menos se avanzó en el proyecto” A. López Miranda

Reporte de avance

•  Los reportes de avance deben contener: 1.  Fecha del reporte y período. 2.  Breve descripción del estado del proyecto (Tipo ISO). 3.  Actividades relevantes. 4.  Aspectos críticos y acciones a tomar. 5.  Actividades del próximo período. 6.  Gráficas y/o tablas de avance. 7.  Firmas.

69

Ejemplo de Reporte de avance

70

Actividades Realizadas

Actividades Por Realizar Puntos Críticos

-  Impresiòn pdf -  Cambios tool box

-  Fechas secuencias

-  Realizar pruebas de secuencias -  Funciones administrativas

-  Diseño Web

Estatus Proyecto al 9 de agosto 2012

Entregables de reunión

-  Backup_coordinate-zip

Fecha de Inicio: 09 de julio 2012 Días Transcurridos: 83 días calendario Días faltantes entregable de etapa: 8

Gasto: $65,700 Programado: $75,000

-  Retrasos por funcionalidad de cómo en secuencias. Continúa semana de retraso.

Solicitudes al cliente

Entregable FechaPlaneada NuevaFecha

FechadeAceptación

ModelodeNegocioypropuestasdiseño

09deAgosto - 09deAgosto

6Formatos 09deSep,embre 15deSep,embre

Admin,PlataformaBásicayDiseñoWeb

09deOctubre

15deOctubre

-  Ninguna en este período.

Demo: Gantt de control con Software

71 © Adán López Miranda

Cierre de proyectos

1. ¿Cuál fue la variación entre lo planeado y lo real en calidad, tiempo y costo?

72 6. ¿Dónde va a ser?

2. ¿Qué beneficios obtuvimos y obtendremos del proyecto?.

3. ¿Entregamos toda la documentación y con calidad?.

4. ¿Cómo formalizamos el cierre del proyecto?.

5. Retroalimentación y medición del éxito personal y de grupo. a) ¿Definimos estrategias al inicio? b) ¿Seguimos el plan, trabajamos con método? c) ¿Tuvimos éxito en el proyecto y en su administración? d) ¿Qué aprendimos para aplicar en el próximo proyecto?

¡Gracias!

73

•  Te invitamos a utilizar el sistema en línea de Coordinación Efectiva de Proyectos:

www.coordinate.si

© Adán López Miranda

74

Casa

ObraCivil

Nivelación

InstalacionesPreparación del terreno Administración

Eléctrico Limpieza AireAcondicionado

Aguay

Drenaje

Cimientos TechoColumnas Paredes

1

11 12 13 14

111 112 131 132 133

121 122 123 124

Anexos

EDT para construir una casa

© Adán López Miranda

75

CursoAbiertodeAP

Planeación Contabilidad Coordinación

CobranzasFinanzas Ejecución Encuestas

Inscripción Diplomas

Publicidad SalasyMaterialesServiciosProgramacion

SalasyEquipo

MaterialesManuales

1

11 12 13

111

112

121

122

123

124

131

132

133

134

1241

1242

1243

Ejemplo: EDT para desarrollar e impartir un curso

76

Celda Flexible

Administración del proyecto

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

Componentes Integración

Registro Robot

Control Maestro

Compl. el Torno

Centro. De Maquinado

Dispositivos Auxiliares

Controladorde la celda

Dispositivos de Seguridad

Implantación

1

1214

1213

1212

1211

1223

1222

1221

121 122 123

11 12 13 14

Ejemplo: EDT para construir una celda flexible