liderazgo, trabajo en equipo y administración del tiempo · consulting & strategy liderazgo,...

TemadelSeminario: Liderazgo,TrabajoenEquipoyAdministracióndelTiempo

ElaboradoEspecialmentepara: BusinessIns?tuteoftheAmericas

FechadeExposición: Viernes,20dejuliode2012

Expositor: DonaldoT.Fong–SocioConsultor

1. Liderazgo 2. Trabajo en Equipo 3. Administración del tiempo

Consulting & Strategy Liderazgo, Trabajo en Equipo y Administración del Tiempo 3

• Líder: Alguien a quien seguimos al lugar donde se dirige

• Propósito del Líder: Dar sentido a la visión y misión de la empresa

• Papel del Líder: Buscar, encontrar y asegurar el futuro de sus seguidores

• Se puede tener poder por la autoridad que otorga un cargo, pero los líderes nobles lo obtienen por su legitimidad

• Sus compañeros confían que tomarán decisiones pensando en el interés colectivo

• Si se equivocan lo reconocen; si tienen éxito lo atribuyen al equipo

• Liderazgo con nobleza es erradicar la obsesión por el reconocimiento, el ansia de poder y el rencor, para instaurar una cultura de mérito, la humildad y el respeto a la desavenencia

• Las personas nobles inspiran honradez, receptividad y son meticulosas para conocer la verdad de los hechos y así juzgar con justicia

• Ojo con confundir el liderazgo con nobleza con una personalidad débil, manipulable o titubeante

• Todo lo contrario, la firmeza de sus principios y compromisos hace que, de modo natural, quienes se les acercan a estos tipos de líderes sean inspirados de inmediato a desempeñarse a su máximo potencial

• Liderazgo – Se preocupa de desarrollar una visión y las

estrategias – Empodera a su gente para que puede resolver

problemas y superar obstáculos – Hace que la visión suceda – Énfasis en recursos emocionales y espirituales – Trabaja a través de la gente y de la cultura – Produce cambio util, especialmente el tipo de

cambio significativo Consulting & Strategy Liderazgo, Trabajo en Equipo y Administración del Tiempo 11

• Supervisión – Se preocupa en mantener las situación actual

en forma operante, a través de planificación, presupuestos, el control, y la solución de los problemas

– Enfatiza recursos físicos, materiales, capital, y la tecnología

– Prefiere trabajar con los sistemas y esquemas de jerarquía tradicionales

– Se preocupa en mantener los sistemas funcionando

1) Autoritario (autocrático)

2) Democrático (participativo)

3) Burocrático

4) Carismático

5) Laissez-Faire (permisivo)

El líder tiene completo poder sobre sus gente

Dirige el comportamiento de todos Decide solito: no acepta sugerencias de

subalternos Se enfoca en las tareas Ventaja: increíblemente efectivo Desventaja: resentimientos

El líder lo hace todo según las reglas, los procedimientos, y “el librito”

Todos los miembros del equipo deben seguir las reglas y los procedimientos precisamente

Muestra inseguridad y es muy impersonal Apropiado para trabajo donde hay muchos

riesgos de seguridad Ventaja: útil cuando el trabajo es repetitivo Desventaja: inefectivo con equipos y

organizaciones que cuentan con creatividad, flexibilidad e innovación

El líder inspira mucho entusiasmo en su equipo y energizan a su gente para moverse en la dirección escogida

Usualmente el líder se enfoca en lo que quiere sin querer cambiar las cosas

Ventaja: genera mucho compromiso del equipo, el cual está motivado y excitado

Desventaja: estos líderes pueden creer mas en ellos mismos que en su equipo. Se crea mucha dependencia en el líder (si se va hay problemas)

El líder es muy permisivo Muchas veces se abstiene en liderizar El poder lo ha cedido totalmente a su equipo,

permitiendo que trabajen por su propia cuenta Puede suceder naturalmente, cuando los

gerente no tienen mucho control sobre trabajo Ventaja: puede ser efectivo si el líder

monitorea y le da retroalimentación al equipo. Lleva a altos niveles de satisfacción

Desventaja: malo si los miembros no son efectivos ni eficientes (si falta conocimiento)

Conversación Organizacional

• Un nuevo modelo de liderazgo

• Implica el desarrollo de atributos de comunicación por parte de los líderes de hoy

• Hay que “conversar” con los empleados, en vez de darles instrucciones

• Particularmente en organizaciones grandes, donde se ha perdido el contacto

Cuatro Elementos para la Conversación Organizacional

INTIMIDAD

INTERACTIVIDAD

INCLUSIÓN

INTENCIONALIDAD

Ganarselaconfianza

Artedeescucharbien

Gradodeaproxim.personal

Involucra los esfuerzos de los líderes para acercarse a sus colaboradores

• Conversación de 2 vías (lideres y colaboradores) • Propósito: Cerrar brechas entre estos dos grupos • Uso de canales de comunicación con tecnología • Ejemplo: CISCO Systems

TelePresence

Consulting & Strategy

EMBAJADORES DEMARCA

LIDERES PENSANTES NARRADORES

Los colaboradores comprometidos adoptan los siguientes roles:

• Mientras la intimidad, interactividad e inclusión sirve para abrir paso a la información e ideas, la intencionalidad conlleva una medida de cierre al proceso

• Líderes y colaboradores alinean sus conversaciones para tomar acciones estratégicas relevantes

• Líderes hablan extensivamente y explícitamente con colaboradores sobre la visión y la lógica detrás de las decisiones ejecutivas

Un alto grado de inteligencia emocional, que incluye la autoconciencia, la autorregulación,

la motivación, la empatía y las habilidades sociales son necesarias para un líder

Inteligencia Emocional

La capacidad de motivarnos

a nosotros mismos

Evitar que la angustia

interfiera con lo racional

No existe un test capaz de determinar el grado de inteligencia emocional Liderazgo, Trabajo en Equipo y Administración del Tiempo 29 Consulting & Strategy

La autoconciencia Ingrediente Primordial

Conócete a ti mismo

Profunda compresión de EFDNM

propias

La autorregulación

Escoger las palabras que

vamos a utilizar con cuidado

Nos libera de ser prisioneros

de nuestros sentimientos

Inteligencia emocional Liderazgo

Líder

Conjunto de capacidades que un individuo tiene para influir en las

personas

Reconocer sentimientos

propios y ajenos, y la habilidad

para manejarlos

Persona que pueda influir y motivar a los

demás

La respuesta es que ambas alternativas están en lo cierto. La inteligencia emocional se puede aprender.

¿Sabían? La inteligencia emocional aumenta con los años Madurez

• Grupo de gente que se requiere uno al otro para tomar acción y lograr un resultado

• El equipo debe producir sinergia, en donde el todo es mayor que las partes

• Es necesario para lograr los objetivos que nos trazamos

• Si tenemos equipos de calidad aumentamos la efectividad y la competitividad del grupo

• Por eso es bueno promover y estimular la cooperación para trabajar en equipo

• Actitud positiva de aprender

• Los líderes que se involucran de tal manera que los integrantes se sienten altamente motivados

• Líderes crean un ambiente de comunicación e innovación

Construyendo equipos de servicio de alto desempeño • El poder del trabajo de equipo en su

empresa • Facilita la comunicación entre miembros

del equipo y la transmisión del conocimiento

• Ayuda a lograr mejores desempeños • Minimiza la desmotivación de nuevos

empleados y la alta rotación de personal nuevo

• Creando equipos de trabajo exitosos en la entrega del servicio • Énfasis en cooperación, escuchar,

coaching y animándonos unos a los otros (especialmente con los nuevos empleados)

• Entender como manejar nuestras diferencias, comunicar la verdad aunque duela, preguntar las preguntas difíciles

• Como lideres tenemos que dar el ejemplo y fomentar trabajo en equipo

Construyendo equipos de servicio de alto desempeño

¿HAY NOBLEZA EN SU EQUIPO?

La nobleza es el origen de resultados extraordinarios, reducción de conflictos y excelente ambiente de trabajo

Es una virtud de gran valor en un equipo, aunque es difícil definirla

Se comprende mejor al ejemplificarla con conductas específicas

Tomado de: Germán Retana ¿Hay nobleza en su equipo? INCAE 43

Según Confucio, las personas más nobles tienen una mente muy amplia y sin prejuicios

Por eso, entre más elevado es el propósito o legado que cada cual construye en su vida, más escasos serán los prejuicios, el egoísmo y las decisiones mezquinas que tanto obstruyen la fluidez en un equipo

La fuente de la nobleza está, entonces, en la conciencia profunda, en un elevado concepto de dignidad de las personas y en una sólida voluntad de darse a una misión, sin condicionar las relaciones a su rentabilidad política dentro de una empresa

Solo en seres de profundo pensamiento caben estos valores y visión

¿Puede llegar lejos un equipo, en cualquier ámbito, sin el liderazgo de personas nobles que, desde

su conciencia y valores, atraigan la voluntad de los demás?

1) Esté dispuesto a ayudar a sus compañeros cuando más lo necesitan

2) Acepte la ayuda de sus compañeros cuando se la ofrezcan

3) Mejore o refuerce cualquier debilidad en conocimiento o habilidad

4) Hay que dar docencia, especialmente a los empleados nuevos

Maneras de apoyar tu equipo de trabajo

5) No tema en dar retroalimentación negativa a empleados antiguos

6) Repase con frecuencia las reglas y procedimientos más comunes

7) No critique a sus compañeros ni hable mal de ellos enfrente de otros

8) Sea franco, abierto y directo cuando tiene un problema con un compañero

Maneras de apoyar tu equipo de trabajo

¿Porqué los gansos vuelan en “V”?

La retroalimentación es un tipo de comunicación verbal y no verbal sobre cómo el comportamiento de uno afecta a los otros

La retroalimentación da a sus compañeros un sentido de dirección, y les brinda la oportunidad de mejorar su desempeño

1) Ofrézcala con frecuencia y en forma equitativa a todos sus compañeros. Evite dar fragmentos de retroalimentación cuando se le ocurre. En vez, hágase un hábito de hacerlo con frecuencia

2) No se exprese vagamente. Trate de dar ejemplos específicos

3) La retroalimentación inmediata es más efectiva, mientras está fresca en la mente de todos

4) Escoja bien la hora y el lugar si tiene que dar retroalimentación negativa

Según Leon Tolstoy, todo el mundo quiere cambiar a la

humanidad, pero nadie quiere cambiarse a si mismo.

Debemos buscar maneras de felicitar y de apoyar a nuestros

compañeros de trabajo o de escuela, en vez de echarnos la

culpa por las dificultades 53

http://www.gestiopolis.com/Canales4/Wald/27.htm

http://www.manejoeficientedeltiempo.com/3-formas-de-mejorar-la-administracion-del-tiempo-y-la-productividad-en-la-empresa.html

1. Acepte que la administración del tiempo es un mito

2. Descubra en qué malgasta el tiempo 3. Evite el hábito de la postergación 4. Implemente un plan de la

administración de tiempo 5. Use herramientas para la

administración del tiempo Consulting & Strategy Liderazgo, Trabajo en Equipo y Administración del Tiempo 56

6. Priorice (enfóquese en las 2 tareas más importantes)

7. Aprenda a delegar y/o a tercerizar 8. Habitúese a fijar limites de tiempo

para las actividades 9. Asegúrese que sus sistemas

funcionen 10. No gaste tiempo esperando

• El tiempo es un recurso especial • Problemas y Causas • Organización • ¿Como conservar el

equilibrio y control?

¿Qué es el tiempo?

• Salvador Dali, (Surrealismo) • La persistencia de la

memoria • El decía que no eran

otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico.

El tiempo es un recurso especial

• Todos tenemos el mismo

• Una vez pasado ya no se recupera

• Cualquier actividad requiere tiempo

¿Podemos controlar el tiempo?

¡¡¡ NO !!! • Podemos controlar las actividades que realizamos • De modo que podremos realizar:

• Más actividades ??? • Aquellas actividades que sean más importantes

• Nos proporcionan mayor satisfacción • Nos llevan hacia nuestros objetivos

Problemas y Causas

• Coyunturas • Actitudes • Causas del “stress” • Algunas soluciones

Coyunturas • Entorno tecnológico

• Cambios frecuentes ... • necesidad de tiempo para responder

• Economía global • Menos barreras ⇒ downsizing,…

• recortes de personal

• Empleo • Logrado por habilidad... Técnica • Mantenido por habilidad Organizativa

Habilidades Organizativas

• Capacidades • Comunicación

• Oral • Escrita

• Trabajo en equipo • Control eficaz del

tiempo

Actitudes • Pasiva: ir a remolque de los

acontecimientos ⇒ • “stress”, no tengo tiempo

• Activa: influir sobre el propio destino: • Eficacia • Tengo tiempo

Síntomas del “stress”

• Fase inicial • Nerviosismo • Crisis de humor • Inseguridad/desconfianza • Dificultad incremental /

fatiga mental • Neuralgias • Insomnio

Síntomas del “stress”

• Fase aguda • Hipersensibilidad • Ansiedad • Desjerarquización

de valores/ “Pasar” • Depresión/Infarto/

Úlceras... • Apatía • Sensación de fracaso • Quejas constantes

Causas del “stress”, principales “quita tiempos”

• Objetivos inalcanzables • Tratar de hacer

demasiado, perfeccionismo,..

• Falta de planeación y organización personal

• Falta de delegación eficaz

Causas del “stress”, principales “quita tiempos”

• Tensiones del propio trabajo • Descontrol de interrupciones, • Reuniones excesivas o

ineficaces • comunicación defectuosa

(incapacidad de decir “NO”) • Exceso vida sedentaria

Algunas Soluciones • Vacaciones • Deporte • Cambiar de actividad • Verlo con perspectiva: Distanciarse • No dejarse llevar por sentimientos negativos • Administración del tiempo

• Planificación y Organización personal • Control de las interrupciones

Organización 1) La lista de cosas a hacer,

El inventario 2) La matriz de prioridades 3) Identificar las horas más

y menos eficaces 4) La realidad del tiempo

controlable 5) Usar un plan para organizarse 6) Vivir con el plan diario

1) La lista de cosas a hacer

• El inventario

• Origen de muchas urgencias de la lista...

• Criterios de importancia

1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas

1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias

1. Tareas que encarga el jefe • Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º

• Solución: Preguntar

2. Tareas impuestas por el sistema • Ej.: Llamadas de

clientes con quejas, ... • Solución: Reservar tiempo,

Organizar (⇓núm. Errores)

1) La lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias

3. Acciones derivadas de subordinados • Bola de nieve o bloqueo.

• Solución: Comunicación • El rebote del problema

• Solución: • ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué

recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! • ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado

• Salvo falta de cualificación

4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día

1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia.

1) Principio de Pareto ley del 80:20 • “lo más es menos y lo

menos es más” • La mayoría de las

actividades son simples y unas pocas: • Causan la mayoría de

resultados • Son importantes

• El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor

2) Actividades que añaden valor • En una fabrica:

• Proceso • Transporte • Stock • Esperas • Inspección

2) La matriz de prioridades

Hacer “Ya” Interrupciones: controlarlas Planear a medio plazo Trivial: socializar

• Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.

• Es clave haber acabado el día habiendo hecho

• No planear más de 6 actividades/día, lo normal ≤ 3, pero ≥ 1

Urgencia

Mucha Poca

2 Importante no urgente Decida cuándo

hacerlo

4 No importante

no urgente No lo haga

1 Urgente e importante

Hágalo ya

3 Urgente no Importante

Deléguelo

Urgencia Im

Alta Baja

3) Identificar las horas más (E) y menos eficaces (D)

E: Período del día que uno rinde más • Para lo difícil, complejo / importante

D: Período del día que uno rinde menos • Leer periódico • Abrir correo • Telefonear • Interrupciones • Entrevistas

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4

←⎯⎯

IDAD⎯⎯→

HORA ⎯⎯→

ert, L

.J., S

u tiem

Consulting & Strategy 79

4) La realidad del tiempo controlable

• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días • Permite identificar las interrupciones y tomar

medidas • 5 preguntas clave:

• ¿Qué estoy haciendo • ... que en realidad no es necesario hacer? • … que pudiera encargar a otras personas? • … que pudiera hacerse con más eficiencia? • … que hace perder el tiempo a otros? • ¿Qué hice en mis mejores horas?

• Buscar la eficiencia: • eliminar… y añadir propio/importante

5) Usar un plan para organizarse

1) Preparar la lista de cosas que hacer 2) Delegue lo que corresponda 3) Considere sus horas E y D

4) Considere su tiempo controlable 5) Elabore un plan diario - Según las prioridades y

- Consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes

6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas

6) Vivir con el plan diario

“Ponerlo en práctica” • Revisar la matriz de vez

en cuando • Programar pocas cosas

extra (≤3)

Toma 1

¿Como conservar el equilibrio y control?

• Equilibrio en la vida • Control de las

interrupciones • Delegar • Reuniones eficaces

Equilibrio en la vida

1º) Identificar los aspectos importantes de la vida • ¿a qué dedico el

tiempo? • ¿a qué debería

dedicar el tiempo?

Como mantener el equilibrio de su vida

• Social • Salud • Profesional • Educativa • Familiar • Espiritual • Personal • Económica • De diversión

• Cómo es

• Cómo quiero que sea

Equilibrio en la vida ...

2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio

3º) Fijar metas para equilibrar el pastel • Procedimiento para fijar objetivos

1. ¿Qué...? ≅ Declaración objetivos (especifique)

2. ¿Por qué...? ≅ Razones (motivación)

3. ¿Cuándo...? ≅ Fecha inicio/fin (tiempo)

4. ¿Cómo...? ≅ Acciones requeridas/Camino

4º) Conecte las metas con el plan diario Consulting & Strategy Liderazgo, Trabajo en Equipo y Administración del Tiempo 86

Control de interrupciones

1º) Planificar el espacio de trabajo • Mesas en oficina: diagonal • Reloj pared: espalda • Mobiliario: mínimo

2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando usted está ocupado • El 70% de las personas acatan las

señales Consulting & Strategy Liderazgo, Trabajo en Equipo y Administración del Tiempo 87

Control de interrupciones

3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. • Pedir a alguien que atienda

las interrupciones (la hora 0)

4º) Anticiparse • En el café de la mañana

• visitar, llamar….

Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia

• Preguntar: ¿Por qué es tan importante? • Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué

puedes hacer por mi? • Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero…

(ofrecer alternativas) • Saber terminar una conversación

• Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer

• si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie

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