iris gabriela cordón calderón
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Iris Gabriela Cordón Calderón
Manual de Normas y Procedimientos para el Servicio y Apoyo al profesor SAE/SAP de la
Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala
Asesora: Licda. Lubia Magali Guerra Sagastume
Universidad De San Carlos De Guatemala Facultad De Humanidades Departamento de Pedagogía
Guatemala, Marzo de 2018
Este informe fue presentado por la autora, como trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado previo a optar el grado de Licenciada en Pedagogía y Administración Educativa.
Guatemala Marzo de 2018
ÍNDICE
Introducción i-ii
CAPITULO I: DIAGNOSTICO 1
1.1 Datos generales de la institución 1
1.1.1 Nombre de la Institución 1
1.1.2 Tipo de Institución 1
1.1.3 Ubicación Geográfica 1
1.1.4 Visión 1
1.1.5 Misión 1
1.1.6 Políticas 2
1.1.7 Objetivos 2
1.1.8 Metas 3
1.1.9 Estructura Organizacional 3
1.1.10 Recursos (Financieros, humanos y físicos) 5
1.2 Técnicas utilizadas para realizar el diagnostico 5
1.3 Lista de carencias 6
1.4 Cuadro de análisis y priorización del problema 7
1.5 Diagnóstico de la institución beneficiara Datos
Generales de la Institución 8
1.5.1 Nombre de la institución 8
1.5.2 Tipo de Institución 8
1.5.3 Ubicación Geográfica 8
1.5.4 ión 8
1.5.5 Misión 8
1.5.6 politicas 10
1.5.7 Objetivos 10
1.5.8 Metas 10
1.5.9 Estructura Organizacional 10
1.5.10 Recursos 11
1.6 Lista de carencias 11
1.7 Cuadro de análisis y priorización de problemas 12
1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad 13
1.9 Problema seleccionado 15
1.10 Solución propuesta como viable y factible 15
CAPITULO II: PERFIL DEL PROYECTO 16
2.1 Aspectos generales 16
2.1.1 nombre del proyecto 16
2.1.2 Problema 16
2.1.3 Localización 16
2.1.4 Unidad ejecutora 16
2.1.5 Tipo de proyecto 16
2.2 Descripción del proyecto 17
2.3 Justificación 17
2.4 Objetivos del proyecto 17
2.4.1 Objetivo general 17
2.4.2 objetivos específicos 18
2.5 Metas 18
2.6 Beneficiarios 19
2.7 Fuente de financiamiento y presupuesto 19
2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto 20
2.9 Recursos humanos y materiales 21
CAPÍTULO III: PROCESO DE EJECUCION DEL PROYECTO 22
3.1 Actividades y resultados 21
3.2 Productos y logros del proyecto 23
3.9.1 Manual 24
3.9.2 Registro fotográfico 65
CAPÍTULO IV: PROCESO DE EVALUACION 82
4.1 Evaluación del diagnóstico 82
4.2 Evaluación del perfil del proyecto 82
4.3 Evaluación de la ejecución del proyecto 83
4.4 Evaluación final 84
CONCLUSIONES 85
RECOMENDACIONES 86
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA 87
APENDICE 88
ANEXOS 155
i
I
INTRODUCCION
Este informe es el resultado del Ejercicio Profesional Supervisado (EPS)
que se realizó en la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos
de Guatemala, el cual me permitió elaborar un Manual de Normas y
Procedimientos para la Coordinación de Servicio y Apoyo al Estudiante,
Servicio y Apoyo al Profesor(SAE/SAP).
El informe final consta de cuatro capítulos, que c que contiene los
resultados finales de cada etapa del proyecto.
El capítulo I, contiene el diagnóstico institucional, en el que se describen
todos los datos de la institución, información que fue muy importante para
la priorización del problema. Con la investigación del diagnóstico
institucional se obtuvo la problemática que afecta a la institución se
enumeran los problemas priorizando “Desorganización de las actividades
administrativas de la Coordinación de SAE/SAP, y solución como viable y
factible la elaboración de un manual de normas y procedimientos
deSAE7SAP.
Capítulo II perfil del proyecto, en el que se describen datos generales del
proyecto el cual consiste en la descripción, justificación, objetivos, metas y
cronogramas de actividades a ejecutar y los recursos los cuales son muy
importantes para la ejecución de la siguiente fase.
ii
II
Capítulo III ejecución del proyecto, en esta etapa se lleva a la práctica
la realización de las actividades, resultados y logros obtenidos del
proyecto. También se incluye el documento Manual de Normas y
Procedimientos para el Servicio y Apoyo al Estudiante, Servicio y Apoyo
al Profesor (SAE/SAP), Facultad de Ingeniería de la universidad de San
Carlos de Guatemala.
Capítulo IV evaluación, se describe brevemente la forma en que fueron
evaluadas cada una de las actividades realizadas en base a lo planificado
del proyecto.
1
CAPÍTULO I
DIAGNÓSTICO
1.1 Datos Generales de la Institución
1.1.1. Nombre de la Institución
Facultad de Ingeniería, Universidad de San Carlos de Guatemala
1.1.2. Tipo de Institución
Autónoma con personalidad jurídica, encargada de la Educación
Superior Estatal de Guatemala.
1.1.3. Ubicación Geográfica
Edificio T – 4, Facultad de Ingeniería, Ciudad Universitaria zona12.
1.1.4. Visión
“Somos una Institución académica con incidencia en la solución de la
problemática nacional, formando profesionales en las distintas áreas de la
Ingeniería, con sólidos conceptos científicos, tecnológicos, éticos y sociales,
fundamentados en la investigación y promoción de procesos innovadores
orientados hacia la excelencia profesional.” (1-1)
1.1.5. Misión
“Formar profesionales en las distintas carreras la ingeniería que, a
través de la aplicación de la ciencia y la tecnología, conscientes de la realidad
nacional, y comprometidos con nuestras sociedades, sean capases de generar
soluciones que se adapten a los desafíos del desarrollo sostenible y los retos
del contexto global”. (1-2)
2
1.1.6 Políticas
Sin evidencia
1.1.7 Objetos
General
Formar el recurso humano dentro del área técnico-científica que
necesita el desarrollo de Guatemala dentro del ambiente físico, natural,
social, económico, antropológico y cultural del medio que lo rodea, para
que pueda servir al país en forma eficiente y eficaz como profesional de
la ingeniería. (1-3)
Específicos
Formar, adecuadamente, los recursos humanos dentro del área técnico-
científica que necesita el desarrollo de Guatemala, dentro del ambiente
físico natural, social económico, antropológico y cultural del medio que
lo rodea, para que pueda servir al país eficiente y eficazmente como
profesional de la Ingeniería.
Proporcionar al estudiante de Ingeniería en los diferentes niveles
académicos, las facilidades y oportunidades necesarias para que
obtenga tanto la formación básica que le sirva de fundamento para
cualquier especialización técnico-científica, como conocimiento sobre
tecnologías aplicadas al medio y, también, una mentalidad abierta a
cualquier cambio y adaptación futura.
Proporcionar al estudiante la suficiente formación científica general, en
el conocimiento y aplicaciones de las ciencias físico- matemáticas y en
tecnología moderna; en el sentido más amplio de la ingeniería, como la
ciencia y arte de utilizar las propiedades de la materia y las fuentes de
energía, para el dominio de la naturaleza, en beneficio del hombre.
Estructurar una programación adecuada que cubra el conocimiento
teórico y la aplicación de las disciplinas básicas de la ingeniería.
3
Proporcionar al estudiante experiencia práctica de las situaciones
problemáticas que encontrará en el ejercicio de su profesión.
Capacitar a los profesionales para su autoeducación, una vez egresen
de las aulas. (1-4)
1.1.8 Metas
Utilizar métodos de enseñanza-aprendizaje que estén en consonancia
con el avance acelerado de la ciencia y la tecnología.
Fomentar la investigación y el desarrollo de la tecnología y las ciencias.
Intensificar las relaciones con los sectores externos del país vinculados
con las diversas ramas de la Ingeniería, no sólo con el fin de conocer
mejor sus necesidades, sino para desarrollar una colaboración de
mutuo beneficio “Formar, adecuadamente los recursos humanos
dentro del área técnico-científica que necesita el desarrollo de
Guatemala, dentro del ambiente físico natural, social económico,
antropológico y cultural del medio que lo rodea, para que pueda servir
al país eficiente y eficazmente como profesional de la ingeniería.(1-5)
1.1.9. Estructura organizacional
DECANO: Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco
VOCAL I: Ing. Ángel Roberto Sic García
VOCAL II: Ing. Pablo Christian de León Rodríguez
VOCAL III: Ing. José Milton de León Bran
VOCAL IV: Br. Surger Andoni Ramírez VOCAL
V: Br. Oscar Humberto Galicia Núñez
SECRETARIA: Inga. Lesbia Magali Herrera López
.-e===-
ORGA NIGRAMA DE LA FACULTA D DE INGENIERIA
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA ACADEMICA
Inga.Lesbia Magall Herren,López de López UNIDA D DE PLANIFICAC ION Inga.Marcialvonne Veliz Vargas
INFRAESTRUCTURA Coordinador;Inga.Marcia Veliz
ACADEMICA
lng. S<orgío Pórez Rivera Arqta.Jonnyfor FernAndoz
Inga.Alejandra Lópe.t
DIFUSION Y DIVULGACION
UNIDAD DE VINCULACIÓN Y
¡ ;>1 ,;>C' s e"!"ELECTU A L j 0
Inga.Rossy Dubón
LABORATORIO DE COMPUTO ESTUDIANTIL UNIDAD DE SERVICIOS DE APOYO AL ESTUDIANTE Y
SERVICIO DE APOYO AL PROFESOR -SAE/SAP-
lng. Croconcio Chan
FUNCIONES DOCENCIA E INVESTIGACION FUNCION EXTENSION Y SERVICIO FUNCION ADM INISTRATIVA
TESORERIA
UNIDAD DE EJERCICIO PR OFESIONAL SUPERVISADO
Coordinado r lng.SilvK) Rodrlgu=• - -
Caja:Lesbia Montufar
Presupuesto: VVilly Garcla
Inventario: Patty Chew
Suoldos: Lourdes López Auxi iar Tesorerla 1:Andy Carrera
Auxi iar Tesorerla 11 :Mario Polanco
Encargado Bodega:Fredy Tamat Auxiliar TesorerlaJCompras :Ooris Navas
LJVpartarnento deMato,nd,tica
lng.Arturo Sarnayoa
Departamento de Flsica lng.Erick Jacobs
Social Humanlstica
Técnica Complementaria
Arq_ Alborto Ortiz
Oulrnica General
Dra. Casta Zecol'la
BIBLIOTECA lng.Maurldo Castillo ContouX•
L.C ars Chiroy -
Sra.Ana Lusa Andrino Reyes
ESCUELA DE INGENIERIA EN CIENCIAS Y SISTEMAS
Director:In . Marlon Pérez Turk lngen oria en Ciencias y Sistemas
INFORMA CION AL ESTUDIANTE Ofi,;- na 217
lng. Hugo Hurnerto Rivera
LINGUISTICA Licda.Rosarneia González
4
5
1.1.10 Recursos
Financieros: La facultad de ingeniería cuenta con una asignación
presupuestaria de acuerdo al plan operativo anual que depende de la
asignación constitucional dada a la universidad de San Carlos de
Guatemala, como unidad académica, así como por proyectos
autofinanciables por fondos privativos.
Humanos: la facultad de ingeniería cuenta con personal operativo,
administrativo y profesional capacitado y con experiencia en sus ámbitos
de competencia.
Físico: la facultad cuenta con una infraestructura de edificaciones de
uso educativo, laboratorios, centros de investigación, centro de
documentación, equipos de cómputo y mobiliario que responde a las
necesidades y demandas de la facultad, con un total de 149 salones
y oficinas.
1.2 Técnicas utilizadas para realizar el diagnóstico
Entre las técnicas utilizadas para la realización del diagnóstico
institucional son las siguientes:
La observación: Se observaron las instalaciones de la Facultad de
Ingeniaría de la Universidad de San Carlos de Guatemala, utilice como
instrumento la lista de cotejo.
La Entrevista: Se entrevistó a las autoridades de la Facultad de
Ingeniería, se utilizó como instrumento el cuestionario.
Análisis documental: Para obtener información y conocimiento de la
facultad
6
1.3 Lista de carencias
No existe un manual de normas y procedimientos en la coordinación
administrativa de Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al
Profesor (SAE/SAP) Guatemala-Korea.
Computadoras en mal estado.
Poca participación de docentes a capacitaciones y talleres de técnicas
didácticas que la facultad organiza.
No hay interés de parte de estudiantes y docentes a asistir a
actividades culturales, sociales y deportivas que la facultad organiza.
Falta de personal de seguridad en los alrededores de la facultad.
Pocas cámaras de seguridad en los edificios de la Facultad
de Ingeniería.
No existen programas de ubicación en redes sociales.
Falta de información a los estudiantes acerca de los servicios
que presta la Facultad de Ingeniería.
Poco interés de estudiantes auxiliares en asistir a talleres de didáctica
impartidos en la coordinación de SAE/SAP.
7
1.4 Cuadro de análisis y priorización del Problemas
PROBLEMAS FACTORES QUE LO
PRODUCEN
SOLUCIONES
Desorganización de
las actividades
administrativas de la
coordinación de
Servicio y Apoyo al
Estudiante y Servicio y
Apoyo al Profesor de
la Facultad de
Ingeniería (SAE/SAP)
No existe manual de
normas y
procedimientos en la
coordinación de
SAE /SAP.
Computadoras en mal
estado.
Realizar un manual de
normas de
procedimiento.
Crear un taller de
mantenimiento y
reparación de
computadoras.
Desinformación a
estudiantes
Falta de información a
los estudiantes acerca
de los servicios que
presta la facultad de
Ingeniería.
No existen programas
de ubicación en redes
sociales.
Crear campañas de
vinculación e
información.
Crear un programa de
redes sociales
Inseguridad Falta de personal de
seguridad en los
alrededores de la
facultad.
Pocas cámaras
de seguridad.
Contratar personal de
seguridad.
Instalar cámaras de
seguridad en los
alrededores de la
facultad
NEXO: La razón con la institución beneficiada es el apoyo técnico
profesional en el desarrollo de normas y procedimiento para mejorar las
capacidades de SAE/SAP.
8
1.5 Diagnóstico de la Institución beneficiada
Datos Generales de la Institución
1.5.1 Nombre de la Institución
Unidad de Servicio y Apoyo al estudiante y Servicio y Apoyo al
Profesor (SAE/SAP), Facultad de Ingeniería de la universidad de
San Carlos de Guatemala.
1.5.2 Tipo de Institución
La Unidad de Servicio de Apoyo al Estudiante y Servicio de Apoyo
al Profesor (SAE/SAP). Se considera una institución mediana,
considerando la cantidad de personal que laboran.
1.5.3 Ubicación Geográfica
Oficina salón 205 SAE/SAP segundo nivel edificio T–3, Facultad
de Ingeniería, Ciudad Universitaria, zona 12.
1.5.4 Visión
Lucharemos por ser la mejor opción de trabajo en equipo. Ofrecer
nuestros servicios en forma auto sostenible con la convicción que de ello
depende el futuro del SAE/SAP y la posibilidad de brindar nuestros servicios
en forma competitiva. (2-1)
1.5.5 Misión
Ser líderes en la facultad de Ingeniería en el campo del servicio a
docentes y estudiantes. Debemos responder a las demandas de nuestros
usuarios en las áreas de uso de Software, comunicación electrónica, calidad
9
total y otras áreas que coadyuven en forma integral al mejoramiento de su
actividad docente/estudiantil, dentro de la Facultad de Ingeniería y con
proyección a la Universidad de San Carlos de Guatemala y al país en
general. (2-2)
10
1.5.6 Políticas
Sin evidencia
1.5.7 Objetivos
Sin evidencia
1.5.8 Metas
Sin evidencia
1.5.9 Estructura Organizacional
(4-1)
11
1.5.10 Recursos
Financieros: Se han generado fondos por servicios prestados a:
Profesores, Estudiantes, Sector gubernamental (ONG’s), No
gubernamental (ONG’s) y Sector productivo, siendo Un buen ejemplo
a seguir dentro de la Universidad.
Humanos: La coordinación cuenta con el siguiente personal: Dos (2)
empleados administrativos, secretaria y coordinador, diecinueve (19)
operativos 13 auxiliares, 3 profesores interino y 3 profesores titulares.
Físicos: Considerando que SAE/SAP tiene a su cargo administración
de siete (7) laboratorios, que totalizan 195 computadoras, un salón
Korea de audiovisuales y la plaza- Korea.
1.6 Lista de carencias
Falta de manual de normas y procedimiento en la coordinación de
SAE/SAP.
Computadoras en mal estado
Poco mantenimiento a las computadoras de los laboratorios de
SAE/SAP.
Falta de personal permanente en la coordinación de SAE/SAP.
Poco personal de seguridad en las instalaciones de los laboratorios
de SAE/ SAP.
Falta de financiamiento
12
Computadoras en mal estado
Falta de financiamiento
1.7 Cuadro de análisis y priorización de problemas
PROBLEMAS FACTORES QUE LO
PRODUCEN
SOLUCIONES
Desorganización de
las actividades
administrativas de la
coordinación de
SAE/SAP
No existe manual de
normas y
procedimientos en la
coordinación de
SAE/SAP
Computadoras en mal
estado
Realizar un manual de
normas y
procedimientos para la
coordinación de
SAE/SAP
Crear un taller de
mantenimiento y
reparación de
computadoras para los
laboratorios de
SAE/SAP
Presupuesto Falta de personal
permanente en la
coordinación de
SAE/SAP.
Poco personal de
seguridad en las
instalaciones de los
laboratorios de
SAE/SA
Creación de plazas
Contratar personal de
seguridad.
13
1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad
Opciones de solución
Opción # 1 Realizar un manual de normas y procedimientos de SAE/SAP
Opción # 2 Crear un taller de mantenimiento y reparación de
computadoras
No Indicadores Opción 1 Opción 2
Si No Si No
Financiero
1 ¿Se cuenta con suficientes recursos financieros?
x x
2 ¿Se cuenta con financiamiento externo? X x
3 ¿El proyecto se ejecutara con recursos propios?
x x
4 ¿Se cuenta con fondos extras para imprevistos?
X x
Administrativo _ legal
5 ¿Se tiene la autorización de las autoridades para realizar el proyecto?
X x
6 ¿Existe leyes que amparen la ejecución del proyecto?
X x
Técnico
7 ¿Se tiene las instalaciones adecuadas para el proyecto?
X x
8 ¿Se tiene bien definida la cobertura del proyecto?
X x
9 ¿Se tienen los insumos necesarios para el proyecto?
X x
14
10 ¿Se tiene la tecnología apropiada para el
Proyecto?
X x
11 ¿El tiempo programado es suficiente para Ejecutar el proyecto?
X x
12 ¿Se han definido claramente las metas? X x
Mercado
13 ¿El proyecto satisface las necesidades de Los usuarios?
X x
14 ¿Facilita las necesidades de los docentes? X x
15 ¿Se cuenta con el personal capacitado? X x
Político
16 ¿La institución será responsable del proyecto?
X x
17 ¿El proyecto es de vital importancia para la institución?
X x
Cultural
18 ¿El proyecto impulsa la equidad de género?
X x
Social
19 ¿El proyecto genera conflictos entre los grupos sociales?
x x
20 ¿El proyecto beneficia a la mayoría de la población?
X x
Total 18 2 8 12
15
1.9 Problema seleccionado
Para poder llegar al consenso del problema real que necesita resolver la
Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se
platicó con las autoridades y llegaron a la conclusión que hace falta un manual
de normas y procedimientos para el servicio y apoyo al estudiante, servicio y
apoyo al profesor(SAE/SAP).
El problema que se encontró fue la Desorganización de las actividades
administrativas de la coordinación de los laboratorios de computación por la
falta de normativos y procedimientos en Servicio y Apoyo al Estudiante y
Servicio y Apoyo al Profesor, (SAE/SAP).
1.10 Solución propuesta como viable y factible.
Redactar un manual de normas y procedimientos de la coordinación de
Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) de la
Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
16
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos Generales
2.1.1 Nombre del proyecto
Manual de Normas y Procedimientos para el Servicio y Apoyo al
Estudiante, servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP), de la Facultad de
Ingeniería, Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.1.2 Problema
Desorganización de las actividades administrativa de la coordinación de
Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP)
2.1.3 Localización
Oficinas salón 205 segundo nivel edificio T-3, Facultad de
Ingeniería, Ciudad Universitaria zona 12, de la Ciudad de Guatemala
2.1.4 Unidad ejecutora
Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de
Guatemala
Facultad de Ingeniería, Universidad de San Carlos de Guatemala
2.1.5 Tipo de Proyecto
Productividad y Procesos
17
2.2 Descripción del Proyecto
Es un proyecto que tiene énfasis en implementar Normas y
Procedimientos para la buena administración de los laboratorios de computación,
y brindar apoyo a los estudiantes y docentes de la facultad de Ingeniería, y de
otras dependencias y unidades académicas de la Universidad así como,
organizaciones e instituciones nacionales y extranjeras en general.
Con este manual se pretende mejorar las capacidades y las buenas
prácticas para dar una buena administración y funcionamiento a las instalaciones
de Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor, (SAE/SAP)
GUATEMALA-KOREA de la Facultad de Ingeniería, Universidad de San Carlos
de Guatemala.
2.3 Justificación
Este proyecto se justifica debido a que actualmente la coordinación de
SAE/SAP GUATEMALA-KOREA no cuenta con un manual de normas y
procedimientos que regulen el buen uso y gestión de los laboratorios de
computación SAE/SAP GUATEMALA-KOREA
2.4 Objetivos del Proyecto
2.4.1 Objetivo General
Contribuir al buen funcionamiento de la Coordinación de Servicio y Apoyo
al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) de la Facultad de
Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
18
2.4.2 Objetivos específicos
Elaborar manual de normas y procedimientos para la Coordinación de
Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP),
de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
Analizar y evaluar los procedimientos del funcionamiento actual de los
laboratorios de computación de la Facultad de Ingeniería.
2.5 Metas
Realizar 2 talleres para la sociabilización del manual de Normas y
procedimientos de la coordinación de Servicio y Apoyo al Estudiante y
Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) ante las autoridades competentes
de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
Imprimir 4 ejemplares del Manual de Normas y procedimiento de la
coordinación de Servicio de apoyo al Estudiante y Servicio de Apoyo al
Profesor (SAE/SAP), de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San
Carlos de Guatemala
19
2.6 Beneficiarios
La población beneficiada serán los estudiantes y profesores usuarios de
los laboratorios de La coordinación de Servicio de apoyo al Estudiante y Servicio
de Apoyo al Profesor (SAE/SAP), de la Facultad de Ingeniería de la Universidad
de San Carlos de Guatemala
2.7 Fuente de financiamiento y Presupuesto
El costo general del Manual de Normas y Procedimientos de SAE=SAP de
la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala, quede
a cargo de la Facultad de Ingeniería ellos costearan la impresión del mismo.
Presupuesto.
No. Producto Total gastado
1 Hojas de papel Q 200.00
2 Tinta Q 300.00
3 Internet Q 500.00
4 Impresión del manual Q 200.00
5 Combustible Q 800.00
6 Gastos varios Q 500.00
Total Q 2500.00
20
2-8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto
NO. Actividades MARZO 2017
ABRIL 2017
MAY O
1 Identificación del área a Trabajar
2 Analizar los procedimientos actuales del uso de los laboratorios de SAE/SAP
3 Buscar apoyo de las autoridades para la elaboración del manual
4 Revisión de las normas y procedimientos
de l manual con el jefe de la
5 Desarrollo del manual de las normas de SAE/SAP.
6 Finalización del manual
7 Capacitación a los encargados de laboratorio de servicio y apoyo al estudiante y profesor de SAE/SAP.
8 Entrega del manual a la Unidad de Planificación y a la Coordinación de SAE/SAP.
21
2.9 Recursos Humanos
Estudiante de EPS de la Facultad de Humanidades de la Universidad
de San Carlos de Guatemala.
Coordinador de SAE/SAP
Secretaria
9 auxiliares
Materiales
Útiles de oficina
Vehículo
Impresiones
22
CAPÍTULO III PROCESO DE EJECUCION DEL PROYECTO
3.1 Actividades y Resultados
No Actividades para la
ejecución del proyecto
Resultados Alcanzados
1 Identificación del área a trabajar
Reconocimiento del área de
trabajo por parte de la
especialista
2 Analizar los procedimientos actuales del uso de los laboratorios de SAE/SAP
Se analizó los procesos
actuales del uso de los
laboratorios de SAE/SAP
3 Buscar apoyo de las autoridades para la elaboración del manual.
Se logró el apoyo de las
autoridades correspondientes
4 Revisión de las normas y procedimientos del manual con el jefe de la coordinación de SAE/SAP.
Se obtuvo un dialogo con el
jefe de la coordinación de
SAE/SAP para la revisión de
las normas y procedimientos
del manual
5 Desarrollo del manual de las normas de SAE/SAP.
Se elaboraron las normas y
procedimientos del manual de
SAE/SAP.
6 Finalización del manual Impresión del manual para su
revisión
7 Capacitación a los encargados de laboratorio de servicio y apoyo al estudiante y profesor de SAE/SAP.
Se llevó a cabo la inducción
acerca del manual para su
implementación.
8 Entrega del manual a la Unidad de Planificación y a la Coordinación de SAE/SAP.
Se observó que fue aceptado
con éxito
23
3.2 Productos y Logros del Proyecto
Productos Logros
Manual de normas y procedimientos
para el Servicio y Apoyo al
Estudiante y Servicio y Apoyo al
Profesor (SAE/SAP), de la Facultad
de Ingeniería de la Universidad de
San Carlos de Guatemala.
Los encargados de los laboratorios
cuentan con un manual de normas y
procedimientos para el buen uso de
los mismos.
El manual se dará a conocer
después de la autorización de la
Dirección de Desarrollo
Organizacional (DDO) Universidad
de San Carlos de Guatemala
24
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Manual de normas y procedimientos para el Servicio y Apoyo al Estudiante, Servicio y Apoyo al Profesor
SAE/SAP, Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala
Aprobado por:
Guatemala, 2017
25
DIRECTORIO
Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco Decano
Ing. Ángel Roberto Sic García Vocal I
Ing. Pablo Christian de León Rodríguez Vocal II
Inga. José Milton de León Bran Vocal III
Br. Suger Antoni Ramírez Vocal IV
Br. Oscar Humberto Galicia Núñez Vocal V
Inga. Lesbia Magali Herrera López Secretaria
Herman Igor Veliz Linares Coordinador SAE/SAP
Elaboración Iris Gabriela Cordón Calderón
Carné: 200251995 Tel. 4701-7371
Oficinas SAE/SAP segundo Nivel edificio T-3,Facultad de Ingeniería, ciudad universitaria zona 12. Guatemala C.A. CODIGO POSTAL 01012
Teléfono (502) 2418-9113 Correo electrónico:
26
ÍNDICE
Contenido Página
I. Introducción 1
II. Autorización 2
III. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos 5
IV. Normas de Aplicación General 5
V. Disposiciones Legales 5
VI. Procedimientos de la unidad académica SAE/SAP 4
2.1 Registro de tutores 7
2.2 Registro de secretaría 10
2.3 Registro de salón 13
2.4 Registro de horario para tutores 16
2.5 Registro de horario para cursos 19
2.6 Registro de catálogos 22
2.7 Registro de curso en catálogos 25
2.8 Registro de estudiante 28
2.9 Gestionar notas 31
3. Préstamo del salón 205 34
4. Anexos 39
27
I
I INTRODUCCIÓN
La Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de
Guatemala tiene dentro de sus objetivos, brindar el apoyo y servicio a todo
aquel estudiante, o profesional que quiera estar en contacto con la tecnología,
y a la vez adquirir conocimientos sobre paquetes de software, que hoy en día
son indispensables para desenvolverse dentro del trabajo laboral. Es por ello
que la unidad académica SAE/SAP, es la encargada de facilidad equipo,
herramientas y espacios físicos para llevar a cabo el propósito.
El presente trabajo es un Manual de Normas y Procedimientos de la
unidad académica de Servicio y Apoyo al Estudiantes (SAE) y de Servicio y
Apoyo al Profesor (SAP) de la Facultad de Ingeniería existen varios
Departamentos y Escuelas que tienen como fin contribuir al desarrollo integral
de los estudiantes de Ingeniería dividiéndose y enfocándose en cada área
respectiva a todas las carreras que se imparten, por lo tanto es una
herramienta que permite dar a conocer el funcionamiento interno referente a
descripción de tareas, ubicación y puestos responsables para que se pueda
tener una disponibilidad más eficiente dentro de cada área.
Este manual ayuda a que el trabajador no sea sobrecargado en sus
tareas asignadas y a que desempeñe una mejor labor, por lo tanto es muy
importante dar seguimiento y hacer una buena distribución de tareas entre los
trabajadores.
También es necesario que toda organización disponga de documentos que
puedan determinar el funcionamiento de cada departamento, facilitando así
el trabajo del recurso humano, además de conocer sus documentos es
importante estructurar y registrar sin distorsiones información básica
necesaria de manera lógica y secuencial para que el equipo de trabajo logre
llegar al objetivo planteado y así poder cumplir sus metas.
28
2
I. AUTORIZACIÓN
29
3
II. AUTORIZACIÓN
30
4
II. AUTORIZACIÓN
31
5
III. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos
a) Contar con un documento de control interno que contenga los
procedimientos que se llevan a cabo en la unidad académica de Servicio
y Apoyo al Estudiante /Servicio y Apoyo a l Profesor SAE/SAP.
b) Servir de guía para la realización de las actividades y servicios que
brinda la unidad académica SAE/SAP
c) Determinar y diagramar los procesos que se realizan en la unidad
académica SAE/SAP.
IV. Normas de Aplicación General
a. El presente manual es aplicable para el personal que labora en la
unidad académica SAE/SAP
b. Será responsabilidad de la coordinación de área revisar y
actualizar los procedimientos periódicamente.
c. El presente manual será una herramienta de inducción
al momento de contratar nuevo personal.
V. Disposiciones Legales
Desde octubre de 1997 la unidad de Servicio de Apoyo al Estudiante y
Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) con el aval de Junta Directiva de la
Facultad de Ingeniería y posteriormente del Consejo Superior Universitario,
ha venido ejecutando el presente proyecto de prestación de servicios de
capacitación en el área de informática con el objetivo primordial de fortalecer
a esta unidad y generar recursos para su sostenibilidad.
En julio de 2006 se consideró ideal el poder retomar el presente proyecto
aprovechando la infraestructura legal que la misma Universidad pone a
disposiciones de las unidades académicas.
32
6
Procedimientos de la Unidad Académica SAE/SAP
Título o denominación
1. Préstamo gratuito de equipo.
Objetivos específicos del procedimiento
a. Identificar los pasos a seguir para poder asegurar el buen servicio al
estudiante, y profesional que necesite utilizar el equipo
b. Brindar de forma fácil y rápida a todo aquel que necesite, estar en contacto con
el internet o software que se utiliza en las diferentes carreras de la
Facultad de Ingeniería.
Normas específicas
a) El estudiante y/o profesional, debe tener actualizado sucarnépara
poder ingresar a las instalaciones.
b) Si no tiene actualizado su carné, el único documento que se acepta
es el DPI.
c) Es indispensable que el estudiante y/o profesional deje sus
pertenencias en los estantes ubicados en la entrada.
33
7
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: préstamo gratuito de equipo
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No.
Actividad
SAE/SAP
Encargado de la plaza
1. Inicia y loquea las máquinas: Enciende las máquinas
Ingresa el usuario: Korea
Ingresa el password: a1
Ingresa el código del programa que controla el préstamo de las máquinas: 0000
Ingresa los números, con una horade tiempo de préstamo.
Estudiante 2. Estudiante llega a solicitar el equipo
El estudiante presenta su carné, para ello debe tener revalidado su carné del año en curso, o Documento Único de Identificación DPI
Si hay equipo disponibles el encargado de la plaza proporciona su numero
Si no, el estudiante o profesional decide esperar o no.
Encargado de plaza 3. Le proporciona número que le servirá al estudiante o profesional el ingreso al equipo de cómputo.
Si el estudiante lleva pertenecías, ubica en el casillero su número y lo coloca ahí.
Si no lleva, puede ingresar directamente.
Estudiante 4. Habiendo cumplido su tiempo, el estudiante llega por su identificación con el encargado de la plaza, y si fuera el caso, recoge sus pertenencias en los casilleros.
34
8
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS NOMBRE DE LA UNIDAD: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: PRESTAMO GRATUITO DE EQUIPO
ENCARGADO DE LA ESTUDIANTE Y/O PROFESIONAL
PLAZA
INICIO
El encargado inicia, y logea las maquinas
El estudiante llega a la plaza a solicitar
quipo
¿Hay equipo Disponible?
Se le proporciona el
número, que le servirá para ingresar
a la maquina
El estudiante presenta un documento de identificación
El estudiante espera, a que se desocupe una si gusta
¿Ingresan con
bolsones?
Colocan sus cosas, en los espacios con el número
correspondiente
FASE
Fin
Ingresan, a la Plaza a utilizar equipo.
Habiendo terminado, regresa por su identificación, presentando el
número
35
9
Título o Denominación
1) Impartir cursos a estudiantes y/o profesionales
2.1) Registro de tutores
Objetivos específicos del procedimiento
1. Establecer los horarios cursos a tutores.
2. Realizar un registro de tutores por semestre.
3. Ingresar al sistema para actualizar sus datos.
Normas específicas
1. Los estudiantes y/o tutores, deben tener actualizado su carné para poder ingresar a las instalaciones.
2. Si no tiene actualizado su carné, presentar su DPI.
3. Los estudiantes y/o tutores deben dejar sus mochilas en los archiveros al momento de ingresar a los salones de los laboratorios.
4. No se permite el ingreso de alimentos o bebidas.
5. Los tutores deben estar actualizados en el sistema.
36
10
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de tutores
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Registrar
Registra a tutores al sistema
Administrador 2 Enviar:
Envía información sobre credencial
Tutor 3 Ingresar
Ingresar al sistema para actualizar el perfil
Tutor 4 Crear Crea contraseña segura
37
11
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE TUTORES
ADMINISTRADOR TUTOR
INICIO
REGISTRAR
USUARIOS CON REGISTRO DE TUTOR
PARA EL SISTEMA
INGRESAR AL
SISTEMA
ACTUALIZAR EL PERFIL
CREAR
CONTRASEÑA SEGURA
Fin
ENVIAR INFORMACION
SOBRE CREDENCIAL
38
12
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.2. Registro de secretaría
Objetivos específicos del procedimiento
1. Registrar a usuarios en el sistema con permiso de secretaría.
2. Ingresar al sistema para actualizar el perfil
Normas Específicas
1. Estar actualizado en la base de datos de los laboratorios.
2. Cambiar su contraseña por seguridad.
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13
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de secretaria
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Registrar
Registrar usuarios con permiso de secretaria
Administrador 2 Enviar Enviar información sobre credenciales
Secretaria 3 Ingreso Ingresar al sistema
Actualizar perfil
Secretaria 4 Crear Crear contraseña segura
40
14
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE SECRETARIA
ADMINISTRADOR
SECRETARIA, DEPARTAMENTO
INICIO
INGRESAR AL
REGISTRAR
USUARIOS CON
PERMISO
SECRETARIAL PARA
EL SISTEMA
ENVIAR
INFORMACION CON
CREDENCIALES SISTEMA
ACTUALIZAR
PERFIL
CREAR
CONTRASEÑA
SEGURA
FIN
41
15
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.3) Registro de salones
Objetivos específicos del procedimiento
1. Crear en el sistema un registro de salones
2. Revisar periódicamente en el sistema los salones ocupados y des ocupados
Normas Específicas
1. El encargado de los laboratorios deben supervisar los salones de los laboratorios habilitados.
2. Definir el número de estudiantes por salón.
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16
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de salones
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable
Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Definir información sobre los salones
Administrador 2 Establecer el cupo de estudiantes por salón
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17
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE SALONES
ADMINISTRADOR
INICIO
DEFINIR
INFORMACION DE SALONES
FIN
ESTABLECER CUPO DE SALONES
MINUCIOSAMENT E
44
18
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.4) Registro de horario para tutores
Objetivos específicos del procedimiento
1. Elaborar un horario para los tutores cada inicio de semestre
2. Verificar en el sistema que no se traslape ningún curso para los tutores.
Normas específicas
Los tutores deben de identificarse al ingresar a los laboratorios
Respetar el horario de cada tutor
45
19
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de horario para tutores
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Consultar nombramiento Ingresar al sistema.
Secretaria 2 Definir fechas laborales para cada tutor (inicio fin)
Definir horario por semana
Secretaria 3 Notificar a secretaria académica
Secretaria 4 Imprimir actas oficiales de cada tutor
Archivar actas laborales
46
20
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
ADMINIST SECRETARIA
INICIO
CONSULTAR
INGRESAR AL SISTEMA DEFINIR FECHAS
CADA TUTOR (inicio
y fin)
DEFINIR HORARIO POR SEMANA
NOTIFICAR A
IMPRIMIR/ DESCAGAR
ACTAS OFICIALES DE LABORES POR
SEMANA DE CADA TUTOR
ARCHIVAR ACTAS
FIN
47
21
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.5) Registro de horarios para cursos
Objetivos específicos del procedimiento
1. Elaborar un registro de los horarios para cada curso con sección y ciclo
Normas específicas
No deberá existir traslape en los cursos.
Respetar la capacidad máxima de cada salón
Definir el tutor capacitada para cada curso
Establecer el horario por curso
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22
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de horarios para cursos
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No.
Actividad
SAE/SAP
Administrador/ Secretaria
1 Verificar planificación Registrar cursos con sección
Definir fechas
Administrador/ Secretaria
2 Si son válidas las fechas Definir salones asados en la capacidad
Administrador / Secretaria
3 Si la capacidad de salones es apta Definir profesor
Establecer horarios validos
Administrador/ Secretaria
4 Si el tutor está capacitado para impartir el curso
Definir horario de curso
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23
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE HORARIOS PARA CURSOS
ADMINISTRADOR/SECRETARIA
INICIO
VERIFICAR
PLANIFICACION
REGISTRAR CURSOS CON
SECCION Y CICLO SEGÚN LOS CREADOS
CATALOGOS
DEFINIR FECHAS
DE CURSO
SON VALIDAS DEFINIR SALON LA
DEFINIR
LAS BASADO EN LA CAPACIDAD
PRSOI FESOR NO NO
FECHAS CAPACIDAD DE SALON ES
NO SI APTA NO
NO ¿HORARIOS VALIDOS?
SI
EL TUTOR ESTA
CAPACITADO PARA IMPARTIR EL CURSO
SI
DEFINIR HORARIO DE
CURSO
FIN
50
24
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.6) Registro de catálogos
Objetivos específicos del procedimiento
1. Crear un catálogo de los salones 2. establecer minuciosamente la capacidad de cada salón
Normas específicas
Respetar el cupo mínimo de los salones
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25
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de catálogos
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Definir información de salones
Administrador 2 Establecer el cupo minucioso de cada salón
l
52
26
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE CATALOGO
ADMINISTRADOR
INICIO
DEFINIR INFORMACION
DE SALONES
ESTABLECER CUPO
DE SALONES MINUCIOSAMENTE
FIN
53
27
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.7 Registro de curso en catálogo
Objetivos específicos del procedimiento
1. Registrar los cursos en catálogo
2. Definir información de cupo por salón
Normas específicas.
Seleccionar catálogo de curso y definir institución
Verificar minuciosamente el cupo de salones por curso
54
28
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de curso en catálogo
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Seleccionar catálogo
Administrador 2 Definir Institución, cupo y sección
55
29
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA:SAE/SAP
TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CURSOS EN CATALOGO
ADMINISTRADOR
INICIO
SELECCIONAR CATALOGOS
DEFINIRINSTITUCION, SECCIÔN, CUPOYAÑO
FIN
56
30
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.7) Registro de estudiante
Objetivos específicos del procedimiento
1. Informar a los estudiantes de actualizar sus datos al sistema
2. crear una base de datos de actualización
Normas específicas
Mantener un registro de estudiantes actualizado cada año
Cada estudiante debe estar actualizado en el sistema
57
31
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de estudiante
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Registrar a estudiantes
administrador 2 Enviar información de credenciales
Estudiante 3 Ingresar al sistema
Actualizar perfil
Estudiante 4 Crear contraseña segura
58
32
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
E V
SO E
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ESTUDIANTES
ADMINISTRADOR
ICIO
E S
EST
ST IOS CO SOS DE TES
EL S STE
ES S STE
L
FIL
C E CO T SE
SE
F
59
33
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.8) Gestionar notas
Objetivos específicos del procedimiento
1. Listar los cursos por búsqueda para seleccionar un curso 2. Modificar nota de curso seleccionado
Normas específicas
EL Administrador ingresa y modifica notas
Seleccionar curso e imprimir acta
60
34
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Gestionar notas
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
administrador 1 Listar cursos por búsqueda Seleccionar curso
Administrador 2 Modificar notas Iniciar modificación
Ingresar notas
Modificar
Administrador 3 Seleccionar el curso
Imprimir el acta
Sistema 4 Imprime acta modificada con nombre
61
35
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
FACULTAD DE INGENIERIA
Diagrama de Flujo
GESTIONAR NOTAS, REFERENCIA
NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP
TITULO DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR NOTAS
ADMINISTRADOR SISTEMA
ADMINISTRADOR SISTEMA
1
INICIO IMPRIMIR
ACTA
IMPRIMIR ACTA CON NOMBRE
ACTA_OFICIAL.PDF
FIN
LISTAR CURSOS POR BUSQUEDA
SELECCIONAR 1
CURSO
MODIFICAR NOTAS
INICIAR MODIFICACIONES
INGRESAR NOTAS
IMPRIME ACTA
MODIFICADA CON NOMBRE
ACTA_OFICIAL.PDF
MODIFICAR
FIN
62
36
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o denominación
3 . Autorización de préstamo del salón 205
Objetivos específicos del procedimiento
Recibir solicitudes de los interesados del préstamo del salón.
Brindar apoyo a los tutores o conferencistas de forma ordenada
Dar seguimiento a las solicitudes
Normas específicas
Solicitar el salón como mínimo con 20 días de anticipación
Revisar disponibilidad de fechas y horarios
Dar respuesta inmediata a la carta
Llenar y devolver carta de compromiso
Supervisar evento y revisar instalaciones al final del evento
63
37
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: autorización de préstamo del salón205
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
SAE/SAP
Auxiliar
1
Recibe carta de solicitud
Revisa si existe disponibilidad si no está disponible rechaza la solicitud y si está disponible traslada solicitud
Encargado
2
Recibe solicitud Revisa y agenda la fecha de autorización
Traslada la carta
Auxiliar
3 Recibe autorización, revisa instalaciones y entrega
Grupo Solicitante
4 Recibe carta de aceptación Llena y devuelve carta de compromiso
Auxiliar
5
Supervisa el evento
Revisa instalaciones al final del evento y da visto bueno
Auxiliar 6 Actualiza base de datos y archivado documento
64
38
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
AUXILIAR
LLENA Y DEVUELVE CARTA DE COMPROMISO
TRASLADA LA CARTA
RECIBE AUTORIZACIO
N, REVISA INSTALACIONE S Y ENTRE GA
INICIO
RECIBE CARTA DE SOLICITUD Y
CONFIRMA DISPONIBILIDA
RECIBE CARTA DE ACEPTACION
¿EXISTE DISPONI BILIDAD
NO SI RECIBE SOLICITUD
RECHAZA SOLICITUD E INDICA
LOS MOTIVOS
TRASLADA S LICITUD
REVISA Y AGENDA LA FECHA DE
SUPERVISAR EL EVENTO Y REVISA
INSTALACIONES AL FINAL DEL EVENTO, Y
DA VISTO BUENO
ACTUALIZA BASE DE DATOS Y
ARCHIVA
FIN
65
39
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
APENDICE
66
40
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Fuente: foto tomada de la oficina de SAE/SAP
Fuente: foto tomada en sala Korea
67
41
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Fuente: foto tomada en salones SAE/SAP
Fuente: foto tomada en salones SAE/SAP
68
42
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Fuente: foto tomada en salón 205 SAE/SAP
Fuente: foto tomada del área de los lockers
69
43
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Desde octubre de 1997 la unidad de Servicio de apoyo al
Estudiante y Servicio de Apoyo al Profesor (SAE/SAP) con el aval de
Junta directiva de la Facultad de Ingeniería y posteriormente del
Consejo Superior Universitario, ha venido ejecutando el presente
proyecto de prestación de servicios de capacitación en el área de
informática con el objetivo primordial de fortalecer a esta unidad y
generar recursos para su sostenibilidad. Este proyecto ha permitido
también contribuir a apoyar de manera significativa la actividad
académica que se ha prestado a usuarios clasificados de la siguiente
manera:
Usuario TIPO A:
Estudiantes, catedráticos, investigadores y personal
administrativo de la Facultad de Ingeniería.
Usuario TIPO B:
Estudiantes, catedráticos, investigadores y personal administrativo
de otras facultades.
Usuario TIPO C:
Sector externo a la USAC:
Organismos Gubernamentales
Organismos no Gubernamentales
Organismos internacionales
Industria privada
cualquier organización externa a la USAC.
70
44
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
En julio de 2006, después de evaluar lo actuado y analizar las
fortalezas y debilidades de los procedimientos utilizados a la fecha,
se consideró ideal el poder retomar, el presente proyecto e iniciar
acciones que permitan darle mejor eficiencia a los servicios que el
SAE/SAP ofrece,
Aprovechando la infraestructura legal que la misma Universidad
pone a disposición de las unidades académicas.
Descripción De La Organización:
Considerando que el SAE/SAP tiene a su cargo la administración
de 9 laboratorios, que totalizan 195 computadoras y se requiere la
presencia de personal de atención en esos laboratorios, se hace
necesario crear una estructura que permita atender las necesidades
de atención y capacitación de los usuarios.
PERSONAL AUXILIAR (SECRETARIAS)
Son las personas encargadas de atender a los estudiantes,
información de cursos, inscripciones de cursos, estadísticas de los
cursos y atención al público en general, atención de plaza-korea,
además de atender los trámites administrativos propios del
departamento.
INSTRUCTORES
Comprenden a todos los catedráticos y auxiliares que imparten los
diversos cursos que tiene a su cargo SAE/SAP.
71
45
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
SERVICIO DE APOYO TECNICO Y ATENCION ALPÚBLICO
Son los responsables de la atención de laboratorios, y apoyo a los
docentes que utilizan las instalaciones del SAE/SAP, además
deberán atender la plaza-korea.
DOCENTES
Son los catedráticos que imparten clases directas que corresponden
al pensum de estudios de las diversas carreras que ofrece la
facultad de Ingeniería. Entre ellos podemos mencionar,
programación 1, programación 2, y programación comercial, por citar
ejemplos únicamente.
Los Cursos que se imparten en SAE/SAP buscan apoyar a
otras unidades de la facultad de Ingeniería y de otros programas,
dentro de la oferta formativa que tenemos están los siguientes:
2.3.1 Windows XP 2.3.2 Microsoft Word 2.3.3 Microsoft Excel 2.3.4 Microsoft Power Point 2.3.5 Internet 2.3.6 Microsoft Access 2.3.7 Microsoft Project 2.3.8 Microsoft Visio 2.3.9 Win QSB 2.3.10 Photoshop 2.3.11 Autocad Para Dibujo Técnico Mecánico 2.3.12 Autocad Para Técnica Complementaria 2.3.13 Autocad para Topografía 1 2.3.14 Autocad para Topografía 2 2.3.15 Land (Dibujo Computarizado para Vías Terrestres) 2.3.16 CSI Sap 2000 (Para Análisis Estructural 1) 2.3.17 CSI Etabs (Para Diseño Estructural) 2.3.18 Planificación Económica (Es una mezcla de Excel y Project) 2.3.19 Programación y bases de datos para docentes 2.3.20 Visio 2.3.21 Visual Basic 2.3.22 Proyect 2.3.23 Otros programas de aplicación (Freehand, Autocad
en 2Dy 3D, etc.)
72
46
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
I. Calidad Educativa
Actualmente la calidad de los cursos que imparte el SAE/SAP cuentan
con personal que tiene experiencia en los cursos que imparte, y
puede avalar el contenido de los cursos, se fundamenta en que los
instructores y catedráticos son personas responsables y que conocen
el tema.
Dentro de los criterios de calidad que se promueven en SAE/SAP
para los catedráticos que forman parte del grupo docente están los
siguientes:
Dominio de la disciplina que enseña.
Habilidad para organizar el contenido y presentarlo
en forma clara, lógica e imaginativa.
Conocimiento de las herramientas actuales
Habilidad para relacionar sus conocimientos con
otras áreas de ingeniería.
Habilidad para promover y ampliar el interés del
estudiante en el curso.
Habilidad para desarrollar y utilizar métodos y
estrategias adecuados, incluyendo el uso de la
tecnología educativa disponible.
Disponibilidad y eficacia en la orientación académica del estudiante.
Posesión de los atributos de integridad, honestidad y
objetividad en la enseñanza.
Dentro del proceso de aseguramiento de la calidad
de los cursos impartidos se realizan evaluaciones
periódicas de los catedráticos, por medio de
evaluaciones con los participantes de los cursos.
73
47
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Como parte adicional dentro de los planes a corto plazo, se están
buscando los medios para que se realice un programa de certificación
de instructores mediante las entidades que avalan estas certificaciones.
II. Ventajas Que Ofrecemos
El estudiante o profesor universitario no necesita movilizarse a otras
zonas de la cuidad para poder recibir este tipo de cursos lo que le
beneficia en cuanto a costos ya que los precios que tenemos son de
los más bajos en el mercado de capacitación en las áreas que
atendemos.
Se cuenta con el apoyo de nuestras instalaciones para laboratorios
de cómputo para cursos de las diferentes escuelas de la facultad de
Ingeniería apoyando en los procesos de infraestructura para los
procesos de acreditaciones de programas que se están desarrollando
como parte de la calidad académica que nos ha distinguido en los
últimos tiempos.
0 OFICINAS SAE/SAP segundo nivel edificio T-3, facultad de
Ingeniería, ciudad universitaria zona 12.
Guatemala C.A. código postal 01012 Teléfono (502) 2418-
9113
Correo electrónico: sae-sap@ing.usac
74
48
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
NORMATIVO PARA USO Y SOLICITUD DE SERVICIOS DE SAE SAP
Como parte de los servicios que SAE-SAP presta, se ha contemplado el normativo tanto para los participantes que usan las instalaciones así como para la solicitud de los servicios que se prestan para actividades de otras escuelas o dependencias de la facultad o fuera de ella. Esto con el fin de brindar la mejor atención para satisfacción de los usuarios de la unidad.
SOLICITUD DE SALONES
Para el uso de las instalaciones de SAE-SAP se deberá considerar lo siguiente:
1. entregar en la oficina administrativa de SAE-SAP, la solicitud
original acompañada de una copia para su recepción, con la persona encargada de programación de salones o con la secretaria en horario de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 16:00, y de 18:00 a 20:00 horas de lunes a viernes.
2. la solicitud de salones deberá entregarse por lo menos con 20
días de anticipación a la fecha de inicio de la actividad a programar.
3. al recibir la solicitud se verificará en el sistema si las fechas solicitadas están disponibles en la programación de salones para hacer la reserva respectiva.
4. al verificar disponibilidad se procede a reservar las fechas y se le
firma la copia de la solicitud indicando que fueron reservadas las fechas y con los datos de la persona que lleva la solicitud y de quien la procesa en SAESAP.
5. si no se tienen todas las fechas disponibles se le darán opciones
al solicitante para poder realizar la actividad que se requiere.
6. no se pueden reservar salones sin solicitud por escrito y con fechas establecidas ya que por los laboratorios que se imparten en las instalaciones no podemos reprogramar sin consulta.
75
49
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
7. para confirmar fechas con cambios por espacio disponible en las instalaciones al momento de entregar la carta de solicitud se verificará la disponibilidad para la reserva y se dará un tiempo de espera de la respuesta por parte de los interesados de un día hábil para confirmarla en forma definitiva por escrito y garantizar la programación del espacio.
8. la solicitud original se queda en archivo para respaldo de la
programación, y consulta posterior de los interesados y de SAE SAP.
9. Cualquier cambio por parte de los solicitantes deberá hacerse saber en las oficinas de SAE SAP con anticipación ya que no nos hacemos responsables de disponibilidad de salones por cambios a último momento.
10. antes de iniciar la actividad programada en las fechas indicadas deberán solicitar en la oficina administrativa de SAE SAP que les abran las puertas de los laboratorios a utilizar y al finalizar deberán dar el aviso respectivo para que se cierren las instalaciones.
11. durante el tiempo que se utilicen los salones y del aviso para el cierre de los mismos son responsables del buen uso y resguardo de las instalaciones y del equipo las personas que lo hayan solicitado y los estén utilizando.
12. cuando la actividad sea en días no laborales se dejará el nombre de la persona responsable de la actividad y ésta deberá pedir con los señores agentes que les abran las instalaciones siendo responsables DE LAS INSTALACIONES DURANTE EL TIEMPO QUE PERMANEZCAN EN ELLAS DEBIENDO VERIFICAR QUE QUEDEN CERRADAS AL TERMINAR LA ACTIVIDAD PROGRAMADA siempre y cuando no haya personal de SAE SAP encargados PARA HACERLO.
13. Cuando los solicitantes del uso de los salones necesiten instalar
software en los equipos deberán dejar adicional al CD de instalación dos copias del mismo en SAE SAP para su instalación y archivo como prevención por cualquier eventualidad y entregarlos en las oficinas de SAE-SAP por lo menos cinco días hábiles antes de iniciar la actividad programada.
76
50
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
NORMATIVO PARA USUARIOS DE INSTALACIONES DE SAE-SAP
Para uso de las instalaciones por parte de usuarios se deberán considerar los siguientes aspectos:
1. No se permitirá el ingreso de bolsones, mochilas, maletines, ni alimentos.
2. No se permite ingerir bebidas o alimentos dentro de las instalaciones de SAE- SAP.
3. Antes de ingresar en las instalaciones de los laboratorios de LCE o de la plaza KOREA, deberán dejar SUS PERTENENCIAS PERSONALES en los lockers ubicados en la entrada a los laboratorios delLCE.
4. Al momento de solicitar el locker deberán entregar una identificación la que se devolverá al momento que regresar la llave del locker asignado.
5. el tiempo de uso del locker es de un máximo de dos horas, debiendo renovar su uso en donde le fue asignado.
6. para ingresar a las instalaciones de la plaza Korea se le entregará junto con la llave del locker una tarjeta de ingreso la que entregará en el mostrador para su registro y acceder a nuestros servicios.
7. se podrá ingresar libros, y objetos necesarios para la actividad que vaya a desarrollar en los laboratorios el usuario, para poder mantener en buenas condiciones los equipos y las instalaciones.
8. Queda prohibido que los usuarios traten de reparar o cambiar la configuración de la máquina asignada debiendo reportar cualquier problema con las personas ubicadas en las áreas de atención en los ingresos de los laboratorios de LCE y de la plaza KOREA, para brindarles asistencia en su uso.
9. no se pueden mover de su lugar los equipos y mobiliarios dentro de los laboratorios, ni modificar el sistema de cableado o de UPS instalados, así como cañoneras y pantallas, salvo que esto lo realicen los encargados de mantenimiento de SAE-SAP.
10. Si el usuario necesita ingresar equipo deberá solicitar la revisión del mismo a los encargados de SAE-SAP en mostradores de ingreso para que lo identifiquen y pueda usarlo dentro de las instalaciones, debiendo revisarse al salir del lugar.
El presente normativo tiene como fin, facilitar y ordenar el uso de las instalaciones de SAE-SAP para el beneficio de los usuarios, así como preservar en mejores condiciones las instalaciones y brindar una mejor atención.
La vigencia de estos normativos será a partir del mes de julio del 2010, y su divulgación será inmediata para que estén enteradas todas las personas que deseen usar nuestras instalaciones y los servicios que damos.
77
51
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
GUIA DE PROTOCOLO PARA EVENTOS DE CAPACITACIÓN SAE-SAP
INTRODUCCION
Como parte del procedimiento de actividades que se programan en los salones de SAE-SAP, se proporciona una guía del procedimiento para la realización de capacitaciones ya sea con expositores externos o internos de la facultad de INGENIERIA, para facilitar la organización de dichos eventos y lograr alcanzar el éxito deseado.
GUIA BASICA PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Los pasos recomendados para lograr una buena organización y logística son los siguientes:
1. planificar el tema de capacitación a impartir 2. contactar al expositor y pedirle su currículo para poder hacer la
introducción al momento de iniciar la capacitación y para promover el evento.
3. establecer los horarios en los que el expositor puede impartir el tema para programar el evento y publicitarlo.
4. pedirle al expositor los materiales, equipos y mobiliario que necesitará para desarrollar el contenido y la cantidad de personas que se pueden manejar dependiendo de las dinámicas que utilizará.
5. elaborar la publicidad del evento, incluyendo fechas, horarios, lugar de realización, contenido, hoja de vida del expositor, y requisitos de los participantes y fechas para confirmar asistencias y cupo de asistentes.
6. solicitar los salones a usar en la actividad con 15 días hábiles mínimo a SAE- SAP para poder reservar y no tener inconvenientes de falta de espacio por hacerlo de último momento, y reservarlo en función de las necesidades que dé el expositor para el desarrollo del tema.
7. cinco días hábiles antes del evento, verificar la reservación del salón, de los equipos, software y materiales que se necesitarán para que se tengan listos antes de la fecha de inicio.
8. tres días antes, reconfirmar con el expositor las condiciones que necesitará para impartir el evento, que sepa qué condiciones se le van a proporcionar en el salón reservado para que se prepare con anticipación y reconfirme su participación
9. tres días antes, proceder a verificar el listado de posibles asistentes para no tener el inconveniente de falta de espacio por ser mayor al cupo del salón a usar.
78
52
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
10. si se entregaran diplomas por la actividad deberá verificarse el listado de participantes en la primera sesión para elaborarlos y entregarlos al finalizar si el evento dura más de un día, de lo contrario se deben elaborar en la semana posterior al evento para que los participantes puedan recogerlos.
11. si se va a dar un refrigerio, hacerlo saber a SAE-SAP para establecer el espacio que se utilizará para ello, ya que dentro de los salones no se pueden ingerir ni bebidas ni alimentos
12. reservar con anticipación todo lo necesario para el refrigerio y establecer a la hora que se servirá para que el expositor esté enterado y no se le interrumpa la actividad, para que el desarrollo sea bien ordenado.
13. cinco días antes verificar la reservación y servicio de alimentos y bebidas que se halla hecho para la cantidad de participantes esperados y así evitar contratiempos.
14. el día del evento al inaugurar la actividad se debe tener la presencia de los organizadores para abrir el salón reservado y verificar todo por lo menos una hora antes del inicio.
15. darle las indicaciones claras del lugar en donde se le esperará al expositor para que llegue a la actividad con tiempo incluso del área de parqueo que usará.
16. presentar al expositor a los participantes preparando un resumen de su hoja de vida y también de las condiciones de la actividad en cuanto a recesos y hora de terminación y clausura.
17. ordenar la atención en los recesos atendiendo al expositor para que tome el refrigerio sin hacer cola, y no dejarlo solo durante el desarrollo de estos descansos por cualquier inconveniente.
18. verificar antes de cada receso que el refrigerio esté listo para servirlo a los participantes sin tardanza, y habilitar el espacio adecuando para que lo tomen.
19. dar aviso del término del receso y ordenar y limpiar el área que se utilizó para dar paso al siguiente receso.
20. proporcionar un pachón de agua pura y vaso en el lugar el expositor para que éste pueda beber durante la actividad como cortesía.
21. estar antes de terminar la actividad para atender dudas o consultas y acompañar al expositor hasta el vehículo en el que se marchará como cortesía, si se le va a entregar diploma hacerlo antes de que se retiren los participantes, además indicar si no se entregar los diplomas ese día de la fecha y horario en que se realizará la misma en las oficinas que corresponda.
ATENTAMEN TE,SAE-SAP
79
53
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
POLÍTICAS DE USO DE LOS LABORATORIOSDECÓMPUTO
1. El uso del servicio es un privilegio y no un derecho.
2. Sea responsable con el manejo de la información que coloque, es el
reflejo de usted mismo.
3. No coloque información contraria a aquella socialmente aceptada o que vaya
en contra del decoro y el respeto debidos a la comunidad educativa o a alguno
de sus miembros.
4. No coloque información ofensiva directa o indirecta en contra delas
autoridades educativas, sus profesores, estudiantes o personas
vinculadas.
5. No utilice el servicio con fines comerciales ni publicitarios.
6. Prohibido entrar y consumir comestibles o bebidas en el aula.
7. Prohibido fumar en las salas.
8. Prohibido cambiar la configuración de los equipos de acceso a Internet
(Cambiar nombre de la máquina, Tapiz de Windows, etc.)
9. Prohibido el acceso a lugares de Internet con contenido obsceno, irrespetuoso o
de sitios que apoyen prácticas ilegales que atenten contra las normas del Instituto
universitario y del uso de sus redes.
10. El lugar de trabajo debe permanecer ordenado mientras se esté utilizando
y cuando termine déjelo del mismo modo.
11. No se deben colocar implementos de trabajo encima de los equipos.
12. No coloque o desplace el teclado sobre las piernas u otro sitio no adecuado.
13. No se puede instalar software sin autorización del personal encargado del área.
14. Está prohibido el empleo de la computadora para
actividades diferentes alas académicas.
15. El uso de Chat está prohibido. Solamente si se demuestra la finalidad
académica del mismo, este servicio será autorizado por el personal
encargado del área.
16. Cada usuario debe traer sus dispositivos de almacenamiento y no emplear el disco
duro para almacenar su trabajo. El Centro de Cómputo no se responsabiliza por
la información dejada en los discos duros de los equipos del área.
80
54
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
17. El departamento no se hace responsable por objetos o dispositivos de
almacenamiento olvidados en cualquiera de nuestras áreas.
18. Al terminar la sesión de trabajo coloque los forros (donde existan) y acomode las
sillas en su lugar.
19. Cualquier anomalía técnica o funcional del equipo o de la red, debe comunicarse
sin demora a los encargados del área.
20. Se prohíbe des configurar las maquinas del área, maquinas servidores o cualquier
dispositivo que se encuentre conectado a la red.
21. No violar o intentar violar los sistemas de seguridad de las máquinas a las cuales se
tenga acceso, tanto a nivel local como externo.
22. No exceder los servicios para los cuales se autorizó el uso de la computadora y el
acceso a Internet.
23. No intentar apoderarse de las claves de acceso de otros usuarios, acceder y/o
modificar archivos de otro usuario.
24. Usar los servicios de red para propósitos no académicos o usarlos para propósitos
fraudulentos, comerciales o publicitarios, o para la propagación de archivos de
cualquier tipo y mensajes obscenos o destructivos serán sancionados según
criterios de administración.
25. Difundir cadenas de mensajes no académicos e instructivos, que puedan producir
inconvenientes a la institución serán sancionados según criterios de
administración.
26. Perturbar el trabajo de los demás enviando mensajes o archivos que puedan inferir
en el trabajo de otro usuario de la red serán sancionados según criterio de
administración.
27. Infringir la ley de Derechos de Autor, propiedad intelectual y licencias de uso, es
sancionable con acciones penales de terceros y administrativas de parte de la
institución.
28. No puede copiar, ni alterar el software que se encuentra a su disposición, para el
uso de servicio del área.
29. No puede bajar o copiar de la red, software sin la debida autorización de los
encargados del área, los cuales sólo lo autorizarán en circunstancias que se
considere sea seguro y no infringe la ley.
81
55
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Guatemala 26 de julio de 2017
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Facultad de Ingeniería
Licda. Betzy Lemus de Bojorquez División de Desarrollo Organizacional
Por este medio le deseo éxitos en sus labores diarias.
El motivo de la presente es para remitirle el Manual de Normas y
Procedimientos de la Coordinación de Servicio y Apoyo al Estudiante
Servicio y Apoyo al Profesor, SAE/SAP de la Facultad de Ingeniería
para su revisión respectiva, de acuerdo a los procedimientos de la
División de Desarrollo Organizacional de la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
Sin otro particular quedo a sus órdenes.
Att:
Ing. Herman Igor Veliz
Linares Coordinador de
SAE/SAP Ingeniería
82
CAPÍTULO IV
EVALUACIÓN
Evaluación
4.1. Evaluación del diagnóstico
La etapa del diagnóstico se evaluó por medio de una lista de cotejo,
que permitió conocer la institución sus problemas y necesidades, la
elaboración del informe del diagnóstico, con los resultados de análisis de
viabilidad y factibilidad.
Se utilizaron las técnicas e instrumentos adecuados para obtener la
información, las fuentes consultadas fueros suficientes para obtener un
panorama de la institución, se utilizó lista de análisis de problemas. Fue a
través del problema seleccionado que se propone el proyecto a ejecutar.
La evaluación del diagnóstico permitió detectar las carencias y
necesidades existentes, se diseñó técnicamente el plan para la ejecución del
diagnóstico, se identificando los problemas de la institución, se elaboró la
investigación necesaria para la recopilación de datos, para la priorización del
problema participo el personal de la institución, se definió claramente el
problema, las estrategias de solución al problema fueron identificadas, se
analizó la viabilidad y factibilidad del problema, se analizaron las actividades
necesarias y estructuro el informe final del diagnóstico con base a los
lineamientos establecidos.
4.2 Evaluación del perfil del proyecto
Esta etapa del perfil del proyecto se evaluó con una lista de cotejo, se
seleccionó el nombre del proyecto, según el problema priorizado. Se evaluó
el perfil del proyecto en cada uno de los componentes, coherencia,
sostenibilidad, factibilidad y viabilidad.
El nombre del proyecto se relaciona con el problema seleccionado, se
83
Plantearon los objetivos generales y específicos, cumple el perfil con
los lineamientos establecidos con la Facultad de Ingeniería, existe relación
con los objetivos y metas planteadas; el perfil cuenta con un
cronograma de actividades, se determinaron las fuentes de financiamiento,
se involucraron a las autoridades en la elaboración del proyecto, los
beneficiarios estuvieron de acuerdo con el proyecto, el proyecto cuenta
con la aprobación de las autoridades de la facultad de ingeniería.
4.3 Evaluación de la ejecución del proyecto
Se tomó la decisión de crear un manual de normas y procedimientos que
ayude a la coordinación de SAE/SAP para un mejor funcionamiento de los
laboratorios de computación. Se comprobó en esta etapa el cumplimiento
de las actividades programadas con el dialogo y la observación. Los
resultados fueron la implementación de un manual de normas y
procedimientos para el servicio y apoyo a estudiantes y servicio y apoyo al
profesor.
Para la evaluación de la ejecución del proyecto se utilizó la lista de cotejo.
Se cumplieron con las actividades planificadas, se identificó el área a
trabajar por parte de la Epesista, los resultados obtenidos fueron
satisfactorios, la meta propuesta fue alcanzada. Se cumplió con los
objetivos del proyecto, las autoridades de la facultad estuvieron de
acuerdo con dicho proyecto. La coordinación de SAE/SAP aceptó
el
Manual de Normas y Procedimientos, el cual fue entregado a la División de
Desarrollo Organizacional de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Las autoridades de la coordinación contribuyeron a la elaboración del
proyecto. Se le entregó el proyecto finalizado a las autoridades de la
Facultad de Ingeniería.
84
4.4 Evaluación final
El proyecto final tuvo aceptación por parte de la coordinación de SAE/SAP
de la Facultad de Ingeniería. Se contribuyó a la elaboración del manual de
normas y procedimientos para el buen funcionamientos de los laboratorios
el cual fue de gran ayuda a la administración para tener un mejor servicio a
la comunidad educativa.
85
CONCLUSIONES
Se contribuyó al buen funcionamiento administrativo de la Coordinación de
Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) de
la facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Se elaboró un manual de normas y procedimientos para la Coordinación de
Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) de
la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Se imprimió el manual y se entregó a la coordinación de SAE/SAP de la
Facultad de Ingeniería.
86
RECOMENDACIONES
Que la coordinación de SAE/SAP de la Facultad de Ingeniería haga
el uso adecuado del manual.
A la facultad de ingeniería mantener actualizado el manual
de normas y procedimientos.
Que el jefe les proporcione un manual a todo el personal que está
cargo de las instalaciones de SAE/SAP.
Capacitar a los nuevos auxiliares para el buen funcionamiento delas
instalaciones.
A la coordinación de los laboratorios de SAE/SAP presten
sus servicios basados al normativo.
87
Referencia bibliográfica
1. Facultad de ingeniería. Reseña histórica de la Facultad
de Ingeniería .según www.ingenieria.usac.edu.gt
2. Servicio y Apoyo al Estudiante Servicio y Apoyo al Profesor de la Facultad de Ingeniería. Según www.saesap.ingenieria.usac.edu.gt
3. M.abc.com.py (2008) tipos de proyectos según Kilpatrick
4. Prezi programa SAE/SAP Facultad de Ingeniería
5. LÓPEZ, de León, Amanda Judit, Manual de Normas y
Procedimientos del Archivo General. Universidad de San Carlos de Guatemala, 2009
6. Instructivo para elaborar manual de normas y procedimientos,
División de Desarrollo Organizacional (DDO) en línea ddo. Usac.edu.gt >uploads> (2015/02)
88
APENDICE
89
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Manual de normas y procedimientos para el Servicio y Apoyo al Estudiante, Servicio y Apoyo al Profesor
SAE/SAP, Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala
Aprobado por:
Guatemala, 2017
90
ll
DIRECTORIO
Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco Decano
Ing. Ángel Roberto Sic García Vocal I
Ing. Pablo Christian de León Rodríguez Vocal II
Inga. José Milton de León Bran Vocal III
Br. Suger Antoni Ramírez Vocal IV
Br. Oscar Humberto Galicia Núñez Vocal V
Inga. Lesbia Magali Herrera López Secretaria
Herman Igor Veliz Linares
Coordinador SAE/SAP
Elaboración
Iris Gabriela Cordón Calderón Carné: 200251995
Tel. 4701-7371
Oficinas SAE/SAP segundo Nivel edificio T-3,Facultadde Ingeniería, ciudad universitaria zona 12. Guatemala C.A. CODIGO POSTAL 01012
Teléfono (502) 2418-9113 Correo electrónico:
91
lll
ÍNDICE
Contenido Página
I. Introducción 1
II. Autorización 2
III. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos 5
IV. Normas de Aplicación General 5
V. Disposiciones Legales 5
VI. Procedimientos de la unidad académica SAE/SAP 6
2.1 Registro de tutores 7
2.2 Registro de secretaría 10
2.3 Registro de salón 13
2.4 Registro de horario para tutores 16
2.5 Registro de horario para cursos 19
2.6 Registro de catálogos 22
2.7 Registro de curso en catálogos 25
2.8 Registro de estudiante 28
2.9 Gestionar notas 31
3. Préstamo del salón 205
34
4. Anexos 70
92
1
I. INTRODUCCIÓN
La Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala
tiene dentro de sus objetivos, brindar el apoyo y servicio a todo aquel
estudiante, o profesional que quiera estar en contacto con la tecnología, y a la
vez adquirir conocimientos sobre paquetes de software, que hoy en día son
indispensables para desenvolverse dentro del trabajo laboral. Es por ello que la
unidad académica SAE/SAP, es la encargada de facilidad equipo, herramientas
y espacios físicos para llevar a cabo el propósito.
El presente trabajo es un Manual de Normas y Procedimientos de la
unidad académica de Servicio y Apoyo al Estudiantes (SAE) y de Servicio y
Apoyo al Profesor (SAP) de la Facultad de Ingeniería existen varios
Departamentos y Escuelas que tienen como fin contribuir al desarrollo integral
de los estudiantes de Ingeniería dividiéndose y enfocándose en cada área
respectiva a todas las carreras que se imparten, por lo tanto es una herramienta
que permite dar a conocer el funcionamiento interno referente a descripción
de tareas, ubicación y puestos responsables para que se pueda tener una
disponibilidad más eficiente dentro de cada área.
Este manual ayuda a que el trabajador no sea sobrecargado en sus
tareas asignadas y a que desempeñe una mejor labor, por lo tanto es muy
importante dar seguimiento y hacer una buena distribución de tareas entre los
trabajadores.
También es necesario que toda organización disponga de documentos que
puedan determinar el funcionamiento de cada departamento, facilitando así el
trabajo del recurso humano, además de conocer sus documentos es
importante estructurar y registrar sin distorsiones información básica necesaria
de manera lógica y secuencial para que el equipo de trabajo logre llegar al
objetivo planteado y así poder cumplir sus metas
93
2
II Autorización
94
3
II Autorización
95
4
II Autorización
96
5
I. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos
a) Contar con un documento de control interno que contenga los
procedimientos que se llevan a cabo en la unidad académica de
Servicio y Apoyo al Estudiante /Servicio y Apoyo al Profesor
SAE/SAP.
b) Servir de guía para la realización de las actividades y servicios que
brinda la unidad académica SAE/SAP
c) Determinar y diagramar los procesos que se realizan en la unidad
académica SAE/SAP.
II. Normas de Aplicación General
a. El presente manual es aplicable para el personal que labora en la
unidad académica SAE/SAP
b. Será responsabilidad de la coordinación de área revisar y
actualizar los procedimientos periódicamente.
c. El presente manual será una herramienta de inducción
al momento de contratar nuevo personal.
III. Disposiciones Legales
Desde octubre de 1997 la unidad de Servicio de Apoyo al Estudiante y
Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) con el aval de Junta Directiva de la
Facultad de Ingeniería y posteriormente del Consejo Superior Universitario,
ha venido ejecutando el presente proyecto de prestación de servicios de
capacitación en el área de informática con el objetivo primordial de fortalecer
a esta unidad y generar recursos para su sostenibilidad.
En julio de 2006 se consideró ideal el poder retomar el presente proyecto
aprovechando la infraestructura legal que la misma Universidad pone a
disposiciones de las unidades académicas.
97
6
Procedimientos de la Unidad Académica SAE/SAP
Título o denominación
1) Préstamo gratuito de equipo.
Objetivos específicos del procedimiento
a. Identificar los pasos a seguir para poder asegurar el buen servicio al
estudiante, y profesional que necesite utilizar el equipo.
b. Brindar de forma fácil y rápida a todo aquel que necesite, estar en contacto
con el internet o software que se utiliza en las diferentes carreras de la
Facultad de Ingeniería.
Normas específicas
a) El estudiante y/o profesional, debe tener actualizado su carné para
poder ingresar a las instalaciones.
b) Si no tiene actualizado su carné, el único documento que se acepta
es el DPI.
c) Es indispensable que el estudiante y/o profesional deje sus
pertenencias en los estantes ubicados en la entrada.
98
7
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: préstamo gratuito de equipo
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No.
Actividad
SAE/SAP
Encargado de la plaza
1. Inicia y loquea las máquinas: Enciende las máquinas
Ingresa el usuario: korea
Ingresa el password: a1
Ingresa el código del programa que controla el préstamo de las máquinas: 0000
Ingresa los números, con una horade tiempo de préstamo.
Estudiante 2. Estudiante llega a solicitar el equipo
El estudiante presenta su carné, para ello debe tener revalidado su carné del año en curso, o Documento Único de Identificación DPI
Si hay equipo disponibles el encargado de la plaza proporciona su numero
Si no, el estudiante o profesional decide esperar o no.
Encargado de plaza 3. Le proporciona número que le servirá al estudiante o profesional el ingreso al equipo de cómputo.
Si el estudiante lleva pertenecías, ubica en el casillero su número y lo coloca ahí.
Si no lleva, puede ingresar directamente.
Estudiante 4. Habiendo cumplido su tiempo, el estudiante llega por su identificación con el encargado de la plaza, y si fuera el caso, recoge sus pertenencias en los casilleros.
99
8
DIAGRAMA DE FLUJO UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS NOMBRE DE LA UNIDAD: SAE/SAP
TITULO DEL PROCEDIMIENTO: PRESTAMO GRATUITO DE EQUIPO
ENCARGADO DE LA PLAZA
ESTUDIANTE Y/O PROFESIONAL
Inicio
El encargado inicia, y
logea las maquinas
El estudiante llega a la plaza a solicitar quipo
¿Hay equipo Disponible?
Se le proporciona el número, que le
servirá para ingresar a la maquina
El estudiante presenta un documento de identificación
El estudiante espera, a que se desocupe una si gusta
¿Ingresan con bolsones?
Colocan sus cosas, en los espacios con el
número correspondiente
FIN
Habiendo terminado, regresa por su identificación,
presentando el número
Ingresan, a la Plaza a Utilizar equipo.
100
9
Título o Denominación
2) Impartir cursos a estudiantes y/o profesionales
2.1) Registro de tutores
Objetivos específicos del procedimiento
1. Establecer los horarios cursos a tutores.
2. Realizar un registro de tutores por semestre.
3. Ingresar al sistema para actualizar sus datos.
Normas específicas
1. Los estudiantes y/o tutores, deben tener actualizado su carné para poder ingresar a las instalaciones.
2. Si no tiene actualizado su carné, presentar su DPI.
3. Los estudiantes y/o tutores deben dejar sus mochilas en los archiveros al momento de ingresar a los salones de los laboratorios.
4. No se permite el ingreso de alimentos o bebidas.
5. Los tutores deben estar actualizados en el sistema.
101
10
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de tutores
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Registrar
Registra a tutores al sistema
Administrador 2 Enviar:
Envía información sobre credencial
Tutor 3 Ingresar
Ingresar al sistema para actualizar el perfil
Tutor 4 Crear Crea contraseña segura
102
11
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE TUTORES
ADMINISTRADOR TUTOR
INICIO
REGISTRAR
USUARIOS CON REGISTRO DE
TUTOR
INGRESAR AL
SISTEMA
ACTUALIZAR EL PERFIL
CREAR
CONTRASEÑA SEGURA
Fin
ENVIAR INFORMACIO
N SOBRE CREDENCIAL
103
12
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.2) Registro de secretaría
Objetivos específicos del procedimiento
1. Registrar a usuarios en el sistema con permiso de secretaría.
2. ingresar al sistema para actualizar el perfil
Normas Específicas
1. Estar actualizado en la base de datos de los laboratorios.
2. Cambiar su contraseña por seguridad.
104
13
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de secretaria
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Registrar
Registrar usuarios con permiso de secretaria
Administrador 2 Enviar Enviar información sobre credenciales
Secretaria 3 Ingreso Ingresar al sistema
Actualizar perfil
Secretaria 4 Crear Crear contraseña segura
105
14
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE SECRETARIA
ADMINISTRADOR
SECRETARIA, DEPARTAMENTO
INICIO
INGRESAR AL
REGISTRAR
USUARIOS CON
PERMISO DE
SECRETARIAPARA
EL SISTEMA
SISTEMA
ACTUALIZAR
PERFIL
CREAR
CONTRASEÑA
SEGURA
FIN
ENVIAR
INFORMACION
SOBRE
CREDENCIALES
106
15
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.3) Registro de salones
Objetivos específicos del procedimiento
1. Crear en el sistema un registro de salones
2. Revisar periódicamente en el sistema los salones ocupados y desocupados
Normas Específicas
1. El encargado de los laboratorios deben supervisar los salones de los laboratorios habilitados.
2. Definir el número de estudiantes por salón.
107
16
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de salones
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable
Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Definir información sobre los salones
Administrador 2 Establecer el cupo de estudiantes por salón
108
17
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE SALONES
ADMINISTRADOR
INICIO
DEFINIR
INFORMACION DE SALONES
FIN
ESTABLECER CUPO DE SALONES
MINUCIOSAMENTE
109
18
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.4) Registro de horario para tutores
Objetivos específicos del procedimiento 1. Elaborar un horario para los tutores cada inicio de semestre
2. Verificar en el sistema que no se traslape ningún curso para los tutores.
Normas específicas
Los tutores deben de identificarse al ingresar a los laboratorios
Respetar el horario de cada tutor
110
19
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de horario para tutores
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Consultar nombramiento Ingresar al sistema.
Secretaria 2 Definir fechas laborales para cada tutor (inicio fin)
Definir horario por semana
Secretaria 3 Notificar a secretaria académica
Secretaria 4 Imprimir actas oficiales de cada tutor
Archivar actas laborales
111
20
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
ADMINIST SECRETARIA
INICIO
CONSULTAR
INGRESAR AL SISTEMA DEFINIR FECHAS
CADA TUTOR (inicio
y fin)
DEFINIR HORARIO POR SEMANA
NOTIFICAR A
IMPRIMIR/ DESCAGAR
ACTAS OFICIALES DE LABORES POR
SEMANA DE CADA TUTOR
ARCHIVAR ACTAS
FIN
112
21
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.5) Registro de horarios para cursos
Objetivos específicos del procedimiento
1. Elaborar un registro de los horarios para cada curso con sección y ciclo
Normas específicas
No deberá existir traslape en los cursos.
Respetar la capacidad máxima de cada salón
Definir el tutor capacitada para cada curso
Establecer el horario por curso
113
22
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de horarios para cursos
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No.
Actividad
SAE/SAP
Administrador/ Secretaria
1 Verificar planificación Registrar cursos con sección
Definir fechas
Administrador/ Secretaria
2 Si son válidas las fechas
Definir salones asados en la capacidad
Administrador / Secretaria
3 Si la capacidad de salones es apta Definir profesor
Establecer horarios validos
Administrador/ Secretaria
4 Si el tutor está capacitado para impartir el curso
Definir horario de curso
.
114
23
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE HORARIOS PARA CURSOS
ADMINISTRADOR/SECRETARIA
INICIO
VERIFICAR
PLANIFICACION
REGISTRAR CURSOS CON
SECCION Y CICLO SEGÚN LOS CREADOS
CATALOGOS
DEFINIR FECHAS
DE CURSO
LA
SON VALIDAS DEFINIR SALON CAPACIDAD DEFINIR LAS BASADO EN LA DE SALON ES PRSOI FESOR NO N
FECHAS CAPACIDAD
NO SI APTA NO
NO ¿HORARIOS VALIDOS?
SI
EL TUTOR ESTA
CAPACITADO PARA IMPARTIR EL CURSO
SI
DEFINIR HORARIO DE
CURSO
FIN
115
24
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.6) Registro de catálogos
Objetivos específicos del procedimiento
1. Crear un catálogo de los salones 2. establecer minuciosamente la capacidad de cada salón
Normas específicas
Respetar el cupo mínimo de los salones
116
25
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de catálogos
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Definir información de salones
Administrador 2 Establecer el cupo minucioso de cada salón
L
117
26
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP
TITULO DEL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE CATALOGO
ADMINISTRADOR
INICIO
DEFINIR
INFORMACIONDE
SALONES
ESTABLECERCUPO
DE SALONES
MINUCIOSAMENTE
FIN
118
27
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.7 Registro de curso en catálogo
Objetivos específicos del procedimiento
1. registrar los cursos el catálogo
Normas específicas.
Seleccionar catálogo de curso y definir institución
119
28
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de curso en catálogo
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Seleccionar catálogo
Administrador 2 Definir Institución, cupo y sección
120
29
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA:SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CURSOS EN CATALOGO
ADMINISTRADOR
INICIO
SELECCIONAR
CATALOGOS
DEFINIRINSTITUCION,
SECCIÔN, CUPO YAÑO
FIN
121
30
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.8. Registro de estudiante
Objetivos específicos del procedimiento
1. Informar a los estudiantes de actualizar sus datos al sistema 2. crear una base de datos de actualización
Normas específicas
Mantener un registro de estudiantes actualizado cada año
Cada estudiante debe estar actualizado en el sistema
122
31
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Registro de estudiante
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
Administrador 1 Registrar a estudiantes
administrador 2 Enviar información de credenciales
Estudiante 3 Ingresar al sistema
Actualizar perfil
Estudiante 4 Crear contraseña segura
123
32
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD: SAE/SAP
TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ESTUDIANTES
ADMINISTRADOR ESTUDIANTE
E V
SO E
CREDE LES
ICIO
E ST S OS
CO MISOS DE
SISTE
ES
SISTE
FIL
CRE CO T SE
SE
F
124
33
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o Denominación
2.9. Gestionar notas
Objetivos específicos del procedimiento
1. Listar los cursos por búsqueda para seleccionar un curso 2. Modificar nota de curso seleccionado
Normas específicas
EL Administrador ingresa y modifica notas
Seleccionar curso e imprimir acta
125
34
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: Gestionar notas
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad
SAE/SAP
administrador 1 Listar cursos por búsqueda Seleccionar curso
Administrador 2 Modificar notas Iniciar modificación
Ingresar notas
Modificar
Administrador 3 Seleccionar el curso
Imprimir el acta
Sistema 4 Imprime acta modificada con nombre
126
FACULTAD DE INGENIERIA NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP
TITULO DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR NOTAS
ADMINISTRADOR SISTEMA
INICIO
LISTAR CURSOS POR
BUSQUEDA
SELECCIONA R CURSO
1
MODIFICAR NOTAS
INICIAR MODIFICACIONES
IMPRIME ACTA MODIFICADA
CON NOMBRE ACTA_OFICIAL.PDF
MODIFICAR
FIN
35
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Diagrama de Flujo
GESTIONAR NOTAS, REFERENCIA
ADMINISTRADOR SISTEMA
1
IMPRIMIR
ACTA
FI
INGRESAR NOTAS
IMPRIMIR ACTA CON
NOMBRE
ACTA_OFICIAL.
127
36
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Título o denominación
3) Autorización de préstamo del salón 205
Objetivos específicos del procedimiento
Recibir solicitudes de los interesados del préstamo del salón
Brindar apoyo a los tutores o conferencistas de forma ordenada
Dar seguimiento a las solicitudes
Normas específicas
Solicitar el salón como mínimo con 20 días de
anticipación Revisar disponibilidad de fechas y
horarios Dar respuesta inmediata a la carta
Llenar y devolver carta de compromiso
Supervisar evento y revisar instalaciones al final del evento
128
37
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Descripción del procedimiento
Nombre de la unidad: SAE/SAP
Título del procedimiento: autorización de préstamo del salón205
Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0
Inicia: Termina:
Unidad Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
SAE/SAP
Auxiliar
1
Recibe carta de solicitud
Revisa si existe disponibilidad si no está disponible rechaza la solicitud y si está disponible traslada solicitud
Encargado
2
Recibe solicitud Revisa y agenda la fecha de autorización
Traslada la carta
Auxiliar
3 Recibe autorización, revisa instalaciones y entrega
Grupo Solicitante
4 Recibe carta de aceptación Llena y devuelve carta de compromiso
Auxiliar
5
Supervisa el evento
Revisa instalaciones al final del evento y da visto bueno
Auxiliar 6 Actualiza base de datos y archiva documento
129
38
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR
LLE Y DEV ELVE DE
CO O ISO
TR SL L
EC E Z
EVIS O ES Y
E T C
EC BE DE SOL CIT D Y CONFIRM EC BE DE
DIS O ILIDAD
NO
¿EXISTE DIS O
L D? SI EC E
SOL CIT
ECH Z SOL CIT D E
LOS OT VOS
TR SL SOL CIT
REVISA Y LA FECH DE
Z
E VIS EL EVE Y
REVISA INSTALACIONES AL FI DEL EVE Y
VISTO
SE DE TOS Y RCH
130
39
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
ANEXOS
131
40
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Fuente: foto tomada de la oficina de SAE/SAP
Fuente: foto tomada en sala Korea
132
41
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Fuente: foto tomada en salones SAE/SAP
Fuente: foto tomada en salones SAE/SAP
133
42
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Fuente: foto tomada en salón 205 SAE/SAP
Fuente: foto tomada del área de loslockers
134
43
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
1.2 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Desde octubre de 1997 la unidad de Servicio de apoyo al Estudiante
y Servicio de Apoyo al Profesor (SAE/SAP) con el aval de Junta
directiva de la Facultad de Ingeniería y posteriormente del Consejo
Superior Universitario, ha venido ejecutando el presente proyecto de
prestación de servicios de capacitación en el área de informática con el
objetivo primordial de fortalecer a esta unidad y generar recursos para
su sostenibilidad. Este proyecto ha permitido también contribuir a
apoyar de manera significativa la actividad académica que se ha
prestado a usuarios clasificados de la siguiente manera:
Usuario TIPO A:
Estudiantes, catedráticos, investigadores y personal
administrativo de la Facultad de Ingeniería.
Usuario TIPO B:
Estudiantes, catedráticos, investigadores y personal
administrativo de otras facultades.
Usuario TIPO C:
Sector externo a la USAC:
Organismos Gubernamentales
Organismos no Gubernamentales
Organismos internacionales
Industria privada
cualquier organización externa a la USAC.
135
44
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
En julio de 2006, después de evaluar lo actuado y analizar las
fortalezas y debilidades de los procedimientos utilizados a la fecha,
se consideró ideal el poder retomar, el presente proyecto e iniciar
acciones que permitan darle mejor eficiencia a los servicios que el
SAE/SAP ofrece,
aprovechando la infraestructura legal que la misma Universidad
pone a disposición de las unidades académicas.
Descripción De La Organización:
Considerando que el SAE/SAP tiene a su cargo la
administración de 9 laboratorios, que totalizan 195 computadoras
y se requiere la presencia de personal de atención en esos
laboratorios, se hace necesario crear una estructura que permita
atender las necesidades de atención y capacitación de los usuarios.
PERSONAL AUXILIAR (SECRETARIAS)
Son las personas encargadas de atender a los estudiantes,
información de cursos, inscripciones de cursos, estadísticas de
los cursos y atención al público en general, atención de plaza
korea, además de atender los trámites administrativos propios del
departamento.
INSTRUCTORES
Comprenden a todos los catedráticos y auxiliares que imparten los
diversos cursos que tiene a su cargo SAE/SAP.
136
45
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
SERVICIO DE APOYO TECNICO Y ATENCION ALPÚBLICO
Son los responsables de la atención de laboratorios, y apoyo a los
docentes que utilizan las instalaciones del SAE/SAP, además
deberán atender la plaza-korea.
DOCENTES
Son los catedráticos que imparten clases directas que corresponden al
pensum de estudios de las diversas carreras que ofrece la facultad
de Ingeniería. Entre ellos podemos mencionar, programación 1,
programación 2, y programación comercial, por citar ejemplos
únicamente.
Los Cursos que se imparten en SAE/SAP buscan apoyar a
otras unidades de la facultad de Ingeniería y de otros programas,
dentro de la oferta formativa que tenemos están los siguientes:
2.3.24 Windows XP 2.3.25 Microsoft Word 2.3.26 Microsoft Excel 2.3.27 Microsoft Power Point 2.3.28 Internet 2.3.29 Microsoft Access 2.3.30 Microsoft Project 2.3.31 Microsoft Visio 2.3.32 Win QSB 2.3.33 Photoshop 2.3.34 Autocad Para Dibujo Técnico Mecánico 2.3.35 Autocad Para Técnica Complementaria 2.3.36 Autocad para Topografía 1 2.3.37 Autocad para Topografía 2 2.3.38 Land (Dibujo Computarizado para Vías Terrestres) 2.3.39 CSI Sap 2000 (Para Análisis Estructural 1) 2.3.40 CSI Etabs (Para Diseño Estructural) 2.3.41 Planificación Económica (Es una mezcla de Excel y Project) 2.3.42 Programación y bases de datos para docentes 2.3.43 Visio 2.3.44 Visual Basic 2.3.45 Proyect 2.3.46 Otros programas de aplicación (Freehand, Autocad
en 2Dy 3D, etc.)
137
46
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Calidad Educativa
Actualmente la calidad de los cursos que imparte el SAE/SAP cuentan
con personal que tiene experiencia en los cursos que imparte, y puede
avalar el contenido de los cursos, se fundamenta en que los instructores
y catedráticos son personas responsables y que conocen el tema.
Dentro de los criterios de calidad que se promueven en SAE/SAP para
los catedráticos que forman parte del grupo docente están los
siguientes:
Dominio de la disciplina que enseña.
Habilidad para organizar el contenido y presentarlo en
forma clara, lógica e imaginativa.
Conocimiento de las herramientas actuales
Habilidad para relacionar sus conocimientos con otras áreas
de ingeniería.
Habilidad para promover y ampliar el interés del estudiante en el
curso.
Habilidad para desarrollar y utilizar métodos y estrategias
adecuados, incluyendo el uso de la tecnología educativa disponible.
Disponibilidad y eficacia en la orientación académica del estudiante.
Posesión de los atributos de integridad, honestidad y objetividad en
la enseñanza.
Dentro del proceso de aseguramiento de la calidad de los cursos
impartidos se realizan evaluaciones periódicas de los catedráticos,
por medio de evaluaciones con los participantes de los cursos.
138
47
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
Como parte adicional dentro de los planes a corto plazo, se están
buscando los medios para que se realice un programa de certificación de
instructores mediante las entidades que avalan estas certificaciones.
Ventajas Que Ofrecemos
El estudiante o profesor universitario no necesita movilizarse a otras zonas
de la cuidad para poder recibir este tipo de cursos lo que le beneficia en
cuanto a costos ya que los precios que tenemos son de los más bajos en
el mercado de capacitación en las áreas que atendemos.
Se cuenta con el apoyo de nuestras instalaciones para laboratorios de
cómputo para cursos de las diferentes escuelas de la facultad de
Ingeniería apoyando en los procesos de infraestructura para los procesos
de acreditaciones de programas que se están desarrollando como parte
de la calidad académica que nos ha distinguido en los últimos tiempos.
OFICINAS SAE/SAP segundo nivel edificio T-3, facultad de
Ingeniería, ciudad universitaria zona 12.
Guatemala C.A. código postal 01012 Teléfono (502) 2418-
9113
Correo electrónico: sae-sap@ing.usac
<<145>>
139
48
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
NORMATIVO PARA USO Y SOLICITUD DE SERVICIOS DE SAE SAP
Como parte de los servicios que SAE-SAP presta, se ha contemplado el normativo tanto para los participantes que usan las instalaciones así como para la solicitud de los servicios que se prestan para actividades de otras escuelas o dependencias de la facultad o fuera de ella. Esto con el fin de brindar la mejor atención para satisfacción de los usuarios de la unidad.
SOLICITUD DE SALONES
Para el uso de las instalaciones de SAE-SAP se deberá considerar lo siguiente:
1. entregar en la oficina administrativa de SAE-SAP, la solicitud original
acompañada de una copia para su recepción, con la persona encargada de programación de salones o con la secretaria en horario de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 16:00, y de 18:00 a 20:00 horas de lunes a viernes.
2. la solicitud de salones deberá entregarse por lo menos con 20 días de
anticipación a la fecha de inicio de la actividad a programar.
3. al recibir la solicitud se verificará en el sistema si las fechas solicitadas están disponibles en la programación de salones para hacer la reserva respectiva.
4. al verificar disponibilidad se procede a reservar las fechas y se le firma la
copia de la solicitud indicando que fueron reservadas las fechas y con los datos de la persona que lleva la solicitud y de quien la procesa en SAESAP.
5. si no se tienen todas las fechas disponibles se le darán opciones al
solicitante para poder realizar la actividad que se requiere.
6. no se pueden reservar salones sin solicitud por escrito y con fechas establecidas ya que por los laboratorios que se imparten en las instalaciones no podemos reprogramar sin consulta.
140
49
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
7. para confirmar fechas con cambios por espacio disponible en las instalaciones al momento de entregar la carta de solicitud se verificará la disponibilidad para la reserva y se dará un tiempo de espera de la respuesta por parte de los interesados de un día hábil para confirmarla en forma definitiva por escrito y garantizar la programación del espacio.
8. la solicitud original se queda en archivo para respaldo de la programación, y consulta posterior de los interesados y de SAE SAP.
9. Cualquier cambio por parte de los solicitantes deberá hacerse saber en las oficinas de SAE SAP con anticipación ya que no nos hacemos responsables de disponibilidad de salones por cambios a último momento.
10. antes de iniciar la actividad programada en las fechas indicadas deberán solicitar en la oficina administrativa de SAE SAP que les abran las puertas de los laboratorios a utilizar y al finalizar deberán dar el aviso respectivo para que se cierren las instalaciones.
11. durante el tiempo que se utilicen los salones y del aviso para el cierre de los mismos son responsables del buen uso y resguardo de las instalaciones y del equipo las personas que lo hayan solicitado y los estén utilizando.
12. cuando la actividad sea en días no laborales se dejará el nombre de la persona responsable de la actividad y ésta deberá pedir con los señores agentes que les abran las instalaciones siendo responsables DE LAS INSTALACIONES DURANTE EL TIEMPO QUE PERMANEZCAN EN ELLAS DEBIENDO VERIFICAR QUE QUEDEN CERRADAS AL TERMINAR LA ACTIVIDAD PROGRAMADA siempre y cuando no haya personal de SAE SAP encargados PARA HACERLO.
13. Cuando los solicitantes del uso de los salones necesiten instalar software en
los equipos deberán dejar adicional al CD de instalación dos copias del mismo en SAE SAP para su instalación y archivo como prevención por cualquier eventualidad y entregarlos en las oficinas de SAE-SAP por lo menos cinco días hábiles antes de iniciar la actividad programada.
141
50
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
NORMATIVO PARA USUARIOS DE INSTALACIONES DE SAE-SAP
Para uso de las instalaciones por parte de usuarios se deberán considerar los siguientes aspectos:
11. No se permitirá el ingreso de bolsones, mochilas, maletines, ni alimentos. 12. No se permite ingerir bebidas o alimentos dentro de las instalaciones de
SAE- SAP. 13. Antes de ingresar en las instalaciones de los laboratorios de LCE o de la
plaza KOREA, deberán dejar SUS PERTENENCIAS PERSONALES en los lockers ubicados en la entrada a los laboratorios delLCE.
14. Al momento de solicitar el locker deberán entregar una identificación la que se devolverá al momento que regresar la llave del locker asignado.
15. el tiempo de uso del locker es de un máximo de dos horas, debiendo renovar su uso en donde le fue asignado.
16. para ingresar a las instalaciones de la plaza Korea se le entregará junto con la llave del locker una tarjeta de ingreso la que entregará en el mostrador para su registro y acceder a nuestros servicios.
17. se podrá ingresar libros, y objetos necesarios para la actividad que vaya a desarrollar en los laboratorios el usuario, para poder mantener en buenas condiciones los equipos y las instalaciones.
18. Queda prohibido que los usuarios traten de reparar o cambiar la configuración de la máquina asignada debiendo reportar cualquier problema con las personas ubicadas en las áreas de atención en los ingresos de los laboratorios de LCE y de la plaza KOREA, para brindarles asistencia en su uso.
19. no se pueden mover de su lugar los equipos y mobiliarios dentro de los laboratorios, ni modificar el sistema de cableado o de UPS instalados, así como cañoneras y pantallas, salvo que esto lo realicen los encargados de mantenimiento de SAE-SAP.
20. Si el usuario necesita ingresar equipo deberá solicitar la revisión del mismo a los encargados de SAE-SAP en mostradores de ingreso para que lo identifiquen y pueda usarlo dentro de las instalaciones, debiendo revisarse al salir del lugar.
El presente normativo tiene como fin, facilitar y ordenar el uso de las instalaciones de SAE-SAP para el beneficio de los usuarios, así como preservar en mejores condiciones las instalaciones y brindar una mejor atención.
La vigencia de estos normativos será a partir del mes de julio del 2010, y su
divulgación será inmediata para que estén enteradas todas las personas que deseen usar nuestras instalaciones y los servicios que damos.
142
51
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
GUIA DE PROTOCOLO PARA EVENTOS DE CAPACITACIÓN SAE-SAP
INTRODUCCION
Como parte del procedimiento de actividades que se programan en los salones de SAE-SAP, se proporciona una guía del procedimiento para la realización de capacitaciones ya sea con expositores externos o internos de la facultad de INGENIERIA, para facilitar la organización de dichos eventos y lograr alcanzar el éxito deseado.
GUIA BASICA PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Los pasos recomendados para lograr una buena organización y logística son los siguientes:
1. planificar el tema de capacitación a impartir 2. contactar al expositor y pedirle su currículo para poder hacer la introducción
al momento de iniciar la capacitación y para promover el evento. 3. establecer los horarios en los que el expositor puede impartir el tema para
programar el evento y publicitarlo. 4. pedirle al expositor los materiales, equipos y mobiliario que necesitará para
desarrollar el contenido y la cantidad de personas que se pueden manejar dependiendo de las dinámicas que utilizará.
5. elaborar la publicidad del evento, incluyendo fechas, horarios, lugar de realización, contenido, hoja de vida del expositor, y requisitos de los participantes y fechas para confirmar asistencias y cupo de asistentes.
6. solicitar los salones a usar en la actividad con 15 días hábiles mínimo a SAE- SAP para poder reservar y no tener inconvenientes de falta de espacio por hacerlo de último momento, y reservarlo en función de las necesidades que dé el expositor para el desarrollo del tema.
7. cinco días hábiles antes del evento, verificar la reservación del salón, de los equipos, software y materiales que se necesitarán para que se tengan listos antes de la fecha de inicio.
8. tres días antes, reconfirmar con el expositor las condiciones que necesitará para impartir el evento, que sepa qué condiciones se le van a proporcionar en el salón reservado para que se prepare con anticipación y reconfirme su participación
9. tres días antes, proceder a verificar el listado de posibles asistentes para no tener el inconveniente de falta de espacio por ser mayor al cupo del salón a usar.
143
52
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
10. si se entregaran diplomas por la actividad deberá verificarse el listado de participantes en la primera sesión para elaborarlos y entregarlos al finalizar si el evento dura más de un día, de lo contrario se deben elaborar en la semana posterior al evento para que los participantes puedan recogerlos.
11. si se va a dar un refrigerio, hacerlo saber a SAE-SAP para establecer el espacio que se utilizará para ello, ya que dentro de los salones no se pueden ingerir ni bebidas ni alimentos
12. reservar con anticipación todo lo necesario para el refrigerio y establecer a la hora que se servirá para que el expositor esté enterado y no se le interrumpa la actividad, para que el desarrollo sea bien ordenado.
13. cinco días antes verificar la reservación y servicio de alimentos y bebidas que se halla hecho para la cantidad de participantes esperados y así evitar contratiempos.
14. el día del evento al inaugurar la actividad se debe tener la presencia de los organizadores para abrir el salón reservado y verificar todo por lo menos una hora antes del inicio.
15. darle las indicaciones claras del lugar en donde se le esperará al expositor para que llegue a la actividad con tiempo incluso del área de parqueo que usará.
16. presentar al expositor a los participantes preparando un resumen de su hoja de vida y también de las condiciones de la actividad en cuanto a recesos y hora de terminación y clausura.
17. ordenar la atención en los recesos atendiendo al expositor para que tome el refrigerio sin hacer cola, y no dejarlo solo durante el desarrollo de estos descansos por cualquier inconveniente.
18. verificar antes de cada receso que el refrigerio esté listo para servirlo a los participantes sin tardanza, y habilitar el espacio adecuando para que lo tomen.
19. dar aviso del término del receso y ordenar y limpiar el área que se utilizó para dar paso al siguiente receso.
20. proporcionar un pachón de agua pura y vaso en el lugar el expositor para que éste pueda beber durante la actividad como cortesía.
21. estar antes de terminar la actividad para atender dudas o consultas y acompañar al expositor hasta el vehículo en el que se marchará como cortesía, si se le va a entregar diploma hacerlo antes de que se retiren los participantes, además indicar si no se entregar los diplomas ese día de la fecha y horario en que se realizará la misma en las oficinas que corresponda.
ATENTAMENTE, SAE-SAP
144
53
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
POLÍTICAS DE USO DE LOS LABORATORIOS DECÓMPUTO
1. El uso del servicio es un privilegio y no un derecho.
2. Sea responsable con el manejo de la información que coloque, es el reflejo de usted mismo.
3. No coloque información contraria a aquella socialmente aceptada o que vaya en contra del decoro y el respeto debidos a la comunidad educativa o a alguno de sus miembros.
4. No coloque información ofensiva directa o indirecta en contra delas autoridades educativas, sus profesores, estudiantes o personas vinculadas.
5. No utilice el servicio con fines comerciales ni publicitarios.
6. Prohibido entrar y consumir comestibles o bebidas en el aula.
7. Prohibido fumar en las salas.
8. Prohibido cambiar la configuración de los equipos de acceso a Internet(Cambiar nombre de la máquina, Tapiz de Windows,etc.)
9. Prohibido el acceso a lugares de Internet con contenido obsceno, irrespetuoso o de sitios que apoyen prácticas ilegales que atenten contra las normas del Instituto universitario y del uso de sus redes.
10. El lugar de trabajo debe permanecer ordenado mientras se esté utilizando y cuando termine déjelo del mismo modo.
11. No se deben colocar implementos de trabajo encima de los equipos.
12. No coloque o desplace el teclado sobre las piernas u otro sitio No adecuado.
13. No se puede instalar software sin autorización del personal encargado del área.
14. Está prohibido el empleo de la computadora para actividades diferentes alas académicas.
15. El uso de Chat está prohibido. Solamente si se demuestra la finalidad académica del mismo, este servicio será autorizado por el personal encargado del área.
16. Cada usuario debe traer sus dispositivos de almacenamiento y no emplear el disco duro para almacenar su trabajo. El Centro de Cómputo no se responsabiliza por la información dejada en los discos duros de los equipos del área.
54
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
17. El departamento no se hace responsable por objetos o dispositivos de almacenamiento olvidados en cualquiera de nuestras áreas.
18. Al terminar la sesión de trabajo coloque los forros (donde existan) y acomode las sillas en su lugar.
19. Cualquier anomalía técnica o funcional del equipo o de la red, debe comunicarse sin demora a los encargados del área.
20. Se prohíbe des configurar las maquinas del área, maquinas servidores o cualquier dispositivo que se encuentre conectado a la red.
21. No violar o intentar violar los sistemas de seguridad de las máquinas a las cuales se tenga acceso, tanto a nivel local como externo.
22. No exceder los servicios para los cuales se autorizó el uso de la computadora y el acceso a Internet.
23. No intentar apoderarse de las claves de acceso de otros usuarios, acceder y/o modificar archivos de otro usuario.
24. Usar los servicios de red para propósitos no académicos o usarlos para propósitos fraudulentos, comerciales o publicitarios, o para la propagación de archivos de cualquier tipo y mensajes obscenos o destructivos serán sancionados según criterios de administración.
25. Difundir cadenas de mensajes no académicos e instructivos, que puedan producir inconvenientes a la institución serán sancionados según criterios de administración.
26. Perturbar el trabajo de los demás enviando mensajes o archivos que puedan inferir en el trabajo de otro usuario de la red serán sancionados según criterio de administración.
27. Infringir la ley de Derechos de Autor, propiedad intelectual y licencias de uso, es sancionable con acciones penales de terceros y administrativas de parte de la institución.
28. No puede copiar, ni alterar el software que se encuentra a su disposición, para el uso de servicio del área.
29. No puede bajar o copiar de la red, software sin la debida autorización de los encargados del área, los cuales sólo lo autorizarán en circunstancias que se considere sea seguro y no infringe la. Ley
145
[Escriba texto] [Escriba texto] [Escriba texto]
146
55
Manual de Normas y Procedimientos
SAE/SAP
26 de julio de 2017
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Facultad de Ingeniería Lic.
División de Desarrollo Organizacional
Por este medio le deseo éxitos en sus labores diarias.
El motivo de la presente es para remitirle el Manual de Normas y
Procedimientos de la Coordinación de Servicio y Apoyo al
Estudiante Servicio y Apoyo al Profesor, SAE/SAP de la Facultad
de Ingeniería para su revisión respectiva, de acuerdo a los
procedimientos de la División de Desarrollo Organizacional de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
Sin otro particular quedo a sus órdenes.
Att :
Ing. Herman Igor Veliz Linares
Coordinador de SAE/SAP Ingeniería
147
PLAN DE ACCIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE SAE/SAP DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA
1. Identificación
1.1. Nombre de la Institución Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
1.2. Dirección Edificio T – 3 Ciudad Universitaria, zona 12 Guatemala
1.3. Ejecutor del Diagnóstico
PEM. Iris Gabriela Cordón Calderón Carné: 200251995 Nombre del asesor: Licda. Lubia Magalí Guerra Sagastume
2. Objetivo General
Determinar la situación en general de la institución para obtener el diagnóstico, que permita tomar decisiones acorde a las necesidades propias de la institución.
3. Objetivos Específicos
Identificar los problemas y necesidades existentes de la Facultad de Ingeniería de la universidad de San Carlos de Guatemala.
Plantear propuestas de solución a los problemas encontrados
en la Facultad de Ingeniería.
4. Actividades a Realizar
Elaboración de instrumentos a aplicar en el diagnóstico, basados en la entrevista y observación
Aplicación de instrumentos seleccionados.
Recolectar información de la institución
148
Aplicación del análisis de viabilidad y factibilidad
priorización del problema.
Elaboración del informe del diagnóstico.
Presentación del diagnóstico
5. Recursos a Utilizar
5.1. Humanos Epesista Secretaria Jefe de la coordinación
5.2. Material y Equipo
Mobiliario
Papel
Fotocopias
Tinta de impresora
Internet
Otros
6. Evaluación
Se aplicó una lista de cotejo, por considerar la más aplicable en esta fase del proyecto
149
Observación Lista de cotejo
No. Indicador Si No
1 Las instalaciones de la coordinación de SAE/SAP se encuentran en buenas condiciones
X
2 La institución cuenta con los espacios necesarios para el uso
X
3 La coordinación de SAE/SAP cuenta con seguridad X
4 El equipo de los laboratorios están en perfectas condiciones
X
5 La coordinación existen espacios para organizar reuniones o conferencias
X
6 Cuentan con personal calificado para los cursos X
7 La coordinación cuenta con material para tareas de impresión y copias
X
115407
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía
Apreciable trabajador: La Epesista Iris Gabriela Cordón Calderón con número de carné 200251995, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala agradece el tiempo invertido en proporcionar tan valiosa información para etapa del Diagnóstico Institucional.
ENTREVISTA PARA ELPERSONAL ADMINISTRATIVO
INSTRUCIONES: A continuación se la presenta una serie de preguntas. Marque con una X la respuesta que considere conveniente.
1) ¿Cree que la institución cuenta con la infraestructura para el buen funcionamiento administrativo?
SI No
2) ¿Se cuenta con talleres de mantenimiento para el equipo de computadoras?
SI NO_
3) ¿Cuentan con manuales de normas y procedimientos actualmente?
SI_ NO
4) ¿Cuántos salones tienen a su cargo la coordinación?
5) ¿cuentan con suficiente personal?
SI_ NO_
6) ¿Cuántas máquinas de computadoras tienen en total?
151
Diagnostico Lista de Cotejo
No Indicadores Si No
1 Se diseñó técnicamente el plan para la
ejecución del diagnostico
X
2 Se identificaron los problemas de la institución X
3 Se elaboró la investigación necesaria para la
recopilación de datos
X
4 Para la priorización de los problemas participo
el personal de la institución
X
5 Se definió claramente el problema X
6 Las estrategias de solución al problema fueron
identificadas
X
7 Se analizó la viabilidad y factibilidad del
problemas
X
8 Se realizaron las actividades necesarias X
9 La metodología del diagnóstico fue
participativa
X
10 Se estructuro el informe final del diagnóstico
con base a los lineamientos establecidos
X
152
Perfil del Proyecto Cuestionario
No Ítems Si No
1 El nombre del proyecto se relaciona con el
problema seleccionado
X
2 Se plantearon los objetivos generales y
específicos
X
3 Cumple el perfil con los lineamientos
establecidos con la facultad de Ingeniería
X
4 Existe relación con los objetivos y metas
planteadas
X
5 Cuenta el proyecto con un cronograma de
actividades
X
6 Las actividades planteadas llevaron a alcanzar
las metas y objetivos
X
7 Se determinaron las fuentes de financiamiento
existe disponibilidad y recursos para el proyecto
X
8 Se involucraron en la elaboración del proyecto a
las autoridades la Facultad de Ingeniería
X
9 Los beneficiarios estuvieron de acuerdo con el
proyecto
X
10 El proyecto cuenta con la aprobación de las
autoridades de la Facultad de Ingeniería
X
153
Ejecución del Proyecto Lista de Cotejo
No. Indicadores Si No
1 Se cumplieron con las actividades
planificadas
X
2 Se identificó el área a trabajar por parte de
la epesista
X
3 Los resultados obtenidos fueron
satisfactorios
X
4 La meta propuesta fue alcanzada X
5 Se cumplió con los objetivos del proyecto X
6 Las autoridades de de la Facultad
estuvieron de acuerdo con dicho proyecto
X
7 La Coordinación de SAE/ SAP acepto el
manual de normas y procedimientos
X
8 El manual fue entregado a la Dirección de
Desarrollo Organizacional USAC
X
9 Las autoridades de la Coordinación
contribuyeron a la elaboración del proyecto
X
10 Se le entrego el proyecto finalizado a las
autoridades de la Facultad de Ingeniería
X
154
Evaluación Final Lista de Cotejo
No Indicadores Si No
1. El proyecto representa beneficios a la comunidad
educativa
X
2. Participó activamente en la ejecución del proyecto X
3. Le pareció positiva la experiencia de la ejecución del proyecto
X
4. Selecciono satisfactoriamente los inconvenientes que se le presentaron durante la ejecución
X
5. Los esfuerzos invertidos ayudarlo a culminar con éxito el proyecto
X
6. Se optimizaron los recursos disponibles X
7. El proyecto se ejecutó tomando en cuenta los objetivos propuestos
X
8. El proceso de ejecución se realizó en el tiempo establecido
X
155
ANEXOS
Vo. Bo.M.A. W
e.e expediente
Archivo.
&focacién Su,peri<L, J,u:h.u¡,e,rú! 1/- 9'wye.ctitia.
Etlil,cio S 4, r i111lacl universitaria z.on,l12 Teléfono,: 2418860224188610-20
2-118ROOO eH.85102Fa" 85120
TRJ A
:Jacultad
f :§
UNIVERS FACULTAD DE INGENIERÍA
ATEMALA eUSAC CENTRO DE INVESTIGACIONES DEINGENIERÍA
IDAD DESAN CARLOS DEGU
Guatemala, 23 de mayo de 2017
Señores
Departamento de Pedagogía
Facultad de Humanidades
Universidad de San Carlos de Guatemala
Estimados Señores :
TRICENTENARIA UmvtraldaddthnCa,los Gutttm.111
Por medio de la presente hago de su conocimiento que hago constar que la epesista Iris Gabriela Cordón
Calderón, Registro Académico 200251995 y CUI 2440 74704 0204, de la carrera de Ingenier ía
Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de Humanidades de la Universidad
de San Carlos de Guatemala, cumplió satisfactoriamente las horas requeridas en el reglamento del EPS,
Facultad de Humanidades, del 23 de enero del 2017 al 18 de mayo del 2017,así con las respectivas fases
del Ejercicio Profesional Supervisado "DIAGNÍSTICO,PERFIL DEL PROYECTO,EJECUCIÓN DEL PROYECTO Y
EVALUACIÓN”, como requisito previo para optar al grado de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa.
SS
oratorio Técnicas de Estudio e Investigación CII
e.e .archivo / i- e San Carlos d7¡···, . "•l
..).; ,.. 'I> <,v'o.., . fng.Kennethlssur Ewam Ruiz ';.' .
ASESOR. SUPERVISOR DE EPS : , Unidadde Prácticasdelnge ieríaYEPS
- . i\ ,/ "··,,,,d de ln'l.er.,e.
FACULTAD DE INGENIERIA -USAC
Edificio Emilio Beltranena, Ciudad Universitaria zona 12
Teléfono directo 2418-9115 y 2418-9121.Plan ta 2418-8000 Exts. 86253 y 86252
Página web:http://cii.usac .edu .gt
SAP
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
==============================SA=
E=
/=S=A=P=======================
26 de julio de 2017
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Facultad de Ingeniería
Licda. Betzy Lemus de Bojorguez
División de Desarrollo Organizacional
Por este medio le deseo éxitos en sus labores diarias.
El motivo de la presente es para remitirle el Manual de Normas y Procedimientos
de la Coordinación de Servicio y Apoyo al Estudiante Servicio y Apoyo al Profesor,
SAE/SAP de la Facultad de Ingeniería para su revisión respectiva, de acuerdo a
los procedimientos de la División de Desarrollo Organizacional de la Universidad
de San Carlos de Guatemala.
Sin otro particular quedo a sus órdenes.
Att:
lng.Herman lgor Veliz inares
Coordinador de SAE/ APIngeniería
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