ipae trabajo analisis y diseño organizacional - cuadros flores
Post on 28-Feb-2018
238 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
1/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
Presentado por: Susan Grace Cuadros Flores
Caso Empresa: GREENLAND PER S.A.C.
Greenland cuenta con quince aos de exitosa experiencia ofreciendo la ms alta calidad de los
productos agrcolas en todo el en el mercado de las agroexportaciones, tiene su origen en el
potencial agrcola y ecolgico del Per, pas que posee una riqueza en sus tierras que muy pocos
lugares en el mundo son capaces de superar.
Greenland, inicio sus exportaciones hacia el mercado mexicano en el 2005 y hoy se ha
potencializado su presencia en los mercados de EEUU, Europa y Asia con los productos de paprika,
cebolla, palta, mango, uva, granada.
Toda esta experiencia sumada a productos de altsima calidad hace de Greenland Per un socio
comercial de alta confiabilidad en el sector agroexportador peruano.
VISIN
Ser la mejor compaa exportadora de productos peruanos al mundo brindando calidad, asesora
permanente del campo al destino y cumplir con los requerimientos sanitarios que exigen las normas
nacionales e internacionales.
MISIN
Somos una empresa comprometida con los exportadores peruanos, buscamos su mejor desarrollo y
brindamos el contacto adecuado con los clientes extranjeros a quienes ofrecemos asesora y
aseguramos la calidad de los productos del campo. Brindamos una constante observacin de cada
uno de los procesos desde la siembra, cosecha, embalaje, transporte y llegada de los productos a su
destino en las mejores condiciones y dando las facilidades pertinentes siempre en cumplimiento de
las normas sanitarias nacionales e internacionales.
VALORES* Compromiso, hacer que las cosas sucedan, Estar atentos a las oportunidades.
* Confianza, Cada uno de nuestros recursos son altamente confiables.
* Empeo, trabajar con pasin con nuestros clientes.
* Honestidad, Ser realistas y de fiar.
* Alegra, hacer con perfeccin todas nuestras asignaciones.
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
2/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
ORGANIGRAMA
FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
- Excelente equipo de trabajo
especializado
- Programas de capacitacin continua
- Estrechos lazos de comunicacin con
los agricultores
-Vinculacin confiable con clientes en elextranjero
- Polticas accesibles de crdito.
- Kardex actualizado de clientes
- Control de la calidad de los productos
- Equipo de trabajo insuficiente ante el
incremento de clientes y productos a
comercializar.
- Tiempo laboral extenso en
campaas.
-Falta de comunicacin con jefes decampo.
- Poca evaluacin de cotizaciones y
solicitud de materiales a finanzas.
- Medios de comunicacin interna no
formales.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
- Ferias de Agroexportacin en el
extranjero
- Apertura del mercado Asitico
- Tratados de libre comercio.
- Aplicacin de SGS y control de
Inocuidad
- Mercado europeo accesible y sin
muchas restricciones.
- Apertura del puerto de Matarani para
agroexportaciones
- Plagas agrcolas o problemas en
cosecha.
- Mercado asitico estricto en control
de inocuidad
- Huelgas y protestas en canal de
Panam
- Incremento de las tarifas navieras y
logsticas.
- Incremento de la irregularidad en los
puertos martimos.
- Problemas logsticos en carreteras
nacionales.
GERENCIAGENERAL
VENTAS LOGSTICA YEXPORTACIONES
CAMPO
CONTABILIDADY FINANZAS
RECURSOSHUMANOS
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
3/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
1. HERRAMIENTAS PARA EL DIAGNSTICO
1.1FACERAP
REA: LOGSTICA Y EXPORTACIONES
FALLA APARIENCIA CAUSA EFECTO RESPONSABLE ACCIN PREVISIN
Solicitud tardade losmateriales deembalaje
Queja en Plantade empaque
Lentitud en laentrega depresupuesto afinanzas
Retraso en elprograma dePlanta
Jefe deLogstica
Elaborar elpresupuesto demateriales condos meses deanticipacin alinicio decampaa
Programar lascampaas confechas y tiempoestablecidopara entrega dereportes
Lentitud en elenvo decuadros deestado de lasmercancas en
el agua
Queja delCliente
Problemas conel cambio defechas de lasNavieras
Retraso en losprogramas deventa delcliente
Asistente deLogstica
Enviar unaproximado delas fechasindicando losposibles
ajustes, diario.
Revisar elsistema de lasnavieras aDiario, o en talcaso, solicitar al
agente estainformacin.
Lentitud en elllenado deReporteGeneral porAgricultor
Queja delAgricultor
Lentitud en laentrega deReportes delJefe de campo
Los Agricultoresno puedenllevar sucontabilidadadecuadamente
Jefe de CampoEnviar losreportes decampo diario.
Campo deberenviar diario elreporte delestado decampo.
Falta decomunicacincon planta deembalaje.
Lentitud enreportes
Problemas deseal
Retraso enprogramas deembalaje
Asistente deLogstica
Cambiar laforma decomunicacin
Solicitar nuevoplan detelefona ocomunicacin.
Lentitud en laentrega delpresupuesto al
inicio de lacampaa
Queja de
Finanzas
Lentitud alrealizar lascotizaciones y
la evaluacincon losproveedores
Retraso en elprograma de
embalaje
Jefe de
Logstica
Realizar lascotizacionescon dos meses
y medio deanticipacin.
Programar lascampaas confechas y tiempo
establecidopara entrega dereportes
1.2ANLISIS FACTORIAL
REAS de la empresa GREENLAND PER
1.
GERENCIA GENERAL
2. CONTABILIDAD Y FINANZAS
3.
LOGSTICA Y EXPORTACIONES
4. RECURSOS HUMANOS
5.
VENTAS
FACTOR / FUNCION : LOGSTICA DEFICIENCIAS Y CAUSAS
Componentes A B C D F N
3.1 El traslado de mercancas X
3.2 La preparacin de los pedidos X 3 1
3.3 El transporte de distribucin hasta el cliente. X 3 1
3.4 Coordinacin con Proveedores X 3 1
3.5 Coordinacin con Almacn X 3 1
3.6 Coordinacin con Transporte X 3 1
3.7 Control de existencias X 2 1
1 1 4 1 6
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
4/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
Porcentaje Limitante: 1/6 : 0.17
Porcentaje de Limitacin de cada Factor / Funcin Limitante (PLFk) :
La Funcin Logstica tiene:
1 elemento evaluado como Muy Bueno.
1 elemento evaluado como Bueno.
4 elementos evaluados como Regulares.
1 elemento evaluado como Malo.
Adems: Tiene 6 Factores / Funciones limitantes (n)
La Funcin Logstica tiene como Factores / Funciones Limitantes:
PLF3 (Logstica y Exportaciones)
PLF2 (Contabilidad y Finanzas)
Si, PL = 0.17, entonces:
PLF3 = 5 x 0.17 = 0.85
PLF2 = 1 x 0.17 = 0.17
ndice de Eficiencia de cada Factor / Funcin (IE)
1 marca en A = 1.00
1 marca en B = 0.50
4 marcas en C= 1.00
1 marca en D = 0.00
= 2.50 / 7 = 0.36 = 36% EFICIENCIA
= 67% DEFICIENCIA
Matriz de Valores Limitantes: LOGISTICA
Factor/Funcin
EFICIENCIA CAUSA
.1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 1 2 3 4 5
1
2
3 0.36 0.17 0.85
4
5
EFICIENCIA Y DEFICIENCIA DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA O REA
MATRIZ DE VALORES LIMITANTES DE TODAS LAS REAS
Factor/Funcin
EFICIENCIA CAUSA
.1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 1 2 3 4 5
1 0.45 0.17 0.85 0.17
2 0.70 0.20 0.40 0.20
3 0.36 0.17 0.85
4 0.80 0.40 0.20 0.40
5 0.50 0.51 0.51
EO = 0.45+0.70+0.36+0.80+0.50 = 0.56 56% EFICIENCIA
5
DO = 1 - 0.56 = 0.44 44% DEFICIENCIA
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
5/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.1
ESTRUCTURA HORIZONTAL.
Greenland Per se puede definir como una estructura horizontal puesto que cada reapuede y debe tomar las decisiones adecuadas para su rea.
2.2TRAMO ESTRECHO
Greenland Per se caracteriza por ser de Tramo estrecho por ser una empresa pequea no
requiere mucha divisin de funciones.
VENTAS LOGSTICA Y
EXPORTACIONESCAMPO
CONTABILIDAD
Y FINANZAS
RECURSOS
HUMANOS
GERENCIA
GENERAL
JEFE DE
LOGSTICA
Grupo Campaa Cebolla
Grupo Campaa Uva
Grupo Campaa Mango
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
6/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
3.
DEPARTAMENTALIZACIN
3.1ENFOQUE FUNCIONAL
Greenland Per es una empresa que se divide en 5 reas con poco personal siendo una
comunicacin muy estrecha entre reas.
3.2
DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTO
El rea de Logstica y Exportaciones trabaja acorde al tipo de Campaa que va a iniciar,
todas las campaas inician en diferentes fechas en el ao siendo que algunas veces tiende a
cruzarse la exportacin de los productos por lo que se realiz la divisin del rea por tipo de
producto a exportar.
VENTAS LOGSTICA YEXPORTACIONES CAMPO
CONTABILIDAD YFINANZAS
RECURSOSHUMANOS
GERENCIA GENERAL
LOGISTICA YEXPORTACIONES
CAMPAACEBOLLA
CAMPAA UVA CAMPAAMANGO
Cebolla AmarillaCebolla Roja
Red GlobeSeedless
KentOtras variedades
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
7/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
3.3
POR REA GEOGRFICA
El rea de Ventas, se encarga bsicamente de hacer las conexiones necesarias con los
clientes en el extranjero por lo que al requerir cada destino un tratamiento diferente se
divide por Continente y por Pas Importador. Esta rea slo era destinada a una persona, no
obstante se estn realizando los cambios necesarios para tener un mejor manejo por
destino.
3.4DEPARTAMENTILIZACIN POR PROCESOS
Greenland Per trabaja con una planta empacadora la cual tiene divisiones acorde al
proceso desde la llegada de los camiones con la fruta a la planta pasando por el lavado y
procesamiento, seguido por el empaque y finalmente el grupo encargado del despacho y
embarque. Cada grupo es diferente por la manipulacin que requiere la fruta.
3.5DEPARTAMENTALIZACIN POR CLIENTES
El rea de Exportaciones se encarga de dos tipos de clientes:
Exportadores: Clientes Agricultores y Productores, quienes entregan el producto.
Importadores: Clientes Extranjeros que reciben los productos.
VENTAS VENTAS ASIA VENTAS
REA DE VENTAS
HolandaInglaterraFrancia
JapnChinaKorea
NorteamricaSudamricaCentroamrica
LAVADO YPROCESO EMPAQUE
DESPACHO YEMBARQUE
JEFE DE PLANTA
JEFE DE CAMPO
EXPORTADORES IMPORTADORES
EXPORTACIONES
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
8/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
3.6
ESTRUCTURA MATRICIAL
Al inicio de una nueva Campaa todas las reas ocupan determinado espacio dentro de sus
labores para la planeacin y posterior desarrollo.
3.7
ESTRUCTURA DE EQUIPOTodas las reas generales renen esfuerzos al inicio de cada campaa por separado. Grupos
de empleados a quienes se rene en un grupo parecido a un departamento formal. Los
equipos juntan a miembros de todas las reas funcionales para enfocarlos a una tarea o a un
proyecto en particular.
Exportaciones
3.8ENFOQUE DE REDES
Greenland Per trabaja con otras empresas que ayudan a un mejor funcionamiento de la
logstica y contabilidad. En el caso de logstica se contrata los servicios de un agente logstico
quien se encarga de la entrega, monitoreo de contenedores y documentacin necesaria en
Lima en los terminales portuarios. Tambin se ayuda de las compaas navieras con quienes
se coordinan los contenedores, ingresos, tarifas y tiempo de duracin de los viajes.
En el empaque y embalaje de la fruta, Greenland se ayuda de una Planta empacadora que
presta sus servicios al inicio de la Campaa.Asimismo, se ha contratado un estudio contable para el manejo de la contabilidad.
GERENCIA GENERAL
VENTAS LOGISTICACONTABILIDAD Y
FINANZAS CAMPO
NuevaCampaaPprika
GERENCIA GENERAL
VENTAS LOGISTICACONTABILIDAD Y
FINANZASCAMPO
Campaa Cebolla
Campaa Uva
Campaa Mango
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
9/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
3.9ORGANIZACIN VIRTUAL
Especialistas en cultivo de mango reunidos temporalmente pre inicio de cosecha, se
disuelve al inicio de la cosecha.
3.10
ORGANIZACIN CIRCULAREn Greenland Per el tipo de comunicacin es como el de una organizacin circular.
GREENLANDPER
ESTUDIOCONTABLE
PLANTAEMPACADORASC Packing
ESTUDIO DEABOGADOS
AGENTESLOGSTICOS
GREENLANDPER
Evaluadores decampo pre-inicio
de cosecha deMango
- Evaluador Ica
- Evaluador Chiclayo
- Evaluador Trujillo
GERENTE
GENERAL
JEFE DE
LOGSTICAJEFE DE
RRHH
JEFE DE
VENTAS
JEFE DE
FINANZAS
Asistente de
Logstica
Asistente de
Exportaciones
Asistente
Legal
Asistente
Contabilidad
Asistente
VentasESTUDIO
CONTABLE
AGENTES
LOGSTICOS
ESTUDIO DE
ABOGADOS
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
10/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
3.11CADENA DE MANDO
Autoridad de Lnea Autoridad de Staff
Unidad de Mando
3.12
CENTRALIZACIN / DESCENTRALIZACIN
- Greenland Per practica Empowerment con sus colabores dndoles la facilidad de tomar
decisiones.
- Greenland Per tambin cuenta con una serie de procedimientos (Formalizacin) que
facilita la comunicacin dentro de una misma rea y entre reas siendo que todas las reas
se ven comprometidas entre s para el correcto manejo de las campaas.
4.
PROCESOS
4.1GESTIN DE PROCESOS
Compra de materiales para el Procesamiento y Empaque
Listado de materiales autilizarse
Cotizacin de materialescon proveedores
Evaluacin decotizaciones
Eleccin y Solicitud demateriales
Preparacin delCronograma de entrega de
materiales
Jefe de Logstica y
Exportaciones
Jefe de Finanzas y
Contabilidad
Jefe de Recursos
HumanosJefe de Ventas
Asistente de
Lo stica
Asistente de
Ex ortaciones
Asistente de
Contabilidad
Asistente de
Le al
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
11/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
4.2FLUJOGRAMA
Recepcin de Materiales en Planta
Macroproceso: Logstica de Compras
Proceso: Compra de Materiales de embalaje
Fecha de actualizacin: 25/06/2014
Subproceso: Entrega de Materiales a Almacn
Descripcin de la ActividadDocumentacin
Registros Referencias
1.
Mercancas recibidas en
almacn
Registro de Entrega
2.
Inspeccin de mercancas Registro de Inspeccin Contenido del pedido?
3.
Control de calidad entrada Registro de calidad Mercanca aceptada?
4.
Notificacin de recepcin
en depsito
Registro de Mercancas aceptadas
Mercancasrecibidas en
almacn
Contenido
del pedido?
NO
Inspeccin
demercancas
NotificarCompra
Si
Control de calidad
entrada
Mercancaaceptada?
NO
Si
Documento de
ingreso
Notificacinde recepcinen depsito
-
7/25/2019 Ipae Trabajo Analisis y Diseo Organizacional - Cuadros Flores
12/12
DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN - IPAE
MDULO: ANLISIS Y DISEO ORGANIZACIONAL
Trabajo realizado por: Susan Grace Cuadros Flores
4.3
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
4.4
PROCEDIMIENTOS
Solicitud de exportacin de 1 contenedor de Cebolla Roja
ACTIVIDAD QUIEN CUANDO DONDE COMO DOCUMENTOS
Presentar lasolicitud del
Importador
Importador 7 das antesVaelectrnica
AutomticoCorreoelectrnico
Verificar ladisponibilidadde fruta
Jefe deCampo
7 das antes Campo AutomticoReporte Generalde Ingresos ySalidas
Coordinar eltipo y fecha depago
Jefe deLogstica
7 das antesVaelectrnica
AutomticoCorreoelectrnico
Confirmar elcontenedor aser exportado
Jefe decampo
7 das antes Campo AutomticoCorreoelectrnico
Coordinar conAgente
logstico
Jefe deLogstica
5 das antesVaelectrnica
AutomticoSolicitud deexportacin
Coordinar conPlantaempacadora
Jefe deCampo
7 das antesPlantaempacadora
Automtico Guas de remisin
Controlar eldesplazamientodel contenedorde salida eingreso alterminalportuario
Asistentede Logstica
1 da antesVaelectrnica
AutomticoCorreoelectrnico
Irregularidades en elBalance General
Anual
Personal y Oficina Sistema Contable
Documentacin Comunicacin
Poco personal contable
Espacio reducido de oficina
Desfasado
Inexacto
Mal revisada
Observaciones de SUNAT
Poca coordinacin con Logstica
Poca coordinacin con Ventas
top related