introducción a la planeación

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Francisco Javier Montoya

Teoría Administrativa

2010

AGENDA

Francisco Montoya - Docente Teoría Administrativa - ITM - Medellín, Colombia

INTRODUCCIÓN

Recorderis.

Función básica de la administración, establece el marco y rumbo de las

demás funciones.

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Fases

- Establecimiento de objetivos

- Formulación de estrategias

- Desarrollo de los planes de operación

- Establecimiento de presupuestos financieros

- Ejecución de las operaciones

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PLANEACIÓNTIPOS DE PLANEACION

ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANEACION AMPLITUD OBJETO

Largo plazo Institucional Estratégica Macroorientado. Enfoca la empresa como totalidad. Elaboración del mapa ambiental para evaluación.

Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre.

Mediano plazo

Intermedio Táctica Enfoca cada unidad de la empresa o cada conjunto de recursos por separado.

Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel departamental.

Corto plazo Operacional Operacional Microorientado. Enfoca cada tarea u operación por separado.

Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea.

Fuente: Administración "Procesos Administrativos" – Idalberto Chiavenato. Segunda Edición. 1998

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1. Estratégica Características:Es original, génesis.

Los más altos niveles jerárquicos de dirección.

Marco de referencia general para toda organización.

Se maneja información fundamentalmente externa.

Mayores niveles de incertidumbre.

Cubre amplios periodos.

No define lineamientos detallados.

Parámetro principal es la eficiencia.

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PROCESO

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Proceso 1.

Se establecen en función de la misión y de la visión organizacionales.Objetivos: Propósitos de la empresa que tomados en conjunto definen su núcleo (core) (utilidad, expansión, seguridad, autonomía)

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Proceso 2.

Conocimiento y diagnóstico.General (Macro): Factores tecnológicos, políticos, económicos, legales, sociales, demográficos, ecológicos.Tarea: Consumidores, proveedores, competidores, agencias reguladoras.

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Proceso 3.

RecursosÁreas de la empresa

Producción Mecadeo Finanzas …. Administración

Financieros$ por fábrica, equipo,

producto

$ por ventas, promoción, servicios,

investigación.

$ por inversión, aplicación

de recursos.

$ por sistema de planeación y

control, desarrollo gerencial.

Físicos Número, localización. Grado de automatización.

Humanos Características del personal

Sistemas organizacion

alesSistemas implementados

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Proceso 7.

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Proceso 7.

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MATRICES

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CASO Y EJERCICIOCaso 1. Presentación Detalles y Detalles.

Elaboren, por pareja, una matriz DOFA del ITM, y sugerir al menos tres estrategias de cada cruce (DO, DA, FO, FA).

Caso 2. Documento Bisnes electronics.

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2. TÁCTICA

Es el nivel de la planeación encargado de llevar a cabo los planes específicos para la consecución de los objetivos estratégicos de una organización, desde las áreas lideradas por funcionarios medios, utilizando los recursos efectivamente inspirándose en las políticas organizacionales y proyectando las acciones a mediano plazo.

PLANEACION ESTRÁTEGICA

PLANEACION TÁCTICA

PLANEACIÓN OPERATIVA

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¿Cómo se hace?

PLANEACIÓN TÁCTICAPLANEACIÓN TÁCTICA

PLAN FINANCIERO

PLAN FINANCIERO

PLAN DE MERCADOTECNIA

PLAN DE MERCADOTECNIA

PLAN PRODUCTIVO

PLAN PRODUCTIVO

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

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3. OPERATIVA El "qué hacer" y el "cómo hacer" Se orienta hacia la optimización y maximización

de los resultados Se caracteriza por la forma detallada en que

establece las tareas y operaciones Comienza por los objetivos establecidos por la

planeación táctica, desarrolla planes y procedimientos detallados y proporciona información de retroalimentación para proporcionar medios y condiciones que optimicen y maximicen los resultados

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Clases

Procedimientos Presupuestos Programas o Programación Reglamentos

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Procedimientos

Flujograma vertical Flujograma horizontal Flujograma de bloques

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EjercicioFrancisco Montoya - Docente Teoría

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Presupuestos.

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Programación

Cronograma Diagrama de Gannt PERT (Program Evaluation Review

Technique)

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Cronograma

Kronos (tiempo) y Gramas (actividad).

Lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final.

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Diagrama de Gantt

Herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto .

Henry L. Gantt en 1917

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Proceso

Listado y ordenamiento de actividades.Establecer la lista de actividades ordenadas según han de ser

ejecutadas. Estimación del tiempo de duración de cada actividad.Deberá estimarse el período que lleva cada actividad para su realización.

Como la ejecución de las actividades incluye dos variables estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se debe tener presente la real disponibilidad de recursos humanos, materiales, financieros, etc. y la posibilidad de desarrollar la actividad en el tiempo previsto; por lo que se estaría construyendo un calendario operativo.

Construcción del gráfico.En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico

teniendo presente el calendario operativo, construyendo barras horizontales cuya longitud representa la duración en el tiempo de cada actividad indicada.

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PERT - CPM

Program Evaluation and Review Technique (PERT)

Critical Path Method (CPM)

Los lunes me alisto para preparar mi semana, los martes planeo mi semana, los miércoles reviso el plan de la semana, los jueves paso el plan de la semana al computador y los viernes pienso en cómo comenzar mi plan para la siguiente semana

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Historia Critical Path Method (CPM)

La Compañía DuPont, desarrolló el método de la ruta crítica (CPM) en 1957 para controlar el mantenimiento de proyectos

Los tiempos de las actividades son determinísticos

Project Evaluation and Review Technique (PERT) Fue desarrollado en 1958 por la oficina naval de

proyectos de Estados Unidos para el programa de misiles POLARIS

Incluye múltiples estimados de las tareas (probabilístico)

Son idénticos en concepto y metodologíaFrancisco Montoya - Docente Teoría

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PERT

El tiempo de una actividad se define por 3 estimados: el estimado de tiempo más probable, m; el estimado de tiem po más optimista, a; y el estimado de tiempo más pesimista, b.

El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crítica.

6

6

4

abZ

bmaZTe

Actividad

Tiempo

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Para elaborar el diagrama

¿Qué actividades preceden a esta? ¿Qué actividades siguen a esta? ¿Qué actividad es concurrente con

esta?

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Tiempo de determinación y Ruta Crítica

Para calcular el tiempo de terminación: Para cada nodo si los predecesores están completos tome el tiempo más largo de estos y adicione el tiempo al nodo.

La ruta crítica es el conjunto de tareas que determina el tiempo más corto posible para terminar el proyecto

¿Cómo identificar la ruta crítica? Inicie con el nodo que tiene el tiempo máximo de terminación y

márquelo como crítico. Seleccione el predecesor con el tiempo más largo de

terminación y márquelo como crítico. Haga esto hasta alcanzar el nodo de inicio.

Ejemplo

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EJERCICIO

Partiendo de la siguiente matriz de información Establecer la red de actividades Calcular la ruta crítica con los datos suministrados

Actividad A B C D E F

Duración (semanas)

2 3 3 1 5 2

Predecesoras A B B A E,C,D

Sucesoras B,E C,D F F F

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