intranet corporativa de l’ajuntament de sant quirze … · 2015. 3. 20. · •integració active...

INTRANET CORPORATIVA

Vallès Occidental – 19.750 habitants – 197 empleats – www.santquirzevalles.cat

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

SOVINT TENIM EL

CONEIXEMENT ENGABIAT

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

ALLIBERAR-LO I COMPARTIR-LO

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

La tecnologia ens proporciona diàriament noves eines per ser més productius

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

L’organització i el propi personal de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès demana un canvi en la forma de compartir la informació i

treballar de forma col·laborativa.

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Enquesta de comunicació interna

Per quin mitjà acostumes a informar-te de les accions i projectes que es desenvolupen a l’Ajuntament?

1. Web municipal

2. Butlletí municipal

3. Antiga Intranet 3%

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Enquesta de comunicació interna

Consideres que estàs prou informat/da en general pel que fa a l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès?

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Si No

22%

78%

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Enquesta de comunicació interna

Què creus que s’hauria de fer perquè tots els treballadors i treballadores tinguessin més informació del que es fa des de l’Ajuntament?

1. Millorar la Intranet

2. Fer més notes informatives

3. Altres 4%

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Què cal fer

1. Identificar les necessitats existents en les diferents àrees i per col·lectius• Enquestes i entrevistes• Establiment d’objectius

2. Involucrar els responsables i les persones clau de les diferents àrees (comissió de gestió, caps, etc..)

• Projecte comú de tota l’organització

3. Determinar els serveis a desenvolupar dins de cada àmbit• Concreció de serveis d’informació

4. Definir i avaluar les alternatives tecnològiques i identificar les que millor s’adapten a les necessitats funcionals i estructurals

5. Escollir la tecnologia i el proveïdor que implantarà

6. Definir l'estratègia d’implantació d’acord amb la complexitat i les característiques pròpies de cada col·lectiu i cada àrea d'interès.

7. Formació del personal (administrador/usuaris)

8. IMPLANTAR EL PORTAL!

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Objectius

• Coordinar tots els elements de la organització

• Comunicar els valors i la missió de la organització

• Facilitar la comunicació interna i la participació (inter-àrees, intra-àrees, transversals, en equips de treball, etc..)

• Donar suport i ser vehicle dels processos de canvi

• Incrementar la participació i el treball en xarxa per afavorir iniciatives implicant tot el personal

• Mobilitzar la creativitat de les persones

• Potenciar la formació i l’intercanvi de coneixement

• Un punt únic d’accés a la nostra informació

• Facilitar l’accés a la informació (des de qualsevol lloc - extranet)

• Personalització del lloc de treball

• Agilitzar els processos

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Pretenem evitar

• Treballar aïlladament

• No compartir recursos

• Talls comunicatius up/down

• Desmotivació per desconeixement

• Rumors i comunicació informal errònia

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Estructura i espais d’informació

• Zona Personal: espai propi

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Estructura i espais d’informació

• Zona Personal: espai propi

• Grups funcionals: comunitats lligades a activitats transversals no necessariament coincidents amb l’estructura orgànica de l’organització.

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Estructura i espais d’informació

• Zona Personal: espai propi

• Grups funcionals: comunitats lligades a activitats transversals no necessariament coincidents amb l’estructura orgànica de l’organització.

• Zona Corporativa: Informació comú de l’organització

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Estructura i espais d’informació

• Zona Personal: espai propi

• Grups funcionals: comunitats lligades a activitats transversals no necessariament coincidents amb l’estructura orgànica de l’organització.

• Zona Corporativa: Informació comú de l’organització

• Integració de la informació pública municipal (web, etc..)

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Requeriments i Serveis d'informació• Directori d’empleats

• Butlletins de notícies

• Borsa de treball, promoció interna, formació, …

• Manuals d’ús, procediments per tasques rutinàries, prevenció de riscos laborals

• Tauler d’anuncis

• Reserva de recursos

• Sol·licituds de material

• Agenda compartida

• Gestió de vacances i permisos

• Models de documents

• Gestió de reunions (compartir documents, actes, tasques, timing, grups de discussió, taules virtuals de treball, etc…)

• Bústia de suggeriments

• Enquestes internes

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Tecnologia analitzada

• Desenvolupament a mida (php, .net, eBD, Java, etc…)

• Wordpress

• Alfresco

• Drupal

• Joomla

• Liferay Portal

• Sharepoint

• Etc..

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Tecnologia escollida: Microsoft Sharepoint Foundation 2013 On premise

• Versió Foundation: gratuïta amb limitacions salvables mitjançant desenvolupaments a mida.

• Base de dades SQL Server

• Integració Active Directory (identificació i seguretat unificada) i Office

• Incorpora les principals aplicacions requerides per l’organització de sèrie i la possibilitat d’incorporar multitud de noves aplicacions i webparts mitjançant la descàrrega des del store i les comunitats de desenvolupadors.

• Possibilitat de desenvolupar noves aplicacions i Webparts sense dificultat excessiva.

• Edició simplificada de continguts.

• Gestió Documental (versionat, etc…)

• Multidispositiu i multinavegador - Mobilitat

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Exemples de Webparts i Sharepoint Applications

NATIUS DE SHAREPOINT

• Agenda

• Contactes

• Enllaços

• Tasques i projectes

• Llistes personalitzades

• Blogs

• Pàgines Web

• Pàgines Wiki

• Biblioteques de documents

• Biblioteques de formularis

• Biblioteques d’imatges

• Biblioteques de notícies

• Biblioteques d’avisos

• Taulers de discussió

• Seguiment de problemes

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Exemples de Webparts i Sharepoint Applications

NATIUS DE SHAREPOINT

• Agenda

• Contactes

• Enllaços

• Tasques i projectes

• Llistes personalitzades

• Blogs

• Pàgines Web

• Pàgines Wiki

• Biblioteques de documents

• Biblioteques de formularis

• Biblioteques d’imatges

• Biblioteques de notícies

• Biblioteques d’avisos

• Taulers de discussió

• Seguiment de problemes

DESENVOLUPATS A MIDA

• Personalització gràfica

• Directori d’empleats integrat amb Active Directory

• Reserva de recursos

• Notícies d’intranet

• Alertes

• Visors RSS notícies i agenda web

• Creació i automatització de zona personal de l’empleat en base a una plantilla.

• Creació de sites funcionals en base a una plantilla.

• Integració mitjançant iframe d’altres aplicacions com per exemple Workflow de consulta i marcatge del control de presència

• Visor d'informació de nòmina (afiliació, domiciliació, categoria, etc…)

• Documentació de l’expedient de l’empleat

• Rebuts de nòmina

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Li donem un cop d’ull?

Intranet Corporativa de l’Ajuntament de Sant Quirze del Vallès

Pàgina principal- Usuari- Configuració- Edició- Cerca- Menú principal horitzontal- Columna esquerra:

- Accés zona personal- Menú fix- Menú variable- Avisos

- Cos central:- Capçalera - Notícies- Fonts RSS- Agenda corporativa

Pàgina de detall de notícia

Llistat de totes les notícies

Zona Personal (Informació pública / Informació privada)

Directori de personal

Recerca directa

Navegació per àrees

Detall usuari

Navegadors antics

Bústia de suggeriments(identificat o anònim)

Alertes

Àrea corporativa (zona formal / zona informal)

Àrea corporativa (formal)- PDF’s- Pàgines Web- Elements interns...

Àrea corporativa (informal)- Fotografies- Foros- Consultes sectorials ...

Exemple de galeria fotogràfica després...

Serveis o grups de col·laboració

Servei ( informació destacada / informació pública / informació privada )

Gestió d’incidències

Secció Wiki (Pública / Privada)Preguntes Més Freqüents com a exemple de biblioteca de pàgines Wiki.Facilitat d’edició i inserció d’imatges i enllaços interns i externs.Edició tipus Word.

Seccions predefinides(Públiques / Privades)

Comunicació- Pàgina amb text destacat- Dues columnes- Enllaços a altres pàgines

Fons d’imatges- Galeria d’imatges- Organització en carpetes- Enllaços a altres pàgines

Aplicacions de gestió-Pàgina HTML simple integrada-Estructurada en taules-Imatges i enllaços

- Tres zones- Nova reserva

-Possibilitat de reserva periòdica

- Les meves reserves-Possibilitat d’anul·lació de la reserva

- Aprovador- Llistat recursos- Manual instruccions wiki

Consulta de recursos reservables

Exemple d’edició de pàgina wikiIntegració del “Ribbon” de les últimes versions d’Office: edició tipus WordPestanya “insereix” per a imatges, taules, enllaços, ...

Exemple d’edició de pàgina de Serveis- Integració del “Ribbon” de les últimes versions d’Office: edició tipus Word.- Pestanya “insereix” per a imatges, taules, enllaços, WebParts i Codi HTML Incrustat.- Vàries columnes dins la pàgina.

Exemple de contingut de pàgina de Serveis-Agendes públiques i privades, contactes públics i privats, galeria d’imatges, llista d’enllaços, etc.-Possibilitat d’afegir nous recursos propis de Sharepoint fàcilment.-Gestió dels permisos de cada element.

Exemple de contingut de biblioteca de documents (Possibilitat de subcarpetes i treball des de l’explorador d’arxius de Windows)

Exemple d’integració de calendaris a Microsoft Outlook

Dificultats ( i a la vegada oportunitats )

• Recuperar tota la informació de la corporació

• Actualitzar aquesta documentació

• Categoritzar-la

• Formació al personal i aconseguir canvi de processos de treball existents

• Evitar altres canals antics de treball (semi o gens) col·laboratiu

• Renovació equips informàtics

D’ara en endavant

• Finalitzar funcionalitats requerides

• Publicació a la extranet

• Fer periòdicament un anàlisi funcional i estadístic d’ús

• Desenvolupament de Workflows

• Completar la integració amb altres aplicacions corporatives

• Estar amatent a noves necessitats i integrar-les a la intranet

MOLTES GRÀCIES

Alfons Amate – alfons.amate@santquirzevalles.cat – 93721 68 00 ext. 2015www.santquirzevalles.cat