indicadores de gestion yurledis morales ospina prof. en administración y finanzas esp. en gestión...

INDICADORES DE INDICADORES DE GESTIONGESTION

YURLEDIS MORALES OSPINAProf. En Administración y FinanzasEsp. En Gestión Empresarial

REGLAS DE JUEGO

INTRODUCCIÓN

EmpresasObjetivo

Conocer y analizar los Indicadores que abordan los ámbitos de:• Transparencia,• Eficiencia,• Eficacia, • Administración,• Competencias, •Situación financiera,

para evaluar la Gestión de las empresas.

Cambios en las Organizaciones

Recursos HumanosComercialización

ProducciónFinanzas

Productos o servicios

Insumos

Ent

orno

Tecnológicos Económicos

Políticos Sociales

Impactos en la Administración

Nuevas demandasActitud ante al cambio.

Flexibilidad.

Asumir riesgos.

Innovación constante.

+

Nueva fórmula para el éxito

Hacer lo correcto.

Hacer mejor las cosas.

Éxito

Hacer algo nuevo, diferente, hacerlo

de otra manera.

Eficacia (efectividad)

Eficiencia

TransformaciónInnovación

cambio

¿Qué es un indicador y para qué nos

sirve? Indicador

Es un DATO REVELADOR, que nos indica si vamos en el camino correcto.

Mide si estamos cumpliendo nuestros objetivos.

Es un parámetro cuantificable, que nos ayuda a ver la evolución de la gestión, respecto a niveles previamente definidos como aceptables.

“Lo que no se mide … no se puede

mejorar”

¿Qué es un Indicador?

HOY-Línea Base

FUTURO• Objetivos• Metas• Resultados

Esperados

EJECUCIÓN• Estrategias• Planes• Proyectos• Procesos

LOS INDICADORES DEBEN …

Ser comprensibles: Claros, sencillos y fáciles de interpretar.

Ser medibles: Que puedan cuantificarse.

Ser controlables: Tener capacidad de influir en ellos.

Ser adecuados: Número de indicadores necesarios.

Ser oportunos: Disponibles cuando se necesiten

LOS INDICADORES …

Son ESPECÍFICOS para cada actividad.

Ej: Comerciales; de Producción

Son OBJETIVOS, se basan en hechos concretos.

Ej: Estadísticas de Reclamos; Resultados de encuestas; Montos disponibles en caja

QUE PODEMOS MEDIR …

Cumplimiento de Metas Institucionales

Objetivos de los procesos

Presentación de Riesgos

Logro de los resultados

Indicadores de Gestión

HERRAMIENTAS + HOMBRE = TAREA

HERRAMIENTAS + GERENTE = DESEMPEÑO

CALIDAD DE

LA GESTIÓN

EXCELENTE

DEFICIENTE

•Por qué la empresa debe tomar decisiones. •Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha “a ciegas”, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).

•Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.

•Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.

•Por qué la empresa debe tomar decisiones. •Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha “a ciegas”, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).

•Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.

•Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.

¿Por qué medir?

•Para poder interpretar lo que esta ocurriendo.

•Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.

•Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.

•Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.

•Para direccionar o re-direccionar planes financieros.

•Para relacionar la productividad con el nivel salarial.•Para medir la situación de riesgo de la empresa.

•Para poder interpretar lo que esta ocurriendo.

•Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.

•Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.

•Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.

•Para direccionar o re-direccionar planes financieros.

•Para relacionar la productividad con el nivel salarial.•Para medir la situación de riesgo de la empresa.

¿Par

a qu

é m

edir

?

CONSIDERACIONES……

Lo que no se pueda medir no se puede

controlar

Lo que no se pueda controlar no lo puedo

gestionar

Los indicadores son un medio y no un fin.

GestiónEmpresarial

ControlEficiente

Dirección

EjecuciónPlanificación

DESEMPEÑOMide la

Calidad del

CONTROLDE GESTIÓN

EficaciaEficaciaEficaciaEficacia

EfectividadEfectividadEfectividadEfectividad

EficienciaEficienciaEficienciaEficiencia

TIPOS DE INDICADORES

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EFECTIVIDAD

EFICACIA

EFICIENCIA

PRODUCTIVIDAD

PRODUCTOSATISFACCION DEL CLIENTERESULTADO

ECONOMICORENTABILIDADEQUIDAD

Eficacia y Eficiencia dan como resultado Productividad y Efectividad

TIPOS DE INDICADORES

IMPACTORESPONSABILIDAD SOCIALEFECTO

EficaciaEficacia

TIPOS DE INDICADORES

EFICACIA = MC/ME

MC = METAS CUMPLIDAS

ME = METAS ESTABLECIDAS

Eficiencia

Eficiencia

TIPOS DE INDICADORES

EFICIENCIA = RU/RARU = RECURSOS UTILIZADOS

RA = RECURSOS ASIGNADOS

BIENES Y SERVICIOS PRODUCIDOS

PRODUCTIVIDAD

TRABAJO, ENERGIA, MATERIALES

RESULTADOS ALCANZADOS

EFECTIVIDAD

RESULTADOS PLANIFICADOS

EFICIENCIA

RECURSOS PLANIFICADOS

RECURSOS UTILIZADOS

RENTABILIDADCAPACIDAD PARA RETORNAR

EL CAPITALCALIDAD

• CALIDAD DE PRODUCCIÓN• CALIDAD PARA EL CLIENTE

EFICIENCIALograr el máximo de las metas trazadas, con la utilización del mínima de recursos.

APALANCAMIENTO

DEUDA / CAPITAL

APALANCAMIENTO

DEUDA / CAPITAL

EfectividadEfectividad

TIPOS DE INDICADORES

EFECTIVIDAD = EFICIENCIA + EFICACIA

BIENES Y SERVICIOS PRODUCIDOS

PRODUCTIVIDAD

TRABAJ O, ENERGIA, MATERIALES

RESULTADOS ALCANZADOS

EFECTIVIDAD

RESULTADOS PLANIFICADOS

EFICIENCIA

RECURSOS PLANIFICADOS

RECURSOS UTILIZADOS

RENTABILIDADCAPACIDAD PARA RETORNAR

EL CAPITALCALIDAD

• CALIDAD DE PRODUCCIÓN• CALIDAD PARA EL CLIENTE

EFECTIVIDADConsecución de los objetivos

VALOR DEMERCADO

COMPETITIVIDAD

RENTABILIDAD

RIESGO

LIQUIDEZ

APALANCAMIENTO

DEUDA / CAPITAL

APALANCAMIENTO

DEUDA / CAPITAL

Indicadores que se pueden encontrar en la gestión de un pedido

TODO SE ESTA HACIENDO BIEN

RENTABILIDAD

CUMPLE SUS METAS

EFECTIVIDAD

RELACIÓN PRODUCTIVIDAD / RENTABILIDAD

EFICIENCIA CALIDAD

CUMPLE METAS CONMÍNIMOS RECURSOS

INSUMOS,PROCESOSPRODUCTOS

SI U

NA

ORG

AN

IZACIÓ

N

PRODUCTIVIDADPRODUCTIVIDADSEGURO TENDRÁ:

DESEMPEÑO EXITOSO

CALIDAD DEVIDA LABORAL

INNOVACIÓNCREATIVIDAD

VALOR DEMERCADO

COMPETITIVIDADVARIACION DE LA

PARTICIPACION EN EL MERCADO

RENTABILIDADCAPACIDAD PARA RETORNAR

EL CAPITAL

RIESGOEXPOSICION A PELIGROS

OPERATIVOS O FINANCIEROS

LIQUIDEZCAPACIDAD PARA AFRONTAROBLIGACIONES FINANCIERAS

NIVEL RESPONSABLE

FUENTE

ESTRATEGICO GRUPO DIRECTIVO POLITICA Y OBJETIVOS DE

CALIDAD

DESEMPEÑO LIDER DE PROCESO

PROCESOS

OPERACIONAL FUNCIONARIOS ACTIVIDADES

NIVEL DE INDICADORES PARA TOMA DE DECISIONES

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ASPECTOS CLAVES A MEDIR EN UNA EMPRESA

AREA ASPECTOS CLAVES

FABRICACIÓN

Capacidad de producciónControl de inventariosControl de costos por productos y procesosCapacidad tecnológica empleada

COMERCIAL

La satisfacción de los clientes, publicidadLa eficacia de los vendedoresLa calidad del producto y del servicioLa posición de la empresa en el mercado frente a la competencia. Variación de precios

ASPECTOS CLAVES A MEDIR EN UNA EMPRESA

COMPRAS Y ALMACENES

Cumplimiento de plazos de entrega

Proveedores

Costos de Compra

Perdida de inventario

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Nivel de liquidez y solvencia

Capacidad de endeudamiento

Rentabilidad económica y financiera

Ingresos, Gastos, Costos

ASPECTOS CLAVES A MEDIR EN UNA EMPRESA

RECURSOS HUMANOS

Absentismo por trabajadores

Capacidad de formación

Motivación y Accidentes laborales

Capacidad productiva de los empleados

ETAPAS PARA EL CONSTRUIR LOS INDICADORES

ETAPAS PARA EL CONSTRUIR ETAPAS PARA EL CONSTRUIR LOS INDICADORESLOS INDICADORES

LOS INDICADORES PERMITEN EL LOS INDICADORES PERMITEN EL SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESOS

Que me piden que mida? Qué mido? Cómo lo mido? De donde toma la información? - los datos- Cada cuanto? Contra que lo Compara? Que acciones toma? Lo registra e informa?

Batería de Indicadores

Consolidado de los indicadores de la entidad que permite identificarlos por solicitud, proceso, sector, nivel y tipo, definiendo las condiciones generales para su cálculo y consolidación.

BATERIA DE INDICADORES

INCLUYE:

•Indicador•Formula•Sector •Proceso o subproceso•Nivel•Tipo

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REVISEMOS LOS INDICADORES CON LOS QUE CONTAMOS?

FORMAS DE PRESENTAR LOS INFORMES

1 2 3

FORMA DESCRIPCIÓN

Explicativo o en forma de textoDar una explicación del asunto analizado dando los argumentos y recomendaciones oportunas, se utiliza como apoyo de otros informes.

Cuadros o tablas de datosSe trata de presentar las cifras en un cuadro de datos con análisis comparativos y en porcentajes si es necesario.

FORMAS DE PRESENTAR LOS INFORMES

Gráficos de diferente forma

La utilización de gráficos permite expresar la información de una forma clara y resumida

Formas de presentación en función del objetivo

Utilizar programas de presentación , dando énfasis a los objetivos

Formas de presentación telemáticas

Diseñar los sistemas de información con programas y sistemas tipo Intranet, conectando informes con diferentes puntos.

CONTENIDO DEL INFORMES

1. Nombre o código del informe a utilizar2. Periocidad3. Objetivo

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

EficienciaEficacia

Efectividad

GestiónDesempeñoOperacional

CRITERIO DE ANÁLISISCONDICIÓN CRITICA CONDICIÓN NORMAL CONDICIÓN SATISFACTORIA

RESPONSABLE DEL ANÁLISIS

DATOS REQUERIDOS PARA EL CALCULO ORIGEN DE LOS DATOS

TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA

META ESTABLECIDA

RESPONSABLE DE LA RECOPILACIÓN DE DATOS

TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA TENDENCIA

TECNICA ESTADISTICA APLICADA

NIVEL

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR

FÓRMULA

UNIDAD DE MEDIDA FRECUENCIA DE MEDICIÓN

OBJETIVO DEL INDICADOR

HISTÓRICOEne-08 Feb-08 Mar-08 Abr-08 May-08 Jun-08 Jul-08 Ago-08 Sep-08 Oct-08

Código: CI-GC-I-01-F01

Versión:01

Fecha: 05/05/2006

Dic-08Nov-08

HOJA DE VIDA DE INDICADOR

SUBPROCESO

PROCESO

Ministerio de Minas y Energía República de Colombia