herramientas colaborativas gestion proyectosv donostia 20081121
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Ramon Costa i Pujol
rcosta@ekips.net
Herramientas colaborativas para la gestión de proyectos
Auditorio del Parque Tecnológico Miramón
Martes, 21 de noviembre de 2008
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Ramon Costa i Pujol
Diplomado en Dirección General por EADA e
Ingeniero en Informática y Master en Pedagogía
por la UPC.
Business Productivity Advisor del Centro de
Innovación en Productividad de Microsoft.
Con amplia experiencia en la “Dirección de
Proyectos y Equipos de Trabajo” en compañías
de Consultoría de Tecnologías de la Información
e Ingeniería del Software.
Profesor asociado de Dirección de Proyectos de
la UPC y las Escuelas Gimbernat (adscritas a la
UAB) y colaborador docente de la UOC y EADA.
Miembro del Project Management Institute y de
la Junior Chamber International.
Presentación
Blog Personal: http://ramoncosta.blogspot.com
Blog Corporativo: http://innovacionyproductividad.spaces.live.com
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Nuevas maneras de trabajar
“En el 2010 el trabajador asalariado medio participará activamente en al menos
cinco equipos diferentes a la vez”
(Gartner Group)
“Se estima que en 2011 el uso de IM en las empresas llegará a cerca de
400 millones de cuentas”
(NetWorld)
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- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
- Referencias y recursos
Agenda
Demos
Demos
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Todas las actividades llevadas a cabo en una
organización se clasifican en proyectos u operaciones.
Proyectos y Operaciones
Actividades
Operaciones
-Administración y Soporte de los Sistemas de Información
-Call Center
-Administración de los Recursos Humanos
-Administración de las Finanzas
-Producción en cadena
-...
Proyectos
-Implementación de un nuevo Sistema de Información
-Definición y Ejecución de un Plan de Comunicación o Márketing.
-Puesta en marcha de una nueva Política de RRHH
-Plan Anual de Formación
-Diseño de un nuevo Producto o Servicio
-Implementación de un nuevo Proceso Organizativo
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Actividades
Hitos
Entregables
Responsables
Un proyecto se organiza en Fases con sus actividades,
hitos y entregables a generar y sus responsables.
Ciclo de Vida de un Proyecto
Fase 2 Fase 3 ....... Fase NFase 1
Producto
o
Servicio
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La gestión de proyectos tiene como objetivo
asegurar la correcta ejecución del ciclo de vida.
La gestión de proyectos
Fase 2 Fase 3 ....... Fase NFase 1
Dirección de Proyectos
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Ámbitos de Gestión
Dirgir un proyecto implica planificar y gestionar
ocho diferentes ámbitos/aspectos y su integración.
Integración
Equipo
Calidad
Costes
Tiempo
Alcance
Terceros
Comunicación
Riesgos
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La dirección de un proyecto tiene 5 ‘momentos’
desde su inicio hasta el cierre.
Momentos Dirección Proyectos
Fase 2 Fase 3 ....... Fase NFase 1
Planificación
Control y Seguimiento
Ejecución
Cierre
Iniciación
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- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
Agenda
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Calidad
Costes
Alcance
Integración
Comunicación
Riesgos
Terceros
Tiempo
Sistemas de Información
Los SSII proveen al DP de herramientas y funcionalidades
para apoyar la gestión de todos los aspectos.
Equipo
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Herramientas y Aplicaciones
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Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos
van más allá de las ‘herramientas tradicionales’.
Sistemas de Información
Aplicaciones
de definición,
planificación,
monitorización
y seguimiento
de proyectos
Herramientas
colaborativas
Tecnologías de
comunicación
Aplicaciones
Web 2.0
Portales, intranets, …
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Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos
van más allá de las ‘herramientas tradicionales’.
Herramientas colaborativas
Herramientas
colaborativas
Tecnologías de
comunicación
Aplicaciones
Web 2.0
- Synchronous conferencing, e-mail,
faxing, voice mail, Web publishing ,
revision control
- Electronic calendars, workflow systems,
knowledge management systems,
extranet systems, social software
systems, blogs, wikis, RSS, online
spreadsheets
- Internet forums, Online chat, Instant
Messaging, Telephony, Data
conferencing, Videoconferencing,
Application sharing
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Colaboración y comunicación
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- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
Agenda
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Demostración práctica
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-Basado en phpCollab
-PROCEMM es una herramienta
colaborativa de apoyo a la gestión
de proyectos
-Desarrollada por Plastia (ASCAMM)
para apoyar los proyectos del Centro
Tecnológico.
-Utilizado en diferentes organizaciones
y centros tecnológicos a nivel español
y europeo.
-En continua evolución (v1, v2, v3,...)
Ejemplo: PROCEMM
PROCEMM es una aplicación de apoyo a la gestión de
proyectos desde una vertiente de colaboración.
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Demostración práctica
Groove 2007Shared View
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Ejemplo: MSFT Groove 2007
Herramienta
Colaborativa
online - offline
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Ej. Microsoft Shared View
Pizarra compartida
Acceso remoto
a aplicaciones
y escritorio
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Ej. Microsoft Shared View
Pizarra compartida
Acceso remoto
a aplicaciones
y escritorio
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Otras aplicaciones
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- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
Agenda
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Proyecto
Equipo de
Trabajo
Cliente
Sponsor
Usuarios....
....
Proveedores
...
Organización
Jefe de
Proyecto
Proyectos y Stakeholders
En todo proyecto nos encontraremos con un gran número
de stakeholders con quien comunicarnos.
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Canales de comunicación = n(n-1)/2, donde n es el número de personas
Dos personas, un canal
Tres personas, tres canales
Cuatro personas, seis canales
Seis personas, quince canales
Formalizar la comunicación en el proyecto
Comunicaciones en proyectos
Cuantos más participantes (stakeholders) tenga el
proyecto, más compleja será la comunicación en él.
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•Organización del proyecto y relaciones de
responsabilidad de los stakeholders.
•Disciplinas, departamentos y
especialidades involucrados con el
proyecto.
•Logística de cómo los individuos se verán
involucrados con el proyecto y en qué
lugares.
•Necesidades de información externa
•Depende el éxito del proyecto de contar
con información frecuentemente
actualizada o basta con los reportes
escritos emitidos en forma regular?
•¿Son adecuados los sistemas ya
instalados o las necesidades del proyecto
demandan que se les cambie?
•¿son compatibles los sistemas de
comunicación propuestos con la
experiencia y conocimiento de los
participantes del proyecto?
Tecnología de las comunicacionesRequerimientos de comunicaciones
Aspectos a
tener en
cuenta
Planificación comunicaciones (2)
La planificación de las comunicaciones tiene en cuenta
tanto los requerimientos como la tecnología.
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Otros recursos disponibles
Comunicaciones Unificadas
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Ej. Comunicaciones Unificadas
Mensajería instantánea
Audiconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
...
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- Los Proyectos en las Empresas
- SSII para la Gestión de Proyectos
- Herramientas Colaborativas
- Tecnologías de Comunicación
- Aplicaciones Web 2.0
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Web 2.0 y Gestión Proyectos
Web 2.0 es colaboración.
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Aplicación práctica Web 2.0
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... y en los próximos años...
http://ramoncosta.blogspot.com/2008/09/las-tecnologas-y-la-colaboracin-en.html
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• La gestión de proyectos se lleva a cabo en cualquier departamento y área de las organizaciones.
• Los sistemas de información deben dar soporte a la gestión de los diferentes ámbitos de un proyecto.
• Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos van más allá de las ‘herramientas tradicionales’, incorporando herramientas colaborativas, tecnologías de comunicación y aplicaciones Web 2.0.
• Los entornos colaborativos son la base del trabajo en equipos virtuales.
• En todo proyecto nos encontraremos con un gran número de stakeholders con quien comunicarnos.
• La planificación de las comunicaciones tiene en cuenta tanto los requerimientos como la tecnología.
Conclusiones
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• Blogs, Wikis, Webcasts: Utilization of State-of-the-Art Communication Instruments for Project Management. SimoneHapp, Anet Wünsche, Dirk Röhrborn, Falk Henkel
• http://ramoncosta.blospot.com
• http://innovacionyproductividad.spaces.live.com
• http://blogs.technet.com/groove/
• http://blogs.msdn.com/project/
• http://sharepoint.microsoft.com/sharepoint/default.aspx
• http://groups.google.com
• http://www.php-collab.com
• http://www.basecamphq.com/
• http://www.pmi.org
Referencias y recursos
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Ramon Costa i Pujol
rcosta@ekips.net
Herramientas colaborativas para la gestión de proyectos
Eskerrik Asko, Moltes gràcies
Muchas gracias por la atención
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