guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu per a grups de treball ad hoc
Post on 06-Dec-2014
5.613 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu
Barcelona, 17.06.2013
Índex
1. Plantejament
Definint els termes: treball col·laboratiu
Barreres i oportunitats
2. Variables d’èxit per a la col·laboració i Guia pràctica per al treball col·laboratiu (plantilla)
3. Casos d’èxit
4. La propera frontera: la col·laboració per defecte
Ara mateix…
Polítiques d’austeritat?
Redescobriment del valor del coneixement intern?
Redescobriment del potencial de les TIC com a...
disparadors de productivitat? connectors?
Evolució de la gestió de la informació (intranets) i de la gestió del coneixement (plataformes tecnològiques) a través (gràcies a ) de capes socials (les persones).
Per què (ara) aquesta tendència a allò que és col·laboratiu?
Les organitzacions públiques no estan dissenyades per a la col·laboració
Funcionament per sitges (unitats tancades)
Rendició de comptes per via jeràrquica i, en relació directa, programació de l’agenda de
treball en la mateixa via vertical
Dedicació a tasques transversals de forma secundària (temps excedent i en un nivell de
compromís secundari)
Un tipus de lideratge no preparat per a organitzacions més obertes ( i més incertes)
Però hi ha barreres...
…i noves oportunitats
Alta sensibilització del personal directiu sobre la bondat de la col·laboració
Entorn afavoridor des de l’alta direcció
Alta connectivitat gràcies a Internet i extensió de les TIC
El nou context d’austeritat demana noves formes de treball per a la gestió eficient
Experiències prèvies d’èxit en moltes organitzacions
El programa Compartim com a referent en el treball col·laboratiu a l’Administració Pública
Oportunitats
Però l’eficiència en el treball col·laboratiu...
...necessita metodologia
Hi ha molts processos implicats
Rols i responsabilitats dels participants (i experts)
Estructuració de la informació prèvia
Divisió del treball
Codificació del treball (que es va avançant)
Debats eficients
Presa de decisions
Incentius per al manteniment de la participació
Tanmateix, hi ha aspectes molt bàsics
11
...enforteixen la col·laboració
Les bones relacions bilaterals...
12
Bilateral
Coneixements i prerequisits Tenir un objectiu comú
Actituds Valorar la contribució dels
altres Interessar-se per l’èxit
dels altres
Habilitats Escoltar Comunicar amb
freqüència, de forma oberta i clara
Justificar els raonaments Ser pacient i persistent Preveure problemes
futurs
Multilateral (equips)
Coneixements Tenir un objectiu comú Una mateixa manera
de treballar i el compromís de comprovar-ne l’evolució
El nombre correcte per persones (7-12)
La correcta barreja d’habilitats
Actitud Valorar la contribució
dels altres Interessar-se per l’èxit
dels altres
Habilitats Facilitar el debat
Habilitats per a la col·laboració
13
Involucrar les parts interessades rellevants
Construir consens fase a fase
Comptar amb un facilitador orientat a la resolució de problemes
Tenir un mapa de processos Treballar el poder de la
memòria grupal
FONT: How to Make Collaboration Work (David Straus)
Les regles d’or per a una col·laboració amb exit
Fer servir eines eficients
Però hi ha aspectes que convé encara desenvolupar
Molt orientat Flexible/Obert
Grups de treball ad hoc
Grups de treball ad hoc
CoPCoP
Xarxes Xarxes
For
mal
Info
rmal
Molt orientat Flexible/obert
Per exemple: Enfocaments en el Treball Col·laboratiu
Invi
tats
Vol
unta
rieta
t
La nomenclatura clàssica
Focus definit/altament dirigit
Grups de millora/innovació
Xarxes professionals d’intercanvi
+
-
CoP
Xarxes professionals de comunicació/col·laboració
Grups ad hoc (encàrrec)
Focus no definit/flexible
de menys específic a més especialitzat
Contínuum en el treball col·laboratiu
Variables d’èxit per a la col·laboració
1. Adequada detecció del problema o necessitat. El treball col·laboratiu no pot ser
impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient ha d'estar
lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.
2. Focalització precisa en el problema/necessitat que cal resoldre. Com més
operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.
3. Pla de treball. Ha de contemplar: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.
4. Presència d'un animador/coordinador. Ha d’estar sota la tutela directa d’una figura
de patrocini que faci d’avalador davant de la resta de l'organització.
Variables d’èxit per a la col·laboració (1)
1. Adequada detecció del problema o necessitat. El treball col·laboratiu no pot ser
impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient ha d'estar
lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.
Variables d’èxit per a la col·laboració (2)
2. Focalització precisa en el problema/necessitat que cal resoldre. Com més
operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.
Variables d’èxit per a la col·laboració (3)
3. Pla de treball. Ha de contemplar: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.
Variables d’èxit per a la col·laboració (4)
4. Presència d'un animador/coordinador.
Un facilitador actua com a: Guia de processos Proveïdor d’eines Tercera part neutral Educador del procés
FONT: How to Make Collaboration Work, David Straus
Altres Variables d’èxit per a la col·laboració
S’ha de començar fent servir els canals de comunicació/col·laboració naturals del
col·lectiu, després n’ofereix millores S’han d’utilitzar eines tecnològiques disponibles de fàcil maneig per a no experts Si el grup ho necessita s’had’oferir:
Alfabetització digital Ajuda puntual d’experts en la matèria concreta Flux d'informació/actualització a través de biblioteca/centre de documentació
Altres consells d’interès: Deixar clar des del inici quins seran els incentius amb què comptarà el grup La codificació del coneixement tàcit és costosa ( implica molt de treball) Les dosis de coneixement extern ajuden i estimulen l'intern (el frec i la fricció són productius). El grup evoluciona i arriba (si el procés va bé) a un estadi productiu en fases més avançades (el temps
necessari varia de grup a grup) La participació té nivells i regles diferents que l'e-moderador ha de gestionar.
25
Objectiu Contingut Procés (com) Qui Termini
Aconseguir que tothom estigui focalitzat en la tasca
Amb què em puc trobar avui
En què pretenc prestar ajuda
30 segons per a contribucions
Tothom 6 minuts
Entendre el problema des de totes les perspectives
Fets que evidencien l’existència d’un problema
Presentació Persona A 10 minuts
Detectar possibles problemes col·laterals
Quins altres elements suggereixen l’existència d’un problema
Debats en grups reduïts amb informació de retorn estructurada
Tothom, en grups de 2-3
20 minuts de debat 20 minuts per al retorn d’informació
Acordar la definició I delimitació del problema
Identificació de les formulacions alternatives
Debat en grup seguit de votacions basat en el sistema de punts
Tothom 10 minuts per generar la idea10 minuts per votar
Fases en el treball col·laboratiu presencial
26
Tot el grup s’ha de focalitzar en la resolució de problemes en la mateixa fase
FONT: How to Make Collaboration Work, David Straus
Construir consens fase a fase
El debat virtual com a element central del treball|feina cooperatiu en
línia
Requereix emprar tècniques de dinamització i sistematització
Rellevància de les aportacions externes
Requereix organització i estructuració del coneixement generat
Seguiment i avaluació
El debat virtual: aspectes bàsics
Funcions de l’e-moderador com a facilitador
Dissenyar la plataforma en funció de les necessitats del seu grup. Ell decideix quin tipus d’eines s’utilitzaran.
Proposar l’alta dels membres i els privilegis dels quals disposaran
Aclarir i resoldre dubtes relacionats amb el funcionament de l’espai
Supervisar que les intervencions dels integrants s'adeqüen a allò que s’havia pactat
En cas d’observar alguna inadequació, el moderador s’ha de posar en contacte amb el membre del grup i explicar-li els motius pels quals el missatge no es mantindrà publicat.
El bon treball en línia
Funcions de l’e-moderador com a gestor
Apuntalar l’activitat de la xarxa intel·ligent nodrint les seves zones d’aportació amb materials pertinents
Conèixer les necessitats del debat, descobrir els punts àlgids de la discussió, els temes implícits, i les deficiències de reflexió en els temes proposats
Procurar que les aportacions s’ajustin als objectius plantejats en el grup
Buscar la informació i el coneixement pertinent, ja sigui dins o fora de la xarxa. També procurar documents, investigacions, experiències, ensenyaments d’experts o obtenir entrevistes amb personalitats (conegudes o no) que posseeixin coneixements o experiències sobre els temes sotmesos a debat
Contactar amb experts i consultors amb la finalitat que contribueixin al debat en algun moment, ja sigui de forma directa o sometent algun document a discussió
Elaborar ressenyes i crítiques d’obres (llibres, articles, software, llocs web, pel·lícules, etc.)
Mantenir el grup connectat amb els altres grups
El bon treball en línia
La reflexió guiada (com a pauta en debats oberts)
EINES QUE FACILITEN EL TREBALL
EINES QUE FACILITEN EL TREBALL
3- Casos pràctics d’èxit
Guia pràctica per al treball col·laboratiu
1. Títol [ xxx]
2. Definició operativa de l’aspecte que cal treballar [ xxx] (Recordi: el tema que cal treballar ha d’estar focalitzat, i si és
complex, cal tractar-lo en parts. Tanmateix, el grup pot replantejar posteriorment el problema).
3. Constitució del grup [ xxx] (En aquest ordre: patrocinador,e-moderador/dinamitzador, participants -nombre reduït per ser
operatiu)
4. Posada en marxa del grup [ xxx] (Primera reunió amb obertura oficial i presentació de l'encàrrec per part del patrocinador.
Presentació de l’e-moderador i participants. Exposició sobre el pla de treball, eines, calendari, necessitats, etc.)
5. Treball presencial i en línia. [ xxx] (Es recomana la combinació entre treball presencial i en línia. Implica ensinistrament de
l ‘e-moderador)
6. Presentació pública del treball i difusió. [ xxx] (Si s’han posat a treballar diversos grups alhora es recomana fer una
presentació global com a Jornada de Bones Pràctiques)
Plantilla
La propera frontera: col·laboració per defecte
La col·laboració per defecte: la xarxa social corporativa
Reducció del correu electrònic
Millor gestió del talent intern
Major eficàcia en la gestió de les noves idees
Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la informació
Beneficis Xarxa Social Corporativa
Ja s’està treballant al Departament de Justícia
top related