gestionde proyectos sesion13
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Gestión de Proyectos
(HEAF620)
Ing Jorge Delgado
Sesión 13
● Gestión de las adquisiciones
● Planificación de las adquisiciones
Contenidos..
Knowledge Areas
Project Management Process Groups
Initiating
Process Group
Planning
Process Group
Executing
Process Group
Monitoring &
Controlling
Process Group
Closing
Process Group
Project HumanResourceManagement
Develop Human Resource
Plan
Acquire Project Team
Develop Project Team
Manage Project Team
ProjectCommunicationsManagement
Identify
StakeholdersPlan Communications
Distribute Information
Manage Stakeholder
Expectations
Report
Performance
Project RiskManagement
Plan Risk Management
Identify Risks
Perform Qualitative Risk
Analysis
Perform Quantitative Risk
Analysis
Plan Risk Responses
Monitor and
Control Risks
ProjectProcurementManagement
Plan ProcurementsConduct
Procurements
Administer
Procurements
Close
Procurements
Project Management Framework
� Es el proceso de documentar las decisiones de compra en el proyecto,
especificar los criterios a seguir en los abastecimientos del proyecto,
identificar a los vendedores potenciales que cumplan los requerimientos del
proyecto.
El proceso de planificación de abastecimientos
� Establece las especificaciones de abastecimiento de recursosexternos.
� Especifica tipos de contratos a utilizar.
� Describe y establece el proceso para obtener y evaluar ofertas.
� Obliga los estandares de documentación que serán requeridos en el abastecimiento.
� Describe como manejar múltiples proveedores.
� Define como coordinar actividades de abastecimiento con otrasactividades
Ejemplo: Un empresa de desarrollo de software especifica los contratos de programadores especializados que son necesarios portratarse de conocimientos fuera de sus especialidades.
Plan de gestión de abastecimientos
� Es un acuerdo contractual entre dos o mas asociados para
formar un joint venture.
� Los asociados pueden ser internos o externos a la organización que ejecuta el proyecto.
� Impacta significativamente al proceso de planificación del
proyecto.
� Predefine asuntos como SOW o requerimientos de
competencia.
Ejemplo: Join Venture entre Cisco e IBM para implementar un
datacenter.
Acuerdos de grupo
• Riesgos relacionadas a decisiones contractuales se dancuando:
�Se planifica respuestas a riesgos en el proyecto.
�Compartir o transferir parte del riesgo.
�Mejora o mitiga parte o toda la oportunidad o amenaza.
• Incluyen:
�Acuerdo de seguro
�Compromiso
�Servicios
�Cartas de crédito
�Garantía bancaria
Riesgos asociados a decisiones contractuales
� Estudiar varios planes de abastecimiento para determinar la información relacionada a requerimientos de abastecimiento.
� Determinar necesidades de adquisicion de productos, servicios o resultados.
� Consultar a expertos técnicos para definir especificaciones de necesidades del proyecto.
� Realizar o comprar un análisis para determinar sin un trabajo puedeser ejecutado por el equipo o fuera de la organización.
� Determinar que tipos de contrato se utilizarán en el proyecto.
Como crear un plan de abastecimiento
� Son las descripciones del trabajo a realizar o servicio o productoque se proveerá.
� Define los requerimientos que se deben cumplir con exactitud.
� Las descripciones pueden ser en forma de palabras, imágenes o diagramas.
� Las especificaciones pueden ser relacionadas a diseño de productos, rendimiento o funcionalidad.
• Ejemplo: Especificaciones de equipos biometricos para marcacionde ingreso y salida de trabajo.
Especificaciones
� Se refiere a buscar fuera de la organizacion servicios y experiencia de recursos externos en contratos de corto
plazo.
� Ayuda a las empresas a enfocarse en mas de una
competencia.
� El trabajo puede realizarse in-house para asegurarcontroles de calidad estrictos.
• Ejmplo: Outsourcing de desarollo de web services o
módulos en C++.
Outsourcing
� Una técnica usada para determinar si es mas efectivo en costos producir un producto o servicio in-house o usar
un proveedor externo.
� Impacta en el tiempo, costo o calidad del proyecto.
� Considera si un producto necesita ser comprado,
arrendado o prestado.
• Ejemplo: Analizar el desarrollo de capacitación en la empresa o contratar recursos externos.
Análisis de compra o desarrollo
Factor Consideración
Impacto Impacto en tiempo, costo o calidad
Necesidades futurasSi la organización continuará necsitando una habilidad,
incluso en el futuro, puede ser mejor invertir en
entrenamiento a personal que brinde el servicio.
Curva de aprendizaje
Si financieramente tiene mas sentido desarrollar, no hay
tiempo suficiente para entrenar personal o implementar las
políticas necesarias para producir la solución.
Efectividad de costos
Si los recursos están disponibles internamente se utilizan,
para proyectos que requieren tecnología, habilidades o
capacidades organizacionales es mas efectivo adquirirlos
fuera.
Factores que influyen en la decisión de compra o desarrollo
�Son documentos que son enviados a los
vendedores potenciales o proveedores de
servicio para solicitar los requerimientos de
trabajo necesario.
�El tipo de documento a usar depende del tipo de
proyecto o servicio a solicitar.
• Ejemplo: Un request for proposal es un tipo de
documento de abastecimiento.
Documentos de abastecimiento
Termino Descripción
Request for Bid (RFB)Es un pedido de oferta usado cuando los entregables
son comodities y hay especificaciones claras, el
precio es factor determinante.
Request for Quotation
(RFQ)Es como un RFB, para espeficicar mas al detalle.
Request for Proposal
(RFP)
Cuando los entegables no están bien definidos o se
usará otro criterio de selección además del precio.
Invitation for Bid (IFB)Los entregables son comodities con especificaciones
claras pero cuando la cantidad es considerable.
Request for
Information (RFI)
Se usa para crear listas de proveedores calificados y
ampliar la lista de provedores de recursos.
Tipos de documentos de abastecimiento
� Acuerdos de comrpomiso mutuo que detallan lasobligaciones de ambas partes en términos de trabajo
que se provee.
� Se personalizan para cada acuerdo
� Tipos de contrato:
�Precio fijo.
�Costo reembolsable.
�Contratos de tiempo y material.
• Ejemplo: Costo establecido por producción de unidadesde una nueva linea de producto.
Contratos
• Incluyen:
� Descripción del proeycto, entregables y alcance.
� Fechas de entrega y otra información de programación.
� Identificación de autoridad cuando sea apropiado.
� Responsabilidades de ambas partes.
� Gestión de aspectos de negocio y técnicos.
� Precio y terminos de pago, provisionamiento y termino.
� Garantías y avales. Limitaciones de daños y responsabilidades.
� Indemización o compensación a pagar en caso de ocurrencia de pérdidas.
� Requerimientos de seguro.
� Otros términos legales aplicables.
Componentes de un contrato
• Estándares usados para rankear las propuestas, ofertas y formularios que se
solicitan.
• Criterio Objetivo – Puede ser medido y demostrado.
• Criterio subjetivo – Abierto a diferentes interpretaciones.
• El criterio específico es mas especifico
• Ejemplo:
Criterio objetivo Criterio subjetivo
Ph.D. en química con 5 años
de experiencia en investigación
de cromatografía.
Qúimico experimentado en
laboratorio con sólidas
habilidades analíticas.
Area de 80,000 a 90,000 pies
cuadrados de almacenamiento
a 3 millas del aeropuerto
Dallas-Fort Worth.
Area de almacenamiento amplia
cerca al aeropuerto Dallas-Fort
Worth.
Criterios de selección de recursos
� Proveedores que están calificados para proveerproductos, servicios o resultados a los requerimientos de
abastecimiento del proyecto.
� La Lista de proveedores calificados puede ser obtenida
de información histórica de diversos proveedores.
� Si se requieren nuevos recursos se debe hacer unainvestigación junto con el departamento de compras.
Proveedores calificados
� Método para calificar cuantitativamente y minimizar el sezgo personal en la selección del proveedor.
� Asigna pesos numéricos para los criterios de evaluación.
Sistemas de valoración de proveedores
Etapa Descripción
IntroducciónLas partes toman cuenta de la actitud general de la
negociación, la persona con autoridad para negociar el
contrato lidera el equipo de negociación.
SondeoCada lado intenta aprender mas acerca de la posición
real del otro.
NegociaciónSe dan las discusiones para lograr al mejor acuerdo
posible para todos.
CierreEl acuerdo tentativo es revisado y cada uno tiene
oportunidad de revisar los resultados.
AcuerdoSe asegura que todas las partes entienden claramente
los terminos del acuerdoy condiciones del contrato.
El proceso de negociación para llegar a un acuerdo mutuo sobre los términos y condiciones del contrato.
Negociaciones de abastecimiento
� Plazo del contrato:
� Obliga al proveedor a entregar una cantidad de servicio sobre un
período de tiempo.
� Cumplimiento del contrato:
� Estipula que el trabajo no será considerado completado hasta que el
comprador acepta el producto.
Ejemplo: contrato de proveedores de seguridad para un evento.
� Plazo del contrato: Servicios de seguridad durante el evento.
� Cumplimiento del contrato: Revisión de personas al ingreso y salida del evento.
Plazo versus cumplimiento del contrato
Para determinar a un proveedor:
1. Asignar un valor numérico de peso de evaluación a cada criterio de evaluación o categoria basado en la importancia para el exito de proyecto.
2. Desarrolar una escala de ratios para cada criterio.
3. Medir a cada proveedor usando la escala.
4. Multiplicar el valor por el peso asignado.
5. Agregar los puntajes finales.
6. Seleccionar el proveedor con el valor mas alto
7. Negociar con el proveedor los terminos y condiciones del contrato
8. Identificar un segundo proveedor en caso que las negociaciones con el ganador fracasen.
Como determinar los proveedores de un
contrato
Jorge Delgado
Gestión de Proyectos
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