gestión efectiva del tiempo personal y para equipos (camchal sep 2016)

Gestión Efectiva del Tiempo Personal y para Equipos

Sep 2016

(con enfoque laboral)

Rodrigo Rojas Fernández Gerente General

rrojas@timehunter.co cel. 977498887

www.TimeHunter.co

QUIENES SOMOSNuestro objetivo PRINCIPAL es ayudar a las empresas a hacerlas más productivas a través de métodos aplicados y herramientas de medición y gestión para los equipos de trabajo, asegurando un ROI positivo, a la vez de crear una cultura de alto rendimiento y gestión.

“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos

queda lo perdemos sin darnos cuenta.”

FUENTE: Seneca

Prisionerodel tiempo de otros

(y nuestro)

Libredel tiempo

¿Por qué tendríamos que ser o buscar ser más PRODUCTIVOS en el día a día?

Pregunta 1:

Simple, trabajo repetitivo Trabajar mas duro, mas rápido

La energia no importaba Fácil de lograr atención

El foco no importaba Horario de trabajo 9-6

Dueño de tu propia atención

LA ECONOMIA DEL TIEMPO

LA ECONOMIA DEL TIEMPO

Gran trabajo mental Trabajar duro en lo que es importante

Agotado y fatigado Facil de distraerse

Menos foco = mas tiempo Horas flexibles (e increíbles)

Conectado 24/7

EL CONOCIMIENTO

¿Para tener una vida mas integra o mas plena? ¿Para poder conseguir mas dinero? ¿Para tener una mejor salud? ¿Para pasar mas tiempo con mi familia?

¿Por qué tendríamos que ser o buscar ser más PRODUCTIVOS en el día a día?

Pregunta 2:¿Qué debemos hacer para ser más PRODUCTIVOS en este día a día?

Pregunta 3:¿Podemos nosotros mismos aprender a tener un grado alto de PRODUCTIVIDAD día a día?

¿Como funciona nuestro cerebro y cuerpo en relación a la PRODUCTIVIDAD?

(3 componentes)

Tiempodebemos medirlo y asignarlo

Para ejecutar cualquier tarea necesitamos:

Energíay este es un aspecto clave para el cambio

El ser humano necesita para moverse:

Atenciónhoy es una competencia en extinción

Para hacer cualquier cosa necesitamos:

Tiempo Energia

Atención

Productividad

Productividadhoy es una competencia en extinción

Para hacer cualquier cosa necesitamos:

¿Cuáles son las causas de no ser PRODUCTIVOS? en el trabajo o la empresa?

➡ Baja capacitación de la fuerza laboral. ➡ Ladrones del tiempo. ➡ Forma inadecuada de medir y controlar. ➡ Estructura mental de los directivos. ➡ Manejo de información innecesaria. ➡ Falta de procedimientos adecuados. ➡ Nuevas tecnologías sin implementación.

ESTADISTICAS DE PRODUCTIVIDAD

5 increibles�y�desconocidas

Que te harán pensar

TU EFICIENCIA EN EL TRABAJO

01 Time Management

“En la mayoría de las veces una tarea nos toma casi el doble de tiempo en terminarla

en relación a lo que pensamos inicialmente.”

FUENTE: The Meeting Wizard

“De 10 a 12 minutos diarios en planificar nuestro día nos ahorrará 2 horas de tiempo

y esfuerzo perdido durante el transcurso del día.”

FUENTE: Brian Tracy, “Eat the Frog”

02 Time Management

“Un gerente en promedio gasta 3 horas cada día en interrupciones.”

FUENTE: Shirley Fine Lee - The Meeting Wizard

03 Time Management

“Investigadores han demostrado que la productividad baja hasta un 40% cuando las personas hacen dos o más cosas al mismo

tiempo.”

FUENTE: Entrepreneur, University of Michigan

04 Time Management

“Cada día un empleado revisa su correo 50 veces y usa mensajería

instantánea 77 veces.”

FUENTE: RescueTime

05 Time Management

2 formaspara despertar a la Gestión Efectiva del Tiempo

2. Con Métodos, técnicas y herramientas (válido solo por un corto tiempo)

1. Con un Plan Estratégico a Mediano Plazo (de gestión eficiente del tiempo) RECOMENDADA

2 formas

Métodos, Técnicas y Herramientaspara una Gestión Efectiva del Tiempo

VIDEOhttps://www.youtube.com/watch?v=J4VoK2F2hyw

Cómo administrar tu tiempo en 10 pasos

los ladrones del tiempo

TAREAS Y PLANIFICACION01

No multitareas

Aprende a medir tus tareas

Tener y utilizar un administrador de Tareas método GTD

Programa la mente con mini-descansos

Crear hábitos buenos no cambiar hábitos malos

Ordenar tareas comunes o similares

Regla del "Minuto de Oro"

Termina, no comiences No acumules problemas

Utiliza la Técnica del Pomodoro

Mide continuamente tu uso del tiempo

Regla de 3

Aplica "Principio de Pareto 80/20"

Administrar la procastinación

TAREAS Y PLANIFICACION

VIDEOTécnica del POMODORO

https://www.youtube.com/watch?v=CT70iCaG0Gs

Distracciones vs interrupciones02

El teléfono = distracción o emailDistracciones: YO

interrupciones: ELLOS

Minimiza el tiempo de la distracción para

mantener la atención

Aplica minuto de oro

No todo por email

Anota rápido lo que te piden

Practica el “Sí” pero “No”

Distracciones vs interrupciones

Interrupciones

“56 interrupciones cada día tiene un empleado promedio.”

Culpable 2

“3 minutos le toma a un empleado retomar el trabajo al cambiar de

tarea.”

InterrupcionesCulpable 2

“2 horas se malgastan en distracciones por día.”

InterrupcionesCulpable 2

“80% de las interrupciones en el trabajo son consideradas triviales

(innecesarias).”

InterrupcionesCulpable 2

“sólo el 40% o menos del tiempo en el trabajo es

PRODUCTIVO.”

FUENTES:

1.Designed by Hyperakt 2.Developed by Atlassian 3.Email Usage/Penetrations • EmailStatCounter 4.A Pace Not Dictated by Electrons • University of California 5.Disruption and Recovery of Computing Tasks • Microsoft Research 6.'Infomania' worse than marijuana • BBC News 7.Meetings in America • Verizon Business 8.State of Meetings Today • EffectiveMeetings 9.Why & How Your Employees are Wasting Time at Work • Salary.com 10.Time Management Statistics • Key Organization Systyems 11. Blog de Workmeter

URGENCIAS04

Cuadrante de decisión

Aprender a delegar efectivamente

Un gerente de ventas trabaja 75%/25%

URGENCIAS

EMAILS05

Evita el CC masivoNo abrir al inicio del día

Usar el email es como usar los WC de los

aviones

Acción con cada mail, bórralos, no acumules

Aplica minuto de oro

Revisar 1 vez al día (excepciones)

Toda acción va al administrador de tareas

EMAILS

Utiliza herramientas de seguimiento de correos

Excesivo Email

“304 correos de trabajo recibidos semanalmente en promedio.”

Culpable 5

“36 veces en promedio un empleado revisa su email cada hora.”

Excesivo Email

Culpable 5

“16 minutos se desperdician enfocándose después de revisar el

correo.”

Excesivo Email

Culpable 5

Costo anual en productividad por empleado:➡ USD 1.200 en spam ➡ USD 1.800 en correos innecesarios ➡ de USD 2.100 a 4.100 en comunicaciones inefectivas

(En una empresa de 100 empleados esto es: USD 510.000 en un año)

Excesivo Email

Culpable 5

REUNIONES06

Define próximas accionesTeléfonos en silencio, no usarlos

Designa un time keeper (con carácter!)

Envía agenda y objetivos anticipadamente

Sobre 45-50min es inefectiva

Al proponerla comunícala bien

Prepárate, se respetuoso con el tiempo de otros

Con el tiempo, reemplázalas por herramientas de medición y control

(CRM, internal messaging, etc.)

REUNIONES

Reuniones

“62 son las reuniones en las que participa la mayoría de los empleados

cada mes.”

Culpable 6

“El 50% de las reuniones es considerado tiempo perdido.”

ReunionesCulpable 6

“31 horas se pierden mensualmente en tiempo improductivo en reuniones.”

ReunionesCulpable 6

En reuniones, el empleado común :➡ 91% del tiempo SUEÑA DESPIERTO ➡ 39% del tiempo DUERME ➡ 45% del tiempo se siente SOBREPASADO por las reuniones ➡ 73% del tiempo HIZO OTRA COSA ➡ 47% del tiempo RECLAMO por las reuniones como tiempo perdido

ReunionesCulpable 6

“Se perdieron USD 37.000.000.000 en salarios por reuniones

innecesarias en EEUU el 2015.”

ReunionesCulpable 6

VIDEOLa mejor app del mundo: “SALIR”

https://www.youtube.com/watch?v=11YPuf1ft0E

Hábitos tecnológicos Ropa Trucos Cuerpo Planificación Comida Mente

y como hacerlo en (para�+�de�una�persona�y�sincronizadamente!)�

Ventas / ProductividadAm

biente

inter

no Tecnología

Método

Ambie

nte ex

terno

KPI’s

ALINEACION

La forma correcta:

Entender quienes somos

01 Implementar un método

efectivo02

Utilizar la tecnología adecuada

03

PERSONAS METODOLOGIA TECNOLOGIA

Plan Estratégico a Mediano Plazopara una Gestión Efectiva del Tiempo

Metodologías en ProductividadMide y gestiona la productividad

CRM para equipos comerciales Desarrollo personal en equipos

01

para una Gestión Efectiva del TiempoPlan Estratégico a Mediano Plazo

02 03

04

Lo primero……debemos conocernos y medirnos

WorkMeter Plataforma de Productividad para personas y equipos

Un modelo de gestión de la eficiencia, basado en:

Plataforma tecnológica Metodología sistematizada

Es una visión innovadora de gestión de las personas y de los equipos.

VIDEOWorkMeter, productividad para equipos

https://www.youtube.com/watch?v=D_qKks0Cx-E

USOS y beneficios de WorkMeter en la empresa.

• Optimizar gestión del tiempo. • Responsabilizar al Gerente y empleados sobre las métricas.

CORRESPONSABILIDAD01

• Mejorar foco en actividades claves. • Eliminar los ladrones de tiempo.

PERFIL OPTIMO02

• Comparar KPI’s con resultados por puesto de trabajo.

• Realizar un benchmarking entre equipos y personas.

CALIDAD DEL TRABAJO03

•Implementar medidas de flexibilidad / movilidad laboral.

• Convertir la flexibilidad en ahorro para personas y organización.

MOVILIDAD

DiseñoPrograma

Piloto01 Seguimiento y evaluación de

resultados02 Ajustes y Definiciones03 Despliegue proyecto al

resto de la organización04

04

• Reducir costos. • Identificar e implementar medidas de ahorro.

CONTROL DE COSTOS05

“Los resultados fueron prácticamente inmediatos y el rendimiento de los trabajadores mejoró entre un

20 y un 30%.”

Jordi Rosés Director Estrategia y Desarrollo Negocio

“Gracias a WorkMeter hemos aumentado la productividad del 50% al 90%, hemos ahorrado en costos gracias al trabajo

remoto y hemos reducido el absentismo a la mitad.”

Arancha Mosquera Directora RRHH, Gesif

en resumen...

una Gestión Efectiva del Tiempo Personal y para Equipos

…puede hacerse de 2 maneras

✓ Con métodos, técnicas y herramientas (para resultados a corto tiempo y manejo de la ansiedad)

✓ Con un Plan Estratégico a Mediano Plazo (para conseguir un fin o propósito como empresa)

…puede hacerse de 2 maneras

¿seguirás Prisioneroo

aprenderás a ser Libre?

Rodrigo Rojas Fernández Gerente General

rrojas@timehunter.co cel. 977498887

www.TimeHunter.co