gerente de proyectos unidad 4
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“RAFAEL MARÍA BARALT”
VICERRECTORADO ACADÉMICO
PROGRAMA: INGENIERIA Y TECNOLOGIA
PROYECTO: INGENIERIA DE GAS
UNIDAD IV
GERENCIA DE PROYECTOS
2015
Gerente de Proyectos:
El gerente de proyectos es la persona encargada de dirigir el proyecto
hacia buen puerto, este debe organizar los recursos y saber administrarlo de
manera que sean suficientes para establecer que el proyecto sea factible,
para esto el individuo encargado debe administrar tiempo, dinero personal,
materiales, energía, comunicación, para poder lograr el o los objetivos
planteados. Los gerentes de proyectos deben reunir una serie de cualidades
en las que destacan:
Líder
1. Concentrarse en el que y por que
2. Establecer la dirección y metas
3. Inspirar, motivar, e incitar creación e innovación.
Manager
1. Establecer el plan
2. Ordenar el equipo, para que cada miembro cumpla con su tarea
3. Ejecutar, controlar, gestionar y resolver problemas.
Facilitador
1. Ayudar al equipo a entender la dirección y metas
2. Asegurarse que los miembros del equipo se concentren en su
tarea
Nivel de autoridad del gerente de Proyectos en la Organización:
En toda organización un gerente de proyecto debe tener cierta
autoridad en la toma de decisiones para lograr que el proyecto sea exitoso,
este debe poseer autoridad en el personal que maneja y en los recursos que
se utilizan, ya que estos son limitados, un gerente de proyectos debe actuar
como líder para gestionar el proyecto, identificar acciones correctivas y
preventivas, evaluar el desempeño y ayudar a los trabajadores a crecer y ser
mejores, se presentan alguno de los casos en los que un gerente de
proyecto puede o no tener autoridad:
Funcional: Es la más antigua de todos los tipos de organizaciones,
consiste en la designación de un personal que ocupa cargos gerenciales o
administrativos. En las organizaciones puramente funcionales el gerente de
proyecto ejerce casi ninguna autoridad en el proyecto ya que el gerente
funcional controla los recursos del mismo.
Matriz débil: Posee características similares a las de una organización
funcional y el gerente de proyectos pasa a ser un coordinador del proyecto o
un expedidor, el cual se encarga de acelerar los procesos dictados por el
gerente funcional, para que el proyecto pueda ser finalizado a tiempo
Matriz Balanceada: No le otorga al gerente de proyectos toda la
autoridad y el mismo no dispone de fondos monetarios para disponer de los
mismos durante la ejecución del proyecto. Obtiene mayor soporte de las
áreas funcionales de la empresa.
Matriz Fuerte: El gerente del proyecto controla los recursos financieros
y dispone de los mismos. Posee un nivel de autoridad moderada y su rol en
el proyecto representa 100% de su participación sin ser designado para otras
tareas. Recibe apoyo de las áreas funcionales de la organización, existe
mejor coordinación de las actividades a pesar de que es más complejo
monitorear y controlar el proyecto.
Procesos básicos en el Manejo del Equipo Humano en situaciones
de proyecto:
El éxito de un proyecto dependerá en gran medida de la escogencia
que se haga de los recursos que formarán los grupos de trabajo. En principio
se puede guiar por los diferentes perfiles profesionales, evaluaciones por
desempeño y de trayectoria en la organización del personal potencialmente
apto.
Planificación: Se debe planificar en cuanto a la escogencia del
personal de trabajo, ya que este es el recurso más importante dentro de una
organización o empresa, estos harán que el proyecto se haga realidad, y
cuando se habla de planificar, se refiere al uso de ellos, que cantidad será
necesaria para las actividades, como será distribuido quienes serán los
encargados de cada área, y muchas cosas más.
Adquisición: Para adquirir un personal determinado para un proyecto,
se deben realizar una serie de pasos, y estos deben reunir las virtudes
adecuadas para el trabajo que se quiere realizar, las entrevistas, valoración
de la experiencia previa, así como la experticia del gerente de proyectos en
visualizar si la persona escogida reúne todos los requisitos, en ocasiones se
debe dejar llevar por lo que cree.
Desarrollo y retorno: Se habla de desarrollo y retorno, cuando se
prepara y adiestra al personal para cumplir con las tareas que se les
encomendaron, esto es deber de la empresa ya que debe preparar a cada
empleado que no conozca los procedimientos de las tareas, ni los riesgos ni
las medidas preventivas a tomar para reducir estos riesgos, luego de todo
esto el trabajador debe devolver lo aprendido, es decir, debe existir un
retorno, ya que la empresa cumplió en brindarles los conocimientos, este
está en el deber de aplicarlos para que sea beneficioso para ambas partes.
Consideraciones sobre los equipos en los proyectos:
Para una ejecución exitosa de un proyecto, la unidad técnica deberá
preparar cuidadosamente su inicio, realizar un buen arranque de acciones,
considerar las experiencias que se vayan desarrollando para realizar los
ajustes al proceso, sistematizar y dar a conocer lo logrado. Todas estas
acciones se resumen en lo que se llama, la organización para la ejecución
del proyecto. Si bien, la responsabilidad principal recae precisamente en la
unidad técnica, todos los actores involucrados y relacionados con el
proyecto, tienen responsabilidades y roles que desempeñar.
La ejecución adecuada de un proyecto depende principalmente de una
gerencia con liderazgo, un equipo técnico preparado y comprometido y de las
capacidades y experiencias del personal, usuarios y otros actores en la
ejecución de proyectos descentralizados y enfocados por la demanda.
Además, depende de que se cuente con los instrumentos adecuados para
ejecutar y el interés o disposición por recurrir a apoyo y asesoría externa.
Formación de un equipo efectivo para proyectos:
Es importante que los miembros del equipo tengan en mente que por
encima de intereses o beneficios personales, están los intereses del equipo y
por supuesto del proyecto.
La creación del equipo, desarrollar un grupo de personas para lograr
el objetivo del proyecto, es un proceso continuo. La creación del equipo
ayuda a establecer un ambiente de apertura y confianza.
Es responsabilidad tanto del gerente de proyecto como del equipo de
proyectos. La creación de equipo no se decreta, se construye y se vivencia.
Es fundamental comprender que como consecuencia de un equipo
cohesionado se propiciarán ambientes de colaboración muy importantes en
el momento en que se susciten problemas de atraso, conceptuales o del
equipo mismo que determinen crear planes de choque y en últimas invocar
sinergias de equipo.
La socialización respalda la creación del equipo, es necesario que se
fomenten situaciones que propicien la socialización en beneficio del trabajo
en equipo y por supuesto del proyecto.
Equipo a cambio de conjunto de subgrupos, es importante tanto en
clima laboral como en espacio físico, contar con un ambiente que evite la
creación de subgrupos que compitan de una manera tal, que las sinergias de
equipo y el trabajo cooperativo no sean aprovechados en beneficio del
proyecto.
Reuniones del equipo del proyecto. Es importante que este tipo de
actividades incluyan a todos los integrantes del equipo Aunque es posible
que algunas personas no puedan tomar parte, por lo menos se les debe
invitar e insistir para que participen. El hacerlo excepcionalmente con las
familias es una alternativa a considerar.
Proceso de maduración de un equipo de proyectos:
Se puede distinguir cuatro etapas, para la maduración de un equipo de
proyectos, estas son:
1. Equipo en formación
En esta parte, los miembros del equipo son relativamente
desconocidos, ya que no saben de qué manera trabaja cada individuo ni en
qué área se desenvuelve de mejor manera, es importante resaltar que la
manera en que se adapte el individuo dictaminara la socialización y
compromiso con el equipo de trabajo.
2. Equipo en expansión o en caos creativo
De igual manera en el siguiente paso, se encuentra la parte de
ejecución o de acción, por lo puede tener a confrontaciones y conflictos para
determinar quién llevara la batuta.
3. Equipo en estabilización o buscando normas
Luego de que se experimenta las confrontaciones y conflictos, llega la
parte de estabilización, en la que ya todos los miembros se conocen, por lo
que el siguiente paso es plantear ideas para la realización del proyecto.
4. Equipo en máximo desempeño
El equipo ha encontrado la forma de trabajar en donde se instancia su
máximo potencial. El equipo sabe trabajar en equipo, maximizando la
productividad y eficiencia de cada uno de los miembros.
Variables que intervienen en las relaciones humanas:
Respeto:
Dentro de un equipo de trabajo, siempre existirán diferentes puntos de
vista y maneras de abordar una situación, por lo que es importante mostrar
respeto si no se comparte ese pensamiento, ya que un equipo está integrado
por varias personas y se debe trabajar en conjunto para lograr el éxito.
Comprensión:
Aceptar a los demás como personas, con sus limitaciones, necesidades
individuales, derechos, características especiales y debilidades. La
comprensión y la buena voluntad son la clave de las relaciones humanas.
Cooperación:
Un solo individuo no puede realizar el proyecto por su cuenta, por tanto
se debe cooperar y saber cómo trabajar en equipo, reforzando las
debilidades de cada individuo y aprendiendo como realizar las cosas de
manera eficiente.
Comunicación:
Es normal que las personas en ocasiones discutan o estén en
desacuerdo respecto a una situación, es aquí donde se hace importante la
comunicación, la mejor manera de resolver los conflictos ya que se expresan
ideas, opiniones, pensamientos, y debe crearse un ambiente seguro y en el
que se pueda compartir todo lo que se piensa con respecto al proyecto.
Cortesía:
Es el trato amable y cordial, facilita el entendimiento con los demás,
permite trabajar juntos en armonía y lograr resultados. Siempre debemos ser
corteses ya que esto facilitara las relaciones con los demás trabajadores,
demostrando una actitud cordial y positiva, lo que motivara a los trabajadores
y les dará confianza.
Impacto de las tendencias organizacionales en proyectos:
La tendencia en un sentido general, es un patrón de comportamiento de
los elementos de un entorno particular durante unperíodo; la tendencia es
simplemente la dirección o rumbo del mercado, empresa, organizaciones,
casas, agrupaciones, comercios, entre otras. La tendencia organizacional
con respecto a la realización de algún proyecto tiene que ver con el análisis
de los factoresde la cultura, visión y valores.
La tendencia organizacional es el centro de la organización que está
presente en todas las funciones y acciones que realizan todos sus miembros.
La tendencia tiene que ver con lo que se esté realizando en la actualidad,
esto es lo que determinara cada paso. La tendencia establece la forma
comomarcha una empresa, ésta se refleja en las estrategias, estructuras y
sistemas. Es el origen donde el enfoque adquiere su guía de acción. El éxito
de los proyectos de evolución depende de la capacidady de la aptitud de la
gerencia para cambiar la cultura de la organización de acuerdo a las
exigencias del entorno.
Ahora bien el impacto que tienen estas tendencias en un proyecto es
relativamente alto, ya que el planteamiento de cualquier proyecto dependerá
de lo que se esté demandando en ese momento por parte de los
consumidores, y la decisión del consumidor estará basado en las tendencias,
por ejemplo un nuevo automóvil con diferentes ventajas y a un precio
accesible, será altamente demandado por lo que el gerente de proyecto debe
basarse en esto para el éxito, es decir, se debe realizar un estudio de
mercado para determinar todos estos aspectos, esto es lo más importante
para el éxito del proyecto, a partir de esto se determinara el área en que se
puede realizar el proyecto, que tipo de consumidor ira dirigido, que se hará
en el proyecto, es decir, todo estará influenciado por las tendencias.
Las fuentes de poder disponibles en situaciones de proyectos:
Poder coercitivo
Está basado en el temor los trabajadores que lo reciben, reaccionan por
temor a los resultados negativos que podrían ocurrir si no cumplieran, este
está basado en sanciones, castigos, amenaza de aplicación, lo que en
ocasiones puede generar frustración en el trabajador por verse limitado en
algunos aspectos.
Poder de recompensa
En este caso muy diferente los trabajadores cumplen con los deseos o
decisiones de otros, ya que pueden tener remuneración no solo en lo
monetario, si en forma de premio, como un objeto de valor, viaje, días de
descanso, ascenso, todo esto mueve al trabajador para realizar el trabajo La
gente cumple con los deseos o decisiones de otros, porque ello puede
producirle beneficios.
Poder legítimo.
El que una persona recibe como resultado de su puesto en la jerarquía
formal de una organización. Los puestos de autoridad incluyen los poderes
coercitivo y de recompensa. Pero, es más amplio que estos, incluye la
aceptación de la autoridad por los miembros de una organización.
Poder de expertos
Influencia que se tiene como resultado de la experiencia, habilidades
especiales o conocimientos, este se adquiere con el pasar de los años en un
puesto ya que le da la experticia de cómo manejar recursos, personal,
tiempo, entre otras.
Poder de referencia.
Se basa en los comportamientos o características personales de
alguien, que son admirados por otros.
Poder del puesto.
Concede autoridad para decidir y controlar el trabajo de los demás,
incluyendo sanciones y recompensas. Además, la distribución y asignación
de recursos. Esto tiene que ver más con la jerarquización, es decir el gerente
de proyecto tendrá más poder que un obrero, por lo que tiene derecho de
asignarle tareas y supervisar que este las cumpla.
Poder personal.
Se deriva de los conocimientos o rasgos de personalidad que le
permiten a una persona influir en el comportamiento de otras.
Poder basado en información y recursos.
Las personas que formulan las reglas que rigen el control de los
recursos, así como las que de hecho poseen, asignan y usan los recursos,
tienen poder. El que controla el presupuesto o lo administra, tendrá poder ya
que es una parte importante en la empresa y en la realización de un
proyecto, los trabajadores saben esto ya que tiene que ver con la parte de
sueldos, aquí es importante ya que los trabajadores buscan ser remunerados
en relación al servicio prestado.
Redes informales, alianzas y relaciones comerciales.
Las personas y los grupos pueden adquirir poder aumentando la
cantidad de contactos con otros, porque comparten información y les brindan
apoyo. Pueden constituir redes informales, propiciar alianzas y establecer
relaciones comerciales.
La motivación del equipo de proyecto:
Favorecer la motivación personal
Se debe dar cierta libertad a los trabajadores, brindándoles
herramientas e independencia, es decir deberían dar opiniones, realizar
propuestas de mejoramiento, y tomar decisiones basados en el conocimiento
y experiencia, comunicarse con cada miembro del equipo de trabajo es
importante ya que les da la oportunidad de intercambio de ideas, y quien
mejor para informar de lo que está sucediendo que los trabajadores que
están involucrados directamente en el proyecto.
Planificación de objetivos
Todo miembro de un proyecto debe tener claro su objetivo y este
debería ser alcanzable, cuantificable e imparcial. Si no se tiene esto claro, la
motivación irá cayendo por su propio peso. Es importante que exista un
propósito a corto plazo que se pueda cumplir, para así lograr los más lejanos.
Además, el cumplimiento de estas metas debe ser gratificado económica y
psicológicamente. Cuando un proyecto arranca, parece que no es tan
importante plantear un sistema de incentivos, por lo que suele dejarse para
fases posteriores, existiendo una pequeña laguna temporal en la que el
trabajador lo desea pero no ve satisfechos sus deseos.
Formación y futuro
Alcanzar un objetivo solo significa que podemos poner nuestro esfuerzo
en el siguiente. En un principio la motivación surge sola, pero luego necesita
ser impulsada. Pese a ello, es importante que las políticas de estímulo se
implanten desde el principio, para crear una dinámica estable y sin fisuras, es
decir la empresa debe proporcionar al trabajador con todo lo necesario para
que se forme en cuanto a las actividades que realice para desenvolverse de
mejor manera y brindar o tener resultados más efectivos.
Vertientes de la motivación:
La motivación tiene una vertiente de persistencia, que es la medida de
cuánto tiempo sostiene una persona su esfuerzo. Los individuos motivados
se aferran a una tarea lo suficiente para alcanzar su meta. Las vertientes de
la motivación pueden incluir impulsos, necesidades incentivos, expectativas,
metas, temores, presión social, auto confianza, intereses, curiosidad,
creencias.
Análisis del liderazgo en situaciones de proyecto:
El liderazgo es importante, y más aun cuando se lleva la batuta del
control de un proyecto, es decir de gerenciarlo, ya que esto involucra muchas
cosas, el control de los recursos, administración del personal, planificación
del proyecto, capital de inversión, muchas cosas que un gerente de proyecto
debe hacer, ya que fue seleccionado como líder, este debe saber cómo
comunicar a sus trabajadores lo que quiere hacer, así como también debe
dejar que estos den su punto de vista en cuanto al mejoramiento, o la
realización de cualquier actividad, debe saber cómo hacer mejor a su equipo
de trabajo, mediante la motivación, charlas individuales.
Principios del liderazgo en proyectos:
La conducta de tarea
Expresa el grado en el que el líder inicia una comunicación
descendente indicando a cada uno de sus colaboradores: Qué tiene que
hacer, cómo lo tiene que hacer, cuándo, dónde y con qué tiene que realizar
una determinada tarea. Supone, por tanto, mantener una estrecho
supervisión y control sobre el trabajo de sus colaboradores, cuidando
especialmente el cumplimiento de normas, procedimientos, estándares de
calidad, logro de metas y objetivos.
La conducta de relación
Expresa el grado en el que el líder inicia una comunicación
bidireccional, proporcionando apoyo socioemocional, reconociendo el trabajo
bien hecho, reforzando la propia estima de los empleados, interesándose por
su bienestar, implicándoles en la toma de decisiones, escuchándoles,
manteniendo una política de puertas abiertas propiciando unas buenas
relaciones humanas y preocupándose por mantener un buen clima
empresarial.
El manejo de la comunicación en proyectos:
La comunicación dentro de un proyecto es realmente importante, y su
manejo lo es más, ya que esta tiene que llegar a todas las personas que
estén involucradas en la realización del proyecto para mantenerlas
informadas de cualquier evento o suceso que se pueda presentar, no es solo
comunicarse entre los miembros del equipo de trabajo ya que existen otros
métodos de comunicación que pueden ser utilizados como medio, entre
estos se encuentran las carteleras informativas y las charlas pre trabajo.
Las reuniones son de gran importancia ya que se habla de cómo va
avanzando el proyecto, cuáles han sido los errores por parte del personal en
materia de trabajo seguro, y de cómo hacer más efectivo el trabajo, se dice
que se hará en el día y una serie de aspectos relevantes para los
trabajadores, los carteles informativos también son importantes ya que por
ser visual el trabajador puede estar siempre informado con la información
referente al proyecto y a la empresa.
De igual manera la comunicación entre los trabajadores se hace
indispensable para establecer de qué manera se hará el trabajo, quien estará
encargado del área, cuál debe ser el siguiente paso a seguir, es relevante la
comunicación dentro de un proyecto y en cualquier área de trabajo ya que
sin comunicación no puede existir el trabajo en equipo..
Bases para la construcción de un sistema de comunicación en
proyectos:
Planificación del proyecto
Objetivos bien definidos
Ambiente de trabajo agradable
Alcance del proyecto
Jerarquización de cada miembro del equipo de trabajo
Confianza entre los trabajadores
Respeto Mutuo
Personal calificado
Liderazgo
Compromiso
El manejo de conflictos en proyectos:
Los proyectos son actividades complejas en cuyo desarrollo se
involucran un sin número de personas, con diferentes conocimientos,
habilidades, creencias y modos de pensar. En estos ambientes, como en
todos aquellos en los que los seres humanos nos relacionamos, es inevitable
que se presente el conflicto.
El gerente de proyecto debe estar en la capacidad de manejar estos
tipos de conflictos, para potenciar la ocurrencia de los de primer tipo y
minimizar la de los del segundo. Para la resolución de un conflicto podemos
seguir el siguiente conjunto de pasos:
Definir el problema
Analizar sus causas
Definir objetivos para actuar
Generar alternativas
Elegir la alternativa más apta
Hacer la solución elegida, operativa.
Ponerla en práctica
Evaluar
Métodos para la resolución de conflictos:
Suavizamiento
Se debe elegir por el lado humano de las personas, trata de suavizar el
comportamiento de este, mediante la motivación diciendo que ha realizado
un trabajo extraordinario, haciéndole ver que desempeña uno de los puestos
más importante dentro de la organización, es decir reforzar lo positivo de la
persona para que se sienta valiosa.
Compromiso
Comprometerse con el trabajador, estipulando que si se cometió algún
error o se malinterpreto algún hecho, no se volverá a cometer, haciéndole a
entender que en ocasiones los gerentes de proyectos u otras personas
relacionadas al proyecto pueden equivocarse.
Confrontación
Se refiere a atacar el problema de raíz, es decir, lo que causo el
conflicto en primer lugar, confrontar al trabajador para que dé razón de lo que
ha ocurrido porque se dieron los hechos de esa manera.
Forzamiento
Es forzar al trabajador a evitar el conflicto, ya sea mediante el poder
que se tiene por poseer un cargo de mayor jerarquía en la empresa, o
simplemente porque está equivocado y el que está en lo correcto es el
gerente de proyectos.
Retiro
En algunas ocasiones es mejor retirarse, cuando se presenta un
conflicto ya que esto puede llevar a mayores problemas como peleas dentro
de la empresa, que es algo que se busca evitar, por esto se tiene que ser
sabio y saber qué hacer en este tipo de situaciones.
La negociación en proyectos:
La gerencia de proyectos debe preparar la negociación a través de un
análisis exhaustivo de las partes que participarán en esta así como de su
naturaleza. Para tal fin es necesario que se establezcan inicialmente cuáles
son los objetivos, beneficios, las fortalezas y hasta dónde es capaz de llegar
la gerencia de proyectos en el proceso negociador. Para iniciar la
negociación el equipo o profesional que participe debe tener claro hacia
dónde va y el camino para llegar allí, la cual será más efectivo a medida que
se haya manejado mayor cantidad de información en la etapa previa de
análisis y preparación.
Las estrategias de negociación podemos clasificarlas en tres tipos
según la naturaleza de sus resultados:
Negociación de suma positiva: Donde ambas partes ganan algo o
quedan satisfechas con el resultado del proceso, conocida popularmente
como ganar – ganar y en la que la cooperación entre las partes juega un
papel fundamental para alcanzar un acuerdo.
Negociación de suma cero: En este tipo de negociaciones hay un
perdedor y un ganador, la resolución del proceso necesariamente implica la
transferencia de beneficio entre las partes negociadoras.
Negociación de suma negativa: Donde ambas partes pierden, es el
tipo de negociaciones donde se toman posiciones irreconciliables.
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