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Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 14Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos
Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica
El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.
INFORMACIÓN GENERAL
DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO
(*) Nombre del Archivo: Archivo Central de Correos de Costa Rica, S.A.
Formas Excluídas:
Nombre Paralelo:
(*) Acrónimo del Archivo: CR-CORREOS-AC
DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA
(*) Área Geográfica:
X Iberoamérica
(*) País: Costa Rica
(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”
Provincia de:
o Alajuela o Cartagoo Guanacasteo Herediao Limóno PuntarenasX San José
Provincia / 2 División Territorial (Cantón): San José
1
(*) Municipio (Distrito): Zapote
Núcleo de Población Menor:
Calle: Iglesia de Zapote 300 metros sur
Código Postal: 10105
DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO
Página Web:
http:// www.correos.go.cr
Correo electrónico:
Teléfono(s): 1. (506) 22-02-29-00 (Extensión 4202)
DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO
Horario de Apertura: L-V: 8:00-12:00, 13:00-17:00 horas
Horario de Cierre: sábado, domingo y días feriados
Horas semanales de apertura: 40 horas
Marque con “X”
o Acceso LibreX Acceso restringido
DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Apellidos: Araya / Aguilar
Nombre: Jorge Alejandro
Cargo: Archivista
Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 03/12/2007
2
HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS
TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO
Titularidad:
Marque con “X”
X Público o Privado
Tipo de Archivo: Marque con “X”
o Archivo General del Estadoo Archivo Notarialo Archivo Municipalo Archivo de Registros Públicoso Archivo Diocesanoo Archivo de Catedral o Colegiatao Archivo Parroquialo Archivo de Institución Penitenciariao Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesionalo Archivo de Partido PolíticoX Archivo Empresarialo Archivo Hospitalarioo Archivo de Centro Benéficoo Archivo de Centro Docenteo Archivo Universitarioo Archivo de Institución Científica y de Investigacióno Archivo de Medios de Comunicacióno Archivo de Organización Sindicalo Archivo de Organización Patronalo Archivo de Organismo Internacionalo Archivo Bancarioo Archivo de Cámara Agrariao Archivo de Derechos Humanos
Gestionado por: Marque con “X”
o Administración Autonómica / territorialX Administración Centralo Administración Localo Otras administraciones públicaso Poder Judicialo Poder Legislativo
Administración Central: Administración Descentralizada- Empresa Pública
3
(*) Según el Ciclo Vital: Marque con “X”
o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Centralo Archivo de Gestión
DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA
Historia del Archivo:
El 24 de abril de 1998, la Asamblea Legislativa aprobó la Ley 7768 transformando al antiguo sistema de Comunicaciones, al que pertenecía Correos, en una nueva empresa: Correos de Costa Rica, S.A.. El plazo para el funcionamiento de esta sociedad anónima es de 99 años y su asiento legal es la ciudad de San José.
Correos de Costa Rica S.A. es regido por la Ley de Correos y sus reglamentos, el Código de Comercio, el Código Civil, el Código de Trabajo y estará sujeto a los acuerdos internacionales sobre correos y telecomunicaciones ratificados por Costa Rica.1
Desde 1979 la Dirección General del Archivo Nacional ha dado lineamientos mediante asesorías a la Dirección Nacional de Correos y Telégrafos (actualmente Correos de Costa Rica, S.A), referentes a selección documental y la implementación de un Archivo Central, que culminó con la aprobación del anteproyecto para la creación del Archivo Institucional el 16 de setiembre de 1999 según el Acuerdo 506 de la Junta Directiva.
No obstante, fue hasta el 1 de julio de 2004 que la institución contrata a un Archivista para iniciar las labores del Archivo Central de la institución, quien toma las medidas necesarias para que el archivo funcione de manera óptima por medio de la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación, descripciones documentales y la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental.
Actualmente, el Archivo Central realiza esfuerzos para cumplir a cabalidad con lo estipulado en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990 y su Reglamento, así como toda la legislación nacional relacionada con la administración documental.
Fundación del Archivo:
Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 16/09/1999
1 Historia Correos de Costa Rica, S.A., [en línea]. Disponible en: http://www.correos.go.cr/correoscr/historia.html [Consultado 12 de marzo, 2008]
4
Norma de Fundación (Día / Mes / Año): Acuerdo 506 de la Junta Directiva
Supresión del Archivo
Fecha de Supresión: ______/_____/_____
Norma de Supresión:
EDIFICIO
Descripción del Edificio:
El edificio mide aproximadamente 300 metros cuadrados y tiene una altura de 3.53 metros.Los materiales de construcción son los siguientes: las paredes externas son de block y las internas son de fibrolit, el piso es de terrazo, cielo raso de gypsum y las puertas son de vidrio. La estantería es metálica.Hay extintores, sin embargo, no cuentan con alarmas contra incendios. Además, el edificio cuenta con seguridad las 24 horas que controla la entrada y salida de las personas.
Metros Cuadrados de Depósito: 238.68 m 2
(*) Metros lineales de estantería: 119,48 m/l
(*) Número de puestos de sala: 0
Facilidades para discapacitados:Marque con “X”
o SíX No
DOCUMENTACIÓN
(*) Metros lineales de documentos: aproximadamente 491.89 m/l
GUÍAS DEL ARCHIVO
Guías: No existe guía del archivo
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
Estructura Administrativa:
5
6
SERVICIOS TÉCNICOS
RESTAURACIÓN
Marque con “X”
Taller de restauración:
o SíX No
REPRODUCCIÓN.
Marque con “X”Servicios de reproducción documental
X Sío No
Servicios de fotocopias
X Sío No
Servicios de fotografías
o SíX No
Servicios de microformas
o SíX No
Servicios de reproducciones digitales
o SíX No
BIBLIOTECA
Marque con “X”
Biblioteca auxiliar
o SíX No
7
Nº de monografías: 0
Nº de Títulos de publicaciones periódicas: 0
INFORMATIZACIÓN
Marque con “X”
Funciones informatizadas:X Sío No
Gestión de usuarios:o Sí X No
Descripción de fondos X Sío No
Lenguajes Documentaleso SíX No
Otra información:
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS
AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación
Denominación de la agrupación: Estructura orgánica
Agrupación Superior: Junta Directiva
CUESTIONARIO
DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO
Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 23/01/2008
8
Datos del informante:
Apellidos: Araya/ Aguilar
Nombre: Jorge
Cargo: Archivista
FUENTE EMPLEADA:Entrevista realizada al señor Jorge Araya Aguilar, Archivista de Correos de Costa Rica, S.A., el 23 de enero de 2008.
Historia Correos de Costa Rica, S.A., [en línea]. Disponible en: http://www.correos.go.cr/correoscr/historia.html [Consultado 12 de marzo, 2008]
Censo elaborado por: Carolina Tenorio Picado.
Observaciones:
(*) Campos Obligatorios
9
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
FONDO: CORREOS DE COSTA RICAJunta
DirectivaCorrespondenciaActasAcuerdosCircularesExpedientes Administrativos o respaldosOrden del Día
Asesor Jurídico
CorrespondenciaAuditoría Interna
Correspondencia Anales de estados financieros y presupuestariosControl presupuesto AuditoriaExpedientes AdministrativosInformes de Auditorias financierasInformes de Auditorias OperativasInformes de Auditorias especialesInformes de seguimiento de recomendacionesInformes de seguimientos de AcuerdosLegajos de AuditoriaMemorandosAnales de estados
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
financieros y presupuestarios
Comisión Técnica
FilatélicaCorrespondencia
Gerencia General y
Sub-Gerencia General
CorrespondenciaActas de consejos y comités InternacionalesCirculares Unión postal Universal (UPU)Expediente España y Portugal (UPAEP)Expediente Unión postal de las AméricasExpedientes AdministrativosExpedientes de consultoría externaExpedientes de proyectosInformes de AcuerdosInformes de consultoría Internacional Seguimiento de Informes de Auditoria Interna
Departamento Legal
CorrespondenciaActasBoletas de
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
control de tiempoBoletas de IncapacidadContratosConvenios NacionalesConvenios InternacionalesGacetasExpediente de JuicioExpedientes AdministrativosExpedientes de contrataciones especialesExpedientes de contrataciones generalesExpedientes de ProyectosExpedientes de terrenosInformes de acuerdosInformes de AuditoriaInformes de InvestigaciónInformes de laboresLeyesManuales de ProcedimientosPlan Anual OperativoProgramas de trabajo ReformasReglamentosResoluciones
Seguridad e Inspección
CorrespondenciaCircularesControl de
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
salidas de vehículosControles de ActivosExpedientes de ActasInformes de InvestigaciónInforme de LaboresInforme de MonitoreoManuales de procedimientosMemorandoPlan Anual OperativoProgramas de trabajoRecomendaciones
Gerencia de Administración Financiera
CorrespondenciaCircularesExpedientes AdministrativosExpedientes de proyectosInforme de LaboresInforme de Traslado de activosMinutasModificación presupuestariaPedimentosPlan Anual OperativoPlanes EstratégicosProgramas de trabajoSeguimiento de
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
acuerdosSeguimiento de informe de auditoria
Dirección de Finanzas
CorrespondenciaCircularesInformes de LaboresInformes FinancierosMemorandoPedimentosPresupuestosProgramas de trabajo
Departamento de Crédito y
CobroCorrespondenciaExpedientes administrativosExpedientes de clientes.
Departamento de
ContabilidadCorrespondenciaActas de desecho de activosAsignaciones de fondo de valoresAsignaciones de fondos de trabajoBoletas de traslado de activosCertificaciones registrales de propiedades inmueblesConciliaciones bancariasDeclaraciones tributarias
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
Estados financierosEstados financieros del fondo de valoresEstados financieros y su cartera de credito del fideicomiso de vivienda con el banco de Costa RicaExpediente de compra de valores de tesoreríaExpediente de cuentas por pagarExpediente de informes mensuales para ingresos y egresosExpedientes de ActivosExpedientes de asientos contablesExpedientes de cheques emitidosExpedientes de compra de chequesExpedientes de compra de valores de tesoreríaExpedientes de conciliaciones de cuentas contablesExpedientes de cuentas por pagarExpedientes de garantías recibidasExpedientes de
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
gastos prepagadosExpedientes de robo y hurto de activos fijosExpedientes de traspasos de valores internos del fondo de valoresExpedientes del fondo de valoresExpedientes por adelantos de tasa pro-ciudad de los niñosExpedientes por otros ingresosInformes de activosInformes de depuración para cuentas contablesIngresos por ventas en sucursalesIngresos por ventas en sucursales de fondos de valoresLibros legalesPlanillas recibidas de recursos humanosRegistros auxiliares de la contabilidadReintegros de caja chica
Departamento de Tesorería
CorrespondenciaArqueos de caja ChicaCheques
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
OriginalesDepósitos de dineroExpedientes AdministrativosFacturasInformes de LaboresLibros Auxiliares de caja y bancosLibros Auxiliares de TesoreríaLibro de control de depósitos bancariosLibros de diarioLiquidaciones de gastos de viajesListas de emisión de chequesMemorandoRecibos de dineroReintegros de caja chicaReporte de los certificados y valores declaradosReporte de ingresos diariosTransferencias de valoresTransferencias bancariasVales de caja chica
Departamento de
PresupuestoCorrespondenciaBoletas de presupuestosModificaciones presupuestariasPresupuestos
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
Estados Presupuestarios
Departamento de Cuentas
Internacionales
CorrespondenciaCircularesConvenios InternacionalesDepósitos y transferencias a la Administración postal de líneas aéreasEstado de CuentaExpedientes administrativosExpedientes de clientesExpedientes de líneas aéreas y proveedoresExpedientes de proyectosInforme de LaboresLibros de Control de envíosManuales de procedimientosMemorandoProgramas de trabajo
Dirección Administració
nCorrespondenciaBitácorasCircularesControlesControles de vehículosExpedientes
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
AdministrativosExpedientes de pago de pólizasExpedientes de proyectosInformes de LaboresManuales de ProcedimientosMemorandoProgramas de trabajo
Departamento de Ingeniería
CorrespondenciaExpediente de ProyectosInforme de LaboresPlanos de ProyectosRegistros de Correspondencia.
AlmacénCorrespondenciaAjustesControl de traslado de bienesDevolucionesEntradas de ComprasInforme de Análisis de consumo y de rotaciónInforme de ExistenciasInforme de LaboresReporte de Movimiento diarioSalidasTarjetas.Ajustes
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
Compras y Contratacione
sCorrespondenciaExpedientes AdministrativosExpedientes de CompraExpedientes de pago por serviciosFacturasGarantías de participaciónInformes de ComisionesInformes de LaboresManuales de procedimientosMemorandoOfertas de proveedoresOrdenes de compra
Dirección de Recursos Humanos
CorrespondenciaAviso de accidente o enfermedad de trabajo y Orden de Atención MedicaCircularesConciliacionesConstanciasContratos directosEstudios de clasificación de puestosEvaluación del periodo de prueba
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
Expedientes AdministrativosExpedientes ClínicosExpedientes de ProyectosInformes de LaboresInformes (Consejo de Salud Ocupacional)Manuales de ProcedimientosMemorando
Departamento de Gestión
CorrespondenciaAcciones de PersonalBoletas de Incapacidades del INSCertificaciones de tipo Legal-AdministrativoCircularesComprobantes de PagoConstanciasContratosControles de VacacionesCurriculum VitaesEvaluaciones de periodos de pruebasExpedientes de personalIncapacidades de la CCSSInforma de AsistenciaInforme de Labores
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
Libros de SalariosMemorandoPlanillasReportes de Asistencia del PersonalSolicitud de VacacionesSolicitudes ofertas de servicios
Departamento de Desarrollo
Correspondencia ConvocatoriasCumplimientos de Acuerdo de AuditoriaExpediente de CapacitaciónInformes de GirasInformes de laboresPlan de CapacitaciónPrograma Anual de CapacitaciónProyectosSolicitud de Cheques
Gerencia de Informática
CorrespondenciaCircularesExpedientes de proyectosInformes de LaboresManual de LicenciasMemorandoPedimentos Materias Específicos
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
Programas de TrabajoSeguimiento Acuerdos de Junta DirectivaSeguimiento recomendaciones de Auditoria
SistemasCorrespondencia
SoporteCorrespondencia
Gerencia de Operaciones
CorrespondenciaCircularesExpedientes AdministrativosExpedientes de MaquinariaEquipo y VehículosExpedientes de ProyectosInformes de LaboresManual de ProcedimientosMemorandoPresupuestos.
Departamento de Transportes
CorrespondenciaControles de VehículosMemorando
Dirección de Tratamiento
PostalCorrespondenciaBoletas de Autorización de envíos de pasaportesCajas de ruta
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CN-08C-18-CN41-CN37CN24CN31CN33CN-33 EMS InternacionalCN-38 (Ingreso)CN-38 (Salida)CN 38 CN33-EMS-NacionalCN41 (Ingresos)CN41 (Salida)CN-43CN-44CN65CP 86 IngresoCP86 SalidaCP 87 IngresosCP87 SalidaCP88Expedientes de proyectosFactura de entrega nacionalFactura de guíaFacturas de recepciónHoja de aviso NacionalExpediente de Almacenes FiscalesLista especial NacionalListas EspecialesTelegramasTránsitos InternacionalesBoletín CP78C18/CN37Bill Of Landing for Ocean Transport (BL)
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
Declaración Aduanera de Tránsito Recepción y Deposito Fiscal
Dirección de Regionales
CorrespondenciaEstados de Ingresos DiariosExpedientes AdministrativosFacturasInformes OperativosListados especialesRecibos bancarios
SucursalesCorrespondenciaCircularesComprobantes de depósitos bancariosControl de CombustibleControl de faxesControl de tiempoFacturas de contadoFacturas de créditoManualesMemorandoReportes de Ingresos.
DistribuciónCorrespondencia
CircularesGerencia
ComercialCorrespondenciaAfichesBocetos de
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
FilateliaCN08ContratosEstadísticasExpedientes de clientesExpedientes de casosFotografíasInformes de laboresEstudios de mercadosPlan anual operativoReclamosRecortes de Periódico
Dirección de Ventas
Dirección de Mercadeo y
ComunicaciónDirección de Planificación
CorrespondenciaCircularesExpedientes Administrativos
PlanificaciónCorrespondenciaCircularesExpedientes de proyectoInforme de laboresManuales de procedimientosOrganigramaPlan anual OperativoPlanes EstratégicosProgramas de trabajos
Control de
Propuesta de Cuadro de ClasificaciónElaborado por: Carolina Tenorio Picado
CalidadCorrespondenciaInformes estadísticos de producción y calidad
Dirección de Relaciones
Internacionales
CorrespondenciaCooperación y
LogísticaCorrespondencia
Cooperación y Gestión
Correspondencia
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