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~(f)l PROCESO DE INTERVENCION Fecha de Revisión 17/11/2013

SUBPROCESb DE CONCILIACiÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO EN MATERIAFecha Aprobación 20/11/2013CIVIL Y COMERCIAL

PROCEDIMIENTO DE ATENCiÓN A USUARIOS Y TRÁMITE DE SOLICITUD DEVersión 1PROCURADURIA AUDIENCIA DE CONCILIACiÓN

GEmIL DElA Hl!IfiIPRO-IN-CO-001 Página 1 de 3

1,INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO Atender a los usuarios (as) y tramitar las solicitudes de audiencia de conciliación de conformidad con lasdisposiciones legales y reglamentarias vigentes.

ALCANCE Desde la recepción de la solicitud hasta la programación de la Audiencia de Conciliación.

NORMATIVIDAD Constitución Politica (articulo 116), Ley 446/98, Decreto-Ley 262/00, Ley 640/01, Ley 1285/09, Ley 1395/10,

RELACIONADA Ley 1564/12, Ley 1579/12, Decreto 30/02, Decreto 1829/2013, Decreto 4530/06, Resoluciones 17/00 y 312/11PGN, Resoluciones 1342/04 y 2620/09 Min Interior, Norma NTC 5906.

Conciliación: Es un mecanismo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por si

DEFINICIONES CLAVE mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado. denominado conciliador.Usuario(a): Persona, natural ylo jurldica. que acude al Centro de Conciliación en busca del servicio deconciliación.

2. INFORMACiÓN ESPECiFICA DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Documentos yPuntos deNo, Actividad Descripción

(s)Registros

ControlRelacionados

Orientar a los usuarios (as) del Centro deConciliación, bien sea que acudan de formapersonal al Centro o lo hagan a través de cualquierotro medio (telefónico, correo electrónico, etc.), einformarle sobre los servicios que presta el Centrode Conciliación de la PGN, el tipo de conciliacionesque se pueden adelantar alll y los requisitos quedebe cumplirse para la presentación de una solicitudde conciliación, entre otras cosas.

Entregar el Formato REG-IN-CO-028 "Solicitud deConciliación~, indicando la forma de diligenciamientoy los documentos que se deben adjuntar como

• Planilla deAtender y orientar anexos al momento de presentar la solicitud.Secretaria Registro deal Usuario (a) del

1 Centro de Asistir a las personas que manifiesten no saber o noCentro de Usuarios del Firma usuarioConciliación Centro deConciliación poder leer o escribir en el diligenciamiento del

ConciliaciónFormato de Solicitud, dejando constancia de talsituación en el mismo y continuar con el trámite derecepción.

Determinar la competencia del Centro deConciliación de la PGN, para conocer el asunto oconflicto que se pretende conciliar. De no serlo,direccionar al usuario a la dependencia de la PGN,entidad o autoridad competente.

Recibir la solicitud cuando sea de competencia delCentro de Conciliación de la PGN.

Verificar que el Formato REG-IN-CO.028 ~Solicitudde Conciliaciónn, se encuentra completa ydebidamente diligenciado, con los anexosrequeridos.

Registrar en el SIAF la solicitud ingresando alsistema la información relevante del documento • Formato REG-IN- Constancia orecibido y adherir el rótulo con fecha, hora, Coordinador

CO-028 Solicitud firma de recibido2

Recibir solicitud de competencia asignada y número de radicado que enCentro de

de Conciliación.y/o Sticker

conciliación dos copias genera el sistema, tanto en el documento Conciliación • Formato REG-IN- generado por eloriginal que entra al Centro de Conciliación como en CO-025 Carátula SIAFla copia que presenta el usuario. Portada Solicitud.

Diligenciar el formato REG-IN-CO-025 MCarátutaPortada Solicitud de Conciliación", e iniciar con éstael respectivo expediente, de conformidad con elInstructivo INS-GD-AS-008 para la aplicación de lasTRD.

Designar por reparto al Conciliador (a), escogido dela Lista de Conciliadores del Centro de conformidadcon lo establecido en el Reglamento Interno, o

Designarasignar al Conciliador del Centro solicitado por el Director del Firma de recibido

3 Conciliador(a)convocante, si es el caso. Centro de • Planilla de Reparto del expediente.

ConciliaciónDiligenciar la Planilla de Reparto y entregar alConciliador(a) físicamente el expediente quecontiene la solicitud y sus anexos.

Estudiar el caso contenido en el expediente recibido, • Constancia deen particular, los siguientes aspectos: Asunto No

Estudiar Conciliable.Firma Conciliador

4 formalmente la 1. Verificar la competencia del Centro. En caso Conciliador (a) • Manifestación de(a).

solicitud negativo, el Conciliador debe manifestarlo por No Competencia.escrito al Director del Centro y a las partes, y • Manifestación dedevolver el expediente al Director, para el trámite Causal de

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SUBPROCESO DE CONCILIACiÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO EN MATERIAFecha Aprobación 20/11/2013CIVIL Y COMERCIAL

PROCEDIMIENTO DE ATENCiÓN A USUARIOS Y TRÁMITE DE SOLICITUD DE

PROCURADURJA AUDIENCIA DE CONCILIACiÓN Versión 1

GENERAl. tE lA lIlCIOHPRO-IN-CO-001 Página 2 de 3

2. INFORMACiÓN ESPECiFICA DEL PROCEDIMIENTO

No. Actividad Descripción

correspondiente.

2. Determinar la existencia de causal legal deimpedimento o inhabilidad, frente al caso o a laspartes de la conciliación y manifestarlo porescrito al Director der Centro, quien decidirásobre ellas.

3. Analizar si el caso o conflicto es conciliable. Encaso negativo, expedir, en un plazo no mayor adiez (10) días calendario siguientes a lapresentación de la solicitud, una Constancia deAsunto No Conciliable, de conformidad con elmodelo dispuesto para tal fin.

4. Realizar estudio jurldico y social de la solicitud.

5. Identificar a los actores del conflicto para citar atodos ellos a laAudiencia de Conciliación.

Fijar lugar, fecha y hora para llevar a cabo laAudiencia de Conciliación, dentro de un plazo nomayor a (90) dlas desde la fecha de recibo de lasolicitud, previa concertación y programación con elCoordinador del Centro de Conciliación sobredisponibilidad de sala, equipos informáticos,recursos y en general todo el ambiente loglstico pararealizar la audiencia.

Ordenar a la Secretaria la citación de todos y cadauno de los intervinientes, mediante los modelosdispuestos para tal fin.

Responsable(s)

Documentos yRegistros

RelacionadosImpedimento orecusación.

Puntos deControl

5ProgramarAudiencia deConciliación

Hacer entrega de las citaciones al Convocante o suapoderado, previo el acuerdo correspondiente delcual quedará constancia en el expediente, para quepersonalmente o por correo certificado las hagallegar a los Convocados, con no menos de diez (10)dras de antelación a la fecha de la Audiencia ydevolver al Centro de Conciliación la respectivaConstancia o prueba de entregalrecibido para queobren dentro del expediente, debidamente firmadapor el citado con su nombre claro, documento deidentidad y la fecha en que la recibe.

Enviar, en caso de no existir el acuerdo mencionado,las citaciones a todas y cada una de las partes(Convocantes, Convocados, Apoderados), con almenos diez (10) días de antelación a la fecha de laAudiencia, a través de la empresa de mensajerlacontratada por la PGN. por medio de los formatos,gulas o planillas que ésta disponga para tal fin, lascuales deberán ser diligenciadas por elfuncionario(a) que funge como Secretario(a) delCentro.

Llevar a cabo las notificaciones a través de medioselectrónicos. tal como 10 dispone el Código deProcedimiento Administrativo y de lo ContenciosoAdministrativo, cuando tos interesados consientanen ello. haciendo los envíos a la cuenta de correoelectrónico por ellos indicada, desde la cuenta oficialdel Centro de Conciliación que está bajo laresponsabilidad del Secretario(a) del Centro.solicitando siempre al destinatario la confirmacióntanto de recibido como de lerdo el mensaje.

Conciliador,Coordinador ySecretario delCentro deConciliación

• Citaciones• Constanciasentrega

Pruebas deentrega empresade mensajería,archivo correo

d electrónico (sie aplica)Documento deAceptación deDesistimiento (siaplica)

6. Preparar la6 Audiencia de

Conciliación

Preparar, una vez citadas las partes o en paralelo adicha actividad, la Audiencia de Conciliación, entreotras, mediante las siguientes actividades:

• Estudiar detalladamente el ordenamiento jurldico Conciliador(a)del conflicto que se le presenta.

• Hacer el análisis de las normas que reglamentan lamateria.

• Estudiar la ruta de solución del conflicto que pudo

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SUBPROCESO DE CONCILIACiÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO EN MATERIA Fecha Aprobación 20/11/2013CIVil Y COMERCIAL

• PROCEDIMIENTO DE ATENCiÓN A USUARIOS Y TRÁMITE DE SOLICITUD DEVersión 1PROCURADURlA AUDIENCIA DE CONCILIACiÓN

GOOlI. tE lA IIACIOIIPRO-IN-CO-001 Pagina 3 de 3

2. INFORMACiÓN ESPECiFICA DEL PROCEDIMIENTO

No. Actividad Descripción Responsable(s)

Documen.tos yRegistros

Relacionados

Puntos deControl

haberse planteado previamente a la Solicitud deConciliación,

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argo: Jefe Oficina de Planea i

Fecha: 20/11/2013

3. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del Cambio

Creación del procedimiento de conformidad con la Norma NTC 5906.VersiónFecha

20/11/2013

Elaboró: GlADYS VIRGINIA GUEVARAPUENTES

Cargo: Procuradora OAsuntos Civiles

Fecha: 20/11/2013

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