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FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

Secretaría de Relaciones y Extensión Universitaria

LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL PIT

L.C. TOMÁS HUMBERTO RUBIO PÉREZ.L. A. ALBERTO GARCÍA PANTOJA.

MAYO 2013

PROGRAMA Secuencia de actividades específicas que habrán

de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

PROYECTO Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas

y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objetivo crear un producto o servicio único.

Programas y Proyectos

• Programas son permanentes y rutinarios.• Los proyectos son actividades nuevas.• Con el paso del tipo los proyectos se pueden convertir en

programas permanentes.

LA FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN• La administración es la función

de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas con objetivos comunes.

MECÁNICA

Es la parte teórica, en la cual se establece que debe hacerse.

DINÁMICASe refiere a como manejar el organismo social. Ver que las cosas se hagan.

PLANEACIÓN

Determinación del rumbo a donde se dirige la empresa, y los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir estrategias.

PLANEACIÓN• En esencia, se formula un

plan o un patrón integrando, predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar el futuro y ver hacia delante.

PLAN: Documento con un conjunto de perspectivas y previsiones.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN

•Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.•Pronosticar.•Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.•Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN

• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.• Establecer políticas, procedimientos y métodos

de desempeño.

POLÍTICAS: Cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos.

PROCEDIMIENTO: Conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

MÉTODO: Medio utilizado para llegar a un fin.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN

• Anticipar los posibles problemas futuros.

• De acuerdo a lo que arrojen los resultados del control se modificarán los planes.

ORGANIZACIÓN

• Se refiere a la división de la organización entera en unidades, comúnmente llamadas divisiones o o departamentos.

ORGANIZACIÓN

• También deberán dividirse en subunidades, conocidas como secciones, que tiene determinadas responsabilidades.

ORGANIZACIÓN

• Esta organización tiene como fin que sus esfuerzos se combinen y cumplan con los objetivos globales de la organización.

ORGANIGRAMA Son representaciones gráficas de la estructura formal de una

organización

EJEMPLO:

Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

DIRECCIÓN

• Ejecución de las funciones de la administración mediante la conducción y orientación del factor humano y el liderazgo hacia el logro de la misión y visión.

DIRECCIÓN

• Es el proceso de influjo interpersonal en virtud del cual los gerentes se comunican con sus subalternos respecto a la ejecución del trabajo.

CONTROL

• Consiste en vigilar el desarrollo de las actividades basándose en los objetivos y normas establecidas en la planeación.

CONTROL

• El control relaciona el progreso o avance real con el desempeño que se previó al momento de la planeación.

CONTROL

• La realización de informes, comparaciones y evaluación del avance constituyen el fundamento para invertir, hacer ajustes, replanear y aplicar otras medidas correctivas.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

• La Administración de un proyecto consiste en una operación con un principio y un fin, llevada a cabo para obtener las metas establecidas dentro de los objetivos de costo, programa y calidad.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

• El concepto de la administración de proyectos como disciplina se desarrollo en la administración del programa espacial de los Estados Unidos de Norteamérica a principios de la década de los sesenta.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

• Un proyecto tiene principio y fin definidos.

• Usan recursos (personas, dinero y tiempo).

• Siguen una planeación.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

• Incluye un equipo de personas, (equipo de trabajo).

• Los resultados del proyecto tienen metas específicos de calidad y desempeño.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

FASE I: Inicio

• Necesidad de mejora.• Reconocimientos de que un proyecto puede

llevarse a cabo.• Determinar lo que el proyecto debe lograr.• Definir la meta global del proyecto.• Precisar el alcance general del proyecto.

FASE I: Inicio

• Seleccionar los miembros iniciales del proyecto de acuerdo a lo que tenemos disponible y al perfil de las personas.

ALCANCE: es el tamaño del proyecto y determina cuantos recursos y tiempos se requieren.

FASE 2. PROCESO DE PLANEACIÓN

FASE 2. PROCESO DE PLANEACIÓN

ÁREAS DE LA PLANEACIÓN

• Se refiere a la forma más adecuada de servir al mercado.

• Mejor combinación de los recursos para obtener mayores beneficios

• Índice de expansión o concentración que se espera.

• Esfuerzos de la planeación para retener y atraer el personal administrativo necesario

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN

• Las herramientas cuantitativas de la planeación, que se utilizan para la toma de decisiones, son aquellas que permiten tomar decisiones en forma más racional.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN

• Esto ayuda a hacer más efectiva su planeación.

EJEMPLO DE HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN

ANÁLISIS FODA

Internas

Externas

FASE 3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN

FASE 3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN

FASE 4. PROCESO DE DIRECCIÓN

ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN

FASE 4. PROCESO DE CONTROL

• Medición y corrección del Medición y corrección del rendimiento de los componentes,rendimiento de los componentes,

con el fin de alcanzar lo objetivos con el fin de alcanzar lo objetivos y los planes ideados para su y los planes ideados para su logro.logro.• Señala debilidades y errores con Señala debilidades y errores con

el propósito de rectificarlos y el propósito de rectificarlos y encontrar áreas de oportunidad.encontrar áreas de oportunidad.

ELEMENTOS DEL CONTROL

• Número de unidades a producir.

Cantidad

• Grado de eficiencia de los trabajadores.

Calidad • Tiempo que insume la venta del nuevo producto.

Uso de tiempo

• Que la fabricación no sobrepase los precios en un periodo normal.

Costo

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

• Para tener éxito en un proyecto es imperativo definirlo claramente antes de empezarlo.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

• Definiendo los criterios para llevar a cabo el proyecto completo hasta terminarlo con todo éxito.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

• Un proyecto bien ejecutado produce el resultado esperado dentro de un plazo y límites de gastos prefijados.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

• El objetivo del proyecto es entregar un resultado.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

Al termino del proyecto se deberá:• Escribir manuales de operación.• Retroalimentación a los participantes.• Disponer de los equipos, materiales y

suministros sobrantes.

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

• Evaluar la experiencia.• Completar una auditoria final.• Escribir un informe sobre el proyecto y

efectuar una revisión del proyecto con la alta Gerencia.

ESTABLECIMIENTO DE ESTRATEGIAS

Estrategia. Es la elección de los diferentes cursos de acción a seguir para alcanzar los objetivos.Las estrategias las establecen los responsables del proyecto, tomando en cuenta las opiniones de los miembros de la organización.Características de las estrategias:1.- Dan dirección a los planes.2.- Crean la estructura de los planes.3.-Ayudan a llevar a cabo la función del control.4.-Son de utilización general.

FIN